THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN

Trên tinh thần đó, trong điềukiện chúng ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩavới trọng tâm là đẩy mạnh cải cách tổng thể nền hành chính quốc gia, xâydựng nền

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu đề tài 3

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 7

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 8

6 Đóng góp mới của luận văn 8

7 Kết cấu của luận văn 9

Chương 1: 10

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG 10

VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 10

1.1 Chứng thực 10

1.1.1 Khái niệm “chứng thực” 10

1.1.2 Quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp luật về hoạt động chứng thực, công chứng ở Việt Nam 16

1.1.3 Hoạt động chứng thực theo pháp luật Việt Nam hiện hành 21

1.1.4 Hoạt động chứng thực ở cấp xã hiện nay 37

1.2 Quản lý nhà nước về chứng thực 48

1.2.1 Khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực 48

1.2.2 Quản lý nhà nước về chứng thực theo quy định hiện hành 51

Kết luận chương 1 57

Chương 2: 60

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 60

ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN LẬP THẠCH 60

2.1 Tổng quan về huyện Lập Thạch 60

2.1.1 Đặc điểm tự nhiên 60

2.1.2 Đặc điểm kinh tế – xã hội 62

2.1.3 Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện Lập Thạch hiện nay 63

2.2 Vai trò, trách nhiệm của chính quyền và ngành tư pháp huyện Lập Thạch trong quản lý nhà nước về chứng thực 65

2.2.1 Vai trò, trách nhiệm của Phòng Tư pháp huyện Lập Thạch trong lĩnh vực chứng thực 65

2.2.2 Vai trò, trách nhiệm của của UBND cấp xã (xã, thị trấn) trong quản lý nhà nước về chứng thực 67

2.3 Những thành tựu, hạn chế và bất cập trong quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch thời gian qua 68

2.3.1 Những thành tự đạt được 69

2.3.2 Những hạn chế, bất cập 78

2.3.4 Đánh giá nguyên nhân của những bất cập, hạn chế trong công tác quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch.96 Kết luận chương 2 100

Chương 3: 103

MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ 103

GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 103

VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN 103

HUYỆN LẬP THẠCH 103

3.1 Định hướng hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trong tương lai 103

3.2 Một số khuyến nghị chung 104

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống thể chế về chứng thực 104

3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức thực hiện chứng thực 106

3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất 107

3.2.4 Phát huy quy chế dân chủ cơ sở 108

3.3 Một số giải pháp góp phần nâng cáo chất lượng quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch 109

3.3.1 Tăng cường sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của UBND huyện đối với hoạt động quản lý chứng thực ở cấp xã 109

3.3.2 Tăng cường năng lực, trình độ, kỹ năng kết hợp với cải thiện chế độ đãi ngộ đối với công chức thực hiện chứng thực 109

3.3.3 Cải cách chế độ đãi ngộ với công chức tư pháp – hộ tịch nhằm nâng cao trách nhiệm, gắn với hiệu quả làm việc 111

3.3.4 Tăng cường trang bị cơ sở vật chất cho chính quyền cấp xã phục vụ tổ chức quán lý và thực hiện chứng thực 112

3.3.5 Đẩy mạnh tuyên truyền về cải cách hành chính và chứng thực, phát huy dân chủ cơ sở 113

3.3.6 Quán triệt thực hiện nghiêm túc quy chế một cửa tại UBND cấp xã, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực, rà soát, bãi bỏ các quy định gây trở ngại cho yêu cầu chứng thực của người dân 115

Kết luận chương 3: 119

PHẦN KẾT LUẬN 119

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 119

PHỤ LỤC 1: 120

PHỤ LỤC 2: 120

PHỤ LỤC 3: 120

PHỤ LỤC 4: 120

PHỤ LỤC 5: 120

PHỤ LỤC 6: 120

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầugiao dịch của công dân, tổ chức và của chính nhà nước Cùng với sự pháttriển của xã hội thì nhu cầu này ngày càng tăng Người dân có thể sử dụngmột lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiềuviệc khác nhau Nhà nước khi tiến hành chứng thực các bản sao là “Sao đúngvới bản chính” nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên thamgia các giao dịch có sử dụng văn bản này và đảm bảo an toàn cho quản lýnhà nước

Xét ở góc độ hành chính học, chứng thực là một dịch vụ công mà nhànước có trách nhiệm cung ứng cho công dân của mình Quản lý nhà nước vềchứng thực xét cho cùng là hoạt động quản lý cung ứng dịch vụ công để đảmbảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân Trên tinh thần đó, trong điềukiện chúng ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩavới trọng tâm là đẩy mạnh cải cách tổng thể nền hành chính quốc gia, xâydựng nền hành chính trong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày càng tốthơn nhu cầu của công dân, thì việc cải cách trong lĩnh vực tư pháp nói riêng,đặc biệt là trong chứng thực là đòi hỏi tất yếu khách quan của sự phát triển.Ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-

CP về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký” thay thế Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000của Chính phủ về “Công chứng, chứng thực” (sau đây viết là Nghi định số79/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) đã thể hiện sự cải cách mạnh mẽnày Hoạt động công chứng được tách ra, và được điều chỉnh riêng bởi mộtvăn bản pháp luật có hiệu lực cao hơn Nghị định, đó là Luật Công chứng(năm 2007), còn hoạt động chứng thực được quy định riêng, tập trung tronghai văn bản là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và Nghị định số 79/2007/NĐ-

CP

Nghi định số 79/2007/NĐ-CP ra đời đã phần cấp mạnh thẩm quyềnchứng thực cho UBND cấp xã Theo đó, các phòng công chứng, văn phòng

công chứng chỉ nhận công chứng các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản.Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các văn bảnbằng tiếng Việt thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã; chứng thực bản sao từbản chính các văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của ngườidịch trong các bản dịch tiếng nước ngoài là thẩm quyền của các Phòng Tưpháp

Việc tách bạch rõ hoạt động công chứng và chứng thực, tách biệt chứcnăng của cơ quan hành chính công quyền thực hiện chứng thực với chứcnăng của tổ chức sự nghiệp và dịch vụ công thực hiện việc công chứng, là sựđổi mới đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay, tạo nhiều thuận lợicho các cá nhân và tổ chức trong hoạt động chứng thực phục vụ các giaodịch của họ

Có thể nói, Nghị định 79/2007/NĐ-CP là một điểm sáng trong bứctranh tổng thể cách cách nền hành chính ở nước ta trong thời gian vừa qua,thể hiện tinh thần cải cách hành chính mạnh mẽ, ở chỗ: đã thực hiện phâncấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các vănbản, giấy tờ bằng tiếng Việt Sự phân cấp này không những tạo thuận tiệncho người dân không phải đi xa (lên huyện) mà còn mở ra một hệ thống rộngrãi với hơn 12.000 cơ quan chứng thực thay vì chỉ có hơn 700 UBND cấphuyện và 140 phòng Công chứng có thẩm quyền chứng thực theo Nghị định

số 75/2000/NĐ-CP; giảm tải cho các phòng công chứng, từ đó giải quyếtđược tình trạng "cò công chứng" tại nhiều phòng công chứng Nghị định còncho phép người dân có thể liên hệ với cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổgốc, cơ quan chứng thực bản sao từ bản chính thông qua đường bưu điện,đồng thời khuyến khích các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ tự đối chiếuvới bản chính, không nhất thiết phải cần bản sao có chứng thực Ngoài ra,Nghị định đã mạnh dạn xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trongmối quan hệ với hộ khẩu, theo đó, các cá nhân, tổ chức có thể đến bất kỳ cơquan chứng thực nào để chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo quyđịnh; thời gian giải quyết được rút ngắn trong một buổi làm việc; trong hầu

hết các trường hợp chứng thực, người yêu cầu chứng thực không cần xuấttrình giấy tờ tuỳ thân, chỉ xuất trình khi chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, chính sự phân cấp này, bản thân nó đã làm phát sinh nhiềuvấn đề cần giải quyết Sau hơn bốn (04) năm thực hiện Nghi định số 79/NĐ-

CP, cả hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực đều đã bộc

lộ nhiều bất cập, hạn chế, từ yếu tố thể chế chứng thực đến công tác tổ chứcthực hiện

Xuất phát từ tình hình trên, tôi nhận thấy việc nâng cao chất lượngquản lý nhà nước về chứng thực là yêu cầu khách quan, tất yếu trong điều

kiện cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, việc chọn đề tài “Quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch – Tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài luận văn là đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra cả về lý luận

và thực tiễn

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Trước khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực, hoạt động côngchứng, chứng thực thường được quy định trong cùng một văn bản pháp luật,

do vậy mà thuật ngữ “công chứng”, “chứng thực” thường được xuất hiệncùng nhau trên các công trình nghiên cứu, các tạp chí, thậm chí, khái niệmchứng thực còn được nhắc tới ít hơn và muộn hơn so với khái niệm “côngchứng”

Những công trình đầu tiên về công chứng, chứng thực có thể kể tới là:

“Những điều cần biết về công chứng nhà nước”, Nhà xuất bản Chính trị

quốc gia, Hà nội, năm 1992 của tác giả Nguyễn Văn Yến và Dương Đình

Thành; “Giới thiệu vài nét về xây dựng và hoàn thiện công chứng nhà nước

ở thành phố Hà Nội”, đăng trên tạp chí Thông tin khoa học pháp lý, Bộ tư

pháp, năm 1995 Đề cập sâu hơn nữa về vấn đề quản lý nhà nước đối vớihoạt động công chứng, chứng thực, có thể kể tới luận văn thạc sỹ Luật học:

“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn ở nước ta” của tác giả Trần Ngọc Nga,

(Hà Nội, năm 1996) [18] Có thể nói đây là một trong những công trình khoa

học đầu tiên nghiên cứu một cách có hệ thống về vấn đề quản lý nhà nướcđối với hoạt động công chứng và chứng thực dưới góc độ luật học.

