TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Ở VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP

đạo cùng cán bộ, công chức Văn phòng, cùng sự nỗ lực của bản thân tôiđã làm quen với các công việc mà chuyên ngành được thầy cô giảngdạy, áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc, học hỏi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

Tam Điệp, tháng 5 năm 2012

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản,phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơquan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xãhội, đơn vị vũ trang nhân dân

Trước kia công tác Văn thư, Văn phòng được hiểu là loại hìnhcông việc đơn giản, hành chính sự vụ Nhưng ngày nay xã hội đang ngàycàng phát triển và thông tin là một yếu tố không thể thiếu phục vụ hoạtđộng quản lý Nhà nước, và công tác Văn thư, Văn phòng được xác định

là loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng cao

Những năm gần đây, công tác văn thư có những bước phát triểnphong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính Nhànước nói chung và từng cơ quan nói riêng.Trong hoạt động quản lý Nhànước, văn bản là cơ sở pháp lý, là căn cứ để giải quyết công việc dù lớnhay nhỏ Việc ban hành một văn bản có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi

cơ quan, nhưng vấn đề xử lý, giải quyết văn bản đó trong thực tế như thếnào mới là yếu tố quyết định Quá trình quản lý và giải quyết văn bảnđến nhanh hay chậm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của mỗi cơ quan,đơn vị, ảnh hưởng đến công cuộc cải cách hành chính của đất nước Đây

chính là lý do tôi chọn Chuyên đề viết bài báo cáo khi kết thúc thời gian

thực tập: “Tìm hiểu công tác quản lý bà giải quyết văn bản đến ở Văn

phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp”.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước đây là trường Cao đẳng Nội

vụ (tiền thân là trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập từnăm 1971) Nhà trường đã và đang tiến hành đào tạo ra những cán bộchuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Quản trị Nhânlực…với nhiều hệ đào tạo: chính quy, tại chức, nghề để đáp ứng nhu cầucông việc của xã hội Nhà trường luôn nêu cao phương châm trong côngtác giảng dạy và học tập: “Học thật, thi thật, ra đời làm thật”, vì vậy thựctập tốt nghiệp được coi là một giai đoạn quan trọng trong quá trình đàotạo Đây là khoảng thời gian giúp sinh viên tiếp cận công việc nghềnghiệp thực tế, va chạm và củng cố kiến thức, rèn luyện cho sinh viên cótác phong của một cán bộ văn thư, văn phòng năng động, tự tin trongcông việc cũng như trong giao tiếp

Được sự tiếp nhận của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã TamĐiệp, tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày 10/4/2012 đến ngày01/6/2012 Qua thời gian thực tập, với sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh

đạo cùng cán bộ, công chức Văn phòng, cùng sự nỗ lực của bản thân tôi

đã làm quen với các công việc mà chuyên ngành được thầy cô giảngdạy, áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc, học hỏi nhiều kinh nghiệm,rèn luyện tác phong công việc của một cán bộ Văn thư, Văn phòng trongtương lai

Em cũng xin chân thành cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy cho em những kiến thức chuyênngành và kỹ năng nghiệp vụ làm cơ sở tiếp xúc tốt với công việc Quabài báo cáo, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể Lãnh đạo, cán

bộ, công chức UBND Thị xã Tam Điệp nói chung và Văn phòng HĐND

và UBND Thị xã Tam Điệp nói riêng, đặc biệt là bác Nguyễn Thị Diên,chị Vũ Thị Kim Anh đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, tạo điều kiện giúp

đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp

Trong quá trình thực tập do bản thân lần đầu tiếp xúc có nhiều bỡngỡ với công việc, kinh nghiệm chưa có, nên bài báo cáo thực tập khôngtránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong các Thầy giáo, Cô giáo KhoaVăn thư - Lưu trữ cùng Lãnh đạo, cán bộ công chức Văn phòng bổ sung,đóng góp ý kiến để bản thân củng cố kinh nghiệm và bài báo cáo thựctập của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tam Điệp ngày 29 tháng 5 năm

2012

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Huyền

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ

UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:

1 Vài nét về Thị xã Tam Điệp:

Thị xã Tam Điệp (tỉnh Ninh Bình) được thành lập ngày 17/12/1982nằm ở phía Tây Nam tỉnh Ninh Bình; phía Bắc giáp Thị xã Bỉm Sơn vàhuyện Hà Trung (Thanh Hóa); phía đông giáp Huyện Yên Mô, phía Tâygiáp Huyện Nho Quan với tổng diện tích đất tự nhiên 106,8 km2 Địahình thuộc vùng bán sơn địa với 70% là diện tích đồi núi Thị xã có 09đơn vị hành chính trực thuộc gồm 05 phường (Bắc Sơn, Trung Sơn,Nam Sơn, Tây Sơn và phường Tân Bình); và 04 xã (Đông Sơn, QuangSơn, Yên Sơn và Yên Bình) Với dân số 55.000 người, mật độ dân sốtrung bình 510 người/km2 Trong đó dân tộc Kinh chiếm phần lớn, dântộc Mường chiếm 1,3%; có 02 tôn giáo chính: Phật giáo và Công giáo(chiếm 7,3% dân số)

