Luận văn thạc sĩ kinh tế tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ nghĩa phát

Với mục đích tổ chức một cách có hệ thống các thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất của công ty đƣợc tốt hơn, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế toán phục v

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

ĐINH CÔNG TRÍ

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỀM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT

Chuyên ngành : Kế toán

Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng - Năm 2013

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Đinh Công Trí

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của luận văn 3

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT

NỘI BỘ 5

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí 5

1.1.2 Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 6

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 15

1.2.1 Khái niệm chi phí 15

1.2.2 Phân loại chi phí 15

1.3 THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 18

1.3.1 Hệ thống thông tin 18

1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán 19

1.3.3 Nguyên tắc của hệ thống thông tin kế toán 21

1.3.4 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với kiểm soát nội bộ: 22

1.4 THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 25

1.4.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 25

1.4.2 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp: 26

PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH

ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT 36

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY 36

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 36

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: 36

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty 44

2.1.4 Đặc điểm công tác kế toán tại công ty 49

2.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT 54

2.2.1 Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty 54

2.2.2 Tổ chức thông tin dự toán 55

2.2.3 Tổ chức thông tin thực hiện: 61

2.3 NHỮNG HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT 66

2.3.1 Về tổ chức hệ thống thông tin dự toán: 66

2.3.2 Về tổ chức hệ thống thông tin thực hiện: 66

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 68

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT 69

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT 69

3.2.1 Xác định rõ đối tượng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 70

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin dự toán chi phí sản xuất 70

3.2.3 Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí sản xuất 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 87

KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

BCTC Báo cáo tài chính

NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp

QĐ-BTC Quyết định – Bộ tài chính

TSNH

TSLĐ

Tài sản ngắn hạn Tài sản lưu động

Số bảng Tên bảng Trang

Bảng 2.5 Bảng thông số tài chính của công ty từ năm

Bảng 2.10 Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu – Tháng

10/2011

62

Bảng 2.12 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 64 Bảng 2.13 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 64 Bảng 2.14 Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp 65

Bảng 3.1 Chi tiết định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 71 Bảng 3.2 Bảng đơn giá tiền lương cho từng công đoạn sản

xuất

72

Bảng 3.4 Định mức chi phí nhân công trực tiếp cho đơn hàng

BUK

74

Bảng 3.5 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung - Quý III 75 Bảng 3.6 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung - Quý III 76 Bảng 3.7 Định mức chi phí sản xuất chung cho đơn hàng

BUK

76

Bảng 3.8 Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp tháng 10/2011 80

Bảng 3.11 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực

Số sơ đồ Tên sơ đồ Trang

Sơ đồ 2.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 46

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 48

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm,… mà còn phải có những biện pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản xuất Nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh trên thương trường Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp chống lãng phí và thất thoát tài sản

Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất thì nhu cầu thông tin phục vụ cho kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết, thiếu thông tin thì nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong vấn đề: quản lý chi phí thực hiện phù hợp với dự toán đã được lập; phân tích đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, tìm ra nguyên nhân của sự biến động để có biện pháp kiểm soát tốt hơn trong thời gian tới

Sản xuất chế biến gỗ là một trong những thế mạnh của tỉnh Bình Định trong những năm trước, nhưng thời gian gần đây cùng với khủng hoảng kinh tế thế giới đã có những tác động nhất định đối với ngành gỗ tỉnh nhà Trong tình hình chung đó, công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát đã chịu tác động không nhỏ: khó khăn trong việc tiếp cận nguồn nguyên vật liệu đầu vào, giá cả vật liệu ngày càng cao trong khi thị trường đầu ra là các nước châu Âu lại đang gặp khủng hoảng nên không thể tăng giá bán Việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty là vô cùng cấp thiết, tuy nhiên việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công

ty còn chưa hiệu quả do thông tin phục vụ cho kiểm soát còn nhiều hạn chế

Với mục đích tổ chức một cách có hệ thống các thông tin kế toán nhằm phục

vụ kiểm soát chi phí sản xuất của công ty đƣợc tốt hơn, tác giả đã chọn đề tài

“Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát” để nghiên cứu.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là:

- Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thông tin kế toán trong kiểm soát chi phí, từ đó tác giả vận dụng trong việc tổ chức thông tin kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát

- Thông qua quá trình tìm hiểu việc tổ chức và cung cấp thông tin kế toán chi phí sản xuất công ty đang áp dụng trong thời gian qua, qua đó phân tích tìm ra những ƣu và nhƣợc điểm của hệ thống cung cấp thông tin kế toán hiện tại

- Từ việc đánh giá những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế toán trong việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ

Nghĩa Phát trong thời gian tới

Câu hỏi nghiên cứu

- Các hạn chế chủ yếu trong tổ chức thông tin kế toán phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty và giải pháp khắc phục?

