báo cáo thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà

Văn phòng UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Thườngtrực HĐND-UBND huyện trong việc tổ chức các hoạt động chung của HĐND và UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện bao

PHẦN II- BÁO CÁO THỰC TẬP CHƯƠNG I- TỔNG QUAN VỀ HUYỆN LỘC HÀ I- Tình hình phát triển của Lộc Hà

Huyện Lộc Hà thuộc tỉnh Hà Tĩnh được Chính phủ ban hành Nghị định số20/2007/NĐ-CP ngày 07/02/2007 về việc thành lập huyện Lộc Hà Huyện Lộc

Hà được tách ra từ 2 huyện Can Lộc và Thạch Hà, với diện tích 11.830,85 ha đất

tự nhiên, dân số 86.213 người, 13 đơn vị hành chính trực thuộc, bao gồm các xã:Ích Hậu, Hồng Lộc, Phù Lưu, Bình Lộc, Tân Lộc, An Lộc, Thịnh Lộc, ThạchKim, Thạch Bằng, Thạch Châu, Thạch Mỹ, Hộ Hộ, Mai Phụ; trong đó có7.579,8 ha cắt từ 7 xã ven biển của huyện Can Lộc với 43.204 nhân khẩu và4.215,05 ha cắt từ 6 xã ven biển của huyện Thạch Hà với 43.009 nhân khẩu Địagiới hành chính của huyện Lộc Hà, phía Đông giáp biển Đông, Tây giáp huyệnCan Lộc, Nam giáp huyện Thạch Hà và thành phố Hà Tĩnh, Bắc giáp huyệnNghi Xuân

Trải qua 5 năm thành lập và phát triển, huyện Lộc Hà đã vượt qua đượcrất nhiều khó khăn, thử thách để đạt được nhiều kết quả quan trọng trên nhiềulĩnh vực Tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 11%/năm; nông nghiệp được mùakhá toàn diện; sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngày càng phát triển,riêng năm 2011 đạt 674 tỷ đồng (tăng gấp 6 lần so với năm 2007); thu nhập bìnhquân đầu người đạt trên 14 triệu đồng/năm; thu ngân sách địa phương đạt gần 40

tỷ đồng (tăng gấp 5 lần so với năm 2007); số hộ nghèo còn 17%, (giảm 18% sovới năm 2007); các lĩnh vực văn hóa-xã hội, giáo dục, y tế đạt được nhiều kếtquả và có những bước khởi sắc; quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội đượcgiữ vững; chính trị ổn định; các tệ nạn được đẩy lùi…

Đặc biệt, huyện đã và đang thực hiện tốt công tác giải phóng mặt bằng,nhường đất cho việc xây dựng các dự án trọng điểm của Trung ương, tỉnh nhưcông trình ngọt hóa sông Nghèn; đường nối Quốc lộ 1A đi Mỏ sắt Thạch Khê;đường tỉnh lộ 9 nối thành phố Hà Tĩnh về trung tâm huyện; đường cứu hộ nhân

dân vùng ngập lụt từ xã Phù Lưu về Thạch Mỹ; đường Quốc lộ ven biển từhuyện Nghi Xuân về cảng biển Vũng Áng…

Định hướng phát triển những năm tiếp theo của huyện được đồng chí Trần

Tú Anh – Chủ tịch UBND huyện Lộc Hà cho hay: “Trước mắt, ngoài việc phảitập trung xây dựng Nông thôn mới theo quy hoạch, huyện sẽ ưu tiên hoàn thànhmột số quy hoạch quan trọng nhưu giao thông, du lịch biển, khi hạ tầng dịch vụnghề cá gắn với cụm tiểu thủ công nghiệp Thạch Kim, quy hoạch các vùng câycon chủ lực của huyện; tranh thủ tối đa nguồn lực từ các cấp, các ngành đầu tưkết cấu hạ tầng huyện, phấn đấu sớm phát triển thành thị trấn của huyện; chútrọng đầu tư các trục giao thông chính…”

II - Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà

1 Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND-UBND huyện (sau đây gọi là Văn phòng UBND) là cơquan ngang vị trí phòng chuyên môn huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc trựctiếp của Thường trực HĐND-UBND huyện

Văn phòng UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Thườngtrực HĐND-UBND huyện trong việc tổ chức các hoạt động chung của HĐND

và UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện (bao gồm các PCTUBND huyện) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động của UBND huyện và

hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ huyện đến cơ sở; bảo đảm thôngtin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND-UBNDhuyện, Chủ tịch UBND huyện và cung cấp thông tin cho tổ chức và công dântheo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của Thường trực HĐND-UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện

Văn phòng UBND huyện chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện củaUBND huyện, đồng thời chịu sự lãnh đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng HĐND-UBND tỉnh Hà Tĩnh

Văn phòng UBND huyện có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch công tác và quy chế làm việcvủa UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quanchuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND-UBND các xã,thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch công tác và quy chế đã đề ra

Phối hợp cùng với các Ban, Ngành huyện và UBND các xã, thị trấn trongviệc soạn thảo các đề án, dự án, kế hoạch, chương trình, tờ trình, bảng tổng hợp

ý kiến, văn bản quy phạm pháp luật; thẩm định các loại văn bản trước khi trình

UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh.

