TÌM HIỂU VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI,ĐẾN TRONG CÁC CƠ QUAN-TỔ CHỨC

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp các cơ quan tổ chức nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quả

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

BỘ MÔN VĂN BẢN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH

MÔN HỌC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI,

ĐẾN TRONG CÁC CƠ QUAN-TỔ CHỨC

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ts Nguyễn Thị Thủy

Thành Phố Hồ Chí Minh tháng 4 năm 2011

MỤC LỤC

Phần Mở đầu 3

Phần Nội dung 4

Chương I: Những khái niệm cơ bản 4

 Khái niệm chung 4

 Thực trạng 4

Chương II: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 6

I Khái niệm và phân loại 6

II Nguyên tắc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 6

III Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 7

Bước 1 Nhận văn bản đến, sơ bộ phân loại, bóc bì 7

Bước 2 Đóng dấu đến ghi số ngày tháng 8

Bước 3 Đăng ký vào sổ máy 8

Bước 4 Trình xin ý kiến phân phối 10

Bước 5 Chuyển giao văn bản đến 11

Bước 6 Theo dỏi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 12

Chương III: Tổ chức quản lý văn bản đi 13

I Khái niệm và phân loại 13

II Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi 14

III Quy trình phát hành văn bản đi 14

Bước 1 Kiểm tra thể thức hình thức văn bản đi 14

Bước 2 Trình ký đóng dấu ghi số ngày tháng văn bản 14

Bước 3 Đăng ký văn bản đi 16

Bước 4 Phát hành và chuyển giao văn bản 18

Bước 5 Theo dõi việc xử lý và giải quyết văn bản đi 20

Bước 6 Lưu văn bản và lập hồ sơ lưu văn bản đi 21

Chương IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP 22

Phần kết luận 23

Tài liệu tham khảo 24

LỜI MỞ ĐẦU.

Công tác văn thư có một vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cơquan tổ chức Đây là hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ,kịp thời và chính xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng các

cơ quan đơn vị Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua công tác văn thư luôn giữ một vị trítrọng yếu trong công tác văn phòng và là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổchức nào

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, công tác văn thưtrong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố và mở rộng, nhất là trong giai đoạnhội nhập quốc tế như hiện nay Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quyđịnh một cách thống nhất và cụ thể (Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, Thông tư số01/2011/TT-BNV…) Trong đó các khâu nghiệp vụ về tổ chức, quản lý và giải quyếtcác văn bản đi và đến trong công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức là hoạt đôngthường xuyên phổ biến và quan trọng nhất Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạocủa Chính phủ việc quản lý và giải quyết văn bản đi và đến trong các cơ quan, tổ chức

đã từng bước được củng cố và hoàn thiện Tuy nhiên, bên cạch đó thì các khâu nghiệp

vụ này vẫn còn có những tồn tại vướng mắc cần làm rõ, đó cũng chính là lý do mànhóm quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi,đến trong các cơ quan, tổ chức” nhằm góp phần làm rõ hơn những vấn đề còn vướngmắc đó

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA

I KHÁI NIỆM CHUNG

1 Văn bản.

Văn bản là một phương tiện chứa đựng, lưu trữ thông tin và truyền đạt thong tin

từ chủ thể này xang chủ thể khác bằng hệ thống các ký hiệu, dấu hiệu khác với mộtmục đích nhất định

2 Quản lý văn bản.

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp các cơ quan tổ

chức nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết

văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hang ngày của mình

3 Công tác văn thư.

Công tác văn thư là toàn bộ công việc lien quan đến quá trình tổ chức quản lýgiải quyết văn bản

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệthống bộ máy Nhà nước Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta

đã có những quy định cụ thể về công tác này Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhànước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ vềcông tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CPnăm 1963 của Chính phủ Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch

sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay choNghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế côngtác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạnhội nhập quốc tế hiện nay Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy địnhmột cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư

hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư đãđược củng cố một bước

Có thể nêu lên một số tồn tại cơ bản sau đây trong nội dung chủ yếu của côngtác văn thư mà trong thời gian tới chúng ta chưa thể không khắc phục:

1 Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trongnhiều cơ quan hiện nay Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đãđược đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhànước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ Phải chăng là còn nhiều khókhăn trong việc lập hồ sơ không thể khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đếntình trạng này, nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng nhất đó là không có cơchế cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này Tình trạng bao cấpchung, nhận thức của cán bộ và cơ chế trách nhiệm không rõ ràng đã đẩy công tác nàyvào chỗ gần như bế tắc trong mấy thập kỷ qua Hậu quả của nó là không thể nghi ngờnhưng không được xử lý kịp thời

2 Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khikhông kịp thời Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là

cá biệt, trái lại là phổ biến

3 Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơquan còn thấp Văn bản chưa được chuẩn hoá Ngay văn bản quy phạm pháp luật dù

đã có hai đạo luật điều chỉnh thì việc soạn thảo chúng vẫn còn nhiều tồn tại Nhiều vănbản chồng chéo, thậm chí có không ít văn bản vi phạm thẩm quyền do luật định nhưngkhông được sửa đổi kịp thời và việc áp dụng những văn bản này vào thực tế đã gây ranhững hậu quả nghiêm trọng

4 Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõigiải quyết văn bản còn chậm, thủ công Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộngrãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác So với các nước khác trên thế giới và trongkhu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay

Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư nước takhi bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thời kỳ mới đòi hỏicông tác văn thư nước ta phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến các khâu nghiệp vụứng dụng cụ thể Nếu chúng ta muốn tránh những cái giá phải trả trong quản lý nhànước thời cơ chế thị trường như hiện nay thì nhiệm vụ lập hồ sơ các văn bản (hồ sơhiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạnthảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trongđăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan

Từ những trình bày trên đây, có thể khẳng định rằng công tác văn thư trong thời

kỳ đổi mới đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết Một cách hiển nhiên, những nhiệm vụ như vậy cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên mộtphương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,quản lý của các

cơ quan Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chứcquản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ Bởi vìhiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý,phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.

I KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI

1 Khái niệm văn bản đến.

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bảnmật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay nhữngtài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện được gọi chung là văn bản đến

Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhânkhác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tínhchất công

Ví dụ: UBND thành phố Hồ Chí Minh có thể nhận được các văn bản đến như

Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng, Chỉ thị Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang

Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ Đồng thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố khác v.v

2 Phân loại văn bản đến.

Văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú nó cần phải được tổ chức quản

lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta cóthể chia văn bản đến thành 4 nhóm sau:

- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên Ví dụ văn bản của chính phủ gửi đến choUBND các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương

- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp Ví dụ văn bản của UBND tỉnh BìnhDương gửi cho UBND tỉnh Đồng Nai

- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên Ví dụ văn bản cùa UBND huyện

Củ chi gửi lên cho UBND thành phố Hồ Chí Minh

- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đếncác cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công

II NGUYÊN TẮC CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.

- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịpthời, chính xác thống nhất và giữ gìn bí mật theo quy định của nhà nước

- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làmcác thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan Nguyên tắcnày nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạngthất lạc, mất mát tài liệu

II NỘI DUNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.

Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đến được chia thành các bước chủ yếu sauđây:

BƯỚC 1 TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN, SƠ BỘ PHÂN LOẠI VÀ BÓC BÌ.

1.1 Tiếp nhận văn bản đến.

Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Vănthư Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do cácnơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đihọp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ) Ngoài những vănbản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thểnhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, tố cáo của cá nhân hoặc tập thểkhác

Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,dấu niêm phong (nếu có)…

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc vănbản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹngiờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thưbiết Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người giao văn bản

Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận

và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thờinhững “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thờigian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi )

Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phảikiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản … Nếu phát hiện sai sótphải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

1.2 Sơ bộ phân loại và bóc bì văn bản đến.

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:

+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ

quan

+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải

đăng ký thì được chia thành hai loại:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các

đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận Đối với những bìvăn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chungcủa cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những

bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”

- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA

(A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như

sau:Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết Văn

thư không được bóc bì

Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:

Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải

được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời

Không được làm rách, mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưuđiện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minhmột sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thìcần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết

BƯỚC 2 ĐÓNG DẤU ĐẾN, GHI SỐ NGÀY THÁNG ĐẾN.

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừnhững văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơquan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …)

Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng

đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết).

Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng,trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cầnđóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quantheo dõi, giải quyết

Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệuvăn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản(Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản.Mẩu dấu đến được quy định như sau:

Hướng dẫn cách ghi:

a Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu

từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm

b Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày nào

phải ghi ngày ấy Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ

TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến

c Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức

BƯỚC 3 ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN.

Hiện nay, việc đăng ký văn bản đến được thực hiện bằng hai phương pháp:

* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật).

* Sổ đăng ký văn bản mật đến

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một năm, nên lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương

* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,

 Trang nội dung

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày

đến đến Số Tác giả Số ký hiệu tháng Ngày Tên loại và trich yếu

ndung

Người nhận nhận Ký Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

Ví dụ: 07/02, 26/7.

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉcủa người gửi đối với đơn, thư

Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, nămcủa đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; nămđược ghi bằng hai chữ số

Ví dụ: 03/02/04, 12/12/05.

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phảighi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nộidung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đanưg kýphải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn

bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền

Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,

ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao…)

 Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại

thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột

“Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn

bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phépngười có thẩm quyền

3.2 Đăng ký bằng máy vi tính.

Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn tạibản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèmCông văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhànước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước)

BƯỚC 4 TRÌNH XIN Ý KIẾN PHÂN PHỐI.

Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩmquyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơquan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân

để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản Đối với những văn bản đến có liên quanđến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc

cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo

giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được ghi vào phiếuriêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến) Mẫu phiếu như sau:

vị, cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải quyết

(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân;Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến

(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ýkiến

Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, vănbản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổđăng ký đơn thư

BƯỚC 5 CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN.

Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giảiquyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan

ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau

+ Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm

quyền giải quyết

+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận Đối với những văn bản có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”

cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi rõ thời gian chuyển

TÊN CƠ QUAN

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan,tổ chức:(2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị:(3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết:(4)

Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải vào sổcủa đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phânphối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn

thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã

nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng

Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránhtình trạng thất lạc, mất mát tài liệu Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 vănbản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản.Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thì nên lập sổ riêng

để chuyển giao văn bản Mẫu sổ như sau:

Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297 mm hoặc

148 x 210 mm

 Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ

số ……… đến số ….”

 Phần đăng ký chuyển giao:

Hướng dẫn cách ghi:

Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản

Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số trong dấu “Đến”)

Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản (căn cứ theo ýkiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

Côt số 4: Chữ ký xác nhận của người nhận văn bản

Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn bản …)

Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” thì cần

phải chú ý một số điểm sau đây:

Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung cả văn bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển cả

bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản Thứ hai cán bộ văn thư đượcgiao phụ trách thì thực hiện các công việc như đối với việc xử lý văn bản thường Nếu

cơ quan nào văn bản “Mật” có số lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng Trường

hợp số lượng văn bản “Mật” ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao văn bản thường,nhưng phải thêm cột ghi mức độ “Mật”

BƯỚC 6 GIẢI QUYẾT THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN.

Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm côngtác văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của cơ quan nóichung

6.1 Giải quyết văn bản đến.