Quản lý thư viện luận văn tốt nghiệp đại học

Hệ thống “QUẢN LÍ THƯ VIỆN” này giúp chúng ta cập nhật thông tin sáchmới về,cập nhật thông tin độc giả mới và cấp thẻ cho họ .Đồng thời giúp quản lítrong quá trình sửa đổi thông tin sách

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHOA CNTT

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Giáo viên hướng dẫn : Th.s ĐẶNG HỒNG LĨNH

Sinh viên thực hiện : BÙI VĂN CƯỜNG

Lớp : 47E – KSCNTT

Vinh 28/04/2011

LỜI NÓI ĐẦUCùng với sự phát triển không ngừng của nền khoa học công nghệ, các lĩnhvực kinh tế, chính trị, văn hoá, giáo dục cũng phát triển Sự phát triển của tất cảcác lĩnh vực có sự đóng góp rất lớn của ngành công nghệ thông tin.Vì thế có thểnói sự ứng dụng về công nghệ thông tin là không thể thiếu mà ngày càng pháttriển cao hơn.

Hiện nay, CNTT là một trong những ngành đi đầu trong việc đổi mới, pháttriển để đưa đẩt nước tiến ngang tầm với các nước trong khu vực và toàn thế giới.Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực như: điều khiển

tự động, quản lí, lưu trữ, trao đổi thông tin, mua bán qua mạng,…là vì nó có một

số đặc điểm ưu việt như:

 Xử lí thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học

 Giảm bớt sức lao động của con người

 Tiết kiệm thời gian và phí tổn

 Độ bảo mật thông tin cao

 Lưu trữ thông tin một cách gọn nhẹ

Đề tài “QUẢN LÍ THƯ VIỆN” mà em xây dựng cũng không nằm ngoàimục đích đó.Chương trình này sẽ giúp cho cán bộ quản lí thư viện làm việc mộtcách nhanh hơn, hiệu quả hơn trong việc xử lí các thông tin phức tạp

Hệ thống “QUẢN LÍ THƯ VIỆN” này giúp chúng ta cập nhật thông tin sáchmới về,cập nhật thông tin độc giả mới và cấp thẻ cho họ Đồng thời giúp quản lítrong quá trình sửa đổi thông tin sách và độc giả, quản lí quá trình mượn trả, tìmkiếm và thống kê sách hoặc độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau

Để có được một hệ thống quản lí thì trước hết chúng ta phải có các thông tinliên quan đến hệ thống.các thông tin này phải cập nhật từ bên ngoài vào dựa vàoquá trình đi khảo sát thực tế Các thông tin được cập nhật bắt buộc phải chính xác,đầy đủ nếu không thì thông tin về hệ thống sẽ bị sai lệch.Vì vậy, khi làm đề tàinày em đã cố gắng dựa trên kiến thức đã học và tìm hiểu, thu thập thông tin mộtcách thực tế Nhưng do việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu và kiến thức vềngôn ngữ lập trình Visual Basic còn hạn chế nên không tránh khỏi sự thiếu sót.Rất mong nhận được sự đánh giá, bổ sung và đóng góp ý kiến của các thầy côgiáo và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn

Th.s Đặng Hồng Lĩnh , cảm ơn các bạn trong và ngoài lớp đã giúp đỡ em

hoàn thành đề tài này

Mục lục Trang

Lời mở đầu 1

Mục lục 2

Mục lục 3

Phần I :Khảo sát hệ thống 4

1.Tình hình hiện trạng của thư viện 4

2 Nhiệm vụ của hệ thống 4

2.1 Xử lí thông tin sách 4

2.2 Quản lí độc giả 7

2.3 Quản lí mượn trả 8

2.4 Báo cáo thống kê 10

3.Nhược điểm của hệ thống cũ và ưu điểm của hệ thống mới 11

3.1 Nhược điểm của hệ thống cũ 11

3.2 Ưu điểm của hệ thống mới 12

Phần II : Phân tích và thiết kế hệ thống mới 12

1 Mục đích và yêu cầu của hệ thống 12

2 Phân tích chức năng của hệ thống 13

3 Xây dựng biểu đồ 14

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng .14

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 15

4 Xây dựng cơ sở dữ liệu 19

4.1 Chuẩn hoá thẻ quản lí sách 19

4.2 Chuẩn hoá thẻ bạn đọc và phiếu đăng kí làm thẻ 19

4.3 Chuẩn hoá sổ mượn sách 20

5 Bảng cơ sơ dữ liệu 21

5.1 Bảng kho sách 21

5.2 Bảng độc giả 21

5.3 Bảng muợn trả 22

5.4 Bảng sách 22

6 Sơ đồ thực thể 22

Phần III Các chức năng chính của chương trình 23

A Khái quát chung 23

1.Cập nhật 23

2 Quản lí mượn trả 23

3 Thống kê tìm kiếm 23

3.1 Tìm kiếm 23

3.2 Thống kê 23

4 Hệ thống 23

B Mô tả nội dung công việc 24

1 form cập nhật thông tin độc giả 29

2 Form cập nhật thông tin sách 29

3 Form mượn sách 31

4 Form trả sách 32

5.Chức năng tìm kiếm và thống kê 32

6 Thoát khỏi hệ thống 35

Phần IV Kết luận 36

1.Khái quát chung 36

2.Hướng phát triển đề tài 36

PHẦN I KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.TÌNH HÌNH HIỆN TRẠNG CỦA THƯ VIỆN

Do giới hạn về kinh phí cũng như cơ cấu tổ chức của thư viện trường THCSTiến Thủy tương đối nhỏ nên mọi công việc như nhập sách về, nhập thông tin độcgiả, quản lí thông tin mượn trả đều do các nhân viên thực hiện bằng tay Vì thếviệc lưu trữ thông tin rất cồng kềnh, do đó khi cần bổ sung, sửa đổi, tìm kiếmthông tin về độc giả, thông tin sách hay là thống kê, tổng hợp để báo lên cho banquản lí rất mất thời gian và có thể thiếu chính xác

Với đề tài quản lí thư viện này em thiết kế một phần mềm quản lí bằng máytính nhằm giúp các cán bộ thủ thư xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chínhxác trong các khâu cập nhật thông tin, sửa đổi, xoá thông tin sách, độc giả, cũngnhư trong quá trình quản lí mượn trả sách theo yêu cầu của độc giả hay là thống

kê, báo cáo lên cấp trên

2.1.2 Phân loại sách

Bước tiếp theo khi nhập sách về là phải phân loại sách Sách được phân loạitheo 3 tiêu chí sau:

-Phân loại theo khối học

-Phân loại theo lĩnh vực

-Phân loại theo phòng (phòng đọc, phòng mượn)

Trong ba tiêu chí trên tiêu chí phân loại theo khối học được ưu tiên nhất Nógồm bốn khổ cơ bản:

 Khối 9 (K9)

 Khối 8 (K8)

 Khối 7(K7)

 Khối 6 (K6)

Trong mỗi khối học bao gồm nhiều môn học khác nhau như: Toán, Văn,

Lý, Hóa, Tin Học,…vv.và mỗi môn được xếp theo một trật tự trên giá

Quá trình phân loại nhằm giúp người thủ thư dễ tìm kiểm trong quá trìnhquản lí sách,cho học sinh mượn

Số hiệu nhà cung cấp: ……… Tên NCC: ……….

Địa chỉ ……… điện thoại: ………

Ngày nhập sách: ……….

Từ tem nhãn trên ý nghĩa của các thông tin là:

- toan: phân loại sách môn nào?

-T9 12/09 :mã hoá tên sách(có bảng quy ước).Trong đó:

+ T9 : Toán

+ 09 :năm xuất bản

- MK9(:kí hiệu cho kho sách ở phòng mượn và khối 9

- 17:Vị trí xếp giá trong kho sách

-996:mã sách cá biệt để phân biệt các quyển sách cùng tên, cùng tác giả, cùng nhàxuất bản

2.1.4 Mô tả

Quá trình mô tả được đưa ra trên tờ pick để bạn đọc tra cứu khi mượn sách

Ví dụ:

Từ pick trên bạn đọc xem được các thông tin vắn tát của sách như :Tên sách,

mã sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang

2.2 Quản lí bạn đọc

2.2.1 Đối tượng cấp thẻ:

Là cán bộ, nhân viên, giáo viên, học sinh trong trường

2.2.2 Thủ tục cấp thẻ:

Thư viện được mở ra nhằm cung cấp tài liệu học tập, tham khảo cho giáo viên, học sinh giảng dạy và học tập.Độc giả cần cung cấp các thông tin như:họ và tên, ngày sinh, quê quán,lớp

Mẫu đăng kí làm thẻ như sau:

DANH SÁCH ĐĂNG KÍ CẤP THẺ

Lớp:……

TT Họ và tên Ngày sinh Quê quán Ghi chú Th viÖn trêng THCS tiÕn thuû thÎ qu¶n lý s¸ch sè 17-KM mã số sách

Tên sách:

Số tập : Số trang

Sốlượng: năm xuất bản

Ngôn ngữ :………

Tên NXB :

Loại sách :

Tác giả :

Mã vị trí Khu ngăn:

Ngày ……tháng ……năm……

Người giao Người nhận

Sau khi có đầy đủ thông tin của học sinh thư viện làm thẻ cho học sinh theomẫu sau:

2.2.3 Quy định sử dụng thẻ :

• Bạn đọc đến mượn tài liệu của thư viện phải xuất trình thẻcho thư viện Nếu mượn sách tại phòng đọc thì khôngđược mang sách về

• Thời gian sử dụng thẻ tương đương với thời gian đào tạo(tính từ ngày làm thẻ).Ví dụ học sinh lớp 9 thời gian sửdụng thẻ là 1 năm, học sinh lớp 8 thời gian sử dụng thẻ là 2năm, học sinh lớp 7 thời gian sử dụng thẻ là 3 năm, họcsinh lớp 6 thời gian sử dụng thẻ là 4 năm Nếu mất thẻ phảibáo lại để được hướng dẫn cấp lại

TRƯỜNG THCS TIẾN THUỶ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TT THÔNG TIN-THƯ VIỆN Độc lập -Tự do -Hạnh phúc

Khi mượn sách bạn đọc phải tra sách vào phiếu yêu cầu sau:

Nhân viên thư viện kê khai vào quá trình mượn sách vào phiếu mượn sáchnhư sau:

Sau khi độc giả đã mượn được sách thì cán bộ thủ thư phải vào sổ theo dõisách dành cho bạn đọc thông qua sổ mượn sách có mẫu như sau:

TRƯÒNG THCS TIẾN THUỶ

TT THÔNG TIN THƯ VIỆN PHIẾU YÊU CẦU

Họ và tên:……….Số thẻ:……….

TT TÊN TÀI LIỆU KÝ HIỆU XG

1 2 3

Th viÖn Trêng THCS tiÕn thuû

PhiÕu mîn s¸ch

Sè thÎ:……….

Ngµy Th¸ng n¨m 200

Hä vµ tªn : §Þa chØ :

TT M· sè s¸ch M· c¸ biÖt Tªn s¸ch T¸c gi¶ Ghi chú

Khi độc giả đến trả sách cán bộ thủ thư kiểm tra và ghi vào sổ theo mẫu sau:

Tr êng THCS tiÕn thuû

2.4 Bỏo cỏo thống kờ

Giúp nắm đợc số sách mợn, sỏch cũn và số độc giả đăng ký mợn sách

2.4.1 Mẫu bỏo cỏo thống kờ sỏch mượn

2.4.2 Mẫu bỏo cỏo thống kờ độc giả

3.Nhược điểm của hệ thống cũ và ưư điểm của hệ thống mới

3.1 Nhược điểm của hệ thống cũ

Việc quản lý th viện hiện đang tiến hành rất là thủ công vì gặp rất nhiều khó khăn

cụ thể là:

• Không chính xác

• Không kịp thời

Trờng THCS tiến thuỷ

báo cáo thốnG kê sách đang mợn

Quý năm

Bộ phận nghiệp vụ

(Kớ và ghi rừ họ tờn)

Trờng Thcs TIẾN THỦY

Báo cáo thống kê tình hình độc giả

Từ ngày: Đến ngày:

Mó độc giả Tờn độc giả Địa chỉ

Bộ phận nghiệp vụ (kớ và ghi rừ họ tờn)

3.2 Ưu điểm của hệ thống mới

Tin học hóa trong công tác quản lý th viện là một việc làm thiết thực, hợp lý.Ngoài việc xử lý nhanh chóng, dễ dàng hơn, hệ thống mới sẽ giúp nhân viên thviện quản lý số liệu chặt chẽ hơn, chính xác hơn Việc lu trữ dữ liệu gọn nhẹ vàvới số lượng lớn hơn