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát

4 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để khảo sát thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát Sau đó tác giả tiến hành phân tích đánh giá

và đưa ra các giải pháp hoàn thiện vấn đề này

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài có ý nghĩa nhất định về mặt thực tiễn: dựa trên cơ sở lý luận về

hệ thống thông tin kế toán, đề tài đưa ra một nhóm các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát

5 Bố cục của luận văn

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn được chia thành

ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm

soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi

phí tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm

soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu

Tác giả đã tham khảo một số luận văn Thạc sỹ kinh tế - chuyên ngành

kế toán với các đề tài có liên quan đến lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán đã

bảo vệ tại Trường Đại Học kinh tế Đà Nẵng từ năm 2005 đến năm 2008

- Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty CP Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Đặng

Thị Quý Thanh Đề tài này nghiên cứu việc tổ chức thông tin kế toán trong

các doanh nghiệp xây dựng

- Đề tài “Kế toán q uản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công

ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị” của tác giả Nguyễn Thị Thanh

Với đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát”, đây là một đề tài tương

đối mới tại công ty, hiện chưa được nghiên cứu, nhưng được sự tư vấn và giúp đỡ tận tình của cán bộ hướng dẫn khoa học TS Đoàn Thị Ngọc Trai, tác giả đã chọn đề tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh - Chuyên ngành Kế toán

Đề tài sẽ đi sâu nghiên cứu đặc điểm chi phí sản xuất trong doanh nghiệp chế biến gỗ, thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, từ đó phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sane xuất tại công ty theo hướng thống nhất thông tin dự toán và thông tin thực hiện theo đối tượng cần kiểm soát chi phí để có thể kiểm soát chi phí sản xuất hiệu quả hơn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG

Khái niệm: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương

pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mục của tổ chức

Vai trò của kiểm soát : Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con

người là hoạt động có ý thức nên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau Do đó, kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định dến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn

b) Kiểm soát chi phí

Khái niệm: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích

hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan

Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý: Kiểm soát chi phí

nó mang tính liên tục và đều đặn Trong việc quản lý, điều quan trọng nhất là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra biện

pháp kiểm soát chi phí thích hợp Nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra

Nội dung kiểm soát chi phí

- Kiểm soát các loại chi phí: xác định chi phí theo từng công đoạn rồi sau đó đảm bảo thực hiện cho được những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng cách theo dõi sát và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất Chi phí phát sinh trong suốt thời kỳ xác định được tập hợp theo loại và so sánh với số liệu tương ứng đã tập hợp được cùng kỳ trước đó

- Kiểm soát tính hiệu quả hoạt động trong từng bộ phận của doanh nghiệp: Theo đó sẽ làm rõ được nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với kết quả chung của doanh nghiệp

Như vậy, mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét:

+ Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập

+ Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán

+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình

thực hiện các định mức và dự toán chi phí

1.1.2 Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

a) Các khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ:

Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là công

cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB cung cấp thông tn cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức Vì vậy để người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu Vấn

đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của KSNB Hiện nay có rất nhiều khái niệm

về hệ thống kiểm soát nội bộ, để hiểu thực chất vấn đề ta xem xét những định nghĩa sau:

- Hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế

để cung cấp cho ban quản trị sự bảo đảm hợp lý các mục tiêu và mục đích quan trọng của tổ chức sẽ được thỏa mãn Những chế độ và thể thức này được gọi là quá trình kiểm soát và kết hợp lại thì hình thành cơ cấu kiểm soát nội

bộ của tổ chức

- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính tin cậy Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị

- Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất… Như vậy cần có một quan điểm đúng đắn về kiểm soát nội bộ, phải nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể

cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ thuộc về các nhà quản lý Mà kiểm soát nội bộ phải là một hệ thống đòi hỏi mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung

KSNB không phải là một quá trình đơn lẻ mà kết hợp với nhiều quá trình khác và là một phần của hoạt động của tổ chức KSNB là một công cụ của quản lý KSNB có hiệu qủa khi quá trình đạt được mục tiêu và ngược lại KSNB là một kế hoạch của tổ chức, là phương pháp và biện pháp được sử dụng để đạt được mục tiêu đã đề ra Tuy nhiên không phải mọi tổ chức, mọi lúc bằng mọi giá phải đạt được các mục têu của mình mà cần có sự bảo đảm hợp lý

Sự bảo đảm hợp lý: Một cơ cấu kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm

hợp lý, không phải bảo đảm tuyệt đối, là các BCTC được trình bày trung thực

và tài sản vật chất được bảo quản Cơ cấu kiểm soát nội bộ được Ban quản trị triển khai sau khi đã nghiên cứu cả chi phí lẫn lợi ích của quá trình kiểm soát

và Ban quản trị thường không thực hiện một hệ thống kiểm soát lý tưởng vì chi phí sẽ rất lớn Một hệ thống kiểm soát hợp lý là đảm bảo được lợi ích thu

được lớn hơn chi phí thiết lập nó

b) Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

Mỗi tổ chức đều có một nhiệm vụ và nhà quản trị nhận ra rằng phải có

sự phố hợp giữa nhiệm vụ và mục tiêu trong tổ chức và trong các hoạt động chuyên môn thuộc phạm vi của tổ chức Hầu hết các mục tiêu của tổ chức đều liên quan đến một hoặc ba loại: điều hành (sử dụng có hiệu quả nguồn lực), BCTC đáng tin cậy, tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà Nước

KSNB là biện pháp để đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản, đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy, khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong đơn vị trong việc thực hiện các chính sách quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý

- Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Là không để tài sản bị mất, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp

- Mục tiêu đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy: Thông tin kinh tế tài chính được cung cấp dưới dạng các báo cáo nhiệm vụ và BCTC

do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp Đây là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và bên ngoài đơn vị Vì vậy thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về mặc thời gian, tính chính xác

và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

- Mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể hệ thống KSNB cần: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực, khách quan

- Mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Trong 4 mục tiêu trên thì 2 mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế toán, 2 mục tiêu sau quan tâm đến lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, trên quan điểm tổ chức kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là quan trọng như nhau Tuy nhiên kiểm soát quản lý có quan hệ không trực tiếp với tính chính xác của thông tin kế toán

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

c) Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB:

Theo AUS 402, ISA 400 (Đánh giá rủi ro và KSNB) hệ thống KSNB bao gồm ba thành phần sau:

Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị, có tính chất môi trường tác động đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù về quản lý: đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

- Cơ cấu tổ chức: được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định đó

- Chính sách nhân sự: sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt

động của doanh nghiệp Nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách

cụ thể và rõ rang về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục

và liên tiếp

- Công tác lập kế hoạch và dự toán tại đơn vị: hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

- Bộ phận kiểm toán nội bộ: là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát

và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị Để bộ phận KSNB hiệu quả thì bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phận còn lại và chỉ trực thuộc cấp cao nhất trong đơn vị Muốn vậy bộ phận kiểm toán nội bộ phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức nghề nghiệp

- Uỷ ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như là thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

- Môi trường bên ngoài: môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái

độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục KSNB Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước

Thủ tục kiểm soát:

Thủ tục kiểm soát: là những thủ tục và chính sách mà nhà quản trị để đảm bảo trong khả năng có thể những mục tiêu cụ thể của doang nghiệp được thực hiện Nhà quản lý của đơn vị thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau ở mỗi loại nghiệp vụ khác nhau và trong những đơn vị khác nhau Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung sau:

+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ

+ Các thủ tục ủy quyền đúng đắn

+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ

+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin

+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát:

+ Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này đòi hỏi phải phân chia trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận và nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích của nguyên tắc này là dễ dàng phát hiện sai sót và hạn chế gian lận xảy ra bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực hiện toàn bộ các khâu của một công việc Theo

đó với một loại nghiệp vụ hay tài sản cần phân chia rõ trách nhiệm của từng

bộ phận

+ Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Theo nguyên tắc này yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: Một là, cách ly bảo quản tài sản với kế toán (Ví dụ: tách biệt kế toán vật tư với thủ kho); Hai là, tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách (Ví dụ : tách biệt bộ phận sản xuất với bộ phận tập hợp chi phí sản xuất);

Ba là, tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách (Ví dụ: tách biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư); Bốn là: tách biệt giữa chức năng kế

toán với tài chính (Ví dụ: tách biệt kế toán tiền mặt với thủ quỹ); Năm là, tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát (Ví dụ: tách biệt giữa bộ phận ghi

sổ sách với bộ phận duyệt chứng từ, sổ sách)

+ Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này việc ủy quyền đòi hỏi phải mở rộng xuống các cấp thấp hơn để tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn hợp lý Nguyên tắc này yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ủy quyền cho cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp Ca nhân hoặc nhóm người được ủy quyền phê chuẩn phải có

vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hệ thống thông tin và truyền thông:

Hệ thống thông tin là các phương pháp được thiết lập để lựa chọn, tập hợp, phân tích, tính toán, phân loại, ghi chép và báo cáo nghiệp vụ cũng như các sự kiện khác ảnh hưởng đến doanh nghiệp, để hỗ trợ cho việc tính toán tài sản, các khoản phải trả, doanh thu và chi phí

Thông tin thích hợp và truyền thông hiệu quả rất cần thiết cho hệ thống kiểm soát nội bộ Để thông tin được hữu ích thì phải thích hợp, đáng tin cậy, kịp thời có thể nhập liệu và được cung cấp trong một khuôn khổ thích hợp Thông tin bao gồm dữ liệu về hoạt động và tài chính nội bộ cũng như thông tin thị trường bên ngoài về sự kiện và điều kiện thích hợp cho việc ra quyết định Thông tin nội bộ là một phần của quá trình giữ sổ sách bao gồm việc thiết lập thủ tục cho việc ghi nhớ sổ sách

Điểm chính của hệ thống thông tin là các nghiệp vụ, bao gồm việc chuyển giao tài sản và dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên ngoài cũng như việc chuển giao và sử dụng tài sản và dịch vụ trong phạm vi doanh nghiệp Điểm chính của kiểm soát trong hệ thông thông tin là để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong BCTC khi các nghiệp vụ bắt đầu và diễn ra Vì vậy, một hệ thống thông tin hiệu quả nên:

- Chỉ lựa chọn và ghi chép những nghiệp vụ hợp lệ của doanh nghiệp xảy ra trong kỳ hiện hành

- Đảm bảo việc ghi chép tài sản và các khoản phải trả là kết quả của nghiệp vụ làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ

- Đo lường giá trị của doanh nghiệp và ghi chép giá trị bằng tiền thích hợp lên BCTC

- Ghi chép chi tiết tất cả các nghiệp vụ để có sự trình bày phù hợp trên BCTC, bao gồm việc phân loại thích hợp và sự bắt buộc trình bày các thông tin và kết quả hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của nhà quản lý

Trong hệ thống thông tin này, hệ thống thong tin kế toán giữ một vị trí đặc biệt quan trọng

Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ đều có những đặc trưng riêng độc lập nhưng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tương tác lẫn nhau trong một thể thống nhất Cụ thể môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo môi trường thuận lợi cho hệ thống thông tin và truyền thông hoạt động có hiệu quả, bên cạnh đó các thủ tục kiểm soát cũng được thực hiện một cách đầy đủ và đúng đắn Ngược lại hệ thống thông tin và truyền thông yếu kém thì các thủ tục không được thi hành thích hợp, thông tin tài chính cung cấp kém tin cậy và thiếu chính xác sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát các nhà quản lý quy định các thủ tục chính sách được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị Vì vậy cần phải có sự kết hợp chặt chẽ và đúng đắn giữa các thành phần để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ bởi vì chỉ cần một bộ phận yếu kém sẽ kéo theo sự hoạt động không hiệu quả của các bộ phận còn lại

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm chi phí

Chi phí là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được thể hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định Chi phí của doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính

1.2.2 Phân loại chi phí

Trong một đơn vị, chi phí có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Phân loại chi phí là bước đầu để quản lý và sử dụng phi phí một cách có hiệu quả

a) Phân loại chi phí theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí

Là căn cứ vào đặc điểm kinh tế giống nhau của chi phí để xếp chúng vào từng loại Mỗi loại là một yếu tố chi phí có cùng nội dung kinh tế và

không thể phân chia được nữa

Theo cách phân loại này toàn bộ chi phí có thể chia làm 5 yếu tố: chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác

- Chi phí NVL là toàn bộ giá trị các loại vật tư, nguyên liệu dùng vào hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp

- Chi phí nhân công (chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương)

là toàn bộ các khoản tiền lương hay tiền công mà doanh nghiệp phải trả cho người tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh; các khoản chi phí trích nộp theo lương như chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ

- Chi phí về khấu hao TSCĐ là toàn bộ số tiền khấu hao TSCĐ trích trong kỳ

- Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phí phải trả cho các đơn

vị, tổ chức kinh tế, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp về việc cung cấp các dịch

vụ phục vụ cho yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản chi

phí đã nêu trên

Cách phân loại này có công dụng: Cho thấy mức chi phí về lao động sống và lao động vật hoá trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong năm (kỳ kinh doanh) Vì vậy nó có tác dụng giúp cho doanh nghiệp lập được dự toán chi phí sản xuất theo yếu tố của báo cáo tài chính; cung cấp thông tin để dự toán nhu cầu vốn lưu động; kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương và kế hoạch khấu hao TSCĐ

b) Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế và địa điểm phát sinh

Theo cách phân loại này có thể sắp xếp những chi phí có cùng công

dụng kinh tế và địa điểm phát sinh vào một loại Có 2 loại chi phí như sau:

- Chi phí sản xuất, bao gồm:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là giá trị NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào việc chế tạo sản phẩm, hàng hoá và dịch

vụ

+ Chi phí nhân công trực tiếp: là các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất lương, các khoản trích theo lương và phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản xuất

+ Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí được sử dụng ở các phân xưởng như tiền lương và các khoản phụ cấp lương của quản đốc, nhân viên phân xưởng; chi phí khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng; chi phí vật liệu, CCDC; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác phát sinh ở phân xưởng, bộ phận sản xuất

- Chi phí ngoài sản xuất, bao gồm:

+ Chi phí bán hàng: bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ và dự trữ sản phẩm, hàng hoá như tiền lương và các khoản phụ cấp lương trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, vận chuyển, bảo quản, chi phí khấu hao phương tiện vận tài, chi phí vật liệu, bao bì, dịch vụ mua ngoài, bảo hành sản phẩm, quảng cáo,…

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí cho bộ máy quản lý doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp như khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ máy quản lý, chi phí CCDC, các chi phí khác phát sinh ở phạm vi toàn doanh nghiệp

Cách phân loại này có công dụng: giúp cho doanh nghiệp tính được giá thành các loại sản phẩm, đồng thời xác định ảnh hưởng của sự biến động từng khoản mục đối với giá thành sản phẩm nhằm khai thác khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp để hạ thấp giá thành; cung cấp thông tin để kiểm soát việc thực hiện chi phí theo định mức; cung cấp thông tin để định mức chi phí, xác

định giá thành định mức

c) Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Theo cách phan loại này chi phí sản xuất được chia thành 3 loại:

- Chi phí cố định (định phí): là các chi phí không thay đổi về tổng số khi mức độ hoạt động thay đổi trong một phạm vi (hay thay đổi nhưng không

tỷ lệ với mức độ hoạt động thay đổi) Định phí có 2 loại: một là định phí bắt buộc như chi phí liên quan đến máy móc, cấu trúc tổ chức (chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hiểm, thuế môn bài, thuê tài sản hay thuê văn phòng,…); hai là định phí không bắt buộc là các khoản chi phí liên quan đến nhu cầu từng kỳ kế hoạch như chi phí quảng cáo, đào tạo,…

- Chi phí biến đổi (biến phí): là chi phí thay đổi trực tiếp theo sự thay đổi của quy mô sản xuất Hay, biến phí là chi phí thay đổi về tổng số khi mức

độ hoạt động thay đổi, chi phí một đơn vị hoạt động không đổi Có 2 loại biến

phí: một là biến phí thực thụ là chi phí thay đổi theo tỷ lệ với sự thay đổi mức

độ hoạt động như chi phí NVLTT, hoa hồng,…; hai là biến phí cấp bậc là chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều (tiền lương cho nhân viên bán hàng theo mức doanh thu,…)

- Chi phí hỗn hợp: gồm 2 yếu tố biến phí và định phí Ví dụ chi phí tiền lương cho nhân viên vừa trả theo thời gian vừa trả theo sản phẩm,…

Cách phân loại chi phí này có công dụng: giúp cho doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo quy mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định được tổng sản lượng hoà vốn cũng như quy mô kinh doanh hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất.

1.3 THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

1.3.1 Hệ thống thông tin

a) Thông tin và vai trò của thông tin

Trong cuộc sống hằng ngày, khái niệm thông tin dùng để phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó Mỗi lĩnh vực khác nhau cũng có những định nghĩa khác nhau về thông tin, ở dạng chung nhất, thông tin luôn luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin

Thông tin có vai trò to lớn trong cuộc sống hằng ngày của con người, nếu không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường đó Thông tin là vấn đề luôn được quan tâm bởi nó phục vụ cho việc giao tiếp giữa người với người, giúp con người nắm vững thế giới quan khoa học, tổng hợp, phân tích những hiện tượng và các quá trình vận động của đời sống sản xuất xã hội

Trong quản lý, tầm quan trọng và sự cần thiết của thông tin càng được thể hiện rõ nét hơn Nhờ có thông tin và sự truyền đi của thông tin nhà quản lý

mới nắm bắt được tình hình và hiện tượng trong những điều kiện, hoàn cảnh khác nhau để từ đó chủ động xử lý thông tin theo hướng mong muốn

b) Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin thích hợp

Để đưa ra các quyết định khác nhau trong hoạt động quản lý đòi hỏi phải có nhiều hệ thống thông tin khác nhau Trong đề tài này, liên quan đến kiểm soát chi phí chỉ sử dụng 2 hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống thông tin kế hoạch và hệ thống thông tin thực hiện

- Hệ thống thông tin kế hoạch: bao gồm toàn bộ thông tin về công tác

kế hoạch hoá trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế hoạch bao quát tất cả các lĩnh vực gồm cả sản xuất và quản lý

- Hệ thống thông tin thực hiện: Sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra, đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạch theo thời gian Trên cơ sở các số liệu của hệ thống thông tin thực hiện lãnh đạo của công ty có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản

xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử

lý và cung cấp các thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng

kỳ nhất định

Hệ thống thông tin kế toán là sự liên kết giữa hoạt động kinh doanh và

người ra quyết định Trước hết, hệ thống kế toán đo lường hoạt động kinh

doanh bằng cách ghi chép dữ liệu để sử dụng trong tương lai Thứ hai, dữ liệu

được lưu giữ cho đến khi có nhu cầu và sau đó được xử lý để trở thành những

thông tin hữu ích Cuối cùng thông tin được truyền đạt qua các báo cáo đến

người ra quyết định Dữ liệu về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống

thông tin kế toán và những thông tin hữu ích cho người ra quyết định là đầu

ra của hệ thống

Dữ liệu

Một hệ thống thông tin hiệu quả phải đạt được bảy mục tiêu cụ thể sau:

- Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ

pháp lý để tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại Căn cứ đó

là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà Nước

- Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn

trước khi thực hiện Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền

trong đơn vị nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản

của đơn vị

- Mục tiêu tính đầy đủ: các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ,

không được loại bỏ, dấu bớt, để ngoài sổ sách

Xử lý Lưu trữ và chuẩn

bị dữ liệu

Truyền thông Báo cáo

- Mục tiêu sự đánh giá: Các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không để xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán

- Mục tiêu sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn theo cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách có liên quan

- Mục tiêu về thời hạn: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc đảm bảo sự chính xác của BCTC

- Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính của đơn vị

1.3.3 Nguyên tắc của hệ thống thông tin kế toán

Để có hệ thống thông tin kế toán có hiệu lực và hiệu quả cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: (Theo Accounting Priciples-Hermanson Edwads-Maher)

- Hệ thống thông tin kế toán phải có hiệu quả về mặt chi phí, lợi ích thông tin mang lại phải lớn hơn chi phí cung cấp nó

- Hệ thống thông tin kế toán phải có tính hữu hiệu tức là phải có đầu ra hữu ích Thông tin phải hiểu được, phùhợp, đáng tin cậy, kịp thời và chính xác Vì vậy người thiết kế thông tin phải dựa vào nhu cầu và kiến thức của những người sử dụng thông tin khác nhau

- Hệ thống thông tin kế toán phải có tính linh hoạt có nghĩa là phải thích nghi với những người sử dụng khác nhau và đáp ứng kịp thời sự thay đổi nhu cầu thông tin

Khi hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, cung cấp đầu ra hữu ích và

có tính linh hoạt đáp ứng nhu cầu trong tương lai, nó có thể cung cấp một dịch

vụ có giá trị và góp phần đáng kể trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức

1.3.4 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với kiểm soát nội bộ:

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo, chẳng những hệ thống thông tin kế toán cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận: chứng từ, sổ sách và báo cáo

Để thực hiện việc lập chứng từ cần sử dụng phương pháp chứng từ Phương pháp chứng từ là phương pháp kế toán phản ảnh các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh và hoàn thành vào các bảng chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ, có sự xác nhận của những người liên quan và của người có thẩm quyền

Hệ thống chứng từ ban đầu tham gia tích cực trong việc kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm ngăn chặn các gian lận xảy ra trong

quá trình quản lý và sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn của đơn vị Ngoài ra hệ thống chứng từ ghi sổ tiêu chuẩn (nhằm phản ánh các sự kiện nội bộ) giúp cho

kế toán có thể thực hiện được nhiều bút toán điều chỉnh và bút toán khóa sổ vào cuối kỳ kế toán Mỗi bút toán điều chỉnh hay khóa sổ này cần phải có một chứng từ ghi sổ để ghi lại bút toán ghi nợ, có

Chứng từ kế toán có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thông tin, nhất là thông tin kế toán

Chứng từ kế toán còn là phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo

sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với nghiệp vụ thì có thể thiết lập một chứng từ cho loại nghiệp vụ đó

Một ý nghĩa quan trọng của chứng từ kế toán là kiểm tra trước và sau khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra

Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ là hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

- Thứ nhất: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:

Các doanh nghiệp sử dụng hệ thóng biểu mẫu chứng từ kế toán phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập theo quy định của Luật kế toán và và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 cuả Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan và các quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

- Thứ hai: Trình tự luân chuyển chứng từ:

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển tới đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp Bộ phận

kế toán sẽ kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò quan trọng ví

dụ như các sổ chi tiết về vật tư, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một các có

hệ thống, đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ

sở để kiểm tra và truy cập chứng từ Khi xem xét cần so sánh tính thông nhất

số liệu chi tiết và tổng hợp, số liệu chi tiết và số liệu thực tế bằng cách đối chiếu số liệu sổ sách với biên bản kiểm kê, biên bản đối chiếu công nợ……

Hệ thống tài khoản cùng với hệ thống ghi sổ kép sẽ hạn chế cơ hội ghi sai các nghiệp vụ kinh tế và thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán dễ dàng hơn Việc mở tài khoản tổng hợp song song với các sổ kế toán chi tiết không chỉ nhằm tăng thêm tính chính xác của số liệu kế toán mà còn góp phần tích cực trong việc quản lý các tài sản của đơn vị

c) Báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm các báo cáo tài chính và các báo cáo

kế toán quản trị, không chỉ cung cấp các thông tin cho việc ra quyết định của

nhà quản trị doanh nghiệp mà còn góp phần trong việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của doang nghiệp trong một kỳ nhất định

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Bên cạnh đó phải có sự phù hợp giữa các chỉ tiêu trên một báo cáo và các chỉ tiêu có liên quan trên các báo cáo khác nhau đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy

Lập BCTC là một công việc của kế toán: tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế về tài sản và tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị trong một kỳ nhất định

Báo cáo kế toán quản trị đa dạng cả về nội dung và hình thức, được lập tùy thuộc vào đặc điểm từng đơn vị, yêu cầu quản lý nội bộ và khả năng xử lý thông tin

Qua nhận định như trên cho thấy một hệ thống thông tin có hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc đạt được mục tiêu của kiểm soát nội bộ ở hai nội dung cung cấp số liệu tài chính chính xác, đáng tin cậy và bảo quản tài sản của tổ chức

1.4 THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Việc tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu: ghi kép, tính toán, phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạt động sản xuất, xác định kết quả toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có thể là từng loại sản phẩm, từng phân xưởng hoặc từng đơn hàng

- Đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoặc đơn hàng Nhìn chung, khối lượng nào được quy định thanh toán thì xác định đó là đối tượng tính giá

thành Việc xác định này phục vụ cho việc đánh giá kết quả sản xuất sản phẩm

- Phương pháp sử dụng để tập hợp chi phí là phương pháp trực tiếp

1.4.2 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp:

Để kiểm soát thì cần phải có thông tin đầy đủ, một hệ thống thông tin đầy đủ phải có hai nhân tố đó là: Thông tin định mức và thông tin thực hiện

Để kiểm soát tốt chi phí thì mục tiêu của các đơn vị là phải xây dựng hệ thống thông tin định mức khoa học, tổ chức hệ thống thông tin thực hiện chính xác, kịp thời và phù hợp với thông tin định mức Ngoài ra dựa vào hai hệ thống thông tin đó ta mới thực hiện được việc phân tích, đánh giá kết quả thực hiện chi phí sản xuất là tốt hay xấu và nguyên nhân gây ra

Bên cạnh đó, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất, cần phải thực hiện tốt các nội dung sau:

- Đối với việc lập định mức chi phí: Căn cứ vào bảng vẽ thiết kế sản

phẩm tính toán đúng khối lượng Riêng đối với chi phí chung cần phải tính toán phân tích thành những khoản mục như: tiền lương nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương, vật liệu dùng chung, công cụ dùng chung, khấu hao tài sản, tiền điện nước, tiền điện thoại và các chi phí khác

- Đối với kế toán: Phải lập chứng từ ban đầu và ghi sổ kế toán một

cách chính xác, kịp thời theo đúng khoản mục chi phí, đúng đối tượng tập hợp chi phí; số liệu kế toán phải so sánh được

a) Tổ chức thông tin dự toán

Một trong những cơ sở để nhận đơn hàng là phải xác định được chi phí

dự toán cho từng sản phẩm và tổng chi phí định mức cho đơn hàng Việc xác định này sẽ giúp doanh nghiệp khống chế và quản lý các khoản chi phí thực tế phát sinh khi thực hiện đơn hàng

Các doanh nghiệp sản xuất có thể lập định mức theo từng sản phẩm hoặc theo từng đơn hàng, tuỳ thuộc vào đơn hàng đó bao gồm những sản phẩm mà doanh nghiệp đã có hay chƣa có bản thiết kế sản phẩm Hệ thống định mức cho các khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Khi nhận đƣợc mẫu mã sản phẩm hoặc đơn hàng do khách hàng gửi, các nhân viên kỹ thuật sẽ tiến hành vẽ thiết kế sản phẩm và lập định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm định mức giá và lƣợng cho một đơn vị khối lƣợng sản phẩm

Định mức lƣợng cho một khối lƣợng sản phẩm đƣợc xây dựng dựa trên bản vẽ thiết kế quy cách sản phẩm

Định mức về giá cho một đơn vị lƣợng là mức giá các yếu tố đầu vào tại từng thời điểm

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, một sản phẩm có một định mức lƣợng nhƣng định mức giá có thể khác nhau vì giá mua vào tại từng thời điểm khác nhau, vì vậy phải căn cứ vào mức giá thực tế tại thời điểm nhận đơn hàng để làm định mức

về giá

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:

Dựa trên định mức về chi phí nhân công trực tiếp trên hồ sơ thiết kế sản phẩm, kế toán sẽ tính ra chi phí nhân công cho từng công đoạn và tổng chi phí nhân công cho một khối lƣợng sản phẩm hoàn thành

Định mức chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm định mức giá và lƣợng cho một khối lƣợng sản phẩm

Dựa trên hồ sơ thiết kế sản phẩm, tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp hay đơn giản của công việc, kế toán sẽ lập định mức về lượng của chi phí nhânc ông trực tiếp cho từng công đoạn sản xuất…

Định mức về giá của chi phí nhân công trực tiếp là ổn định, tiền lương của công nhân thường được thỏa thuận trước và ổn định trong thời gian dài

Nó bao gồm: đơn giá tiền lương, phụ cấp, và các khoản phải trả khác liên quan đến lao động

- Dự toán chi phí chung: được lập dựa trên dự toán về chi phí trực tiếp

của đơn hàng bao gồm dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi

phí nhân công trực tiếp và định mức chi phí chung của từng phân xưởng

Định mức chi phí chung trong sản xuất bao gồm: định mức yếu tố định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp

Định mức định phí bao gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận sản xuất (trong trường hợp doanh nghiệp không khấu hao theo số lượng sản phẩm)

Định mức biến phí bao gồm dụng cụ, đồ bảo hộ lao động cho nhân công trực tiếp sản xuất, khấu hao tài sản cố định tại phân xưởng (trong trường hợp doanh nghiệp khấu hao theo số lượng sản phẩm)…

Định mức chi phí hỗn hợp có thể là: tiền điện, nước phục vụ cho phân

xưởng

b) Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện:

Tổ chức thông tin thực hiện bao gồm:

- Thứ nhất, tổ chức thông tin cho việc lên kế hoạch về số lượng, chủng loại và giá cả của từng loại vật tư sẽ sử dụng để sản xuất theo từng đơn hàng hoặc theo từng giai đoạn sản xuất, từ đó có kế hoạch cung ứng và dự trữ nhằm giảm đến mức thấp nhất sự hao hụt và mất mát

- Thứ hai, tổ chức thông tin kế toán cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm Quá trình thực hiện chi phí sẽ được đo lường và ghi chép lại trong các sổ sách kế toán

Kết quả của quá trình thực hiện chi phí phải được đo lường cụ thể, khoa học, có hệ thống theo từng loại công việc, từng giai đoạn và phù hợp với số liệu dự toán cả về nội dung và phương pháp tính toán

Trong quá trình sản xuất khi phát sinh chi phí, kế toán phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp để hạch toán vào 3 khoản mục : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung trên từng đơn hàng trên hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp chi phí và lập báp cáo để phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí

Khi đơn hàng hoàn thành, kế toán sẽ tổng hợp chi phí phát sinh và tính giá thành cho đơn hàng trên bảng tính giá thành sản phẩm

Chứng từ kế toán có chức năng thông tin và kiểm tra chi phí thực tế phát sinh qua các nghiệp vụ sản xuất Việc kiểm soát được thực hiện qua nội dung kinh tế từng nghiệp vụ và qua yếu tố: số lượng và đơn giá từng loại chi phí phát sinh

Hệ thống thông tin phục vụ việc kiểm soát chi phí sản xuất bao gồm nhiều phân hệ trong đó hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ là bộ phận quan trọng cho việc kiểm soát chi phí Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán Hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ bao gồm: Bảng công đoạn sản xuất, Kế hoạch sản xuất, Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu, Báo cáo số lượng sản phẩm hoàn thành,

Sổ chi tiết được mở theo nhiều hướng: theo loại chi phí, theo sản phẩm hoặc theo từng đơn hàng Qua đó thực hiện chức năng kiểm soát chi phí Sổ

tổng hợp được mở cho từng tài khoản vừa đáp ứng yêu cầu của kế toán tài chính vừa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp

Báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí, kể cả phân tích chi phí

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Trước khi tiến hành sản xuất, Phòng Kế hoạch sẽ căn cứ vào hồ sơ dự toán để lên kế hoạch về số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu cần dùng theo từng giai đoạn sản xuất Kế hoạch này phải được Ban giám đốc xét duyệt

và triển khai xuống bộ phận cung ứng và quán triệt để thực hiện theo đúng số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đã đưa ra

Sau khi kế hoạch về vật liệu được ký duyệt, đơn vị sẽ gửi đơn yêu cầu các nhà cung ứng báo giá, từ đó tiến hành xem xét những nhà cung ứng có chất lượng như thiết kế, giá cả thấp và các chính sách về chiếc khấu, vận chuyển và thanh toán Khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp, đơn vị sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán với nhà cung ứng đó

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, người phụ trách bộ phận sản xuất sẽ lập Phiếu yêu cầu xuất vật tư Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu xuất vật tư bộ phận quản lý sẽ xem xét và lập Phiếu xuất kho giao cho người phụ trách sản xuất để đến bộ phận kho nhận vật tư Để kiểm soát quá trình trên đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các quy trình, nguyên tắc, thủ tục về xuất kho nguyên vật liệu từ việc lập phiếu yêu cầu vật tư, đến việc phê chuẩn lệnh xuất kho, lập Phiếu xuất kho và xuất kho nguyên liệu, vật liệu Quá trình xuất kho nguyên vật liệu:

+ Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sẽ lập Phiếu yêu cầu xuất kho nguyên liệu vật liệu chuyển đến cho bộ phận xét duyệt để xét duyệt Trên phiếu yêu cầu xuất kho thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho, chủng loại vật liệu cần xuất, số lượng, quy cách,…