Nằm trên trục đường chính với Quốc lộ 1A chạy qua nên Thị xã đã

và đang là nơi thu hút nhiều nhà máy, khu công nghiệp với lĩnh vực sảnxuất rất đa dạng Tỉ trọng ngành Công nghiệp -Xây dựng, dịch vụ: Côngnghiệp - Xây dựng: 75%; Dịch vụ: 21%; Nông nghiệp: 4% Địa bàn Thị

xã có 10 nhà máy công nghiệp gồm sản xuất xi măng, cán thép, gạchtuynnel, nhà máy bao bì, chế biến nông sản, sản xuất giày da xuất khẩu.Nông nghiệp chủ yếu là trồng cây công nghiệp: dứa, vải, lạc tiên, ngôrau cung cấp chủ yếu cho nhà máy chế biến xuất khẩu đồ hộp đônglạnh ra nước ngoài Nơi đây cũng là mảnh đất anh hùng trong khángchiến, có phòng tuyến Tam Điệp - Biện Sơn được coi là “Đêm trước”của chiến thắng Đống Đa mùa xuân năm Kỷ Dậu 1789, Quang Trung -Nguyễn Huệ đã đại phá 29 vạn quân Mãn Thanh xâm lược, giải phóngkinh thành Thăng Long Và năm 1973, Binh đoàn Quyết Thắng tiền thânQuân đoàn I ra đời lấy đất Tam Điệp làm “Đại bản doanh” và vào năm

1975, Binh đoàn Quyết Thắng đã thần tốc tiến vào Nam tham gia chiếndịch Hồ Chí Minh lịch sử góp phần giải phóng hoàn toàn miền Namthống nhất đất nước

Qua 30 phát triển và trưởng thành, Thị xã Tam Điệp đã khẳng định

vị thế của mình trên mảnh đất Ninh Bình Đời sống nhân dân ngày càngđược cải thiện, an ninh, chính trị, kinh tế ngày càng được nâng cao, tạotiền đề cho sự phát triển của Thị xã trong tương lai

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

UBND Thị xã Tam Điệp:

UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND, vừa

là cơ quan chấp hành của HĐND Thị xã, là cơ quan hành chính ở địaphương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các vănbản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp(Theo điều 02 Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày26/11/2003)

2.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Tam Điệp:

UBND Thị xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 UBND Thị xã thảoluận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại Điều

124 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và các nhiệm vụ do Phápluật quy định

2.1.1 Chức năng:

UBND Thị xã có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiếnpháp, Luật và các văn bản của các cơ quan cấp trên, Nghị quyết củaHĐND cùng cấp UBND Thị xã chỉ đạo các mặt hoạt động của UBNDcấp dưới trực thuộc

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do Pháp luật quy định, UBNDThị xã ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hànhcác văn bản đó

UBND Thị xã phối hợp với UBND Tỉnh, Thường trực HĐND vàcác Ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xâydựng đề án HĐND xét và quyết định

về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiệntiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa

b Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiếnpháp, Luật, các Văn bản của Nhà nước

c Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiệnchế độ nghĩa vụ quân sự, chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhândân ở địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch, việc cư trú, đi lại của ngườiđịa phương cũng như người nước ngoài ở địa phương.

d Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh

tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền vàlợi ích hợp pháp của công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu vàcác tệ nạn xã hội khác

e Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách của địa phương theo quyđịnh của pháp luật, phối hợp với các cơ quan khác đảm bảo thu đúng,thu đủ các loại thuế và các khoản chi khác ở địa phương

f Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, đào tạođội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, phường

g Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quyđịnh của pháp luật Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phânvạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐNDcùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét

UBND Thị xã Tam Điệp chịu trách nhiệm và báo cáo công táctrước HĐND và UBND cấp Tỉnh

2.2: Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Tam Điệp:

xã, người được phân công chịu trách nhiệm trước UBND Thị xã

Bên cạnh đó, UBND Thị xã còn có 12 phòng ban giúp việc khác:1- Phòng Nội vụ

2- Phòng Kinh tế

3- Phòng Giáo dục và Đào tạo

9- Phòng Tài nguyên và Môi trường.

