Chuyên đề 9 tổ chức công tác kế toán và vai trò, nhiệm vụ của kế toán trưởng doanh nghiệp

Khái niệm đơn vị kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị bao gồm: Tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xínghiệp, chi nhánh,… có thực hiện công việc kế toán nh có thực hiện công việc kế toán n

Chuyên đề 9

Tổ chức công tác kế toán và vai trò, nhiệm vụ của kế toán trởng doanh nghiệp

Chơng 1

tổ chức công tác kế toán

I Khái niệm, nội dung, ý nghĩa, nguyên tắc của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1 Khái niệm đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm: Tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xínghiệp, chi nhánh,…) có thực hiện công việc kế toán nh) có thực hiện công việc kế toán nh lập và xử lý chứng từ kếtoán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lu trữ tài liệu

kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật

2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kếtoán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổchức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán, cungcấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán

3 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

- Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán;

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp;

- Tổ chức thực hiện chế độ sổ ké toán ở doanh nghiệp;

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị;

- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán;

- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản;

- Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán;

- Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp đơn vị kế toán chia, tác, hợp nhất,sáp nhập, chuyển đổi hình thức ở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

4 ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là một trong

những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạtkinh tế tài chính ở doanh nghiệp rong kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế đều đ ợc ghichép đầy đủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở các chứng từ hợp lệ Chính điều này đãlàm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kế toán.

Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tợng

và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểmtra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán, nợ kiểmtra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát triển và ngăn ngừacác hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp

đơn vị, ngời quản lý điều hành đơn vị, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúpcho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến

động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảmbớt khối lợng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời gíp cho việckiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lờng và đánh giá hiệuquả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nớc, của các chủ thể trong nền kinh tế thị tr-ờng…) có thực hiện công việc kế toán nh

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệpkhông những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịpthời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanhnghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổnhại đến tài sản của doanh nghiệp

5 Nguyên tắc của việc tổ chức công tác kế toán

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tàichính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ chocông tác quản lý kinh tế - tài chính của nhà nớc và quản trị kinh doanh của doanh

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh, đặc điểm tổchức quản lý của doanh nghiệp;

- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp

và khả năng trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp;

- Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành

II Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán

1 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng khoán

Khi tổ chức thực hiện chế đợc chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ cácnguyên tắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán;kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm

đã đợc quy định trong Luật Kế toán và quy định về chứng từ kế toán trong Chế độ kếtoán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:

1.1 Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán

Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ

kế toán hớng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán

do cơ quan nhà nớc có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu cảu mẫu mà doanhnghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, pp ghi các chỉ tiêu và áp dụngthống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kếtoán hớng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nớc có thẩm quyềnquy định nhng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổithiết ké mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhngphải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán

Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán ápdụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặcdựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ tài chính để có sự bổsung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị Những bổ sung, sửa đổi cácmẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trênchứng từ, chữ ký ngời chịu trách nhiệm phê duyệt và những ngời chịu trách nhiệmvật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

chính thì không bắt buộc phải lập hóa đơn bán hàng, trừ khi ngời mua hàng yêu cầugiao hóa đơn thì ngời bán hàng phải lập và giao hóa đơn theo đúng quy định Hànghóa bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dới mức quy định tuy không bắtbuộc phải lập hóa đơn nhng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ hoặc cóthể lập hóa đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán Trờng hợp lập bảng

kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp củabảng kê để lập hóa đơn bán hàng trong ngày theo quy định

Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hóa hoặc đợc cung cấp dịch vụ có quyềnyêu cầu ngời bán, ngời cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hóa đơn bán hàng chomình để sử dụng và lu trữ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dungcác chỉ tiêu ghi trên hóa đơn và từ chối không nhận hóa đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghichênh lệch giá trị với liên hóa đơn lu của bên bán

Doanh nghiệp tự in hóa đơn bán hàng phải đợc Bộ Tài chính chấp thuận bằngvăn bản trớc khi thực hiện Doanh nghiệp đợc in hóa đơn phải có hợp đồng in hóa

đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lợng, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn Sau mỗilần in hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in

Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn bán hàng theo quy định; không đợc mua,bán, trao đổi, cho hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác, không đ-

ợc sử dụng hóa đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở rổ theo dõi, có nội quy quản lý,phơng tiện bảo quản và lu giữ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật; không đợc

để h hỏng, mất hóa đơn Trờng hợp hóa đơn bị h hỏng hoặc bị mất phải thông báobằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp

1.4 Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải

đợc mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lu trữ.Chứng từ điện tử dùng trong kế toán đợc chứa trong các vật mang tin nh: Băng từ, đĩa

từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền in

Chứng từ điện tử phải đảm bảo đợc tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tintrong quá trình sử dụng và lu trữ, phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hìnhthức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện

tử không đúng quy định Chứng từ điện tử khi bảo quản, đợc quản lý nh tài liệu kếtoán ở dạng nguyên bản mà nó đợc tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhng phải có đủ thiết bịphù hợp để sử dụng khi cần thiết

2 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tợng kế toán.Đểthu nhận đợc đầy đủ, kpj thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp,

ké toán trởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đốivới từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanhnghiệp, xác định rõ những ngời chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếpliên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tính trungthực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của sốliệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tàichính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất l-ợng công tác kế toán tại doanh nghiệp

3 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ phải đợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tínhtrung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản

ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảoghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cầnthiết để ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chấtlợng của công tác kế toán vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng

từ kế toán trớc khi tiến hành ghi sổ kế toán

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán, bao gồm:

- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản

ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin

4 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đến khi ghi sổ

ké toán và bảo quản, lu trữ có liên quan đến nhiều ngời ở các bộ phận chức năngtrong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng

kế toán, vì vậy kế toán trởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từcho từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phậnquản lý, các bộ phận kế toán có liên quan thể hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vàkinh tế - tài chính phản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép hạch toán đ ợckịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt độngsản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.

III Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp

1 Lựa chọn áp dụng hệ tống tài khoản kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cảmã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phơng pháp kế toán của từng tài khoản kếtoán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệpcăn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp mình cũng

nh đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tàikhoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho

đơn vị mình

2 Cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán

Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp đợc cụ thể hóa, bổ sungthêm Tài khoản cấp 3, cấp 4, …) có thực hiện công việc kế toán nh nhng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phơngpháp hạch toán của tài khoản cấp trên tơng ứng

Doanh nghiệp đợc đề nghị bổ sung Tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các tàikhoản trong hệ tống tài khoản kế toán doanh nghiệp cha có để phản ánh nội dungkinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ đợc thực hiện sau khi đợc Bộ Tàichính chấp thuận bằng văn bản

Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệthống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tợng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhất của nhànớc và các văn bản hớng dẫn thực hiện cảu các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với

đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanhnghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thôngtin cho các đối tợng sử dụng

IV Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán

1 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán đợc quy định tạiLuật Kế toán về mở sổ kế toán, sửa chữa sai sót, khóa sổ kế toán, lu trữ, bảo quản sổ

kế toán, xử lý vi phạm

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp Sổ kế toán phải ghi rõ têndoanh nghiệp; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ, chữ ký củangời lập sổ, kế toán trởng và ngời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; số trang;

đóng dấu giáp lại Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Ngày, tháng ghi

sổ, số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nộidung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số d đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ,

số d cuối kỳ

1.1 Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thànhlập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập

Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Sổ kế toánphải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin, số liệu ghi sổ

kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán Việc ghi

sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghitrên sổ kế toán của năm trớc liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khikhóa sổ Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải đợc ghi bằng bút mực, không ghi xenthêm vào phía trên hoặc phía dới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng;trờng hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trangphải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trớc khi lập báo cáo tàichính và các trờng hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật

Trờng hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện cácquy định về sổ kế toán tại Luật Kế toán và Chế độ sổ kế toán hiện hành Sau khi khóa

sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng chotừng kỳ kế toán năm

1.2 Tổ chức việc sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không đợc tẩy xóa làm mấtdấu vết thông tin, số liệu ghi sai phải sửa chữa theo một trong ba phơng pháp sau:

Ghi cải chính bằng cách gạch một đờng thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ởphía trên và phải có chữ ký của kế toán trởng bên cạnh; Ghi số âm bằng cách ghi lại

số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng vàphải có chữ ký của kế toán trởng bên cạnh; Ghi bổ sung bằng cách lập "Chứng từ ghi

sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ

Trờng hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trớc khi báo cáo tài chính năm đợcnộp cho cơ quan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm

đó

Trờng hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót khi báo cáo tài chính năm đã nộp chocơ quan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã pháthiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót

Sửa chữa sổ kế toán trong trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính

Trờng hợp phát hiện sai sót trớc khi báo cáo tài chính năm đợc nộp cho cơ quannhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trênmáy vi tính trờng hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơquan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đãphát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có saisót;

