Luận văn thạc sĩ hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh bình định

Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế, giúp cho các đơn vị thực hiện tốt các chức năng của kế

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2013

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các s ố liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công b ố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Hồ Thị Tố Quyên

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Cấu trúc của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 7

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI 7

1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán 7

1.1.2 Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội 12

1.2 TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH 19

1.2.1 Khái niệm 19

1.2.2 Đặc điểm chi BHXH 19

1.2.3 Quy trình quản lý chi BHXH 20

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH 24

1.3.1 Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH 24

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH hàng tháng 27

1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH một lần 30

thai sản, dưỡng sức PHSK 32

1.3.5 Tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH 34

1.3.6 Tổ chức thông tin trong khâu Thẩm định, xét duyệt chi các chế độ BHXH 35

1.3.7 Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH 36

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 37

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 38 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 38

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 38

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 38

2.1.3 Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định 39

2.1.4 Bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định 40

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định 42

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH 43

2.2.1 Chức năng cơ bản của chu trình chi BHXH 43

2.2.2 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH 435 2.2.3 Một số ưu điểm và tồn tại cần khắc phục của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 78

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 79

TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI ĐƠN VỊ 79

3.1.1 Mục tiêu ngắn hạn 79

3.1.2 Mục tiêu dài hạn 80

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ 81

3.2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong thẩm định và xét duyệt hồ sơ 82

3.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Tổ chức chi trả BHXH 83

3.2.3 Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH 84

3.2.4 Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định 85

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 88

3.3.1 Về tổ chức nhân sự 89

3.3.2 Về nâng cấp cơ sở hạ tầng thiết bị, máy móc, đường truyền 91

3.3.3 Về quản trị mạng 93

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94

KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

1.1 Thông tin phục vụ việc Lập dự toán chi BHXH 262.1 Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013) 40

2.3 Danh sách giải quyết hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp cán

2.4 Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH

2.5 Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng

tháng của phường, xã (giao cho đại lý chi trả) 54

2.7 Sổ cái tài khoản 354- Thanh toán về chi BHXH giữa

2.14 Sổ cái tài khoản 67123 – Chi hưu trí, tử tuất 65

2.16 Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm

2.17 Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai

2.19 Tổng hợp quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị

1.5 Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH một lần 31

1.6 Sơ đồ chu trình chi trả chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng

2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định 41

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của BHXH tỉnh Bình

2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chi BHXH 44

2.8 Quy trình xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản,

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, tất cả các lĩnh vực, các ngành nghề đều ứng dụng tin học để thực hiện công việc quản lý, điều hành hoạt động của mình

Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế, giúp cho các đơn vị thực hiện tốt các chức năng của kế toán, góp phần vào việc hoạch định và kiểm soát toàn hệ thống, qua đó tạo nên các báo cáo có chất lượng chuyên môn cao, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị

Nhằm thực hiện tốt mục tiêu của quản lý chi bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

xã hội tỉnh Bình Định đã tập trung chú trọng công tác cải cách thủ tục hành chính, đưa công nghệ thông tin vào quản lý chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, chuyển đổi tác phong làm việc từ tác phong hành chính sang tác phong phục vụ Tuy nhiên, công tác chi bảo hiểm xã hội vẫn còn nhiều hạn chế Với quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng, hoạt động chi bảo hiểm xã hội tại đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung đa dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận làm giả chứng từ để hưởng chế

độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn lao động nhằm trục lợi tiền BHXH gây thất thoát quỹ BHXH và mới nhất là làm giả hồ sơ để hưởng bảo hiểm thất nghiệp đang diễn ra phức tạp trên địa bản tỉnh Mặc dù công tác chi bảo hiểm xã hội được tin học hóa song các phần mềm này mới chỉ đáp ứng các xử lý nghiệp

vụ độc lập tại các đơn vị BHXH cấp huyện và một phần ở cấp tỉnh, hiện tại các phần mềm này đang hoạt động theo cơ chế độc lập, dữ liệu nghiệp vụ bị phân tán, chia cắt và ít có sự liên thông dữ liệu với nhau, chưa được tập trung tại cấp tỉnh, tính bảo mật chưa được đảm bảo Đối với công tác phân quyền

trong bộ phận kế toán tại đơn vị khi sử dụng phần mềm kế toán còn chưa quy định rõ, dễ xảy ra gian lận nếu như có sự thông đồng Bên cạnh đó, sự thay đổi các chính sách về bảo hiểm xã hội, chế độ kế toán làm cho phần mềm không cập nhật kịp thời cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chi trả cũng như công tác kế toán

Từ những hạn chế trong thực tế nêu trên, xét thấy việc tìm hiểu cặn kẽ chu trình chi trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những khuyết điểm, tồn tại của hệ thống thông tin kế toán, qua đó đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống trong chu trình chi trả bảo hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên

tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH t ại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt

nghiệp cao học

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán

trong chu trình chi BHXH

- V ề thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế toán trong chu trình chi BHXH, xác định những bất cập còn tồn tại trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi

BHXH

- Phạm vi nghiên cứu: thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu

trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định Trong đó, luận văn nghiên cứu chế độ hưu trí để minh họa cho các chế độ BHXH hàng tháng; chế

độ trợ cấp tuất và mai táng phí 1 lần để minh họa cho các chế độ BHXH 1 lần; chế độ thai sản để minh họa cho chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK Đối với phạm vi không gian nghiên cứu, luận văn chỉ nghiên cứu tại Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH TP Quy Nhơn để minh họa cho BHXH các huyện

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để mô tả các quy trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị; phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích để làm rõ tình hình thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp cụ thể

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa quan trọng

của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH thông qua việc hệ thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH

- Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ chức thông

tin kế toán trong chu trình chi BHXH, rút ra những ưu, nhược điểm của công tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định

5 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức thành 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình

chi bảo hiểm xã hội

- Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo

hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi

và mang lại hiệu quả cao Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều xây dựng cho mình hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý Tuy nhiên, việc

tổ chức và ứng dụng hệ thống thông tin kế toán như thế nào để mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động vẫn còn là vấn đề lớn Luận văn đã tham khảo đến một số tài liệu có liên quan đến việc tổ chức thông tin kế toán như:

Các tài liệu, bài giảng, giáo trình cung cấp cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin quản lý của nhiều tác giả khác nhau như:

H ệ thống thông tin kế toán - TS Nguyễn Mạnh Toàn – Chủ biên, Th.S Nguyễn Thị Hồng Hạnh – NXB tài chính – 2010 Hệ thống thông tin kế toán -

TS Ngô Hà Tấn – Chủ biên, Th.S Nguyễn Hữu Cường – NXB giáo dục Việt

Nam – 2010 Hệ thống thông tin kế toán - Đại học quốc gia TP HCM – Trường đại học Kinh tế - NXB Tài Chính – 1998 Hệ thông tin kế toán - Nguyễn Thế Hồng – NXB Thống kê – 2005 Phân tích thiết kế hệ thống -

ThS.Nguyễn Thị Thanh Huyền – Đại học Công nghiệp Hà Nội

Ngoài ra, luận văn còn tham khảo và kế thừa một số nghiên cứu trước đây có nội dung liên quan đến vấn đề này như:

- Đề tài “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam – Th ực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009) Luận văn này đã

nghiên cứu lý luận và thực trạng về tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn

vị và hoàn thiện phương pháp tổ chức theo chu trình kế toán Mục đích của đề tài là phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam Tìm hiểu mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán, xác định những bất cập còn tồn tại trong các quy trình quản lý tại công ty và đưa ra phương hướng, giải pháp hoàn thiện

- Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước

vi ễn thông – công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình” (Trương Thùy

Vân, 2011) Xuất phát từ những bất cập trong công tác quản lý cước viễn thông tại đơn vị, sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán để phục vụ công tác quản lý, tác giả đã đi tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác quản lý cước tại đơn vị Qua đó thiết lập lại quy trình quản lý cước viễn thông

và xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản trị

- Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty CP Gạch men COSEVCO – Đà Nẵng” (Nguyễn Lê Nhân,

2012) Luận văn đã nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của quá trình sản xuất tại đơn vị Thông qua đánh giá thực trạng, tác giả đã rút ra những ưu, nhược điểm của hệ thống nhằm đề ra phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại đơn vị

- Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP Hồ Chí Minh” (Lương Đức Thuận, 2012) Tác giả đi sâu vào

nghiên cứu thực trạng tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP Hồ Chí Minh Vận dụng cơ sở lý luận

và tình hình thực tiễn tác giả đã đưa ra các giải pháp, kiến nghị mang tính nguyên tắc, định hướng giúp các đơn vị sự nghiệp có thu hoàn thiện tổ chức

hệ thống thông tin kế toán

Mỗi luận văn như đã nêu, ở một khía cạnh, một mặt nào đó đã khẳng định được tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán Tuy nhiên, vẫn chưa có công trình nghiên cứu cụ thể về việc ứng dụng tổ chức thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội Nhận thấy điều này, luận văn đã vận dụng những lý thuyết và nghiên cứu trước đây để nghiên cứu tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định

Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán tại đơn vị

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI

1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành những thông tin kế toán phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử dụng Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến

hệ thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm:

Tổ chức thông tin đầu vào

Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rạc từ quá trình hoạt động của tổ chức được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế tài chính phát sinh thông qua đối tượng quản lý chi tiết, đối tượng kế toán và các chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho quá trình xử lý thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Cũng có thể xem đây là hệ thống thu thập dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông tin đầu ra, do đó việc chọn lọc, phân loại, tổng hợp nguồn dữ liệu đầu vào cũng rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán Có thể nói dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng quyết định đến khả năng cung cấp thông tin của hệ thống do đó dữ liệu đầu vào phải được thu thập đầy đủ, chính xác và hợp lệ

Tổ chức cơ sở dữ liệu

Đây là hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm tập hợp tất cả các yếu tố tham gia

Nói đến cơ sở dữ liệu trong điều kiện tin học hóa ngày nay thì chủ yếu là

cơ sở dữ liệu trong các chương trình, phần mềm phục vụ công tác kế toán Cơ

sở dữ liệu trong phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo rất nhiều phương

án khác nhau Với mỗi phương án thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì quy trình

xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau

Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có vai trò như bộ sổ sách kế toán trong điều kiện hạch toán thủ công Toàn bộ dữ liệu kế toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong

hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin chính và các tập tin nghiệp vụ

Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thì các dữ liệu, thông tin được thu thập qua hệ thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống

để phản ánh được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán, từng quá trình và chu trình hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán Trong

điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống các quy trình xử lý, phương thức xử lý kế toán bằng tay, các sổ sách kế toán dùng đề ghi chép bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ kế toán Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán thì đây là hệ thống các cơ sở dữ liệu và các quy trình xử lý kế toán trên các phần mềm được thiết kế và tổ chức cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của đơn vị Như vậy để đảm bảo cho hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải

tổ chức hữu hiệu về bộ máy xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán tương ứng với các hoạt động trong chu trình kế toán và cùng với việc tổ chức phương thức xử lý kế toán là thủ công hay xử lý trên nền máy tính

Tổ chức thông tin đầu ra

Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp từ hệ thống xử lý để hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo

kế toán tài chính được quy định bởi nhà nước nhằm cung cấp các thông tin về

kế toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn vị (chủ yếu là bên ngoài) như các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của đơn vị… và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị thiết lập để phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát triển trong tương lai Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo mục tiêu đã được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải đến các đối tượng sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng đề làm căn cứ đánh giá chất lượng và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh giá sự thành công của hệ thống kế toán Do vậy, để đạt được chất lượng mong muốn thì tất cả các hệ thống khác trong toàn hệ thống thông tin kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ lẫn nhau một cách tốt nhất, các hệ thống phải đảm

bảo công việc hoạt động một cách hữu hiệu tạo ra dòng thông tin xuyên suốt giữa các hệ thống với nhau Các hệ thống con trong toàn hệ thống được thiết lập phải phù hợp với môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, điều kiện hoạt động và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau Ngoài ra trong hệ thống thông tin kế toán, ngoài việc tổ chức phục vụ cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra thì để đảm bảo cho chất lượng thông tin cũng như an toàn hệ thống và dữ liệu thì cần phải lưu

ý đến các vấn đề về lưu trữ dữ liệu, thông tin và hệ thống các hoạt động kiểm soát mà đơn vị tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan, trong đó chủ yếu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhà quản trị thực hiện các quyết định của mình, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra kế hoạch, đưa ra các quyết định ở tất cả các cấp quản lý khác nhau từ những vấn

đề có cấu trúc đến những vấn đề không có cấu trúc

Thông qua việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ đảm bảo trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý đầy đủ, chính xác dữ liệu về các hoạt động trong tổ chức Đây là cơ sở rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ cho tiến trình ra quyết định Với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT như hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt của thị trường hay những vấn

đề đặt ra về sự hữu ích của thông tin thì việc trang bị phần mềm, phần cứng cho việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng

Hệ thống thông tin kế toán có một vai trò rất quan trọng là hoạch định và kiểm soát nguồn lực của tổ chức thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua đó có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy, đảm bảo được sự tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước

Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với các yêu cầu, các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Khi đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy trình kế toán, các phương pháp kế toán hay khi phân công nhân sự trong phòng kế toán và toàn đơn vị cần đảm bảo cho sự trao đổi thông tin từ cấp trên xuống dưới và từ dưới lên trên, giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ Chính từ việc thiết lập hệ thống kế toán sẽ có chức năng thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống kế toán

và ngược lại các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát trong quá trình hoạt động sẽ có tác động ngược lại hệ thống kế toán thông qua kiểm tra việc ghi nhận xử lý chứng từ, sổ sách, kiểm soát các hoạt động kế toán, kiểm tra và bảo vệ tài sản của tổ chức Trong đó môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức mà chủ yếu là công tác

kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính

Thực hiện tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính), thì tự thân những hoạt động này đồng thời là hoạt động kiểm soát của kế toán Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán Kiểm tra

tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan, kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ

kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tài chính được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát, sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sót trong hạch toán, báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin

cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo cáo tài chính

Như vậy chất lượng thông tin của hệ thống thông tin kế toán nói chung

và của từng hệ thống con nói riêng đều phải được kiểm soát và đánh giá một cách kịp thời thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động và quản

lý của đơn vị kế toán sẽ có tác động tích cực đến việc tăng cường và bảo đảm chất lượng thông tin kế toán Ngược lại, với một hệ thống thông tin kế toán được nghiên cứu và tổ chức thực hiện thích ứng với điều kiện và đặc điểm của đơn vị kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong đơn vị

1.1.2 Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội

a Khái niệm

Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH Việt Nam) là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Chính phủ, có chức năng tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ

Mục tiêu hoạt động của đơn vị BHXH là không vì mục đích lợi nhuận

mà nhằm ổn định xã hội và phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội một cách bền vững

b Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội

Là đơn vị sự nghiệp công lập nên thông tin kế toán trong đơn vị BHXH

có những nét tương đồng với những đơn vị sự nghiệp công lập khác, tuy nhiên với đặc điểm về mục tiêu hoạt động, tổ chức hoạt động nên thông tin kế toán trong tổ chức BHXH có những đặc điểm riêng như sau:

- Thông tin về tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản

lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị

- Thông tin về tình hình tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của

cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân theo quy định pháp luật

- Thông tin về tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH, BHYT theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, đúng mục đích theo quy định của pháp luật

- Thông tin về tình hình thu, chi và cân đối quỹ BHXH, BHYT theo kế hoạch và nhiệm vụ chi phát sinh, là căn cứ quan trọng đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, giúp cho cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị

- Thông tin kế toán là cơ sở để thực hiện dự báo các nguồn thu, dự báo các khoản chi nhằm cân đối thu – chi, giúp cho các nhà hoạch định chính sách

trong dài hạn

- Thông tin trong đơn vị BHXH được trình bày theo quy định và khuôn khổ của nhà nước thông qua chế độ kế toán BHXH (QĐ số 51/2007/QĐ-BTC) được ban hành và có tính thống nhất áp dụng riêng cho hệ thống BHXH

- Thông tin kế toán trong tổ chức BHXH phải được công khai hóa, được kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước

c Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán cho các

đối tượng sử dụng trong đơn vị BHXH

Hoạt động của đơn vị BHXH bao gồm: tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân; tổ chức chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; quản lý, sử dụng và cân đối quỹ BHXH, BHYT Hoạt động của đơn vị BHXH chủ yếu được thông qua nguồn ngân sách của nhà nước và các nguồn quỹ BHXH, BHYT, BHTN

do các bên tham gia bảo hiểm đóng góp Do đó đối tượng sử dụng thông tin

kế toán ở đơn vị BHXH chủ yếu tập trung vào các đối tượng sau đây:

- Cơ quan hành chính nhà nước: Bộ Tài chính, Bộ Sở Lao động – Thương binh & XH, Kho bạc nhà nước, Bộ Y tế, Trung tâm giới thiệu việc làm…

- Các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội có sử dụng lao động

- Các cá nhân là thủ trưởng, công chức, viên chức và người lao động có hợp đồng lao động với đơn vị, có quyền lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị

Đơn vị BHXH có trách nhiệm cung cấp và truyền tải các thông tin kế toán về tình hình kinh tế - tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị đến tất cả các đối tượng sử dụng nêu trên:

- Cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chế độ, chính sách BHXH;

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị BHXH đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải

có định khoản kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Chứng từ kế toán phải

có nội dung rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị, bộ phận kế toán phải kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động chi BHXH được chia làm 3 nhóm như sau:

ốm đau, Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau thai sản…

- Nhóm chứng từ do cơ quan BHXH lập: Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau được duyệt, Danh sách người lao động hưởng chế độ thai sản được duyệt, Danh sách người lao động hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau ốm đau được duyệt, Danh sách người lao động hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau thai sản được duyệt, Thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động…

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục quá trình thu và sử dụng quỹ BHXH, tình hình tài sản và sử dụng tài sản, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị BHXH

Tài khoản kế toán mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt Hệ thống tài khoản kế toán của các đơn vị BHXH được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị BHXH có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán đơn

vị hành chính sự nghiệp nhằm:

+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi các quỹ BHXH; + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn

vị BHXH, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính…) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước

Hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính chính xác trong công việc ghi chép và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Các tài khoản kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động chi BHXH được chia làm 2 nhóm như sau:

- Nhóm tài khoản phản ánh các nghiệp vụ thanh toán về chi BHXH: + TK 3431 – Thanh toán về chi BHXH với đại diện chi trả

+ TK 3432 – Thanh toán về chi BHXH với các đơn vị SDLĐ

+ TK 352 – Thanh toán về chi BHXH giữa trung ương với tỉnh + TK 354 – Thanh toán về chi BHXH giữa tỉnh với huyện

- Nhóm tài khoản phản ánh các nguồn kinh phí:

+ TK 671 – Chi BHXH bắt buộc do Quỹ BHXH đảm bảo:

Tài khoản cấp 2: TK 6711 – Năm trước

Tài kho ản cấp 3: TK 67111 – Chi ốm đau thai sản

Tài khoản cấp 2: TK 6712 – Năm nay

Tài kho ản cấp 3: TK 67121 – Chi ốm đau thai sản

Hệ thống sổ chi tiết cho hoạt động chi BHXH, bao gồm:

- Sổ chi tiết chi ốm đau, thai sản

- Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản

- Sổ chi tiết chi TNLĐ – BNN

- Sổ chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH

- Sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH

Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi BHXH trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình

và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị

Hệ thống báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động chi BHXH, bao gồm:

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí kinh phí đã

sử dụng

- Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán chi BHXH, BHYT

- Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán chi BHXH, BHYT

- Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán chi BHXH do NSNN cấp

- Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán chi BHXH do

NSNN cấp

1.2 TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH [6]

1.2.1 Khái niệm

- Bảo hiểm xã hội: là sự đảm bảo đời sống vật chất cho người lao động

và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bị giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy động từ người tham gia và

sự tài trợ của Nhà nước

- Chi BHXH: là quá trình phân phối, sử dụng quỹ BHXH để chi trả các

chế độ BHXH cho người được thụ hưởng theo quy định của pháp luật về BHXH nhằm góp phần ổn định cuộc sống của người tham gia BHXH

- Quản lý chi BHXH: là các hoạt động có tổ chức, theo quy định của

pháp luật để thực hiện công tác chi trả các chế độ BHXH Các hoạt động đó được thực hiện bằng hệ thống pháp luật của nhà nước và bằng các biện pháp hành chính, tổ chức, kinh tế của các cơ quan chức năng nhằm đạt được mục tiêu chi đúng đối tượng, chi đủ số lượng và đảm bảo tiền tới tận tay đối tượng được thụ hưởng đúng thời gian quy định

1.2.2 Đặc điểm chi BHXH

a Đặc điểm các loại hình BHXH

- Bảo hiểm xã hội bắt buộc: là loại hình mà người lao động, người sử dụng lao động phải tham gia, bao gồm: Chế độ ốm đau- thai sản; Chế độ TNLĐ - BNN; Chế độ hưu trí; Chế độ tử tuất

- Bảo hiểm xã hội tự nguyện: là loại hình mà người lao động tự nguyện tham gia và được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu

nhập của mình để hưởng bảo hiểm xã hội, bao gồm: chế độ hưu trí, tử tuất

- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Trợ cấp thất nghiệp; Hỗ trợ học nghề;

Hỗ trợ tìm việc làm

b Đặc điểm về nguồn chi BHXH

Các hoạt động chi trả các chế độ BHXH thực hiện từ 2 nguồn khác nhau:

- Nguồn chi từ Ngân sách Nhà nước: dùng để chi các chế độ dài hạn cho những đối tượng hưởng chế độ BHXH nhận quyết định trước ngày 01/01/1995

- Nguồn chi từ quỹ BHXH: dùng để chi cho các đối tượng hưởng BHXH nghỉ sau ngày 01/01/1995

1.2.3 Chu trình quản lý chi BHXH

a Nguyên tắc của chi BHXH

Chi BHXH là một trong hai hoạt động chính của BHXH, là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy phát triển sự nghiệp của BHXH, góp phần đảm bảo an sinh xã hội Xác định rõ nhiệm vụ của mình, ngành BHXH

đã luôn đặt ra tiêu chí cho công tác chi trả: chi đúng, chi đủ, chi kịp thời, chi

an toàn

- Chi đúng: là chi đúng đối tượng, đúng chế độ, đúng thời hạn… nhằm

đảm bảo lợi ích cho những đối tượng đang hưởng và sẽ hưởng trong tương lai

- Chi đủ: là chi đủ khoản tiền trợ cấp mà đối tượng đáng được hưởng

- Chi an toàn: là đảm bảo cho khoản tiền trong quá trình chuyển từ cơ

quan BHXH đến tay đối tượng được hưởng mà không bị thất thoát hoặc thất lạc đến tay người khác

- Chi kịp thời: là chi đúng thời điểm người lao động gặp rủi ro trong cuộc

sống làm giảm hoặc mất thu nhập, cần sự trợ giúp từ cơ quan BHXH Điều này có ý nghĩa quan trọng, giúp cho NLĐ ổn định thu nhập, yên tâm, tin tưởng vào BHXH và tin tưởng vào chính sách xã hội của Đảng, Nhà nước

Hình 1.1 Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH

(1) Hàng tháng, BHXH Việt Nam cấp kinh phí để BHXH tỉnh thực hiện chi trả các chế độ BHXH cho NLĐ trên cơ sở chế độ, chính sách mà NLĐ được hưởng BHXH tỉnh được mở hai tài khoản “chuyên chi BHXH” và chỉ được phép sử dụng tiền trong tài khoản để chi trả cho các đối tượng hưởng các chế độ do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý và cấp cho BHXH huyện để có nguồn kinh phí chi cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH huyện trực tiếp quản lý Một tài khoản mở ở Kho bạc Nhà nước để tiếp nhận kinh phí hạn mức do BHXH Việt Nam chuyển về để chi cho các đối tượng đang được hưởng các chế độ BHXH có đến thời điểm 01/01/1995 trở về trước (là các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do Ngân sách Nhà nước đảm bảo)

(4)

BHXH tỉnh thành phố

Đơn vị sử dụng lao động và người lao động

BHXH quận, huyện

Đối tượng hưởng BHXH hàng tháng

BHXH Việt Nam

(6)

Một tài khoản mở ở Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT để tiếp nhận kinh phí

do BHXH Việt Nam chuyển về để chi cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH phát sinh từ 01/01/1995 trở đi (là các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do quỹ BHXH đảm bảo)

(2) Tương tự như BHXH tỉnh, BHXH huyện được mở tài khoản

“chuyên chi BHXH” để tiếp nhận kinh phí do BHXH tỉnh chuyển về dùng

để chuyên chi BHXH cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH huyện quản lý

(3) BHXH tỉnh, BHXH huyện thực hiện tiếp nhận hồ sơ NLĐ và người SDLĐ lập gửi đến, thực hiện thẩm định, quản lý và tổ chức chi trả cho đối tượng được hưởng

(4), (5), (6) Đây là nội dung công việc do BHXH huyện thực hiện chi trả cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH thường xuyên hàng tháng Các đối tượng được quản lý và theo dõi biến động và tổ chức chi trả theo địa bàn huyện, xã Yêu cầu của việc chi trả là phải đầy đủ, đến tận tay người được hưởng Việc chi trả này hoàn toàn bằng tiền mặt, do đó công tác quản lý tiền mặt (trong quá trình nhận từ Ngân hàng, Kho bạc vận chuyển đến từng phường, xã; trong lúc chi trả cho từng người) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm

Chu trình quản lý chi BHXH

Công tác quản lý chi BHXH bao gồm các nội dung như sau:

- Qu ản lý đối tượng chi trả BHXH: là quản lý chi tiết đối tượng được

hưởng theo từng loại chế độ, nguồn kinh phí Theo dõi, cập nhật kịp thời tình hình biến động tăng giảm của đối tượng Kiểm tra, xác định đúng đối tượng, mức được hưởng

- Phân cấp chi trả BHXH: Mô hình quản lý BHXH được phân theo

ngành dọc: cấp Trung ương là cơ quan BHXH quốc gia; cấp địa phương là BHXH tỉnh, huyện Chính vì vậy, khi chi trả cần phải có sự phân cấp nhiệm

vụ rõ ràng, tránh sự chồng chéo trong công tác chi trả, tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý, kiểm soát công tác chi trả BHXH tại địa phương

- L ập dự toán chi BHXH: Ở cấp địa phương là nơi trực tiếp nắm rõ sự

thay đổi tăng giảm đối tượng và thực hiện chi trả, còn cơ quan BHXH Trung ương chịu trách nhiệm cấp kinh phí để cơ quan BHXH địa phương thực hiện chi trả Vì vậy để có nguồn chi trả kinh phí định kỳ, cơ quan BHXH địa phương phải lập báo cáo đối tượng tăng giảm, số đối tượng chi trong kỳ và dự toán khoản phải chi trong kỳ chuyển lên cơ quan BHXH Trung ương duyệt và cấp kinh phí

- Tổ chức chi trả BHXH: Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình chi

trả vì nó liên quan đến quyền lợi của các đối tượng Trong đó, việc lựa chọn phương thức chi trả các chế độ BHXH là rất quan trọng vì phải đảm bảo lợi ích của NLĐ cũng như cơ quan BHXH Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan BHXH tại địa phương mà lựa chọn các phương thức chi trả thích hợp sao cho chi phí tối thiểu, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo chi đúng, chi đủ và kịp thời đến tay đối tượng Hiện nay, có ba phương thức chi trả mà BHXH nước ta đang áp dụng, đó là: thanh toán trực tiếp cho đối tượng hưởng trợ cấp một lần; thanh toán gián tiếp thông qua đại lý chi trả; thanh toán qua tài khoản ngân hàng

- Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH: Cuối mỗi kỳ chi trả, cơ

quan BHXH địa phương sẽ tổng hợp số chi và những vấn để phát sinh trong quá trình chi trả Sau đó sẽ gửi lên cơ quan BHXH Trung ương để tổng hợp quyết toán

- Thẩm định chi các chế độ BHXH: Trong khâu cuối cùng này sẽ có sự

tham gia của các cơ quan chức năng khác có liên quan Thường xuyên thanh tra, kiểm tra đột xuất vấn đề chi trả ở các cơ quan BHXH các cấp để phát hiện những sai sót, gian lận trong quá trình chi trả

Hình 1.2: Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH 1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH

1.3.1 Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH [2]

Để chủ động nguồn kinh phí chi trả các chế độ BHXH thường xuyên trong một năm nhằm đáp ứng nhu cầu chi trả, đòi hỏi việc lập dự toán chi BHXH phải chính xác, kịp thời Việc lập dự toán chi trả các chế độ BHXH hàng năm thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính Dự toán chi phải phản ánh đầy đủ nội dung theo từng mục, khoản, loại đối tượng, mức hưởng, nguồn kinh phí và các quỹ thành phần Dự toán kèm theo thuyết minh về sự biến động tăng giảm đối tượng hưởng và các nội dung chi trả khác trong năm (nếu có)

Chu trình lập dự toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.3: Sơ đồ chu trình lập dự toán chi BHXH

Các nội dung thực hiện trong chu trình chi BHXH

Lập dự toán chi BHXH

Tổ chức chi trả BHXH

Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH

Thẩm định chi các chế

Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định

toàn tỉnh

Theo hướng dẫn của BHXH tỉnh, hàng năm BHXH huyện lập dự toán chi cho đối tượng trên địa bàn tỉnh Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chi vượt kế hoạch được duyệt, BHXH huyện phải báo cáo, giải trình để BHXH tỉnh xem xét, cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thời cho đối tượng BHXH tỉnh lập dự toán chi trên cơ sở tổng hợp dự toán chi của BHXH các huyện và số chi trả trực tiếp tại BHXH tỉnh (do Phòng Chế độ BHXH cung cấp) Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chi vượt kế hoạch được duyệt, BHXH tỉnh phải báo cáo, giải trình để BHXH Việt Nam xem xét, cấp bổ dung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thời cho đối tượng Bảng tổng hợp dự toán sẽ được trình Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định ký duyệt và gửi ra BHXH Việt Nam

Nguồn số liệu sử dụng phục vụ lập dự toán được xây dựng cho từng nguồn kinh phí, bao gồm các chỉ tiêu về tổng số đối tượng chi trong năm, số đối tượng tăng trong năm, số đối tượng giảm trong năm, tổng số chi thực tế trong năm; ngoài ra còn phải căn cứ vào các Nghị định của Chính phủ về chế

độ chính sách nhà nước trong năm dự toán, cụ thể như:

Bảng 1.1: Thông tin phục vụ việc Lập dự toán chi BHXH

Dùng để tính ra mức lương bình quân của từng đối tượng

3

Báo cáo tổng hợp danh

sách đối tượng hưởng trong

năm

Cung cấp tổng số đối tượng hưởng trong năm

4

Báo cáo tổng hợp danh

sách đối tượng tăng trong

năm

Cung cấp tổng số đối tượng giảm trong năm

5

Báo cáo tổng hợp danh

sách đối tượng giảm trong

năm

Cung cấp tổng số đối tượng tăng trong năm

Phân tích tình hình biến động

số đối tượng, tỷ

lệ tăng giảm đối tượng để ước tính cho năm kế hoạch

Dựa vào số lương bình quân

và mức lương tối thiểu để tính ra phần trăm tăng của lương mới so với lương cũ

Sau khi Phòng Chế độ BHXH nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH thì tiến hành kiểm tra, xem xét tính đầy đủ về thủ tục hồ sơ, tính hợp pháp hợp lệ của

hồ sơ Tiếp đó, cán bộ chế độ BHXH sẽ thực hiện xét duyệt hồ sơ để tính mức hưởng dựa trên thông tin của hồ sơ hợp lệ Kết quả của quá trình xét duyệt đó

là quyết định hưởng chế độ và được phê duyệt của cấp lãnh đạo để làm căn cứ chi trả

Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH tổng hợp danh sách chi trả, cụ thể như sau: đặc điểm của loại chế độ này là gồm những đối tượng hưởng mới trong

kỳ và những đối tượng đang tiếp tục hưởng của những kỳ trước, chính vì vậy sau khi lập danh sách chi trả của những đối tượng hưởng mới kèm theo quyết định hưởng chế độ, sẽ được tổng hợp với danh sách của đối tượng tiếp tục hưởng để cho ra bảng tổng hợp danh sách chi trả Bảng tổng hợp này sẽ được lập chi tiết cho từng loại đối tượng, từng loại nguồn kinh phí và từng huyện Những bảng tổng hợp danh sách chi trả là thông tin đầu ra của khâu quản

lý đối tượng, và là thông tin đầu vào của khâu tổ chức chi trả BHXH Các bảng tổng hợp danh sách chi sau khi được lập sẽ được chuyển cho Phòng KHTC để thực hiện chi trả

Tổ chức chi chế độ BHXH

Hiện nay, cơ quan BHXH áp dụng phương thức thanh toán gián tiếp

thông qua đại lý chi trả: áp dụng cho các chế độ dài hạn, định kỳ, thường xuyên Đại lý là những người có trách nhiệm và có uy tín trong nhân dân,

thường là chủ tịch xã, phường; cán bộ chính sách xã, phường… cơ quan BHXH phải trích một khoản tiền để trả cho các đại lý gọi là lệ phí chi trả BHXH tỉnh ủy quyền cho BHXH huyện thực hiện ký hợp đồng với phường xã để chi trả lương hưu, TNLĐ – BNN, cán bộ xã phường BHXH huyện phải thực hiện tổng hợp các đối tượng đã chết, hết thời gian hưởng chế độ tử tuất, tạm dừng hưởng… gửi BHXH tỉnh lập danh sách cho tháng sau Thông tin đầu vào phục vụ cho công tác chi trả chế độ BHXH hàng tháng bao gồm:

- Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng toàn tỉnh

và từng huyện phản ánh tổng số đối tượng, tổng số tiền chi trả làm căn cứ để Phòng KHTC cấp kinh phí cho BHXH huyện;

- Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng được lập

cho từng huyện, phản ánh thông tin đối tượng, số tiền chi trả, thông tin của từng đại lý làm căn cứ để BHXH huyện chi trả, thu thập chữ ký của đối tượng

Căn cứ vào các bảng tổng hợp danh sách chi trả phản ánh số lượng đối tượng, số tiền phải chi do Phòng Chế độ BHXH cung cấp, Phòng KHTC sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi cấp kinh phí cho BHXH huyện BHXH huyện nhận danh sách chi trả, nhận kinh phí thì tiến hành tạm ứng tiền cho đại lý chi

trả dựa trên Giấy đề nghị tạm ứng do Đại lý chi trả lập kèm theo bảng Danh sách chi tr ả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng của từng Đại lý chi trả

để thu thập chữ ký khi thực hiện chi trực tiếp cho đối tượng

Sau khi thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tượng, thu thập đầy đủ chữ ký vào danh sách chi trả, Đại lý chi trả sẽ thống kê những đối tượng đã chi, những đối tượng chưa chi, lập bảng báo cáo quyết toán kinh phí với BHXH huyện và nộp lại bảng danh sách chi trả có chữ ký cho BHXH huyện Cuối quý, BHXH huyện sẽ quyết toán tình hình chi trả BHXH hàng tháng với

Phòng KHTC

Chu trình được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.4: Sơ đồ chu trình chi trả chế độ hàng tháng

(1)NLĐ, người SDLĐ nộp hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH Phòng Chế

độ BHXH tiến hành thẩm định, xét duyệt hồ sơ

(2) Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH tổng hợp hồ sơ, lập và chuyển tổng hợp danh sách chi của toàn tỉnh và của từng BHXH huyện cho Phòng KHTC

(3) Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH chuyển danh sách chi cho BHXH huyện

(4) Phòng KHTC cấp kinh phí cho BHXH huyện

(5) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho Đại lý chi trả

(6) Đại lý chi trả thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tượng

(7) Cuối kỳ chi trả, Đại diện chi trả phải thanh quyết toán với BHXH huyện

Chứng từ ban đầu

(do NLĐ, Đơn vị

SDLĐ nộp)

Phòng Chế độ BHXH

Phòng KHTC

Đối tượng hưởng trực tiếp

(6) Đại lý chi trả

(8)

Thông tin đầu vào là hồ sơ hưởng chế độ một lần bao gồm những chứng

từ cụ thể như sau: Tờ khai thân nhân (mẫu 09a), giấy chứng tử

Sau khi Phòng Chế độ BHXH nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH thì tiến hành kiểm tra, xem xét tính đầy đủ về thủ tục hồ sơ, tính hợp pháp hợp lệ của

hồ sơ và thực hiện xét duyệt hồ sơ để tính ra mức hưởng của đối tượng, sau

đó in quyết định hưởng chế độ có phê duyệt của cấp lãnh đạo

Đối với chế độ BHXH một lần, định kỳ một tháng chia làm 3 đợt chi chế

độ nên Phòng Chế độ BHXH tổng hợp danh sách chi trả làm 3 đợt Bảng tổng hợp này được lập theo loại nguồn kinh phí và chi tiết cho từng BHXH huyện Bảng tổng hợp danh sách chi sau khi được lập sẽ được chuyển cho Phòng KHTC để thực hiện chi trả

Tổ chức chi chế độ BHXH

Phương thức thanh toán trực tiếp cho đối tượng được hưởng trợ cấp một lần được áp dụng đối với chế độ ngắn hạn, lĩnh tiền trợ cấp một lần Các đối tượng hưởng sẽ trực tiếp đến cơ quan BHXH để nhận tiền

BHXH huyện trực tiếp chi trả một lần cho người làm việc trong các đơn

vị SDLĐ do BHXH huyện quản lý BHXH tỉnh trực tiếp chi trả một lần cho người làm việc trong các đơn vị SDLĐ do BHXH tỉnh quản lý, nếu đối tượng

có nhu cầu nhận chế độ một lần tại huyện thì BHXH tỉnh tiến hành ủy quyền chi trả cho BHXH huyện được yêu cầu Thông tin đầu vào được dùng làm căn

cứ để chi trả bao gồm: bảng tổng hợp danh sách chi trả BHXH một lần, các quyết định về việc hưởng chế độ của đối tượng được duyệt