Tổ chức việc công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện,Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện; theo dõi, đánh giá việc thực hiện cácNghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó ở các Ban, Ngành huyện và các xã, thị trấn

để báo các và kiến nghị với Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch UBND huyệncác biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện có hiệu quả các Nghị quyếtcủa HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện

Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện trong việc lựa chọn những vấn đề

về chủ trương, chính sách, cơ chế quản lý, đề án, dự án, chương trình, kế hoạch,báo cáo tổng kết, sơ kết văn bản quy phạm pháp luật (gọi tắt là các dự thảo vănbản)… để giao cho các Ban, Ngành huyện, UBND các xã, thị trấn nghiên cứu,xây dựng trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; đồng thời theo dõi, đônđốc các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ đó

Trong trường hợp các dự thảo văn bản đó chưa đảm bảo yêu cầu về nộidung và thủ tục trình theo quy chế làm việc của UBND huyện, Văn phòngUBND huyện trực tiếp đề nghị các cơ quan chủ trì soạn thảo, bổ sung, hoànchỉnh thêm Nếu đề nghị đó không được cơ quan chủ trì dự thảo văn bản nhất trí,Văn phòng UBND báo cáo Chủ tịch UBND huyện quyết định

Tiếp nhận, thẩm tra về quy trình, hồ sơ thủ tục hành chính, tính hợp hiến,hợp pháp, sự phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và chủđạo của UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định với cáccông việc thường xuyên do các Ban, Ngành huyện, UBND các xã, thị trấn trìnhthuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND huyện

Kịp thời xin ý kiến xử lý các công việc thuộc thẩm quyền của Thườngtrực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trong quá trình tổ chức thựchiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao

Tổ chức và phục vụ các kỳ họp HĐND, UBND, các cuộc họp của Thườngtrực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.

Quản lý hồ sơ, biên bản các phiên hợp của HĐND, Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, Thường trựcHĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện; chỉnh lý lần cuối các dự thảo văn bản

do các Ban, Ngành huyện trình UBND huyện ký hoặc để UBND huyện trình cơquan có thẩm quyền phê duyệt

Trình UBND huyện ban hành văn bản chỉ đạo và triển khai thực hiện cácquy định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và quản lý văn bản; hướngdẫn thực hiện tiêu chuẩn hóa các loại văn bản được sử dụng thống nhất trong các

cơ quan hành chính nhà nước

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động của HĐND,Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, của UBND và Chủ tịch UBNDhuyện; giúp chủ tịch UBND huyện kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật doHĐND và UBND xã, thị trấn ban hành

Thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện, Chánh văn phòng, định kỳthông tin cho Mặt trận Tổ quốc, các Đoàn thể, các Ban, Ngành huyện, Chủ tịchHĐND và UBND các xã, thị trấn về hoạt động của HĐND, Thường trựcHĐND, sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và tình hình kinh tế-xã hội củahuyện, kể cả việc thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng về các hoạtđộng chủ yếu của HĐND và những Quyết định quan trọng của UBND huyện vềnhững chủ trương, chính sách về phát triển kinh tế-xã hội ở địa phương

Quản lý, cập nhật trang thông tin điện tử của UBND huyện phát trênmạng Internet

Giúp UBND huyện tổ chức thực hiện các Quy chế phối hợp giữa UBNDhuyện với HĐND huyện, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện, Liên đoànLao động huyện và các Đoàn thể huyện.