Ở khía cạnh pháp lý – nghiệp vụ về công chứng, chứng thực, có công

trình “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” của tác giả Đặng Văn Khanh, luận án

tiến sỹ Luật học, (Hà Nội, năm 2000) [16]

Như vậy có thể thấy rằng, trên diễn dàn khoa học nước ta, vấn đề côngchứng, chứng thực được nghiên cứu khá muộn, và chưa có sự định hướngtập trung, chủ yếu là đề cập tới công chứng, chứng thực dưới góc độ pháp lý,hay kỹ năng, nghiệp vụ

Trong vài năm trở lại đây, do nhu cầu cuộc sống và yêu cầu của côngtác quản lý nhà nước, mà vấn đề công chứng, chứng thực đã thu hút đượckhá lớn sự quan tâm của giới nghiên cứu Có thể kể đến một số các côngtrình sau:

Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Xây dựng nội dung cơ bản quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn tỉnh Bình Phước” của tác giả Nguyễn Minh Hợi (Tp Hồ Chí Minh, năm

2006) [14] Trong luận văn của mình, tác giả đã lý giải những vấn đề lý luận

về công chứng, chứng thực, như: khái niệm, nguồn gốc ra đời hoạt độngcông chứng, chứng thực; cách đáp ứng của nhiều nhà nước về nhu cầu côngchứng, chứng thực của người dân; sự cần thiết khách quan phải quản lý nhànước đối với những hoạt động này; từ thực tiễn tổ chức và hoạt động của hệthống cung ứng dịch vụ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh BìnhPhước, tác giả đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm xây dựng những môhình cung ứng dịch vụ này trên bình diện toàn quốc

Hay luận văn của tác giả Ngô Sỹ Trung với nội dung “Quản lý nhà nước về chứng thực hiện nay – Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn thành phố Hà Nội), (Hà Nội, năm 2009) [36] Luận văn đi sâu vào việc phần tích

hoạt động chứng thực và nội dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinhthần của Nghi định số 79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức

trong quản lý nhà nước đồi với hoạt động chứng thực của chính quyền vàngành tư pháp thành phố Hà Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghịnhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực, cũng như những giảipháp về tổ chức – điều hành của cơ quan uỷ ban nhân dân và cơ quan tưpháp các cấp địa phương.

Đề cập tới lĩnh vực này, có thể kể tới Khoá luận tốt nghiệp đại học (năm 2008) của tác giả Nguyễn Đình Việt – Học viện Hành chính Quốc gia với đề tài “Dịch vụ chứng thực theo Nghi định số 79/2007/NĐ-CP tại huyện Quỳ Hợp, Nghệ An – Thực trạng và giải pháp” (Hà Nội, năm 2008) [43].

Khoá luận đã tiếp cận chứng thực dưới góc độ là một dịch vụ hành chínhcông mà nhà nước có nghĩa vụ cung ứng cho công dân; phản ánh thực tiễnthực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Quỳ Hợp thông qua bảng số liệutổng hợp tình hình chứng thực, đặc biệt là sự khảo sát thông qua điều tra xãhội học để đánh giá việc thực hiện dịch vụ chứng thực dưới con mắt của cán

bộ, công chức - người thực hiện chứng thực, và người dân – người yêu cầuchứng thực; trên cơ sở những tồn tại, hạn chế, khoá luận cũng đề xuất nhữngnhóm giải pháp mang tính chất vĩ mô áp dụng trên phạm vi toàn quốc, cũngnhư những tác động đối với thực tiễn ở huyện Quỳ Hợp

Có thể thấy, những công trình trên đã tiếp cận ở những góc độ khácnhau xung quanh vấn đề chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực, đểlàm phong phú thêm về lý luận cũng như thực tiễn thực hiện chứng thực ởnước ta trong thời gian vừa qua Tuy nhiên chưa có một công trình nàonghiên cứu một cách khoa học và có hệ thống về quản lý nhà nước đối vớihoạt động chứng thực trên địa bàn cấp xã, đặc biệt là sau khi Nghị định số79/2007/NĐ-CP ra đời đã thể hiện sự phân cấp mạnh mẽ cho chính quền cấpxã

Như chúng ta đã biết, hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên bất

cứ lĩnh vực nào nói chung, hay lĩnh vực chứng thực nói riêng, luôn luôn làhoạt động áp dụng pháp luật một cách có sáng tạo dựa trên những điều kiệnđặc thù của mỗi địa phương, do vậy mà nghiên cứu về quản lý nhà nước vềchứng thực ở cấp xã – cấp cơ sở – cấp trực tiếp thực hiện chứng thực cho

người dân trên địa bàn huyện Lập Thạch nói riêng, các địa phương khác nóichung luôn là điều quan trọng và cần thiết, nhất là trong công cuộc đẩy mạnhcải cách hành chính, tăng cường phân cấp cho địa phương trong việc cungứng các dịch vụ công

Lập Thạch là một huyện miền núi, thuần nông của tỉnh Vĩnh Phúc, cònnhiều khó khăn; đồng bào dân tộc chiếm số lượng lớn và không thuần nhất

về dân tộc Trong những năm gần đây, thực hiện chủ trương đổi mới củaĐảng và Nhà nước, tình hình kinh tế - xã hội của huyện đã có nhiều thànhtựu, đời sống vật chất tinh thần của nhân dân được cải thiện Các hoạt độngkinh tế, xã hội, giáo dục đang diễn ra ngày càng sôi động, quá trình đô thịhoá đang diễn ra, khiến như cầu chứng thực của người dân cũng từ đó màtăng lên nhanh chóng Trong điều kiện như vậy, công tác quản lý nhà nước

về chứng thực ở cấp xã được đặt trước những yêu cầu và thách thức mới cầnđược nghiên cứu một cách nghiêm túc và khoa học Đây cũng là lý do cótính đặc thù thúc đẩy tôi lựa chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp hệ caohọc chuyên ngành quản lý hành chính công

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

Mục đích của luận văn là làm rõ cả về phương diện lý luận và thựctiễn của hoạt động chứng thực và vấn đề quản lý nhà nước về chứng thựcnói chung, trong đó tập trung vào phân tích, đánh giá thực trạng quản lý vềchứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch, chỉ ra nhữngbất cập của nó, trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị, đề xuất nhằm nâng caochất lượng tổ chức quản lý cung ứng dịch vụ chứng thực trong điều kiện cảicách hành chính hiện nay

Để hoàn thành mục đích đề ra, luận văn tập trung giải quyết các nhiệmvụ:

- Một là, phân tích những vấn đề cơ bản về hoạt động chứng thực theo

quy định pháp luật hiện hành, đó là các nội dung: thẩm quyền, yêu cầu củachứng thực, quyền và nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức tham gia chứngthực, thủ tục, địa điểm, thời hạn, lệ phí chứng thực

- Hai là, phân tích những nội dung cơ bản của công tác quản lý nhà

nước về chứng thực theo quy định hiện hành, trong đó có tổ chức, nhiệm vụ,quyền hạn của các chủ thể quản lý Trên cơ sở đó, khảo sát thực tiễn thựchiện hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực ở các xã trênđịa bàn huyện Lập Thạch – Vĩnh Phúc; đánh giá ưu, nhược điểm, tìm ranguyên nhân dẫn tới thực trạng đó

- Ba là, trên cơ sở thực trạng, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao

chất lượng việc thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực ởcấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch hiện nay

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

Từ góc độ khoa học quản lý hành chính công, đối tượng nghiên cứucủa luận văn là hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền và ngành tưpháp huyện Lập Thạch về công tác chứng thực theo quy định hiện hành; đềxuất những kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý và thực hiệnchứng thực trên địa bàn này

Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về chứng thực và quản lýhoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền của cấp xã theo Nghị định số75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ; các nội dungchứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực những giao dịch

về đất đai, nhà cửa thuộc thẩm quyền, trong đó tập trung chủ yếu vào nhữngnội dung chứng thực mà số lượng nhiều, như chứng chứng thực bản sao từbản chính, chứng thực chữ ký

Các vần đề như tổ chức và hoạt động chứng thực tại Phòng Tư pháp

và công tác chứng thực của cơ quan đại diện Việt Nam (gồm: cơ quan đạidiện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài)không thuộc phạm vi nghiên cứu của luận văn

Đối tượng khảo sát của luận văn là: Chính quyền và ngành tư pháphuyện Lập Thạch, trong đó tập trung khảo sát hai chủ thể quản lý trực tiếp vàthường xuyên là Phòng Tư pháp huyện Lập Thạch, và UBND các xã, thị trấntrên địa bàn Huyện Các cán bộ thực hiện chứng thực, và những người dân

trên địa bàn/hay có tham gia vào hoạt động chứng thực tại xã trên địa bànhuyện Lập Thạch cũng nằm trong đối tượng khảo sát của luận văn.