Sửa chữa sổ kế toán trong trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính đợc thực hiện theo

pp ghi số âm hoặc ghi bổ sung nh đối với sổ kế toán bằng tay

2 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng

Hình thức kế toán là các mẫu số kế toán, trình tự, phơng pháp ghi sổ và mối liênquan giữa các sổ kế toán Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống

sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ ké toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu

sổ, mối quan hệ về trình tự và phơng pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ

kế toán cũng nh việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính

Kế toán trởng phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quymô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và ph-

ơng tiện tính toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị

Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, có 5 hình thức kế toán đợc quy

định: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ; Hìnhthức kế toán Nhật ký Chung; Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kếtoán trên máy vi tính

2.1 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Là hình thức kế toán thờng đợc sử dụng tại các doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tàikhoản kế toán

+ Không cần lập bảng cân đối sổ phát sinh của các Tài khoản cấp 1 vì có thểkiểm tra đợc tính chính xác của việc ghi chép ở các Tài khoản kế toán cấp 1 ngay ởdòng tổng cộng số phát sinh trong tháng trong tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Sơ đồ 9.1: Trình tự ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán

ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lậpChứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp, còn việc ghi sổ kế toán chitiết đợc căn cứ các chứng từ kế toán, nh vậy việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghichép kế toán chi tiết tách rời nhau

+ Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 đợc ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Nhật ký - số cái

báo cáo tài chính

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Số, thẻ kế toán chi tiết

Số, thẻ kế toán chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ cái.

Sơ đồ 9.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán

Chứng từ ghi sổ

2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Là hình thức kế toán đợc sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn,

đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

- Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật kýchung, theo trình tự thòi gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ chủ yếu sau:

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 9.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức

Đồng thời căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liênquan

Trờng hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vàochứng từ kế toán để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liênquan Định kỳ, hoặc cuối tháng, tổng hợp sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vàocác tài khoản phù hợp trên Sổ cái

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng Cân đối sốphát sinh

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

2.4 Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

Là hình thức kế toán đợc sử dụng trong các doanh nghiệp lớn cha sử dụng máy

vi tính vào công việc kế toán

- Đặc điểm:

+ Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệthống các nghiệp vụ kinh tế - tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ kế toántổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật Ký - Chứng từ Ngời ta lấy bên Có của tài khoản kếtoán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là cácnghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Có của một tài khoản thì đợc tập hợp ghi vàoNhật ký - Chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó Khi ghi vào Nhật ký - Chứng từchính là định khoản kế toán để ghi vào Sổ Cái Nh vậy Nhật ký - Chứng từ vừa là sổNhật ký các nghiệp vụ cùng loại, vừa là chứng từ ghi sổ để ghi Sổ Cái

+ Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký Chứng từ Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế toán tổnghợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp

-+ Không cần lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ởcác Nhật ký - Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoảnphải cân bằng nhau

Dựa vào bên Có của tài khoản để ghi Nhật ký - Chứng từ nên căn cứ chứng từ

kế toán để ghi sổ rõ ràng, không bị trùng lắp trong ghi sổ kế toán Đây cũng là đặc

điểm thể hiện tính u việt của hình thức kế toán này

Sơ đồ 9.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức

Kế toán Nhật ký - Chứng từ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Nhật ký chứng từ

Sổ cái

chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

2.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Đặc điểm cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đợcthực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kếtoán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợpcác hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủquy trình ghi sổ kế toán, nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chínhtheo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ củahình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chúng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản

Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đợc kế sẵntrên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đợc tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái…) có thực hiện công việc kế toán nh) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liênquan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổnghợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựctheo thông tin đã đợc nhập trong kỳ Ngời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy,

đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay

Sơ đồ - Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi hình thức kế toán có nội dung, u, nhợc điểm và phạm vi áp dụng thích hợp.Trong mỗi hình thức kế toán có quy định cụ thể về số lợng, kết cấu, trình tự, phơngpháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Trình tự ghi sổ theo từng hìnhthức có thể khái quát nh sau: Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ;Ghi sổ kế toán chi tiết; Ghi sổ kế toán tổng hợp; Kiểm tra, đối chiếu số liệu; Tổnghợp số liệu lập báo cáo tài chính Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 5hình thức kế toán nêu trên để ghi sổ kế toán Từ hình thức kế toán đã đợc lựa chọn,doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán Từ hình thức kế toán đã đợc lựachọn, doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định đểchọn một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô,

đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kếtoán cũng nh điều kiện trang bị phơng tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin ởdoanh nghiệp để phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệthống các tài khoản mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phơng pháp kế toán đợcquy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tinkinh tế tài chính để lập báo cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lýhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp,gồm: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết Hệ thống sổ kếtoán tổng hợp gồm: Sổ cái; Sổ Nhật ký hoặc sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ tùy theotừng trờng hợp Sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

chính theo nội dung kinh tế; hệ thống sổ kế toán chi tiết: Tùy theo yêu cầu quản lýkinh doanh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán màdoanh nghiệp mở đủ các sổ kế toán chi tiết Các sổ này dùng để phân loại, tổng hợp,chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế

Doanh nghiệp đợc cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu quản

lý của đơn vị

V Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính

1 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính đợc alạp theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng đểtổng hợp và thuyết minh và tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm: Bảngcân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ,Bản Thuyết minh báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu, nội dung, phơng pháptính toán, trình bày, thời gian và nộp báo cáo tài chính theo quy định chuẩn mực vàcác chế độ kế toán hiện hành

Doanh nghiệp đợc bổ sung, cụ thể hóa: Các chỉ tiêu cần giải thích trong BảnThuyết minh báo cáo tài chính; Các chỉ tiêu báo cáo theo quy định nếu doanh nghiệpkhông có số liệu thì không phải báo cáo

2 Tổ chức lập báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm Ngời báo cáotài chính năm DNNN phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán quý; Doanhnghiệp bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấmdứt hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất,sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việcphải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổnghợp hoặc báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kếtoán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở, hoặc công tycon theo quy định của Bộ Tài chính

Báo cáo tài chính phải đợc lập đúng nội dung, phơng pháp và trình bày nhấtquán giữa các kỳ kế toán; trờng hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các

kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do

Báo cáo tài chính phải đợc ngời lập, kế toán trởng và ngời đại diện theo phápluật của doanh nghiệp ký Ngời ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nộidung của báo cáo

3 Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các Cơ quanquản lý Nhà nớc theo thời hạn quy định

Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chứcthực hiện công khai báo cáo tài chính năm theo chế độ quy định

Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chínhtổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chính củacác đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của các công ty con

Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theocác nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt độngkinh doanh; Trích lập và sử dụng các quỹ: Thu nhập của ngời lao động

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã đợc kiểm tra khi công khai phải kèmtheo kết luận của tổ chức kiểm toán

Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau:Phát hành ấn phẩm; Thông báo bằng văn bản; Niêm yết hoặc các hình thức khác theoquy định của pháp luật

VI Tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kếtoán (Lụât Kế toán, khoản 3, điều 4) Các doanh nghiệp cần căn cứ vào H ớng dẫn ápdụng kế toán quản trị của Nhà nớc (Thông t số 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006của Bộ Tài chính) làm cơ sở xây dựng và tổ chức kế toán quản trị thích hợp và cóhiệu quả tại doanh nghiệp và các doanh nghiệp thành viên (đối với tổng công ty), đơn

vị trực thuộc, phụ thuộc (đối với công ty)

VII Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán

Doanh nghiệp phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền vàkhông quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm Việc kiểm tra kế toánchỉ đợc thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định củapháp luật với các nội dung kiểm tra đợc quy định trong quyết định kiểm tra, gồm:Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy

kế toán của ngời làm kế toán; kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghềnghiệp kế toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu

kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầucủa đoàn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán Đồng thời doanhnghiệp có quyền đợc từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyềnhoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của luật pháp, khiếu nại về kết luận của

đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; tr ờnghợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kếtoán thì thực hiện theo quy định của pháp luật

Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nớc có quyền

và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công

ty con

VIII Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lợng; xác nhận và đánh giá chất ợng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đốichiếu với số liệu trong sổ kế toán

l-Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trờng hợp sau:Cuối kỳ kế toán năm, trớc khi lập báo cáo tài chính; chia, tác, hợp nhất, sáp nhập,giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hạibất thờng khác; đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nớc có thẩmquyền; và các trờng hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm

kê Trờng hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kếtoán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kếtquả xử lý vào sổ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Ngờilập và kỳ báo cáo tổng h ợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm

kê

IX Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán

1 Tổ chức bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán phải đợc đơn vị kế toán và ngời làm kế toán bảo quản đầy đủ,

an toàn trong quá trình sử dụng