Giúp UBND huyện triển khai các văn bản quy phạm pháp luật có liênquan đến công tác Văn phòng, nhằm đưa công tác Văn phòng trong toàn huyện

đi vào nề nếp, đúng quy định của Nhà nước

Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện trong các việc tiếpcông dân; phối hợp với các cơ quan chức năng huyện tham mưu cho Chủ tichUBND huyện giải quyết các đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của phápluật

Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND,Thường trực HĐND, Tổ đại biểu HĐND tỉnh, UBND huyện, Chủ tịch UBNDhuyện và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện theo cơ chế một cửa

Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quyđịnh của pháp luật

Giúp HĐND-UBND huyện thực hiện đúng chế độ thông tin báo cáo theoquy định

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND huyện, UBNDhuyện và Chủ tịch UBND huyện giao

3 Tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ làm việc

Văn phòng HĐND-UBND huyện là một tổ chức thống nhất, làm việc theochế độ Thủ trưởng, kết hợp với chế độ chuyên viên, do Chánh Văn phòngHĐND-UBND huyện điều hành

Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện bổnhiệm sau khi có thỏa thuận bằng văn bản với Chánh Văn phòng UBND tỉnh;miễn nhiệm, theo quy định của pháp luật

Giúp việc cho Chánh văn phòng có Phó Chánh văn phòng; Phó ChánhVăn phòng do Chánh văn phòng đề nghị và được Chủ tịch UBND huyện quyếtđịnh bổ nhiệm, miễn nhiệm Nhiệm vụ cụ thể của Phó Chánh Văn phòng doChánh Văn phòng phân công.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng:

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng

Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo, điều hành các mặt công tác của UBND huyện, nhằm đảm bảo tínhthống nhất, liên tục có hiệu lực và hiệu quả

Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, các Nghịquyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện trong cơ quan Vănphòng

Trực tiếp phụ trách công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “Mộtcửa” của huyện

Làm chủ tài khoản và quản lý việc thu, chi ngân sách của Văn phòng theoquy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và Chủ tịch UBNDhuyện giao

Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện quy định cụ thể chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế và quan hệ công tác giữa các tổ thuộc cơ cấu tổchức của Văn phòng HĐND-UBND huyện

Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng theo lĩnh vựcđược phân công, có trách nhiệm tham gia các cuộc họp của Lãnh đạo Vănphòng, cùng tập thể Lãnh đạo Văn phòng xây dựng chương trình và kế hoạchcông tác cơ quan Giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện chương trình côngtác của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và của Chánh Văn

phòng; đôn đốc, kiểm tra, điều hòa hoạt động giữa các Tổ thuộc Văn phòng khiChánh Văn phòng đi vắng.

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm

vụ thành các bộ phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp dân, Bộ phận “Một cửa”, Vănthư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ, bộ phận Phục vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND huyện

(Hiện nay UBND huyện Lộc Hà còn thiếu 01 Phó Chánh Văn phòng và bộ phận Tổng hợp nên đồng chí Phó Chánh Văn phòng hiện tại đảm nhận trách nhiệm của bộ phận Tổng hợp của Văn phòng).

Phó Chánh Văn phòng(Tổng hợp)

Bộ phận

Một cửa

Bộ phậnTiếp dân

Bộ phận

Kế toán

Bộ phậnVăn thư

Chánh Văn phòng

Bộ phậnPhục vụ

Biên chế của Văn phòng UBND huyện thuộc biên chế của Nhà nước doUBND huyện giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòngUBND huyện Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn, dựa vào số lượng vàchất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND huyện giao chỉ tiêu biên chếhàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND huyện đổi cơ cấu tổ chức bộmáy của Văn phòng cho phù hợp.

Hiện nay, số lượng biên chế tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà là 09 người, trong khi chỉ tiêu biên chế của Tỉnh giao là 12 biên chế (còn thiếu 03 biên chế).

Chế độ làm việc:

Hàng tuần, mỗi cán bộ công chức phải có kế hoạch công tác cá nhân.Chiều thứ hai hàng tuần các Tổ họp đánh giá kết quả công tác tuần qua và đề rachương trình công tác trong tuần tiếp theo (căn cứ theo lịch công tác tuần củaUBND huyện và nhiệm vụ chuyên môn được giao)

Cuối mỗi tháng, cơ quan họp đánh giá kết quả công tác tháng và kiểmđiểm sự quản lý, điều hành của Lãnh đạo Văn phòng

Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng chịu sự điều hành trực tiếp của PhóChánh Văn phòng và sự điều hành chung của Chánh Văn phòng

Công tác văn thư lưu trữ:

Tổ chức nhận và luân chuyển, phát hành, lưu trữ, giải quyết chính xác, kịpthời các văn bản theo quy định nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ

Tổ chức kiểm tra thể thức hành chính văn bản đến, đánh máy, cho số, vào

sổ, đóng dấu, lưu trữ văn bản đi và văn bản đến theo đúng quy định

Quản lý con dấu đúng nguyên tắc quy định của pháp luật

Thực hiện chế độ lưu trữ hồ sơ và bảo mật theo đúng nguyên tắc Văn Lưu trữ theo quy định của Chính phủ

thư-Tổ chức trình ký hàng ngày cho tất cả văn bản do các ngành trình duyệt

và các văn bản đi do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và Lãnh đạo Vănphòng ký

4 Mối quan hệ công tác

Với Văn phòng HĐND-UBND tỉnh: là mối quan hệ trực thuộc cơ quan

lãnh đạo cấp dưới đối với cấp trên

Văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm quan hệ chặt chẽ vớiVăn phòng HĐND-UBND tỉnh, Thường trực HĐND-UBND tỉnh, Văn phòng

các Sở, Ban, Ngành tỉnh để kịp thời thu thập các thông tin, nhằm giúp Thườngtrực HĐND-UBND huyện tổ chức chỉ đạo, quản lý và điều hành thực hiện cácnhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng an ninh trên địa bàn huyện theođúng quy định.

Hằng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện báo cáo kết quả công táccho Văn phòng HĐND-UBND tỉnh theo quy định

Với Văn phòng Huyện ủy: là mối quan hệ phối hợp để thực hiện các nội

dung công việc do Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện giao;chuẩn bị các nội dung trình bày tại các kỳ họp của Ban chấp hành Đảng bộhuyện, Ban Thường vụ Huyện ủy, HĐND và UBND huyện; xây dựng lịch côngtác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trên cơ sở thống nhất với lịchlàm việc của Thường trực Huyện ủy

Với các Ban, Ngành huyện: là mối quan hệ phối hợp trên cơ sở thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được UBND huyện quy định Tùy theo tínhchất công việc mà phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị để tổng hợp, tham mưucho UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện thực hiện quản lý, điềuhành trên các lĩnh vực đạt hiệu quả tốt nhất

Với UBND các xã, thị trấn: là mối quan hệ phối hợp, hướng dẫn chuyên

môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực văn phòng

Văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm thông báo, hướng dẫncho UBND các xã, thị trấn nội dung xây dựng Chương trình công tác năm phùhợp với chương trình công tác năm của UBND huyện, nhằm thực hiện tốt cácnhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn huyện

UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng UBND huyện, chỉ đạo về công tác Văn phòng do mình quản lý; định kỳ thôngbáo kết quả và tình hình hoạt động về Văn phòng HĐND-UBND huyện, nhằmgiúp Văn phòng HĐND-UBND huyện tổng hợp, báo cáo lên cơ quan quản lýcấp trên để có những chỉ đạo kịp thời

HĐND-Với Văn phòng HĐND-UBND các xã: là mối quan hệ cấp trên và cấp

dưới

Văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra tìnhhình, kết quả hoạt động chuyên môn của Văn phòng HĐND-UBND các xã, thịtrấn

Văn phòng HĐND-UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm tham mưu, đềxuất UBND các xã, thị trấn tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách củaĐảng và Nhà nước về lĩnh vực Văn phòng do Văn phòng HĐND-UBND huyệnhướng dẫn trên địa bàn xã, thị trấn mình quản lý Định kỳ 6 tháng hàng năm,báo cáo kết quả hoạt động cho Văn phòng HĐND-UBND huyện

Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức họp với Văn phòngHĐND-UBND các xã, thị trấn để trao đổi kinh nghiệm, hướng dẫn về nghiệp vụtrong công tác hành chính Văn phòng

Với các Tổ công tác thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện: là mối quan

hệ nội bộ cùng phối hợp dưới sự điều hành trực tiếp và thống nhất của ChánhVăn phòng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đã được quyđịnh trong Quy chế

Trong quá trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ, nếu các Tổ có ý kiến khácnhau thì Tổ đề xuất phối hợp báo cáo với Chánh Văn phòng quyết định

Giữa Chánh Văn phòng với các chuyên viên nghiên cứu tham mưu cho UBND huyện: là mối quan hệ giữa Thủ trưởng với cấp dưới Các chuyên viên

nghiên cứu hàng ngày làm việc với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyệnnhưng chịu sự điều hành chung của Chánh Văn phòng; báo cáo kết quả côngviệc để Chánh Văn phòng biết được tình hình, tiến độ và kết quả thực hiện quản

lý, điều hành chung của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

CHƯƠNG II- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI I- VĂN BẢN VÀ CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN

1 Văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những

gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”.

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,

các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế

Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện

Hành chính Quốc gia, Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay kí hiệu) nhất định.

