GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG

Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường

GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HÀ GIANG 2

I ĐẶT VẤN ĐỀ 2

II NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3

2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề 3

2.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề 4

2.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyền 4

2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành 5

2.3.3 Nội dung thực hiện 5

2.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiện 6

III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 7

Tên đề tài

GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG

I ĐẶT VẤN ĐỀ

5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản xuất của doanh nghiệp 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp) Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt nam Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm

Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của các văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp Theo đánh giá của các chuyên gia Trung tâm năng suất Ma-lai-xi-a, việc tổ chức thực hiện quy trình 5S rất đơn giản, chi phí thấp mà lại đem lại hiệu quả công việc rất lớn trong các cơ quan hành chính nhà nước và việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ vật Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể Sản phẩm sai lỗi ít hơn Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối với người lao động

Rõ ràng việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi 5S góp phần cải tiến tính sáng tạo của con người Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người Cải tiến các quan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm nâng cao hiệu suất công việc

Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc Hãy làm theo chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!

Trong những năm qua, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang luôn luôn thực hiện nghiêm túc các hoạt động trong chương trình thực hiện cải cách hành chính Trong những năm qua, đơn vị luôn thực hiện tốt các hoạt động : cải cách về thể chế, tổ chức

bộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ; cải cách tài chính công; hiện đại hoá nền hành chính nhà nước Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã tích cực thực hiện các hoạt động ứng dụng công nghệ mới trong các hoạt động quản lý và thực hiện các hoạt động chuyên môn của đơn vị Nổi bật là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đã được xây dựng và áp dụng tại đơn vị Ứng dụng các công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Lãnh đạo đơn

vị luôn luôn quan tâm đến điều kiện công tác, đời sống của cán bộ nhân viên

Tuy nhiên, vấn đề quản lý công sở còn nhiều vướng mắc Từ việc phân công phân nhiệm cho từng thành viên, trang bị tài sản thiếu đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng khởi cho người lao động, hay nói cách khác là để tạo nền tảng cơ bản để thực hiện các

hệ thống đảm bảo chất lượng thì việc thực hiện chương trình 5S tại Sở giáo dục và đào tạo là điều hết sức cần thiết

II NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng Xuất phát

từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng

Với thực trạng môi trường làm việc là :

- Thông thường nơi làm việc của bạn (văn phòng, nhà xưởng) có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ bề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp- SEITON)

- Tại văn phòng, tủ tài liệu càng ngày chúng ta càng thấy đầy và chật chội Chiếc cặp chúng ta một vài tháng không lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hỏng không được loại bỏ chiếm dụng không gian của văn phòng ( thiếu sự sàng lọc – SEIRI)

- Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phòng tại những chỗ ít

sử dụng đến ( thiếu sự sạch sẽ - SEISO)

- Việc sắp xếp thiếu quy củ tiếu sự Săn sóc, giữ gìn - SEIKETSU

Kết quả:

- Có những thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ ) khi cần thì tìm không ra nhưng khi

không cần thì lại thấy ( thiếu sự sẵn sàng - SHITSUKE ).

Từ thực tế trên là năm thiếu dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng đến năng xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc của mỗi người Công sở thiếu đi một lề lối tác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách đặt ra là " Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả"

Ngày nay 5S được xem là một khái niệm có khả năng ứng dụng rộng khắp trong bất kỳ ngành nghề nào và bất kỳ ở một cơ quan nào Trong chương trình thực hiện việc cải cách hành chính, 5s là một nhân tố không thể thiếu để góp phần tích cực cho các lĩnh vực cải cách hành chính

Triết lý của 5S là để có thể đạt được cấp độ cao về chất lượng, độ an toàn và năng suất, tổ chức cần phải tạo ra một môi trường làm việc tốt cho nhân viên Ngược lại, một nơi làm việc hỗn loạn, mất trất tự không những không khuyến khích nhân viên làm việc tốt mà còn kềm hãm những nỗ lực nhằm cải thiện hiệu quả làm việc

