Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của cục văn thư và lưu trữ nhà nước tại địa phương thực trạng và giải pháp l

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều triển khai thực hiện các thực hiện các nội dung quản lý, chỉ đạo ngành như: xây dựng, ban hành và ch

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ THANH THỦY

HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội, 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ THANH THỦY

HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG:

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu của đề tài 7

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 9

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10

6 Nguồn tài liệu tham khảo 12

7 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined. 8 Đóng góp của đề tài 14

9 Bố cục của đề tài 15

Chương 1 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ NHIỆM VỤ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG 16

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 16

1.2 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 19

1.3 Nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 20

1.4 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương và vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra 23

1.4.1 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương

23

1.4.2 Vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước tại địa phương 32

Chương 2 THỰC TRẠNG HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG 37

2.1 Thực trạng hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương 37

2.1.1 Công tác tập huấn 37

2.1.2 Trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các địa phương 50

2.2 Thực trạng kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương 53

2.2.1 Đối tượng kiểm tra, thanh tra 54

2.2.2 Thành phần đoàn kiểm tra, thanh tra 56

2.2.3 Thời gian kiểm tra, thanh tra 58

2.2.4 Nội dung kiểm tra, thanh tra 59

2.2.5 Phương pháp kiểm tra, thanh tra 59

2.2.6 Sự phối hợp giữa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với các địa phương trong quá trình kiểm tra, thanh tra……… 60

2.3 Một số nhận xét 61

2.3.1 Ưu điểm 61

2.3.2 Hạn chế 69

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI

ĐỊA PHƯƠNG………85

3.1 Giải pháp chung 85

3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ 85

3.1.2 Kiện toàn tổ chức bộ máy giúp Cục thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ 86

3.1.3 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra 91

3.1.4 Tổ chức tổng kết, đánh giá về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra 93

3.2 Gải pháp cụ thể 95

3.3 Xây dựng quy trình phổ biến pháp luật, kiểm tra, công tác văn thư, lưu trữ……… 99

3.3.1 Quy trình tập huấn 100

3.3.3 Quy trình kiểm tra 103

KẾT LUẬN………105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 106

PHỤ LỤC …… 115

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua cùng với sự phát triển của đất nước, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư phát triển Nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đã

có nhiều thay đổi, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy và phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước Đó là những thuận lợi cơ bản làm tiền đề cho sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Có được những kết quả nêu trên là cả quá trình nỗ lực phấn đấu của các ngành, các cấp, cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong

đó có Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (tiền thân là Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng) được thành lập từ năm 1962 theo quy định tại Nghị định số 102/CP Nhìn lại chặng đường đã qua với những kết quả đạt được như ngày hôm nay chúng ta có thể thấy được vai trò và những đóng góp to lớn của Cục đối với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều triển khai thực hiện các thực hiện các nội dung quản lý, chỉ đạo ngành như: xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế trong công tác lưu trữ

Công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra là ba nội dung quan trọng của hoạt động quản lý và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Thông qua công tác hướng dẫn nghiệp vụ giúp cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi chung là cán bộ) làm công tác văn thư, lưu trữ triển khai và thực hiện

những quy định pháp luật vào quá trình giải quyết công việc Cùng với hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra sẽ giúp cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đánh giá được tình hình thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ; đánh giá được những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế qua đó giúp Cục nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương nói riêng và trên phạm vi cả nước nói chung

Cho đến nay, có nhiều nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Cục được tổng kết, đánh giá và được các nhà nghiên cứu quan tâm, gửi bài viết trên tạp chí chuyên ngành, đặc biệt năm 2007, nhân dịp kỷ niệm 45 năm thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều bài viết của các cán bộ hiện đang công tác tại Cục đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ

số 7, số 8 để đánh giá những kết quả đạt được trong công tác quản lý của Cục

trong 45 năm xây dựng và phát triển như: “Lưu trữ Việt Nam - 45 năm xây

dựng và trưởng thành tự hào đi lên cùng đất nước” của tác giả Trần Hoàng,

“45 năm xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam”

của tác giả Nguyễn Thị Tâm, “45 năm hội nhập quốc tế của Lưu trữ Việt

Nam” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “45 năm bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia” của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, “45 năm hoạt động nghiên chứu khoa học công nghệ văn thư và lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị

Thúy Bình, …

Năm 2012, nhân dịp kỷ niệm 50 năm thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, một số cán bộ đã và đang công tác tại Cục đã gửi những bài viết về

hoạt động quản lý của Cục để đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ như: “50

năm chặng đường hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (04/9/1962 - 04/9/2012)” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “Dấu ấn phát triển 50 năm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm,

“50 năm quản lý và thực hiện mục tiêu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của

tác giả Lã Thị Hồng, “Công tác nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước giai đoạn 1962-2012” của tác giả Nguyễn Thúy Bình và

Nguyễn Thùy Trang, “50 năm hợp tác quốc tế về lưu trữ ở Việt Nam” của tác

giả Nguyễn Thị Nga và Nguyễn Thị Huệ

Tuy nhiên, số lượng các bài viết, các công trình nghiên cứu về nội dung quản lý trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra còn rất hạn chế và đặc biệt chưa có một bài viết, công trình của các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ tại địa phương Trong đề án quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 được Bộ Nội vụ phê duyệt cũng không đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra

mà chỉ đánh giá thực trạng ngành văn thư, lưu trữ trên các khía cạnh: hệ thống văn bản của ngành, thực trạng tổ chức bộ máy ngành, hoạt động sự nghiệp văn thư lưu trữ, nghiên cứu khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin, hợp tác quốc tế, đầu tư cơ sở vật chất ngành văn thư, lưu trữ

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn vấn đề “Hướng dẫn

nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương: Thực trạng và giải pháp” làm đề tài luận văn cao học của

mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu nhằm hai mục tiêu:

- Thứ nhất, đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương;

- Thứ hai, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với địa phương trong thời gian tới

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp

vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ tại địa phương

- Trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, chúng tôi nghiên cứu các nội dung về tập huấn (bao gồm phổ biến pháp luật và tập huấn theo chuyên đề),

trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức địa phương (bao gồm trả lời bằng văn bản, trả lời qua điện thoại)

Đối với công tác phổ biến pháp luật, hiện nay theo quy định tại Điều 11 Luật phổ biến pháp luật năm 2012 có nhiều hình thức phổ biến pháp luật như: họp báo, thông cáo báo chí; phổ biến pháp luật trực tiếp; tư vấn, hướng dẫn tìm hiểu pháp luật; cung cấp thông tin, tài liệu pháp luật; thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, loa truyền thanh, internet, pa-nô, áp-phích, tranh cổ động; đăng tải trên Công báo; đăng tải thông tin pháp luật trên trang thông tin điện tử; niêm yết tại trụ sở, bảng tin của cơ quan, tổ chức, khu dân cư; tổ chức thi tìm hiểu pháp luâ ̣t Tuy nhiên, trong đề tài này, chúng tôi chỉ đi sâu nghiên cứu hình thức cử cán bộ trực tiếp phổ biến pháp luật, các hình thức phổ biển pháp luật khác đề tài không nghiên cứu

