CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ CÔNG VĂN CỦA MỘT ĐƠN VỊ

Mục tiêu của chương trình là tạo ra được một ứng dụng (GUI – Graphic User Interface) giao diện đồhọa cho người dùng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA TOÁN – TIN HỌC

ĐỒ ÁN MÔN HỌC CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

Tên Đồ án:

Nhóm sinh viên thực hiện:

Trần Đức Tâm K33.103.044 Nguyễn Khắc Văn K33.103.068 Lớp Sư phạm Tin Khoá 33

TP Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2010

MỤC LỤC

I Mục tiêu, phạm vi đề tài: 5

1 Mục tiêu: 5

2 Phạm vi đề tài: 5

II Khảo sát: 5

1 Hiện trạng và yêu cầu: 5

1.1 Sơ lược về đơn vị: 5

1.2 Chức năng của từng bộ phận: 7

1.3 Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: 8 1.4 Các biểu mẫu có liên quan: 12

1.5 Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): 16

1.6 Các thống kê, tra cứu cần có: 16

1.7 Các thông tin cần lưu trữ: 16

2 Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: 17

III Phân tích 17

1 Phát hiện thực thể: 17

2 Mô hình ERD (CDM): 18

3 Mô tả thực thể: 19

4 Mô hình DFD: 20

Sơ đồ cấp 0: 20

Các Sơ đồ cấp 1: 20

Các Sơ đồ cấp 2: 23

5 Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: 25

5.1 Tác nhân: 25

5.2 Các Ô xử lý: 25

5.3 Các Kho dữ liệu: 27

IV Thiết kế dữ liệu, xử lý: 28

1 Mô hình dữ liệu mức Logic: 28

2 Chuẩn hóa các mối quan hệ: 28

3 Giải thuật cho các Ô xử lý: 29

4 Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu: 29

5 Thiết kế dữ liệu (PDM): 30

V Thiết kế Giao diện: 34

1 Thiết kế menu 34

2 Thiết kế màn hình: 35

2.1 Danh sách các thành phần màn hình trên sơ đồ: 35

2.2 Danh sách các Màn hình: 35

3 Thiết kế xử lý: Error! Bookmark not defined VI Cài đặt thử nghiệm: 43

I Mục tiêu, phạm vi đề tài:

1 Mục tiêu:

Mục tiêu của chương trình là tạo ra được một ứng dụng (GUI – Graphic

User Interface) giao diện đồ họa cho người dùng Nhằm Tin học hóa việc

quản lý Công văn Đến, Công văn đi, Việc lưu trữ Công văn cũng như các

thao tác cập nhật, thống kê, tìm kiếm, xuất báo cáo… cho các đơn vị hành

chính

2 Phạm vi đề tài:

Vì sự hạn chế về thời gian và kiến thức nên Đề tài chỉ nghiên cứu ứng

dụng cho một số đơn vị có khối lượng Công văn không nhiều lắm Điển

hình như Các đơn vị trong lực lượng Quân đội như một số Tiểu đoàn, các

Đồn Biên Phòng và các Công ty, tổ chức nhỏ Sự phát triển mở rộng của Đề

tài sẽ ứng dụng cho các cơ quan lớn với khối lượng Công văn khổng lồ

như: Các Ủy Ban nhân dân huyện, tỉnh, Phòng Văn thư của Quốc Gia, các

Công ty, tổ chức lớn …

II Khảo sát:

1 Hiện trạng và yêu cầu:

1.1 Sơ lược về đơn vị:

Một Tiểu đoàn, Đồn Biên phòng là một đơn vị trực thuộc Bộ chỉ huy Bộ

đội Biên phòng của một Tỉnh (tương đương với một Trung Đoàn) Đối với

Tiểu đoàn 19 có chức năng Huấn luyện Chiến sỹ mới (những người đi nghĩa

vụ quân sự) nhằm phục vụ cho việc công tác tại tất cả các Đồn Biên phòng

trên toàn tỉnh hoặc cho các tỉnh bạn Đồn Biên phòng thì có chức năng

Cơ cấu tổ chức: Tiểu đoàn

Bộ phận Văn h

Bộ phận

TT -

Bộ phận

Vệ h

Bộ phận

HC - TC

Bộ phận Công á

1.2 Chức năng của từng bộ phận:

- Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và

Tiểu đoàn phó Quân sự (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị

viên, Đồn phó Quân sự) Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt

động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết

định, quán triệt cuối cùng cho mọi hoạt động của đơn vị Chính trị viên (tên

gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng

liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng

Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp

dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị

- Bộ phận trợ lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị

viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý

cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức

năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải

quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị

- Bộ phận Văn thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến,

Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến

và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi

- Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các

cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho chỉ

huy Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn

lên cấp trên Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và

gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn)

- Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa

chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán

bộ Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức

năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an

ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công

văn)

1.3 Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của

đơn vị:

- Khi một Công văn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công

văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức

gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy

ra nên ta có thể bỏ qua) Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất

cả các công văn đến Sau khi ghi chú vào sổ Công văn đến xong, bộ phận

Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị

giải quyết Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính

trị viên giải quyết Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán

triệt, triển khai đến đơn vị Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài

(chẳng hạn như: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng

quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ

mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại

phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho

bộ phận lưu trữ công văn) Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở

phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyết Còn nếu chỉ huy giải quyết xong

thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn

(thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách

nhiệm lưu trữ) Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể

giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng

Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến

Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn

Kiểm tra CV Đến

Nhận CV trả về

- Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ

yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển

sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn Xong thì trình cho chỉ huy xem

lại và ký duyệt Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú

vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công

văn, còn một bản thì được gởi đi

Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau:

Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong,

kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính

thức rồi trình chỉ huy kí Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép Sơ đồ chỉ ghi

Có nhu cầu ra Công văn

Sao chép Công văn

Ghi nhận vào sổ Công văn Đi

Quy trình lưu trữ CV

Tiếp nhận công văn được gởi đến

Tủ lưu Công văn Đi

Lưu trữ Phát thảo ra CV

Kiểm tra bản thảo Soạn thảo và trình ký

- Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ

huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển

xuống cho bộ phận lưu trữ Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi

đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ Tại đây các công

văn được ghi chú vào sổ lưu trữ công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ

vào các tủ hồ sơ công văn Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại

rõ ràng, chẳng hạn:

Sơ đồ: Quy trình Công Văn

Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ

vào tủ công văn đến Công văn đi thì cũng vậy Phân loại như:

+ Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ

Chính phủ

+ Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu

ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, bắt buộc phải

thực hiện),

+ Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính

chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng)

+ Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao

thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh,

huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở văn hóa thông tin vv…thì

được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất

thông tin, thông báo)

+ Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân

loại theo từng mục nhỏ như:

• Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch

• Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết

• CV là Thông báo thì lưu ở mục Thông báo

Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư

Chuyển lưu trữ Chuyển lưu trữ

[CV Đi]

[CV Đến]

Phân loại Đến - Đi

Phân loại theo loại CV Đi Phân loại theo Cơ quan đến

Phân loại theo loại CV

Tủ CV Đến

Tủ CV Đi

- Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn

vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến

công việc xử lý thì cần tìm công văn đó Với yêu cầu thực tế thì chỉ

huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có

số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào đó gởi hoặc

loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ

công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn

đó Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay

không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho

Ngày vào sổ:

Số CV:

Cơ quan gởi:

Ngày CV Đến:

Tên CV:

Trích yếu:

Ghi chú:

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày

Ngày

vào sổ

Số CV Tên CV Ngày

CV

quan gởi

Trích yếu

Ghi chú

Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để

ghi vào tất cả công văn đến

THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG

10/3/2010 CHÍNH

PHỦ

…

TỔNG SỐ: …

THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN

Tên Cơ Quan: Chính Phủ

CV

NGÀY CV ĐẾN

NGÀY RA

CV

GHI CHÚ

BÁO Vg V/V…

TB 10/3/2010 07/3/2010

TỔNG SỐ: …

THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI

Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch

CQ

NGÀY CV ĐẾN

NGÀY RA

CV

GHI CHÚ

BÁO V/V…

CHÍNH PHỦ

10/3/2010 07/3/2010

TỔNG SỐ: …

- Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến

- Công văn Lưu trữ:

THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ

GHI CHÚ

01 15 –

TB/

CP

THÔNG BÁO V/V…

1.5 Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh):

- Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến

- Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi

- Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày

CV Đến

- Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan

- Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó

- Một công văn phải có một và chỉ một loại Công văn, không được

rỗng

- Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận

- Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận

1.6 Các thống kê, tra cứu cần có:

- Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong tháng, Thống

kê Công văn đến trong quý, Thống kê Công văn đến theo Loại Công văn,

theo Cơ quan gởi đến

- Tra cứu: Khi cần thiết thì Chỉ huy đơn vị yêu cầu tra cứu thông tin về

một Công văn nào đó như: Công văn có nội dung là … của Cơ quan … thì

có số bao nhiêu, rồi được ra ngày nào Hoặc ngược lại là Công văn số … của

Cơ quan … thì có nội dung chi tiết là gì

- Và thỉnh thoảng chỉ huy đơn vị vẫn yêu cầu tìm lại một số Công văn

đã lưu trữ để xử lý các nội dung liên quan đến Công văn đó

1.7 Các thông tin cần lưu trữ:

Vì đề tài quan tâm đến việc quản lý Công văn nên các thông tin lưu trữ

chủ yếu là các thông tin của Công văn như: Mã Công văn, Tên Công văn,

Ngày ra Công văn, Ngày lưu Công văn, Cơ quan ra Công văn, Nội dung vắn

tắt của Công văn …

Ngoài ra các thông tin khác như: Tên cơ quan, tên bộ phận, nhân viên

thì chỉ lưu vào cơ sở dữ liệu để xử lý chứ không lưu vào các tủ hồ sơ Công

văn

2 Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành:

Bảng phân công công việc:

2 10/4/2010 Phân tích My & Tâm &

3 15/4/2010 Thiết kế dữ liệu My & Tâm &

4 19/4/2010 Thiết kế giao diện My & Tâm

10 28/5/2010 Kiểm tra chương My & Tâm &

Mức độ hoàn thành

¾ Bộ phận (Mã bộ phận <pi>, Tên Bộ phận)

¾ Cơ quan (Mã Cơ quan <pi>, Tên Cơ quan, Địa chỉ , Điện thoại)

trang của Công văn Đến, tài liệu đính kèm của Công văn Đến,

Những ghi chú Khác của Công văn đến)

của Công văn Đi, tài liệu đính kèm của Công văn Đi, Những ghi

chú Khác của Công văn Đi)

2 Mô hình ERD (CDM):

Cơ Quan

Mã Cơ Quan Tên Cơ Quan Địa Chỉ Điện Thoại

<pi> Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (150) Variable characters (15)

<M>

<M>

ID Cơ Quan <pi>

Ghi Chú Đến Mức độ của Đến

Số trang của Đến Tài liệu đính kèm của Đến Khác của Đến

Boolean Number Text Text

Loại Công Văn

Mã loại CV Tên Loại CV

<pi> Variable characters (5) Variable characters (20)

<M>

<M>

ID Loại CV <pi>

Ghi Chú Đi Mức độ của Đi

Số trang của Đi Tài liệu đính kèm của Đi Khác của Đi

Boolean Number Text Text

Bộ Phận

Mã BP Tên BP

<pi> Variable characters (20) Variable characters (50)

<pi> Variable characters (20) Variable characters (100) Date

Variable characters (250) Date

Boolean Boolean

<pi> Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (30)

<M>

<M>

Identifier_1 <pi>

3 Mô tả thực thể:

Ghi Chú Đi GHI_CHU_ĐI Thông tin ghi chú của mỗi Công văn đi (có

thể có hoặc có thể không tùy từng công văn)

(có thể có hoặc có thể không tùy từng công văn)

Loại Công

Văn

LOAI_CONG_VAN Loại của các Công văn Mỗi Công văn bắt

buộc phải có và chỉ có 1 loại

Công văn đi cần chuyển

Công văn đến được cập nhật

1.1

Ghi nhận vào sổ CV đến

1 Công văn đến

Process Giải quyết Công văn

Công văn đến được cập nhật

Công văn đi

Công văn đến cần xử lý

Công văn đến Công văn đến đã xử lý

Công văn lưu trữ Công văn đến đã lưu trữ

Công văn đi đã sao chép

Công văn đi cần chuyển

Công văn đến xử lý

Công văn đến có liên quan

1 Tiếp nhận Công văn đến

3 Chuyển Công văn đi

1 Công văn đến

2 Công văn đi

2.1

Xử lý Công văn đến

Lưu trữ Công văn

4 Công văn

2.3

Ra công văn

Process Chuyển Công văn đi

Công văn đi cần chuyển

Công văn đi

Công văn đi

Công văn đi

2 Giải quyết Công văn

Cơ Quan Ngoài

3.1 Ghi nhận vào sổ CV đi

3.2 Đóng phong bì và gởi đi

Các Sơ đồ cấp 2:

Process Lưu trữ Công văn (Giải quyết Công văn)

Công văn đến đã xử lý

Công văn đi đã sao chép

Công văn đã lưu trữ

Công văn cần lưu trữ

CV cần lưu trữ

CV cần lưu trữ

2.1

Xử lý Công văn đến (Giải quyết Công văn)

2.3

Ra công văn (Giải quyết Công văn)