10- Phòng Lao động Thương binh và xã hội

11- Phòng Văn hóa – Thể thao và Du lịch

12- Văn phòng HĐND và UBND Thị xã

Các phòng, ban giúp việc cho UBND Thị xã, cụ thể hơn là giúpChủ tịch và các Phó Chủ tịch giải quyết công việc nhanh chóng và khoahọc Đây là những bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan.Giải quyết hoặc trình UBND Thị xã những đề nghị của các cơ quan,đoàn thể, UBND các xã, phường về vấn đề chức năng quản lý và lĩnhvực công tác phòng, ban phụ trách Mỗi phòng, ban đều có những chứcnăng, nhiệm vụ riêng, nhằm đảm bảo tốt các hoạt động của cơ quan,nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước nói chung và của UBND Thị xãTam Điệp nói riêng

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Thị

xã Tam Điệp:

1.1: Chức năng của Văn phòng:

UBND Thị xã Tam Điệp đã tiến hành xây dựng “Quy chế làm việc

và mối quan hệ công tác của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp” Trong đó quy định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

của Văn phòng UBND Thị xã

Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp là cơ quan thammưu, giúp UBND Thị xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền củaUBND Thị xã Chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp của Thườngtrực HĐND và UBND Thị xã

1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng:

1 Tham mưu giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã xâydựng chương trình, kế hoạch công tác (bao gồm chương trình, kế hoạchnăm, quý, tháng, tuần) của HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã.Phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc UBND Thị xã phục vụ sự lãnhđạo, điều hành các mặt công tác của HĐND, UBND Thị xã

Chuẩn bị báo cáo về hoạt động của Thường trực Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân Thị xã, soạn thảo các văn bản quản lý Nhà nước;phối hợp với cơ quan chuyên môn của UBND Thị xã soạn thảo, chỉnhsửa các văn bản hành chính trước khi trình UBND Thị xã phê duyệthoặc quyết định ban hành để chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt độngKinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương.

2 Giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã theo dõi, đônđốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã, HĐND, UBND các

xã, phường trong quá trình dự thảo các văn bản (bao gồm dự thảo vănbản pháp quy, các chuyên đề Kinh tế - xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục,Quốc phòng, An ninh và các vấn đề khác); tham gia ý kiến về nội dungtrong quá trình soạn thảo văn bản để HĐND, Thường trực HĐND,UBND Thị xã xem xét, quyết định

3 Thu thập, tổng hợp xử lý thông tin đảm bảo thường xuyên kịpthời, chính xác phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,các ban của HĐND, công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND Thị

xã và Chủ tịch UBND Thị xã

4 Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức phổ biến, tập huấn

và triển khai thực hiện các văn bản, chính sách mới của các cơ quan Nhànước cấp trên và của HĐND, UBND Thị xã Tổ chức truyền đạt Quyếtđịnh, Chỉ thị, các kết luận hội nghị của UBND Thị xã tới các phòng,ban, ngành, các xã, phường có liên quan

5 Phục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp và làm việc củaThường trực HĐND, UBND, các ban của HĐND Thị xã với các cơ quanchuyên môn, cơ quan đoàn thể nhân dân cùng cấp, với Chủ tịch HĐND,UBND các xã phường Quản lý hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND Ghichép đầy đủ biên bản các phiên họp của UBND Thị xã và các cuộc họptheo chức năng, nhiệm vụ của UBND Thị xã

6 Tổ chức, quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ, hành chính củaHĐND, UBND Thị xã

7 Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND,Thường trực HĐND, các ban của HĐND, UBND và Chủ tịch UBNDThị xã

8 Tham mưu giúp UBND Thị xã thực hiện quản lý Nhà nước vềlĩnh vực dân tộc, công tác tiếp dân và các nhiệm vụ khác do Thường trựcHĐND, UBND Thị xã giao

9 Giúp UBND Thị xã thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ vàtrả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND Thị xã

10 Quản lý tổ chức, biên chế Công chức, viên chức của Văn phòngHĐND, UBND Thị xã; quản lý ngân sách tài sản của Văn phòng và tàisản chung của UBND Thị xã theo quy định của Nhà nước.

2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp:

2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng: (Xem Phụ lục II).

Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp là một tổ chứcthống nhất và được tổ chức như sau:

- Chánh Văn phòng: Là thủ trưởng Văn phòng, chịu trách nhiệmtrước Chủ tịch UBND, Thường trực HĐND về toàn bộ hoạt động củaVăn phòng HĐND và UBND Thị xã

- Các Phó Chánh Văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng, phụtrách một số mặt công tác được giao như: Công tác tổng hợp, công tácđảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của Văn phòng căn cứ vào sự chỉđạo trực tiếp của Thường trực HĐND Thị xã, Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND Thị xã Chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện chứctrách, nhiệm vụ của mình

- Bộ phận Tổng hợp: Là bộ phận giúp Chánh Văn phòng thực hiệncông tác thông tin tổng hợp, tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng lịchcông tác tuần, tháng, quý cho cơ quan và lịch công tác tuần cho lãnh đạo

cơ quan Tổ chức thẩm định đề án, biên soạn các văn bản khác của cơquan khi được cấp trên giao

- Bộ phận tiếp công dân: Hướng dẫn công dân khi đến làm việc vớiThường trực HĐND, UBND Thị xã theo đúng quy định của Pháp luật;tiếp nhận đơn thư của công dân, tổ chức

- Bộ phận “Một cửa”: Đảm bảo công khai, quy trình rõ ràng, tácnghiệp chuẩn xác, nhanh chóng, gọn nhẹ, đúng quy định của Pháp luật