Đối với công tác tập huấn theo chuyên đề, chúng tôi nghiên cứu các lớp tập huấn do Cục và địa phương tổ chức với sự tham gia hướng dẫn của các cán bộ đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn về công tác văn thư, lưu trữ

do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như các địa phương tổ chức không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài

- Trong công tác kiểm tra, thanh tra chúng tôi nghiên cứu việc kiểm tra, thanh tra thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ; những đợt kiểm tra, thanh tra đột xuất, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài này

Riêng đối với công tác thanh tra, trước khi đề tài được triển khai, công tác thanh tra vẫn thuộc sự quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện đề tài, với sự ra đời của Nghị định

số 07/2012/NĐ-CP ngày 09 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ quy định về cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành và hoạt động thanh tra chuyên ngành và Quyết định số 583/QĐ-BNV ngày 28 tháng 6 năm

2012 của Bộ Nội vụ Phê duyệt Đề án: “Kiện toàn cơ cấu tổ chức, chức năng,

nhiệm vụ của Thanh tra Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành” thì công tác thanh tra đã được

chuyển từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Bộ Nội vụ Chính vì vậy, trong đề tài này tại Chương I, Chương II chúng tôi tập trung đi sâu đánh giá vai trò, thực trạng công tác thanh tra khi còn thuộc sự quản lý của Cục Tại Chương III của đề tài chúng tôi chủ yếu đưa ra những giải pháp đối với Cục nhằm làm tốt hơn công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra tại các địa phương; chúng tôi không đưa ra các giải pháp đối với công tác thanh tra vì công tác này đã nằm ngoài sự quản lý của Cục

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương từ năm 2001 đến nay Năm 2001 là một mốc quan trọng đánh dấu bước phát triển mới của công tác lưu trữ khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua Đến nay, sau một thời gian triển khai áp dụng trong thực tế, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đã được chỉnh sửa hoàn thiện và nâng lên thành Luật Lưu trữ, đây là văn bản cao nhất trong hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ

từ trước đến nay

Từ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đến Luật Lưu trữ là một khoảng thời gian dài, trong khoảng thời gian đó, chúng ta hãy cùng nhau nhìn nhận và đánh giá lại hoạt động quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong đó

có công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra tại các địa phương nhằm rút ra những kinh nghiệm cho hoạt động quản lý của Cục sau này

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một số nhiệm vụ:

- Nghiên cứu, tìm hiểu những văn bản của Nhà nước đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ;

- Nghiên cứu, tìm hiểu quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra nói chung;

- Nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức bộ máy làm công tác hướng dẫn nghiệp

vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ

- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương trên

cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra góp phần vào sự phát triển của công tác văn thư lưu trữ địa phương nói riêng và cả nước nói chung

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể nói, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra là những nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Đây là vấn đề không mới, tuy nhiên cho đến nay, số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn rất hạn chế so với số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về các nội dung khác của hoạt động quản lý Nội dung này chủ yếu được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại các nhà

trường như: giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; giáo trình "Lý

luận và phương pháp công tác văn thư" của tác giả Vương Đình Quyền chủ

biên, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2006); giáo trình “Nghiệp

vụ Lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, Nhà xuất

bản Hà Nội năm 2006 Các cuốn giáo trình này đều đề cập đến những vấn đề

về lý luận, thực tiễn, các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ trong

đó có nội dung quản lý về công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt, trong cuốn giáo

trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” đã giành Mục III, Chương 10 để viết về công tác thanh tra và khẳng định “công tác thanh tra là một bộ phận

của công tác quản lý, có chức năng kiểm tra việc chấp hành luật pháp, các qui định của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội nói chung, ở các phòng, kho lưu trữ nói riêng”

Chương II giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản” viết về các biện pháp tổ

chức quản lý công tác lưu trữ, tại chương này, các tác giả cuốn sách khẳng

định: “Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng

quản lý nhà nước của mỗi cơ quan”

- Các đề tài liên quan đến nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra nói

riêng không nhiều, có thể kể ra đây một số đề tài như: đề tài “Nghiên cứu xây

dựng quy chế thanh tra nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ”, Mã số

95-98-035, Chủ nhiệm Đặng Đình Côn Trong đề tài này nhóm tác giả đã trình bày những vấn đề cơ bản về tổ chức và hoạt động của thanh tra Việt Nam, tổ chức

và hoạt động của tổ chức thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước, một số kiến nghị

về đổi mới tổ chức và hoạt động của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước, tại phần phụ lục các tác giả đã xây dựng dự thảo Quy chế tổ chức và hoạt động của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước

Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ”, Mã số 99-98-030, Chủ nhiệm Dương Văn Khảm; đề tài gồm 2 phần,

phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam

- Trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ có một số bài viết về công

tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra như bài viết “Một vài nhận xét

về việc tập huấn công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam năm 1995) của tác giả Hà Quảng Trong

bài viết này tác giả đã đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại các địa phương qua theo dõi của tác giả về các lớp tập huấn được mở tại

10 tỉnh (từ tháng 4 năm 1995 đến tháng 8 năm 1995) Các ý kiến nhận xét, đánh giá của tác giả tập trung vào các vấn đề: chủ trương tổ chức tập huấn của Cục, nội dung tập huấn, thời gian tập huấn, đối tượng tham gia tập huấn Bài viết của tác giả là nguồn tư liệu tham khảo có giá trị giúp các cơ quan quản lý đặc biệt là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề ra biện pháp kịp thời nhằm nâng cao chất lượng công tác tập huấn tại địa phương

- Bài viết “Công tác kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

ở Viện Khoa học Việt Nam” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 1986) của tác giả

Hà Huy Tạo; bài viết “Một số nhận xét qua đợt thanh tra lưu trữ ở Tổng Liên

đoàn Lao động Việt Nam” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 1989) của tác giả

Phạm Thanh Hà, bài viết “Bài học từ những sai phạm trong công tác lưu trữ

ở thành phố Hồ Chí Minh: tăng cường công tác thanh tra văn thư và lưu trữ”

viết trên chủ yếu tập trung nhận xét thực trạng và đưa ra một số giải pháp trong công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và thanh tra tại các cơ quan cụ thể: Viện Khoa học Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài Nguyên - Môi trường quận Bình Tân - thành phố

Hồ Chí Minh

- Trong bài viết “Kiểm tra, hướng dẫn cơ sở là biện pháp thúc đẩy sự

phát triển công tác văn thư, lưu trữ” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam năm 2001),

tác giả Hà Văn Cảnh đã khái quát kết quả kiểm tra của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ tại 17 sở ban ngành và một số cơ quan đoàn thể, từ đó tác giả đưa ra một số kiến nghị đề nghị Cục Lưu trữ Nhà nước cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn tại các cơ quan trung ương và địa phương nhằm kịp thời chấn chỉnh công tác này tại các cơ quan tổ chức

Qua đó có thể thấy, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra

đã được nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau, tuy nhiên số lượng các bài viết về các vấn đề trên không nhiều Đặc biệt, chưa có một công trình nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại các địa phương Vì vậy, đề tài

“Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương: Thực trạng và giải pháp” có kế thừa một số kết quả

nghiên cứu nói trên nhưng không trùng lặp

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:

- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra;

- Các Quyết định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Cán bộ, Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Thanh tra;

- Báo cáo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Hồ sơ về việc tập huấn, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương từ năm 2001 đến nay;

- Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước;

- Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

7 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài

Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:

- Phương pháp khảo sát thực tế: khi thực hiện đề tài này, bản thân tác giả đã có điều kiện được đi trợ giảng tại một số lớp tập huấn do lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị chức năng thuộc Cục phổ biến, sau đó, tác giả đã trực tiếp phổ biến pháp luật tại các tỉnh: Bến Tre, Quảng Bình, Hà Nội, Nghệ An, Điện Biên, Lai Châu, Lâm Đồng, Hà Giang Từ năm 2007 trở lại đây, thực hiện nhiệm vụ được giao, tác giả đã trực tiếp tham gia trả lời nghiệp vụ văn thư, lưu trữ bằng văn bản cũng như qua điện thoại cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Tác giả đã tham gia các Đoàn kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại một số tỉnh như: Hà Giang, Tuyên Quang, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu, Gia Lai, Kon Tum, Ninh Bình, Thái Bình

Chính thực tế phong phú đó đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

- Phương pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu hồ sơ

so sánh, đối chiếu để thấy được những điểm tương đồng cũng như là những điểm khác nhau trong cách quản lý, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với các công tác này tại địa phương ở từng giai đoạn và giữa các giai đoạn với nhau

- Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của các đơn vị chức năng giúp Cục quản lý về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra để từ đó xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra tại các địa phương đối với Cục trong việc thực hiện chức năng giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc

- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm trong công tác quản lý hiện đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các giáo sư, phó giáo

sư, tiến sĩ, giảng viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn các đề tài liên quan đến nội dung quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ

Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ là cơ sở để Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục tại các địa phương trong thời gian qua; đồng thời qua đó giúp Cục nâng cao chất lượng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra thông qua các đề xuất, giải pháp được chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài Điều này càng có ý nghĩa hơn khi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vừa kỷ niệm 50 năm thành lập Cục, chúng tôi mong rằng bước sang một giai đoạn mới, cùng với những đổi thay trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục tại các địa phương nói riêng và

trong công tác quản lý của Cục nói chung, công tác văn thư, lưu trữ của chúng

ta sẽ có những bước phát triển nhảy vọt với nhiều khởi sắc và ngày càng khẳng định được vị trí trong công cuộc xây dựng, bảo vệ tổ quốc cũng như trong đời sống xã hội

Đồng thời, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương (hiện nay là Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ) tham khảo và vận dụng để các cơ quan này làm tốt hơn chức năng quản lý nhà nước trong đó có công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, huyện, xã

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương Chương 1 có tên gọi “Chức năng quản lý nhà nước và nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương” Nội dung Chương 1 chủ yếu đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và vai trò của việc hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

Chương 2 của đề tài là “Thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương” Chương này tập trung trình bày và đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

Chương 3 của đề tài là “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương” Chương này trình bày các giải pháp chung, các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và đồng nghiệp

Chương 1 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ NHIỆM VỤ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ

LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08 tháng 9 năm 1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Sau đó, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 01C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền

Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ, ngày 04 tháng 9 năm 1962, Chính phủ ban hành Nghị định

số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng

Ngày 11 tháng 12 năm 1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01 tháng 3 năm 1984 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Đến ngày 25 tháng 01 năm 1991 Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn thư Như vậy, từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng

Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầu mối các cơ quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Nghị định số 6-CP ngày 27 tháng 10 năm

1992 của Chính phủ về việc giao Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quản lý Cục Lưu trữ Nhà nước)

Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước, ngày 04 tháng 4 năm 2001 Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Theo quy định tại Khoản 2, Điều 26 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 “Cơ quan quản lý lưu trữ trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ Tổ chức, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan lưu trữ trung ương do Chính phủ quy định”

Thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-BNV ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ

- Vị trí, chức năng

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ,

thực hiện chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn

thư lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật

- Nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như: Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định: Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ, dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về văn thư, lưu trữ Chiến lược, quy hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia về văn thư, lưu trữ Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định, ban hành: dự thảo thông tư và các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ; kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về

- kỹ thuật về văn thư lưu trữ; chương trình, đề án, dự án khác về văn thư, lưu trữ Hàng năm, thực hiện nhiệm vụ được giao Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

Trên cơ sở đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức thực hiện các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức tuyền truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ để các văn bản này nhanh chóng được triển khai áp dụng trong thực tế

Liên quan đến chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn thực hiện một số nhiệm vụ như: thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, và chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ; thực hiện thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

Thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu

bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Hiện nay trước sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiệm vụ lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước cũng là một trong những nhiệm vụ được đặt ra đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Bên cạnh các nhiệm vụ chuyên môn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn thực hiện các nhiệm vụ khác như: tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế

độ tiền lương và các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục theo quy định của pháp luật về phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quản lý tài chính, tài sản

được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

- Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm có 7 đơn

vị giúp việc và 10 đơn vị sự nghiệp trực thuộc bao gồm:

1 Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương

2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương

8 Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

9 Trung tâm Tin học

10 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

11 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

12 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

13 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV

14 Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia

15 Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ

16 Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam

17 Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ trung ương (có phân hiệu tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng)

1.2 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Theo quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-BNV, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có ba chức năng: một là chức năng quản lý nhà nước về

hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật Trong đó chức năng quản

lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là chức năng quan trọng của Cục Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư, lưu trữ

Với những thành tích đã đạt được trong thời gian qua (được tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhì nhân dịp 40 năm thành lập Cục, được tặng Huân chương Hồ Chí Minh vào năm 2007) cho thấy Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoàn thành tốt chức năng được Đảng và Nhà nước tin tưởng giao phó trong đó có chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

1.3 Nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg (trước đây là Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg) Như vậy với chức năng là cơ quan thực hiện việc tham mưu, giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trong phạm vi cả nước; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ: tổ chức thực hiện và hướng dẫn việc thực hiện các quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ

và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Nội dung của công tác hướng dẫn nghiệp vụ gồm có công tác tập huấn; công tác trả lời, tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức địa phương Công tác tập huấn bao gồm nội dung phổ biến pháp luật và tập huấn theo chuyên đề Công tác trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức bao gồm trả lời, tư vấn bằng văn bản và qua điện thoại

Liên quan đến công tác hướng dẫn nghiệp vụ, hiện nay trong hệ thống văn bản của Đảng và Nhà nước mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra một số quy định về công tác phổ biến pháp luật mà chưa có quy định về công tác tập huấn

và trả lời văn bản Tại Nghị quyết Đại hội lần thứ VIII của Đảng năm 1996 đã

khẳng định: ''Triển khai mạnh mẽ công tác tuyên truyền và giáo dục pháp

luật; huy động lực lượng của các đoàn thể chính trị, xã hội, nghề nghiệp, các phương tiện thông tin đại chúng tham gia các đợt vận động thiết lập trật tự,

kỷ cương và các hoạt động thường xuyên xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật trong cơ quan nhà nước và trong xã hội''

Sau đó, Bộ Chính trị đã thông qua Nghị quyết số 08-NQ/TW ngày 02 tháng 01 năm 2002 về một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp trong thời

gian tới, Nghị quyết chỉ rõ cần: “Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến,

giáo dục pháp luật với nhiều hình thức phong phú, sinh động … để tuyên truyền, nâng cao ý thức pháp luật cho cán bộ và nhân dân”

Khoản 2, Điều 112 Hiến pháp năm 1992 đã giao cho Chính phủ nhiệm

vụ: “tổ chức và lãnh đạo công tác tuyên truyền, giáo dục Hiến pháp và pháp

luật trong nhân dân”

Trên cơ sở đó, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác phổ biến pháp luật nhằm cụ thể hoá đường lối của Đảng và Hiến pháp của Nhà nước như: Chỉ thị số 02/1998/CT-TTg ngày 07 tháng 01 năm 1998 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác phổ biến giáo dục pháp luật trong giai đoạn hiện nay, Quyết định số 03/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Kế hoạch triển khai công tác phổ biến giáo dục pháp luật

từ năm 1998 đến năm 2002

Đặc biệt, ngày 20 tháng 6 năm 2012, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ

pháp luật Luật gồm 5 Chương, 41 Điều trong đó đã đưa ra một số quy định như: các nguyên tắc phổ biến, giáo dục pháp luật; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc phổ biến, giáo dục pháp luật; tiêu chuẩn của báo cáo viên pháp luật Luật được thông qua đã tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho công tác phổ biến, giáo dục pháp luật nói chung và công tác phổ biến pháp luật nói riêng; từ đó tạo chuyển biến căn bản, bền vững về hiệu quả của hoạt động phổ biến pháp luật, với việc huy động toàn bộ hệ thống chính trị tham gia trong đó Nhà nước giữ vai trò nòng cốt; xác lập trách nhiệm và cơ chế phối hợp, huy động các nguồn lực của các cơ quan, tổ chức và xã hội cho công tác này

- Nội dung công tác kiểm tra, thanh tra bao gồm kiểm tra, thanh tra thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra, thanh tra đột xuất, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ

Kiểm tra cùng với thanh tra là một trong các nội dung của quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực và được quy định tại văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Đối với các bộ, cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực trong phạm vi cả nước thì nhiệm vụ kiểm tra được quy định tại Điều 13 của Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các bộ, cơ quan ngang Bộ Cụ thể: các bộ, cơ quan ngang bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra các

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện chính sách, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

bộ

Công tác thanh tra chuyên ngành là hoạt động thanh tra của cơ quan

nhà nước có thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc chấp hành pháp luật chuyên ngành, quy định về chuyên môn -

kỹ thuật, quy tắc quản lý thuộc ngành, lĩnh vực đó Hoạt động Thanh tra chuyên ngành được quy định tại Luật thanh tra năm 2010 (trước đây là Luật thanh tra năm 2004) và một số Nghị định, Thông tư có liên quan như: Quyết định số 2151/2006/QĐ-TCCP ngày 10 tháng 11 năm 2006 của Thanh tra Chính phủ ban hành quy chế hoạt động của Thanh tra; Thông tư số

02/2010/TT-TCCP ngày 02 tháng 3 năm 2010 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiến hành một cuộc thanh tra; Nghị định số 86/2011/NĐ-CP ngày 22 tháng 9 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thanh tra (thay thế Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25 tháng 3 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thanh tra); Nghị định số 07/2012/NĐ-CP ngày 09 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ quy định về cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành và hoạt động thanh tra chuyên ngành

Trên cơ sở các quy định của Nhà nước và chức năng, nhiệm vụ được giao Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã triển khai thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra trong phạm vi toàn quốc

1.4 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương và vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra

1.4.1 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương

1.4.1.1 Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Phổ biến, tuyên truyền pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ là một trong những nhiệm

vụ trọng tâm nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác này Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng và thiết thực góp phần tạo nên những chuyển biến

tích cực trong công tác này tại các địa phương thời gian qua

Khi các văn bản mới của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã nhanh chóng triển khai phổ biến, tuyên truyền đến các cơ quan, đơn vị trong phạm vi tỉnh dưới nhiều hình thức như: tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới; phổ biến qua các phương tiện thông tin đại chúng của tỉnh như Báo, Đài Phát thanh - Truyền hình, Cổng thông tin điện tử tỉnh; thực hiện sao văn bản gửi cho từng cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh Ví dụ: tỉnh Tuyên Quang đã phối hợp với Đài phát thanh và Truyền hình tỉnh xây dựng phóng sự chuyên

đề “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, tỉnh Khánh Hòa

họp giao ban tháng, quý với các sở, ban, ngành và địa phương trong “ngày pháp luật” tổ chức tại tỉnh

Nhiều tỉnh đã cử cán bộ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đến các sở ban ngành, huyện thị để phổ biến và tập huấn các văn bản mới của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Thông qua hình thức này, hàng vạn cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của các sở ban ngành, huyện thị ở địa phương đã được thường xuyên quán triệt cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành

Trong 5 năm (2007-2012) các địa phương đã tổ chức 514 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ với số lượng công chức, viên chức tham gia là 40.804 người Ví dụ: Bắc Ninh 25 lớp, Hậu Giang 24 lớp, Thừa Thiên Huế 24 lớp,

Yên Bái 24 lớp, Điện Biên 20 lớp (Tổng hợp số liệu từ báo cáo 5 năm thực

hiện Chỉ thị số 05/2005/CT-TTg của các tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

Nhìn chung, công tác tuyên truyền và phổ biến pháp luật đều được các tỉnh quan tâm triển khai kịp thời, dưới nhiều hình thức và có kết quả rõ rệt, từ

đó góp phần nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ

Hệ thống văn bản quản lý, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương ban hành đã thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo địa phương đối với công tác văn thư, lưu trữ, từ đó đã tạo cơ sở pháp lý giúp các cơ quan, tổ chức địa phương triển khai thực hiện các quy định của nhà nước phục vụ cho quá trình giải quyết công việc hàng ngày

- Kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ

10 năm qua, hoạt động kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn các tỉnh được tăng cường và tiến hành thường xuyên hơn, đối tượng tiến hành kiểm tra là các sở ban ngành và các đơn vị trưc thuộc, các quận huyện, các xã trên địa bàn tỉnh Nội dung kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các tỉnh bao gồm: kiểm tra về công tác

tổ chức, biên chế cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ; tình hình ban hành văn bản hướng dẫn và việc thực hiện các quy trình nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

Từ năm 2001 đến nay, công tác kiểm tra được thực hiện tốt ở nhiều tỉnh, một số tỉnh đã tiến hành kiểm tra được 100% các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh: các tỉnh Bình Dương, Bình Định, Điện Biên, Hà Giang, Lai Châu, Quảng Ngãi, Thanh Hoá, Vĩnh Long Một số tỉnh, có số lượt cơ quan,

tổ chức được kiểm tra trung bình trong một năm cao như: tỉnh Hậu Giang trung bình 17 lượt cơ quan/năm; tỉnh Ninh Thuận trung bình từ 15-17 cơ quan/năm, tỉnh Long An trung bình 46 lượt cơ quan/ năm, tỉnh Đăk Lăk trung

bình một năm kiểm tra 1 huyện và 14 sở ngành (Tổng hợp số liệu từ báo cáo

5 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2005/CT-TTg của các tỉnh gửi về Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước)

Thông qua kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ, trữ đã góp phần đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từ đó giúp các cơ quan,

tổ chức khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm đã đạt được để làm tốt hơn nữa công tác này

Tuy nhiên, vẫn còn một số tỉnh chưa chú ý đến công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (do hạn chế về nhân lực), nên không nắm được tình hình thực tế tại địa phương và chưa khắc phục được những hạn chế về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh

- Thống kê về lưu trữ

Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về văn thư, lưu trữ đã được các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện nghiêm túc và đầy đủ hơn, đặc biệt là sau khi Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV Số lượng các tỉnh gửi báo cáo thống kê về Cục ngày càng tăng lên qua các năm, nếu như năm 2005 mới chỉ có 41/64 tỉnh gửi báo cáo thống kê thì đến năm 2008 đã có 58/64 tỉnh gửi báo cáo thống kê [10, tr2-3] Những số liệu trên báo cáo thống kê cũng như số liệu trên báo cáo công tác, báo cáo đột xuất được các tỉnh gửi về là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản lý hoạch định ra chính sách, kế hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ trong các giai đoạn tiếp theo

Bên cạnh đó, vẫn còn một số tỉnh chưa thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ theo quy định (như: Hải Phòng, Bắc Kạn, Ninh Thuận, Bạc Liêu, …); chất lượng báo cáo còn hạn chế, thời gian thực hiện còn chậm so với yêu cầu Các báo cáo thống kê cũng mới chỉ tập trung

về tài liệu hành chính hình thành theo chế độ văn thư của các cơ quan hành chính mà chưa chú trọng đến các tài liệu đặc thù như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động văn thư, lưu trữ

Hầu hết các tỉnh đã tổ chức tổng kết hàng năm đánh giá hoạt động văn thư, lưu trữ Một số tỉnh đã tổ chức các Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị của tỉnh về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ hoặc tổng kết 5 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Khánh Hòa, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Sơn La, Kiên Giang, Bắc Ninh, Hà Giang, Thái Nguyên …

1.4.1.2 Thực trạng việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Công tác văn thư

+ Soạn thảo và ban hành văn bản: Công tác soạn thảo văn bản tại các

cơ quan về cơ bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; văn bản được ban hành đúng thẩm quyền

Bên cạnh đó một số cơ quan chưa có sự chỉ đạo thống nhất trong công tác soạn thảo văn bản dẫn đến tình trạng văn bản được ban hành chưa đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư

số 01/2011/TT-BNV

+ Quản lý văn bản

Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện tương đối tốt

ở các cơ quan, tổ chức địa phương Tất cả văn bản đi, văn bản đến đều đăng

ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan; hệ thống sổ sách theo dõi văn bản

đi, văn bản đến theo mẫu quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; văn bản khi chuyển giao cho các đơn vị và cá nhân trong cơ quan đều có ký nhận

Tuy nhiên, tại một số cơ quan còn tồn tại tình trạng cán bộ khi nhận văn bản đến chưa thực hiện ký nhận Tình trạng lưu bản chính văn bản đến tại văn thư vẫn tồn tại ở một số cơ quan Sổ đăng ký văn bản đi - văn bản đến của các cơ quan chưa thống nhất theo mẫu quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

+ Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành Trong thời gian quan, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đã có nhiều chuyển biến Tại một số tỉnh (Phú Thọ, Thái Nguyên, Quảng Ngãi, Bình Dương, Lào Cai, Sơn La, Bình Định, Hải Dương, Thừa Thiên Huế, An Giang), các cơ quan, đơn vị đã xây dựng, ban hành được Danh mục hồ sơ cơ quan Việc thực hiện tốt công tác lập hồ sơ chủ yếu tập trung tại một số cơ quan như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giao thông Vận tải, Sở Nội vụ, Sở Giáo dục đào

theo đúng quy định từ đó dẫn đến tình trạng tài liệu tích đống được lưu giữ tại các phòng, ban, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan

- Công tác lưu trữ

+ Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Do công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành chưa được thực hiện tốt, nên việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử cũng gặp nhiều khó khăn Bên cạnh một số tỉnh đã tiến hành thu hồ sơ, tài liệu theo định kỳ như: Bình Định, Thái Nguyên, Lào Cai, Đà Nẵng, Vĩnh Long thì tại hầu hết các tỉnh, các cơ quan, đơn vị trong tỉnh chưa giao nộp tài liệu theo đúng quy định

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử trong 10 năm qua

có nhiều chuyển biến tích cực, khối lượng tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh (trước đây) nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tăng lên rõ rệt, thành phần tài liệu cũng đa dạng hơn: Ngoài tài liệu hành chính là phổ biến, còn có cả tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu nghe nhìn

Theo số liệu báo cáo có 47 tỉnh đã ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh Tại một số tỉnh như: Bắc Ninh, Bến Tre, Bình Định, Cần Thơ, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, Lào Cai, Sơn La, Thừa Thiên Huế hầu hết các huyện đã ban hành được Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện [8; tr6]

Trong 10 năm qua, tỉnh Bình Định đã thu được 3.296 mét giá tài liệu, tỉnh Đồng Nai thu được 1.649 mét giá tài liệu, Đồng Tháp thu được 1.317 mét giá tài liệu và thành phố Hồ Chí Minh thu được 2.800 mét giá tài liệu [8; tr7]

Hàng năm, các huyện cũng tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện và số lượng tài liệu thu về ngày càng tăng Trong đó, tỉnh Quảng Nam 14/18 huyện thu được 5.000 mét, Cần Thơ 9/9 huyện thu được 2.700 mét, Khánh Hoà 8/9 huyện thu được 1.834 mét, tỉnh Tuyên Quang 7/7 huyện

đã thu tài liệu với 1.552 mét, Bình Định 11/11 huyện với 1.023 mét,…[8; tr7]

Bên cạnh đó, còn nhiều tỉnh công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện còn hạn chế như Hưng Yên (thu được 03 cơ quan), Hoà Bình (02 cơ quan), Sơn La (03 cơ quan), Yên Bái (05 cơ quan),…[8; tr7]

Nhìn chung, công tác thu thập tài liệu ở các tỉnh còn nhiều hạn chế, việc thu thập tài liệu thực hiện không theo kế hoạch, nhiều tỉnh chưa thu được tài liệu của các sở, ngành; hơn nữa tài liệu thu về chủ yếu là tài liệu hành chính, các loại hình tài liệu khác rất ít hoặc hầu như không có, tình trạng tài liệu thu về ở dạng bó gói, đóng hòm mà chưa được lập hồ sơ Đặc biệt ở Lưu trữ cấp huyện, hầu như mới thu được tài liệu của UBND huyện, chưa thu được tài liệu của các cơ quan chuyên môn Nguyên nhân của tình trạng trên

do hệ thống văn bản quy định về công tác thu thập tại các tỉnh chưa hoàn thiện, kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu nhỏ, không đủ khả năng bảo quản được nếu thu tài liệu theo quy định nên hầu hết hồ sơ, tài liệu vẫn đang được bảo quản tại các phòng, ban chuyên môn

Thực hiện Thông tư số 46/2005/TT-BNV một số tỉnh như: Quảng Trị,

Hà Tĩnh, Thanh Hoá,…đã ban hành văn bản quy định việc thu thập, quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước và đã tiến hành làm tốt công tác này

Tuy nhiên do điều kiện kho lưu trữ chật hẹp, trang thiết bị để bảo quản tài liệu còn hạn chế nên việc thu thập tài liệu khi chia, tách, sáp nhận cơ quan, đơn vị cũng gặp nhiều khó khăn

+ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả Trong 10 năm qua, các tỉnh đã quan tâm hơn đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ Theo số liệu báo cáo của các tỉnh có 20/63 tỉnh đã xây dựng kho lưu trữ kiên cố như: Kiên Giang (3.188 m2),Tuyên Quang (3.032 m2), Vĩnh Phúc (2.200 m2), Bến Tre (1.782

m2 ),…[8; tr7]

Các tỉnh cũng đã quan tâm hơn đến việc đầu tư mua sắm các trang thiết

bị để bảo quản tài liệu lưu trữ Nhiều kho lưu trữ đã được trang bị đầy đủ các

phương tiện thiết yếu để bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, điều hoà, máy hút ẩm, hút bụi, quạt thông gió,…

Thực hiện Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đến nay đã có 34 tỉnh lập Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, trong đó có 18 Dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt [8; tr8]

Đối với cấp huyện, nhiều tỉnh đã quan tâm đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp huyện như tỉnh: Bà Rịa - Vũng Tàu, Bạc Liêu, thành phố Hồ Chí Minh, Kiên Giang, Vĩnh Long,…Tuy nhiên điều kiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và không đạt quy chuẩn

Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu ở các tỉnh còn nhiều tồn tại, nhiều tỉnh chưa có đủ diện tích kho lưu trữ để bảo quản tài liệu; các sở, ban, ngành, huyện, thị chưa có kho lưu trữ cơ quan, tài liệu chủ yếu vẫn bảo quản tại các đơn vị, tình trạng bảo quản tài liệu không được kiểm soát Các phương tiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu ở các tỉnh, kể cả ở kho lưu trữ lịch sử còn thiếu, đơn giản

+ Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là cung cấp các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là vấn đề then chốt của công tác lưu trữ

Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh (trước đây) nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chủ yếu là đọc tại chỗ, sao chụp và chứng thực tài liệu Ngoài ra, việc tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ chỉ được

tổ chức khi tỉnh có các sự kiện lớn

Các loại công cụ tra tìm và quản lý tài liệu chủ yếu vẫn là sổ mục lục

hồ sơ, sách chỉ dẫn phông lưu trữ Hiện nay, một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ

đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ để tra tìm tài liệu như: Long An, Hà Giang, Kiên Giang, Đồng Nai, Bình Định,…

Từ năm 2001 đến nay, số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh tăng lên đáng kể: Bình Định có 2.412 lượt

người, thành phố Hồ Chí Minh 2.285 lượt người, Bình Dương có 1.524 lượt người, Kiên Giang có 1.200 lượt, Bến Tre 1.180 lượt người, Đà Nẵng 1.000 lượt người,…[8; tr8]

Đối tượng khai thác tài liệu cũng đa dạng hơn, ngoài các cán bộ, công chức đến khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc giải quyết công việc còn

có các nhà nghiên cứu, sinh viên đến khảo sát, nghiên cứu tài liệu phục vụ cho các đề tài nghiên cứu khoa học, viết sách mà và cả công dân đến sao chụp tài liệu để giải quyết các chế độ, chính sách

Tại các Lưu trữ huyện, công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm gần đây cũng có nhiều tiến bộ, tuy vậy đối tượng chủ yếu vẫn là các cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND, UBND và các phòng chuyên môn, và số lượng tài liệu đưa ra khai thác còn khiêm tốn

Trong 10 năm qua, công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã có nhiều tiến bộ, đáp ứng được yêu cầu của độc giả và có hiệu quả Số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng Tuy nhiên, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các tỉnh còn nhiều hạn chế Phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác sử dụng tài liệu còn thô sơ; công cụ khai thác sử dụng tại lưu trữ vẫn chủ yếu là công cụ truyền thống (Mục lục hồ sơ), nhiều tỉnh chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tra tìm hồ sơ, tài liệu; các hình thức khai thác sử dụng tài liệu bằng công nghệ mới ít được áp dụng và việc chủ động thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ còn hạn chế Ngoài ra, thủ tục về việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa phù hợp với thực tế hiện nay, vì vậy khi thực hiện gặp nhiều khó khăn nhất là việc chứng thực tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu phải

Tóm lại, trong thời qua công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương bên

cạnh những kết quả đạt được còn một số hạn chế cần khắc phục: Công tác lập

hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thực hiện tốt, dẫn đến việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử gặp rất nhiều khó khăn

Tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý còn rất phố biến ở các cơ quan, đơn vị Nhiều tài liệu có giá trị đang trong tình trạng hư hỏng, thất thoát công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu của công tác lưu trữ, các lưu trữ chưa chủ động phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

Hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu là hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cấp giấy chứng thực Nhà nước chưa có những quy định

cụ thể về các vấn đề: giải mật tài liệu lưu trữ; về việc sao, chứng thực; công

bố tài liệu lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng;…

Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu trong việc từng bước hiện đại hoá, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh

Các cơ quan, tổ chức tuy đã thực hiện công tác báo cáo thống kê định

kỳ về công tác văn thư, lưu trữ nhưng chất lượng báo cáo còn thấp và chưa đúng thời gian quy định

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh đã được quan tâm nhưng nhìn chung chưa đáp ứng được yêu cầu Kho lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện còn quá chật hẹp, kho lưu trữ tại các cơ quan, đơn

vị chỉ là phòng làm việc cải tạo, nên không đủ diện tích bảo quản tài liệu; các trang thiết bị bảo quản còn thiếu và hết sức thô sơ

Thực tế công tác văn thư, lưu trữ của địa phương thời gian qua giúp chúng ta thấy được vai trò của công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra trong việc nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước từ đó góp phần vào sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương

1.4.2 Vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

Trong thời gian qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã thực hiện tốt nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại các địa phương thông qua các hình thức như: tập huấn, trả lời văn bản, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư,

lưu trữ cũng như cán bộ lãnh đạo phụ trách công tác này tại các cơ quan, tổ chức được tiếp cận, cập nhật những quy định mới của Nhà nước về công tác này đồng thời hiểu sâu hơn các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ đó góp phần nâng cao nhận thức của mỗi cán bộ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, nâng hiểu biết pháp luật, ý thức tuân thủ, chấp hành pháp luật của mỗi cán bộ

Qua các buổi tập huấn và các văn bản trả lời về văn thư, lưu trữ đã giúp cho các cán bộ, công chức, viên chức trong việc triển khai áp dụng những quy định của pháp luật để giải quyết công việc hàng ngày từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác

Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thông qua các lớp tập huấn đặc biệt là qua những ý kiến đóng góp trực tiếp, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng pháp luật về văn thư, lưu trữ được các cơ quan, tổ chức địa phương gọi điện thoai, gửi văn bản trao đối nghiệp vụ về Cục giúp cho Cục trong quá trình chỉnh sửa, hoàn thiện hơn hệ thống văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói riêng và giúp cho Cục làm tốt hơn chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung

- Kiểm tra, thanh tra việc chấp hành các quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nhiệm vụ thường xuyên của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với các địa phương Qua những đợt kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương đã góp phần nâng cao hơn nữa nhận thức của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND huyện và lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ

Công tác kiểm tra, thanh tra còn giúp cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đánh giá được tình hình thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ; đánh giá được những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế; trên cơ sở đó giúp Cục hoàn thiện hơn hệ thống văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để điều chỉnh những vấn đề đã và đang phát sinh trong

Cục đề ra những định hướng chỉ đạo, hướng dẫn các địa phương cho phù hợp với đặc điểm tình hình của từng giai đoạn cụ thể,

Công tác kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ đã góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức địa phương Kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ đều dựa trên cơ sở kiểm tra thực

tế tại các cơ quan, tổ chức được lựa chọn làm đối tượng thanh tra, kiểm tra; thông qua đó giúp Đoàn kiểm tra, thanh tra đưa ra những nhận xét, đánh giá

về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức một cách khách quan, chính xác, chỉ rõ đúng, sai, tìm ra nguyên nhân và có biện pháp khắc phục kịp thời

- Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần giảm những sai phạm trong quá trình giải quyết công việc từ đó giúp công tác thanh tra hạn chế tối đa phải xử lý những vi phạm không đáng có

- Mối quan hệ giữa hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và thanh tra

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước nói chung, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nói riêng, giữa công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và thanh tra có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau cùng phát triển

Thông qua công tác hướng dẫn nghiệp vụ giúp cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan, tổ chức địa phương được phổ biến, hướng dẫn cách thức giải quyết công việc theo đúng những quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ; đây chính là cơ sở để tiến hành kiểm tra, thanh tra vì trên thực tế công tác kiểm tra, thanh tra chỉ được thực hiện sau khi các quy định của nhà nước có hiệu lực và được hướng dẫn, triển khai áp dụng rộng rãi

- Công tác kiểm tra, thanh tra có tác động trở lại đối với công tác hướng dẫn nghiệp vụ Qua quá trình kiểm tra, thanh tra giúp cho các thành viên của Đoàn kiểm tra, thanh tra đúc kết được những ưu điểm, nhược điểm chính của các cơ quan tổ chức, đây chính là những kinh nghiệm thực tế quý báu, là những ví dụ minh họa đặc sắc, là nguồn tư liệu quan trọng giúp cho các cán

bộ của Cục khi tập huấn, trả lời văn bản

Đối với các cơ quan, tổ chức thông qua các đợt kiểm tra, thanh tra, từ chỗ các cơ quan, tổ chức nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như thấy được những hạn chế trong công tác này; các cơ quan, tổ chức đã tạo điều kiện cho cán bộ phụ trách cũng như cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp phổ biến pháp luật, các lớp tập huấn nghiệp vụ do tỉnh tổ chức; từ đó góp phần làm cho công tác phổ biến pháp luật, tập huấn nghiệp vụ ngày càng phát triển, thu hút được nhiều đối tượng tham gia

- Giữa kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ cũng có mối quan

hệ tác động qua lại lẫn nhau Kiểm tra và thanh ra đều là chức năng chung của quản lý nhà nước, là hoạt động mang tính chất phản hồi của quy trình quản lý nhằm phân tích, đánh giá những mục tiêu, nhiệm vụ mà hoạt động quản lý đã đặt ra

Nếu hiểu theo nghĩa rộng thì thanh tra là một loại hình đặc biệt của kiểm tra, ngược lại nếu hiểu theo nghĩa hẹp, thanh tra lại bao hàm cả kiểm tra Các thao tác nghiệp vụ trong một cuộc thanh tra cũng giống với kiểm tra như: nắm những nét chính, khái quát về tình hình của đối tượng được kiểm tra, thanh tra thông qua báo cáo tình hình công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra thực

tế tình hình sổ sách, hồ sơ, tài liệu, kho tàng, trang thiết bị Khi tiến hành cuộc thanh tra, thường phải tiến hành nhiều thao tác nghiệp vụ đó thực chất là kiểm tra Ngược lại, đôi khi tiến hành kiểm tra để làm rõ vụ việc, lại lựa chọn được nội dung thanh tra Tuy nhiên với tư cách là một hoạt động độc lập, kiểm tra

có nhiều điểm khác biệt với thanh tra:

Về mục đích: mục đích chính của kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại các

cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó Mục đích chính của thanh tra là đánh giá những ưu điểm, khuyết điểm, kịp thời phát hiện, phòng ngừa những vi phạm pháp luật, xử lý các vi phạm góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý, tăng cường pháp chế trong công tác văn thư, lưu trữ

Về quy trình giải quyết công việc, các Đoàn thanh tra của Cục tiến hành giải quyết công việc theo một trình tự nhất định gồm các bước cụ thể được pháp luật quy định (Luật thanh tra, Thông tư 02/2010/TT-TTCP), tuy nhiên, cho đến nay quy trình kiểm tra nói chung và quy trình kiểm tra trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng chưa được pháp luật quy định

Về thời gian: thời gian tiến hành một cuộc thanh tra công tác văn thư, lưu trữ thường dài hơn thời gian tiến hành một cuộc kiểm tra Theo quy định tại Điều 48 Luật thanh tra năm 2004 và Điều 41 của Nghị định số 41/2005/NĐ-CP thời gian tiến hành một cuộc thanh tra chuyên ngành được tổ chức theo Đoàn thanh tra không quá 30 ngày kể từ ngày công bố quyết định thanh tra đến khi kết thúc công việc thanh tra tại nơi được thanh tra (không kể ngày lễ, ngày nghỉ) Trong trường hợp cần thiết, người ra quyết định thanh tra

có thể gia hạn một lần, thời gian gia hạn không vượt quá 30 ngày

Có thể nói giữa kiểm tra và thanh tra nói chung và kiểm tra, thanh tra trong công tác văn thư, lưu trữ tuy có sự phân biệt nhưng sự phân biệt đó chỉ mang tính tương đối Kiểm tra và thanh tra trong công tác văn thư lưu trữ có mối liên hệ qua lại, gắn bó, phối hợp với nhau và cùng hướng tới mục tiêu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện tốt hơn chức năng tham mưu giúp Bộ Nội vụ quản lý tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

Chương 2 THỰC TRẠNG HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH

TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TẠI ĐỊA PHƯƠNG 2.1 Thực trạng hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

2.1.1 Công tác tập huấn

2.1.1.1 Các lớp tập huấn được tổ chức từ năm 2001 đến nay

- Các lớp phổ biến pháp luật và tập huấn chuyên đề do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức

Từ năm 2001 đến nay, liên tục qua các năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều tổ chức các Hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ Tại các Hội nghị này Cục đã kết hợp phổ biến các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý công tác này tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ví dụ:

Ngay sau khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành, tháng 6 năm

2001 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức Hội nghị phổ biến và triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo Văn phòng UBND, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cũng trong năm 2001, sau Hội nghị trên, Lãnh đạo Cục cùng lãnh đạo các phòng chức năng đã trực tiếp phổ biến nội dung Pháp lệnh cho

35 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Tại Hội nghị giao ban công tác văn thư, lưu trữ ba miền Bắc, Trung, Nam năm 2007 các đại biểu đã được nghe phổ biến Chỉ Thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo

vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; các văn bản của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc triển khai thực hiện Chỉ thị; Công văn

số 188/VTLTNN-VP ngày 23 tháng 3 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm

Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Trong Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2011, một số văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ đã được phổ biến đến các đại biểu tham dự Hội nghị: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm

2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Qua đó có thể thấy, hầu hết các văn bản mới về văn thư, lưu trữ sau khi được các cấp có thẩm quyền ban hành đã được Cục kịp thời phổ biến, quán triệt đến đối tượng là cán bộ lãnh đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh; đây chính là tiền đề để triển khai phổ biến các văn bản mới tại địa phương

Bên cạnh đó, xuất phát từ yêu cầu thực tế, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã mở một số lớp tập huấn theo chuyên đề cho đối tượng là cán bộ quản

lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Ví dụ: Thực hiện quy định tại Thông tư

số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp, để hướng dẫn Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong việc điều hành, quản lý công việc của cơ quan, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức Hội nghị Tập huấn về quản lý công tác lưu trữ cho đối tượng là Giám đốc Trung tâm Lưu trữ các tỉnh tại thành phố Đà Nẵng Năm 2006, Cục đã tổ chức lớp tập huấn nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý ngành văn thư, lưu trữ Năm 2010 Cục đã tổ chức 02 lớp tập huấn về kỹ năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho trên 100 lượt lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ thuộc 62 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

- Các lớp phổ biến pháp luật và tập huấn chuyên đề do địa phương tổ chức với sự tham gia phổ biến của cán bộ Cục

Ngay sau khi các văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành, các địa phương đã chủ động tuyên truyền, phổ biến văn bản mới đến các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thông qua các hình thức như: ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện, sao gửi văn bản; tổ chức hội nghị chuyên đề; tổ chức các lớp phổ biến pháp luật; các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoặc hội nghị công tác văn phòng

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối hợp chặt chẽ với các địa phương trong công tác tập huấn

Từ năm 2001 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã cử cán bộ tham gia tập huấn tại trên 100 lượt tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ví dụ:

Năm 2001 cử cán bộ tham gia lớp tập huấn tại 13 tỉnh: Thái Nguyên, Hưng

Yên, Kon Tum, Thanh Hóa, Hà Nội, Bình Định, Quảng Nam, Sóc Trăng, Thừa Thiên Huế, Hà Nam, Sơn La, Kiên Giang, Vĩnh Long Năm 2008 cử

cán bộ tham gia phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ tại 8 tỉnh: Yên Bái,

Nghệ An, Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu; Khánh Hoà, Quảng Ninh, Hà Giang; Bắc Ninh Năm 2011 cử cán bộ tham gia phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ tại 10 tỉnh: Nghệ An, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Hoà Bình, Phú Yên, Bến Tre, Lai Châu, Cà Mau, Sóc Trăng, Yên Bái

Như vậy, bình quân mỗi năm, Cục đã cử cán bộ tham gia tập huấn tại 9 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cho đến nay các cán bộ của Cục đã trực tiếp tham gia tập huấn tại hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

2.1.1.2 Hướng dẫn cho các địa phương trong việc mở lớp tập huấn

Ngay sau khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành, thực hiện quy định tại Khoản 7, Điều 25 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, năm 2002 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xác định đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức địa phương là nhiệm vụ trọng tâm trong của năm Chính vì thế, để tổ chức thực hiện thống nhất việc bồi dưỡng, tập huấn công tác lưu trữ tại các tỉnh, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 22/LTNN-NVĐP ngày 15 tháng