Nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của trường đại học khoa học xã hội và nhân văn, đại học

Khảo sát về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng tôi nhận thấy vẫn còn có những văn bản không phản án

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

VŨ THỊ HÀ

NGHIÊN CỨU CHUẨN HÓA

HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO

CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Luận văn Thạc sỹ Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội, 2014

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

VŨ THỊ HÀ

NGHIÊN CỨU CHUẨN HÓA

HỆ THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội, 2014

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới gia đình và bạn bè, những người đã giúp

đỡ, chia sẻ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn

Xin trân trọng cảm ơn

MỤC LỤC Trang

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC CHUẨN HÓA HỆ

THỐNG VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG

ĐHKHXH&NV

14

1.1.2 Chuẩn hóa văn bản và chuẩn hóa hệ thống văn bản 17 1.2 Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường

ĐHKHXH&NV

19

1.2.1 Khái quát về hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV 19

1.2.1.3 Một số kết quả đạt được trong công tác đào tạo 23

1.2.2 Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường

ĐHKHXH&NV

24

1.2.2.1 Hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV 25

1.2.2.2 Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường

1.3.2 Ý nghĩa của chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào

tạo

36

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG VĂN BẢN

PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

43

2.1 Cấu trúc của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo 43

2.3.2.2 Cách diễn đạt trong văn bản đào tạo 78 CHƯƠNG 3: NHỮNG YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ ĐẨY MẠNH

VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC CHUẨN HÓA HỆ THỐNG VĂN

BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG

84

3.2.1 Về qui trình soạn thảo và ban hành văn bản đào tạo 90

3.2.2 Về việc sử dụng đúng chức năng của văn bản đào tạo 91

3.3 Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa

hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo

3.3.4 Chú trọng công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ 115

3.3.5 Nâng cao chất lượng hoạt động thẩm định, kiểm tra văn bản 115

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội

ĐHKHXH&NV: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Được xem là một trong những hoạt động quan trọng nhất của xã hội loài người, hoạt động giáo dục đào tạo đã, đang và sẽ tiếp tục phát huy vai trò của mình trong công cuộc đưa loài người đến đỉnh cao nhất của nền văn minh Nhờ có hoạt động lao động và sự sáng tạo trong lao động mà loài người đã chuyển từ cuộc sống mông muội, dã man trong hình thái kinh tế xã hội nguyên thuỷ, chiếm hữu nô lệ đến đời sống văn minh trong các hình thái kinh

tế xã hội tư bản chủ nghĩa, xã hội chủ nghĩa Hoạt động giáo dục của con người được thực hiện rất tự nhiên như một tất yếu khách quan để con người

có thể tồn tại và phát triển Ban đầu chỉ là những kinh nghiệm sống được truyền miệng lại từ đời này đến đời khác, dần dần những tri thức kinh nghiệm, tri thức bản địa đó được ghi chép, phân tích, nghiên cứu và nâng lên thành tri thức khoa học bởi một số người có trình độ Học hỏi là nhu cầu tự thân của mỗi người và hoạt động giáo dục, đào tạo được định hình rõ nét chính từ những nguyên nhân chủ quan và khách quan đó

Ngày nay, trong xu thế quốc tế hoá và hội nhập toàn cầu thì vai trò của giáo dục đào tạo càng được khẳng định hơn bao giờ hết Đứng trước những thời cơ và thách thức lớn, các quốc gia không thể xem nhẹ ý nghĩa to lớn của giáo dục, đào tạo Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của giáo dục đào tạo, Đảng và Nhà nước ta đã sớm quan tâm và có sự chỉ đạo tới hoạt động này Do đó, Nghị quyết Trung ương II, khoá VIII năm 1996 của Đảng đã khẳng định “giáo dục đào tạo là quốc sách hàng đầu” Đây được coi

là định hướng phát triển đúng đắn của chúng ta trong công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa với mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là một trường đại học lớn, có nhiều uy tín trong và ngoài nước Đây được xem là đại học hàng đầu đào tạo về lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn ở nước ta Hoạt động đào tạo là hoạt động quan trọng nhất của các cơ sở giáo dục, đào tạo nói chung và

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn nói riêng Để các hoạt động đó được thực hiện một cách có hiệu quả nhất thì các hoạt động tổ chức, điều hành, hỗ trợ và phục vụ hoạt động đào tạo phải được tổ chức và thực hiện đồng bộ từ khâu bố trí, sắp xếp cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao đến cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giảng dạy và học tập

Văn bản là phương tiện truyền tin cơ bản và phố biến nhất trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung Do đó, việc soạn thảo và ban hành văn bản có ý nghĩa to lớn mang tính chất quyết định sự thành công hay thất bại của cơ quan Vì là công cụ của hoạt động quản lý, điều hành nên nếu văn bản được soạn thảo và ban hành có chất lượng tốt, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về hình thức, nội dung thì hoạt động diễn ra sẽ thuận lợi và mang lại kết quả cao

Việc soạn thảo, ban hành văn bản về đào tạo được cán bộ, viên chức của Trường ĐHKHXH&NV chú trọng và quan tâm Tuy nhiên, các cán bộ soạn thảo văn bản dựa theo kinh nghiệm bản thân và chưa được trang bị đầy

đủ kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết Do đó, việc tuân thủ những quy định của nhà nước về kỹ thuật soạn thảo, thể thức và nội dung văn bản chưa thật sự triệt để, thống nhất

Vấn đề đặt ra ở đây là cùng một loại văn bản có nội dung như nhau song lại được thực hiện chưa thật thống nhất về mặt thể thức, kết cấu nội dung

và văn phong Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động đào tạo của các trường đại học Một giả thiết được đặt ra đó là tại sao chúng ta không chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo Theo lô gích trên nếu hệ thống văn bản về đào tạo được chuẩn hoá sẽ tạo thuận lợi rất lớn

và góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của các trường đại học

Chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của các trường đại học nhằm mục đích xác định đầy đủ và chính xác thành phần và mối quan

hệ giữa các văn bản trong hệ thống, xem xét việc sử dụng đúng chức năng,

công dụng của từng loại văn bản Qua đây, tạo nên sự thống nhất về hình thức

và mức độ nhất định về nội dung, góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong hoạt động ban hành văn bản về lĩnh vực đào tạo Ngoài ra, chuẩn hóa hệ thống văn bản còn làm đơn giản hoá việc soạn thảo, ban hành văn bản, tạo thuận lợi lớn cho cán bộ cũng như sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh trong việc hoàn thiện một số thủ tục về mặt hành chính

Khảo sát về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng tôi nhận thấy vẫn còn có những văn bản không phản ánh trực tiếp hoạt động đào tạo, việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản chưa được đảm bảo Đa số các văn bản được soạn thảo theo quan điểm cá nhân của người soạn thảo, chưa cập nhật và tuân thủ chặt chẽ các quy định mới của Nhà nước

về thể thức cũng như việc sử dụng từ ngữ, cách diễn đạt chưa thật thống nhất

Hệ quả là chất lượng và hiệu suất trong soạn thảo văn bản còn thấp, việc tạo dựng nề nếp, kỷ cương trong soạn thảo văn bản ở cán bộ, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh còn hạn chế, thủ tục về mặt hành chính còn rườm rà,chưa thống nhất Xa hơn nữa là gây khó khăn cho công tác sắp xếp, lập hồ sơ hiện hành, ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, làm giảm giá trị của tài liệu lưu trữ cơ quan Nói cách khác là ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của Trường Những tồn tại này sẽ được khắc phục nếu chúng ta tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo của Trường

Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa thiết thực của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của các trường đại học,

chúng tôi chọn vấn đề “Nghiên cứu chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” làm

đề tài luận văn thạc sĩ cho mình

2 Mục tiêu của đề tài

Với phạm vi một luận văn thạc sĩ, đề tài được thực hiện nhằm những mục tiêu sau:

- Khẳng định tầm quan trọng và sự cần thiết của việc thực hiện chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn

- Khái quát về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, thực trạng

về hệ thống văn bản đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và việc áp dụng những qui định của nhà nước trong việc soạn thảo, ban hành văn bản

- Xây dựng những yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản phục

vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống văn bản

phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn như một công cụ phục vụ hoạt động đào tạo cộng với việc nghiên cứu những vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn hoá văn bản, đối tượng trực tiếp mà chúng tôi hướng tới ở đây là hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, những yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản về đào tạo

* Phạm vi nghiên cứu: Mặc dù toàn bộ văn bản hình thành đều trực

tiếp hay gián tiếp phản ảnh hoạt động đào tạo song phạm vi khảo sát của luận văn chỉ dừng lại ở hệ thống văn bản phục vụ trực tiếp hoạt động đào tạo Hệ thống văn bản này sẽ được chúng tôi trình bày cụ thể trong phần nội dung của luận văn

Về mặt địa bàn khảo sát, chúng tôi chỉ tiến hành khảo sát và nghiên cứu việc chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN Từ nghiên cứu này, có thể là sự gợi mở cho các đơn vị đào tạo đại học trong và ngoài ĐHQGHN để nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản của các đơn vị

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu trên, tác giả nghiên cứu phải thực hiện một

- Nghiên cứu tiêu chuẩn hoá văn bản và những yêu cầu của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Đánh giá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường trên cơ sở các yêu cầu chuẩn hóa Từ đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề tiêu chuẩn hoá đã sớm đuợc nghiên cứu trên thế giới Lịch sử tiêu chuẩn hoá ghi nhận Trung Quốc là quốc gia có yêu cầu tiêu chuẩn hoá đầu tiên Ban đầu, các tiêu chuẩn được xây dựng trong các lĩnh vực như lương thực, đơn vị đo lường, kích thước trong xây dựng… Tuy nhiên, bước ngoặt của tiêu chuẩn hoá chỉ thực sự đến vào thế kỷ thứ XVIII khi xảy ra cuộc cách mạng tư sản Anh với sự xuất hiện và phát triển của máy móc Nhưng cũng phải đến năm 1947 thì Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standardization, viết tắt là ISO) mới được thành lập

Ở Việt Nam, ban đầu, vấn đề tiêu chuẩn hoá phát triển không mạnh Tuy vậy, năm 1980 chúng ta cũng chính thức trở thành thành viên của Tổ chức tiêu chuẩn hoá thế giới Sau đổi mới năm 1986, hoạt động tiêu chuẩn

hoá có bước phát triển Đến nay, khi những ưu và nhược điểm của nền kinh tế thị trường song song cùng tồn tại thì nhu cầu có một quy chuẩn để tuân theo trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội trở nên thiết yếu Chúng ta đã nghiên cứu, xây dựng và áp dụng một số tiêu chuẩn trong một số lĩnh vực nhất định

Trong công tác văn thư và lưu trữ nói chung và việc soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng thì vấn đề tiêu chuẩn hoá đã xuất hiện từ thời phong kiến Đương nhiên, lúc bấy giờ khái niệm tiêu chuẩn hoá chưa xuất hiện Việc quy định soạn thảo văn bản với kết cấu nội dung, văn phong trong một số loại văn bản như chỉ, dụ, sắc…theo một quy trình nhất định tức sự thống nhất hoá công tác công văn, giấy tờ được xem là sự chuẩn hoá văn bản

Vấn đề chuẩn hoá văn bản đã được nghiên cứu và đề cập trong các tác

phẩm và công trình của PGS Vương Đình Quyền trong cuốn Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong Luận án Tiến sĩ Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn (giai đoạn 1802 – 1884) Tại đây, thông qua việc trình bày những quy

định của các triều đại phong kiến trong việc soạn thảo, chuyển giao, giải quyết văn bản, người đọc có thể thấy được một số quy định về sự thống nhất hoá công tác công văn, giấy tờ các triều đại phong kiến Việt Nam mà điển hình là triều đại nhà Nguyễn

Trong những năm trở lại đây, có một số tác giả đã đưa ra và nghiên cứu

về tiêu chuẩn hoá trong công tác văn thư lưu trữ như tác giả Lê Thị Nguyệt

Lưu với Bước đầu tìm hiểu về tiêu chuẩn hoá văn bản Đây là một trong số

những công trình nghiên cứu đầu tiên về vấn đề tiêu chuẩn hoá trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng và công tác lưu trữ nói chung Bên cạnh đó có một số tác giả đã nghiên cứu về các vấn đề liên quan đến chuẩn hoá các nội dung của hệ thống văn bản như tác giả Đỗ Thị Thanh Như với đề

tài luận văn thạc sỹ Văn phong hành chính trong văn bản của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam hay tác giả Nguyễn Hồng Duy với đề tài Nghiên cứu chuẩn hóa thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh

Những công trình, đề tài trên đã bước đầu đề cập và nghiên cứu về một

số nội dung liên quan đến việc chuẩn hoá hệ thống văn bản Những kết quả đạt được trong các đề tài nghiên cứu trên là sự tham khảo cần thiết cho đề tài

“Nghiên cứu chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” của chúng tôi Tuy nhiên,

các đề tài trên mới chỉ đi vào một nội dung chuẩn hoá như thể thức hoặc văn phong văn bản

Trong nội dung chính của đề tài này, việc trình bày thực trạng việc áp dụng các qui định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thể thức, văn phong văn bản vào soạn thảo, ban hành văn bản về đào tạo được xem là cơ sở cho những nghiên cứu về yêu cầu, nội dung chuẩn hóa hệ thống văn bản Điểm khác biệt của đề tài là chuẩn hóa văn bản được tiếp cận dưới góc độ lý thuyết hệ thống Tức là, khi xem xét hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV, bên cạnh việc nghiên cứu chuẩn hóa về thể thức, văn phong văn bản, chúng tôi đặc biệt chú trọng đến việc nghiên cứu chuẩn hóa về thành phần văn bản thuộc hệ thống, về chức năng, công dụng của văn bản, về mối quan hệ, thứ tự xuất hiện của các văn bản, về qui trình soạn thảo, ban hành văn bản trong hệ thống

Trên cơ sở kế thừa những kết quả đã đạt được của những nghiên cứu trước, đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu để có thể chuẩn hoá hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo – một phương tiện, công cụ của hoạt động đào tạo tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Nội dung chính của luận văn cũng là những điểm mới và là đóng góp lớn nhất của đề tài

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để hoàn thành đề tài, chúng tôi chủ yếu tham khảo các nguồn tài liệu sau:

+) Nhóm tài liệu về lý thuyết hệ thống như:

- Các bài giảng, giáo trình về lý thuyết hệ thống;

- Một số công trình, đề tài về hệ thống thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

+) Nhóm tài liệu liên quan đến tiêu chuẩn hoá tài liệu như:

- Một số tiêu chuẩn Việt Nam về văn thư, lưu trữ;

- Một số công trình, đề tài về tiêu chuẩn hoá trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Các bài viết, tạp chí về tiêu chuẩn hoá

+) Nhóm tài liệu về công tác đào tạo như:

- Văn bản của Đảng, Nhà nước về vấn đề giáo dục, đào tạo

- Văn bản của Bộ Giáo dục Đào tạo, Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn quy định về các vấn đề liên quan đến công tác đào tạo đại học

+) Nhóm tài liệu liên quan đến công tác văn thư lưu trữ

- Các văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Các văn bản của Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn quy định về công tác văn thư, lưu trữ,

- Các giáo trình, chuyên khảo về công tác văn thư như soạn thảo, ban hành văn bản, văn bản và hành chính học…

- Các công trình nghiên cứu, bài viết về vấn đề liên quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin, một số phương pháp cụ thể được sử dụng trong luận văn là:

- Phương pháp hệ thống: Tiếp cận dưới góc độ hệ thống cho nên

phương pháp hệ thống được sử dụng xuyên suốt trong tất cả các bước nghiên cứu, từ việc xây dựng kết cấu, bố cục luận văn đến việc trình bày và phân tích các nội dung chính trong đề tài Nhất là, khi tác giả nghiên cứu về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, tiến hành xây dựng các yêu cầu và giải pháp của việc chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Phương pháp khảo sát thực tế: Được sử dụng khi chúng tôi tiến hành

khảo sát hệ thống văn bản, thực trạng công tác chuẩn hoá hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của các trường

đại học, cũng như các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện việc chuẩn hoá hệ thống văn bản về đạo tạo và nghiên cứu khoa học

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh: Được sử dụng

khi chúng tôi phân tích, tổng hợp về thực trạng hệ thống văn bản, phân tích các ví dụ cụ thể, xây dựng các yêu cầu và đề xuất các giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo của Trường

- Phương pháp phân tích hệ thống: Được sử dụng trong việc phân tích

các yếu tố cấu thành, chức năng, ý nghĩa của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo Thực chất, phương pháp này là sự tổng hợp, kết hợp của các phương pháp nghiên cứu đã nêu trên Nói cách khác, đây là phương pháp nâng cao và nếu được sử dụng tốt thì mục tiêu nghiên cứu chắc chắn sẽ có chất lượng tốt

Các phương pháp trên được sử dụng đồng thời và bổ sung cho nhau, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, biện chứng song cũng có tính độc lập tương đối của mình Do đó, để các phương pháp mang lại hiệu quả như mong muốn, đòi hỏi người nghiên cứu phải nẵm vững phương pháp luận chung và vận dụng khéo léo các phương pháp trên trong từng phần nghiên cứu cụ thể

- Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm đẩy mạnh công tác chuẩn hóa

hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo tại Trường ĐHKHXH&NV

- Mẫu hóa một số văn bản được sử dụng phổ biến và lặp lại nhiều lần trong công tác đào tạo

Chương 2: Khảo sát và đánh giá về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

Chương 3: Một số yêu cầu và giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV

Đề tài được thực hiện với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô giáo cùng bạn bè và đồng nghiệp Dù rất cố gắng song

do sự hạn chế trong nhận thức cũng như thời gian thực hiện eo hẹp nên đề tài không tránh khỏi những sai sót nhất định Chúng tôi mong sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô và bè bạn quan tâm để đề tài ngày càng được hoàn thiện

Chương 1: Cơ sở khoa học của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Văn bản và hệ thống văn bản

* Khái niệm văn bản

Văn bản là khái niệm nhận được nhiều sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu, các nhà khoa học lại có các định

nghĩa khác nhau về văn bản Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại thông tin văn bản chữ Nôm, văn bản ký kết giữa hai nước” [24-985] Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ định nghĩa: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [1-139]

Định nghĩa này đã bao hàm tương đối đầy đủ nội hàm của khái niệm văn bản

và thỏa mãn phần nào nhu cầu của người đọc Tuy nhiên, tính khái quát của hai định nghĩa trên chưa cao Dưới góc độ lưu trữ học, chúng tôi tán đồng với

định nghĩa mà các nhà nghiên cứu về văn bản đã đưa ra Theo đó, “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” Vật liệu và ký hiệu

ngôn ngữ có thể phong phú và đa dạng tùy vào điều kiện thực tế của hoàn cảnh lịch sử cũng như mục đích và nội dung mà văn bản phản ánh Nói cách khác, văn bản là một loại phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định

Đặc biệt, văn bản được xem là một trong những phương tiện quan trọng

của hoạt động quản lý nhà nước Dưới góc độ hành chính, “văn bản là các tài liệu, giấy tờ, công văn được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” (nghĩa hẹp) Trong phạm vi luận văn, chúng tôi sử dụng khái niệm văn

bản theo nghĩa hẹp này Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là các công văn, giấy tờ, tài liệu dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; phản

ánh kết quả mọi hoạt động quản lý của các cơ quan đó Với mục đích sử dụng như vậy nên văn bản hành chính cũng có những đặc điểm, yêu cầu riêng biệt

và không tách rời các yếu tố xung quanh trong môi trường mà nó tồn tại Cụ thể hơn, các yếu tố trong hệ thống và bản thân hệ thống chịu sự tác động của một môi trường nhất định

Vận dụng quan điểm hệ thống trên vào hệ thống văn bản, có thể định

nghĩa “hệ thống văn bản là tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định của cơ quan, đơn vị sản sinh ra hệ thống văn bản” Với định nghĩa này, một số đặc điểm cần chú ý:

- Tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ tương tác: Điều này có nghĩa là các văn bản trong cùng hệ thống phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, có tác động qua lại với nhau đồng thời có tính độc lập tương tối của mình Biểu hiện của mối quan hệ qua lại là mỗi văn bản phản ánh một khía cạnh, một đặc điểm của đối tượng mà hệ thống văn bản đề cập đến Tính độc lập tương đối được thể hiện ở vị trí, ý nghĩa của từng văn bản trong hệ thống Như vậy, xác định được mối quan hệ của các văn bản trong hệ thống sẽ giúp xác định chính xác giới hạn, thành phần của hệ thống văn bản

- Các văn bản trong hệ thống cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định Đây vừa là yêu cầu lại cũng là mục đích tồn tại của hệ thống văn bản Bản thân mỗi văn bản và cả hệ thống văn bản được ban hành, tồn tại đều thể hiện những mục tiêu nhất định Đó có thể là cùng để phản ánh quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, tổ chức; cùng thể hiện một chủ trương, chính sách, quan điểm, giá trị của đơn vị, cá nhân hay sự vật, sự việc nào đó… Việc xác định một hoặc một số mục tiêu của hệ thống văn bản cũng giúp cho việc xác định khối lượng, thành phần văn bản trong hệ thống

Như vậy, định nghĩa hệ thống văn bản trên đã khái quát được bản chất của khái niệm và chứa đựng trong đó những tính chất, đặc điểm của hệ thống văn bản Tuy nhiên, cũng giống như hệ thống, hệ thống văn bản là một khái niệm đa cách tiếp cận Xét một cách cụ thể thì hệ thống văn bản là tập hợp những văn bản có mối quan hệ tương tác về cùng một vấn đề, một sự kiện hoặc một nhân vật nào đó Dễ nhận thấy khái niệm này rất gần với khái niệm

hồ sơ Song, cũng không khó để phân biệt hai khái niệm này Nếu khái niệm

hồ sơ nhấn mạnh đến tính chất của sự việc, vấn đề mà các văn bản đề cập đến thì điểm đáng quan tâm nhất của hệ thống văn bản chính là mối quan hệ giữa

các văn bản trong hệ thống Do đó, hệ thống văn bản còn có thể được hiểu “là tập hợp của rất nhiều các hồ sơ có liên quan với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định” Chẳng hạn như hệ thống văn bản về công

tác đối ngoại của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gồm rất nhiều các hồ sơ công việc cụ thể về hoạt động đối ngoại như hồ sơ về việc ký hiệp định hợp tác với đối tác nước ngoài, hồ sơ về đoàn ra, đoàn vào… Các

hồ sơ này phản ánh các vấn đề khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cùng thể hiện các mặt của hoạt động đối ngoại, vì một mục tiêu mở rộng quan hệ hợp tác với các trường đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới của Trường ĐHKHXH&NV

Vì hệ thống văn bản là tập hợp các văn bản cho nên trong hệ thống văn bản có thể phân loại thành nhiều phân hệ tùy theo nhu cầu, mục đích ban hành

và sử dụng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân Chẳng hạn với hệ thống

văn bản quy phạm pháp luật được xác định là tập hợp các văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội, do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước nhằm thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp Trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật này có thể phân loại thành nhiều hệ thống văn bản khác Nếu phân loại theo chủ thể ban hành sẽ có các hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp, hệ thống văn bản của các cơ quan hành pháp và hệ thống văn bản của các cơ quan tư pháp Nếu phân loại theo các lĩnh vực của đời sống xã hội thì sẽ có hệ thống văn bản của từng lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, giáo dục, nghệ thuật… Mục đích của việc phân loại hệ thống là nhằm quản lý và sử dụng tốt hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức

Như vậy, về mặt lý thuyết, có rất nhiều cách phân loại hệ thống văn bản Song, trong thực tế, việc xác định một hệ thống văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố Giới hạn, thành phần, nội dung và mối quan hệ giữa các văn bản

là những yếu tố quan trọng nhất để xác định một hệ thống văn bản Với hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV, việc xác định vị trí, vai trò của các hệ thống văn bản trong hoạt động của Nhà trường có ý nghĩa rất quan trọng Bởi, nếu xác định đúng vị trí của các hệ thống văn bản, chúng ta sẽ có biện pháp thích hợp với từng khâu cụ thể của nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp tài liệu vào lưu trữ và công tác lưu trữ của Trường Nói cách khác là có biện pháp nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa hệ thống văn bản – một công cụ của hoạt động quản lý, điều hành

1.1.2 Chuẩn hóa văn bản và chuẩn hóa hệ thống văn bản

* Chuẩn hóa văn bản

Khái niệm tiêu chuẩn hay chuẩn hóa thường được sử dụng trong các lĩnh vực sản xuất, đo lường Hiểu đơn giản, chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản, qui định để sử dụng chung và lặp lại nhiều lần trong từng

lĩnh vực nhằm đơn giản và thống nhất hóa để tạo thuận lợi cho các hoạt động liên quan

Trên lĩnh vực văn bản, khái niệm chuẩn hóa được giải thích là: “việc xây dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức” [28-275] Ở một khía cạnh khác, tiêu chuẩn hóa văn bản còn được hiểu là việc mẫu hóa văn bản, tức là “sự trình bày văn bản theo thể thức đã được các cơ quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu

để các cơ quan tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản” [28-277] Qua

đây, có thể thấy, với cách hiểu truyền thống như hiện nay, tiêu chuẩn hóa văn bản hay mẫu hóa văn bản đều có điểm xuất phát từ thể thức văn bản

* Chuẩn hóa hệ thống văn bản

Vấn đề tiêu chuẩn hay chuẩn hóa văn bản đã được nhận được rất nhiều

sự quan tâm của các nhà nghiên cứu về văn bản, văn bản học và văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, đa phần các nghiên cứu tập trung đề cập đến chuẩn hóa thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Tiếp cận văn bản dưới góc độ hệ thống, chúng tôi nhận thấy chuẩn hóa

hệ thống văn bản là một vấn đề rất đáng được quan tâm Đây là một cách tiếp cận mới về chuẩn hóa văn bản dựa trên quan điểm về lý thuyết hệ thống

Xuất phát từ lý thuyết về hệ thống văn bản, chuẩn hóa hệ thống văn bản

là việc hoàn thiện hệ thống văn bản về các yếu tố như thành phần, mối quan

hệ giữa các văn bản trong hệ thống, về thể thức và nội dung, văn phong của văn bản trong hệ thống Mục tiêu của chuẩn hóa hệ thống văn bản là nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản – một phương tiện, công cụ hữu hiệu của hoạt động quản lý, điều hành về cả hình thức và nội dung Theo đó thì, các yếu tố

cần chuẩn hóa để đạt mục tiêu trên là:

- Chuẩn hóa về thành phần văn bản thuộc hệ thống

- Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống

- Chuẩn hóa về việc sử dụng các loại văn bản

- Chuẩn hóa thể thức văn bản trong hệ thống

- Chuẩn hóa văn phong văn bản trong hệ thống

Các yếu tố trên có quan hệ mật thiết và tác động lẫn nhau Bởi vì, một

hệ thống văn bản muốn đạt đến độ hoàn chỉnh thì không chỉ các văn bản trong

hệ thống có thể thức đúng, kỹ thuật trình bày theo qui định, văn phong hành chính mạch lạc, rõ ràng, khoa học mà các văn bản thuộc hệ thống phải đầy đủ, được sử dụng đúng chức năng, công dụng và theo trật tự nhất định Tính đầy

đủ ở đây được xét dựa trên thực tiễn các hoạt động hình thành văn bản trong

hệ thống Các nội dung chuẩn hóa này sẽ được chúng tôi phân tích, làm rõ ở những phần tiếp theo của luận văn

Đây là các yếu tố cần tiến hành chuẩn hóa được đề cập trong đề tài

“Nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV” Trong quá trình nghiên cứu, sẽ có sự cân nhắc về mức độ và cấp độ chuẩn hóa với các nội dung này

1.2 Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

1.2.1 Khái quát về hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

Kế thừa và phát huy truyền thống của Trường Đại học Văn khoa và Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐHKHXH&NV đã phát triển mạnh mẽ và tạo lập được vị trí hàng đầu của cả nước về đào tạo các ngành khoa học xã hội và nhân văn và tiến tới sánh ngang với các trường đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới

Nhận thức đúng đắn vị trí và tầm quan trọng của Nhà trường trong sự nghiệp xây dựng và phát triển giáo dục đào tạo nói riêng và sự nghiệp phát triển đất nước nói chung, Trường ĐHKHXH&NV đã xác định sứ mệnh của mình là đi đầu trong sáng tạo, truyền bá tri thức và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân văn, phục vụ sự nghiệp xây dựng

và phát triển đất nước Đào tạo và nghiên cứu khoa học là hai chức năng cơ bản và quan trọng nhất của Trường, được cụ thể thành những nhiệm vụ sau:

- Đào tạo các chuyên gia chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân văn theo danh mục các ngành đào tạo thuộc tất cả các loại hình đào tạo ở các bậc đại học và sau đại học

- Nghiên cứu và triển khai nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã hội và nhân văn trong hệ thống chung của ĐHQGHN nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước

- Hỗ trợ các trường đại học, cao đẳng và liên kết với các ngành, các địa phương trong hoạt động chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên và phát huy mạnh mẽ vai trò của một trong những trường đại học đầu ngành của

cả nước

Như vậy, đào tạo là hoạt động cơ bản hàng đầu và quan trọng bậc nhất của Nhà trường nhằm tạo ra một nguồn nhân lực chất lượng cao có khả năng đáp ứng được nhu cầu về một nguồn nhân lực dồi dào, chất lượng cho công cuộc xây dựng và phát triển đất nước theo xu hướng quốc tế hóa

1.2.1.1 Mục tiêu đào tạo

Tiếp nối truyền thống tốt đẹp của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội về đào tạo và nghiên cứu khoa học, Trường ĐHKHXH&NV đã và đang không ngừng cải tiến, đổi mới và nâng cao chất lượng của hoạt động đào tạo nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội về nguồn nhân lực; phấn đấu đưa Trường trở thành một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu cả nước về lĩnh vực xã hội và nhân văn

Các văn bản quan trọng như Nghị quyết, Kế hoạch, Đề án của Đảng ủy, Hội đồng khoa học – Đào tạo và Ban Giám hiệu đều xác định trọng tâm là

“tìm tòi và ưu tiên mọi khả năng nâng cao nhanh chất lượng đào tạo, tăng tỷ

lệ đào tạo sau đại học…, tập trung xây dựng một số ngành, chuyên ngành đạt chuẩn quốc tế để nhanh chóng đưa Trường phát triển ngang tầm các trường đại học tiên tiến trong khu vực vào năm 2020” [31-5]

Tại văn bản “Quy định về đào tạo đại học hệ chính quy theo tín chỉ ở Trường ĐHKHXH&NV” đã đề ra mục tiêu đào tạo bậc đại học của Trường là:

Đào tạo cử nhân các ngành khoa học xã hội và nhân văn với những phẩm chất như: có lập trường tư tưởng, chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, ý thức nghề nghiệp đúng đắn, trung thực trong khoa học; có kiến thức chuyên môn đủ sâu và rộng để hoạt động tốt trong lĩnh vực chuyên môn của mình, có

khả năng áp dụng kiến thức vào hoạt động thực tế; có khả năng tự học; có khả năng làm việc theo nhóm và làm việc độc lập; có kỹ năng giải quyết vấn đề một cách tích cực, sáng tạo và hiệu quả

Đối với sinh viên tốt nghiệp hệ chất lượng cao, ngoài việc đảm bảo mục tiêu về kiến thức, kỹ năng và thái độ như trên, sinh viên còn phải đáp ứng các yêu cầu: có kiến thức chuyên môn giỏi; có năng lực sáng tạo; có khả năng sử dụng ngoại ngữ trong giao tiếp với các đồng nghiệp nước ngoài về chuyên môn và những vấn đề xã hội thông thường; có khả năng sử dụng tốt công cụ tin học, tài nguyên mạng để phục vụ công tác chuyên môn; có khả năng hòa nhập với các mô hình đào tạo bậc cao của các trường đại học tiên tiến trong khu vực và quốc tế

Những mục tiêu này hoàn toàn phù hợp với mục tiêu giáo dục đại học Việt Nam đã được xác lập tại Nghị quyết lần thứ 8, Hội nghị BCH Trung ương khóa XI về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định

hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế là “tập trung đào tạo nhân lực trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài, phát triển phẩm chất và năng lực tự học, tự làm giàu tri thức, sáng tạo của người học…”

Đặc biệt là, các văn bản đều kịp thời được xây dựng, ban hành và điều chỉnh cho phù hợp theo từng giai đoạn phát triển Trước đây, Trường đã ban hành một số văn bản như: 6 chương trình phát triển Trường, 5 chương trình xây dựng và phát triển Trường ĐHKHXH&NV, giai đoạn 1997 – 2000… Một trong những nội dung quan trọng của những chương trình này là khẳng định mục tiêu và nhiệm vụ của công tác đào tạo, đào tạo phải gắn liền với nhu cầu xã hội, gắn với các hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc

tế

Năm 2011, trước sự đổi mới về mặt cơ chế, chính sách của Nhà nước với giáo dục, Nhà trường đã xây dựng và ban hành Kế hoạch phát triển Trường từ 2011 đến 2015 và Chiến lược phát triển Trường ĐHKHXH&NV đến năm 2020, tầm nhìn 2030 Chiến lược đã xác định 1 trong những mục tiêu

cụ thể của Nhà trường là “đào tạo nhân lực KHXH-NV chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của xã hội, một số ngành đạt trình độ của các trường đại học tiên tiến trong khu vực và từng bước đạt trình độ quốc tế Trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên môn tốt, đáp ứng được yêu cầu của công việc và tác nghiệp được ngay, không mất nhiều thời gian làm quen với thực tiễn; từng bước tiến tới đạt chuẩn đào tạo của khu vực và tiếp cận chuẩn đào tạo của quốc tế Những ngành đào tạo đạt chuẩn quốc tế có thể trao đổi sinh viên giữa các đại học trong khu vực và công nhận kết quả học tập, bằng cấp của nhau” [31-4] Đồng bộ với mục tiêu về đào tạo là hệ thống các mục tiêu về tổ

chức, cán bộ, về khoa học, về tài chính, về cơ sở vật chất Song, tất cả những mục tiêu đó đều nhằm hướng tới mục tiêu chung là nâng cao chất lượng đào tạo của Trường

Năm 2012, để phù hợp với thực tiễn xã hội và thống nhất với các đơn

vị đào tạo trong ĐHQGHN, Trường ĐHKHXH&NV đã ban hành Bốn chương trình công tác phát triển Trường giai đoạn 2012 – 2015 bao gồm: Chương trình Xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ đạt chuẩn, nhanh chóng hội nhập khu vực và quốc tế; Chương trình Xây dựng và phát triển ngành, chuyên ngành đạt trình độ quốc tế, làm nòng cột quá trình nâng cao chất lượng đào tạo; Chương trình Xây dựng sản phẩm khoa học chất lượng cao, phục vụ đào tạo và yêu cầu phát triển của đất nước; Chương trình Đổi mới quản trị đại học tiến tới xây dựng và thực hiện hệ thống quản trị đại học tiên tiến Bốn chương trình này được xem là định hướng cho hoạt động của Nhà trường trong tương lai gần Trong đó, xác định rõ mục tiêu của Trường là nâng cao chất lượng đào tạo và định hướng xây dựng Trường ĐHKHXH&NV thành một đại học nghiên cứu

Như vậy, có thể thấy các văn bản được xây dựng và ban hành dù trực tiếp hay gián tiếp đều hướng tới mục đích chính là phục vụ đắc lực cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Mục tiêu của công tác đào tạo được thể hiện rõ nét trong nội dung chính của hệ thống các văn bản

1.2.1.2 Chương trình đào tạo

Là thành viên của ĐHQGHN, một đại học đa ngành, đa lĩnh vực, có quyền tự chủ cao, Trường ĐHKHXH&NV có nhiều thế mạnh và điều kiện thuận lợi về hợp tác và liên kết trong đào tạo và nghiên cứu liên ngành đặc biệt là trong phạm vi ĐHQGHN Đội ngũ cán bộ của Trường gồm những nhà giáo, những nhà khoa học có trình độ cao, cùng một đội ngũ giảng viên kiêm nhiệm, cộng tác viên đông, chất lượng cao, có khả năng đảm đương hoàn thành được các nhiệm vụ đào tạo được giao Bên cạnh đó, Trường có mạng lưới đối tác quốc tế rộng rãi với nhiều đại học, trong đó có những trường đại học lớn và mạnh trên thế giới, đã có nhiều hợp tác quốc tế trong khoa học và liên kết đào tạo Chính vì vậy, mà cơ cấu và quy mô đào tạo của Nhà trường liên tục tăng về số lượng, nhiều ngành, nghề đào tạo đáp ứng yêu cầu thực tế được mở rộng và phát triển

Về chương trình đào tạo: “Chương trình đào tạo đại học là hệ thống các môn học thể hiện mục tiêu giáo dục đại học, quy định chuẩn đầu ra về kiến thức, kỹ năng, thái độ, phạm vi và cấu trúc nội dung giáo dục đại học, phương pháp và hình thức đào tạo, cách thức đánh giá kết quả đào tạo đối với mỗi môn học, ngành học, trình độ đào tạo của giáo dục đại học” [20-7]

Tính đến thời điểm năm 2013, Trường ĐHKHXH&NV có hầu hết các chương trình đào tạo đại học của ĐHQGHN gồm: Chương trình đào tạo đơn ngành (đào tạo chuẩn, đào tạo chất lượng cao; đào tạo đạt chuẩn quốc tế, đào tạo liên thông); chương trình đào tạo đa ngành và chương trình đào tạo liên kết quốc tế

1.2.1.3 Một số kết quả đạt được trong công tác đào tạo

Với nhận thức đúng đắn và sự chỉ đạo quyết liệt của Đảng ủy, Ban giám hiệu nhà trường, quá trình chuyển đổi phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ của Nhà trường tương đối thành công và đã chứng minh được đây là phương thức đào tạo hiệu quả, hiện đại, phát huy được tính chủ động, sáng tạo của thầy và trò Với phương thức đào tạo tiên tiến này, Trường ĐHKHXH&NV đã và đang tiếp tục phát huy truyền thống vốn có và khẳng

định vị trí hàng đầu của mình trong đào tạo lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn ở Việt Nam

Nhìn lại quá trình chuẩn bị và triển khai lộ trình đào tạo theo tín chỉ có thể thấy từ những bỡ ngỡ, khó khăn bước đầu, đến nay đã ổn định và thu được những thành tựu đáng kể:

- Các chương trình đào tạo hiện có của Trường đều đã được chuyển đổi phù hợp với phương thức đào tạo theo tín chỉ

- Tất cả các môn học có trong các chương trình đào tạo đại học hệ chuẩn và hệ chất lượng cao đều đã xây dựng và đưa vào sử dụng đề cương môn học

- Hệ thống học liệu tương đối phong phú và đa dạng: Tất cả các môn học được giảng dạy trong Trường đều có giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo Đã hình thành được bộ học liệu của từng môn học như trong quy định xây dựng quy trình dạy – học và kiểm tra đánh giá

Trên đây là một số thành tích trong công tác đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV trong năm học vừa qua Những thành tựu đó có ý nghĩa to lớn, thể hiện sự đoàn kết nhất trí của thầy và trò Trường ĐHKHXH&NV và

sự định hướng đúng đắn của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Những thành tựu này, có đóng góp lớn đối với sự nghiệp giáo dục đào tạo của Việt Nam

1.2.2 Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

1.2.2.1 Hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV

Hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV là tập hợp tất cả các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trường từ khi thành lập cho đến thời điểm hiện tại Cụ thể, hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV bao gồm tất cả các văn bản đi và đến, văn bản nội bộ, những công văn, giấy tờ được sản sinh trong quá trình hoạt động của Nhà trường Thông thường các văn bản hình thành trong hoạt động của Trường đều được đăng ký và vào sổ công văn đi, đến Song, có không ít công văn, giấy tờ mang tính đặc thù như

giấy giới thiệu, giấy triệu tập thí sinh trúng tuyển, giấy báo dự thi, thẻ dự thi… không được đăng ký vào sổ đi đến Với tính chất hoạt động của một cơ

sở giáo dục đào tạo, những loại văn bản, giấy tờ này chiếm một số lượng không nhỏ trong hệ thống văn bản và chúng thường được mẫu hóa theo qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Đại học Quốc gia Hà Nội

Thực tế, số lượng văn bản hình thành trong một năm hoạt động của Trường là tương đối lớn và có xu hướng tăng nhẹ qua các năm Điều này được giải thích bởi hoạt động của Nhà trường liên tục được phát triển và mở rộng Các ngành, nghề đào tạo mới được xây dựng theo nhu cầu xã hội Số lượng sinh viên các hệ, học viên sau đại học cũng tăng dần đều qua các năm

Xu hướng liên kết đào tạo, mở rộng quan hệ đối ngoại đang được quan tâm và đầu tư thích đáng cũng là nguyên nhân làm gia tăng số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của Trường

Nội dung của hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV tương đối phong phú và đa dạng Hệ thống văn bản đó phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Trường gắn liền với các giai đoạn phát triển của xã hội và sự thay đổi cơ chế, chính sách trong giáo dục, đào tạo của Việt Nam cũng như Đại học Quốc gia Hà Nội qua các thời kỳ lịch sử

Hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV phản ảnh trực tiếp lịch

sử hình thành và phát triển, các hoạt động của Trường Do đó, hệ thống văn bản này được xem là tài sản quý giá và có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của Trường Đây là minh chứng rõ nét để khẳng định vị trí hàng đầu của Trường ĐHKHXH&NV trong đào tạo nguồn nhân lực xã hội, nhân văn chất lượng cao ở Việt Nam Sự phát triển, những bước thăng trầm của Nhà trường trong xu thế chung của giáo dục Việt Nam cũng có thể được tìm hiểu qua việc tìm hiểu hệ thống văn bản của Trường

Ngoài ra, hệ thống văn bản của Trường còn thể hiện sự linh hoạt trong quản lý, điều hành và tổ chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học đáp ứng nhu cầu xã hội theo từng giai đoạn Những chủ trương, cơ chế, chính sách của Đảng, Nhà nước cũng gián tiếp được thể hiện qua mục tiêu giáo dục, các

chương trình đào tạo, các định hướng nghiên cứu khoa học, các dự án liên kết, hợp tác, chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ… Ở đây có sự gặp gỡ và tương đồng giữa hệ thống văn bản và hệ thống tài liệu lưu trữ của Trường Tất nhiên, sự tương đồng này chỉ mang tính tương đối bởi hệ thống tài liệu lưu trữ

là một sản phẩm trong quá trình hoạt động của Trường, còn hệ thống văn bản lại được nhấn mạnh ở tính chất là công cụ của quá trình hoạt động tại một thời điểm nhất định

Hiện nay, hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV nếu phân loại theo lĩnh vực hoạt động thì gồm các phân hệ như văn bản về tổ chức cán bộ, văn bản về đào tạo, văn bản về nghiên cứu khoa học, văn bản về chính trị và công tác sinh viên, về hành chính – tổng hợp, về kế hoạch tài chính, về đảm bảo chất lượng, về thanh tra, pháp chế Bên cạnh đó, còn có hệ thống văn bản của các tổ chức như Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên và Hội Cựu chiến binh Cách phân loại này tương đối phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như các mảng hoạt động của Trường mà vẫn đảm bảo phục vụ tốt nhất hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên Nhà trường

Tuy vậy, là một cơ sở giáo dục, đào tạo nên nội dung của hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV cũng có tính đặc thù Nội dung chủ yếu của

hệ thống văn bản là phản ánh các hoạt động quản lý, điều hành liên quan đến công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học Cho nên, có thể khẳng định, hệ thống văn bản về đào tạo là một trong những hệ thống văn bản quan trọng nhất cấu thành nên hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV

Hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của Nhà trường nói riêng và là cơ sở góp phần khẳng định vai trò của giáo dục đào tạo nói chung Bởi vì, bên cạnh việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động đặc thù, bên lề của giáo dục đào tạo, hệ thống văn bản này còn gián tiếp thể hiện chủ trưởng, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước về giáo dục, đào tạo Vai trò, ý nghĩa của hệ thống văn bản, hệ thống tài liệu nói chung của Trường đã được khẳng định tại Quy định về lập

hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số XHNV ngày 28/8/2003 của Hiệu trưởng Trường ĐHKHXH&NV Theo đó,

1481/QĐ-“tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHKHXH&NV có

ý nghĩa sâu sắc và có giá trị giáo dục, nghiên cứu, khoa học, lịch sử”

Tuy nhiên, dưới góc độ hệ thống, ý nghĩa của hệ thống văn bản được xem xét chủ yếu ở phương diện là công cụ cho hoạt động của Trường Lý thuyết văn bản khẳng định, văn bản là công cụ cho hoạt động quản lý, điều hành Mà hệ thống văn bản lại là tập hợp các văn bản cho nên hệ thống văn bản cũng là công cụ cho hoạt động quản lý của Trường ĐHKHXH&NV Thực chất, hệ thống văn bản chỉ là một trong hệ thống các công cụ phục vụ cho hoạt động của Nhà trường Sở dĩ nói như vậy là vì giống như bất kỳ các

cơ quan, tổ chức khác, để hoạt động có hiệu quả và đạt chất lượng cao thì phải

có hệ thống các phương tiện, công cụ hỗ trợ, phục vụ các hoạt động Bên cạnh các công cụ, phương tiện như hạ tầng kỹ thuật công nghệ, phần mềm quản lý, điều hành… thì hệ thống văn bản được xem là một công cụ quan trọng và hữu hiệu bậc nhất

Thật vậy, trong hoạt động của Trường ĐHKHXH&NV, mọi chủ trương, chính sách, qui định về hoạt động giáo dục, đào tạo của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đều được cụ thể bằng văn bản Hoạt động triển khai các văn bản trên cũng được bắt đầu bằng hệ thống các văn bản như hướng dẫn, thông báo, qui định, quyết định… Nếu các văn bản được soạn thảo, ban hành có chất lượng sẽ tạo thuận lợi lớn cho việc tổ chức thực hiện Ngược lại, nếu văn bản hướng dẫn qui định không đảm bảo các chức năng vốn có, nội dung văn bản không rõ ràng, mạch lạc thì việc thực hiện sẽ ít nhiều bị ảnh hưởng Do đó, hoàn toàn có thể khẳng định hệ thống văn bản là một trong những công cụ, phương tiện phục vụ đắc lực cho hoạt động của Trường ĐHKHXH&NV

1.2.2.2 Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

Như trên đã nói, hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV bao gồm rất nhiều hệ thống (phân hệ) văn bản nhỏ theo từng lĩnh vực công tác của Trường Các phân hệ hệ thống văn bản về các lĩnh vực đó có liên quan mật thiết và có tác động qua lại với nhau Tất cả các văn bản đó dù trực tiếp hay gián tiếp đều được hình thành nhằm mục đích phục vụ cho các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của Nhà trường đã được qui định tại các văn bản của Nhà nước

Mặc dù được phân loại thành nhiều hệ thống văn bản như vậy, song với tính chất và đặc thù của một cơ sở đào tạo, có thể khẳng định hệ thống văn bản về đào tạo là một trong những hệ thống văn bản quan trọng nhất trong hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV

Như trên đã phân tích, đào tạo là hoạt động chính yếu của các cơ sở giáo dục đào tạo như Trường ĐHKHXH&NV Cho nên, tất cả các văn bản được hình thành đều thống nhất về mục đích là để phục vụ tốt nhất cho công tác đào tạo Chẳng hạn như văn bản về mua sắm máy vi tính hay trang bị cơ

sở vật chất cũng nhằm đến mục đích là để cán bộ, viên chức trong Trường làm việc phục vụ cho việc giảng dạy và học tập của sinh viên được tốt nhất Hay như văn bản về tài chính – kế toán được xây dựng, ban hành cũng là để làm căn cứ xác định kinh phí cho hoạt động đào tạo Những văn bản, tài liệu

về các công tác này hỗ trợ đắc lực cho hoạt động đào tạo Song, thuật ngữ hệ thống văn bản phục vụ đào tạo được chúng tôi đề cập ở đây chỉ bao gồm những văn bản trực tiếp thể hiện, phản ánh hoạt động của công tác đào tạo như kế hoạch tuyển sinh, đào tạo, biên soạn giáo trình, bài giảng, xây dựng đề cương môn học, tổ chức đào tạo, … Có thể định nghĩa hệ thống văn bản phục

vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV là “tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ với nhau, được hình thành trực tiếp trong quá trình thực hiện các hoạt động của công tác đào tạo nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện công tác đào tạo” Như vậy, nội hàm của thuật ngữ văn bản phục

vụ hoạt động đào tạo đã được xác định

Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo rất phong phú và đa dạng

Nó bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình đào tạo đại học và sau đại học, hệ chính qui và hệ vừa làm vừa học, các ngành, từ khâu tuyển sinh, tổ chức giảng dạy, học tập đến khâu cuối cùng là công nhận tốt nghiệp và cấp bằng Tuy nhiên, do tiếp cận dưới góc độ hệ thống nên hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo không phải là bất biến Tức là, khi xem xét hệ thống văn bản này, phải đặt nó trong một môi trường (cơ chế, chính sách) và tại một thời điểm nhất định Do vậy, có rất nhiều văn bản được hình thành trực tiếp trong quá trình thực hiện qui trình, thủ tục của hoạt động đào tạo nhưng không thuộc vào phạm vi nghiên cứu của đề tài

1.2.2.3 Ý nghĩa của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

Là một bộ phận chủ yếu cấu thành hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV, hệ thống văn bản phục vụ đào tạo mang nhiều giá trị thực tiễn sâu sắc Sở dĩ có thể khẳng định như vậy là bởi khác với tài liệu về nghiên cứu khoa học – có ý nghĩa lịch sử và khoa học, tài liệu về đào tạo chủ yếu phản ánh các hoạt động mang tính thực tiễn Ví dụ như Công văn thông báo về việc đăng ký môn học học kỳ I năm học 2013 – 2014 chỉ có giá trị tại một thời điểm và trong một hoàn cảnh nhất định Hoặc là, Kế hoạch tuyển sinh đại học năm học 2013 thì chỉ có giá trị trong năm nhất định Với tư cách

là sản phẩm được hình thành từ chính hoạt động của Nhà trường, hệ thống văn bản không chỉ phản ánh và khẳng định sự tồn tại, quá trình hình thành, phát triển của Trường mà còn được sử dụng như một nguồn nguyên liệu quý phục vụ cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trong tương lai của các thế hệ nhà giáo và sinh viên Khi hết giá trị hiện hành, hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV nói chung và hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo nói riêng sẽ mang ý nghĩa to lớn về nhiều mặt như lịch sử, khoa học…

Tuy vậy, trước khi có những ý nghĩa như tài liệu lưu trữ, hệ thống văn bản phải được xem là một trong hệ thống các công cụ phục vụ cho hoạt động

đào tạo Trong phạm vi luận văn này, ý nghĩa của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường được chúng tôi xem xét chủ yếu ở góc độ công

cụ chứ không phải dưới góc độ sản phẩm của công tác đào tạo Có thể khái quát một số ý nghĩa chính của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV như sau:

- Thứ nhất, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo là một phương

tiện phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo của Trường Lý giải cho luận điểm này, trước hết là xuất phát từ lý thuyết văn bản Theo đó, văn bản là phương tiện truyền tin phổ biến và hữu hiệu bậc nhất, là công cụ quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức Thật vậy, trong hoạt động của các cơ quan nói chung và Trường ĐHKHXH&NV nói riêng, mọi ý chí, quyết định quản lý đều được thể hiện bằng văn bản Hoạt động đào tạo là hoạt động cơ bản và thiết yếu, bao gồm nhiều các công việc khác nhau Quy trình thực hiện công tác đào tạo đều được thể hiện bằng các văn bản Hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo được hình thành chính

từ việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc của công tác đào tạo đó

Với tư cách là một phương tiện, công cụ phục vụ đắc lực cho hoạt động đào tạo, ý nghĩa của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo được xem xét trên phương diện vai trò của nó trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác đào tạo và mối quan hệ của hệ thống văn bản với các phương tiện, công cụ khác cùng tham gia phục vụ để hoạt động đào tạo được diễn ra thuận lợi, đạt chất lượng cao

Các văn bản trong hệ thống văn bản về đào tạo được soạn thảo và ban hành nhằm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác đào tạo như tuyển sinh, tổ chức giảng dạy, kiểm tra, thi cử, xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cho sinh viên, học viên sau đại học…Như vậy, nội dung của phương tiện, công cụ này phản ánh tất cả các công việc, nhiệm vụ của hoạt động đào tạo Đây vừa là căn cứ, là hướng dẫn, là minh chứng cho hoạt động đào tạo Nhờ

có hệ thống văn bản này mà hoạt động đào tạo được thực hiện thuận lợi và đạt kết quả tốt Ngược lại, nếu không có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thì việc

thực hiện các nhiệm vụ của công tác đào tạo sẽ gặp nhiều khó khăn và không đạt hiệu quả như mong muốn

Bên cạnh đó, hệ thống văn bản về đào tạo có mối liên hệ chặt chẽ với các phương tiện khác của công tác đào tạo như con người, cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin…, bởi con người chính là chủ thể của hệ thống văn bản, là người tạo ra và thực hiện chức năng công cụ của hệ thống văn bản Các yếu tố khác như cơ sở vật chât, công nghệ thông tin có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng (hình thức, thẩm mỹ) của hệ thống văn bản

- Thứ hai, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo là một trong

những công cụ quản lý hữu hiệu, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất lao động của người lãnh đạo Sở dĩ có thể khẳng định như vậy là vì từ hệ thống văn bản này, người quản lý sẽ có được những thông tin chính xác về nội dung, thời gian và tiến độ thực hiện các công việc Ví dụ như trước mỗi

kỳ tuyển sinh, Nhà trường phải xây dựng kế hoạch tuyển sinh trong đó thể hiện rõ nội dung những việc cần làm, thời gian và nhân lực thực hiện những công việc đó Như vậy, chỉ với Kế hoạch tuyển sinh đó, Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh có thể kiểm tra và biết được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của cán bộ, viên chức liên quan Từ đó, sẽ có những điều chỉnh, sắp xếp

để đảm bảo hiệu quả và năng suất chất lượng của công việc Do đó, hoàn toàn

có thể khẳng định hệ thống văn bản phục vụ đào tạo là một trong những công

cụ quản lý hữu hiệu của người lãnh đạo

Bên cạnh đó, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV còn được xem là cơ sở cho việc sắp xếp, bố trí nhân sự thích hợp và hiệu quả Lý thuyết văn bản cho rằng, mỗi một hệ thống văn bản luôn được xem là chỗ dựa trong việc tổ chức khoa học lao động của người lãnh đạo Thực tế cũng khẳng định điều đó Với hệ thống văn bản phục vụ đào tạo, người lãnh đạo (Trưởng/ Phó trưởng phòng, Hiệu trưởng/ Phó Hiệu trưởng)

có thể nắm được nhiệm vụ của từng cá nhân Thậm chí, qua những văn bản được soạn thảo, ban hành, người lãnh đạo còn biết được năng lực của cán bộ, viên chức Chẳng hạn, nếu một văn bản được soạn thảo đảm bảo các yếu tố về

mặt thể thức và nội dung thì cũng phần nào chứng minh được năng lực của người soạn thảo Trên cơ sở đó, người lãnh đạo sẽ nghiên cứu và có sự phân công công việc khoa học, thích hợp nhằm phát huy khả năng, sở trường của từng cán bộ, viên chức Qua đó, nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc của cá nhân, đơn vị

- Thứ ba, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo phản ánh quy

trình, thủ tục đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV Điều này là tất yếu bởi như trên đã nói, việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác đào tạo đều được thể hiện bằng văn bản Nhắc đến hệ thống văn bản là muốn khẳng định mối liên hệ của các văn bản trong hệ thống Tức là, các văn bản được hình thành theo thứ tự nhất định và phản ánh chân thực các hoạt động của công tác đào tạo trong thực tế Quy trình hoàn chỉnh của hoạt động đào tạo được phản ánh qua hệ thống văn bản Nó được bắt đầu từ khâu tuyển sinh (văn bản về tuyển sinh) đến quá trình tổ chức đào tạo (văn bản về giảng dạy, kiểm tra, thi cử) cho đến khi tốt nghiệp ra trường (văn bản về công nhận tốt nghiệp và cấp bằng) Vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị trong hoạt động đào tạo cũng được thể hiện trong hệ thống văn bản này Ngoài ra, thông qua hệ thống văn bản này, chúng ta có thể biết được sự nghiêm túc, linh hoạt trong việc thực hiện công tác đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV Vậy nên, cần phải ghi nhận ý nghĩa to lớn của hệ thống văn bản trong việc phản ánh chân thực

và đầy đủ các qui trình, thủ tục của hoạt động đào tạo

- Thứ tư, hệ thống văn bản phục vụ đào tạo được sử dụng như một căn

cứ để nghiên cứu và đề ra những chính sách, hình thức, chương trình giáo dục của Nhà trường nói riêng và các cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục đào tạo nói chung Qua hệ thống văn bản này, những ưu, nhược điểm của các cách thức quản lý, tổ chức đào tạo được thể hiện phần nào Đây là cơ sở để các nhà nghiên cứu, hoạch định chính sách, các nhà quản lý điều chỉnh lại các mục tiêu, chương trình, cách thức tổ chức hoạt động đào tạo được thích hợp trong từng hoàn cảnh cụ thể

Ngoài những ý nghĩa tiêu biểu trên, hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV còn có nhiều ý nghĩa đối với cán bộ, viên chức

và sinh viên trong nghiên cứu, làm việc và học tập tại Trường ĐHKHXH&NV

1.3 Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

1.3.1 Nội dung chuẩn hóa hệ thống văn bản

Vận dụng lý thuyết về chuẩn hóa hệ thống văn bản, việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường cần đảm bảo các nội dung sau:

* Chuẩn hóa thành phần văn bản thuộc hệ thống: Chuẩn hóa thành

phần văn bản thuộc hệ thống là việc làm đầu tiên khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản Bởi vì, muốn chuẩn hóa hệ thống thì phải xác định được các yếu tố cấu thành hệ thống đó Tức là phải xác định được đầy đủ và chính xác các văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Cần phải nhắc lại rằng, hoạt động đào tạo là hoạt động cơ bản và quan trọng nhất của Trường ĐHKHXH&NV Cho nên, thành phần hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo khá phong phú và đa dạng Văn bản về các lĩnh vực khác như nghiên cứu khoa học, đối ngoại, hành chính, công tác sinh viên, thanh tra, tài chính… đều trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động đào tạo

Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn của mình, chúng tôi không thể nghiên cứu chuẩn hóa toàn bộ khối văn bản này Yêu cầu đối với các văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo đó là phải phản ánh được qui trình, thủ tục của công tác đào tạo Thông qua hệ thống văn bản này, bức tranh về hoạt động đào tạo với các nhiệm vụ, công việc cụ thể được thể hiện

rõ nét Điều này đồng nghĩa với việc khi xác định thành phần văn bản thuộc

hệ thống phải dựa vào việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc của hoạt động đào tạo trong thực tiễn

* Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống: Mối

quan hệ giữa các thành phần thuộc hệ thống chính là đặc trưng phản ánh đặc tính của hệ thống Không thể gọi là hệ thống nếu các yếu tố cấu thành hệ thống không có mối quan hệ với nhau Các văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để cùng phản ánh qui trình, thủ tục của công tác đào tạo Văn bản nào là nguyên nhân, văn bản nào phản ánh quá trình, văn bản nào là kết quả chính là mối quan tâm của chuẩn hóa hệ thống văn bản này

* Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản trong hệ thống: Xét về mặt thể loại, các văn bản thuộc hệ thống văn bản

đào tạo gồm nhiều loại như công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, quyết định, hướng dẫn, biên bản…Ngoài ra, đây là hoạt động đặc thù nên có rất nhiều các văn bản đặc trưng giấy triệu tập, thẻ dự thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, phiếu đánh giá, bản nhận xét, bảng điểm, bằng tốt nghiệp… Mỗi loại văn bản, giấy tờ có một chức năng, công dụng nhất định Việc sử dụng đúng tên loại, chức năng của loại văn bản là một yếu tố quan trọng cần phải xét đến khi nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

* Chuẩn hóa thể thức văn bản trong hệ thống: Thể thức văn bản là

một trong những yếu tố quan trọng góp phần hoàn thiện chất lượng văn bản nói riêng và hệ thống văn bản nói chung Và đây là yếu tố có thể thực hiện chuẩn hóa một cách triệt để nhất Đồng thời, chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng là nội dung đã được nghiên cứu và đề cập trong nhiều

đề tài luận văn, khóa luận trước đó

Có rất nhiều cách hiểu về thể thức văn bản nhưng tựu chung lại “thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [28-120] Như vậy, thể thức văn bản là những yếu tố bắt buộc,

không thể thiếu nhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản Do đó, việc đề ra những quy định về thể thức văn bản là cần thiết nhằm

giúp công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức được thực hiện thống nhất, đảm bảo kỷ cương, nề nếp hoạt động và nâng cao tính thẩm

mỹ của văn bản được ban hành

Thể thức văn bản là một trong những nội dung được chúng tôi dành nhiều thời gian nghiên cứu chuẩn hóa trong hệ thống văn bản phục vụ đào tạo

* Chuẩn hóa văn phong văn bản trong hệ thống: Có rất nhiều cách

hiểu về văn phong Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên định

nghĩa “văn phong là phong cách, lối viết riêng của mỗi người” Hay Bách khoa toàn thư Việt Nam quan niệm “văn phong là phong cách viết của mỗi người, văn phong thể hiện chủ yếu ở mặt đặt câu, dùng từ còn phong cách thể hiện ở nhiều mặt (chọn đề tài, xây dựng nhân vật, dùng thể loại)” Từ những

định nghĩa này, chúng tôi thống nhất khái niệm văn phong được sử dụng

trong luận văn của mình là “cách thức sử dụng ngôn ngữ viết để trình bày, diễn đạt một vấn đề sao cho phù hợp với hoàn cảnh và mục đích truyền đạt thông tin”

Hệ thống văn bản về đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV thuộc thể loại văn bản hành chính Do đó, ngôn ngữ được sử dụng ở đây là văn phong hành chính Việc xác định rõ thể loại văn bản sẽ chi phối việc sử dụng từ ngữ, cách diễn đạt trong việc soạn thảo văn bản Điều này, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của văn bản Sâu xa hơn nữa là ảnh hưởng đến hiệu suất lao động

và hoạt động của cơ quan

Hiện nay, chưa có một văn bản cụ thể nào của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về cách sử dụng văn phong đối với từng loại văn bản nói chung Với văn bản hành chính, tại Thông tư 01, trong nội dung văn bản

đã đặt ra yêu cầu là nội dung văn bản phải dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Đây chỉ là những yêu cầu cơ bản ở mức tối thiểu, cho nên chưa thể xem đó là tất cả quy định, yêu cầu đối với văn phong hành chính Mặc dù vậy, các nhà khoa học nghiên cứu về ngôn ngữ, văn bản, hành chính đã nghiên cứu và đề

ra những quy tắc, yêu cầu nhất định đối với việc sử dụng văn phong trong văn bản hành chính nhằm đảm bảo đủ chức năng và mục đích sử dụng của văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bản hành chính thông thường nói riêng Đó là tính chuẩn mực, chính xác, tính khuôn mẫu, tính khách quan, diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu mà vẫn đảm bảo sự trang trọng, lịch sự

Cũng bởi, văn phong là phong cách riêng của mỗi người nên đây là yếu

tố rất khó chuẩn hóa Song, chuẩn hóa văn phong được xem xét trên các góc

độ như việc sử dụng đúng cấu trúc ngữ pháp, cách dùng từ ngữ của văn bản hành chính, cách hành văn mạch lạc, khoa học, việc tuân thủ các qui tắc về chính tả và viết hoa trong Tiếng Việt Đây hoàn toàn là những đặc điểm có thể chuẩn hóa được nhằm đảm bảo tính thống nhất của các văn bản trong hệ thống và nâng cao chất lượng văn bản được soạn thảo, ban hành

1.3.2 Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV

Như trên đã trình bày, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV có ý nghĩa to lớn, góp phần khẳng định sự phát triển và vị trí của Trường trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam Việc soạn thảo, ban hành văn bản chiếm một tỷ trọng thời gian không nhỏ trong hoạt động đào tạo Với mục đích là công cụ cho hoạt động quản lý, có thể nói, nếu văn bản được soạn thảo ban hành đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng thể thức và đảm bảo nội dung cũng như văn phong chuẩn mực sẽ tạo điều kiện cho hoạt động tổ chức đào tạo suôn sẻ và thuận lợi Đồng thời, chất lượng văn bản tốt cũng thể hiện phần nào hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trường Ngược lại, nếu hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo không đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thành phần, chức năng, công dụng và mối quan hệ, thể thức, kỹ thuật trình bày và văn phong của văn bản sẽ cản trở các hoạt động của công tác đào tạo, làm giảm hiệu suất và chất lượng hoạt động chung của Trường

Bên cạnh đó, đào tạo là công tác đặc thù của các trường đại học và các bước thực hiện công tác đào tạo thường được sử dụng lặp lại trong nhiều năm Các văn bản trong hệ thống có thể được sử dụng cho nhiều năm học, khóa học Do đó, nếu các văn bản trong hệ thống được chuẩn hóa sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian soạn thảo văn bản Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo được khái quát cụ thể như sau:

- Một là, chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo sẽ tác

động đến việc chuẩn hóa qui trình, thủ tục tiến hành các hoạt động đào tạo của Trường

Thực tế cho thấy, việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác đào tạo của công tác đào tạo đều được văn bản hóa Nói cách khác, hệ thống văn bản phục

vụ hoạt động đào tạo của Trường phản ánh rõ nét qui trình, thủ tục tiến hành các hoạt động đào tạo Vậy nên, khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản này sẽ tác động mạnh đến việc chuẩn hóa qui trình, thủ tục của hoạt động đào tạo Thật vậy, khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản, trước hết chúng ta phải xác định được thành phần các văn bản và mối quan hệ của các văn bản

đó trong hệ thống Mà văn bản được hình thành từ thực tế tiến hành các qui trình (bước công việc) của hoạt động đào tạo Do đó, có thể sẽ sản sinh thêm hoặc lược bỏ hoặc thay đổi tên loại một số văn bản nhằm đảm bảo tính chính xác của hệ thống văn bản, đồng thời vẫn phản ánh đầy đủ các qui trình, thủ tục của công tác đào tạo

Đặc biệt, trong thời gian vừa qua, Trường ĐHKHXH&NV đã thực hiện thành công Đề án “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008” nhằm xây dựng và thực hiện một quá trình quản lý khoa học, minh bạch, hợp lý để có chất lượng sản phẩm tốt, phục vụ

và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội Trong danh mục các quy trình thuộc Đề án ISO, đã xây dựng được các quy trình giải quyết các công việc cơ bản của hoạt động đào tạo như quy trình tuyển sinh, quy trình mở chương trình đào tạo… Theo đó, các bước giải quyết công việc được thực hiện theo quy định và có minh chứng đầy đủ (các văn bản) Như vậy, có thể thấy, nếu