Luận văn chủ yếu nghiên cứu hoạt động quản lý chứng thực của cấp

xã trong khoảng thời gian từ năm 2007 (từ khi Nghị định số 79/NĐ-CP cóhiệu lực, ngày 01 tháng 7 năm 2007) đến nay Những số liệu được thu thậpchủ yếu trong giai đoạn này để thể hiện quá trình và hiệu quả của hoạt độngquản lý của các cơ quan có thẩm quyền, có trách nhiệm Một vài số liệu phátsinh ngoài thời gian này được đưa vào luận văn với mục đích cung cấp thêmthông tin cho quá trình khảo sát

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý luận của luận văn là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủnghĩa duy vật lịch sử; tư tưởng, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhànước về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước; quan điểm, chươngtrình cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010, và giai đoạn

2011 – 2020 Bên cạnh đó, một số sách trong nước về phân cấp quản lý hànhchính nhà nước, đổi mới cung ứng dịch vụ công ở Việt Nam hiện nay cũng là

cơ sở lý luận của luận văn

Để hoàn thành mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn sử dụngcác phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, hệ thống hoá…đểnghiên cứu những vấn đề lý luận về chứng thực, quản lý nhà nước về chứngthực; sử dụng phương pháp điều tra xã hội học bằng bảng hỏi, phỏng vấn sâukết hợp với khảo sát thực tế để thu thập các thông tin, số liệu thực tế phục vụcho việc phân tích, đánh giá thực trạng, nguyên nhân của những vấn đềnghiên cứu và luận chứng tính khả thi của các giải pháp mà luận văn đề xuất

6 Đóng góp mới của luận văn

- Về phương diện lý luận: Luận văn đề cập và phân tích toàn diện, có

hệ thống về hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực theoquy định hiện hành, cũng như quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp luật vềvấn đề này trong pháp luật Việt Nam Đặt trong bối cảnh cải cách nền hànhchính nhà nước theo hướng phân cấp mạnh mẽ cho cấp cơ sở trong việc cungứng dịch vụ công, đồng thời sự phân cấp đó không nằm ngoài cải cách thử

tục hành chính theo cơ chế một cửa, luận văn sẽ đưa ra một cái nhìn tổng thể

về cung cách quản lý hoạt động chứng thực ở cấp xã gắn với việc triển khai

cơ chế một cửa, dưới góc độ là quản lý cung ứng một dịch vụ công cho người dân, nhằm hướng tới cải cách đồng bộ hoạt động này.

- Về phương diện thực tiễn: qua việc phân tích, đánh giá thực trạnghoạt động chứng thực tại các xã trên địa bàn huyện Lập Thạch, luận văn sẽcho thấy những thuận lợi, khó khăn trong quản lý của chính quyền và ngành

tư pháp Huyện Từ đó đề xuất những khuyến nghị hợp lý nhằm nâng caochất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý chứng thực ở cấp xã hiện nay, khôngchỉ áp dụng đối với huyện Lập Thạch, mà còn có thể áp dụng với những địaphương có điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội, dân cư tương đồng như nhiềuhuyện miền núi của tỉnh Thái Nguyên, Tuyên Quang, Sơn La, Hòa Bình, cáchuyện miền núi thuộc Tây Nguyên

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm:

- Chương 1: Một số vấn đề chung về chứng thực và quản lý nhà nước

về chứng thực

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhà nước đối với hoạt độngchứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch

- Chương 3: Một số khuyến nghị góp phần nâng cao chất lượng quản

lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch

Chương 1:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 1.1 Chứng thực

1.1.1 Khái niệm “chứng thực”

Nhu cầu đảm bảo về pháp lý của con người tất yếu sẽ càng tăng cùngvới sự phát triển của cuộc sống Hàng ngày, con người có nhu cầu cùng mộtlúc sử dụng nhiều loại giấy tờ vào nhiều mục đích khác nhau; ví dụ như cùngmột lúc nộp hồ sơ xin việc vào nhiều tổ chức khác nhau, nộp hồ sơ thi vàonhiều trường đại học khác nhau, trong khi đó nhà nước chỉ cấp cho mỗingười một bản chính của mỗi loại văn bằng, giấy tờ Như vậy, vấn đề đặt ralúc này là tìm kiếm các loại giấy tờ có thể thay thế các bản chính trong cácgiao dịch, và bản sao xuất hiện Tuy nhiên, các bản sao tự nó không chứngmình được sao đúng với bản chính của mình Bản sao lúc này cần phải cómột sự đảm bảo bằng pháp lý nhằm giảm sự thiệt hại cho các bên trong giaodịch cũng như sự an toàn cho quản lý nhà nước Điều này khẳng định mộtlần nữa rằng, chứng thực là nhu cầu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giaodịch của công dân, tổ chức và của chính nhà nước

Khi tìm hiểu khái niệm “chứng thực”, có thể tiếp cận theo một số góc

độ sau:

- Theo Tiếng Anh, Chứng thực (Certify) có nghĩa là “sự chính thứcchứng nhận” [19, tr.148]

- Theo Từ điển Tiếng Việt thông dụng do Nhà xuất bản Giáo dục ấn

hành năm 1995, “Chứng thực là xác nhận là đúng sự thật” (Certify as true).

Có thể thấy, theo nghĩa chung, chứng thực là sự chứng nhận của cánhân hay tổ chức nào đó về tính xác thực của một hay nhiều văn bản, giấy tờ,

sự vật, sự việc,…Ở đây, chủ thể của việc thực hiện chứng thực có thể là tổchức hoặc cá nhân với tư cách là người làm chứng và sự chứng nhận mangtính chất khách quan

- Theo khía cạnh khác, trên diễn đàn khoa học hành chính công ở Việt Nam hiện nay, ở bình diện chung, nhiều nhà khoa học nhìn nhận chứng thực

là một loại “dịch vụ công” mà nhà nước cung ứng cho công dân để phục vụđời sống xã hội hàng ngày [17], [33] Cách tiếp cận này còn khá mới mẻ ởViệt Nam, coi người dân là “khách hàng” và nhà nước có nghĩa vụ cung ứng,phục vụ nhân dân Quan điểm này có tính hợp lý và không chỉ ngày càngđược thừa nhận rộng rãi, mà còn được cụ thể hóa trong các cương lĩnh củaĐảng, pháp luật của nhà nước, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay chúng tađang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, dodân, vì dân, chuyển dần từ nền hành chính truyền thống mang nặng tính “caitrị” sang mô hình nền hành chính hiện đại – nền hành chính “phục vụ” Nhànước ta là nhà nước của dân, cán bộ, công chức là công bộc của dân, hết lòngchăm lo cho lợi ích của dân

Đây cũng chính là “kim chỉ nam” cho sự đổi mới về công tác cải cách

tư pháp hiện nay, trong đó có nội dung cải cách công tác chứng thực (cùngvới công chứng, giám định tư pháp, trợ giúp pháp lý, và một số nội dungkhác thuộc nội dung bổ trợ tư pháp) Quan điểm của khoa học hành chínhcông sẽ được đề cập sâu hơn ở phần sau để mình chứng cho việc thực hiệncải cách chứng thực khi mà vấn đề chứng thực được phân cấp mạnh cho cấp

xã Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả chọn đề tài này trên thựctiễn huyện Lập Thạch

- Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam:

Tại khoản 2 Điều 2 Nghi định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000của Chính phủ quy định về “công chứng, chứng thực” có đưa ra định nghĩa

về chứng thực Theo đó, “Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghi định này” Đây chính là định nghĩa pháp lý và là/trở thành

quan điểm chính thống, nhất quán ở nước ta về chứng thực Hoạt động nàytheo đúng nghĩa chỉ do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện (mới có giátrị pháp lý)

Việc chứng thực bao gồm nhiều nội dung: chứng thực di chúc, chứngthực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực nhân dân, chứng thực đất đaikhông có tranh chấp, chứng thực chữ ký cá nhân, chứng thực bản sao từ bảnchính,….Như đã trình bày ở phần “Đối tượng, phạm vi nghiên cứu”, luậnvăn chỉ nghiên cứu những nội dung chứng thực thuộc thẩm quyền củaUBND cấp xã, bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký, và một số nội dung khác theo quy định của pháp luật

Như vậy, theo quan điểm của các nhà lập quy thì có thể thấy chứngthực ở nước ta là một công việc do cơ quan hành chính nhà nước thực hiệndựa trên thẩm quyền hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, để phục

vụ những nhu cầu chính đáng, hợp pháp của các cá nhân, tổ chức trong xãhội, xuất phát từ chính nhu từ nhu cầu của công tác quản lý nhà nước Các cơquan hành chính nhà nước (cụ thể là UBND cấp huyện và UBND cấp xã)thực hiện chứng thực nhằm đảm bảo tính xác thực và có giá trị pháp lý củacác giấy tờ được sao y bản chính, chữ ký công dân, và nhiều sự việc khácđược pháp luật quy định

Để thực hiện công việc đó của mình, các cơ quan hành chính nhà nướccần sử dụng các biện pháp tổ chức – điều hành, kiểm tra, giám sát, hay nóicách khách, đó là thực hiện công tác quản lý nhà nước Điều này được thểhiện rất rõ trong các quy định tại Chương II – Nghị định số 75/2000/NĐ-CP

và Chương III – Nghị định 79/2007/NĐ-CP điều chỉnh về “Quản lý nhànước về chứng thực” Tại các chương này, Chính phủ quy định rõ nhiệm vụ,quyền hạn của các cấp các ngành trong việc quản lý công tác chứng thực;quy định về khen thưởng, xử lý vi phạm, khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vựcchứng thực Đây cũng là vấn đề cần giải quyết của luận văn này, được thểhiện rất rõ nét ngay trong tên của đề tài

Qua sự phân tích trên có thể nhận thấy sự thống nhất trong quan điểm

về chứng thực giữa khoa học hành chính công và quan điểm pháp lý hiện nay

ở Việt Nam Điều này có nghĩa, nếu coi chứng thực là một loại dịch vụ công

mà nhà nước có trách nhiệm phải cung ứng cho người dân, thì ở khía cạnhkia, nhà nước phải quản lý chứng thực làm sao cho tốt, để nâng cao chất

lượng cung ứng dịch vụ của mình, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân,phục vụ cho sự phát triển của xã hội Quan niệm như vậy để thấy được côngcuộc cải cách tổng thể nên hành chính quốc gia có thành công hay không phụthuộc rất nhiều vào “tâm thế” của các cơ quan hành chính nhà nước từ trungương tới địa phương cũng như “tâm thế” của cán bộ, công chức của các cơquan này trong việc đã thực sự coi mình là người phục vụ nhân dân, và phảiquản lý tốt những công việc phục vụ đó chưa Do vậy mà trong đề tài này,các nội dung sẽ được triển khai theo trục tư duy, là nghiên cứu sự quản lý(thông qua các nội dung, hình thức quản lý) của các cơ quan có thẩm thẩmquyền trên địa bàn huyện Lập Thạch về tổ chức hoạt động chứng thực dướigóc độ là “người” cung ứng dịch vụ công cho xã hội

- Phân biệt “chứng thực” và “công chứng”:

Chúng ta có thể nhìn nhận sâu hơn về khái niệm chứng thực thông qua

sự phân biệt khái niệm này với khái niệm khá gần, đó là khái niệm “côngchứng”

Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động khác nhauhoàn toàn Tuy vậy, đến nay, vì một vài lý do khác nhau khiến vẫn tồn tại sựnhầm lẫn, đồng nhất hai hoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyêntruyền pháp luật về công chứng, chứng thực trong dân chúng gặp không ítkhó khăn Do vậy, khi nghiên cứu về chứng thực thì sự so sánh để tìm raphân biệt với công chứng là điều cần thiết

+ Về mặt văn bản pháp luật: Trước ngày 01/7/2007, hoạt động côngchứng và chứng thực được điều chỉnh chung bởi Nghị định 75/2000/NĐ-CPcủa Chính phủ về “công chứng, chứng thực” Từ ngày 01/7/2007, Nghị định79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về “cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký” có hiệu lực thi hành, đã thay thế cácquy định các quy định về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại Nghịđịnh 75/2000/NĐ-CP; Luật Công chứng đã thay thế hoàn toàn các quy định

về công chứng được quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP Như vậy, từngày 01/7/2007, hai hoạt động “công chứng” và “chứng thực” đã được quyđịnh rõ ràng ở những văn bản pháp luật khác nhau

Theo Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP:

“Công chứng” là việc Phòng Công chứng xác nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc các giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác, và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghi định này.

“Chứng thực” là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ ký cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghi định này.

Điều 2 Luật Công chứng năm 2007 cũng định nghĩa về công chứng,theo đó:

“Công chứng” là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, về mặt chủ thể thực hiện hoạt động: công chứng là hoạt

động được thực hiện bởi công chứng viên thuộc các “Phòng Công chứng”hoặc “Văn phòng công chứng”, còn chứng thực được thực hiện bởi cơ quannhà nước có thẩm quyền, bao gồm: Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tưpháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;ngoài ra, các cơ quan, tổ chức cấp bản gốc các loại văn bản có tính pháp lýcũng có quyền chứng thực bản sao các văn bản mà họ đã cấp bản gốc

+ Sự nhầm lẫn: có thể thấy nguyên nhân sâu xa của sự nhầm lần công

chứng và chứng thực là do sự quy định thiếu rõ ràng trong văn bản pháp luật.Trước đây, Nghị định 75/2000/NĐ-CP không quy định rõ những loại giấy tờnào cần phải chứng thực, nhưỡng loại giấy tờ nào cần phải công chứng.Khoản 1 Điều 14 quy định: Hợp đồng giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký cánhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch đã đượcPhòng Công chứng chứng nhận thì gọi là văn bản công chứng, còn nếu đượcUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực thì gọi là văn bản chứngthực Thông tư số 93/TTLT-BTC-BTP ngày 21 tháng 11 năm 2001 về hướngdẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí công chứng, chứng thực cũng

không có sự phân biệt trong mức thu lệ phí các loại giấy tờ khi được thựchiện ở phòng công chứng hay Uỷ ban nhân dân

Một dẫn chứng khác: Khoản 2 Điều 21 Nghị định 75/2000/NĐ-CPquy định về thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng, theo đó: PhòngCông chứng được công chứng những các việc thuộc thẩm quyền chứng thựccủa Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã, trừ những hợpđồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Uỷban nhân dân cấp huyện theo quy định

Pháp luật quy định như vậy dễ khiến người ta hiểu đơn giản rằng, tất

cả các loại giấy tờ đều có thể công chứng hoặc chứng thực, kể cả bản sao từbản chính và chữ ký; và/hoặc đồng nhất hoạt động chứng thực của Uỷ bannhân dân cấp huyện và cấp xã với hoạt động công chứng của Phòng Côngchứng Trên thực tế, khi thực hiện Nghị định 75/2000/NĐ-Chính phủ, cóhiện tượng các Phòng Công chứng thường quá tải, bởi lẽ: nhiều người dânkhông phân biệt được thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã

và cấp huyện, nên đã lựa chọn phương án “chắc chắn” là đến các PhòngCông chứng

Hiện nay, khi có Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP,chúng ta cần có sự phân biệt rõ ràng về công chứng và chứng thực Theo tinhthần của hai văn bản này, trong khi chứng thực vẫn là một dịch vụ công do

cơ quan hành chính nhà nước thực hiện thì công chứng đã được xã hội hoá.Các Phòng Công chứng nhà nước nay được chuyển thành các đơn vị sựnghiệp trực thuộc Sở Tư pháp; còn ở khu vực tư nhân, các Văn phòng côngchứng được thành lập dưới hình thức là các doanh nghiệp tư nhân hoặc công

ty hợp danh Do vậy hai thuật ngữ, hai hoạt động – công chứng và chứngthực cần phải được tách bạch và sử dụng đúng Có như vậy thì việc triểnkhai các quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực mới dễ đi vàocuộc sống Đó cũng là cách làm cho việc quản lý nhà nước đối với hai loạihoạt động này trở nên “dễ” hơn

1.1.2 Quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp luật về hoạt động chứng thực, công chứng ở Việt Nam

Hai khái niệm “chứng thực”, “công chứng”, mới được làm rõ và táchbiệt trong quy định pháp luật những năm gần đây Trước khi có sự tách biệtnày, hai khái niệm/hoạt động này có ý nghĩa tương đương nhau Do vậy mà

ở mục này, chúng tôi chọn đề mục là “Quá trình hoàn thiện điều chỉnh phápluật về hoạt động chứng thực, công chứng ở Việt Nam” để có thể thấy rõhơn sự phát triển của hai chế định này trong lịch sử pháp luật Việt Nam

Có thể có nhiều cách để phân chia thành các giai đoạn của quá trìnhhoàn thiện pháp luật của Nhà nước ta về chứng thực, công chứng Tuy vậy,theo logic của luận văn khi đặt chứng thực trong bối cảnh cải cách tư pháp,cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền hiện nay, tác giả chọncách tiếp cận theo các giai đoạn trong tiến trình cải cách

Theo đó, quá trình này có thể được chia thành ba giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tớitrước Đổi mới (1945 - 1986);

- Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính(1986 – 1997)

- Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – nay)

a) Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tới trước Đổi mới (1945 - 1986)

Hoạt động chứng thực, công chứng đã được tiến hành ngay sau Nhànước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời (02/9/1945) và không ngừng đượccủng cố qua các giai đoạn lịch sử

Ngày 01/10/1945, Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trọng Khánh đã kýquyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng như: bãichức công chứng viên người Pháp tại Văn phòng công chứng; bổ nhiệm mộtcông chứng viên người Việt Nam thay thế công chứng viên người Pháp tại

Hà Nội; những luật lệ cũ về công chứng vẫn được áp dụng, trừ những quyđịnh trái với chính thể Việt Nam Đân chủ Cộng hoà

Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh số 59 quyđịnh về thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung, trình tự thủ tục thị thực giấy

tờ cho công dân trong giao dịch dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhậnđịa chỉ cụ thể của một người tại địa phương Xét về nội dung, đây chỉ là mộtthủ tục hành chính, càng về sau, việc áp dụng Sắc lệnh 59 càng mang tínhhình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng năm sinh, chữ ký và địa chỉ thườngtrú của đương sự Tiếp đó, ngày 29/02/1952, Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh số 85/

SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộngđất Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc lệnh số 85/SL chỉ áp dụng đốivới những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Uỷ ban kháng chiến Cũngtheo Sắc lệnh này, Uỷ ban kháng chiến cấp xã hoặc xã được nhận thực vàovăn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho, đổinhà cửa, ruộng đất, và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ củanhững nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho, đổi

Từ năm 1954 đến năm 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt độngcông chứng, chứng thực Năm 1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)

ra Nghị định số 1431/NĐ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

Bộ Tư pháp

Nhìn chung, trong giai đoạn này, hoạt động chứng thực chủ yếu thựchiện trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc, còn chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký là rất ít Việc thực hiện công tác này còn mang tínhchất “hành chính” nặng nề của cơ chế “xin – cho” – một biểu hiện của nềnhành chính tập trung, quan liêu, bao cấp

b) Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính (1986 – 1997)

Bước vào công cuộc đổi mới (bắt đầu từ năm 1986), nhu cầu về chứngthực tăng lên, nhất là việc chứng thực các bản sao

Trên cơ sở của Nghị định 143/NĐ, năm 1987 Bộ Tư pháp ban hànhThông tư số 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước Cùngvới Thông tư 574 là sự ra đời của Phòng Công chứng Thành phố Hồ ChíMinh, Phòng Công chứng Hà Nội và một số phòng công chứng ở các địa bàn

khác (nếu có nhu cầu); công tác công chứng, chứng thực của Uỷ ban nhândân cũng được kiện toàn.

Ngày 27/7/1991, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số45/NĐ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Đây là văn bản phápquy đầu tiên về công chứng ở nước ta, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xãhội chủ nghĩa, đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản Theo Nghị định này,các Phòng công chứng nhà nước ở địa phương do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh

thành lập để đáp ứng nhu cầu của người dân Phòng công chứng nhà nước

là cơ quan thuộc UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tạingân hàng, có con dấu mang hình quốc huy Các Phòng công chứng nhànước thực hiện 10 nhóm việc phải công chứng, trong đó có chứng nhận bảnsao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài

Cùng với sư phát triển của nền kinh tế, xã hội, nhu cầu chứng nhậnbản sao ngày càng tăng lên trong khi mỗi tỉnh chỉ có 1 đến 2 Phòng côngchứng nên đã gây nên tình trạng quá tải ở các Phòng công chứng này Ngoàicác Phòng công chứng nhà nước thuộc UBND cấp tỉnh, tại các quận/ huyện/thị xã chưa có Phòng công chứng nhà nước, UBND cấp huyện cũng thựchiện việc chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt

Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 4/5/1994 về “Cải cách một bướcthủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức”,để giải quyết tình trạng ngày càng quá tải của các Phòng công chứng nhànước, ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về “Tổ chức

và hoạt động công chứng nhà nước” Theo Nghị định này, việc chứng thựcbản sao các giấy tờ từ bản chính chuyển cho UBND quận, huyện, thị xãthuộc tỉnh thực hiện, các Phòng công chứng nhà nước không thực hiện việcnày nữa; các Phòng công chứng nhà nước ở các địa phương thuộc các Sở Tưpháp Sự thay đổi này so với Nghị định 45/NĐ (27/7/1991) cũng đã góp phầnchuyên môn hóa hoạt động công chứng

c) Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – nay)

Bước vào giai đoạn đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo Chỉ thị

số 342/TTg ngày 22/5/1997 của Thủ tướng Chính phủ, để đáp ứng nhu cầu

ngày càng tăn của cá nhân, tổ chức về công chứng, chứng thực, góp phầnphục vụ cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, đồng thời tăng cườngquản lý nhà nước về công tác công chứng, chứng thực, Chính phủ đã banhành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về “Công chứng, chứng thực” Nghị định

số 75/2000/NĐ-CP đã có sự chọn lọc, kết hợp các quy định trong hai Nghịđịnh số 45/HĐBT và 31/CP; đã quy định UBND cấp huyện chứng thực bảnsao văn bằng, giấy tờ, chứng chỉ bằng tiếng Việt, tiến nước ngoài và chứngthực chữ ký cá nhân Như vậy, theo Nghị định này, thì việc chứng nhận bản

sao là sao y bản chính có thể gọi là chứng thực nếu được thực hiện ở UBND cấp huyện, còn gọi là công chứng nếu thực hiện ở Phòng công chứng nhà

nước Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định về phạm vi công chứng, chứngthực, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự thực hiện việc công chứng,chứng thực, tổ chức phòng công chứng và công tác chứng thực của Uỷ bannhân dân cấp huyện, của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Đây là Nghị định có nhiều điểm mới: so với các văn bản trước đó như:khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi côngchứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy định

rõ ràng, cụ thể, v.v Về tính chất, hành vi công chứng, chứng thực là mộthoạt động bổ trợ tư pháp, là một loại dịch vụ công nhằm xác định tính chânthực và đúng pháp luật của bản sao của các loại hồ sơ, giấy tờ mang tínhpháp lý và các giao dịch dân sự Nghị định cũng quy định các cơ quan cóthẩm quyền công chứng, chứng thực bao gồm: các phòng công chứng nhànước; Uỷ ban nhân dân cấp huyện; Uỷ ban nhân dân cấp xã; cơ quan đại diệnngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài Đồng thời, cơ quan, tổchức cấp bản gốc các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính pháp lý cũng có quyềnchứng thực bản sao các hồ sơ, giấy tờ mà mình cấp bản gốc

Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhànước có thẩm quyền thực thi công tác công chứng chứng thực đã góp phầncho việc bản đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại

và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật, tăngcường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Tuy vậy, cuộc sống vận động không ngừng, nhu cầu công chứng,chứng thực của người dân cũng không ngừng tăng lên Một thực trạng phổbiến là tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng nhà nước và UBND cấphuyện, cũng như làm sao để người thuận tiện hơn, được phục vụ tốt hơn khi

đi yêu cầu chứng thực

Để khắc phục tình trạng này, ngày 29/11/2006, Quốc hội đã thông quaLuật Công chứng số 82/2006/QH11, Chính phủ ban hành Nghị định số79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký” Hai văn bản này cùng có có hiệu lựcthi hành từ ngày 01/7/2007 Từ đây hai hành vi công chứng và chứng thựcđược phân biệt rõ ràng, cụ thể trong hai văn bản pháp luật khác nhau Đó làmột bước cải cách lớn trong lĩnh vực công chứng, chứng thực ở nước ta

Đối với hoạt động chứng thực, do nhu cầu của nhân dân về chứng thựcbản san, chứng thực chữ ký tăng nhanh trong những năm gần đây của quátrình đổi mới đất nước (số liệu của Bộ Tư pháp cho thấy, trên 90% số lượngviệc giải quyết của các phòng Công chứng là việc chứng thực bản sao, chứngthực chữ ký), cho nên Nghị định 79/2007/NĐ-CP được ban hành là thực sựcần thiết, đáp ứng nhu cầu và mong mỏi của nhân dân Nghị định quy địnhtrực tiếp việc chứng thực bản bản, chứng thực chữ ký là thuộc thẩm quyềncủa hơn 700 phòng Tư pháp, hơn 12.000 Uỷ ban nhân dân cấp xã trong cảnước và gần 200 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, gấp hơn 15 lần số

cơ quan chứng thực trước đây đối với hai nội dung chứng thực này

Về lý thuyết, đây là một giải pháp tích cực khắc phục tình trạng quátải chứng thực tồn tại nhiều năm tại các phòng công chứng, đồng thời đápứng được yêu cầu của cải cách hành chính giai đoạn hiện nay là phải phânbiệt rõ chức năng của cơ quan nhà nước công quyền (ở đây là các cơ quanchứng thực) với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công (ở đây là các Phòngcông chứng nhà nước, Văn phòng công chứng)

Như vậy có thể nói, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã tạo nên một sựchuyển biến mạnh mẽ về phân cấp thực hiện dịch vụ chứng thực ở nước tatrong thời gian vừa qua

1.1.3 Hoạt động chứng thực theo pháp luật Việt Nam hiện hành

1.1.3.1 Văn bản pháp luật

a) Văn bản điều chỉnh trực tiếp:

- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chínhphủ về công chứng, chứng thực;

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về Cấpbản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Trong đó: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã thay thế các quy định vềchứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.Tuy nhiên, một số nội dung chứng thực khác ngoài chứng thực bản sao từbản chính, chứng thực chữ ký như: chứng thực di chúc, chứng thực văn bảntừ chối nhận di sản, chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, v.v vẫnđược thực hiện theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP

- Thông tư 03/2001/TT-BTP ngày 14 tháng 3 năm 2001 của Bộ Tưpháp về hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực

- Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tưpháp về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CPngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

b) Một số văn bản liên quan:

- Bộ luật dân sự năm 2005;

- Luật Đất đai năm 2003;

- Luật Nhà ở năm 2005;

- Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13 tháng 06năm 2006 của liên Bộ Tư pháp về Bộ Tài nguyên & Môi trường về Hướngdẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền củangười sử dụng đất

- Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT-BTC-BTP ngày 21 Tháng 11năm 2001 của liên Bộ Tài chính – Bộ Tư pháp về Hướng dẫn chế độ thu, nộp

và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực (Áp dụng đối với

những nội dung chứng thực ở cấp xã theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP màkhông phải là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo Nghịđịnh số 79/2007/NĐ-CP).

- Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17 Tháng 10năm 2008 của liên Bộ Tài chính – Bộ Tư pháp về Hướng dẫn về mức thu,chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực

- Thông tư số 97/2006/TT-BTC ngày 16 tháng 10 năm 2006 của

Bộ Tài chính về Hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết địnhcủa Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.1.3.2 Thẩm quyền chứng thực

- Thầm quyền chứng thực của UBND cấp huyện:

Theo quy đính tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, UBND cấp huyện(UBND các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứngthực các việc sau đây:

(1) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trongphạm vi địa hạt cấp mình mà không thuộc thẩm quyền địa hạt của phòngcông chứng Trong đó, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản liênquan đến bất động sản không phụ thuộc vào địa hạt nói trên ("Địa hạt" làmột hoặc một số quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh);

(2) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trịdưới 50 triệu đồng;

(3) Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khainhận di sản;

(4) Chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật

Chủ tịch UBND cấp huyện uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thựchiện việc chứng thực trên Trưởng phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại sở

Tư pháp Mỗi phòng Tư pháp phải có cán bộ Tư pháp chuyên trách giúpTrưởng phòng thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp chuyên trách phải

có bằng cử nhân Luật và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực

- Thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp:

Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày25/8/2008 của BỘ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số79/2007/NĐ-CP lần đầu tiên quy định trực tiếp thẩm quyền chứng thực chocác Phòng Tư pháp Theo đó, các Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thựcbản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo phạm vi quy định, cụ thể nhưsau:

(1) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếngnước ngoài;

(2) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bảntừtiếng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếngnướcngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nướcngoài;

(3) Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặcchủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Vănbằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Namtrong đỏ có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt, v.v.);

(4) Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộchiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại họcViệt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài, v.v trong đó có ghiđầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài);

(5) Chứng thực đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đóvừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếngnước ngoài

Trưởng phòng, phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứngthực các việc trên theo quy định và đóng đấu của Phòng Tư pháp

Khác với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, các nội dung chứng thực tạiNghị định số 79/2007/NĐ-CP đều được định nghĩa một cách rõ ràng, baogồm:

"Bản chính" là bản do cơ quan , tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên

có giá trị pháp lý để sử dụng, là sơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao;

Bản chính gồm có bản chính cấp lần đầu và bản chính cấp lại (Thông tư03120081TT-BTP).

"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có

nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính;

"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm

quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này (bao gồm: Phòng Tư pháp,UBND cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bảnchính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính;

"Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy

định tại Điều 5 của Nghị định này (bao gồm: phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) chứng thựcchữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứngthực

- Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã:

Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã (gồm UBND các xã,phường, thị trấn) được quy định tại , Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Thông

(3) Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộchiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại họcViệt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài, v.v trong đó có ghiđầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài);

(4) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;(5) Chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản;

(6) Chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật

- Thẩm quyền chứng thực của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không những mở rộng thẩm quyềnchứng thực tới các phòng Tư pháp, mà còn quy định trực tiếp thẩm quyềnchứng thực cho các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là cơ quan đại diệnViệt Nam ở nước ngoài), đã thực sự tạo thuận lợi cho các cá nhân, tổ chứcViệt Nam ở nước ngoài trong hoạt động chứng thực phục vụ cho các giaodịch dân sự của mình, đóng góp tích cực trong công cuộc cải cách kinh tếthúc đẩy xã hội phát triển

Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, cơ quan đại diệnViệt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký thuộc thẩm quyền chứng thực của cả UBND cấp xã vàPhòng Tư pháp (như đã nêu ở trên) Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giaocủa cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việctrên theo thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan đại diện Việt Nam ở nướcngoài

Hoạt động chứng thực, xét về tính chất, là hoạt động bổ trợ tư pháp, làmột loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực, đảm bảo pháp lý chocác hồ sơ, giấy tờ của các cá nhân, tổ chức trong các giao địch của mình Do

đó, việc phân cấp trực tiếp thẩm quyền chứng thực cho cơ quan chuyên môncủa cơ quan hành chính nhà nước (Phòng Tư pháp) là một xu hướng đúngđắn, phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay làphải thực hiện phân cấp quản lý hành chính một cách triệt để giữa trungương và địa phương, giữa các cấp chính quyền địa phương Tuy vậy, việcphân cấp hiện nay mới chỉ được thực hiện trong hoạt động chứng thực bảnsao, chứng thực chữ ký theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Những nội dungchứng thực khác vẫn được thực hiện theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, chonên việc phân cấp chưa được thực hiện triệt để

1.1.3.3 Những yêu cầu của chứng thực

Những yêu cầu của chứng thực được quy định khái quát trong nhữngnguyên tắc thực hiện công chứng, chứng thực (Điều 6 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP), theo đó, ta có thể phân thành các nhóm yêu cầu sau đối với hoạtđộng này:

- Đảm bảo tính xác thực

Khi thực hiện công tác chứng thực, người thực hiện chứng thực phảikhách quan, trung thực và chịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình.Trong trường hợp biết hoặc phải biết việc chứng thực hoặc nội dung chứngthực là trái pháp luật, trái với đạo đức xã hội thì không được thực hiện chứngthực

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng như người thực hiệnchứng thực phải tôn trọng sự thật đúng nguyên hiện trạng, không được thêmbớt, làm sai lệch nội dung chứng thực

- Đảm bảo pháp chế

Đây là yêu cầu mang tính nguyên tắc Việc chứng thực phải thực hiệntheo quy trình thủ tục đã được pháp luật quy định, tuân thủ nghiêm ngặt cácquy định của Nhà nước về hoạt động chứng thực

Người dân đến yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dungchứng thực, chỉ được chứng thực những nội dung mà pháp luật không cấm

Cán bộ, công chức giải quyết yêu cần chứng thực của người dân phảichịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình; giải quyết thoả đáng quyềnlợi của người dân nhưng phải đảm bảo đúng pháp luật;

Những hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực đềuphải bị xử lý nghiêm minh theo pháp luật

- Giữ bí mật

Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thựccũng như những thông tin liên quan đến hoạt động chứng thực, trừ trườnghợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp

hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét

xử liên quan đến việc đã chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan Đốivới các cán bộ, công chức thì đây là một yêu cầu mang tính chất nghề nghiệp

chuyên môn nhằm đảm bảo quyền và lợi ích của người yêu cầu chứng thựccũng như các bên có liên quan.

1.1.3.4 Quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức trong hoạt động

chứng thực

Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

- Quyền của người yêu cầu chứng thực:

+ Quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực thựchiện yêu cầu chứng thực hợp pháp của mình Trong trường hợp bị từ chốichứng thực, người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩmquyền chứng thực đó giải thích rõ lý do (Điều 7 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP)

+ Yêu cầu chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trứ: Đối với việcchứng thực bản sao từ bản chính, quyền của người yêu cầu chứng thực được

mở rộng hơn tại Nghị định 79, đó là việc: Người yêu cầu chứng thực bản saotừ bản chính có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nàoquy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều 5 của Nghị định này (gồm : Phòng Tưpháp, UBND cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) thực hiệnviệc chứng thực, không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứngthực

+ Quyền khiếu nại, tố cáo: Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếunại theo pháp luật về thủ tục giải quyết các vụ án hành chính đối với việc từchối chứng thực không đúng với quy định của pháp luật; có quyền tố cáohành vi trái pháp luật của người thực hiện chứng thực theo quy định củapháp luật về tố cáo

Việc khiếu nại, tố cáo của người yêu cầu chứng thực, sẽ được trìnhbày tại mục 1.2.1 của Chương này

- Nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực:

+ Phải xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc chứngthực và phải chịu trách nhiệm về tình hợp pháp của giấy tờ đó; trong lườnghợp yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch thì người yêu cầu chứng thực

còn phải bảo đảm sự trung thực của mình trong việc giao kết hợp đồng, xáclập giao dịch, không được lừa dối (Điều 7, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP).

+ Phải nộp lệ phí chứng thực khi yêu cầu chứng thực đã được thựchiện theo quy định của pháp luật (Khoản lệ Điều 16, Nghị định số75/2000/NĐ-CP)

Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực

- Quyền của người thực hiện chứng thực:

Điều 38 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định về quyền hạn củangười thực hiện chứng thực Theo đó, người thực hiện chứng thực có nhữngquyền hạn sau đây:

+ Yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình đủ các giấy tờ cầnthiết cho việc thực hiện chứng thực;

+ Đề nghị cơ quan nhà nước, tổ chức có liên quan cung cấp thông tincần thiết cho việc thực hiện chứng thực; cơ quan nhà nước, tổ chức nhậnđược đề nghị có trách nhiệm kịp thời cung cấp các thông tin đó;

+ Yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc tư vấn khi thấy cầnthiết; chi phí giám định giấy tờ do người yêu cầu chứng thực trả khi có kếtluận giám định giấy tờ đó là giả mạo;

+ Lập biên bản tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơquan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy

tờ giả mạo, có những biện pháp đối với những trường hợp yêu cầu chứngthực có hành vi vi phạm pháp luật;

+ Người thực hiện chứng thực từ chối chứng thực trong những trườnghợp sau:

Biết hoặc phải biết yêu cầu chứng thực hoặc nội dung chứng thực tráipháp luật, đạo đức xã hội;

Việc chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặcnhững người thân thích là vợ hoặc chồng; cha, mẹ đẻ hoặc cha, mẹ chồng,cha, mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại;anh chị em ruột, anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi; cháu là con củacon trai, con gái, con nuối;

Việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan mình;

Có văn bản yêu cầu tạm đừng việc chứng thực của cơ quan nhà nước

+ Thực hiện chứng thực thuộc thẩm quyền của cơ quan mình;

+ Thực hiện chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác,đáp ứng đủ số lượng bản chứng thực theo yêu cầu của người yêu cầu chứngthực; Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm trước pháp luật về việcchứng thực của mình;

+ Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thựcphải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thựckhông thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quankhác có thẩm quyền;

+ Thực hiện những nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

1.1.3.5) Thủ tục chứng thực

Thủ tục chứng thực được thực hiện theo cơ chế “Một cửa”

Với việc thực hiện chứng thực ở cấp xã thì quy chế một cửa có vai tròquan trọng Bởi lẽ: chính quyền cấp xã là nơi mà chức năng tổ chức, thựchiện rõ nét nhất Cấp xã là nơi mà gần dân nhất, thể hiện rõ nhất, sinh độngnhất tình hình thực hiện pháp luật của cán bộ, công chức cũng như của đa sốngười dân Qua cơ chế một cửa, sẽ phản ánh được tổng hợp và chân thựcnhất tình thực thực hiện pháp luật tại cấp cơ sở Do vậy mà, luận văn này sẽđược triển khai theo hướng thực hiện chứng thực theo cơ chế một cửa, đểqua đó nổi rõ những thành tựu và hạn chế trong công tác quản lý (tổ chức,thực hiện) chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch

Quy chế “Một cửa” được thực hiện theo Quyết định số 93/2007/QĐ–TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện

cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa

phương Theo đó, cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức,

cá nhân, bao gồm cả tổ chức, cá nhân nước ngoài (sau đây gọi là tổ chức, cánhân) thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước,từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thựchiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hànhchính nhà nước (Điều 1); Phạm vi áp dụng: Bao gồm tất cả các công việcliên quan trực tiếp tới tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật

Trên tinh thần đó, việc giải quyết chứng thực được thực hiện theo cơchế một cửa, đó là:

- Nguyên tắc:

+ Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật

+ Công khai các thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, giấy tờ, hồ sơ

và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân

+ Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả + Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cánhân

+ Đảm bảo sự phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận, cơ quanhành chính nhà nước để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân

- Mô hình hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế mộtcửa

T

Theo quy trình chung gồm ba bước: tiếp nhận hồ sơ; thụ lý hồ sơ; và trả kết quả.

Bước l : Tiếp nhận hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực mang hồ sơ, giấy tờ cần chứng thực đến bộphận tiếp nhận và trả kết quả và yêu cầu chứng thực Bộ phận này có tráchnhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực xuấttrình

Bước 2: Thụ lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận và kiềm tra hố sơ, giấy tờ của người yêu cầu chứngthực, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nếu thấy hồ sơ hợp lệ và đầy đủ theoquy định thì thụ lý: vào sổ chứng thực, ghi lời chứng, ngày, tháng, năm, v.v.sau đó chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quanchứng thực

Bước 3: Trả hồ sơ

Sau khi hồ sơ được hoàn tất, sẽ chuyển lại cho bộ phận tiếp nhận vàtrả kết quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ lưu một bản vào hồ sơ, ghihoá đơn thanh toán và thu lệ phí chứng thực rồi trả hồ sơ cho người yêu cầuchứng thực

Trường hợp yêu cầu chứng thực không thể thực hiện ngay trong ngàythì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải ghi phiếu hẹn cho người yêu cầuchứng thực Nếu việc chứng thực chậm trễ so với phiếu hẹn thì người cótrách nhiệm phải thông báo cho người yêu cầu chứng thực biết lý do và hẹnlại ngày nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực không hợp lệ, cán bộ chứngthực sẽ gái lạ hồ sơ đó và nêu rõ lý do không được giải quyết Nếu việcchứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến

cơ quan khác có thẩm quyền

- Một số thủ tục chứng thực cụ thể:

Về nguyên tắc, tất cả các nội dung chứng thực đều được thực hiệntheo quy trình chung nêu trên Song trong phạm vi nghiên cứu đề tài luận

văn, chúng tôi chỉ nêu chi tiết quy trình thủ tục chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký làm đại diện.

Bước 2: Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, giấy tờ của người yêucầu chứng thực, BPTN&TKQ có trách nhiệm thụ lý những hồ sơ hợp lệ: vào

sổ chứng thực, ghi lời chứng (lời chứng phải ghi rõ: "chứng thực bản saođúng với bản chính"), nội dung chứng thực (ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗtrống phía trên - bên phải của trang đầu tiên của bản sao), ghi ngày, tháng,năm, ký, ghi rõ họ tên, sau đó chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền ký vàđóng dấu của cơ quan chứng thực Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phảiđóng dấu giáp lai

Bước 3: Sau khi hồ sơ đã được ký và chuyển lại cho BPTN&TKQ, bộphận này phải vào sổ lưu và lưu một bản sao theo quy định, thu lệ phí (cókèm theo biên lai) và trả hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực

Thủ tục chứng thực chữ ký:

Bước l : Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình xuất trình cácgiấy tờ: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó

BPTN&TKQ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ trên.Bước 2: Người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực hiệnchứng thực

Đây là quy định bắt buộc nhằm khẳng định chắc chắn rằng người kývao giấy tờ, văn bán dung là người lập giấy tờ, ván bản đó Người thực hiệnchứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm chứng thực; số, ngày cấp, nơi

cấp giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực; chữ ký trong giấy tờ, vănbản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, và gọi hồ sơ tới người cóthẩm quyền ký chứng thực, sau đó đóng dấu của cơ quan chứng thực.

Bước 3: Sau khi hồ sơ đã được ký và chuyển lại cho BPTN&TKQ, bộphận này phải vào sổ lưu và lưu một bản sao theo quy định, thu lệ phí (cókèm theo biên lai) và trả hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực

Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tụcchứng thực chữ ký nêu trên Song, trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi

rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống phía trên bên phải Nếu bản dịch có từhai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp laigiữa các tờ Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch(Điều 18 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP)

Với cơ chế một cửa trong giải quyết thủ tục chứng thực, các cá nhân,

tổ chức đến yêu cầu chứng thực chỉ cần liên hệ tại một đầu mối, đó là bộphận tiếp nhận và trả kết quả, còn việc phối hợp giải quyết các yêu cầuchứng thực là trách nhiệm của bộ phận này, điều đó đã tạo chiều thuận lợicho nhân dân, giảm đáng kể thời gian giải quyết đối với các yêu cầu chứngthực

1.1.3.6) Địa điểm, thời hạn, phí chứng thực

Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, việcchứng được thực hiện tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực (Điều

14 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP)

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêucầu chứng thực hàng ngày, bố trí nơi tiếp người yêu cầu chứng thực thuậnlợi, văn minh, lịch sự, bảo đảm trật tự và dân chủ Cán bộ tiếp nhận phải đeothẻ công chức

Tại trụ sở của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực phải niêmyết công khai lịch làm việc, quy chế tiếp dân, thẩm quyền, thủ tục, thời gian

- Về thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thựchiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó Trường hợp yêu cầu chứngthực bản sao với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại đểchứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc (Điều 15 Nghị định số79/2007/NĐ-CP)

Trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầuchứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm những không được quá 3ngày làm việc (Điều 19 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP)

Có thể thấy, quy định trên về thời hạn chứng thực không chỉ có ýnghĩa về thời gian mà còn có ý nghĩa về kinh tế rất lớn trong quá trình hộinhập, phát triển kinh tế thị trường đối với các cá nhân, tổ chức khi yêu cầuchứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của họ được giải quyết nhanh chóng,đúng pháp luất Điều đó còn thể hiện tinh thần phục vụ của cơ quan hànhchính nhà nước đang được cải cách nhằm đáp ứng với các yêu cầu của nhândân, yêu cầu của thời đại Tuy vậy, trong khi chúng ta đang tiếp tục đẩymạnh cải cách thủ tục hành chính thì việc cải cách về thời gian giải quyếtchứng thực cần sớm được áp dụng đối với tất cả các nội dung chứng thực.

c) Phí chứng thực

- Những quy định chung:

Điều 16 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định về lệ phí chứng thực

và các chi phí khác Theo đó, người yêu cầu chứng thực phải nộp lệ phí khiyêu cầu chứng thực đã được thực hiện Mức lệ phí, miễn, giảm và chế độquản lý, sử dụng lệ phí chứng thực do Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định

Trong trường hợp theo yêu cầu của người chứng thực, cơ quan thựchiện chứng thực thực hiện cả việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, dịch, hiệuđính, đánh máy, sao chụp và các việc khác có liên quan, thì họ còn phải nộpchi phí để thực hiện các việc đó Mức chi phí, chế độ quản lý, sử dụng chiphí này do Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định

Trên cơ sở nhiệm vụ được giao tại Điều 16 Nghị định số

75/2000/NĐ-CP, ngày 02/11/2001, liên Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp đã ban hành Thông

tư liên tịch số 93/2001/TTLT-BTC-BTP về Hướng dẫn chế độ thu, nộp vàquản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực

Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theoNghị đinh 79/2007/NĐ-CP, việc thu lệ phí hiện nay được thực hiện theoThông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP của Liên Bộ Tài chính và Bộ

Tư pháp Hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phícấp bản sao, lệ phí chứng thực

Bảng 1: Mức thu lệ phí chứng thực áp dụng tại UBND cấp xã

1 Phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo Nghị

định số 79/2007/NĐ-CP (Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP)

1 Cấp bản sao từ sổ gốc Không quá 3.000 đồng/bản

2 Chứng thực bản sao từ

bản chính

Không quá 2000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trởlên thì mỗi trang thu không quá 1.000đồng/trang, tối đa thu không quá 100.000đồng/bản;

3 Chứng thực chữ ký Không quá 10.000 đồng/trường hợp

2 Phí chứng thực các việc theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP (Ban

hành kèm theo thông tư số 93/2001/TTLT/BTC-BTP)

- Những quy định riêng:

Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP quy định việc Hộiđồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trưng ương có thể quyết định mứcthu lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực cho phù hợp với tình hình thực tếcủa từng địa phương, những tối đa không quá mức thu quy định trên

Đối với cá nhân có hộ khẩu thường trú tại các xã đặc biệt khó khănmiền núi và vùng sâu, vùng xa theo Quyết định số 135/1998/QĐ-TTg ngày31/7/1998 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình phát triển kinh

tế - xã hội các xã đặc biệt khó khăn miền núi và vùng sâu, vùng xa, Thông tưliên tịch 93/2001/TTLT/BTC-BTP quy định mức thu bằng 50% mức thu lệphí chứng thực quy định nêu trên Đối tượng được giảm mức thu lệ phí

chứng thực đó phải nộp đơn, có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi họ

có hộ khẩu thường trú (trừ trường hợp đối tượng yêu cầu chứng thực tại Uỷban nhân dân cấp xã nơi đối tượng được giảm lệ phí chứng thực có hộ khẩuthường trú, thì không phải làm đơn) và xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc

sổ hộ khẩu gia đình cho cơ quan chứng thực Chủ tịch UBND cấp huyệnhoặc người được uỷ quyền chứng thực, Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, giảiquyết giảm mức thu đối với từng trường hợp cụ thể, ghi vào đơn đề nghị củangười yêu cầu chứng thực Sau khi giải quyết mức giảm thu, cơ quan chứngthực phải lưu trữ đơn và ghi vào sổ chứng thực để theo dõi Đối với giấy tờphải xuất trình thì trả lại cho người yêu cầu chứng thực Đối với trường hợpkhông phải làm đơn thì người thực hiện chứng thực chỉ cần ghi chú vào “Sổchứng thực” việc giảm mức thu để theo dõi

1.1.4 Hoạt động chứng thực ở cấp xã hiện nay

Hoạt động chứng thực ở cấp xã hiện nay được thực hiện theo những quy định chung như đã trình bày phần trên Tuy nhiên, để giúp cho việc nhậndiện hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã như nhiệm vụ của

đề tài, tác giả đã chủ quan tách ra thành một mục riêng với những nội dung cần trình bày rõ sau đây:

- Thẩm quyền chứng thực

Ngoài những thẩm quyền được quy định trực tiếp tại Nghị định số75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như đã trình bày trên, UBNDcấp xã còn có thẩm quyền chứng thực một số việc khác trong lĩnh vực đấtđai và nhà ở

Theo Luật đất đai năm 2003 và Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật đất đai:

- Các điều 126, 127, 128, 129, 130, 131 Luật Đất đai và điều 119 Nghịđịnh số 181/2004/NĐ-CP quy định: UBND xã, phường, thị trấn nơi có đấtchứng thực hợp đồng hoặc văn bản khi hộ gia đình, cá nhân thực hiện cácquyền: chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng choquyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất

- Điểm a, khoản 3, điều 43 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP quy định:UBND xã, phường, thị trấn chứng thực văn bản thoả thuận của vợ và chồngtrong trường hợp hộ gia đình đề nghị chỉ ghi họ tên vợ hoặc họ tên chồngvào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Theo Luật nhà ở năm 2005: Điều 93 Luật nhà ở quy định: UBND cấp

xã chứng thực hợp đồng về nhà ở đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường

hợp: i) Cá nhân cho thuê nhà ở dưới 6 tháng; ii) Bên bán, bên cho thuê nhà

ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở; iii) Thuê mua nhà ở xã hội; iv) Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.

Như vậy, với tư cách là cơ quan quản lý hành chính nhà nước thẩm ởđịa phương, UBND xã có phạm vi chứng thực khá lớn, trên nhiều lĩnh vựccủa đời sống xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu về an toàn pháp lý cho công dântrên địa bàn xã Theo khảo sát bộ thủ tục hành chính của một số địa phươngtrên toàn quốc (tỉnh Hải Dương, Hải Phòng, Thành phố Đà Nẵng), cũng nhưtỉnh Vĩnh Phúc, kết quả cho danh mục bộ thủ tục về chứng thực tại cấp xãđược trình bày tại Phụ lục 3

Thực hiện chức năng chứng thực của UBND, Chủ tịch hoặc Phó Chủtịch phụ trách Tư Pháp thực hiện việc chứng thực trên theo thẩm quyền vàphải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp Chủ tịchhoặc Phó Chủ tịch UBND thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp xãphải có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP củaChính phủ về đăng ký hộ tịch và được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

- Một số thủ tục chứng thực cơ bản

Bộ thủ tục hành chính về chứng thực ở cấp xã do UBND cấp tỉnh banhành bao gồm các nội dung chỉ dẫn: Tên thủ tục, căn cứ pháp lý, thành phần

hồ sơ, trình tự, thời gian giải quyết và mức mức phí Về nguyên tắc, các thủtục được niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã sẽ được thực hiện theo cơ chế mộtcửa, tức là qua BPTN&TKQ (như đã trình bày ở phần 1.2.3) Trong giới hạnluận văn này, chúng tôi xin đơn cử trình bày 04 thủ tục đại diện cho bốnnhóm các công việc chứng thực đang áp dụng thống nhất tại cấp xã trên địabàn toàn quốc, trong đó có huyện Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc