Luận văn thạc sĩ kinh tế hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường cao đẳng nghề cơ điện xây dựng và nông lâm trung bộ

Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong những năm gần đây, công tác kiểm soát nội bộ đã từng bước đi vào nề nếp, ổn định và có chất lượng, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của các đơ

HỒ THỊ VUI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2013

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ VUI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Đường Nguyễn Hưng

Đà Nẵng – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Hồ Thị Vui

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 2

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 6

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 6

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công 8

1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ 8

1.1.4 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.2 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 24

1.2.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp 24

1.2.2 Đặc điểm các nghiệp vụ thu, chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp 28

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI NGÂN SÁCH TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC 31

1.3.1 Mục tiêu KSNB thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục 31

1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ thu, chi tại đơn vị sự nghiệp giáo dục 31 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục 36

KHOẢN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN

XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 41

2.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN, XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 41

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của trường cao đẳng nghề cơ điện xây dựng và nông lâm trung bộ 41

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng và Nông Lâm Trung bộ 43

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Nhà trường 45

2.2 ĐẶC ĐIỂM CÁC NGHIỆP VỤ THU, CHI CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 47

2.2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thu của Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 47

2.2.2 Đặc điểm các nghiệp vụ chi của Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 48

2.3 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 51

2.4 ĐẶC ĐIỂM VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 51

2.4.1 Đặc thù về quản lý 51

2.4.2 Cơ cấu tổ chức 52

2.4.3 Chính sách nhân sự 52

2.4.4 Ban kiểm soát 53

2.4.5 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh phí 53

2.5.1 Công tác dự toán kế hoạch 54

2.5.2 Tổ chức thông tin 58

2.6 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 60

2.6.1 Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu tại Trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 60

2.6.2 Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tại Trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 67

2.7 ĐÁNH GIÁ KSNB CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 78

2.7.1 Những ưu điểm 78

2.7.2 Những hạn chế 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 82

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 83

3.1 SỰ CẦN THIẾT HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 83

3.2 CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN VÀ CÁC NGUYÊN TẮC CẦN TUÂN THỦ XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP 84

3.2.1 Căn cứ hoàn thiện 84

3.2.2 Các nguyên tắc cần tuân thủ giải pháp 84

3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 85

3.4 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT 88

3.4.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu 88

3.4.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi 90

3.4.3 Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản 98

3.4.4 Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy 99

3.5 HOÀN THIỆN THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 100

3.5.1 Hoàn thiện lập và luân chuyển chứng từ 100

3.5.2 Hoàn thiện hệ thống báo cáo và phân tích phục vụ kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách ở Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng Và Nông Lâm Trung Bộ 102

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 104

KẾT LUẬN 105

TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

BCTC : Báo cáo tài chính BGH : Ban giám hiệu BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CBVC : Cán bộ viên chức CĐKT : Chế độ kế toán GDTX : Giáo dục thường xuyên KSNB : Kiểm soát nội bộ

GD- ĐT : Giáo dục đào tạo HCSN : Hành chính sự nghiệp KBNN : Kho bạc nhà nước NCKH : Nghiên cứu khoa học NSNN : Ngân sách nhà nước PTNT : Phát Triển Nông Thôn SXKD : Sản xuất kinh doanh TC- HC : Tổ chức – Hành chính

TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định XDCB : Xây dựng cơ bản

Số hiệu

2.1 Bảng nguồn thu của trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng

2.2 Bảng nguồn thu của Trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng

Số hiệu

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống 20 1.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái 33 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 34 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS 35

2.2 Quy trình lập dự toán thu sự nghiệp và thu khác 56 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trường CĐNCĐ 58 2.4 Quy trình nhận kinh phí từ ngân sách cấp 60

2.6 Quy trình thu học phí học sinh học tại các trung tâm 66

2.8 Qui trình thanh toán thu nhập tăng thêm 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách trong những năm qua đã

có những chuyển biến bước đầu kể cả trong việc hình thành những tiêu chí, chuẩn mực riêng Tuy nhiên, xét cụ thể việc kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách của các ngành, trong các lĩnh vực khác nhau vẫn chưa có bước chuyển biến cơ bản Hoạt động kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực thu, chi ngân sách ở Trường Đại học, Cao đẳng đang có những vấn đề nảy sinh cần được nghiên cứu, hoàn thiện trên mọi phương diện để đáp ứng được yêu cầu công tác kiểm soát nội bộ thu, chi ở Trường Đại học, Cao đẳng

Kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách đã được nghiên cứu và triển khai trong các ngành, lĩnh vực khác nhau, nhưng cho đến nay chưa có tác giả nào nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách ở các Trường Đại học, Cao đẳng

Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ là một Trường đào tạo nguồn lực lao động tại chỗ chủ yếu cho tỉnh Bình Định

và các tỉnh lân cận Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động, Nhà trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, từng bước hoàn thiện các qui chế kiểm soát Tuy nhiên việc kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách của Trường vẫn còn nhiều bất cập, chưa được quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót nhất định trong quá trình quản lý tài chính, thông tin kế toán cũng chưa thể đáp ứng được yêu cầu quản lý như: tính kịp thời, tính chính xác

Vì vậy tôi chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ” cho

Luận văn Thạc sỹ kinh tế chuyên ngành kế toán

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi trong Trường học

- Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng nghề

- Đề xuất một số biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống KSNB thu, chi tại nhà Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung

Bộ

+ Thời gian: Tập trung nghiên cứu từ năm 2011 đến 2012

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong những năm gần đây, công tác kiểm soát nội bộ đã từng bước đi vào nề nếp, ổn định và có chất lượng, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của các đơn vị Nhà nước Do vậy, trong những năm qua đã có công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục:

Luận văn thạc sĩ của Tác giả Mai Thị Lợi (năm 2008) với đề tài“ Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước tại Trường Cao Đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng ”

Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp tại các Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng

Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng nói riêng

Phương pháp nghiên cứu :

Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu

Những đề xuất này Tác giả tập trung chuyên sâu vào kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước

Luận văn Thạc sĩ của Tác giả Nguyễn Anh Huân (2006) với đề tài:

‘‘Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với công tác thu, chi tại Trường Đại học

Đà Nẵng’’

Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi

sự nghiệp tại các Trường Đại học Đà Nẵng

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Đà Nẵng nói riêng

Phương pháp nghiên cứu :

Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu luận văn đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chi tại Trường Đại học Đà Nẵng và đề xuất những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chi

Luận văn Thạc sĩ của tác giả Thái Thùy Linh (2010) với đề tài : “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp tại các Trường công lập thuộc phòng Giáo dục – Đào tạo Thanh Khê”

Đối tượng nghiên cứu : Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng giáo dục – Đào tạo Thanh Khê

Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm soát nội bộ thu, chi tại Đơn vị sự nghiệp giáo dục

Kết quả nghiên cứu của luận văn :

Thứ 1: Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về công tác kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục

Thứ 2: Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại trường công lập thuộc phòng giáo dục - đào tạo Thanh Khê, luận văn đã đưa ra được những tổn tại trong công tác kiểm soát nội bộ thu, chi sự nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng Giáo dục – Đào tạo Thanh Khê cũng như hướng khắc phục các tồn tại này từ đó giúp các đơn vị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu chi sự nghiệp góp phần tăng cường công tác quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực

Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Loan (2007) với đề tài,

“Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại Trường Đại học

Hùng Vương ”

Đối tượng nghiên cứu : Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi

sự nghiệp tại Trường Đại học Hùng Vương

Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm soát nội bộ thu, chi tại Đơn vị sự nghiệp giáo dục

Kết quả nghiên cứu của luận văn :

Thứ 1: Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về công tác kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục

Thứ 2: Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Trường Đại học Hùng Vương, luận văn đã đưa ra được những tổn tại trong công tác kiểm soát nội bộ thu, chi sự nghiệp tại Trường Đại học Hùng Vương cũng như hướng khắc phục các tồn tại này từ đó giúp các đơn vị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp góp phần tăng cường công tác quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực

Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ yếu sau: Thực trạng KSNB thu, chi Ngân sách tại đơn vị, nhận thấy những mặt tồn tại của đơn vị từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện

Tuy nhiên Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ là một Trường dạy nghề có những đặc thù riêng do Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn quản lý và trường có 3 cơ sở vì vậy hoạt động thu, chi của trường có những đặc thù riêng mặt khác chưa có công trình nào nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ vì vậy những tài liệu trên giúp tôi tham khảo và hoàn thiện hơn đề tài của mình

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức luôn có sự mâu thuẫn lợi ích : Giữa lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, giữa lợi ích người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp Để dàn xếp mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để ràng buộc sao cho các cá nhân không vì lợi ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể, người lao động không từ bỏ lợi ích cá nhân mà cũng không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh nghiệp

Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị Nhìn dưới góc độ của chủ động phòng ngừa, ngăn chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu kiểm toán Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội

bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán

Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài 1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute) đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống

kế toán và KSNB Uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội

bộ của tổ chức Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB Giai đoạn

từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá hệ thống KSNB.Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn

Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban Treaway) được thành lập năm 1985 Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa

Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:

­ Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau

­ Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện

Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB

Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:

­ Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp

­ Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công

bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng

­ Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình

là báo cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh)

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công

Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước

Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán

Kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống bao gồm ba yếu tố : Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, thủ tục kiểm soát

1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ

a Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI

Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định

nghĩa về KSNB như sau:

KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức

Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình

bày về định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được

thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được

thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức

So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là Tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn

và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công

Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi Chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công

Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là

một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức

b Mục tiêu của hệ thống KSNB

-Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin : thông tin kinh tế, tài chính do

bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý : Hệ thống kiểm soát nội

bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm báo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần tuân thủ đúng mực

- Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài

sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp

c Vai trò chủ yếu của hệ thống KSNB

Hội đồng quản trị và ban quản lý đặt ra các mục tiêu và muốn thực hiện các mục tiêu đó bằng nhiều biện pháp trong đó hệ thống KSNB là một trong

số đó và có vai trò quan trọng vì :

- Bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của thông tin

- Giúp cho việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các quy định

- Giúp bảo vệ tài sản

- Giúp sử dụng nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả

- Giúp thực hiện các mục tiêu đề ra cho các hoạt động hoặc chương trình Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích sau :

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC của công ty, đơn vị

- Giảm bớt rủi ro, gian lận, hoặc trộm cắp do bên ngoài, nhân viên công

ty, đơn vị gây ra

- Giảm bớt rủi ro hoặc sai sót không cố ý của nhân viên gây tổn hại cho công ty, đơn vị

- Giảm bớt rủi ro do không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh, hoạt động của công ty hoặc đơn vị

- Ngăn chặn rủi ro do quản lý

1.1.4 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ

Có hai mô hình kiểm soát nội bộ đó là mô hình truyền thống và mô hình INTOSAI Trong đề tài nghiên cứu tôi chọn mô hình truyền thống vì trong trường học chủ yếu các hoạt động thu, chi được thực hiện theo quy định

của pháp luật và của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống có ba yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, thủ tục kiểm soát Các yếu tố này đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, bảo vệ và quản lý tài sản có hiệu quả

a Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống

- Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp

kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức Các nhân tố trong môi trường kiểm soát

bao gồm:

+ Đặc thù quản lý

Đặc thù quản lý thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó

và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến

mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn

+ Cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

· Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo

kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể

Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi, vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm

+ Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu, chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công

cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

+ Ủy ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm

vụ và quyền hạn sau :

· Giám sát sự chấp hành luật pháp của đơn vị

· Kiểm tra và giám sát công việc của KTV nội bộ

Sơ đồ 1.1: Môi trường kiểm soát bên trong

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào những nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm : Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước

- Hệ thống thông tin kế toán

Mỗi thành phần của hệ thống kiểm soát đều có những đặc trưng riêng độc lập nhưng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tương tác lẫn nhau trong một hệ thống Trong những thành phần trên, hệ thống thông tin kế toán có một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn, đo lường, ghi chép, tổng hợp và truyền đạt thông tin tài chính về thực thể kinh tế cho phép người sử dụng

Môi trường kiểm soát

Ủy ban kiểm soát

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

Công tác kế

hoạch

Đặc thù quản

lý

thông tin đánh giá và ra quyết định

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý và đóng vai trò trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị thể hiện ở hệ thống ghi sổ kép, hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ ghi sổ tiêu chuẩn, bảng cân đối tài khoản

Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình bao gồm ba giai đoạn:

+ Lập chứng từ kế toán: Là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số

liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh

+ Sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế

toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp , để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo

+ Báo cáo kế toán: Là giai đoạn cuối cùng nhằm tổng hợp số liệu trên

sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo (bảng tổng hợp, cân đối kế toán)

Một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển số và tổng hợp chính xác

Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức

đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết :

+ Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

+ Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

+ Tính đầy đủ : Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí

+ Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán

+ Tính đúng kì : Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định

+ Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác : Số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính

- Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các bước công việc, các nội dung cần phải kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn

· Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Trong một tổ chức có nhiều người cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công hợp lý cho tất cả mọi người trong tổ chức, không

để một số người phải làm quá nhiều việc trong khi đó một số người khác lại không có việc làm Phân công phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát Bởi vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau

và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

· Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Bất kiêm nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy

Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

· Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định

Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

Dựa vào các nguyên tắc trên các loại thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chính vì vậy, không một thành viên nào được giao thực hiện công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, không một cá nhân nào được thực hiện kiêm nhiệm các chức năng: Phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo vệ tài sản Mục đích của phân chia trách nhiệm là tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau, nhanh chóng phát hiện sai sót và hạn chế các hành vi gian lận trong quá trình thực hiện

Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông

đồng giữa các nhân viên Vì vậy nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các thành viên thực hiện nhiệm vụ

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Các thủ tục kiểm soát bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quan đến đơn vị; kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; kiểm tra

số liệu giữa số kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đối chiếu số liệu nội

bộ với bên ngoài, so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ

kế toán Cần đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn trong kiểm soát quá trình

xử lý thông tin

Để kiểm soát có hiệu quả hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán cần chú ý:

· Phải đánh số chứng từ liên tục để dễ dàng kiểm soát, tránh thất lạc

và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết

· Chứng từ và sổ sách phải ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để đảm bảo tính tin cậy và giảm khả năng sai sót

· Ghi chép chứng từ, sổ sách phải ngắn gọn, dễ hiểu

· Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý

· Mẫu chứng từ và sổ sách kế toán phải phù hợp với quy định của Nhà nước

· Sổ sách, chứng từ phải đóng lại chắc chắn, đánh số trang để dễ dàng lưu trữ và bảo quản theo nguyên tắc bảo mật

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ, hoạt động:

Tất cả các nghiệp vụ, hoạt động phải phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong một phạm vi quyền hạn nhất định

Sự phê chuẩn có thể là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc các nhà quản lý cấp cao nhất xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó Phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt

+ Kiểm soát vật chất

Các hoạt động kiểm soát này chính là việc hạn chế việc tiếp cận tài sản, sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro, kiểm kê tài sản định kỳ, bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép Ví dụ: Tài sản trong đơn vị có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng két sắt, khóa, tường rào … và chỉ có các cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận

+ Kiểm soát độc lập với việc thực hiện

Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi theo thời gian, nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ khi có ai đó thực hiện việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện của họ, ngoài ra những sai phạm có thể vô tình hay cố ý đều có thể xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế nào Kiểm soát độc lập với việc thực hiện là biện pháp hữu hiệu để giảm thiểu những gian lận và sai sót đó

Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả bằng sơ đồ:

Sơ đồ 1.2: Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống

Các nhân tố

bên tron g

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi trường kiểm soát Hệ thống thông tin kế

toán

Các thủ tục kiểm soát

Môi truờng pháp

Sự kiểm soát của

cơ quan chức

năng

Đặc thù

quản lý

Đường lối phát triển của đất nước

Chứng từ

kế toán

Sổ sách

kế toán

BCTC

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Thủ tục kiểm soát

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quan đến đơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực

tế với số liệu trên sổ kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực

tế và số liệu kế hoạch

b Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình INTOSAI

INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: Môi trường kiểm soát;

đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin truyền thông ; giám sát

- Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố bên trong bao gồm : Đặc thù quản lý; Cơ cấu tổ chức; chính sách nhân sự ; Công tác kế hoạch; Ủy ban kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị

Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những

đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe

dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

+ Nhận dạng rủi ro

Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị Liên quan đến khu vực công, các cơ

quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó

+ Đánh giá rủi ro

Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi

loại rủi ro Tuy nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi

ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro

+ Phát triển các biện pháp đối phó

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng

nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ

- Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi

ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro

Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục

kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị Như vậy không phải

bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

+ Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống

+ Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

+ Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện

+ Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: Từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng

bên ngoài…

- Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không Để đạt được kết quả, cần phải

thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động

và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện 1.2 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp

a Khái niệm

Đơn vị sự nghiệp là những tổ chức do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập để thực hiện các hoạt động sự nghiệp, không nằm trong những ngành sản xuất ra của cải vật chất Đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm

vụ chính trị được giao do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập Trong quá trình hoạt động đơn vị sự nghiệp được Nhà nước cho phép thu các hoạt động dịch vụ hay các loại phí để bù đắp một phần hoặc toàn bộ chi phí hoạt động, tăng thu nhập cho cán bộ, công chức và bổ sung tái tạo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị

b Phân loại

Dựa vào các tiêu thức khác nhau đơn vị sự nghiệp có thu cũng được phân thành nhiều loại khác nhau

- Căn cứ vào vị trí, đơn vị sự nghiệp có thu gồm:

+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở trung ương như Đài tiếng nói Việt Nam, Đài phát thanh và truyền hình Việt Nam, các bệnh viện, trường học do các

Bộ, ngành, cơ quan ở trung ương quản lý…

+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở địa phương như Đài phát thanh truyền hình

ở các địa phương, các bệnh viện, trường học do địa phương quản lý

- Căn cứ vào từng lĩnh vực hoạt động sự nghiệp cụ thể, đơn vị sự

nghiệp có thu bao gồm:

+ Đơn vị sự nghiệp giáo dục, đào tạo

+ Đơn vị sự nghiệp y tế ( Bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân)

+ Đơn vị sự nghiệp văn hoá, thông tin

+ Đơn vị sự nghiệp phát thanh, truyền hình

+ Đơn vị sự nghiệp dân số-trẻ em, kế hoạch hoá gia đình

+ Đơn vị sự nghiệp thể dục, thể thao

+ Đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ, môi trường

+ Đơn vị sự nghiệp kinh tế (Duy tu, sửa chữa đê điều, trạm trại)

+ Đơn vị sự nghiệp có thu khác

- Căn cứ vào chủ thể thành lập thì đơn vị sự nghiệp gồm:

+ Đơn vị sự nghiệp có thu công lập: Do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trực tiếp ra quyết định thành lập

+ Đơn vị sự nghiệp có thu ngoài công lập như bán công, dân lập, tư nhân:Được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận

+ Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức chính trị, chính trị xã hội:

+ Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động

thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động): Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, NSNN vẫn phải cấp một phần kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị

+ Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động : Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị không có nguồn thu Kinh phí hoạt động thường xuyên do NSNN bảo đảm toàn bộ (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động)

- Cách xác định để phân loại đơn vị sự nghiệp là căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị theo công thức sau:

Tổng số nguồn thu hoạt động

Trong đó : Tổng số nguồn thu sự nghiệp và tổng số chi hoạt động

thường xuyên tính theo dự toán thu, chi của năm đầu thời kỳ ổn định

+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động : Là đơn vị sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, xác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 100%

+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị

sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, từ trên 10% đến dưới 100%

+ Đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, gồm: Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, từ 10% trở xuống

1.2.2 Đặc điểm các nghiệp vụ thu, chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp

a Hoạt động thu

Trong quá trình hoạt động các đơn vị sự nghiệp có các khoản thu như sau: Thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước, thu các khoản thu khác:

- Thu sự nghiệp là các khoản thu gắn liền với hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của ngành được giao Các khoản thu này không phải là các khoản phí, lệ phí quy định trong Pháp lệnh phí, lệ phí và không phải là các khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh

- Thu phí và lệ phí là các khoản thu theo quy định của Pháp lệnh phí, lệ phí được Nhà nước giao theo chức năng của từng đơn vị

- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước: Kinh phí thanh toán cho đơn vị theo chế độ đặt hàng để thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát ) theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định

- Thu các khoản thu khác: Thu lãi tiền gửi ngân hàng, thu cho thuê mặt bằng, thu cho thuê tài sản cố định, thu lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ, thu thanh lý nhượng bán tài sản của đơn vị

Đối với các khoản thu trên thực hiện theo quy định của Nhà nước:

- Đơn vị sự nghiệp được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao thu phí, lệ phí phải thực hiện thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do

cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Đơn vị thực hiện chế độ miễn, giảm cho các đối tượng chính sách xã hội theo quy định của Nhà nước

- Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích lũy

b Hoạt động chi

Chi hoạt động thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao từ nguồn NSNN và chi từ nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, hoạt động chi gồm:

- Chi thanh toán cá nhân hay còn gọi là chi cho người lao động

- Chi về hàng hóa, dịch vụ

- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành

- Chi sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí thường xuyên

- Chi sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí đầu tư

- Chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn

- Chi thực hiện sản xuất, cung cấp dịch vụ

- Chi các khoản chi khác

Trong các đơn vị sự nghiệp các khoản chi hoạt động được phân loại như sau:

- Các khoản chi cho người lao động: Đây là các khoản chi quan trọng

liên quan trực tiếp đến thu nhập của người lao động trong các đơn vị Các khoản chi cho người lao động trong khu vực hành chính sự nghiệp bao gồm:

+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân

(Các mục chi được quy định trong Mục Lục Ngân Sách Nhà Nước)

- Chi về hàng hóa, dịch vụ: Đây là các khoản chi hoạt động thường xuyên của mỗi đơn vị nhằm phục vụ công việc chuyên môn được diễn ra liên

lục, duy trì sự hoạt động quản lý điều hành của mỗi đơn vị đó, các khoản chi này gồm các mục chi như sau:

+ Thanh toán dịch vụ công cộng

+ Vật tư văn phòng

+ Thông tin, tuyên truyền, liên lạc

+ Hội nghị

+ Công tác phí

+ Chi phí thuê mướn

- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là những chi phí mà xét

về nội dung kinh tế nó phục vụ trực tiếp cho hoạt động chuyên môn của đơn

vị Thuộc các khoản chi phí này như chi phí mua hàng hóa, vật tư dùng cho chuyên môn của từng ngành; chi mua trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng (không phải là tài sản cố định ); chi mua, in ấn, phô tô tài liệu chỉ dùng cho chuyên môn của ngành; chi đồng phục, trang phục; chi bảo hộ lao động; chi thanh toán hợp đồng thực hiện nghiệp vụ chuyên môn; chi trả nhuận bút theo chế độ; chi phí thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học theo chế độ quy định

- Chi sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí thường xuyên : Trong khu vực hành chính sự nghiệp các tài sản khi tham gia vào quá trình hoạt động thường xuyên bị hư hỏng phải bảo dưỡng, sửa chữa và số tiền khi tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản đó thường có giá trị tương đối nhỏ nên đơn vị sự nghiệp dùng nguồn kinh phí thường xuyên để chi trả Thuộc các chi phí này như chi phí sửa chữa thường xuyên trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; chi phí sửa chữa thường xuyên mô tô, xe chuyên dụng; chi phí sửa chữa thường xuyên máy phô tô; chi phí sửa chữa thường xuyên máy phát điện; chi phí sửa chữa thường xuyên các tài sản và công trình hạ tầng cơ sở khác

- Chi sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí đầu tư: Đây là

các khoản chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Thuộc các chi phí này như chi phí sửa chữa lớn trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; chi phí sửa chữa lớn nhà, cửa; chi phí sửa chữa lớn xe ô tô; chi phí sửa chữa lớn đường điện, cấp thoát nước; chi phí sửa chữa lớn đường xá, cầu cống, bến cảng, sân bay chi phí sửa chữa lớn các tài sản và công trình

hạ tầng cơ sở khác

- Chi mua sắm tài sản cố định dùng cho công tác chuyên môn:

Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp được NSNN cấp kinh phí để mua sắm các tài sản cố định nhằm phục vụ cho nhu cầu hoạt động chuyên môn của đơn vị Thuộc các chi phí này như chi mua máy móc thiết bị; Chi mua ô tô; Chi mua nhà cửa; Chi mua máy vi tính

- Chi thực hiện sản xuất, cung cấp dịch vụ bao gồm: Nguyên nhiên vật liệu, tiền công, khấu hao tài sản cố định, hoa hồng, nộp thuế ( nếu có) theo quy định của pháp luật

- Chi các khoản chi khác như chi tiếp khách,

Các đơn vị sự nghiệp thực hiện công tác chi sự nghiệp phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, bao gồm: Kinh phí ngân sách Nhà nước cấp, các khoản thu, chi theo quy định đối nguồn thu từ phí và lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước và các khoản khác của ngân sách Nhà nước nếu có Các đơn vị sự nghiệp chịu sự kiểm tra, kiểm soát của Kho bạc Nhà nước trong quá trình sử dụng các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước

Tất cả các khoản chi ngân sách Nhà nước phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán Các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách Nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách Nhà nước do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy