Thể thức văn bản và kĩ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bảnThể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những tr

thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n

 ĐiÒn ®­îc c¸c thành phÇn trong văn bản quản lý ĐiÒn ®­îc c¸c thành phÇn trong văn bản quản lý iÒn ® îc c¸c th nh phÇn trong v n b n qu n lý iÒn ® îc c¸c th nh phÇn trong v n b n qu n lý ành phÇn trong văn bản quản lý ành phÇn trong văn bản quản lý ăn bản quản lý ăn bản quản lý ản quản lý ản quản lý ản quản lý ản quản lý

Nh nø¬c theo óng th thøc v¨n b¶n (tªn, v trÝ, ành phÇn trong văn bản quản lý đóng thể thøc v¨n b¶n (tªn, vị trÝ, ể thøc v¨n b¶n (tªn, vị trÝ, ị trÝ,

Nh nø¬c theo óng th thøc v¨n b¶n (tªn, v trÝ, ành phÇn trong văn bản quản lý đóng thể thøc v¨n b¶n (tªn, vị trÝ, ể thøc v¨n b¶n (tªn, vị trÝ, ị trÝ,

ph«ng cb÷, c ch÷, ki u ch÷) ỡ ch÷, kiểu ch÷) ể thøc v¨n b¶n (tªn, vị trÝ,

ph«ng cb÷, c ch÷, ki u ch÷) ỡ ch÷, kiểu ch÷) ể thøc v¨n b¶n (tªn, vị trÝ,

PhÇn I H íng dÉn chung

PhÇn II ThÓ thøc v¨n b¶n

PhÇn III Kü thuËt tr×nh bµy

1 Phạm vi và đối t ợng áp dụng

Thông t này h ớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản QPPL, VBHC và bản sao văn bản; đ ợc áp dụng đối với các cơ quan nhà n ớc, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế

và đơn vị vũ trang nhân dân ( Gọi chung là cơ quan, tổ chức)

2 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những tr ờng hợp

cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

3 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông t này gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ trữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.

4 Phông chữ trình bày văn bản

Là phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân ph ơng, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà n ớc, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt ( phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Phần II Thể thức văn bản

1 Quốc Hiệu

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu văn bản

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của ng ời có thẩm quyền

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

9 Nơi nhận

10 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp ( nếu có).

Căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải đ ợc ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức

bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận t cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng nh Uỷ ban nhân dân ( UBND), Sở Giáo dục và Đào tạo ( Sở GD&ĐT).

Tªn c¬ quan, tæ chøc ban hµnh v¨n b¶n ( Tr êng hîp cã c¬ quan, tæ chøc chñ qu¶n cÊp trªn trùc tiÕp.

VÝ dô:

UBND huyÖn M êng Kh ¬ng

Phßng Gi¸o dôc

Tr êng THPT sè 1 pHßNG Gi¸O dôc TP lµo cai

quan, tổ chức ban hành trong 1 năm Tuỳ theo tổng số văn bản và số

l ợng mỗi loại văn bản hành chính đ ợc ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản đ

ợc ghi bằng chữ số ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

-Ký hiệu của văn bản hành chính:

Ví dụ:

Số: 15/BC-SGD&ĐT

+ Ký hiệu của quyết định ( cá biệt), và các hình thức VB có tên loại khác nh Báo cáo, kế hoạch …gồm gồm chữ viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà n ớc ban hành văn bản.

Báo cáo của PGD TP lào Cai: Số …gồm /BC-PGD

+ Ký hiệu của công văn bao gồm: chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà n ớc ban hành công văn và chữ viết tắt tên

đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó ( nếu có).

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh; huyện, thành phố thuộc tỉnh; xã, ph ờng, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính đ ợc đặt tên theo ng ời hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính

đó.

*Ví dụ:

Văn bản của tr ờng THPT số 3 Bảo Thắng (có trụ sở tại TT Phong Hải, huyện Bảo Thắng): Phong Hải

Văn bản của tr ờng TH Hoàng Văn Thụ (có trụ sở tại

ph ờng Cốc Lếu TP Lào Cai): Cốc Lếu

Văn bản của Phòng Giáo dục M ờng Kh ơng (có trụ sở tại huyện M ờng Kh ơng, tỉnh Lào Cai Cốc Lếu TP Lào Cai): M ờng

Kh ơng

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

+ Đối với các tỉnh: Là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

b Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản QPPL do QH, UBTVQH, HĐND ban hành là ngày, tháng, năm văn bản đ ợc thông qua.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản QPPL khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản đ ợc ký ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải đ ợc viết đầy đủ ngày …gồm tháng …gồm năm …gồm ; các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở tr ớc.

Ví dụ: Ngày 09 tháng 02 năm 2006.

5 Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi

côm tõ ph¶n ¸nh kh¸i qu¸t néi

dung chñ yÕu cña v¨n b¶n.

6 Nội dung của văn bản

a Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản đ ợc sử dụng

Chú ý: - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng;

- Việc viết hoa đ ợc thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành

văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

-VD: Theo QĐ số:56/2003/QĐ-BGD&ĐT ngày 10/12/2003 của Bộ tr ởng Bộ Giáo dục và đào tạo

b Bố cục văn bản: Theo mẫu

Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể đ ợc bố cục theo phần, ch ơng, mục, điều, khoản, điểm hoặc đ ợc phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

Văn bản hành chính có thể đ ợc bố cục nh sau:

- Quyết định ( cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế ( quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo ch ơng, mục, khoản, điểm

- Chỉ thị ( cá biệt): theo khoản, điểm

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của ng ời có thẩm quyền

a Việc ghi quyền hạn của ng ời ký đ ợc thực hiện nh sau:

- Tr ờng hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “

TM vào tr ớc tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

Ví dụ:

TM Uỷ ban nhân dân tỉnh

KT Chủ tịch Phó Chủ tịch

- Tr ờng hợp ký thay ng ời đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt KT vào tr ớc chức vụ ng ời đứng đầu“ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

Ví dụ:

KT Tr ởng phòng Phó Tr ởng phòng

Hoặc:

KT Hiệu tr ởng Phó hiệu tr ởng

b Chức vụ của ng ời ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của

ng ời ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh nh Giám

đốc, Phó Giám đốc, Tr ởng phòng, Hiệu tr ởng …gồm không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.

Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức t vấn nh Ban, Hội đồng hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của ng ời

ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó Đối với Ban, Hội đồng không đ

ợc phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của ng ời ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng Tr ờng hợp Ban hoặc Hội đồng đ ợc phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của ng ời ký ở d ới.

chøc sù nghiÖp gi¸o dôc, y

tÕ, nghiªn cøu khoa häc,

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản đ ợc thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn th và quy định của pháp luật có liên quan.

9 Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể nh để kiểm tra, giám sát: để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao

đổi công việc; để biết và để l u.

Nơi nhận phải đ ợc xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn

vị và cá nhân nhận văn bản trình ng ời ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối t ợng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản

đ ợc gửi cho một hoặc một số nhóm đối t ợng nhất định thì nơi nhận đ ợc ghi chung:

Ví dụ:

Các Phòng, Ban Sở GD&ĐT

Các phòng Giáo dục huyện, thành phố

Các tr ờng THPT, TTGDTX

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ

nhân nhận văn bản.

Đối với văn bản hành chính gồm 2 phần:

Phần thứ nhất bao gồm từ Kính gửi , sau đó là tên cơ “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ Nơi nhận , phía d ới là từ “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

cá nhân có liên quan khác nhận công văn.

10 Dấu chỉ độ mật, khẩn

a Dấu chỉ mức độ khẩn

- Tuỳ theo mức độ cần đ ợc chuyển phát nhanh, văn bản đ

ợc xác định độ khẩn theo 3 mức sau: Hoả tốc, th ợng khẩn hoặc khẩn.

- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình ng ời ký văn bản quyết định.

Dấu độ khẩn phải đ ợc khắc sẵn theo quy định của pháp luật và mực dùng để đóng độ khẩn dùng mực mầu đỏ t ơi.

11 Thể thức bản sao

a Hình thức bản sao gồm một trong các dòng chữ sao y bản “

chính , trích sao hoặc sao lục ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

b Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản là tên cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản.

c Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký đ ợc đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông t này ( Phụ lục I) Số đ ợc ghi bằng chữ số ả rập, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d Các thành phần thể thức khắc của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của ng ời có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận.

Phần III: kỹ thuật trình bày

1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

a Khổ giấy

Văn bản QPPL và VBHC đ ợc trình bày trên giấy khổ A4.

Các loại văn bản nh giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể đ ợc trình bày trên giấy khổ A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn.

2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

a Quốc hiệu

Dòng chữ trên Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đ ợc trình bày bằng “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – Tự do – Hạnh phúc 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Dòng chữ d ới: Độc lập “ – Tự do – Hạnh phúc Tự do – Tự do – Hạnh phúc Hạnh phúc đ ợc trình bày bằng chữ in ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

th ờng, cỡ chữ từ 13 – Tự do – Hạnh phúc 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cum từ đ ợc viết hoa, giữa các cụm từ có các gạch ngang nhỏ; phía d ới có đ ờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Minh hoạ:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đ ợc trình bày bằng chữ

in hoa, cỡ chữ từ 12 – Tự do – Hạnh phúc 13, kiểu chữ đứng đậm; phía d ới có đ ờng

kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và

đặt cân đối so với dòng chữ.

Hoặc:

Sở GD&ĐT Lào Cai

Tr ờng THPT số 1 Huyện Văn Bàn

c Số, ký hiệu của văn bản

Từ số đ ợc trình bày bằng chữ in th ờng, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ ( ),

d Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đ ợc trình bày bằng chữ in

th ờng, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.

Ví dụ: Số, ký hiệu của văn bản

Số: 31/BC-PGD

Ví dụ: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

M ờng Kh ơng, ngày 13 tháng 8 năm 2006

đ Tên loại và trích yếu nội dung văn

bản

- VB có tên: Tên loại văn bản ( Quyết

định, Báo cáo, Tờ trình …gồm ) đ ợc đặt cân đối ở

giữa dòng bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 15, – Tự do – Hạnh phúc

kiểu chữ đứng, đậm; Trích yếu nội dung văn

bản đ ợc đặt canh giữa, ngay d ới tên loại văn

bản, bằng chữ in th ờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ

đứng, đậm.

Bên d ới trích yếu có đ ờng kẻ ngang, nét

liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của

e Nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản đ ợc trình bày bằng chữ in th ờng, cỡ chữ 13 – Tự do – Hạnh phúc

14; khi xuống dòng, chữ đầu có thể lùi vào 1 cm đến 1,27 cm

Đối với những văn bản QPPL, VBHC có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

* Tr ờng hợp nội dung văn bản đ ợc bố cục theo phần, ch ơng, mục,

điều, khoản, điểm thì trình bày nh sau:

- Phần, ch ơng: từ phần , ch ơng và số thứ tự của phần, ch ơng đ ợc “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức “ ” vào trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in th ờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, ch ơng dừng chữ số La Mã Tiêu

để ( tên) của phần, ch ơng đ ợc đặt ngay d ới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;