Nó có thể được định nghĩa là một quá trình mà trong đó các nhân viên và cấp trên đến với nhau để xác định mục tiêu chung, các nhân viên thiết lập các mục tiêu của họ để đạt được các tiêu
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
VIỆN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC
- -
Tiểu luận Môn Khoa học quản lý
ĐỀ TÀI BẢN CHẤT CỦA QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU
VÀ VIỆC ÁP DỤNG TẠI TRƯỜNG THPT NGUYỄN VIỆT DŨNG – TP CẦN THƠ
Trang 2MỤC LỤC
Chương 1: Tổng quan
1.1 Đặt vấn đề 3
1.2 Phạm vi của đề tài 3
1.3 Phương pháp nghiên cứu 3
Chương 2: Cơ sở lý thuyết 4
2.1 Khái niệm 4
2.2 Bản chất của MBO 4
2.3 Một số tính năng quan trong và lợi thế của MBO 4
2.4 Quá trình quản lý bằng mục tiêu 6
2.5 Các yếu tố hỗ trợ thực hiện mục tiêu 8
Chương 3: Phân tích thực trạng áp dụng quản lý theo mục tiêu tại Trường THPT Nguyễn Việt Dũng, TP Cần Thơ .10
3.1 Về dự thảo mục tiêu cấp cao (mục tiêu tổng quát của trường) .10
3.2 Xác định mục tiêu cấp dưới 10
3.3 Thực hiện mục tiêu 11
3.4 Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh 11
3.5 Tổng kết và đánh giá 12
3.6 Các yếu tố hỗ trợ thực hiện mục tiêu 12
Kết luận .14
Phụ lục .15
Tài liệu tham khảo 25
Trang 3Chương 1: TỔNG QUAN
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Từ khi con người cùng nhau tham gia các hoạt động lao động sản xuất thì hoạt động quản lý cũng ra đời Từ những cách thức quản lý sơ khai đến khi quản lý trở thành một khoa học độc lập là quản lý đã xây dựng cho mình một hệ thống lý luận về phương pháp quản lý
đồ sộ Góp phần vào kho tàng ấy có mặt của Peter Drucker với Quản lý bằng mục tiêu
MBO được ông giới thiệu vào năm 1954 Đây là cách thức quản lý khá tiến bộ mà ngày nay
nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã áp dụng trong hoạt động của mình MBO đã từng bước khẳng định giá trị của mình trong công tác quản trị tổ chức trong nhiều lĩnh vực
1.2 PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI
Trong khuôn khổ của tiểu luận tôi xin được phép giới thiệu về phương pháp quản lý bằng mục tiêu MBO và phân tích việc áp dụng phương pháp này tại một cơ sở giáo dục (trường THPT Nguyễn Việt Dũng, TP Cần Thơ)
1.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu tài liệu và nghiên cứu thực tiễn
Trang 4Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
- Vai trò của mục tiêu:
+ Là phương tiện để đạt được mục đích
+ Là cơ sở nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực
+ Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động
+ Hấp dẫn các đối tượng hữu quan (cổ đông, khách hàng, nhân viên…)
+ Quyết định hiệu quả hoạt động của đơn vị
- Khái niệm "Quản lý bằng mục tiêu (MBO - Management by object) lần đầu tiên
được đưa ra bởi Peter Drucker năm 1954 Nó có thể được định nghĩa là một quá trình mà trong đó các nhân viên và cấp trên đến với nhau để xác định mục tiêu chung, các nhân viên thiết lập các mục tiêu của họ để đạt được các tiêu chuẩn được thực hiện như là các tiêu chí
để đo lường hiệu suất và đóng góp của họ và quyết định quá trình hành động phải tuân theo
Quản lý theo mục tiêu phản ánh rõ nét quá trình phát triển của hoạt động quản trị, từ quản lý mang tính chỉ huy theo chiều dọc với phương pháp quản lý theo thời gian MBT-Management by time sang quản lí mục tiêu mang tính kết nối và cộng tác theo chiều ngang
2.2 Bản chất của MBO:
- Các nguyên tắc đằng sau Quản lý theo mục tiêu (MBO) là để tạo ra nhân viên được
uỷ quyền có tính rõ ràng của các vai trò và trách nhiệm dự kiến từ họ, hiểu rõ mục tiêu của
họ để đạt được và do đó giúp đỡ trong việc đạt được các mục tiêu tổ chức cũng như cá nhân
2.3 Một số tính năng quan trọng và lợi thế của MBO:
- Rõ ràng mục tiêu - MBO, đến các khái niệm về mục tiêu SMART tức là mục
tiêu:
Specific - Cụ thể, dễ hiểu
Measurable - Đo lường được
Achievable - Vừa sức, có thể đạt được
Trang 5Các mục tiêu do đó thiết lập rõ ràng, động viên và có một mối liên kết giữa các
mục tiêu tổ chức và các mục tiêu hiệu suất của người lao động
- Tập trung vào tương lai chứ không phải là quá khứ Mục tiêu và các tiêu chuẩn được thiết lập để thực hiện cho tương lai với các đánh giá định kỳ và thông tin phản hồi
- Động lực - Liên quan đến người lao động trong toàn bộ quá trình thiết lập mục
tiêu và tăng cường trao quyền cho nhân viên tăng sự hài lòng công việc của nhân viên và cam kết
- Thông tin liên lạc tốt hơn và điều phối - đánh giá thường xuyên và tương tác
giữa cấp trên và cấp dưới giúp duy trì mối quan hệ hài hòa trong doanh nghiệp và cũng
có thể giải quyết nhiều vấn đề phải đối mặt trong thời gian
2.3.1 Specific - cụ thể, dễ hiểu: Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các
hoạt động trong tương lai Ví dụ: bạn không thể đặt ra tỉ lệ tốt nghiệp của học sinh một cách chung chung là đạt tỉ lệ chung của cả nước hay đứng đầu thành phố mà hãy đặt ra một con số % cụ thể
2.3.2 Measurable - đo lường được: Chỉ tiêu đặt ra phải đo lường được nếu không
thì cả nhân viên và nhà quản lý không biết là mình đã đạt được mục tiêu hay chưa Như vậy thì việc đặt ra mục tiêu không có ý nghĩa gì trong hoạt động của đơn vị
2.3.3 Achievable - vừa sức, có thể đạt được: Chỉ tiêu phải có tính thách thức để
cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi Chỉ tiêu là giúp cá nhân và
tổ chức phấn đấu trong quá trình phát triển của mình Nhưng nếu chỉ tiêu đặt quá cao thì mục tiêu không còn là động lực để phấn đấu và chỉ là gây thêm chán nản cho nhân viên,
vì họ có cố gắng thế nào cũng là vô ích
2.3.4 Realistics - thực tế: Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng
thực hiện so với nguồn lực của đơn vị bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )
Trang 62.3.5 Timebound - có thời hạn: Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu
không nó sẽ bị trì hoãn Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác
2.3.6 Timebound - liên kết: Tổ chức phải liên kết được lợi ích chung của tổ chức
và lợi ích của các chủ thể khác Có như vậy khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục tiêu, họ sẽ cảm thấy được động viên và có thêm động lực để hoàn thành mục tiêu Nếu tổ chức không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ không có hiệu quả
2.3.7 Timebound - là thích đáng: Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng
bộ phận khác lại thờ ơ Mục tiêu của tổ chức phải được đặt ra sao cho các bộ phận trong
tổ chức đều có thể góp phần mình cho việc hoàn thành mục tiêu chung Mục tiêu chung được cụ thể hoá thành các mục tiêu cho từng bộ phận, cá nhân trong tổ chức Mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận
2.4 Quá trình quản lý bằng mục tiêu:
* Các phương pháp triển khai MBO:
- Phương pháp 1: Triển khai từ cấp tổ chức xuống cấp bộ phận Phương pháp này nhanh về mặt thời gian nhưng lại không khuyến khích các bộ phận tham gia vào hoạch định mục tiêu tổ chức
- Phương pháp 2: Triển khai từ dưới lên Phương pháp này khuyến khích được các
bộ phận nhưng lại chậm và có khi kết quả tổng hợp lại không phù hợp với mong muốn của nhà quản lý
2.4.1 Dự thảo mục tiêu cấp cao
- Xác định các mục tiêu chung của toàn tổ chức
- Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào việc thực hiện mục tiêu
- Đây là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được xem xét và điều chỉnh với các mục tiêu của cấp dưới
2.4.2 Xác định mục tiêu cho cấp dưới
- Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu, chiến lược của tổ chức
- Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện
- Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được cấp trên duyệt và thông qua
- Cấp trên đóng vai trò là cố vấn kiên nhẫn, khuyến khích cấp dưới đề ra mục tiêu
Trang 7- Mục tiêu được đề ra phải do sự chủ động của cấp dưới
- Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác Mọi người đều cần phải hiểu mục tiêu cá nhân của họ phù hợp với các mục tiêu của tổ chức
2.4.3 Thực hiện mục tiêu:
- Cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần thiết cho cấp dưới
- Cấp dưới chủ động sáng tạo xây dựng và thực hiện kế hoạch
- Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ
a) Kế hoạch thực hiện mục tiêu:
- Sử dụng biểu đồ Gant để quản lý
b) Huấn luyện về mục tiêu:
- Huấn luyện cho nhân viên về ý nghĩa của mục tiêu
- Giải thích các nội dung trong mục tiêu
- Giải thích các bước để thực hiện mục tiêu, trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia
- Giải thích các chính sách và nguồn lực để thực hiện mục tiêu
- Đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên
2.4.4 Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh:
- Cấp trên định kỳ phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc giúp đỡ kịp thời Kiểm tra, giám sát để giải quyết kịp thời các vấn đề trước khi chúng đe doạ mục tiêu đạt được Với hiệu ứng thác, mục tiêu không được thiết lập trong sự cô lập, vì vậy không đáp ứng các mục tiêu trong một khu vực sẽ ảnh hưởng đến các mục tiêu ở khắp mọi nơi
- Ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập một số điểm kiểm soát trọng yếu
để dễ dàng theo dõi việc thực hiện mục tiêu
- Việc kiểm tra ở đây chỉ giúp cấp dưới thực hiện tốt hơn, không đưa ra sự đánh giá và kết luận
2.4.5 Tổng kết và đánh giá:
- Căn cứ mục tiêu đã cam kết và kết quả thực tế, cấp trên sẽ đánh giá công việc của cấp dưới
Trang 8- Thành tích của cấp dưới sẽ căn cứ vào mức độ hoàn thành mục tiêu đã cam kết Khen thưởng cho những cá nhân đạt được mục tiêu đề ra Khi khen thưởng người quản
lý đã gửi một thông điệp rõ ràng cho tất cả mọi người rằng đạt được mục tiêu có giá trị
2.5 Các yếu tố hỗ trợ thực hiện mục tiêu:
- Chính sách được hiểu đơn giản là công cụ hỗ trợ thực hiện mục tiêu
- Chính sách thường là những phạm vi, cơ chế bắt buộc và những giới hạn cho các hành vi để thưởng phạt cho các hành vi cư xử của nhân viên
Ví dụ:
+ Chính sách kinh doanh: thường liên quan đến khách hàng, đại lý, nhà cung cấp của công ty: chính sách hỗ trợ đại lý, chính sách về hoa hồng, chính sách về hành vi của đại lý
+ Chính sách nhân sự: liên quan đến các chế độ cho người lao động, quy định về hành vi của nhân viên, về việc tuân thủ pháp luật, đạo đức, phong tục tập quán, tôn giáo…
+ Chính sách tài chính: các nguyên tắc về tài chính phải tuân theo, chính sách tạm ứng hỗ trợ công việc cho CNV…
2.5.2 Phân bổ các nguồn lực: phương pháp 5M
- Man = nguồn nhân lực
- Money = Tiền bạc
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
- Machine = máy móc/công nghệ
- Method = phương pháp làm việc
Từ những điều đề cập ở trên ta thấy việc quản lý theo mục tiêu là quản lý tổ chức theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác Với những ưu điểm nổi bật: năng suất lao động cao, phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên, tạo môi trường làm việc mang tính cạnh tranh, thúc đẩy làm việc vì mục tiêu của nhân viên và của tổ
Trang 9chức, tối đa hoá nguồn lực tổ chức và hạn chế lãng phí về thời gian Nhưng hạn chế lớn nhất của phương pháp quản lý này là nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất
“cả chì lẫn chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí
Trang 10Chương 3: Phân tích thực trạng áp dụng quản lý theo mục tiêu tại
Trường THPT Nguyễn Việt Dũng, TP Cần Thơ.
Sau đây tôi sẽ phân tích công tác quản lý trường THPT Nguyễn Việt Dũng trên cơ
sở áp dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu MBO
Việc triển khai thực hiện kế hoạch, mục tiêu của trường kết hợp cả hai phương pháp được đề cập ở trên:
+ Ban giám hiệu nhà trường xây dựng kế hoạch, đề ra các mục tiêu tổng quát của đơn vị sau đó phổ biến đến các nhân viên đứng đầu các bộ phận trong nhà trường (tổ trưởng chuyên môn, bí thư đoàn ) Nhưng việc phổ biến này chỉ để lấy ý kiến đóng góp cho mục tiêu chung chứ không áp đặt
+ Nhân viên đứng đầu các bộ phận căn cứ vào kết quả thảo luận để họp bộ phận mình quản lý lại và đặt ra những chỉ tiêu cụ thể cho bộ phận mình rồi xây dựng thành kế hoạch hoàn chỉnh và trình BGH phê duyệt
+ Ban giám hiệu căn cứ trên những mục tiêu từng bộ phận, điều chỉnh và đưa ra kế hoạch hoạt động chung cho toàn trường với những mục tiêu tổng quát
3.1 Về dự thảo mục tiêu cấp cao (mục tiêu tổng quát của trường):
Đầu mỗi năm học, ban giám hiệu nhà trường đều xác định mục tiêu chung cho toàn trường và xây dựng thành kế hoạch Việc xác định mục tiêu chung này dựa vào sự chỉ đạo chuyên môn của Ngành GD, SỞ GD&ĐT và nguồn lực của đơn vị Nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao và vừa sức của mình Ở bước này việc xác định mục tiêu mang đậm tính hệ thống, tức là các mục tiêu chủ yếu đáp ứng yêu cầu chung
Tuy nhiên các mục tiêu này không phải hoàn toàn ”đóng” mà ban giám hiệu nhà trường vẫn tạo điều kiện cho sự góp ý của các nhân viên đứng đầu các bộ phận chức năng trong nhà trường và toàn thể giáo viên trong hội đồng sư phạm Thông qua các cuộc họp đoàn thể, họp hội đồng thì mọi cán bộ nhân viên đều được quyền góp ý cho mục tiêu chung và sẽ điều chỉnh cho hợp lý hơn
Và trong bảng kế hoạch chung của ban giám hiệu cũng có xác định vai trò của các
bộ phận trong việc tham gia vào việc thực hiện mục tiêu của trường Tuy nhiên còn chung chung, chưa cụ thể cho từng bộ phận, nhưng số liệu phục vụ cho mục tiêu thì đáp ứng tốt các điều kiện đối với mục tiêu theo SMART [xem thêm phụ lục 1]
3.2 Xác định mục tiêu cấp dưới:
Trang 11Ban giám hiệu sau khi xây dựng xong mục tiêu của trường sẽ thông báo cho các bộ phận các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể [xem thêm phần chỉ tiêu, phụ lục 1] Đại diện các bộ phận sẽ thảo luận với Ban giám hiệu (BGH) về những mục tiêu có thể thực hiện được và những mục tiêu cần điều chỉnh Sau đó cấp dướiđề ra mục tiêu, cam kết với BGH và được BGH phê duyệt [xem phụ lục 2] Mục tiêu của các tổ, đoàn thể là do sự chủ động của các bộ phận, thể hiện được năng lực chuyên môn của từng cá nhân, từng tổ, từng đoàn thể nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu chung của trường Giữa mục tiêu của các tổ có sự liên quan mật thiếc với nhau Chẳng hạn để đạt được mục tiêu trường Tiên tiến-Xuất sắc thì từng cá nhân, tổ chuyên môn, đoàn thể phải cùng nhau phấn đấu mới có thể đạt được
Sự thất bại của một tổ trong việc thực hiện các mục tiêu giáo dục của mình cũng có thể dẫn đến việc không hoàn thành mục tiêu chung này
3.3 Thực hiện mục tiêu:
- Khi các tổ chuyên môn, đoàn thể thực hiện nhiệm vụ của mình thì BGH luôn tạo điều kiện tốt nhất có thể để giáo viên hoàn thành nhiệm vụ Chẳng hạn khi tổ chức các phong trào học tập chuyên đề nhằm nâng cao chất lượng hoc tập cho HS, nhà trường sẵ sàng hỗ trợ về mặt kinh phí, phòng học, thiết bị máy móc để thực hiện Và trong việc thực hiện các mục tiêu của mình các tổ chuyên môn đều được trao quyền từ BGH Tuy nhiên quyền hạn này chỉ trong khuôn khổ chuyên môn
3.4 Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh:
Trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra trong kế hoạch thì các cán bộ giáo viên trong nhà trường đều chịu sự kiểm tra giám sát thường xuyên của người đứng dầu từng
bộ phận, thanh tra nhân dân, BGH; sự kiểm tra thanh tra đột xuất, định kì của Sở GD&ĐT Việc kiểm tra này nhằm giúp cho cán bộ giáo viên thấy rõ được những hạn chế, sai sót để điều chinh kịp thời, đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của trường Tuy nhiên trong quá trình này một số CB-GV cũng bị xử lý theo qui định nếu những sai phạm là nghiêm trọng và ảnh hưởng đến hoạt động của trường Công tác kiểm tra giám sát cũng được xây dựng kế hoạch hoạt động ngay từ đầu năm học
Thời gian giám sát
Trang 12Ban giám hiệu Giáo viên Nghiệp vụ, chuyên
môn Dự giờ 1 tiết/HK
Ban giám hiệu Giáo viên Chất lượng
chuyên môn Dự giờ 01 lần/HK
3.5 Tổng kết và đánh giá:
Sau mỗi học kì (18 tuần), các tổ chuyên môn, đoàn thể đều tiến hành đánh giá lại hoạt động của tổ chuyên môn, chất lượng giảng dạy của từng thành viên trong tổ dựa vào thành tích đạt được qua các phong trào, tỉ lệ bộ môn Việc đánh giá này cũng đưa ra mức độ hoạt thành các mục tiêu cá nhân, bộ phận, cả trường trong thời gian qua Đây là
cơ sở quan trọng giúp nhà trường điều chỉnh các mục tiêu cho phù hợp hơn Đồng thời cũng giúp cá nhân, bộ phận có cơ sở để đánh giá lại nguồn lực của mình để điều chỉnh hoặc đưa ra phương hướng hoạt động phù hợp hơn trong thời gian tới
Và khi kết thúc năm học công việc này được lập lại một lần nữa, nhưng sẽ toàn diện và đầy đủ hơn Sau mỗi lần tổng kết, đánh giá nhà trường đều xét khen thưởng cho các cán nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình, góp phần làm nên sự thành công của bộ phận, của trường Điều này là nguồn động viên lớn cho sự phấn đấu trong thời gian tới của tất cả các GV Tuy nhiên cũng có những trường hợp phải nhắc nhở hay xử phạt do không hoàn thành nhiệm vụ, gây ảnh hưởng cho tập thể, cho đơn vị Dẫn đến một số mục tiêu của trường không thể hoàn thành
3.6 Các yếu tố hỗ trợ thực hiện mục tiêu:
3.6.1 Xây dựng chính sách:
Hàng năm nhà trường đều xây dựng các văn bản mang tính chất pháp quy nhằm bắt buộc toàn thể cán bộ giáo viên phải chấp hành như: giao ước thi đua, quy chế chi tiêu nội bộ, qui định khen thưởng kỷ luật, quy chế làm việc Các văn bản này được ban hành với mục đích chính là hỗ trợ cho giáo viên hoàn thành mục tiêu đề ra
Ví dụ:
+ Quy định về tài chính: liên quan đến cách thức thu chi
+ Chính sách nhân sự: quy chế làm việc, giao ước thi đua
3.6.2 Phân bổ các nguồn lực: phương pháp 5M