- Bộ phận Dân tộc: Tham mưu giúp cho UBND Thị xã thực hiệnnhiệm vụ quản lý Nhà nước về Dân tộc trên địa bàn Thị xã đảm bảo theođúng quy định của Pháp luật

- Bộ phận Văn thư: Là mắt xích quan trọng trong hoạt động củaVăn phòng Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sựđiều hành của Chánh Văn phòng Bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độbảo mật và quy định Bảo vệ bí mật của Nhà nước

- Bộ phận Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác Lưu trữ và quản lýkho Lưu trữ của HĐND và UBND Thị xã Giúp Chánh Văn phòng vàThủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác Lưu trữ ở các đơn vị thuộcthẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan

- Bộ phận Vi tính - Quản trị: Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu,nhân bản, nhân Fax, trực điện thoại…

- Bộ phận Kế toán - Thủ quỹ: Thực hiện chế độ thanh toán, quyếttoán kịp thời chính xác theo Luật ngân sách, cập nhật và báo cáo chỉ tiêuhàng ngày của cơ quan với lãnh đạo Văn phòng trong việc thực tập dựtrù kinh phí, thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định

- Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, giữ gìn trật tự, tàisản của toàn bộ cơ quan

- Bộ phận Lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón Lãnh đạo, Thủ trưởng cơquan đi công tác Quản lý tốt phương tiện, lái xe an toàn, thực hiện tiếtkiệm xăng dầu và chi phí trong quá trình vận hành phục vụ công tác,chịu trách nhiệm về chất lượng phương tiện được giao

- Bộ phận Quản trị - Lễ tân: Có nhiệm vụ chuẩn bị cơ sở vật chất(nước, hoa…) Định kỳ kiểm kê tài sản Vệ sinh phòng làm việc củaLãnh đạo cơ quan, đảm bảo vệ sinh toàn cơ quan Phục vụ nhà ăn liên cơquan đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm

2.2: Lề lối làm việc của Văn phòng:

Văn phòng HĐND và UBND Thị xã làm việc theo chế độ Thủtrưởng; chấp hành nghiêm chỉnh sự điều hành của Lãnh đạo, chỉ đạo củaHĐND và UBND Thị xã

Trong công tác Hành chính, UBND Thị xã Tam Điệp xây dựng cụthể chính sách và mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008(Ban hành kèm theo Quyết định số 343/QĐ-UBND ngày 12/5/2010 củaChủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp Chính sách chất lượng: UBND Thị

xã Tam Điệp cam kết: “Thông qua xây dựng và thực hiện hệ thống quản

lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 gắn liền vớichương trình cải cách Hành chính nhằm tạo phương pháp làm việc khoahọc, hợp lý, kiểm soát công việc tốt hơn, góp phần đạt hiệu lực và hiệuquả cao trong thực thi chức năng, nhiệm vụ được giao Trong đó chínhsách chất lượng đã đặt ra mục tiêu rất rõ cho các đơn vị, cá nhân toàn Ủyban Nhân dân Đặc biệt là bộ phận Văn phòng và cụ thể hơn là tráchnhiệm của Cán bộ Văn thư là phải kiểm soát tài liệu và hồ sơ chặt chẽ;thu thập và cập nhật đầy đủ, sắp xếp và lưu giữ không để xảy ra việc thấtlạc tài liệu và phục vụ công tác khai thác văn bản được thuận tiên

Cán bộ, công chức khi giải quyết công việc, tiếp khách đến làmviệc tại công sở phải chu đáo, nhiệt tình, thái độ niềm nở, lịch sự, đề caotrách nhiệm phục vụ, trang phục làm việc chỉnh tề Theo chức trách,nhiệm vụ được phân công, cán bộ công chức phải bố trí thời gian đi cơ

sở để nghiên cứu, theo dõi, kiểm tra, nắm tình hình, kiến nghị, uốn nắn,hướng dẫn giúp cơ sở tháo gỡ khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ.

2.3: Sơ đồ hóa phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND

và UBND Thị xã Tam Điệp: (Xem Phụ lục III).

Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp được bố trí hợp lý,mỗi phòng làm việc được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho việc giải quyết công việc.Tôi xin được giới thiệu Sơ đồ bố trí phòng làm việc

của Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thị xã qua Phụ lục III.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG

HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.

I CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác Vănthư đã nêu: Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, banhành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộn của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tácVăn thư

Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp coi công tác Văn thư là mắtxích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, coi đó là

“bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà nước Thực hiện tốt công tácVăn thư sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý và gắn kết mối liên

hệ giữa các phòng, ban trong UBND Thị xã

1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Văn phòng HĐND

và UBND Thị xã Tam Điệp:

Công tác Văn thư ở UBND Thị xã Tam Điệp luôn đảm bảo cungcấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản

lý Nhà nước, góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng, đúng chính sách, hạn chế được việc lợi dụng văn bản của Nhànước để làm những việc trái Pháp luật; bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ

về mọi hoạt động của cơ quan cũng như cá nhân trong cơ quan và giữgìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ của cơquan

Trong công tác Văn thư cơ quan, UBND Thị xã Tam Điệp hết sứcquan tâm, đặc biệt chú trọng căn cứ theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước và theo quy định, hướng dẫn của một số văn bản:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềCông tác Văn thư.

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ vềQuản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức Văn thư Lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Lưutrữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ trong môi trường mạng

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về việc sửa đổi,

bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư

2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp:

Lãnh đạo Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp luôn quan tâm chútrọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Văn phòng.Bản thân các cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng cũng luôn có ý thứchọc hỏi về chuyên môn nghiệp vụ cũng như đạo đức nghề nghiệp, kiếnthức xã hội để góp phần vào giải quyết công việc

Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp có hai cán bộ Vănthư chuyên trách có nhiệm vụ thực hiện các khâu nghiệp vụ của Văn thưcho cơ quan Cán bộ Văn thư có ý thức trách nhiệm cao, cẩn thận tronggiải quyết công việc chuyên trách và bảo đảm và giữ gìn trang thiết bịphục vụ, cởi mở, không ngừng tiếp tục học tập, nghiên cứu nâng caotrình độ chuyên môn

3 Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp:

Sơ đồ bố trí phòng Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND Thị

xã (Xem Phụ lục IV).

Công tác Văn thư của UBND Thị xã Tam Điệp được tổ chức mộtcách khoa học, tập chung, thống nhất nhằm đảm bảo thông tin chính xác,kịp thời

UBND Thị xã Tam Điệp bố trí phòng Văn thư riêng, địa điểm tạitầng 1 sát phòng làm việc của các Phó Chánh Văn phòng, thuận tiện choviệc đi lại và giao dịch với các phòng, ban trong cơ quan và các tổ chức,

cá nhân tới liên hệ công việc với UBND Thị xã Phòng Văn thư đượctrang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày Tuy nhiên,

Văn thư chưa có điều kiện áp tiến hành việc quản lý văn bản bằng phầnmềm trên máy vi tính, mà chủ yếu vẫn dùng tới sổ sách để quản lý.

4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thị xã:

- Luật tổ chức HĐNĐ và UBND năm 2003;

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBNDnăm 2004;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác vănthư

4.2: Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý của UBND Thị xã Tam Điệp:

Các văn bản do HĐND và UBND Thị xã ban hành bao gồm: Vănbản pháp quy (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị) và văn bản hành chính,được soạn thảo và ban hành theo một quy trình thủ tục nghiêm ngặt, chặtchẽ Những văn bản này do Chuyên viên Văn phòng HĐND và UBNDThị xã hoặc do trưởng các phòng, ban, ngành chuyên môn của UBNDThị xã soạn thảo Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thị xã xem lại và

ký tắt đảm bảo về thẩm quyền, thể thức và nội dung văn bản

a) Văn bản Quy phạm pháp luật:

Chủ tịch UBND Thị xã ký các Chỉ thị, Quyết định của UBND Thị

xã về những chủ trương công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân

sự các phòng, ban, cơ quan trực thuộc Thị xã, các chỉ tiêu quan trọng về

kế hoạch ngân sách, vốn XDCB, phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch,các Phó Chủ tịch UBND các xã, phường và các văn bản quản lý đất đai

Và ký các văn bản trình Thành ủy, UBND Tỉnh Nếu Chủ tịch đi côngtác vắng thì Phó Chủ tịch Thường trực (hoặc Phó Chủ tịch phụ trách lĩnhvực) được ủy nhiệm ký thay

Các Phó Chủ tịch UBND Thị xã phụ trách các lĩnh vực công tácđược Chủ tịch ủy nhiệm ký thay một số Chỉ thị, Quyết định của UBNDThị xã để chỉ đạo cụ thể để ký các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể, kýduyệt luận chứng Kinh tế - kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi côngxây dựng cơ bản sau khi được UBND Thị xã thông qua

Văn bản của các ngành thuộc UBND Thị xã Tam Điệp trước khiban hành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện cácquy trình theo Luật ban hành.

b) Văn bản Hành chính thông thường:

- Bao gồm: Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Thông báo…Các phòng,ban chuyên môn của Thị xã soạn thảo và làm thủ tục tại phòng Văn thư

- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các côngvăn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục, sao ybản chính các văn bản của cấp trên

Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo văn bản ở các phòng, ban vẫnmắc một vài lỗi: Thể thức văn bản, đề ký đôi khi còn nhầm…

4.3: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến:

UBND Thị xã Tam Điệp luôn chỉ đạo thực hiện theo Công văn số425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

a) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Thị xãTam Điệp được cán bộ Văn thư làm việc rất khoa học, tỉ mỉ, cẩn thận.Việc đăng ký văn bản khá đầy đủ theo quy định, rõ ràng, không dùngbút chì, không tự tiện tẩy xóa hay viết tắt những từ ít thông dụng;chuyển giao văn bản chính xác, kịp thời; việc sắp xếp và phục vụ bảnlưu được tiến hành khoa học, dễ thấy, dễ tìm

Các văn bản gửi đi đều phải vào sổ, lưu lại văn thư 01 bản và lưutại bộ phận theo dõi công việc đó 01 bản

Hàng ngày Văn thư lập Danh mục công văn đi gửi Chánh Vănphòng vào 16h30

b) Đối với văn bản đến, ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời,chính xác đến các đối tượng liên quan thì cán bộ Văn thư thường xuyênnhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyếtvấn đề liên quan đến nội dung văn bản đến Giúp cho quá trình giảiquyết công việc của cơ quan luôn đảm bảo, nâng cao chất lượng quản lýNhà nước trong cơ quan

Tuy nhiên trong quá trình quản lý và giải quyết công việc, khốilượng công việc nhiều nên đôi khi gặp một số sai sót như: Văn bản thấtlạc khi chuyển giao, giải quyết văn bản có trường hợp chậm, tiếp nhậnvăn bản không đúng địa chỉ…

- Sơ đồ hóa các quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi;

văn bản đến: (Xem Phụ lục VI, VII).

4.4: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Trong công tác Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng HĐND và UBNDThị xã Tam Điệp luôn coi con dấu là dấu hiệu thông tin quan trọng nhất,khẳng định giá trị pháp lý của mọi văn bản giấy tờ có giá trị lưu hành,đại diện quyền lực cao nhất về mặt pháp luật của UBND Thị xã TamĐiệp Chính vì thế, Văn phòng HĐND và UBND Thị xã đặc biệt chútrọng đến công tác quản lý và sử dụng con dấu:

Cán bộ Văn thư là người có trách nhiệm quản lý con dấu củaUBND Thị xã Con dấu của UBND Thị xã Tam Điệp được để tại phòngVăn thư và được cán bộ quản lý rất chặt chẽ, nghiêm túc Khi dấu sửdụng xong được CBVT đem bảo quản trong két sắt Trong trường hợpcần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan thì có thể được mang dấu

đi theo nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩmquyền

Dấu chỉ được đóng vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ

ký của người có thẩm quyền và khi văn bản đã được qua thẩm định.Không đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng in sẵn, giấy giới thiệu chưaghi rõ họ tên người có thẩm quyền và chưa biết rõ mục đích sử dụng.Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu phải được đóng

rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng màu mực

4.5: Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụcủa từng cán bộ cũng như hiểu được vị trí quan trọng của việc lập hồ sơ,UBND Thị xã Tam Điệp đã làm tốt công tác lập hồ sơ, phục vụ cho việcgiải quyết công việc hàng ngày

Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ thực hiện theo Nghị định số110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Cụ thểđược quy định tại điều 22 của Nghị định 110: Các đơn vị và cá nhântrong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị Lưu trữ vàoLưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tạikhoản 02 Nghị định 110/NĐ-CP Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại

những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi choLưu trữ hiện hành của cơ quan, nhưng thời hạn lưu giữ lại không đượcquá 02 năm Trước khi giao nộp hồ sơ, tài liệu cán bộ Lưu trữ (vẫn docán bộ văn thư kiêm nhiệm) cần kiểm tra, xem xét từng hồ sơ, nếu pháthiện thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu thì yêu cầu đơn vị, cánhân hoàn chỉnh.

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận tài liệu” Đơn vị hoặc cá nhângiao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan (hiện nay cán bộ Vănthư cơ quan kiêm nhiệm) giữ mỗi loại 01 bản

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ công việc của UBND Thị xã vẫn gặpnhiều hạn chế: chưa có biên chế cán bộ Lưu trữ; chất lượng hồ sơ chưađảm bảo yêu cầu; nhiều hồ sơ đã thu thập tài liệu nhưng chưa sắp xếp

mà bó gói rồi đưa vào lưu trữ…nên đôi khi gây khó khăn cho quá trìnhtra tìm văn bản, tài liệu và giải quyết công việc về sau

II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:

UBND Thị xã Tam Điệp thực hiện chỉ và chỉ đạo công tác quản lý

và giải quyết văn bản đến theo các văn bản sau:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư;

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 17/8/2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ vềsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ/CP ngày28/4/2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về việc sửa đổi bổsung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư;

Theo các văn bản trên, quá trình công tác quản lý và giải quyết vănbản đến gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra bì văn bản;

Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản đến;

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số và ngày, tháng đến;

Bước 4: Đăng ký văn bản đến;

Bước 5: Trình văn bản đến

Bước 6: Sao văn bản, chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cánhân có thẩm quyền giải quyết;

Bước 7: Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2 Thực trạng tình hình quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp:

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax,văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơquan, tổ chức (Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, văn bản đến)

