Phân hệ quản lí hồ sơ sinh viên trong hệ thống đào tạo theo học chế tin chỉ

Quá trình học tập của sinh viên đợc theo dõi bằng điểm số của cácmôn học qua các học kỳ.. học lại, danh sách sinh viên lu ban, danh sách sinh viên đợc học bổng, danh sáchsinh viên không

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

Lời nói đầu

Ngày nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ đắc lựcgiúp con ngời trong rất nhiều lĩnh vực và là một phơng tiện hữu hiệu trong mộtxã hội hiện đại Phạm vi ảnh hởng của nó ngày càng đợc lan rộng và trở thànhmột nhu cầu cấp thiết đối với con ngời

Hiện nay ứng dụng của Công nghệ thông tin đã nhanh chóng đi sâu vàotất cả các lĩnh vực: Khoa học kỹ thuật, thông tin liên lạc, y tế, giáo dục,…

Trớc kia khi Công nghệ thông tin cha phát triển rộng rãi, sự hỗ trợ củamáy tính còn ở mức hạn chế thì công việc quản lý chủ yếu đợc thực hiện bằngphơng pháp thủ công Khi cần một thông tin đầy đủ thì phải qua rất nhiều phòngban Nh vậy rất mất thời gian mà hiệu quả lại không cao Nhng với sự giúp đỡcủa máy tính nh hiện nay thì mọi công việc đã trở nên dễ dàng hơn Do vậy mộtvấn đề lớn đợc đặt ra là làm thế nào để có thể khai thác hết những tính năng đó

Bây giờ các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị CSDL không ngừng pháttriển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm hỗ trợ việc quản lýcác hoạt động xã hội cũng nh giáo dục một cách tốt nhất Với tầm quan trọng đó

tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server để

xây dựng phần mềm Quản lý hồ sơ sinh viên

Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Thạc sỹ Hoàng Hữu Việt ngời đã định hớng, chỉ dẫn và tận tình giúp đỡ để tôi có thể hoàn

thành khóa luận này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo ở khoa CNTT, các thầycô ở phòng công tác quản lý học sinh, sinh viên cùng tất cả các bạn đã tạo điềukiện thuận lợi, động viên, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện

ra là danh sách các lớp Các sinh viên đợc xếp vào các lớp theo một tiêu chuẩnnào đó: có thể căn cứ vào điểm thi tuyển của sinh viên, vào khoa đào tạo, ngành

đào tạo, Quá trình học tập của sinh viên đợc theo dõi bằng điểm số của cácmôn học qua các học kỳ Điểm của các môn trong từng học kỳ đợc ngời quản lýsinh viên nhập vào máy tính để xử lý và lu trữ Căn cứ vào các quy chế đào tạongời quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi hỏi nh: danh

học lại, danh sách sinh viên lu ban, danh sách sinh viên đợc học bổng, danh sáchsinh viên không đợc thi tốt nghiệp, danh sách sinh viên thi tốt nghiệp, danh sáchsinh viên đợc làm luận văn, bảng điểm của cá nhân, của cả lớp theo học kỳ theonăm và các danh sách khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêucầu đặt ra Khi tốt nghiệp, ra trờng sinh viên đợc nhận lại hồ sơ sinh viên cùngvới Bằng tốt nghiệp và Bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quátrình học tập tại trờng.

II / Nhu cầu tin học hoá:

Quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lợng sinh viênthì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên nh: hồ sơ sinh viên, các quychế đào tạo, chuyển lớp, chuyển trờng, tạm ngừng học, thôi học, học thêmnghành, lu ban, khen thởng, kỷ luật, Xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử

lý điểm thi học kỳ, xử lý tốt nghiệp và các xử lý khác liên quan đề sinh viên Làm sao ngời làm công tác quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránhgây ra nhầm lẫn, lu trữ và bảo quản phải an toàn Điều này thật khó đòi hỏichúng ta phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc này thì mới

mong có kết quả tốt đợc.Việc quản lý sinh viên làm thủ công bằng tay thì mấtrất nhiều thời gian nhiều ngời làm mà hiệu quả công việc lại không cao, hay gây

ra nhầm lẫn Khi ta làm thủ công thì việc tra cứu tìm kiếm, sửa chữa, lu trữ vàbảo quản là những công việc rất vất vả Nếu trờng đó có nhiều sinh viên thì cáccông việc này càng vất vả hơn rất nhiều Ta hãy tởng tợng nếu tất cả nhữngthông tin về sinh viên ta đều dùng sổ để ghi lại và theo dõi Khi sinh viên có yêucầu lấy bảng điểm cá nhân của năm học nào đó thì ngời quản lý phải tìm quyển

sổ đó và viết ra những điểm số cho sinh viên đó, công việc tởng chừng rất đơngiản nhng ngời quản lý lại rất vất vả và mất nhiều thời gian Phần lớn sinh viên

đều phải chờ, thời gian có thể là nửa ngày cũng có thể lâu hơn Nếu nh mà cónhiều ngời yêu cầu, mỗi ngời một kiểu thì ngời quản lý bận rộn suốt cả ngày

mà vẫn không đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi của thực tế Nhng nếu sử dụng côngnghệ thông tin nhằm lợng hóa, thống nhất tiêu chí quản lý các loại Hồ sơ HSSVtrong đào tạo, sẽ giúp công tác quản lý HSSV ngày càng đi vào nề nếp và xử lýthông tin nhanh hơn

tiêu chí quản lý học sinh, sinh viên

1 Hồ sơ HSSV:

Bộ hồ sơ HSSV (theo mẫu đã ban hành năm 2005 trong đó có một số thông tinchỉnh sửa, bổ sung theo Luật Giáo dục năm 2005, xem mẫu kèm theo văn bảnnày) bao gồm:

1 Học bạ (GDPT, THBT, TCCN, THN)

2 Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (GDPT, THBT, TCCN, THN) đốivới những ngời trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốtnghiệp (GDPT, THBT, TCCN, THN) đối với những ngời đã tốt nghiệpnăm trớc

3 Giấy khai sinh (hoặc bản sao có công chứng)

4 Những HSSV thuộc đối tợng u tiên phải nộp các giấy tờ có liên quan đểgiải quyết chế độ chính sách:

- Đối tọng u tiên: Bản thân là con thơng binh, có xếp hạng, con liệt sỹ,con thơng binh, bệnh binh, con của những ngời hởng chính sách nh th-

ơng binh

- Con mồ côi cả cha lẫn mẹ không nơi nơng tựa

- Gia đình thuộc hộ đói nghèo

- Khu vực dân tộc (hộ khẩu thờng trú của gia đình phải là bố mẹ sinh ra) Các giấy tờ nói ở mục 1, 2, 3, 4, 5 các trờng chỉ thu bản photocopy có công chứng sau khi nhập học sẽ kiểm tra, đối chiếu với bản chính

5 Giấy báo trúng tuyển của trờng (theo mẫu)

6 Giấy chứng nhận sức khỏe (theo mẫu)

7 Lý lịch

2 Theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của HSSV Quản lý kết quả học tập, rèn luyện của HSSV theo học kỳ, năm học, khóa học

3 Khen thởng Quản lý đợc toàn bộ quá trình thi đua khen thởng của HSSV, bao gồm các cấp: Trờng, Bộ, các tổ chức chính trị xã hội ngoài trờng

4 Kỷ luật Quản lý đợc toàn bộ quá trình vi phạm kỷ luật của HSSV Các nội dung bao gồm: - HSSV vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm pháp luật - HSSV liên quan đến ma túy và các vấn đề tệ nạn xã hội khác - HSSV vi phạm an toàn giao thông

5 Quản lý HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN), chuyển tr-ờng Quản lý toàn bộ các HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN), chuyển trờng,…

7 Quản lý HSSV đi làm thêm Quản lý đợc các đối tợng HSSV đi làm thêm, công việc mà HSSV đi làm thêm có phù hợp với chuyên môn đang theo học ở trờng hay không? Đặc biệt là các đối tợng có hoàn cảnh gia đình khó khăn Chỉ quản lý HSSV đi làm thêm có liên hệ thông qua các đơn vị trong trờng nh: Phòng Công tác HSSV, Phòng Đào tạo, Trung tâm T vấn HSSV …

8 Quản lý sinh viên nội trú Quản lý chi tiết số giờng, phòng của HSSV

9 Quản lý sinh viên ngoại trú Quản lý HSSV thờng trú, HSSV tạm trú, đảm bảo thông tin liên lạc nh: địa chỉ, điện thoại…

10 Quản lý HSSV tốt nghiệp Các nội dung cần quản lý: 1 Kết quả học tập và rèn luyện toàn khóa 2 Bằng HSSV đợc cấp

11 Quản lý học phí và học bổng của HSSV

Quản lý học phí và các chi phí khác, quản lý học bổng chính sách u đãi và học bổng chính sách xã hội của HSSV

Bộ giáo dục và đào tạo Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập – tự do – hạnh phúc

hồ sơ

học sinh – sinh viên

(Dùng cho HSSV trúng tuyển vào các trờng Đại học, Cao đẳng, TCCN)

Hä vµ tªn:

Ngµy, th¸ng, n¨m sinh:

Hé khÈu thêng tró:

Khi cÇn b¸o tin cho ai? ë ®©u?

§iÖn tho¹i liªn hÖ (nÕu cã):

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

……  ……

Hồ sơ Học sinh – sinh viên I Phần bản thân học sinh – sinh viên - Họ và tên: ……… - Nam, Nữ (nam ghi 0, nữ ghi 1) - Ngày tháng và năm sinh (ghi 2 số cuối): - Hộ khẩu thờng trú: …………

………

……… ………

………

- Dân tộc (DT Kinh ghi 1, DT khác ghi 0) - Thuộc khu vực tuyển sinh nào? - Tôn giáo:………

- Thành phần xuất thân (Công nhân viên - Nghành học: …………

chức ghi 1, Nông dân ghi 2, Khác ghi 3 ) - Đối tợng dự thi: ……… - Điểm tuyển sinh: Tổng điểm: … - Ký hiệu trờng: ……… (Môn 1: … Môn 2: … Môn 3: … ) - Số báo danh: ………

- Kết quả học tập ở cuối cấp ở GDPT, - Điểm thởng (nếu có):………

THBT, THN, TCCN hoặc THCS (đối - Lý do để đợc tuyển thẳng và Với các trờng tuyển thí sinh tốt nghiệp THCS) đợc thởng điểm: *Xếp loại về học tập: ……… ……… …

*Xếp loại về hạnh kiểm: ………… ………

*Xếp loại tốt nghiệp: ……… ………

- Ngày vào Đoàn TNCSHCM: ………… - Năm tốt nghiệp (ghi 2 số cuối)

- Ngày vào Đảng CSVN:……… - Số chứng minh th :………

- Khen thởng, kỷ luật:………

………

Tóm tắt quá trình học tập, công tác và lao động (ghi rõ thời gian, nơi học tập, công tác, lao động hoặc đơn vị phục vụ, danh hiệu nghề nghiệp, bậc lơng) ………

………

………

II Phần gia đình 1 Cha: - Họ và tên: ……… Quốc tịch: .

- Dân tộc: ……… Tôn giáo: .

- Hộ khẩu thờng trú:

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): Trớc 30-4-1975:

ảnh 4 x 6

(Mới chụp cha

quá 3 tháng)

Sau 30-4-1975 đến nay:.

2 Mẹ: - Họ và tên: ……… Quốc tịch: .

- Dân tộc: ……… Tôn giáo:

- Hộ khẩu thờng trú:

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?):

Trớc 30-4-1975:

Sau 30-4-1975 đến nay:

3 Vợ hoặc chồng: - Họ và tên: ……… Quốc tịch: .

- Dân tộc: ……… Tôn giáo: .

- Hộ khẩu thờng trú:

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?):

4 Họ và tên, nghề nghiệp, nơi ở của anh chị em ruột:

Kèm theo theo bản chính và bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp GDPT, THBT, THN, TCCN hoặc THCS (nếu Sở GD - ĐT cha kịp cấp bằng thì phải nộp giấy chứng nhận tạm thời, sau đó nộp bản chính để kiểm tra đối chiếu): phiếu báo điểm thi

ĐHSSV, CĐ, TCCN, giấy chứng nhận thi và kết quả đạt đợc trong kỳ thi học sinh giỏi lớp cuối cấp, kể cả thi quốc tế, đối tợng u tiên (nếu có), quyết định của cơ quan, đơn vị

cử đi học (nếu là công nhân viên Nhà nớc hoặc cán bộ chiến sĩ lực lợng vũ trang).

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật Nếu có gì sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo Quy chế tuyển sinh hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Cam đoan của gia đình Ngày …… tháng …… năm 200 …

về lời khai của học sinh, sinh viên Học sinh, sinh viên ký tên

Xác nhận của Chính quyền Xã, Phờng nơi học sinh, sinh viên c trú

(Đề nghị chính quyền địa phơng xác nhận theo nội dung: Hộ khẩu thờng trú, việc thực hiện nghĩa vụ công dân và chấp hành pháp luật của học sinh, sinh viên tại địa phơng)

Ngày …… tháng ……… năm 200 ……

(Ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký và đóng dấu) Quy ớc một số bảng mã dùng chung 1 Cách đánh mã trờng: Theo quy định tuyển sinh 2 Cách đánh mã sinh viên Mã sinh viên đợc cấu trúc bởi 10 ký tự nh sau: XXYZZZVVVV  XX (02 ký tự): Là 02 số cuối của khóa học  Y (01 ký tự): Hệ đào tạo (xem danh mục)  Z (03 ký tự): Ngành đào tạo theo mã nghành tuyển sinh  VVVV (04 ký tự): Số thứ tự của sinh viên theo từng ngành từ 0001-9999 Quy ớc:

1 Mỗi sinh viên có một mã duy nhất và mã này vĩnh viễn thuộc về sinh viên

đó Kể cả khi sinh viên tốt nghiệp ra trờng, chuyển trờng, thôi học… đều không dùng lại mã này để đánh mã cho sinh viên khác

2 Mã đợc dùng làm chuẩn chung trong công tác quản lý học sinh, sinh viên trong toàn trờng và nghành Giáo dục

3 Mã ngành (ký tự Z) sẽ là “000” nếu các trờng đào tạo cha phân ngành ngay từ khi HSSV mới nhập học

Ví dụ: Sinh viên Nguyễn Tuấn Anh, khóa 2004, hệ đại học chính quy, ngành

Tiếng Anh sẽ có mã số sinh viên nh sau: 0467010009 (04 là khóa 2004, 6 là

hệ đại học chính quy, 701 là ngành Tiếng Anh, 0009 là số thứ tự)

Lu ý:

- Ký tự: Có nghĩa là không phân biệt chữ hay số trong mã sinh viên (1,2,3… A,B,C… có nghĩa nh nhau) Ví dụ: 0467010009 và 04A7010009 hoàn toàn hợp

- Với độ dài của mã sinh viên trên theo cách đánh mã này hoàn toàn có thểdùng mã vạch để quản lý thẻ sinh viên

3 Danh mục hệ đào tạo: Các hệ đào tạo đợc xếp thứ tự từ thấp đến cao tiện lợi

cho việc quản lý và tìm kiếm, báo cáo thống kê

4 Danh mục mã ngành đào tạo: Để thuận lợi cho việc chuyển dữ liệu từ tuyển

sinh vào (công việc sau tuyển sinh) danh mục mã ngành sẽ tuân theo quy địnhtuyển sinh cua Bộ

000 Cha xác định Dùng cho các trờng đào tạo cha phân

ngành ngay từ khi HSSV mới nhập học.

703 TiÕng Ph¸p

Các biểu mẫu báo cáo, thống kê

Nhằm đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi trong công tác quản lý số liệu, Bộ

dự kiến xây dựng quy ớc về cách đánh mã các biểu nh sau:

Mã các biểu gồm có 04 nhóm ký hiệu đ ợc ngăn cách bởi 02 dấu chấm nh sau:

X.MY.Z ([Mã trờng].[M][Số thứ tự của nhóm tiêu chí].[Số thứ tự của biểu trong

nhóm tiêu chí])

Lu ý: M và Y là hai nhóm ký hiệu khác nhau nhng không đợc ngăn cách bởi dấu

chấm Dấu chấm đợc bố trí để dễ nhìn

 X: Là mã trờng theo quy định tuyển sinh của Bộ

Ví dụ: Đại học Bách khoa Hà Nội là BKA

 M: Là ký tự M tiếp đầu ngữ của các biểu mẫu theo thứ tự của các tiêu chí quản

lý HSSV

 Y: Số thứ tự của các tiêu chí tơng ứng khi xây dựng biểu

Ví dụ: Các tiêu chí về quản lý HSSV trong 12 tiêu chí có thứ tự là 1, thì mã

của các biểu về tiêu chí quản lý HSSV sẽ có phần đầu là XM1Z Trong ví dụtrên ĐHSSV Bách khoa có mã là BKA vậy các biểu sẽ có phần đầu là:BKA.M1.Z

 Z: Số thứ tự biểu trong nhóm tiêu chí, bắt đầu từ số 1

Ví dụ: - Ta xây dựng 02 biểu cho nhóm tiêu chí quản lý HSSV (có thứ tự là 1)

thì Z sẽ có 02 giá trị là: 1 và 2

- Xét trong ví dụ trên thì mã của biểu thứ nhất và biểu thứ hai của ĐHBách khoa sẽ là: BKA.M1.1 và BKA.M1.2

Lu ý: Căn cứ vào các tiêu chí và các biểu mẫu mà Bộ đã quy định, các trờng có

thể tạo thêm các biểu mẫu theo quy ớc trên

II Các biểu mẫu:

4 Thµnh phÇn xuÊt th©n: C«ng nh©n viªn chøc, N«ng d©n, Kh¸c (ghi theo lý lÞch)

5 D©n téc: Ghi d©n téc Kinh vµo cét 9, c¸c d©n téc kh¸c ghi vµo cét 10

6.T«n gi¸o

7.Khu vùc: C¸c cét 13, 14, 15, 16 ghi theo khu vùc tuyÓn sinh; cét 17 ghi theo Ch¬ng tr×nh 135 cña ChÝnh phñ

Báo cáo số liệu về hssv nớc ngoài (mẫu M1.2)

1 Quốc gia/Ngành: Liệt kê từng quốc gia, mỗi quốc gia liệt kê từng ngành đang đào tạo theo danh mục ngành tuyển sinh.

Các cột tiếp theo tơng ứng với cột 1

2 Tổng số HSSV

3 Giới tính

STT §èi tîng

Tæng sè hssv

Nam N÷ Kinh ThiÓu

sè Kh«ng Cã KV1 KV2

KV2-NT KV3

Vïng khã kh¨n(135)

STT §èi tîng

Tæng sè hssv

Nam N÷ Kinh ThiÓu

sè Kh«ng Cã KV1 KV2

KV2-NT KV3

Vïng khã kh¨n(135)

2 Theo dõi quá trình khen thởng, kỷ luật của HSSV (Mẫu M2)

Mẫu M2.1

Thống kê hssv đợc khen thởng

STT Đối tợng

Tổng số hssv

Tổng số HSSV

đợc khen thởng

Giới tính

Dân tộc Thiểu số

Cấp khen thởng

Huyện Tỉnh/TP Quốc gia

Các quốc gia, tổ chức nớc ngoài

1 Ngành 1

2 Ngành 2

Các bớc thực hiện :

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể

- Xây dựng mô hình dữ liệu

2 Phân tích hệ thống cũ

Với cách quản lý HSSV hoàn toàn bằng phơng pháp thủ công truyền thốnggặp rất nhiều khó khăn trong việc lu trữ và xử lý thông tin Bởi vậy cần xây dựngmột chơng trình quản lý bằng máy vi tính để giúp việc quản lý HSSV ngày càng

đi vào nề nếp và xử lí thông tin nhanh

Yêu cầu của hệ thống quản lý bằng máy vi tính :

- Quản lý tốt thông tin về sinh viên cũng nh các mã ngành đào tạo

- Xử lý thông tin chính xác và khoa học

- Chơng trình dễ sử dụng, có hiệu quả cao

- Có khả năng hỗ trợ đa ngời dùng, phù hợp với xu thế phát triển củamạng máy tính

+ Khai báo ngừng học, thôi học, chuyển trờng

+ Khai báo học tiếp

+ Danh sách sinh viên

+ Báo cáo số liệu về HSSV nớc ngoài

+ Báo cáo số liệu về HSSV thuộc diện chính sách u đãi

+ Báo cáo số liệu về HSSV thuộc diện xã hội

+ Báo cáo HSSV đợc khen thởng

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Quản lý Hồ sơ đợc trình bày theocác mức cụ thể sau:

Quản lý Hồ sơ Sinh Viên

Tìm kiếm

Hồ sơ

Thêm nghành học

Ngừng học, thôi học, chuyển tr ờng

Học tiếp

Cập nhật khen

th ởng

Cập nhật kỷ luật

Thống kê HSSV theo cơ cấu XH

Báo cáo HSSV n ớc ngoài

Báo cáo HSSV diện

CSUĐ

Báo cáo HSSV diện XH

Báo cáo HSSV khen

th ởngThống kê HSSV khen th ởng

5 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu dùng để diễn tả tập hợp các chức năng của hệthống trong mối quan hệ trớc, sau của tiến trình xử lý và việc trao đổi thôngtin trong hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy đợc đằng sau những gìthực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ những chức năng và các thông tin cầnthiết Biểu đồ luồng đợc chia thành các mức nh sau:

a.Biểu đồ mức khung cảnh :

Là mức tổng quát nhất đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phântích và đợc dùng để vạch ra biên giới của hệ thống, cũng nh buộc ngời phântích – thiết kế phải xem xét mọi tham số bên ngoài hệ thống ở mức này ng-

ời phân tích chỉ cần xác định đợc các tác nhân và coi toàn bộ các xử lý của hệthống là một chức năng, trong biểu đồ cha có kho dữ liệu

HSSV

Quản lý HSSV