Tổ chức và bảo quản tài liệu tại trung tâm thông tin lưu trữ địa chất, tổng cục địa chất và khoáng sản việt nam

Các tài liệu được tổ chức lưu trữ theo loại hình tài liệu như Kho báo cáo địa chất, Kho Báo tạp chí, Kho... Trước những yêu cầu của thực tế, việc nghiên cứu, đánh giá toàn diện công tác

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-****** -

VÕ THỊ HẢI CHÂU

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-****** -

VÕ THỊ HẢI CHÂU

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã số: 60 32 02 03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn Khoa học: TS Lê Văn Viết

HÀ NỘI - 2014

, tôi xin bày tỏ lòng bi ơ ắc t

ời thầy t d u thời gian và công s tôi hoàn thành bản lu ốt nghi p th c sỹ c a mình Tôi xin gửi lòng bi t ơ trân trọng c n PGS.TS Trần Th Quý, ờ ộng viên ố ọ trong ố ọ

Tôi xin trân trọng cả ơ ầy cô trong Ban Giám hi ò o i học, các thầy K ũ ờ i học Khoa học Xã hộ N n tình chỉ bảo và d y d trong suố ơ ọc t p và nghiên c u t ờng Tôi xin gửi lời cả ơ i Ban

cùng ồng nghi u ki n thu n l i cho tôi tham gia học t p, nghiên c u và hoàn thành Lu

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng bi ơ i ờ

và b bè ở bên c nh khuy í ộ tôi hoàn thành khóa học và hoàn thành tốt lu ốt nghi p

Xin chân thành cảm ơn!

ả u

M

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT 9

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức tài liệu 9

1.1.1 Khái ni m tài li u và tổ ch c tài li u 9

1.1.2 Vai trò c a tổ ch c tài li u 12

3 C ơ ổ ch c kho tài li u và tổ ch c tài li u trong kho 13

1.1.4 Các y u tố ộ n tổ ch c tài li u 14

1.2 Cơ sở lý luận về bảo quản tài liệu 16

1.2.1 Khái ni m v bảo quản tài li u 16

1.2.2 Vai trò c a bảo quản tài li u 17

3 C y y ỏng tài li u 18

C ơ bảo quản tài li u 21

1.2.5 Các y u tố ộ n ho ộng bảo quản tài li u 24

1.3 Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất với công tác tổ chức và bảo quản

tài liệu 26

1.3.1 Gi i thi u chung v Trung tâm Thông tin- a ch t 26

1.3.2 Quy trình tổ ch c và bảo quản tài li a ch t t i Trung tâm Thông tin - a ch t 29

3 3 ặ m nhu cầ ời dùng tin 31

3 ặ m và giá tr vốn tài li a ch t 34

1.4 Kinh nghiệm tổ chức và bảo quản tài liệu ở một số thư viện lớn trên thế giới và Việt Nam hiện nay 37

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT 46

2.1 Thực trạng tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho tại Trung tâm Thông tin -

Lưu trữ Địa chất 46

2.1.1 Th c tr ng tổ ch c kho tài li u 47

2.1.2 Sắp x p tài li u trong kho 51

2.2 Điều kiện tổ chức và bảo quản tài liệu 54

2.2.1 Chính sách trong tổ ch c và bảo quản tài li u 54

2.2.2 Nguồn nhân l c 55

3 Cơ ở v t ch t và các trang thi t b bảo quản t i Trung tâm 56

2.2.4 Ứng dụng tin học trong tổ ch c và bảo quản tài li u 57

2.3 Thực trạng bảo quản tài liệu tại trung tâm 59

2.3.1 Bảo quản tài li u truy n thống 60

2.3.2 Bảo quản tài li u hi i 62

2.3.3 Bảo quản tài li ục ch 70

2.3.4 Bảo quản tài li u d phòng 72

2.4 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 73

2.4.1 Các bi n pháp kỹ thu t bảo quả ối v i d ng tài li u gi y 74

2.4.2 Bi n pháp bảo quả ối v i Tài li ơ n 78

3 P ơ y n d ng tài li u 79

2.5 Đánh giá về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 81

2.5.1 Nguyên nhân ch y i tài li u 82

2.5.2 Hi u quả c a công tác tổ ch c và bảo quản vốn tài li u 86

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA TỔ CHỨC VÀ

BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƯU TRỮ

ĐỊA CHẤT 90

3.1 Cải tiến và sắp xếp lại các kho tài liệu 91

3.1.1 Cải ti n và sắp x p l i các kho tài li n 91

3.1.2 Tổ ch c l i các a ch t 92

3 3 ổi m i công ngh tổ ch ơ ở d li u 93

3.2 Nâng cao chất lượng và hiệu quả bảo quản tài liệu 95

3.2.1 Xây d ng k ho ch bảo quản tài li u 95

3.2.2 ờng các bi ảm bảo an ninh, an toàn d li u 96

3.2.3 L p tổ chuyên sâu v bảo quản tài li u 97

3.3 Nâng cao nguồn nhân lực bảo quản và đào tạo người dùng tin 99

3 3 o, bồ d ng nâng cao kỹ bảo quản tài li u cho cán bộ

bảo quản 99

3 3 ảm bảo ch ộ ộ h p lý cho cán bộ bảo quản 100

3 3 3 o và nâng cao ý th c sử dụng tài li ời dùng tin 101

3.4 Tăng cường cơ sở vật chất cho tổ chức và bảo quản tài liệu 104

3.4.1 Cải t o nâng c p kho tài li u 105

3.4.2 Nâng c ờ ầ t b cho công tác bảo quản 106

KẾT LUẬN 108

TÀI LIỆU THAM KHẢO 110

DANH M C CÁC TỪ VIẾT TẮT

Các chữ viết tắt tiếng Việt

TTTTLTĐC Trung t m Th ng tin Lưu trữ Đị chất CBLĐQL Cán bộ lãnh đạo, quản lý

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học xã hội và Nh n văn ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội

GDĐT Giáo dục đào tạo

KH&CN Khoa học và công nghệ

Các chữ viết tắt tiếng Anh

CD - ROM Compact Disc - Read Only Memory ILL Inter Library Loan

OPAC Online Public Access Catalog

SDI Selective Dissemination of Information LOC Library of Congress

BL British Library

Hình 2.4: Các bản đồ được lưu giữ trong Khu vực Kho Tr cứu 53

Hình 2.9: Sơ đồ quy trình số hó tài liệu ở TTTTLTĐC 81

Tính cấp thiết của đề tài

TTTTLTĐC hiện đ ng lưu giữ toàn bộ các báo cáo Địa chất do các tổ chức,

cá nhân tiến hành điều tra Địa chất và Khoáng sản trên lãnh thổ Việt Nam thành lập, các tài liệu ở đ y có hệ thống từ nghiên cứu cấu trúc địa chất, lập bản đồ Địa chất theo các tỷ lệ, đặc biệt là các tài liệu về tìm kiếm, thăm dò khoáng sản, Địa chất thuỷ văn, Địa chất công trình, Địa chất m i trường Chúng đã trở thành tài sản vô giá của Quốc gia, có vai trò đặc biệt trong việc cung cấp các tài liệu cơ bản cho việc nghiên cứu và phát triển các ngành khoa học - kỹ thuật, kinh tế của quốc dân có liên quan đến lòng đất, đặc biệt là khai thác khoáng sản

Từ khi thành lập cho đến nay, số lượng tài liệu lưu trữ tại TTTTLTĐC đã lên tới con số hàng vạn Bên cạnh những tài liệu được kế thừa từ thời Pháp thuộc bao gồm các bản báo cáo Địa chất viết t y đến các báo cáo, tài liệu Địa chất in ở dạng sách, còn có các loại tài liệu Địa chất được bổ sung và thu nhận từ khi thành lập TTTTLTĐC đến nay ở khắp mọi miền đất nước Các loại hình tài liệu cũng đ dạng hơn, ngoài tài liệu dạng giấy, TTTTLTĐC còn lưu trữ cả tài liệu đ phương tiện, các bộ sưu tập số phục vụ cho công tác nghiên cứu địa chất Các tài liệu được tổ chức lưu trữ theo loại hình tài liệu như Kho báo cáo địa chất, Kho Báo tạp chí, Kho

tài liệu liệu chuyên ngành… Ngoài việc phục vụ truyền thống như phục vụ mượn, đọc, sao chép tại chỗ, TTTTLTĐC còn phục vụ từ xa thông qua dịch vụ trên trang chủ http://www.idm.gov.vn/ Vòng quay phục vụ tài liệu đã trở nên nhiều hơn,

nh nh hơn, Tuy nhiên, quá trình phục vụ đã khiến tài liệu bị hưu hại, mất mát Những tác động vật lý mang tính chủ qu n như việc giở đọc nhiều, cắt, xé, hủy hoại tài liệu của những người sử dụng tài liệu thiếu ý thức cùng với những tác động khách qu n như thời gi n, c n trùng, ánh sáng, độ ẩm, m i trường cũng làm cho sách bị hư hại Có không ít tài liệu bị rách, bị mờ, bị nát, mất trang, mủn Cùng với

đó, cũng có kh ng ít tài liệu bắt đầu có dấu hiệu bị cũ nát do được sử dụng quá nhiều, bị bẩn vì những nét mực đánh dấu, gạch vào trang sách Tất cả những yếu tố trên đ ng hủy hoại dần vốn tài liệu quý giá về Địa chất củ TTTTLTĐC Điều ấy cho thấy sẽ có những tài liệu dần bị biến mất và không thể phục hồi Nó đư lại nguy cơ thiếu hụt tài liệu và mất đi sự liên tục, tính hữu dụng của các tài liệu ở TTTTLTĐC trong nghiên cứu Địa chất ở Việt Nam

Nhận thức rõ tầm quan trọng của các tài liệu đ ng được lưu giữ, TTTTLTĐC

đã tiến hành tổ chức tài liệu lưu trữ và xây dựng quy trình bảo quản, thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu Trung tâm thực hiện việc phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột cho kho tàng, lưu báo cáo Địa chất theo hồ sơ lưu trữ, làm vỏ

hồ sơ bảo quản cho tài liệu, lắp đặt các thiết bị phục vụ bảo quản như máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi Bên cạnh đó, TTTTLTĐC cũng tiến hành chuyển dạng tài liệu để bảo quản tài liệu gốc (số hóa, photo), tu bổ, phục chế tài liệu bị hưu hại Tuy nhiên việc tổ chức và bảo quản các loại tài liệu vẫn chư hợp lý, quá trình tiến hành

số hóa tài liệu chư nh nh, các tài liệu được lưu trữ vẫn tiếp tục bị ăn mòn, c n trùng vẫn tồn tại, tuy không lớn, trong các kho tài liệu Thêm nữa, việc tu bổ và phục chế bản đồ, bản chép t y chư tiến hành được với nhiều đơn vị tài liệu Điều

ấy cho thấy những biện pháp kỹ thuật bảo quản đã được thực hiện dường như vẫn chư đạt hiệu quả cao Sách và các loại tài liệu quan trọng vẫn đ ng tiếp tục xuống cấp, nguy cơ mất tài liệu, tài liệu có nhưng kh ng kh i thác được vẫn tiếp tục tồn tại

và có thể gi tăng

Trước thực trạng tài liệu xuống cấp cùng với nhu cầu dùng tin tăng nh nh

củ độc giả tại TTTTLTĐC đ ng đặt ra những vấn đề sống còn đối với việc bảo tồn vốn tài liệu mà trong đó bảo quản tài liệu là yếu tố quan trọng nhất Tổ chức và bảo quản tài liệu có hiệu quả cùng với những chính sách hướng đến việc bảo tồn vốn tài liệu sẽ đảm bảo được sự hữu dụng của tài liệu, giá trị của tài liệu nhất là đối với những tài liệu quý, hiếm, có giá trị khoa học c o như ở TTTTLTĐC Trước những yêu cầu của thực tế, việc nghiên cứu, đánh giá toàn diện công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại TTTTLTĐC hiện n y để từ đó đư r các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là điều hết sức cần thiết và cấp bách

Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “ ổ chức và Bảo quản tài liệu tại Trung tâm ông t n Lưu trữ Đ a chất, Tổng cục Đ a chất và Khoáng sản Việt Nam” làm

luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kho học - Thư viện của mình

1 Tình hình nghiên cứu

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một vấn đề rất quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện Chính vì thế, các nội dung về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nhiều cơ qu n, tổ chức, cá nh n trong nước nghiên cứu ở nhiều góc độ và khía cạnh khác nhau, thể hiện qua các luận văn, khó luận, báo cáo, bài nghiên cứu sau:

 Luận văn:

Luận văn đã được bảo vệ thành công tại Khoa Thông tin - Thư viện, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

Năm 2009, Luận văn “N u vi c t o l p, khai thác và bảo quản tài

li u số t i TVQG Vi N ” của tác giả Vũ Nguyệt M i, do TS Lê Văn Viết

hướng dẫn

Năm 2012, Luận văn “C ầm và bảo quản tài li u t i vi n nghiên

c H N ” của tác giả Hoàng Thị Thúy Ngà, do PGS TS Nguyễn Thị Lan

Th nh hướng dẫn

Năm 2013, Luận văn “ ổ ch c và bảo quản tài li u t i Trung tâm Thông tin Khoa học u Giáo khoa - Học vi A N d ” của tác giả Vũ Minh

Hoàng, do PGS TS Trần Thị Quý hướng dẫn

Luận văn đã được bảo vệ thành công tại trường Đại học Văn hóa à Nội

Năm 2006, Luận văn “Bảo quản tài li u t n tỉ ồng bằng song Hồ ” của tác giả Đỗ Nguyệt Ánh

Năm 2013, Khó luận “ ổ bả ả ố Q

ộ ” củ Nguyễn Đức T m

Năm 2013, Khó luận “C ổ bả ả í

P HN” củ Trần Hoài N m

Năm 2013, Khó luận “ ổ bả ả ố

ọ y ” củ Trương Thị Th nh Nhàn

Khóa luận đã được bảo vệ thành công tại trường Đại học Văn hóa à Nội

Năm 2011, Khó luận K39 “C bảo quản tài li u t ờng

i họ m Hà Nội 2 Th c tr ng và giả ” của tác giả Lê Thị Yến Ngọc,

do Ths Nguyễn Thị Ngà hướng dẫn

Năm 2010, Khó luận K38 “C bả ả ố

QG N ” củ tác giả Lê Thị M i Liên, do Ths Nguyễn Thị Ngà hướng

dẫn

 ác bà v ết và các công trìn ng ên cứu k oa ọc k ác:

Cho đến n y, có một số bài viết về vấn đề bảo quản tài liệu đăng trên Tạp chí Thông tin- Tư liệu và Tạp chí Thư viện Việt N m:

Như vậy, đề tài “ ổ c ức và bảo quản tà l ệu tạ rung t m ông t n Lưu trữ Đ a c ất, ổng cục Đ a c ất và K oáng sản ệt Nam” là một đề tài

hoàn toàn mới, chư có đề tài nào nghiên cứu trước đó

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mụ í :

Nghiên cứu hiện trạng c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC để từ đó thấy được nguyên nh n g y r sự thiếu hiệu quả trong việc tổ chức và bảo quản tài liệu và đề xuất các giải pháp nhằm n ng c o hiệu quả củ c ng

tác tổ chức và bảo quản tài liệu Đị chất ở TTTTLTĐC

3 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC mặc dù đã rất được chú trọng nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, các tài liệu truyền thống đã có dấu hiệu bị hư hại do nhiều nguyên nhân, các loại hình tài liệu mới chư thực sự được tổ chức và bảo quản đúng cách và phù hợp Nếu thực hiện tốt việc nghiên cứu theo hướng đề tài này thì sẽ có cơ sở khoa học để đư r các giải pháp phù hợp với thực tiễn nhằm tổ chức và bảo quản vốn tài liệu củ đơn vị một cách tốt nhất, hiệu quả và phù hợp nhất

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- ố ng nghiên c u: Tổ chức, bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông

tin Lưu trữ Địa chất

5 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp luận trong quá trình nghiên cứu khoa học cho luận văn của mình Bên cạnh đó, tác giả cũng sử dụng các phương pháp cụ thể khác

để giúp cho công tác nghiên cứu được tốt hơn b o gồm:

- Phương pháp thu thập tài liệu

- Khảo sát, ph n tích thực tế

- Nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp trực qu n

- Tham khảo ý kiến của các chuyên gia

6 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài:

- Ý ĩ ọc:

+ Nghiên cứu thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản tài liệu ở TTTTLTĐC để từ đó đư r những đánh giá m ng tính kho học chuẩn xác về những mặt hiệu quả và chư hiệu quả củ tổ chức và bảo quản tài liệu đ ng tiến hành

+ Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản tài liệu

ở TTTTLTĐC, tác giả tìm r những nguyên nh n g y hư hại tài liệu m ng tính khách qu n và chủ qu n, giải quyết những m u thuẫn giữ sử dụng tài liệu và bảo quản tài liệu

- Ứ dụ :

+ Đề xuất những cải tiến trong c ng tác tổ chức tài liệu truyền thống và tài liệu đ phương tiện phù hợp với thực tế và thuận tiện trong việc bảo quản

+ Đề xuất những giải pháp phù hợp với thực tế đ ng diễn r ở TTTTLTĐC

để từ đó n ng c o hiệu quả hơn nữ cho c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

7 Kết quả nghiên cứu:

- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, có những giải pháp rõ ràng và cụ thể phù hợp với thực tế ở TTTTLTĐC nhằm n ng c o hiệu quả hơn nữ cho c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở TTTTLTĐC

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần mục lục, phụ lục, luận văn có nội dung chính chi r làm 3 chương:

- hương 1: Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Đị chất với c ng tác tổ chức

và bảo quản vốn tài liệu

- hương 2: Thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại

Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Đị chất

- hương 3: Giải pháp n ng c o hiệu quả củ tổ chức và bảo quản vốn tài

liệu tại Trung t m Th ng tin - Lưu trữ Đị chất

ƯƠN 1 VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI

TRUN TÂM T ÔN T N ƯU TRỮ ĐỊA CHẤT 1.1 ơ sở lý luận về tổ chức tài liệu

1.1.1 Khái niệm tài liệu và tổ chức tài liệu

Tài liệu xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử phát triển loài người Chúng bắt đầu xuất hiện khi xã hội phát triển, xuất hiện chữ viết, có nhu cầu lưu giữ, truyền bá

và tr o đổi kinh nghiệm cũng như lưu lại các điều mà họ biết trong quá trình sống

Thủ sơ kh i, các dạng văn bản được thể hiện trên những bản đất nung Ở thời Ai Cập cổ đại, người ta còn tìm thấy những tài liệu bằng giấy papyrut (một loại

vỏ cây thời đó ở Ai Cập) S u đó, trên những gì được tìm thấy, tài liệu còn được thể hiện trên da thú thuộc, trên vải, trên thẻ tre ở Trung Quốc cổ đại Khi giấy được Thái Lu n, người Trung Quốc thời Hán, tạo ra, tài liệu đã bước sang một gi i đoạn phát triển mới Đó là gi i đoạn phát triển của các loại văn bản giấy và chúng vẫn còn phát triển cho đến ngày nay Hiện nay, kỹ thuật làm giấy hiện đại đã tạo ra những phiến giấy, tờ giấy rất đẹp để đóng tài liệu Tuy nhiên, thông qua nghiên cứu khoa học trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của loài người, con người th y đổi nhận thức về tài liệu Nó không chỉ ở dạng ghi chép thể hiện bằng văn bản mà còn

có thể ở dạng vật chất hữu hình khác như đất, vàng, bạc, nhựa, ngà voi, mẫu địa chất… miễn là chúng có chứ đựng th ng tin và được đư vào lưu trữ và sử dụng cho việc tìm hiểu và khai thác thông tin mà chúng phản ánh

Hiện nay, ta có thể thấy, tài liệu có mặt trong mọi hoạt động củ các cơ qu n,

tổ chức đoàn thể, cá nhân từ c ng tác hành chính đến giáo dục, đào tạo Hầu như ở bất kỳ cơ qu n nào cũng có bộ phận lưu trữ tài liệu hoặc thư viện để lưu trữ hoặc phổ biến tài liệu mà cơ qu n đó có được Vậy tài liệu là gì?

Có nhiều cách hiểu về tài liệu Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13,

Tài liệu là v c hình thành trong quá trình ho ộng c ơ ổ

ch c, cá nhân Tài li u bao gồ bản, d án, bản vẽ thi t k , bả ồ, công trình nghiên c u, sổ sách, bi u thống kê, âm bả d ơ bản phim, ả ; b

ĩ ; n tử; bản thảo tác phẩ ọc, ngh thu t; sổ

công tác, nh t ký, hồi ký, bút tích, tài li u vi t tay; tranh vẽ hoặc in; n phẩm và v t mang tin khác 1

Tại khoản 2, Điều 2, Pháp lệnh Thư viện, Tài liệu là một d ng v t ch ghi nh n nh ng thông tin ở d ảnh nhằm mụ í bảo quản và sử dụng 2

Theo Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Ý, Tài li u là sách, báo là

bả ời ta tìm hi u v gì 3

Trong cách giải thích tài liệu ở Luật lưu trữ, tài liệu được chỉ rõ bao gồm những dạng nào Tuy nhiên, cách giải thích này chư nêu rõ được mục đích của tài liệu

Ở Pháp lệnh thư viện tài liệu được làm rõ ở dạng vật chất hữu hình có thể cảm nhận được bằng giác quan củ con người, các loại hình thể hiện của tài liệu Cách giải thích này cũng cho thấy rõ mục đích của tài liệu

Theo cách giải thích trong Đại Từ điển Tiếng Việt, tài liệu chỉ ở dạng văn bản, thể hiện bằng ngôn ngữ Các loại hình thông tin bằng hình ảnh, âm thanh

kh ng được xem là tài liệu Và trong cách giải thích này, mục đích của tài liệu

kh ng được đề cập tới

Như vậy trong ba cách giải thích trên, cách giải thích về tài li u trong Pháp

lệnh Thư viện đã khẳng định được sự hiện hữu của thông tin trong các dạng vật chất hữu hình và hình thức thể hiện đ dạng của nó Bên cạnh đó, cách giải thích ở pháp lệnh Thư viện còn làm rõ hình thức thể hiện thông tin của tài liệu có thể được cảm nhận qu các giác qu n như mắt, tai củ con người và chỉ rõ mục đích bảo quản và

sử dụng

Tóm lại, người ta có thể hiểu giải thích tài liệu theo nhiều cách, tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn của mình, tác giả sử dụng cách giải thích về tài liệu trong Pháp lệnh Thư viện

ocument_id=162373

2

Văn bản pháp luật về Thư viện, Nxb Chính trị quốc gia, 2004, tr.8

Tài liệu được cấu thành bởi hai yếu tố: Vật mang tin và thông tin chứ đựng Giữa hai yếu tố này có mối quan hệ biện chứng với nhau Vật mang tin là cái để thể hiện thông tin, chứ đựng thông tin Thông tin là cái thể hiện nội dung về vấn đề gì Thông tin là cái quyết định giá trị của tài liệu Tuy nhiên vật mang tin lại là cái quyết định tồn tại của tài liệu Do đó vấn đề bảo tồn tư liệu và bảo quản tài liệu

đ ng được xem là yếu tố rất quan trọng trong c ng tác th ng tin tư liệu nói riêng và bảo tồn các giá trị văn hó của nhân loại nói chung

Về mặt bản chất, tài liệu chính là kết quả củ quá trình l o động sáng tạo của nhân loại Nó là một trong những yếu tố quan trọng để xã hội loại người phát triển thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này s ng đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác Những tri thức ấy được ghi chép lại, được lưu giữ lại thông qua ngôn ngữ lưu giữ trên các vật mang tin Qua thời gian, số lượng tài liệu tăng lên Và vấn đề đặt ra là cần phải lưu giữ lại chúng và lưu giữ chúng như thế nào để có thể vẫn sử dụng được tài liệu Tổ chức tài liệu là chìa khóa giải quyết vấn

đề đó

Theo Giáo trình về Tổ chức và bảo quản tài liệu của tác giả Nguyễn Tiến

Hiển và Kiều Văn Hốt, các tác giả nêu rằng “Tổ ch c vốn tài li u là hình th c sắp

x p tài li u sao cho khoa học, hi u quả N n tổ ch c vốn tài li n vi c

xử lý sắp x p, ki m kê và bảo quản vốn tài li u.”

Tài liệu ở số lượng ít sẽ dễ dàng tìm kiếm bằng mắt thường và không nhất thiết phải có sự sắp xếp phức tạp Tuy nhiên, khi số lượng tài liệu tăng lên tới mức không thể nhớ được, không thể tìm kiếm nh nh chóng thì lúc đó cần có sự sắp xếp

và tổ chức tài liệu hợp lý để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và bảo quản Do đó, việc tổ chức tài liệu xuất hiện khi số tài liệu đó trở thành một tập hợp tài liệu khi mà người

có số tài liệu đó cảm thấy không thể tìm kiếm được tài liệu và bảo quản chúng tốt

Tổ chức tài liệu nhằm mục đích tạo ra một trật tự nhất định cho tập hợp tài liệu, dễ dàng bảo quản được tài liệu, đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh nhất Việc tổ chức tài liệu một cách khoa học và có hệ thống trực tiếp nâng cao hiệu suất

sử dụng tập hợp tài liệu

1.1.2 Vai trò của tổ chức tài liệu

Trong các cơ qu n th ng tin - thư viện, tập hợp các tài liệu chính là vốn tài

li u Theo khoản 3, Điều 2 Pháp lệnh Thư viện 2000, Vốn tài li n chính là

nh ng tài li ầm, t p h p theo nhi u ch , nội dung nh c

xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học c a nghi p vụ tổ ch c phục vụ

ờ ọ t hi u quả c bảo quản

Việc tổ chức vốn tài liệu trong cơ qu n th ng tin thư viện nhằm kiểm soát, quản lý cũng như sử dụng hiệu quả các thư tịch Do đó, tài liệu phải được sắp xếp hợp lý nhất để tạo tiền đề vật chất cho việc lưu hành tài liệu, bảo quản tài liệu Trong tổ chức kho tài liệu, kỹ thuật xếp giá là vấn đề cốt lõi cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu Hình thức kho được tổ chức tùy theo quy mô, tầm cỡ và mục đích phục vụ của từng thư viện Trong tổ chức tài liệu, song song với việc tổ chức về loại hình tài liệu còn có tổ chức về nội dung tài liệu Tài liệu được phân loại nhằm phân chia nội dung tài liệu để dễ dàng phục vụ độc giả, đặc biệt là đối với các thư viện có

tổ chức kho mở

Việc tổ chức tài liệu được xem là nhiệm vụ trung tâm củ các thư viện Thời

kỳ đầu, việc tổ chức tài liệu chỉ đơn thuần là việc phân kho tài liệu theo loại hình và phân loại tài liệu theo nội dung nhằm kiểm soát được tài liệu Cho đến nay, nhờ vào

sự phát triển của công nghệ th ng tin cũng như sự phát triển s u hơn nữa của nghiệp

vụ thư viện mà người ta còn áp dụng công nghệ mã vạch, mã số trong việc tìm kiếm

và tổ chức, quản lý tài liệu Bên cạnh đó, tài liệu không chỉ đơn thuần là ở dạng vật chất mà còn ở dạng ảo Do đó việc tổ chức tài liệu không chỉ đơn thuần phân chia kho mà còn tổ chức lưu trữ trên các ổ đĩ cứng của máy tính Chuyển từ dạng tổ chức tài liệu hữu hình sang tổ chức tài liệu dạng điện tử

Cho dù có sự th y đổi như thế nào đi chăng nữa về loại hình tài liệu, vai trò của tổ chức tài liệu vẫn kh ng th y đổi, vẫn giữ vị trí trung tâm trong việc kiểm soát, quản lý thư tịch, là tiền đề vật chất quan trọng cho việc lưu hành, phục vụ và bảo quản tài liệu trong các cơ qu n thư viện Đồng thời, hiện nay, việc tổ chức tài liệu khoa học và hệ thống còn gián tiếp làm tăng mức độ sử dụng hiệu quả diện tích vật lý củ các cơ qu n th ng tin thư viện trong khi số lượng tài liệu tăng quá nh nh

so với mức độ mở rộng quy mô hạ tầng cơ sở của những cơ qu n này

1.1.3 ác p ương p áp tổ chức kho tài liệu và tổ chức tài liệu trong kho

Trong thư viện, có thể tổ chức nhiều loại kho:

- Tổ chức kho theo quy mô: gồm có kho chính, kho phụ

- Tổ chức kho theo nội dung: Kho tài liệu Hương ước, Kho Luận văn, Luận án,

- Tổ chức kho theo ngôn ngữ như Kho sách tiếng Nga, kho sách Latin, kho sách Việt…

- Tổ chức kho theo thời gi n như Kho tài liệu EFEO (tài liệu do Viện Viễn

Đ ng Bác Cổ để lại), kho sách thời Đ ng Dương,…

- Tổ chức kho theo loại hình như kho tài liệu đ phương tiện, kho báo - tạp chí, kho phim, kho ảnh,…

- Tổ chức kho theo chức năng như Kho dự trữ - tr o đổi, Kho sách lưu động, Kho chính, kho phụ,…

- Tổ chức kho theo hình thức phục vụ: Kho đóng và kho mở

- Tổ chức kho theo khổ cỡ như kho sách Việt bé, kho sách Latin vừa, kho khổ lớn,…

Có nhiều căn cứ để từ đó người ta quyết định tổ chức kho tài liệu như thế nào cho phù hợp Có thể căn cứ theo quy mô củ thư viện, hình thức phục vụ, loại hình tài liệu, ngôn ngữ của tài liệu, nội dung tài liệu, chức năng tài liệu cũng như mục đích sử dụng để tổ chức kho tài liệu sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của công tác phục vụ và bảo quản tài liệu trong thư viện

Trong kho, tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt đã được gán theo từng kho Tài liệu xếp trên giá Có hai loại sắp xếp trong kho tài liệu Đó là sắp xếp giá của tài liệu và sắp xếp tài liệu trên giá Đối với các giá sách, cần có sự sắp xếp hợp lý s o cho kh ng gi n kho được sử dụng tối ưu mà vẫn thông thoáng, dễ đi lại, tuân thủ được nghiêm ngặt các quy định về phòng chống cháy nổ Đối với tài liệu, chúng được sắp xếp theo số nước chảy củ đăng ký cá biệt hoặc theo chỉ số cutter sorbone hoặc một chỉ số nào đó mà thư viện áp dụng

Có sự sắp xếp khác biệt nhau trong hai loại kho là kho đóng và kho mở Đối với kho đóng, giá được sắp xếp theo đúng quy định của pháp luật về xếp đặt giá kho đối với lưu trữ tài liệu nhằm đảm bảo phòng chống cháy nổ Ở Việt Nam hiện nay,

tùy vào diện tích kho mà việc sắp xếp giá có thể theo quy định củ Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước b n hành năm 1995 hoặc tuân thủ theo các biện pháp phòng chống cháy nổ do cơ qu n đó đề ra Bên cạnh đó, các giá cũng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo quản tài liệu do thư viện đặt r như kh ng được đặt quá gần cửa sổ để tránh bị ảnh hưởng của ánh sáng và

mư nắng Đối với kho mở, tùy theo cách bố trí và diện tích củ kho mà thư viện sắp xếp giá sao cho vừ đảm bảo được các tiêu chí về phòng cháy chữa cháy và vừa đảm bảo tiêu chí về thuận tiện cho việc lựa chọn tài liệu củ độc giả Thêm vào đó, thư viện cũng phải tính đến sự cân bằng và tính thẩm mỹ giữ kh ng gi n đọc và không gian của kho mở trong cùng một diện tích

Đối với việc sắp xếp tài liệu trong kho, tùy theo việc tổ chức kho mà tài liệu được sắp xếp sao cho phù hợp Tùy theo cách tổ chức kho đóng mà tài liệu được phân kho theo khổ, năm, ng n ngữ, thời gi n… Đối với kho đóng, tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt của từng kho.Và trên giá không cần để chừa chỗ trống cho việc bổ sung tiếp theo Đối với kho mở, tài liệu được tổ chức theo khung phân loại hoặc theo chủ đề, sắp xếp và từng mục theo chỉ số cutter sorbone hoặc theo chỉ

số mà thư viện đó lựa chọn áp dụng Nguyên tắc của sắp xếp tài liệu trên giá là “từ trong ra ngoài, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới” Trong kho, cần chia khu các loại tài liệu và đặt bảng chỉ dẫn để có thể nhanh chóng tìm kiếm và xác định tài liệu Riêng đối với kho đóng, cứ 200 - 500 tài liệu là có thể đặt một bảng chỉ dẫn để dễ nhận biết khi thủ thư vào tìm tài liệu Các bảng chỉ dẫn cần phải được định vị chắc chắn nhằm tránh việc bị rơi dẫn đến tình trạng thủ thư phải mất thời gi n đi tìm kiếm tài liệu

Tóm lại, tổ chức kho và tài liệu trong kho khoa học và có hệ thống sẽ tạo tiền

đề tối ưu cho việc bảo quản tài liệu, lưu hành tài liệu để từ đó n ng c o hiệu quả sử dụng tài liệu

1.1.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức tài liệu

Các yếu tố liên quan tới việc tổ chức kho như mặt bằng, số lượng tài liệu, nội dung tài liệu, khổ cỡ sách, trình độ chuyên môn của cán bộ, giá kệ được lựa chọn… cũng chính là những yếu tố tác động tới việc tổ chức tài liệu cho thư viện

Yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chức tài liệu đó là vốn tài liệu Tùy theo số lượng tài liệu và giá trị nội dung của tài liệu mà thư viện sẽ quyết định hình thức tổ chức kho để đư vào phục vụ Đối với thư viện nhỏ, có số lượng tài liệu ít, th ng thường chúng được để ở chế độ kho mở như các thư viện quận, thư viện phường, xã Trên thực tế, tùy theo số lượng tài liệu cùng với khả năng quản lý

củ thư viện mà thư viện đó sẽ quyết định tổ chức kho đóng, kho mở hay vừa kho đóng vừa kho mở Bên cạnh đó, đối với những thư viện vừa và lớn, tùy theo giá trị nội dung và loại hình tài liệu mà các tài liệu được gom tổ chức thành những kho chuyên biệt như kho tài liệu ngoại văn, kho tài liệu quý hiếm, kho phim Ngoài ra, khổ cỡ của tài liệu cũng ảnh hưởng tới việc lựa chọn giá kệ Đối với kho Tra cứu, tài liệu là các loại từ điển, niên giám, các mục lục, danh mục nên chúng thường dày, nặng, do đó, các giá kệ ở đ y thường được gia cố khá chắc chắn

Yếu tố tiếp theo ảnh hưởng tới việc tổ chức tài liệu là mặt bằng lưu giữ tài liệu Mặt bằng diện tích cũng như các yếu tố như độ cao của tòa nhà hoặc độ ẩm, ánh sáng của tòa nhà ảnh hưởng trực tiếp tới việc tổ chức kho mở h y đóng, quy m lớn hay nhỏ, kho nén h y kho th ng thường, tài liệu in hay tài liệu viết tay Yếu tố mặt bằng cũng ảnh hưởng tới việc lựa chọn và sắp xếp giá kệ xếp tài liệu Đối với những khu vực kho có diện tích nhỏ, th ng thường các thư viện đặt ít giá kệ, hoặc đối với những kho không có quá nhiều cửa sổ, các giá kệ thường được thiết kế đặt

áp sát tường

Trình độ chuyên môn của cán bộ thư viện cũng ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tổ chức tài liệu Việc đăng ký số cá biệt theo kho đóng cần có sự tỉ mỉ và cẩn thận để tránh nhầm lẫn Đối với kho mở, cán bộ thư viện cần đọc kỹ tài liệu để phân loại cũng như đánh chỉ số chính xác, tránh sự nhầm lẫn trong quá trình xếp giá, từ đó tránh được tình trạng độc giả kh ng tìm được tài liệu trên giá Bên cạnh

đó, trong quá trình xếp giá ở kho đóng, việc không nhớ rõ quy tắc xếp giá sẽ dễ dàng dẫn đến việc xếp giá bị sai và từ đó khó tránh khỏi việc không tìm ra tài liệu phục vụ độc giả

Ngoài ra còn có những yếu tố khác như điều kiện tự nhiên, m i trường tác động tới việc tổ chức tài liệu, các yêu cầu về bảo quản đối với từng loại hình tài liệu, các yêu cầu về phòng chống cháy nổ đối với kho tài liệu cũng ảnh hưởng tới việc tổ chức tài liệu trong thư viện

1.2 ơ sở lý luận về bảo quản tài liệu

1.2.1 Khái niệm về bảo quản tài liệu

Thư viện là thiết chế văn hó , là nơi lưu giữ và phổ biến các di sản thư tịch

củ văn hó nh n loại Do đó, bảo quản tài liệu có ý nghĩ qu n trọng trong công tác

th ng tin thư viện, đặc biệt là trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay

Theo Cẩm nang nghề Thư viện (2001) củ T.S Lê Văn Viết, bảo quản tài liệu

là thực hiện những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu được lưu giữ trong kho Như vậy bảo quản tài liệu chính là sự chăm sóc các tài liệu, đảm bảo cho các tài liệu luôn trong tình trạng tốt nhất để có thể phục vụ độc giả có hiệu quả Ngày nay, bảo quản tài liệu còn trở thành nhiệm vụ tiên quyết trong việc bảo tồn di sản thư tịch nhân loại Thư viện Quốc hội Mỹ còn xem bảo quản đóng v i trò v cùng qu n trọng, nâng công tác bảo quản nên thành

Khoa học Bảo quản (Preservation Science), một ph n ngành trong Thư viện học

Thư viện xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử loài người và việc bảo quản cũng xuất hiện khi tài liệu được đư vào lưu trữ Tuy nhiên tới những năm 40 của thế kỷ trước, bảo quản tài liệu mới được thực sự chú trọng trong c ng tác thư viện Hiện nay, tài liệu kh ng còn đơn thuần chỉ ở dạng giấy Các bộ sưu tập số đã trở nên rất phổ biến ở các cơ qu n th ng tin- thư viện Cho nên, bảo quản tài liệu không chỉ thuần túy là công việc chuyên môn củ thư viện mà nó còn là sự giao thoa liên ngành giữa hóa học, lý học, sinh học và công nghệ thông tin

Cho tới n y, trong các cơ qu n th ng tin thư viện, bảo quản tài liệu được thực hiện thành hai loại là bảo quản chung và bảo quản phục chế Bảo quản chung tài liệu là bảo quản nhằm ngăn chặn sự xuống cấp của tài liệu theo thời gian Bảo quản phục chế là sửa lại tài liệu, làm mới lại tài liệu, tái tạo lại tài liệu khi chúng xuất hiện các hỏng hóc về mặt lý tính và hóa tính Bên cạnh đó, việc trang bị hệ thống phòng chống cháy nổ cũng được xem là biện pháp bảo quản quan trọng trong việc đảm bảo tài liệu được nguyên vẹn tránh nguy cơ cháy, nổ và đảm bảo tính mạng cán bộ làm c ng tác th ng tin thư viện khi họ đ ng làm việc trong m i trường

dễ cháy

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản tài liệu đã tạo ra rất nhiều thuận lợi và có thể nói là giữ vai trò quan trọng trong các cơ qu n th ng tin thư viện hiện đại Công nghệ mã số mã vạch, phần mềm kết nối với các máy móc kiểm soát

độ ẩm, công nghệ số… đã giúp việc bảo quản tài liệu đ phương tiện cũng như tài liệu giấy trở nên hiệu quả Chính vì vậy, hiện nay, nhiều cơ qu n th ng tin thư viện trên thế giới cũng như ở Việt N m đ ng đư dần những ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu bảo quản tài liệu thư tịch của họ

1.2.2 Vai trò của bảo quản tài liệu

Cho đến nay, tất cả cộng đồng thư viện thế giới đều nhận thấy tầm quan trọng thực sự của công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu có vai trò quan trọng, quyết định tới công tác bảo tồn di sản thành văn và được xem là vấn đề sống còn

củ các thư viện hiện nay Hiện n y, các thư viện thế giới đầu tư mạnh mẽ về cả nhân lực, vật lực, tài lực vào bảo quản tài liệu và họ vẫn đ ng tiếp tục đầu tư mạnh hơn nữa cho công tác này

Mục đích cơ bản của bảo quản tài liệu là giữ vững tính hữu dụng của tài liệu (còn gọi là tính khai thác) Chúng bao gồm sự vững chắc của tài liệu trước các tác động cơ học trong quá trình sử dụng, kh i thác và tính đàn hồi của tài liệu trước những biến dạng do tác động cơ học từ quá trình sử dụng Bên cạnh đó, bảo quản tài liệu giúp tài liệu chống chịu sự ăn mòn của các yếu tố tự nhiên như ánh sáng, nước, thoái hóa tự nhiên của tài liệu, chống chịu được côn trùng gây hại Mục đích cơ bản của bảo quản tài liệu nhằm đạt tới mục tiêu bảo tồn tư liệu, di sản thành văn của con người Khi nói tới bảo quản tức là nói tới các biện pháp kỹ thuật nhằm duy chì tình trạng vật lý ổn định và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Nói tới bảo tồn là nói tới việc duy trì và lưu giữ các giá trị nội dung và những giá trị phi vật chất khác liên quan tới tài liệu

Chư b o giờ trong lịch sử ngành thông tin - thư viện, bảo quản tài liệu lại giữ vai trò quan trọng như vậy Bảo quản vốn tài liệu chính là bảo quản kho tàng văn hó và kho học của mỗi cộng đồng dân tộc nói riêng và của thế giới nói chung Nó được xem như sự bảo vệ tài sản của quốc gia, bảo vệ tinh hoa của dân tộc từ đó nó làm tăng giá trị của vốn tài liệu do lưu giữ được lâu dài, qua nhiều

thời kỳ lịch sử, tăng thêm giá trị quý hiếm của vốn tài liệu để từ đó bảo tồn được những tinh hoa của nhân loại Dưới góc độ lịch sử, tài liệu là những chứng nhân không thể thay thế minh chứng thời kỳ lịch sử đã qu của nhân loại Do vậy, bảo quản tài liệu nhằm bảo tồn quá khứ, bảo tồn những mảnh ghép ký ức của từng dân tộc, nhân loại nói chung

1.2.3 ác nguyên n n g y ư ỏng tài liệu

Như đã được đề cập tới, theo pháp lệnh Thư viện, tài liệu là một d ng v t

ch n nh ng thông tin ở d ảnh nhằm

mụ í bảo quản và sử dụng Do đó, tài liệu có thể được làm từ giấy, từ từ tính,

từ phim và tức nhiều chất liệu khác nhau Chính vì thế, sẽ có nhiều nguyên nhân

g y hư hỏng tài liệu.Tùy theo từng loại hình tài liệu mà các nguyên nh n đó sẽ khác nhau

Các tài liệu được lưu trữ trong thư viện luôn phải đối mặt với nguy cơ hư hỏng và bị xâm hại Xét về nguyên nhân, có thể chi các nguyên nh n g y hư hỏng tài liệu theo 4 nhóm sau:

 N y i do sinh v t

Đó là những tài liệu bị hư hại do sự phá hoại của sinh vật Các loại sinh vật

g y hư hại phổ biến nhất là nấm mốc, vi khuẩn, c n trùng, động vật

Vi sinh vật bao gồm các loại vi khuẩn khác nhau sinh sản và phát triển rất nhanh trên các tài liệu được làm từ hữu cơ hoặc có nguồn gốc tự nhiên như d thú, mẫu vật, các tiêu bản… Chúng làm hại tài liệu rất nhanh, gây biến dạng hoặc ăn mòn tài liệu từ đó dẫn tới việc không thể sử dụng các tài liệu ấy Nấm mốc cũng là một dạng vi sinh vật bé li ti, sống ký sinh trên vật khác Nấm mốc xuất hiện do sự gieo rắc các bào tử trong kh ng khí, được gió đư tới Khi gặp điều kiện tự nhiên và

độ ẩm thích hợp, nấm mốc xuất hiện, phát triển và lan rất nhanh Nấm mốc ăn mòn tài liệu, gây biến dạng tài liệu và suy yếu Việt N m là nơi có khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng ẩm, do vậy, đ y là điều kiện thuận lợi để các loại nấm mốc có thể mọc và phát triển bất cứ đ u Chính vì thế, ở Việt N m, nguy cơ nấm mốc đối với các tài liệu là luôn hiện hữu đặc biệt trên các dạng tài liệu được làm từ da thú

- N y i do côn trùng: Côn trùng (còn gọi là sâu bọ) là các

loại động vật kh ng xương sống thuộc ngành chân khớp Chúng cũng là loài sinh sôi và nảy nở nhanh trong những điều kiện nóng ẩm như ở Việt N m Đối với tài liệu, chúng thường xuất hiện và cư trú trên những tài liệu bằng giấy Chúng cũng bị thu hút bởi keo và hồ dán Hai loại này còn được chúng ư thích hơn giấy vì thành phần xenlulo trong giấy thường khó tiêu hóa Tài liệu không chỉ bị gây hại bởi hành

vi ăn và gặm nhấm của chúng mà còn bởi hành vi làm tổ hoặc đào hầm di chuyển

củ chúng như mối, mọt

Người t thường thấy mối, mọt, kiến, gián, rệp sách, nhậy trong các nơi lưu trữ tài liệu Ngoài ra còn một số loài khác nữ Các hư hại do chúng thường là do chúng gặm nhấm, ăn mòn tài liệu, đục lỗ tài liệu, gây thoái hóa tài liệu bởi những dịch tiết ra từ quá trình ăn hoặc làm tổ của chúng Có những loài chỉ xuất hiện khi

độ ẩm m i trường tăng c o như rệp sách Do kích cỡ nhỏ bé nên chúng có thể len lỏi vào tài liệu qua các khe hở của kho, của giá tài liệu, chui vào giữa tài liệu để sống Chúng tồn tại ở bất kỳ chỗ nào ở nơi lưu giữ tài liệu

Vòng đời tồn tại củ c n trùng kh ng dài nhưng do mức độ sinh sản quá nhanh củ chúng đã dẫn đến mức độ gây hại củ chúng cũng tăng theo Trong vòng đời côn trùng, mức độ gặm nhấm và làm tổ mạnh nhất là gi i đoạn trưởng thành Vì tốc độ sinh sản nhanh chóng nên các tổ côn trùng sẽ khiến tài liệu rất nhanh bị hủy hoại Thức ăn của côn trùng không chỉ là giấy và da mà còn cả những nguồn thức

ăn hữu cơ khác tồn tại ở khu vực lưu trữ như đồ thức ăn thừa của cán bộ làm việc, xác động vật chết như chuột, chất thải củ con người và động vật Trong kho lưu trữ

có thể có cả những côn trùng không gây hại cho sách nhưng chúng lại thu hút các loài côn trùng gây hại cho tài liệu đến sống quần cư Do đó việc tồn tại của côn trùng cho dù gây hại hay vô hại tại nơi lưu trữ tài liệu cũng đều có tác hại như nh u

- N y d ộng v t: Động vật ở đ y là chuột Trong kho tài

liệu luôn có chuột, một loài gặm nhấm gây hại rất khủng khiếp Chúng không chỉ gặm tài liệu để mài răng mà còn làm tổ trong kho Bên cạnh đó, trong quá trình tìm kiếm thức ăn, chúng cũng th về tổ Như vậy tài liệu không chỉ bị cắn xé mà còn bị

hư hại do thức ăn chúng đem về và chất thải do chúng thải ra Phân chuột và nước tiểu của chuột là thành phần làm ải tài liệu rất nhanh Ngoài ra, chuột sống ở đ u sẽ

có nhiều loài côn trùng khác tới quần cư như kiến, rệp sách, gián…

 N y y d ộng ờng

- Ánh sáng: Ánh sáng mặt trời cũng là một trong những tác nhân gây hại chủ yếu cho tài liệu Người ta sử dụng mực, các chất bắt sáng, thuốc nhuộm để tạo nên hình ảnh của chữ viết Những chất này chịu tác động mạnh mẽ của ánh sáng Ánh sáng mặt trời làm các chất này bong và phai màu, mất màu rất nhanh Bên cạnh

đó, ánh sáng còn làm kh xác các loại giấy, da, và nhiều chất liệu tài liệu khác dẫn đến tình trạng giòn, dễ gãy vỡ của tài liệu Ánh sáng còn là chất xúc tác mạnh mẽ đối với nhiều phản ứng hóa học Do đó, tài liệu khi gặp ánh sáng dễ biến đổi về cấu trúc vật lý cũng như cấu trúc hóa học Tuy nhiên sự biến đổi này thường không xuất hiện ngay mà trải qua một quá trình l u dài Do đó, ánh sáng kh ng lu n là yếu tố thực sự được chú ý hơn trong vấn đề bảo quản

- Nhiệt độ và độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm có ảnh hưởng khá mạnh mẽ tới tài liệu Nhiệt độ cao, thấp cũng như mức độ ẩm trong không khí quyết định tới việc sinh sản và phát triển của nhiều loài c n trùng đ ng sinh sống và gây hại cho tài liệu Ngoài ra, có nhiều loại tài liệu hút ẩm như các tài liệu làm từ giấy, da, phim, ảnh Chúng đều dễ dàng bị hư hại khi nhiệt độ quá cao hoặc độ ẩm quá lớn

- Thiên tai: Bão, động đất cũng là những yếu tố g y hư hại tài liệu Động đất g y đổ, rơi tài liệu, gãy nát tài liệu Bão phá hủy nhà cửa và kho tàng bảo quản tài liệu

- Bụi: Bụi được xem như một dạng ô nhiễm không khí Bụi thường xuất hiện sau một thời gian dài Nó bám vào tài liệu, nằm ở những lỗ li ti của bề mặt tài liệu Chúng bào mòn tài liệu và gây biến dạng tài liệu sau một thời gian bám vào bề mặt

 Những tác động củ con người

Con người cũng được xem là một trong những nguyên nh n g y hư hại tài liệu mạnh mẽ nhất Hành vi đọc sách không giữ gìn, xé xách, cắt tài liệu hoặc sử dụng các loại bút kh ng đúng cách cũng như làm đổ đồ ăn vào tài liệu cũng đẩy tài liệu tới sự hủy hoại Ngoài r hành vi quăng, ném tài liệu, để chồng quá nhiều tài liệu nên nhau dẫn đến việc tài liệu phải chịu tải quá lớn cũng g y hại cho tài liệu Thêm vào đó, việc bảo vệ tài liệu kh ng đúng cách như sắp xếp tài liệu không hợp

lý, sử dụng các chất diệt c n trùng nhưng lại gây hại cho tài liệu cũng sẽ làm cho tài liệu bị hỏng

Những cuộc chiến tr nh cũng g y r rất nhiều hư hại cho tài liệu như việc bỏ bom gây nổ hoặc cháy kho tài liệu Những hành vi tịch thu và tiêu hủy sách vở của

qu n đội Đức trong Thế chiến thứ hai là hình ảnh minh họa tiêu biểu cho nguyên

nh n địch họa

- Hỏa hoạn: Đ y kh ng phải là hỏa hoạn đến từ tự nhiên, là do con người gây

ra Chúng có thể do sự cố cháy, chập hệ thống điện trong kho tài liệu, do sự bất cẩn trong sử dụng điện củ người làm việc trong kho

1.2.4 ác p ương p áp bảo quản tài liệu

Có nhiều loại hình tài liệu khác nhau sẽ dẫn tới có nhiều phương pháp bảo quản tài liệu khác nhau Tùy theo từng loại hình tài liệu và nguyên nh n g y hư hỏng mà cán bộ làm công tác bảo quản sẽ quyết định lựa chọn giải pháp cho phù hợp và đảm bảo tối ưu hiệu quả của việc bảo quản tài liệu

 Nhóm nguyên nh n g y hư hại do động vật, côn trùng, vi sinh vật:

- Đối với chuột, ki n, gián, mối, mọt sách: Cán bộ thư viện có thể sử dụng

việc đặt bẫy, đặt thuốc để diệt chuột, phun thuốc diệt kiến, gián, xông thuốc chống mối mọt Vệ sinh sạch sẽ và kiểm tr thường xuyên kho tàng để phá hủy và dọn sạch tổ của các loài gặm nhấm và mọt sách

- Đối với n m mốc: Sử dụng máy hút bụi chuyên dụng hút nấm mốc, lau

tài liệu bằng vải Đặt máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm để kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ trong kho

 Nhóm nguyên nh n g y hư hại do tác động vật lý và hóa học:

- Đối với ánh sáng: Sử dụng rèm chống nắng bằng các chất liệu như vải,

nhựa hoặc vải chống cháy

- Đối với nhi ộ ộ ẩm: Đặt máy điều hò cũng như máy hút ẩm nhằm

kiểm soát nhiệt độ cũng như độ ẩm m i trường nhằm tránh cho tài liệu hút ẩm dễ mục nát đồng thời giảm thiểu điều kiện phát triển nấm mốc

- Đối với thiên tai: Khi nhận được dự báo thiên tai hoặc bão, cơ qu n th ng

tin thư viện cần có biện pháp phòng tránh như chống hắt nước mư , tốc mái, kiểm

tr định kỳ thường xuyên đối với kho tàng đặc biệt là những kho tàng chư được thực sự kiên cố dễ xảy ra dột mái

- Đối với bụi: Làm vệ sinh sạch sẽ kho tài liệu thường xuyên, sử dụng máy

hút bủi, chổi quét bụi chuyên dụng nhằm làm sạch tài liệu

 Đối với tác động củ con người:

- Đối với những ộng v t lý tr c ti p vào sách: Chúng bao gồm hành vi

đọc, giở sách, viết bậy, vẽ, dây mực, làm bẩn trang sách, cắt xé tài liệu, sắp xếp tài liệu không hợp lý Tại các thư viện, cần có nội quy quy định việc đọc cụ thể, những loại đồ dùng văn phòng phẩm nào được sử dụng trong m i trường thư viện đối với độc giả và có chế tài xử phạt thật nặng đối với những hành vi hủy hoại tài liệu để

m ng tính răn đe triệt để Đồng thời, cơ qu n thư viện cần xem xét thường xuyên việc sắp xếp tài liệu để tránh những tác động kh ng đáng có tới tài liệu Bên cạnh

đó, việc photocopy, quét tài liệu cũng cần sử dụng máy chuyên dụng có thể điều chỉnh nhiệt độ củ bóng đèn máy photo và máy quét Nhiệt độ của những bóng này tác động rất mạnh tới tài liệu, gây khô ròn tài liệu rất nhanh và quá trình giở sẽ khiến các trang tài liệu dễ bong tróc, rách nát

- Đối với ch họa, khi xảy ra chiến tranh, tài liệu cần được đư vào nơi

đảm bảo an toàn tránh bị hỏa hoạn hoặc bị tác động mạnh từ bom đạn Trong nhiều trường hợp, cơ qu n th ng tin thư viện có thể sơ tán tài liệu tới những nơi n toàn

- Đối với hỏa ho d ời g y r : Cơ qu n th ng tin thư viện cần

lắp đặt hệ thống chữa cháy tự động và tối ưu phù hợp với điều kiện thực tế củ cơ

qu n Đặt thêm bình chữ cháy đơn lẻ tại những nơi gần khu vực kho để chống cháy nhanh chóng và tránh việc cháy lan Xây dựng kế hoạch chữa cháy có hệ thống và luyện tập cán bộ thường xuyên theo từng tình huống cháy để có thể đảm bảo bảo vệ tài liệu ở mức tối ưu

Ngoài ra, hiện nay, bảo quản tài liệu còn có thêm hai biện pháp khác cũng được xem là quan trọng: Đó là phục chế tài liệu cổ và nhân bản tài liệu

để làm mới lại tài liệu và tăng thêm tuổi thọ cho tài liệu Việc phục chế tài liệu không chỉ làm tăng thời gian sử dụng tài liệu mà còn là một trong những tiền đề cho việc tiến hành bảo tồn văn hó thành văn của nhân loại

Việc phục chế tài liệu khá phức tạp không phải cơ qu n th ng tin thư viện nào cũng có thể tự mình tiến hành Công việc này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và thực hiện trên cơ sở hợp tác giữ các nhà văn hó , nhà khảo cổ, nhà thư tịch, nhà hóa học và vật lý Đồng thời phục chế tài liệu đòi hỏi nguồn kinh phí không nhỏ vào việc mua và tìm mua chất liệu để phục chế Ngoài ra, cần phải có những dụng cụ chuyên biệt cho công tác phục chế

- Nhân bản và chuy n d ng tài li u: Có h i phương pháp nh n bản tài liệu

Đó là photocoy tài liệu, chụp ảnh tài liệu và số hó toàn văn tài liệu

Đối với photocopy tài liệu, các thư viện sử dụng phương pháp này để tránh việc sử dụng tài liệu gốc Tuy nhiên, khi tiến hành nhân bản tài liệu, cơ qu n th ng tin thư viện cần sử dụng máy photocopy có thể điều chỉnh nhiệt độ củ đèn quét nhằm kiểm soát nhiệt độ tác động lên tài liệu Tài liệu s u khi photo để phục vụ được xem là tài liệu thứ cấp

Chụp ảnh tài liệu là chụp tài liệu theo dạng vi phim, vi ảnh Tài liệu được chụp ảnh theo dạng vi phim đen trắng hoặc màu Đầu ra là các tài liệu vi phim theo dạng phim âm bản hoặc dương bản Để có thể chuyển dạng tài liệu, cần có thiết bị chụp vi phim và máy đọc tài liệu vi phim Các tài liệu vi phim được bảo quản trong hộp nhôm có lót giấy hút ẩm, đặt trong m i trường được đảm bảo về nhiệt độ và độ

ẩm không khí

Số hóa tài liệu nhằm bảo vệ bản gốc tránh được sự tác động vật lý của con người trong quá trình sử dụng đồng thời vẫn thể hiện được nội dung tài liệu Người đọc đọc trên các bản tài liệu số Hơn nữa, tài liệu số còn thể hiện vượt qua bản gốc Công nghệ số cùng những công nghệ xử lý ảnh được tích hợp sẽ giúp cho việc tái tạo hình ảnh đã bị hủy hoại của tài liệu như mờ, mất nét của tài liệu sẽ được làm rõ trở lại Khi số hó toàn văn tài liệu, thư viện sử dụng máy quét (sc nner) để quét ảnh tài liệu S u đó, các ảnh được đư vào phần mềm chỉnh sủ và số hóa, tập hợp thành file dạng sách Cuối cùng được tổ chức đư vào lưu trữ và phục vụ Tài liệu

sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và phục vụ theo các định dạng điện tử đầu ra của phần mềm số hó Các máy sc nner được sử dụng cũng là những máy chuyên dụng, quét với tốc độ nh nh, điều chỉnh được nhiệt độ củ đèn quét Khi một hoặc một vài tài liệu được số hó , người ta có thể lưu trữ bất kỳ ở đ u trên máy tính Khi số lượng tài liệu lên tới con số hàng trăm, hàng nghìn, vấn đề lưu trữ được đặt ra Các tài liệu số hó được lưu trữ trên ổ đĩ cứng của các máy chủ hoặc ổ cứng dời có dung lượng lưu trữ rất lớn Bên cạnh đó, tài liệu số cũng được lưu trữ trên các đĩ quang, CD-Rom

Ngoài r , các cơ qu n th ng tin thư viện trên thế giới cũng như ở Việt Nam còn trang bị thêm máy móc như máy là tài liệu, máy hút ẩm chân không tạo điều kiện phục vụ tốt công tác bảo quản Bên cạnh đó, các cơ qu n th ng tin thư viện cũng cần xây dựng kế hoạch bảo quản và chiến lược phát triển để từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu được tiến hành định kỳ, liên tục và xuyên suốt

1.2.5 Các yếu tố tác động đến hoạt động bảo quản tài liệu

Có thể nói hoạt động bảo quản tài liệu đóng v i trò qu n trọng trong công tác thư viện hiện đại Có hai yếu tố tác động trực tiếp nên hoạt động bảo quản tài liệu

Đó là yếu tố nhân lực và tài lực

Các hoạt động bảo quản tài liệu đều do cán bộ thư viện tiến hành Như đã biết, bảo quản là sự kết hợp giữa hóa học, lý học, thư tịch học và thư viện học Do

đó, yếu tố nhân lực chi phối mạnh mẽ tới công tác bảo quản Sự hiệu quả của công tác bảo quản phụ thuộc khá nhiều vào trình độ cán bộ C ng tác này đòi hỏi người cán bộ phải nắm vững các vấn đề liên quan tới việc bảo vệ tài liệu cũng như những quy định về phòng chống cháy nổ Bất kỳ một hành vi thiếu trách nhiệm và thiếu chuyên môn nào của cán bộ bảo quản cũng tác động trực tiếp tới tài liệu, gây hủy hoại tài liệu trực tiếp hoặc gián tiếp Sự tồn tại của tài liệu lâu hay chóng phụ thuộc trực tiếp vào trình độ của cán bộ bảo quản ngay cả trong trường hợp thiếu kinh phí duy trì hoạt động bảo quản Trong khá nhiều các cơ qu n th ng tin tư liệu hiện nay,

có rất nhiều các cán bộ được tuyển về làm công tác bảo quản không có hoặc thiếu kiến thức về bảo quản tài liệu Sự cẩu thả, vô trách nhiệm, thiếu hoặc không có chuyên m n đã đẩy công tác bảo quản đi tới sự không hiệu quả, làm qua loa

Hiện nay, ở Việt Nam, công tác bảo quản chư thực sự được quan tâm Tài liệu ở đó được photo khá tùy tiện và tràn lan Việc tổ chức tài liệu chư thực sự khoa học, xếp giá tài liệu không ngay ngắn, không có quy chế đọc cụ thể đối với từng loại hình tài liệu là khá phổ biến Điều đó phản ánh nhận thức về việc gìn giữ

và bảo vệ tài liệu củ cơ qu n có tài liệu kh ng c o, chư thật sự hiểu biết về bảo quản tài liệu Ngoài r , như đã nói ở trên, trình độ cán bộ ảnh hưởng rất mạnh mẽ đến bảo quản tài liệu Như trước đ y, ở Việt N m, thư viện thường sử dụng thuốc bột DDT để bảo quản tài liệu, chống côn trùng, mối mọt Điều này đã g y hư hại ngược lại cho tài liệu rất mạnh mẽ Thậm chí, cho đến hiện nay, một biện pháp hay được sử dụng để làm khô tài liệu khi bị ướt là đem phơi r nắng Kết quả của biện pháp này là sách giòn, bay mực Những thực tế trên cho thấy trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác bảo quản đóng v i trò khá qu n trọng trong sự hiệu quả của công tác bảo quản vốn tài liệu

Yếu tố thứ hai ảnh hưởng tới việc bảo quản đó là yếu tố tài lực Tài chính hay còn gọi là nguồn kinh phí ảnh hưởng trực tiếp và rõ ràng tới hoạt động bảo quản Hoạt động này cần có sự kết hợp của nhiều cán bộ, hợp tác của nhiều cơ

qu n Để có thể thực hiện như vậy đòi hỏi phải có nguồn kinh phí không nhỏ Đó là thực tế không chỉ ở Việt Nam mà cả trên thế giới Thêm nữa, công tác bảo quản cần phải được xây dựng chiến lược lâu dài, thực hiện liên tục và xuyên suốt Nếu thiếu kinh phí hoặc nguồn kinh phí kh ng đủ sẽ kh ng đảm bảo sự liên tục và xuyên suốt trong hoạt động bảo quản tài liệu Bên cạnh đó, việc đầu tư kinh phí hiện đại hóa công tác bảo quản, đào tạo cán bộ n ng c o trình độ, đẩy mạnh nghiên cứu khoa học trong bảo quản tài liệu là rất cần thiết Thiếu kinh phí, các vấn đề này sẽ khó phát triển và phát triển thiếu đồng bộ Hơn nữ , kinh phí cũng tác động tới đời sống của cán bộ làm công tác bảo quản Cán bộ bảo quản hoạt động trong m i trường rất độc hại Việc có kinh phí bồi dưỡng giúp họ yên t m c ng tác cũng là một yếu tố tác động không nhỏ đến hiệu quả của c ng tác bảo quản tài liệu

Ngoài ra, yếu tố cơ sở vật chất và kỹ thuật cũng tác động tới công tác bảo quản Việc đầu tư cơ sở vật chất cũng chính là từ nguồn kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản, thuộc yếu tố tài lực và kỹ thuật chính là từ việc n ng c o trình độ

cán bộ chuyên môn công tác bảo quản, thuộc yếu tố nhân lực Do vậy, yếu tố tài lực

và yếu tố nhân lực đều có tầm quan trọng ngang nhau trong hoạt động bảo quản tài liệu Chúng đều tác động rất mạnh tới hoạt động này Nếu thiếu một trong hai yếu

tố nói trên, công tác bảo quản tài liệu chắc chắn sẽ kh ng đạt hiệu quả cao

1.3 Trung tâm Thông tin - ưu trữ Địa chất với công tác tổ chức và bảo quản tài liệu

1.3.1 Giới thiệu chung về Trung tâm Thông tin- Lưu trữ Đ a chất

Trung t m Th ng tin Lưu trữ Đị chất (TTTTLTĐC) là cơ qu n trực thuộc Tổng cục Đị chất và Khoảng sản, Bộ Tài Nguyên và M i trường Năm 1978, Viện Bảo tàng và Lưu trữ Đị chất được thành lập Qu nhiều lần đổi tên, năm 2003, cơ

qu n m ng tên chính thức là Trung t m Th ng tin Lưu trữ Đị chất Tên gọi này được giữ cho tới hiện n y TTTTLTĐC là một đơn vị chuyên ngành trong lĩnh vực kho học về th ng tin tư liệu đị chất, khoáng sản, và xuất bản tài liệu đị chất, khoáng sản Trung t m Th ng tin - Lưu trữ đị chất có các chức năng s u:

- Thực hiện việc kiểm tr , thu nhận và lưu giữ, bảo quản các tài liệu báo cáo

đị chất nộp vào Lưu trữ đị chất theo quy định

- Thực hiện việc nghiên cứu, thử nghiệm tổng hợp th ng tin tư liệu đị chất phục vụ c ng tác quản lý, nghiên cứu, điều tr đị chất khoáng sản và hoạt động khoáng sản

- X y dựng hệ thống dữ liệu đị chất nhằm lưu giữ và tìm kiếm các th ng tin

- N ng c o nhận thức cộng đồng về tài nguyên đị chất

Cơ cấu tổ chức củ Trung t m TTLTĐC gồm b n Giám đốc (1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc) và 06 phòng b n trong đó có 02 phòng giúp b n giám đốc thực hiện chức năng quản lý (Văn phòng, phòng Kế toán thống kê) và 04 phòng chuyên m n (phòng Công nghệ và Th ng tin đị chất, phòng Lưu trữ Đị chất, phòng Thu thập

Chức năng - nhiệm vụ củ 04 phòng chuyên m n:

1 Phòng ông nghệ và Thông tin địa chất:

● Duy trì Website trên Internet;

● Thiết kế hệ thống, lập trình;

● Đảm bảo hoạt động củ hệ thống máy tính trong Trung t m;

● Nghiên cứu và chuyển gi o c ng nghệ;

● Đào tạo tin học Đị chất

2 Phòng ưu trữ Địa chất:

● Bảo quản tài liệu nộp lưu trữ theo quy định;

● Cung cấp tài liệu lưu trữ theo quy định;

● Tổng hợp th ng tin đị chất;

● Phục chế tài liệu đị chất;

● Hệ thống cơ sở dữ liệu đị chất

3 Phòng Thu thập và xử lý dữ liệu Địa chất:

● Kiểm tr ; thu nhận báo cáo nộp Lưu trữ theo quy định

● Thống kê, lập D nh mục các báo cáo đị chất đã gi o nộp

● Bảo quản tài liệu;

● Ứng dụng c ng nghệ th ng tin trong thu thập, xử lý và kh i thác tài liệu;

● Phục vụ kh i thác tài liệu

TTTTLTĐC hiện đ ng lưu giữ toàn bộ các báo cáo Địa chất do các tổ chức,

cá nhân tiến hành điều tra Địa chất và Khoáng sản trên lãnh thổ Việt Nam thành lập, các tài liệu ở đ y có hệ thống từ nghiên cứu cấu trúc địa chất, lập bản đồ Địa chất theo các tỷ lệ, đặc biệt là các tài liệu về tìm kiếm, thăm dò khoáng sản, Địa chất

thuỷ văn, Địa chất công trình, Địa chất m i trường Chúng đã trở thành tài sản vô giá của Quốc gia, có vai trò đặc biệt trong việc cung cấp các tài liệu cơ bản cho việc nghiên cứu và phát triển các ngành khoa học - kỹ thuật, kinh tế của quốc dân có liên quan đến lòng đất, đặc biệt là khai thác khoáng sản

Từ khi thành lập cho đến nay, số lượng tài liệu lưu trữ tại TTTTLTĐC đã lên tới con số hàng vạn Bên cạnh những tài liệu được kế thừa từ thời Pháp thuộc bao gồm các bản báo cáo Địa chất viết t y đến các báo cáo, tài liệu Địa chất in ở dạng sách, còn có các loại tài liệu Địa chất được bổ sung và thu nhận từ khi thành lập TTTTLTĐC đến nay ở khắp mọi miền đất nước Các loại hình tài liệu cũng đ dạng hơn, ngoài tài liệu dạng giấy, TTTTLTĐC còn lưu trữ cả tài liệu đ phương tiện, các

bộ sưu tập số phục vụ cho công tác nghiên cứu địa chất Các tài liệu được tổ chức lưu trữ theo loại hình tài liệu như Kho báo cáo địa chất, Kho Báo tạp chí, Kho tài liệu liệu chuyên ngành… Ngoài việc phục vụ truyền thống như phục vụ mượn, đọc, sao chép tại chỗ, TTTTLTĐC còn phục vụ từ xa thông qua dịch vụ trên trang chủ http://www.idm.gov.vn/ Cũng do đặc thù của tài liệu, do yêu cầu về chức năng hoạt động củ đơn vị và cũng do thực tế, TTTTLTĐC được tổ chức thành hai hệ thống là: Lưu trữ tài liệu và Thư viện Hai hệ thống tổ chức và phục vụ tài liệu riêng biệt

1.3.2 Quy trình tổ chức và bảo quản tài liệu Đ a chất tại Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Đ a chất

Có hai loại tài liệu được tổ chức thành hai hệ thống riêng biệt tại TTTTLTĐC Đó là tài liệu do thư viện bổ sung và tài liệu địa chất thu nhận theo chế độ nộp lưu trữ quốc gia

Đối với báo cáo địa chất, tác giả (hoặc là cơ qu n hoặc là cá nhân) phải nộp hai bản theo quy định hiện hành của Bộ Tài nguyên và M i trường Đối với mỗi báo cáo Dị chất khi được thu nhận, cán bộ trung tâm kiểm tr các báo cáo địa chất theo các quy định hiện hành về giao nộp sản phẩm Sau khi kiểm tra thấy đạt yêu cầu, cán bộ viết phiếu xác nhận đã gi o nộp sản phẩm và đư tài liệu vào phân loại Tài liệu được phân loại theo chủ đề do Trung tâm tự xây dựng trên cơ sở khoa học ngành và gán ký hiệu kho lưu trữ theo quy định S u đó, tài liệu được đư vào kho xếp giá

Hình 1.2: Sơ đồ quy trìn tổ c ức lưu trữ và bảo quản Báo cáo Đ a c ất

Đối với tài liệu liên qu n đến địa chất, phục vụ nghiên cứu khoa học địa chất

do thư viện bổ sung, được tổ chức và đư vào lưu trữ theo trình tự củ ngành thư viện bắt đầu từ bổ sung, biên mục, định ký hiệu, phân kho tài liệu củ thư viện, xếp giá, bảo quản

Hình 1.3: Sơ đồ quy trìn tổ c ức và bảo quản à l ệu c uyên ngành

Đ a c ất của t ư v ện

Ở TTTTLTĐC, có h i hệ thống kho chuyên biệt Hệ thống kho lưu trữ Báo cáo địa chất và hệ thống kho tài liệu củ thư viện Hệ thống kho lưu trữ Báo cáo địa chất gồm 3 loại kho: Kho lưu trữ quốc gia, Kho phục vụ ngành và Kho nguyên thủy Theo quy định các cơ qu n, cá nh n lập Báo cáo nghiên cứu đị chất và khoáng sản phải nộp cho Trung t m mỗi báo cáo với số lượng hai bản Một bản lưu

ở Kho lưu trữ quốc gia, một bản ở kho phục vụ theo chế độ lưu trữ do Bộ Tài nguyên và M i trường quy định Do đó, Kho lưu trữ quốc gi lưu một bản báo cáo địa chất theo chế độ lưu trữ Kho phục vụ ngành lưu bản còn lại theo chế độ phục

vụ Kho nguyên thủy lưu giữ các tài liệu chép tay, ghi chép lại các vấn đề liên quan tới địa chất, khoáng sản tại c ng trình Đối với tài liệu chuyên ngành ở thư viện, chúng được phân kho theo loại hình, ngôn ngữ gồm: Kho Báo - Tạp chí (tiếng

L tinh, tiếng Sl vo, tiếng Việt), Kho Sách (tiếng Việt, tiếng Nga,tiếng Pháp, tiếng

nh, chữ tượng hình), Kho tr cứu, bản đồ ,CD…

Như vậy, ở TTTTLTĐC tồn tại song song hai hệ thống tổ chức và bảo quản tài liệu là hệ thống lưu trữ và bảo quản báo cáo địa chất và hệ thống lưu giữ và bảo quản tài liệu chuyên ngành địa chất

THU NHẬN

ĐỊNH KH XẾP GIÁ, PHÂN KHO LƯU TRỮ

BẢO QUẢN

BỔ SUNG

TÀI LIỆU

X LÝ NGHIỆP V

ĐỊNH KH XẾP GIÁ, PHÂN KHO THƯ VIỆN

BẢO QUẢN

1.3.3 Đặc đ ểm nhu cầu tin và người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố cơ bản củ hoạt động th ng tin - thư viện Nhu cầu tin là đòi hỏi khách qu n về th ng tin củ cá nh n, tập thể hoặc nhóm xã hội nhằm đảm bảo duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức và thực tiễn Hoạt động th ng tin - thư viện củ từng ngành, từng cơ qu n lu n phải nghiên cứu đặc thù nhu cầu tin cụ thể củ người dùng tin để đáp ứng và kích thích nhu cầu tin củ họ phát triển Nghiên cứu nhu cầu tin củ người dùng tin nhằm phục vụ đầy đủ nhất, chính xác nhất những gì mà người dùng tin yêu cầu

Người dùng tin là bộ phận qu n trọng kh ng thể tách rời củ bất kỳ hệ thống

th ng tin nào Người dùng tin là yếu tố tương tác h i chiều với các đơn vị th ng tin

Họ vừ là đối tượng phục vụ, là khách hàng, là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch

vụ củ cơ qu n th ng tin - thư viện Người dùng tin thể hiện nhu cầu củ chủ thể hoạt động, tức là các cá nh n, tập thể, nhóm Những nhu cầu này chính là cơ sở để định hướng hoạt động củ các cơ qu n th ng tin - thư viện Đồng thời người dùng tin được coi là người sản xuất một phần “nguyên liệu th ng tin” cho hoạt động củ

cơ qu n S u khi nhận được các sản phẩm và dịch vụ th ng tin theo yêu cầu, người dùng tin th m gi vào các hoạt động như đánh giá nguồn tin, lự chọn và bổ sung tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động th ng tin, góp phần định hướng x y dựng và phát triển nguồn lực th ng tin, đến các hoạt động th ng tin - thư viện [13] Vì vậy nghiên cứu nhu cầu tin củ người dùng tin là việc làm cần thiết

1.3.3.1 ối t ng ng ời dùng tin

Đối tượng người dùng tin ở TTTTLTĐC b o gồm:

- Các cán bộ điều tr - nghiên cứu, giảng dạy trong lĩnh vực đị chất, do nh nghiệp kh i thác khoáng sản, x y dựng, nghiên cứu sinh, học viên c o học, : Đ y

là nhóm người dùng tin chủ yếu, là những người có trình độ c o, được đào tạo có hệ thống, có năng lực trí tuệ, là lực lượng qu n trọng triển kh i các ứng dụng kho học vào thực tiễn củ ngành

- Cán bộ lãnh đạo quản lý: Là những người điều hành các c ng việc và bộ máy quản lý hành chính, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động trong đơn

vị Họ vừ trực tiếp th m gi hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, đề án, tuy nhiên do phải đảm đương c ng tác quản lý nên thời gi n dành cho việc nghiên cứu tài liệu

kh ng nhiều

1.3.3.2 ặc i m nhu cầu tin, yêu cầu tin

- Các cán bộ kho học kỹ thuật làm c ng tác điều tr - nghiên cứu về đị chất khoáng sản ở các đơn vị sản xuất và các cơ qu n nghiên cứu kho học; giảng dạy ở các trường đại học, c o đẳng, trung học chuyên nghiệp về đị chất - khoáng sản, nghiên cứu sinh, học viên c o học, : Đ y là đối tượng đ ng đảo nhất, có trình độ chuyên m n c o, nhu cầu dùng tin củ họ đ dạng, chuyên s u, đòi hỏi độ chính xác

- Tài liệu về trữ lượng, chất lượng nước ngầm, nước khoáng, đị nhiệt,

- Tài liệu tổng hợp kết quả điều tr chuyên đề thuộc các lĩnh vực chuyên m n

củ đị chất học (đị hó , đị vật lý, đị chất thủy văn, đị chất c ng trình, đị chất

m i trường, đị chất sinh thái, đị chất y học, đị chất du lịch, đị chất bảo tồn,

- Tài liệu về đị chất - khoáng sản nước ngoài

Th ng tin đị chất khoáng sản có giá trị sử dụng rộng rãi trong các ngành kho học kỹ thuật và kinh tế quốc d n, chủ yếu là:

- Ngành c ng nghiệp: Làm cơ sở lập quy hoạch, thiết kế, kh i thác khoáng sản (c ng nghiệp kh i khoáng)

- Ngành n ng nghiệp: Tài liệu về khoáng sản làm ph n bón, nước ngầm phục

vụ tưới tiêu, cải tạo đất, cấp nước n ng th n,

- Ngành x y dựng: Tài liệu về đị chất c ng trình, nền móng c ng trình x y dựng, khoáng sản vật liệu x y dựng, nước ngầm cung cấp cho đ thị, tài liệu điều

tr cơ bản về đị chất phục vụ quy hoạch x y dựng đ thị