Văn bản của UBND Thị xã Tam Điệp bao gồm toàn bộ các vănbản, kể cả các đơn thư do cá nhân gửi đến Ủy ban bằng các hình thức:qua bưu điện; do cá nhân đi họp mang đến; gửi cá nhân đi họp mang vềhoặc do cán bộ Văn thư cơ quan khác đem đến cho cơ quan mình

Văn bản đến UBND Thị xã được gửi đến từ nhiều nguồn:

-Văn bản của cấp trên gửi xuống;

- Văn bản của các ngành, các cơ quan hữu quan, các đơn vị, tổ chứcgửi đến;

- Văn bản của cấp dưới (UBND các xã, phường trực thuộc) gửi lên;

- Văn bản của công dân gửi đến

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiệntheo trình tự:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

2.1: Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản:

Văn bản đến từ nhiều nguồn và bằng nhiều con đường khác nhau.Xong đều được tập trung tại Văn thư cơ quan thuộc Văn phòng Văn thư

cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ văn bản đến gồm: Văn bản,đơn thư, sách báo và tạp chí

Khi tiếp nhận văn bản đến UBND Thị xã, bao giờ cán bộ Văn thưcũng tiến hành kiểm tra sơ bộ về tình trạng văn bản: địa chỉ ngoài bì vănbản, đúng địa chỉ cơ quan mình thì tiếp nhận và ký vào giấy biên nhậncủa nhân viên bưu điện Khi kiểm tra phát hiện thấy không phải gửi đến

cơ quan mình thì gửi trả ngay cho nhân viên bưu điện hoặc người đưavăn bản cho mình Trường hợp thiếu hoặc mất bì văn bản thì lập biênbản và yêu cầu người đưa văn bản ký xác nhận những văn bản thiếu.Trước khi bóc bì thì cán bộ Văn thư kiểm tra xem có bị rách, bị bóchoặc có dấu hiệu bị lộ thông tin của tài liệu thì phải hỏi lại nhân viênbưu điện hoặc người chuyển văn bản Đồng thời, phải báo cáo choChánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng để có biện pháp xử lý.Sau khi tiếp nhận đầy đủ, em cùng với cán bộ Văn thư tiến hành phânloại các công văn, giấy tờ, tạp chí riêng…để chuyển cho lãnh đạo trong

cơ quan

Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp tổ chức công tácVăn thư theo nguyên tắc tập trung nên theo sự phân công của ChánhVăn phòng, cán bộ Văn thư bóc bì tất cả các văn bản gửi đến UBND Thị

xã Chỉ những bì gửi đích danh tên người nhận thì Văn thư không đượcbóc

Ví dụ: Văn bản gửi đến cơ quan, ngoài bì ghi Kính gửi: Ông VũNgọc Châu- Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp

Với những văn bản đến ghi đích danh như trên thì Văn thư khôngđược bóc Khi nhận được những văn bản có dấu chỉ mức độ “KHẨN”,

“HỎA TỐC” thì cán bộ Văn thư bóc ngay khi nhận và được đóng dấu,đăng ký trước để chuyển giao cho kịp thời Việc bóc bì được làm cẩn thận, dùng kéo cắt phần bên ngoài của bì, không được làm rách, làm mấtchữ của văn bản, địa chỉ nơi gửi ngoài bì Khi bóc bì phải đối chiếu số,

ký hiệu ngoài bì với thông tin trên văn bản, trường hợp có sai sót thì báocáo với Chánh Văn phòng và có hướng giải quyết kịp thời

Đối với văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhậnphải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả lại cho cơ quangửi tới để theo dõi xử lý kịp thời

Đối văn bản là đơn thư đề nghị, khiếu nại tố cáo thì khi bóc bì giữlại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng.

2.2: Đóng dấu đến:

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều đượcCán bộ Văn thư đóng dấu đến Đối với bản Fax thì được chụp lại trướckhi đóng dấu đến Đối với những văn bản được chuyển phát qua mạng,trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.Dấu đến được đóng đúng quy định: Đóng ở khoảng trắng dưới số

và ký hiệu (đối với văn bản có tên gọi); đóng dưới trích yếu nội dung(đối với văn bản không có tên gọi) hoặc đóng dấu giữa phần Tác giả vàQuốc hiệu Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn

Trong quá trình thực tập, em được Cán bộ Văn thư hướng dẫn tỉ mỉ;sau một thời gian, được thực hành đóng dấu đến lên văn bản đến, là cácQuyết định đến; Chỉ thị đến; Báo cáo đến; Thông báo đến; Công vănđến Sau đó tiến hành ghi số đến, ngày đến (kể cả ghi giờ đến trongnhững trường hợp cần thiết) của văn bản Tuy ban đầu còn nhiều bỡngỡ, nhưng được cán bộ Văn thư nhắc nhở nên em dần làm quen đượcvới công việc được giao

Mẫu dấu đến của UBND Thị xã Tam Điệp:

Số đến và ngày đến phải được đăng ghi khớp với số và ngày thángnhận văn bản Số đến được đánh liên tục từ số bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm

Các loại sổ đăng ký văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp:

- Sổ đăng ký văn bản của Chính phủ;

- Sổ đăng ký văn bản của Tỉnh;

- Sổ đăng ký văn bản Sở, ban, ngành của Tỉnh;

UBND Thị xã Tam Điệp

Số:………

CV Ngày:… /… /…

ĐẾN Chuyển:………….

- Sổ đăng ký văn bản mật.

- Sổ đăng ký đơn thư

Khi đăng ký phải đăng ký đầy đủ thông tin vào từng cột, khôngdùng bút chì để tiến hành đăng ký; đặc biệt không được tẩy, xóa; khôngviết tắt những từ ít thông dụng Em đã được Cán bộ Văn thư giao choviệc tiến hành đăng ký văn bản đến: đánh số ngày tháng đến, kí hiệu vănbản, ghi trích yếu nội dung…

Qua sự hướng dẫn của Cán bộ Văn thư, em làm quen được việcxác định từng loại văn bản: văn bản của Chính phủ, văn bản của UBNDTỉnh Ninh Bình; văn bản của sở, ban, ngành của Tỉnh…từng loại vănbản tiến hành đăng ký vào sổ của loại văn bản ấy Sau đó phô tô sốlượng bản gửi các phòng, ban, đơn vị và giữ lại bản gốc kẹp trong sổđăng ký phục vụ Lãnh đạo UBND Thị xã và cá nhân, đơn vị khi cần

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: Sổ đăng ký văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp gồm 02 phần: - Phần bên ngoài;

- Phần bên trong

a) Phần bên ngoài :

ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Năm:………

Đơn vị:………

Quyển số:……

Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

14/4 199 UBN

D Tỉnh Ninh Bình

08/2012/QĐ/

UBND

13/4 QĐ Ban

hành việc nâng bậc lương trước thời hạn do lậpthành tíchxuất sắc

Sở, ban, ngành của Tỉnh, UBNDcác Huyện,thành phố, thị xã…

Đ/c Thắng

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

Ví dụ: 14/4…

(2) Số đến: Ghi theo số thứ tự được ghi trên dấu “Đến” Số đến là

số thứ tự đăng ký của đơn thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơnthư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của vănbản đến nói chung (nếu đơn thư được lấy số đến và đăng ký chung vớicác loại văn bản đến khác)

(6) Trích yếu nội dung văn bản đến: Ghi theo trích yếu nội dungđược ghi trên văn bản (trừ Công văn là văn bản không có tên loại).

(7) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơnthư

(8) Ký nhận: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn thư

(9) Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác hoặc không ghi ngày,tháng…

Đối văn bản đến là văn bản “MẬT” thì đăng ký chung với sổ đăng

ký văn bản đến và ghi mức độ “Mật” vào cột “Ghi chú”

Hàng ngày, cùng với việc giải quyết văn bản đến, UBND Thị xãcòn phải giải quyết một số lượng đơn thư của các tổ chức, cá nhân gửiđến yêu cầu UBND Thị xã giải quyết Đơn thư sau khi bóc bì, đóng dấuđến, ghi số và ngày tháng văn bản đến đầy đủ, được tiến hành đăng kýnhư đăng ký văn bản đến Nếu nội dung đơn thư không thuộc thẩmquyền và phạm vi giải quyết của cơ quan thì báo cho Lãnh đạo đểchuyển cho cơ quan chức năng có đủ thẩm quyền giải quyết giúp trả lờiđơn thư trong thời gian sớm nhất

Mẫu sổ đăng ký đơn thư của UBND Thị xã Tam Điệp:

- Phần bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP

SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ

Năm: 2012 Quyển số: 01

Từ ngày:…… đến ngày………

Từ số:………đến số……….

- Phần nội dung bên trong:

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc cá nhân nhận

Ký nhận

Ghi chú

25/5 189 Ông

Nguyễn Mạnh Cường,

Tổ dân phố 2 phường Bắc Sơn -TXTĐ

23/5 Đơn đề

nghị cấp giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất

Đ/c Thắng

Nhờ có việc đăng ký văn bản đến một cách chính xác, kịp thời nênrất thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng văn bản trong quá trình giảiquyết công việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND Thị xã

2.4: Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến UBND Thị xã sau khi đăng ký, cán bộ Vănthư trình cho Chánh Văn phòng xem xét, nghiên cứu để đưa ra ý kiến chỉđạo về việc giải quyết văn bản đến Văn thư cơ quan căn cứ vào đó đểchuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớmnhất Chánh Văn phòng sẽ ghi ý kiến vào dòng chuyển trên dấu đếnhoặc ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến Trên cở sở đó, Cán bộ Vănthư tiếp tục đăng ký thông tin còn thiếu vào sổ đăng ký, đồng thời thựchiện thủ tục chuyển giao

Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp:

ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP

VĂN PHÒNG HĐNH & UBND

Số Công văn đến:………… (1)Ngày:………tháng…… năm…………(2)Kính gửi đồng chí: Chủ tịch HĐND & UBND.(3)

Ý kiến xử lý:……….(4)