2 Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước: là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa

cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

3 Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước: là một bộ phận cấu thành văn bản quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (chủ yếu

là của các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các

văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luậtmang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, …)không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước

II- PHÂN LOẠI HỆ THỐNG VĂN BẢN QLNN

Căn cứ vào Nghị định số 09/2104/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ

về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản QLNN gồm các hình thức sau:

1 Văn bản quy phạm pháp luật:

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm

pháp luật ngày 03/6/2008 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành vănbản quy phạm pháp luật năm 2002)

2 Văn bản hành chính

2.1 Văn bản hành chính cá biệt:

Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyếtđịnh quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước banhành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quancấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

2.2 Văn bản hành chính thông thường:

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tinđiều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giảiquyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chépcông việc trong các cơ quan, tổ chức

Bao gồm hai loại chính:

- Văn bản không có tên loại: công văn

- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu

2.3 Văn bản chuyên môn-kỹ thuật:

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền banhành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thìphải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung vàhình thức của chúng.

3 Các chức năng chủ yếu của văn bản QLNN

3.1 Chức năng thông tin

Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhànước, văn bản hành chính Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản làmột phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ choviệc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức Thông tin dạng nàyđược gọi là thông tin văn bản

3.2 Chức năng quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúpcho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấpdưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành

3.3 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt phápluật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;

Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hànhcông việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn cómột số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bảnnói chung

4 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý HCNN

4.1 Yêu cầu về nội dung

Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác

định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của vănbản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thếnào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành vănbản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệuquả mang lại nó Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:

Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và

có tính dự báo cao

Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phậncấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề

Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phầnnâng cao tính khả thi của văn bản

Tính đại chúng: Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh

nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quyđịnh trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đạichúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nộidung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm

tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xâydựng dự thảo văn bản

Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực

hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lựcnhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lýcủa các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hànhdựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm

quyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đếnnhững vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự

kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tínhĐảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khảnăng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu vềtrách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủthể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xãhội

4.2 Yêu cầu về thể thức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiếtlập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trịpháp lý cho văn bản

Tại điều 5 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ vềcông tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,

họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận;dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính:

Sử dụng văn phong hành chính - công vụ trong soạn thảo văn bản quản lýnhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tínhchính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan - phi cá tính; tính khuônmẫu và tính trang trọng, lịch sự Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả

của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành màvăn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối vớiđối tượng quản lý.

4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ:

Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảocác yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phongcách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu

sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

CHƯƠNG III- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ

VĂN BẢN I- TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND huyện cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình

HĐND-tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Tronggiải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứađựng trong đó thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền,được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt củađời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Vănphòng

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng huyệnLộc Hà đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/2/2010 của Chính phủ về công tác Văn thư Qua đó Văn phòng huyện Lộc

Hà đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảovăn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xácđịnh hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tinquá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo

có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý

kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu đểhoàn chỉnh bản thảo.

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt Trường hợp

có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệtxem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Người đánhmáy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúngthời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan Trong trường hợp nếu phát hiện

có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt vănbản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mìnhsoạn thảo

Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theoquy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ vănthư thực hiện các công việc sau:

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu

và ngày, tháng, năm của văn bản

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Đăng ký vào sổ công văn đi

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Vănbản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bảnlưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo

Văn phòng UBND huyện Lộc Hà soạn thảo các văn bản hành chính trongthời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khisoạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các vănbản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình

Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Vănphòng, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trongviệc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các

dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các

dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quytrình soạn thảo các đề án đó Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đốivới UBND huyện là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảođúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ

là cơ sở quan trọng cho các quyết định của thành phố được đảm bảo hơn Thếnhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản

được soạn thảo Thời gian năm 2011 Văn phòng đã soạn thảo được 1866 Quyết

định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗicông việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định

cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các xã trên địabàn huyện… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo

văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn,chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyềnban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như vậy sẽ đảm bảo hơnnữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành đểgiải quyết các công việc cụ thể của UBND huyện Lộc Hà.

II- TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN

Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số55-CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-

CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.

Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạtđộng của cơ quan, tổ chức Công tác này giúp cho việc giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác, đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệmcông sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu,thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của phápluật

Văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà được quản lý tại

Bộ phận Văn thư của cơ quan Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Vănphòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Vănphòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thốngnhất của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Việc quản lý văn bản của bộphận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục

đã được quy định cụ thể tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính phủ về công tác văn thư

1 Đối với văn bản đến

Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từnơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều,cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lạithành giấy nhỏ trên tập công văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến Tất cảcác tập này được để trong bìa cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựngtrong Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tàiliệu

Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Lộc Hàtuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 09/2010/NĐ-

CP, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là

qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại làgửi trực tiếp bằng Fax Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhânviên Văn thư trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửiđến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm traphong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải

phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan,gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơquan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí,bản tin) Sau khi bóc bì công văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đếntừng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệuvăn bản

Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được

chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưutrữ văn bản