Hệ thống mới cú tớnh mở, đỏp ứng được sự phỏt triển trong tương lai Đầu racủa hệ thống mềm dẻo, linh hoạt đỏp ứng được nhu cầu phỏt sinh

Hệ thống phải đáp ứng đợc nhu cầu xử lý dữ liệu, đảm bảo có hiệu quả caohơn so với hệ thống cũ, đồng thời đảm bảo có tính mở, đáp ứng với sự phát triểncủa tơng lai Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng đợc nhu cầuphát sinh

Tiết kiệm đợc thời gian, công sức, chi phí cho tính toán, tổng hợp, thống kê

và đạt kết quả tốt hơn so với khi cha đa vào hệ thống và sử dụng của th viện

PHẦN II

Phân tích & thiết kế hệ thống MỚI

1 Mục đích yêu cầu của hệ thống:

• Hệ thống phải đáp ứng đợc yêu cầu sử lý dữ liệu, đảm bảo có hiệu quảcao hơn so với hệ thống cũ, đảm bảo có các huộc tính mở, đáp ứng với sự pháttriển của tơng lai Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng đợc nhucầu phát sinh

• Hệ thống phải có khả năng lu trữ, truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thuậnlợi chính xác, các thao tác phải đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh Có thểkiểm tra tính đứng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý các lỗi

• Giao diện phải khoa học, thân thiện với ngời dùng

• Hệ thống cài đặt phải có tính khả thi, cung cấp đầy đủ thông tin, cácbáo biểu cần thiết, dễ sử dụng

• Toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế lập trình thử nghiệm cài đặt hệthống phải phù hợp với phạm vi giới hạn của tài chính, con ngời và thời gian chophép.

2 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

Hệ thống thư viện gồm cú cỏc chức năng chớnh sau đõy:

+ Cập nhật dữ liệu:

• Thụng tin sỏch

- Nhập sỏch mới

- Sửa thụng tin sỏch nếu sai (trừ khoỏ)

- Xoỏ sỏch ra khỏi danh mục

• Thụng tin độc giả

- Nhập thụng tin độc giả

-Sửa thụng tin độc giả nếu sai(trừ khoỏ)

-Xoỏ thụng tin độc giả ra khỏi danh mục

 Tỡm kiếm theo mó độc giả

 Tỡm kiếm theo tờn độc giả

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu:

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Cập nhật tt sách

Nhập sách mới

3.2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

CẬP NHẬT

MƯỢN TRẢ

TÌM KIẾM -THỐNG KÊ

ĐỘC GIẢ

MƯỢN TRA

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

cập nhật thông

thông tin sách

sửa tt sách

Sửa tt độc giả

Xoá tt độc

sách

ĐỘC GIẢ

BQLT V

BQLT V

4 Xây dựng cơ sở dữ liệu.

4.1.1 Chuẩn hoá thẻ quản lí sách

Vì ta chỉ quản lí một số thuộc tính đặc trưng vế thông tin sách nên em có bỏqua một số thuộc tính không cần thiết

Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF

Số trangTên tác giảTên NXBNăm xuất bảnNgôn ngữLoại sách

Số lượng

Mã sáchTên sách

Số trangTên tác giảTên NXBNăm xuất bảnNgôn ngữLoại sách

Số lượng

Mã sáchTên sách

Số trangTên tác giảTên NXBNăm xuất bảnNgôn ngữLoại sách

Số lượng

Qua việc chuẩn hoá thẻ quản lí sách ta thu được thực thể sau:

Kho sách(mã sách,tên sách,số trang,tên nhà xuất bản,năm xuất bản,ngôn ngữ,loạisách,số lượng)

4.2 Chuẩn hoá thẻ bạn đọc và phiếu đăng ký làm thẻ

Số thẻ

Họ tênNgày sinhGiới tínhQuê quánLớpNgày làm thẻHạn thẻ

Số thẻ

Họ tênNgày sinhGiới tínhQuê quánLớpNgày làm thẻHạn thẻ

Qua quá trình chuẩn hoá thẻ bạn đọc ta cần có thực thể sau:

ĐỘC GIẢ(Số thẻ, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, lớp, khối, ngày làm thẻ,hạn thẻ)

4.3 Chuẩn hoá sổ mượn sách

Số thẻ

Mã cá biệt

Mã sáchTên sáchTình trạng sáchNgày mượnNgày trảHẹn trả

Số thẻ

Họ tênĐịa chỉ

Số thẻ

Mã cá biệt

Mã sáchNgày mượnNgày trảHẹn trả

Mã cá biệt

Mã sáchTên sáchTình trạng sách

Số thẻ

Họ tênĐịa chỉ

Số thẻ

Mã cá biệt

Mã sáchNgày mượnNgày trảHẹn trả

Mã cá biệt

Mã sáchTên sáchTình trạng sách

Qua quá trình chuẩn hoá trên ta thu được các thực thể sau:

ĐỘC GIẢ(Số thẻ, họ tên, địa chỉ)

MƯỢN TRẢ(Số thẻ, mã cá biệt, mã sách, ngày mượn, ngày trả, hẹn trả, tình trạngsách mượn,tình trạng sách trả)

- Sửa đổi các bản ghi bị sai.(trừ khoá).

- Xoá các bản ghi ra khỏi danh mục

Thoát khỏi chương trình.

B.Mô tả nội dung công việc

Khi bắt đầu chạy chương trình thì xuất hiện form sau:

1 Form Cập nhật thông tin độc giả

*** Chức năng cập nhật

** Khi chọn chức năng cập nhật thông tin độc giả tư menu chính thì xuất

hiện giao diện như sau:

* Chức năng nhập:

Khi chọn nút Nhập thì chương trình cho phép ta nhập thêm các bản ghi mới.

Vì trong phần cập nhật thông tin độc giả số thẻ được đánh tự động nên chỉ kiểmtra phần dữ liệu thiếu (1 trong các trường bị trống) thì đến phần ghi sẽ xuất hiệnhộp thoại:

Khi nhập đầy đủ dữ liệu và ấn nút Ghi thì dữ liệu sẽ được ghi vào tệp Khi đóxuất hiện hộp thoại:

Nếu dữ liệu nhập sai thì máy sẽ báo như sau:

Ta nhập mã cần sửa thì máy sẽ xuất hiện hộp thoại sau hỏi bạn đồng ý sửahay không ,nếu có bấm Yes ngược lại bấm No

Nếu bấm Yes máy sẽ cho phép ta cho phép ta sửa bản ghi hiện thời(trừ khoá)

và nhấn nút Ghi sửa Khi đó xuất hiện hộp thoại:

* Chức năng xoá

Khi ta chọn nút Xóa thì sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập số thẻ cần xoá:

Khi đã nhập mã xong sẽ xuất hiện hộp thoại sau hỏi ta có xoá hay không?

Nếu chọn Yes thì dữ liệu trong tệp sẽ mất đi,chọn No thì bỏ qua

Nếu số thẻ nhập vào không tồn tại trong tệp thì máy sẽ báo như sau:

* Chức năng tìm kiếm

Khi chọn nút Tìm kiếm thì xuất hiện form sau:

Trong phần tìm kiếm độc giả gồm có tìm kiếm theo số thẻ và theo tên:

Sau khi chọn tìm theo tiêu chí nào rồi gõ vào hộp textbox rồi ấn nút Tìm kiếm

các thông tin sẽ xuất hiện dưới datagrid

Còn các chức năng Về đầu , Trước , Kế tiếp, Về sau có tác dụng để di chuyển

giữa các bản ghi Nếu như đã ở bản ghi đầu tiên máy sẽ xuất hiện hộp thoại thôngbáo như sau:

Tương tự nếu đã ở bản ghi cuối cùng thì máy cũng thông báo qua hộp thoạinhư sau:

2 form cập nhật thông tin sách

Khi chọn chức năng cập nhật thông tin sách từ menu chính thì trên màn hìnhxuất hiện form sau:

Các chức năng Nhập, Ghi, Sửa ,Ghi sửa, Xóa, Thoát, Về đầu, Trước,

Kế tiếp, Về cuối tương tự ở form nhập thông tin độc giả.

Tuy nhiên trong phần Ghi có thêm phần kiểm tra trùng mã, nếu nhập trùng

mã đã có thì sẽ xuất hiện thông báo sau: