khái niệm và phân tích về cuppjc họp.doc

khái niệm và phân tích về cuppjc họp

LỜI GIỚI THIỆU



Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát triển năng lực bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của mình

Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng” Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị Một số công ty

ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật ra không cần thiết phải làm như thế Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là một lãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh

Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thông thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp với công việc hiện tại của mình Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi của chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽ biết được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó…, tất cả đều có thể mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của chúng ta

Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã phát biểu một câu chí lý sau nay :

“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số công

ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký Các kỹ năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánh văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã giúp họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, Australia Woodlands

Qua quá trình học tập những tiết học bổ ích của cô NGUYỄN THỊ KIM HUỆ và cộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty trong nước, trường học, mạng, sách, người thân… Nay tôi làm bài tiểu luận này mong rằng có thể giúp các bạn biết được trình

tự cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp đúng chuẩn, hiểu được ý nghĩa từng vị trí ngồi, khả năng tổ chức một cuộc họp, buổi tiệc cho công ty một cách thuận lợi nhất

Chúc các bạn thành công

Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội nghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chính sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đến các cuộc họp trang trọng theo nghi thức Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại

Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này rất quý đối với chúng ta Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng Với tư cách là một thư ký chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, và lên thời biểu cho các cuộc họp Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việc lãng phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau:

I KHÁI NIỆM CUỘC HỌP

Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định điều gì

đó Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem như là

một cuộc họp Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn, thời gian và địa điểm họp được ấn định trước

Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kê những vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự

II MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP

Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan

trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp Mục đích

của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:

• Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức

• Hướng dẫn thực hiện

• Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề

• Quyết định hay thực hiện quyết định

• Phát huy sáng kiến

• Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất

III DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN

Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một cuộc họp Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự như sau:

IV Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp Nó còn thể hiện trình độ quản lý của công ty bạn, và đồng thời nó sẽ tác động đến việc gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người tham dự

V MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng ta tổ chức một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp

QUYẾT ĐỊNH THỜI GIAN CẦN THIẾT CHO CUỘC HỌP

XÁC ĐỊNH MỤC

ĐÍCH CUỘC HỌP NGƯỜI LIÊN QUAN SẼ ĐẢM BẢO NHỮNG

THAM DỰ

Giải thích : Với tư cách là một người tổ chức cuộc họp thì bạn phải nắm rõ những vai trò của tất cả những người tham gia Ví dụ : Người nào đối kháng mạnh mẽ sẽ được xếp ngồi gần với người chủ trì Người nào mong muốn tham gia tồn bộ hay mong muốn có ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp thì sẽ được xếp ngồi ở giữa Người nào hay phát biều ý kiến và nói to nhất thì xếp ngồi đối diện với người chủ trì….

VI PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

 ƯU ĐIỂM: Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ giúp họ tự tin hơn; khỏi cần sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức)

 KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết năng lực đóng góp ý kiến; những người tham dự cùng một phòng ban thích ngồi gần nhau để nói chuyện về những vấn đề khi phát sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp

VII VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP

1 Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp

Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :

• Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi

• Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào là phù hợp nhất

• Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra

• Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính thức)

• Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc, thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia

• Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được nhau

• Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý

• Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi (ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sự khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.) Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này

• Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm thấy laic lõng và bất tiện Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)

• Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn đặt đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa)

• Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không

2 Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp

Ngồi việc sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp thì thư ký cũng phải chuẩn bị những việc sau đây:

• Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp

• Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để quyết định thời gian)

• Chuẩn bị chương trình cuộc họp

• Chuẩn bị tài liệu

• Soạn thư mời và trình duyệt {thư mời phải trả lời được những câu hỏi 5W sau đây : 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?), 2.What (Mục đích cuộc họp

để làm gì ?), 3.When (Cuộc họp được tổ chức khi nào ?), 4.Where (Cuộc họp được tổ chức tại đâu ?), 5.Why (Tại sao lại tổ chức cuộc họp ?).}

• Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị)

• Tổ chức vệ sinh phòng họp

• Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện

• Hệ thống âm thanh (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ trợ về mặt

kỹ thuật khi cần thiết)

• Chuẩn bị nước uống

• Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút…

• Nhắc tham gia họp

• Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp phải chính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép chi tiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản)

3 Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp

• Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

• Không để cuộc họp kéo dài

• Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp

• Nên hội họp đúng giờ

• Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận

• Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp

• Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn

• Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấn đề

• Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình

• Phát biểu với tất cả mọi ngưòi

• Không nói xấu nhau trong cuộc họp

• Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật

VIII PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP

Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài lòng hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra Chìa khóa của việc điều khiển cuộc họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh Nếu bạn biết cách diễn giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích những hành vi tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết

Biểu hiện của sự thiếu hứng thú

Biểu hiện của thái độ không hợp tác, hoặc

là cảm giác thiếu tự tin

_ Tư thế thoải mái

_ Tay để thư giản

_ Cơ thể chồm về phía trước

_ Nhướng mày

_ Mỉm cười khuyến khích

_ Nghiên đầu về phía diễn giả

_ Tư thế tập trung, ủng hộ  Biểu hiện của sự nhiệt tình

IX XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP

Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp Đó không chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp Điều này luôn đúng với tất cả các cuộc họp dù lớn hay nhỏ, chính thức hay không chính thức

_ Gián đoạn bởi chuông điện thoại

_ Người ngồi có thể làm gián đoạn cuộc họp

_ Phải đăng ký phòng

Biểu hiện của sự giận dữ, không hài lòng

Biểu hiện sự nhiệt tình

Biểu hiện sự quan tâm

_ Tự tin hơn_ Chi phí thấp so với họp ở ngồi

_ Tổ chức nhiều lần sẽ ảnh hưởng đến chi phí cơ hội của công ty

PHÒNG HỌP NGỒI

CÔNG TY

_ Có thể họp một cách bí mật_ Không gian rộng rãi

_ Đầy đủ trang thiết bị cho cuộc họp

_ Mang tính chuyên nghiệp

_ Chi phí cao_ Không thấy quen thuộc_ Không có tình trạng lợi thế

 ƯU ĐIỂM : Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người;

chiếm ít diện tích trong phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho những buổi họp nhóm thảo luận riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ).

 KHUYẾT ĐIỂM : Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa muốn khẳng định cấp bậc của mình trong cuộc họp); không thể chứa nhiều bàn hình tròn trong phòng họp.

3 BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL

 ƯU ĐIỂM : Tạo được vị trí của người chủ tọa; trang trọng; cho phép nhiều người ngồi hơn bàn hình chữ nhật; đối với bàn hình oval thì khó khăn trong việc các thành viên có thể quan sát được nhau.

 KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa và nhóm người tham dự; chiếm diện tích không gian phòng họp lớn; đối với bàn hình chữ nhật hội

tụ thì khó khăn trong việc cách thành viên khó có thể quan sát nhau

4 BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U

 ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy mọi người tham gia họp; tạo được vị trí của người chủ tọa; vì là bàn ghép hình chữ nhật và bàn hình chữ u nên tạo cảm giác rộng rãi, thông thống.

 KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa với người tham dự; giới hạn số lượng người đối với hai kiểu bàn này; chiếm diện tích lớn trong phòng họp.

XI GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Bạn nên cân nhắc nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trước khi quyết định nên chọn cách nào là phù hợp nhất

1 Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang Tính Nội Bộ)

Trong một cuộc họp chỉ có hai người, việc xếp chỗ cho hai người có thể tạo nên không khí cuộc họp và ảnh hưởng đến quá trình thảo luận Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, có thể sắp xếp theo ba kiểu sau đây:

 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Đối Kháng”

Nếu bạn muốn thể hiện sự đối kháng, hãy ngồi đối diện người kia Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách giữa bạn và người kia

Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ”

Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác”

2 Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc

Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi Khi sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn điển hình sau:

Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Đối Kháng”

 Kiểu sắp xếp vị trí “Thảo Luận Tự Do”

Hãy dùng bàn tròn cho những cuộc họp mong muốn diễn ra thoải mái, không quan trọng chức vụ

3 Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ

Mức độ quan trọng của vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí của người chủ trì Sau đây là

mô hình minh họa

Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện Cấp Bậc”

Người chủ

trì ngồi ở

đầu bàn

Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất

Người chủ trì có thể ngồi bất kỳ vị trí nào

Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do”

Mô Hình Minh Họa Cách Sử Dụng Chiến Thuật Trong

Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Phòng Họp

 Vị Trí Ngồi Số 2 : Người còn do dự nhìn vào người chủ trì để ra quyết định

 Vị Trí Ngồi Số 3 : Người đối kháng ngồi đối diện người chủ trì tham gia nhiều vào

việc thảo luận

 Vị Trí Ngồi Số 4 : Người còn do dự có thể thấy và nghe rõ ràng tất cả các quan

điểm

 Vị Trí Ngồi Số 5 : Người ủng hộ đề xuất ngồi chéo với người ủng hộ khác để có thể

nhìn vào mắt nhau

 Vị Trí Ngồi Số 6 : Người ủng hộ có thể ảnh hưởng đến các ý kiến của người có ý

kiến ngược lại

 Vị Trí Ngồi Số 7 : Người đối kháng được xếp ngồi cạnh người chủ trì để cân bằng

trong bàn họp

 Vị Trí Ngồi Số 8 : Người chủ trì có thể nhìn vào mắt của hầu hết những người tham

gia, đặc biệt là những người còn do dự

 Vị Trí Ngồi Số 9 : Người ủng hộ ở vị trí có thể ảnh hưởng với người còn do dự

 Vị Trí Ngồi Số 10 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người ủng hộ

4 CHỖ NGỒI NÓI LÊN ĐIỀU GÌ

Khi không có sơ đồ chỗ ngồi chính thức, hãy quan sát những người khác ngồi như thế nào và chọn chỗ ngồi phù hợp Để có thể chọn chỗ ngồi để phát huy hết khả năng của mình trong cuộc họp, ta phải nắm rõ mô hình sau:

GIẢI THÍCH :

 Vị Trí Ngồi Số 1 : Vị trí quan trọng của người chủ trì hay người phát biểu chính để

điều khiển việc thảo luận

 Vị Trí Ngồi Số 2 : Vị trí có thể nhìn thấy hầu hết tất cả những người tham gia

 Vị Trí Ngồi Số 3 : Vị trí giữa bàn cho phép có vai trò chủ động trong cuộc họp

Mô Hình Minh Họa Chỗ Ngồi Nói Lên Điều Gì