tìm hiểu kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý? liên hệ với một tổ chức giáo dục cụ thể?

Nắm bắt được quá trình thiết lập mục tiêu sẽ giúp người quản lý xác định được mục tiêu thật sự quan trọng cần đạt – xác định một cách chính xác những gì họ mong muốn đạt được và giai đoạ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC

TIỂU LUẬN MÔN: KHOA HỌC QUẢN LÝ

TÊN ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU KỸ NĂNG THIẾT LẬP MỤC TIÊU TRONG QUẢN LÝ?

LIÊN HỆ VỚI MỘT TỔ CHỨC GIÁO DỤC CỤ THỂ?

Học viên: Nguyễn Thị Thảo

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS.Phạm Ngọc Thanh

Chuyên ngành: Đo lường và Đánh giá trong giáo dục

Khoá: 2009



TP.HCM, tháng 12 năm 2011.

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU CHUNG

1 Lí do chọn đề tài……… 2

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài……… 2

3 Giới hạn nghiên cứu của đề tài………2

4 Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu 3

II PHẦN NỘI DUNG 2.1 Khái niệm và phân loại mục tiêu 3

2.1.1 Khái niệm mục tiêu 3

2.1.2 Phân loại mục tiêu 3

2.2 Vai trò của mục tiêu 4

2.3 Kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý 4

2.4 Liên hệ với công việc thiết lập mục tiêu của người quản lý Trường THPT Châu Văn Liêm, thành phố Cần Thơ 7

III KẾT LUẬN 9

Tài liệu tham khảo……… 10

I GIỚI THIỆU CHUNG

1 Lý do chọn đề tài

Mẫu số chung của tất cả những người thành công trong mọi lĩnh vực là khả năng thiết lập mục tiêu và chinh phục mục tiêu Ở đó, luôn có tầm nhìn xa

và động lực ngắn hạn, họ biết cách tập trung vận dụng kiến thức, tổ chức sắp xếp thời gian và nguồn lực để phục vụ tốt nhất cho công việc Vì thế, thiết lập mục tiêu trong quản lý giáo dục cũng là một công cụ rất hữu ích cho việc lên

kế hoạch phát triển tổ chức Nắm bắt được quá trình thiết lập mục tiêu sẽ giúp người quản lý xác định được mục tiêu thật sự quan trọng cần đạt – xác định một cách chính xác những gì họ mong muốn đạt được và giai đoạn nào phải tập trung hết nỗ lực của mình và của tổ chức, giúp họ xác định được những rào cản – trở ngại mà mình và tổ chức phải vượt qua, giúp họ tách bạch những vấn

đề quan trọng và những vấn đề không liên quan hoặc gây xao nhãng Đồng thời, việc thiết lập mục tiêu trong quản lý giáo dục còn là động lực thúc đẩy người quản lý cảm thấy tự tin và giải quyết vấn đề có hiệu quả hơn rất nhiều Chính vì tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu trong cuộc sống nói chung

và trong lĩnh vực quản lý giáo dục nói riêng nên tôi chọn đề tài “Tìm hiểu kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý? Liên hệ với một tổ chức giáo dục cụ thể?” để tìm hiểu nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc của tôi

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài này gồm có các mục tiêu sau:

- Giúp người quản lý giáo dục xây dựng và có kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý

- Là tư liệu tham khảo giúp người quản lý giáo dục xây dựng những mục tiêu phù hợp với tổ chức để đạt hiệu quả cao nhất trong công tác

3 Giới hạn nghiên cứu của đề tài

- Giới hạn về mặt thời gian: đề tài thực hiện trong khoảng thời gian từ

tháng 11 đến tháng 12 năm 2011

- Giới hạn về mặt không gian: đề tài thực hiện tìm hiểu ở trường THPT Châu Văn Liêm, thành phố Cần Thơ

- Giới hạn về mặt nội dung: tìm hiểu kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý

4 Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu

- Đối tượng ngiên cứu: kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý

- Khách thể nghiên cứu: người làm công tác quản lý

II PHẦN NỘI DUNG

2.1 Khái niệm và phân loại mục tiêu

2.1.1 Khái niệm mục tiêu

Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản lý muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiêu, mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau

2.1.2 Phân loại mục tiêu

Mục tiêu của công tác quản lý là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành các loại sau:

- Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau Ví dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh thường không giống nhau Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục

- Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn

có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm)

- Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không thể đo lường được hoặc rất khó đo lường Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được Những nhà quản lý ngày nay cho

rằng mục tiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt đến mức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ.Trong thực tế các tổ chức có thể thường gặp phải vấn đề đạt được mục tiêu này thì lại làm hỏng hay chí ít cũng làm phương hại đến mục tiêu khác Ví dụ như một số nhà quản

lý chỉ ra rằng việc nhấn mạnh các mục tiêu trước mắt chẳng hạn như giành thị phần có thể làm giảm đi sự tập trung những nỗ lực để thực hiện mục tiêu dài hạn là lợi nhuận Sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu cũng có thể đến từ các nhóm

có quyền lợi khác nhau đối với tổ chức bao gồm cổ đông, công nhân viên, nhà cung ứng, chủ nợ

Nhà quản lý cần phải xem xét nhằm đảm bảo hệ thống các mục tiêu phải hài hòa nhau

2.2 Vai trò của mục tiêu

Trong công tác quản lý, mục tiêu có vai trò rất quan trọng Mục tiêu đã được xác định là nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản lý Mặt khác, khi hướng đến mục đích dài hạn có tính chiến lược của tổ chức, mục tiêu quản lý không phải là những điểm mốc cố định mà là linh hoạt phát triển với những kết quả mong đợi ngày càng cao hơn trên cơ sở xem xét các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có của tổ chức Với nghĩa này, mục tiêu giữ vai trò rất quan trọng đối với tiến trình quản trị và quyết định toàn bộ diễn tiến của tiến trình này Ngoài ra, mục tiêu quản lý cũng đóng những vai trò quan trọng khác nhau tùy theo các kiểu quản lý, nó có các vai trò sau:

- Là phương tiện để đạt được mục đích

- Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân

bổ các nguồn lực

- Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động

- Hấp dẫn các đối tượng hữu quan (cổ đông, khách hàng, nhân viên…)

- Quyết định hiệu quả hoạt động của tổ chức

2.3 Kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản lý

Mục tiêu là nền tảng của hoạch định, là điểm kết thúc của một kế hoạch

đã ấn định Đồng thời, nó là điểm kết thúc của công tác tổ chức, xác định biên

chế, lãnh đạo và kiểm tra Vì vậy, khi thiết lập các mục tiêu cần chú ý đến các điều kiện thiết lập mục tiêu Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART:

Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

Measurable: đo lường được

Achievable: có thể đạt được, có tính vừa sức

Realistics: tính hiện thực, thực tế

Timebound: có giới hạn về thời gian

Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER Trong đó, E là Engagement: liên kết và R là Ralevant: thích đáng

Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa Xác định mục tiêu một cách thật rõ ràng, chính xác giúp ta tránh được sự nhầm lẫn trong khi lập ra kế hoạch, kiểm tra lại xem ta có thể đạt được mục tiêu ở mức độ nào

Measurable: đo lường được Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không? Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được Các mục tiêu phải dễ hiểu với những người sẽ thực hiện chúng Một mục tiêu có thể đo lường được có thể nâng cao kết quả thực hiện và dễ dàng cho việc kiểm tra Mỗi mục tiêu khác nhau sẽ có những tiêu chuẩn đánh giá không giống nhau Vì vậy, không thể mang tiêu chuẩn của mục tiêu này để đánh giá, đo lường mục tiêu khác

Mục tiêu bao gồm: Mục tiêu chung (tổng thể) và các mục tiêu riêng (cụ thể/bộ phận) Các mục tiêu được xác lập phải phù hợp với năng lực của tổ chức

Achievable: có thể đạt được, có tính vừa sức Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi Khi thiết lập mục tiêu ta phải bảo đảm kế hoạch này nằm trong khả năng của chúng ta Ban đầu phải đi từ dễ đến khó, không đặt ra những mục tiêu thật khó vì nó sẽ

dễ làm ta chán nản Đừng thiết lập những mục tiêu quá dễ dàng vì mục tiêu quá dễ là một con dao hai lưỡi, nó giúp ta dễ dàng đạt được nhưng cũng dễ làm ta mất đi động lực Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn

Realistics: tính hiện thực, thực tế Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của tổ chức (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế Thiết lập mục

tiêu phải thực tế: Luôn quan tâm đến những mục tiêu ta đã lập ra phải bảo đảm

rằng ta luôn kiểm soát được chúng Chúng ta có thể không đạt được mục tiêu bằng nhiều lý do như: thiếu may mắn, những yếu tố không kiểm soát như: thời tiết, môi trường, sự thiếu công bằng, tai nạn Nhưng chúng ta không thể thất bại với lý do không không tuân thủ theo kế hoạch đã đạt ra, điều này làm

ta chán nản và dễ dàng buông xuôi

Timebound: có giới hạn về thời gian Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn Thời gian hợp lý giúp chúng ta vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác

Engagemen: liên kết Tổ chức phải liên kết được lợi ích của tổ chức mình và lợi ích của các chủ thể khác Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào Nếu tổ chức không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ không có hiệu quả

Ralevant: là thích đáng Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng

bộ phận khác lại thờ ơ Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận

Ngoài ra khi thiết lập mục tiêu trong quản lý cũng cần chú ý đến các điều sau:

- Thứ tự ưu tiên các mục tiêu: Nghĩa là, tại một thời điểm xác định việc hoàn thành mục tiêu này phải quan trọng hơn so với việc hoàn thành mục tiêu khác Các nhà quản lý sẽ gặp tình huống luôn phải đánh giá, xếp hạng thứ tự ưu tiên các mục tiêu Vì thế, họ cần phải được cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho quá trình này Nhìn chung, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu là một quá trình khó khăn Việc xác định mục tiêu có liên quan chặt chẽ với quá trình phân bổ hợp lý các nguồn lực, vì thế, việc xác định đúng thứ tự ưu tiên các mục tiêu sẽ quyết định đến hiệu quả sử dụng các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực của tổ chức Xác định mức độ ưu tiên: Khi ta

có nhiều mục tiêu, ta phải xác định được thứ tự ưu tiên cho từng mục tiêu Điều này giúp ta tránh được sự quá tải khi thực hiện nhiều mục tiêu cùng một lúc và dành thời gian và sức lực cho mục tiêu cao nhất nhiều hơn

- Xác định khung thời gian cho các mục tiêu: Các mục tiêu cần phải được xác định là ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn Những mục tiêu ngắn hạn

có thể được hoàn thành trong thời gian dưới một năm, còn các mục tiêu dài hạn có thể kéo dài trên năm năm Giữa thời gian và thứ tự ưu tiên các mục tiêu có quan hệ chặt chẽ với nhau Thông thường, những mục tiêu dài hạn thường được ưu tiên hoàn thành để có thể đảm bảo chắc chắn rằng tổ chức sẽ tồn tại lâu dài trong tương lai Về cơ bản, mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn thống nhất với nhau Một mục tiêu dài hạn thường được chi tiết hoá bằng nhiều mục tiêu ngắn hạn Do tầm quan trọng của các mục tiêu dài hạn, nên trong những năm gần đây nhiều nhà quản lý đã thay thế và bổ sung cho việc hoạch định chức năng hay điều hành bằng việc tập trung vào hoạch định chiến lược - xác định các mục tiêu và chiến lược dài hạn để đạt được mục tiêu đó

2.4 Liên hệ với công việc thiết lập mục tiêu của người quản lý trường THPT Châu Văn Liêm, thành phố Cần Thơ

Qua thực tế công tác tại trường THPT Châu Văn Liêm, thành phố Cần

Thơ tôi thấy các mục tiêu của năm học được Ban giám hiệu (BGH) đặt ra rất

cụ thể, rõ ràng và các mục tiêu đó đều đo lường được Các mục tiêu đều được quán triệt đến toàn thể hội đồng sư phạm nhà trường Chính nhờ thế, các bộ phận đều nắm được và biết bộ phận mình phải hoàn thành mục tiêu gì Chẳng hạn BGH đã đạt ra mục tiêu phấn đấu cho các tổ chức đoàn thể, tập thể học sinh (HS), cá nhân giáo viên (GV) của năm học 2011 – 2012 như sau:

- Đối với HS:

+ Hạnh kiểm: Khá, tốt : 96% ; Trung bình : 3% ; Yếu: dưới 1%

+ Học tập:

HS giỏi : 10%

HS khá: 62%

HS trung bình: 27%

HS yếu: 1%

Lên lớp thẳng: >98% Lên lớp sau thi lại: 100%

Đỗ tốt nghiệp THPT: 100%

Đỗ vào đại học: >40% , có tên trong tốp 200 trường có kết quả thi đại học cao trong cả nước

HS giỏi cấp thành phố: 80

HS giỏi cấp quốc gia: 5 Tập thể lớp:

+ Có 30/45 lớp xếp loại xuất sắc

+ Có 15/45 lớp xếp loại khá

- Danh hiệu thi đua của tập thể:

+ Tập thể lao động xuất sắc – cờ thi đua của UBND thành phố Cần Thơ + Công đoàn đạt vững mạnh

+ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đạt vững mạnh

+ Thư viện đạt tiên tiến xuất sắc

+ Các phòng bộ môn: vật lý, hoá học, sinh học đạt danh hiệu xuất sắc

+ Hội Chữ thập đỏ tiên tiến xuất sắc

- Danh hiệu thi đua cá nhân:

+ Chiến sĩ thi đua cơ sở: 15 – 16

+ GV dạy giỏi cấp trường: 08 – 09

+ GV dạy giỏi cấp thành phố: 02 – 03

+ GV đạt giải cuộc thi bài giảng có ứng dụng công nghệ thông tin do Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD & ĐT) tổ chức: 80 – 10

+ GV đạt giải đồ dùng dạy học do Sở gd & ĐT tổ chức: 04 – 05

+ Đạt danh hiệu lao động tiên tiến: > 85%

+ Công đoàn viên (CĐV) đạt danh hiệu CĐV xuất sắc, CĐV tích cực: > 90%

Để đặt ra các mục tiêu trên, BGH đã dựa vào tình hình thực tế của nhà trường trong những năm học qua và hướng phấn đấu trong năm học tới mà BGH thiết lập các mục tiêu vừa sức, phù hợp với thực tiễn nhà trường Những mục tiêu đề ra đều có mốc thời gian hoàn thành để các bộ phận phụ trách hoàn thành mục tiêu căn cứ vào đó để phân bổ thời gian, nguồn nhân lực, tài chính một cách hợp lí Trong quá trình thực hiện , BGH đều có sự giám sát, kiểm tra đôn đốc, họp rút kinh nghiệm cũng như có sự hỗ trợ kịp thời để đảm bảo các mục tiêu đều có thể đạt được Chính nhờ vậy mà trong thời gian qua, các mục tiêu do BGH đặt ra cho trừng năm học về cơ bản là đều đạt

III KẾT LUẬN

Thiết lập mục tiêu trong quản lý là khâu rất quan trọng, nó là một bước của quá trình lập kế hoạch Nhờ việc đưa ra những mục tiêu phù hợp giúp cho

tổ chức đạt được những mục tiêu và hoàn thành những kế hoạch đặt ra, nhờ đó giúp người quản lý phát huy vai trò – năng lực của mình và giúp tổ chức ngày càng đi lên Chính tầm quan trọng đó mà kỹ năng thiết lập mục tiêu trong quản

lý là một trong những kỹ năng đòi hỏi người làm công tác quản lý trong giáo dục phải có và phải không ngừng trau dồi để có được kỹ năng này ngày càng cao, phấn đấu thành người quản lý tốt