5S phải là một chương trình có tính chất toàn đơn vị và đòi hỏi sự ủng hộ mạnh

mẽ của toàn thể ban lãnh đạo Nếu như chỉ áp dụng một phần 5S, hoặc chỉ thực hiện ở một vài bộ phận trong công ty thì lợi ích của 5S sẽ không được thể hiện đầy đủ Hơn thế nữa, việc áp dụng 5S cần phải được thực hiện liên tục và bền vững 5S đòi hỏi phải liên tục theo dõi việc tuân thủ Nếu chỉ xem việc thực hiện 5S như là một dự án, nghĩa

là có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, thì 5S coi như thất bại, bởi vì nhân viên sẽ quay lại tình trạng mất trật tự như lúc ban đầu một cách dễ dàng 5S không chỉ là sự thay đổi

và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả nhân viên thấm nhuần kỷ luật 5S có tính hỗ trợ cho, nếu không phải là điều kiện tiên quyết đối với, các chương trình cải tiến chất lượng Kết quả và lợi ích của các chương trình này không thể bền vững nếu như nơi làm việc của nhân viên là dơ bẩn và mất trật tự

Nếu nơi làm việc là nơi khách hàng dễ thấy hoặc được thể hiện ngay ở khu vực dịch vụ khách hàng, thì chương trình 5S có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng

và hình ảnh công ty Ngay nay, hoạt động của bộ phận hỗ trợ/hành chính được hợp nhất với hoạt động của bộ phận tiền sảnh/giao dịch khách hàng, cả về mặt vật lý cũng như về cảm quan Ngày nay, khách hàng được phép hoặc được khuyến khích quan sát

“nhà bếp” để đóng góp ý kiến Sự hiện diện của 5S và mức độ thực hiện cần phải được các bên hữu quan nhận biết

2.2 Thực trạng của vấn đề

Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang được xây dựng và sử dụng một trụ sở làm việc

4 tầng Bố trí sắp xếp cho 9 phòng ban, với 52 cán bộ công chức làm việc Trải qua quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo, cùng với sự phát triển của giáo dục và đào tạo Hà Giang là sự phát triển vượt bậc cả về quy mô về

số lượng và chất lượng theo yêu cầu của ngành giáo dục, là yêu cầu việc giải quyết các công việc ngày càng nhiều, đòi hỏi đáp ứng về tránh nhiệm chuyên môn, điều kiện làm việc ngày càng lớn

Tuy nhiên, việc triển khai các hoạt động quan tâm đến môi trường, điều kiện làm việc còn hạn chế, chưa đúng mức

Công tác vệ sinh chưa được chăm lo thường xuyên Trang thiết bị, đồ dùng chưa được sắp xếp một cách thống nhất, đồng bộ và bất hợp lý

Những vấn đề trên tồn tại một cách cố hữu, bị tác động và hình thành do các nguyên nhân sau:

- Việc bố trí nhân sự, cơ cấu tổ chức chưa đồng bộ

- Cơ sở vật chất được đáp ứng không được xuất phát từ nhu cầu công việc mà được trang bị từ yêu cầu trước đó

- Việc thực hiện các chuẩn quy trình công việc chưa được xác định rõ ràng Khi xây dựng được chuẩn quy trình công việc thì điều kiện thực hiện, môi trường làm việc lại không đáp ứng được

- Các yêu cầu về quản lý công sở, tài sản công chưa thực hiện tốt dẫn đến tình trạng không thực hiện được sắp xếp – sàng lọc

- Đôi lúc thiếu sự quan tâm của cán bộ quản lý bộ phận

- Quan điểm, cách suy nghĩ, thói quen làm việc của mỗi cá nhân

2.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề

2.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyền

Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S Chương trình 5S là một chương trình của toàn đơn vị, với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty Đây

là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc

và nâng cao năng suất Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

Tổ chức học tập một số mô hình thực hiện điển hình tại các cơ quan quản lý có chức năng thực hiện các dịch vụ tương đương Ví dụ : mô hình 5S tại Sở khoa học và công nghệ Hà Giang

Xác định cho mọi người cùng chuẩn bị bắt tay thực hiện 5S với 6 bước:

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Thông báo chính thức của giám đốc

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng sự Sàng lọc

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành

a Ban chỉ đạo :Thành lập được một Ban chỉ đạo với các thành viên là cán bộ

chủ chốt của các bộ phận công tác, 1 đồng chí lãnh đạo cao nhất là trưởng ban, thường trực điều hành là Chánh văn phòng

Yếu tố số 1 của sự thành công của 5S là lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo Lãnh đạo cần hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện Do vậy, Ban chỉ đạo là một thành viên đắc lực của lãnh đạo cao nhất

Bên cạnh ban chỉ đạo triển khai thực hiện chương trình, một hoạt động không thể thiếu được và là Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì

và cải tiến 5S là đánh giá 5S Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến

khích các hoạt động 5S

Mục đích chính của việc đánh giá là:

- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;

- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;

- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến;

- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp

b Nhóm chuyên gia đánh giá : Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, đơn vị

cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng thời phải hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này

2.3.3 Nội dung thực hiện

Công việc của 5S la thực hiện 5 bước cụ thể sau :

Bước 1, seiri, nghĩa là sàng lọc: cụ thể là phân biệt vật dụng nào là cần thiết và vật dụng nào là không cần thiết tại nơi làm việc và cất dọn những vật dụng không cần thiết Cất dọn trong giai đoạn seiri nghĩa là hoàn trả những vật dụng đó cho chủ nhân đích thực, di chuyển chúng đến những khu vực lưu trữ xa hơn và rẻ hơn, bán hay tặng cho, hoặc giải pháp cuối cùng là hủy và vứt chúng đi Điều đặc biệt quan trọng trong giai đoạn seiri là loại bỏ sự hỗn độn và tạo ra không gian trống quý giá để chuẩn bị cho bước tiếp theo

Giai đoạn này tổ chức đồng bộ, huy động mọi cá nhân của tất cả các phòng ban thực hiện tập trung Để thực hiện được sàng lọc cần phải bố trí được không gian chưa

đồ tạm thời, vì khi đó cả 4 tầng nhà sẽ có rất nhiều đồ dùng, thiết bị ( gọi là rác văn phòng) chưa thể giải phòng, loại bỏ ngay được

Bước thứ 2, seiton, là sắp xếp: xếp đặt những gì còn lại sau khi đã áp dụng bước seiri, hoặc xếp đặt những gì cần thiết tại nơi làm việc Điều này có nghĩa là sắp xếp mọi vật vào đúng vị trí của chúng, giống như ở thư viện Seiton còn liên quan đến việc dán nhãn, ghi ký hiệu cho từng vật dụng tại nơi làm việc như các dụng cụ, hồ sơ, thiết

bị và vật dụng văn phòng Mọi Hồ sơ, tài liệu cần có nhãn một cách hệ thống Sắp xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm Đặt các thứ để mọi người

dễ dàng tìm kiếm và lấy ra.

Một nơi làm việc trật tự và có tổ chức là sự sẵn sàng cho bước thứ 3

Bước thứ 3, seiso, nghĩa là làm sạch: làm vệ sinh và loại bỏ rác ruởi, bụi bặm và những vật lạ khác ra khỏi nơi làm việc để tạo ra một không gian ngăn nắp, sạch sẽ Bước này bao gồm việc quét dọn, sơn phết và các hoạt động sửa sang khác Sau khi đã thực hiện ba bước S đầu tiên này, thì hai bước S sau được thực hiện để duy trì môi trường làm việc mới

Giữ vệ sinh, ngăn nắp sao cho không có bụi bẩn Đừng đợi đến khi mọi thứ bẩn! Hãy làm Seiso hàng ngày Xác định rõ trách nhiệm thực hiện Seiso từng khu vực Đừng bao giờ vứt rác, hãy tạo thành thói quen của bạn! Kết hợp giữa làm vệ sinh và kiểm tra

Bước thứ 4, seiketsu: nghĩa là tiêu chuẩn hóa, hoặc định ra các quy trình để tất

cả nhân viên phải thực hiện và tuân thủ Ví dụ, đặt ra quy định về việc hủy bỏ cái gì, khi nào và như thế nào trong khi thực hiện bước seiri Đặt ra quy định về việc lưu trữ

hồ sơ ở đâu và như thế nào, việc mượn và hoàn trả hồ sơ như thế nào, và trả lại vị trí

cũ như thế nào Bước này hết sức thuận lợi tại Sở, đây là bước tác động trực tiếp đến

Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 Giúp cho việc phát hiện sự không phù hợp của hệ thống và thực hiện các quy trình phòng ngừa cải tiến

Bước này cũng quy định cụ thể việc vệ sinh nơi làm việc khi nào và như thế nào

và ai sẽ làm những công việc đó Một quy định 5S có hiệu quả tại sở Khoa học công nghệ là phân công khu vực vệ sinh cụ thể, kết quả là công tác vệ sinh được thực hiện thường xuyên một cách tự giác

Bước thứ 5, shitsuke là bước cuối cùng, hoặc còn gọi là bước huấn luyện và kỷ luật Nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, được huấn luyện kỹ lưỡng về các nguyên tắc và quy định về 5S để giúp họ dễ thực hiện và tuân thủ Kỷ luật về việc thực hiện 5S được thấm nhuần tới mức sao cho nhân viên không thể trở lại lề thói (không hay) trước đây

2.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiện

Điều kiện thứ nhất : Toàn bộ cơ quan phải thống nhất cùng nhau thực hiện Mọi người cùng tự nguyện tham gia vào thực hiện 5S: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia

Sự quyết tâm phải là của mỗi cá nhân, mỗi cá nhân phải xác định “ Không ai săn sóc nơi làm việc của mình tốt nhất và hợp lý hơn chính bạn”

Điều kiện thứ hai : Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự quan tâm và ủng hộ của lãnh đạo.

Điều kiện thứ ba : Đáp ứng được điều kiện thời gian, nhân lực, vật lực Điều kiện thứ tư : 5S phải được duy trig thường xuyên, liên tục Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý

III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1 Kết luận

Hiện nay, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã hoàn thành việc xây dựng

và đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Tuy nhiên còn gặp rất nhiều trở ngại do chưa hiểu biết và thực hiện 5S 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng.

Tuy nhiên cũng không thể coi 5S chỉ đơn thuần là thực hiện công tác làm

vệ sinh truyền thống Có 3 lý do giải thích như sau :

Lý do đầu tiên là trong khi làm vệ sinh truyền thống thường là làm cho nhà cửa nhà xưởng trở nên sạch đẹp trước mắt người khác, như khách thăm chẳng hạn, thì 5S lại đi xa hơn việc gây ấn tượng với người khác và tập trung nhiều hơn vào việc tạo nên một môi trường làm việc thuận tiện giúp nhân viên

có thể đạt được mức độ cao hơn về chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cũng như về năng suất tại nơi làm việc

2 Lý do thứ hai đó là 5S bắt đầu bằng việc dọn dẹp và tổ chức lại, trong khi làm vệ sinh truyền thống thì bắt đầu và kết thúc bằng việc làm sạch nơi làm việc Thật ra, quan trọng và khó khăn nhất là ở hai bước đầu, seiri và seiton Sàng lọc và sắp xếp đòi hỏi phải có quyết tâm cao và cần có sự thay đổi về chính sách, trong khi seiso, bước dễ hơn, chỉ cần cây chổi và bàn tay 5S không bắt đầu bằng việc làm vệ sinh, tức là seiso, mà bước này chỉ được thực hiện sau khi đã loại trừ các vật dụng không cần thiết ở bước seiri và đã sắp xếp các vật dụng ở đúng vị trí ở bước seiton Nếu như chúng ta sắp xếp những vật dụng chưa được sàng lọc và tệ hơn nữa là làm vệ sinh cả những vật dụng không cần thiết thì thật là vô nghĩa

3 Lý do thứ ba là làm vệ sinh truyền thống chỉ khởi động khi có nguyên nhân bên ngoài hoặc duyên cớ nào đó, ví dụ như khách đến thăm, nhân viên và khách hàng than phiền, tai nạn gia tăng hoặc nơi làm việc đã trở nên mất trật tự Vấn đề là nếu như không có sự hiện diện của những nguyên nhân hay duyên cớ

đó thì làm vệ sinh truyền thống có nghĩa là không làm gì cả Trong khi đó 5S là một chương trình có tính liên tục và không đòi hỏi phải có các nguyên nhân bên ngoài để kích hoạt 5S được thực hiện cho dù nơi làm việc sạch sẽ hay dơ bẩn, cho dù có khách đến thăm hay không Một đơn vị đạt tiêu chuẩn 5S là luôn luôn

ở tình trạng sẵn sàng đón khách giống như phòng trưng bày sản phẩm mà không cần phải thông báo trước dưới hình thức lịch hẹn hoặc đăng ký đến thăm Nơi làm việc đạt tiêu chuẩn 5S không chỉ là đẹp bề ngoài hoặc chỉ nhằm phô bày cho người khác ngắm nhìn, mà quan trọng hơn, đó là một nơi làm việc dễ chịu, thích thú 5S làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu dùng thời gian thức ở nơi làm việc nhiều hơn là ở nhà 5S phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội Đồng thời 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát bởi vì không còn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở

cho hoạt động Sự lệch chỗ, vấn đề khó khăn và hành vi không tuân thủ sẽ dễ thấy bởi vì mọi người đã biết, mà không cần phải hỏi, vị trí của từng vật dụng

Làm thế nào để biết được bạn đang thực hiện 5S hoặc bạn đã đạt đến giai đoạn nào trong chương trình này? Có một quy tắc định chuẩn 5S được gọi là quy tắc 30 giây Quy tắc này phát biểu rằng trong vòng 30 giây bạn phải có khả năng lấy được bất kỳ vật dụng, hồ sơ, công cụ, báo cáo, hoặc tài liệu nào Nếu không thực hiện được thì có nghĩa là nơi làm việc của bạn là bừa bãi không gọn gàng ngăn nắp Bạn hãy thử cuộc trắc nghiệm đơn giản này và đo thời gian thực hiện xem sao Chương trình 5S và quy tắc 30 giây vẫn áp dụng được trong thời đại điện tử ngày nay Nếu bạn không thể truy xuất được một tập tin hoặc tài liệu điện tử trong vòng 30 giây thì có nghĩa là hệ thống lưu trữ thông tin của bạn là lộn xộn và vô tổ chức, và bạn cần phải làm “vệ sinh” ngay cả với hệ thống lưu trữ điện tử của mình

2 Kiến nghị

2.1 Đối với lãnh đạo sở : Thường xuyên quan tâm và chỉ đạo bố trí nguồn

nhân lực, đáp ứng tinh thần, vật chất để tổ chức thực hiện.

Đối với cán bộ công chức trong đơn vị : Cần xác định rõ ý nghĩa, nội

dung chương trình 5S Nhận thức đầy đủ các cách thực hiện và tuân thủ mọi sự phân công chỉ đạo của Ban chỉ đạo Xác định được thực hiện 5S là đem lại lợi ích công tác cho chính bản thân mình.

Đối với Ban chỉ đạo, Nhóm chuyên gia đánh giá : Xây dựng kế hoạch

một cách khả thi, xác định được đầy đủ các quy trình thực hiện, quy trình đánh giá Đề xuất các biện pháp khen thưởng, động viên kịp thời Xây dựng được phong trào thi đua giữa các bộ phận, từng cá nhân.

Đối với các phòng chức năng : Cần đưa ra những giải pháp thực hiện và

sự hỗ trợ kịp thời các điều kiện để khắc phục khó khăn hạn chế những hạn chế rủi ro khi thực hiện chương trình Có sự phân công trách nhiệm, cho từng thành viên của đơn vị, tăng cường kiểm tra để có thể chấn chỉnh, nhắc nhở kịp thời.

PHỤ LỤC Phụ lục 1 Dự trù tài chính

1 Cặp File đựng tài liệu cái 28.000 250 7.000.000,0

2 Thùng rác Inox cái 350.000 15 5.250.000,0

3 Máy đục lỗ văn bản cái 30 40000 1.200.000,0

4 Máy huỷ văn bản cái 4.000.000 2 8.000.000,0

5 Công lao động công 50.000 200 10.000.000,0

Phụ lục 1 Sơ đồ tổ chức Ban chỉ đạo 5S

Phụ lục 3 Phân công khu vực thực hiện

Phòng tiểu học, phòng ở,cầu thang 2 Phòng tiểu học, DA TKK

Hội trường tầng 4, cầu thang 3 Văn phòng

Phòng mầm non, cầu thang 2 Phòng mầm non

Phòng Thanh tra, cầu thang 1,2 Phòng Thanh tra

Phòng các phó giám đốc Hà, Sử, Võ, Liên

Phòng Tuyển sinh, Cầu thang 2 Hùng

Nhà vệ sinh , cầu thang 3 Hà