Đánh giá tính hứu hiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại công ty TNHH MTV điện lực đà nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN NGÔ HẠNH DUNG ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG Chuyê

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN NGÔ HẠNH DUNG

ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học:PGS.TS Trần Đình Khôi Nguyên

Phản biện 1: TS Đoàn Ngọc Phi Anh

Phản biện 2: PGS TS Lê Đức Toàn

Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà

Nẵng vào ngày 10 tháng 10 năm 2015

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Mỗi doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một qui

mô hoạt động nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Một trong các công cụ thực hiện chức năng này là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước, là công

ty thành viên hạch toán độc tập thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam với lĩnh vực chính là kinh doanh điện năng, cung cấp điện cho nhu cầu sản xuất và sinh hoạt trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Với quy

mô đó, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểm tra quản

lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định Trong đó, nổi bật lên là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và công tác thu tiền điện nhằm đáp ứng được yêu cầu của quản lý tài chính, đặc biệt là trong việc giám sát bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được chính xác và tránh

bị thất thoát tiền thu bán hàng Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết

trên, tôi chọn đề tài: "Đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát

nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện

2 Mục đích nghiên cứu Đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp; luận văn hướng đến

đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, từ đó đề ra các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại công ty hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện đối với khách hàng sử dụng điện vào mục đích sinh hoạt tại Công ty TNHH MTV Điện lực

Đà Nẵng;

Phạm vi nghiên cứu: tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng và 05 Điện lực trực thuộc, tập trung vào hoạt động bán hàng và thu tiền đối với khách hàng sử dụng điện vào mục đích sinh hoạt

4 Phương pháp nghiên cứu

Để đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, luận văn đã sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để xem xét mục tiêu của ban lãnh đạo công ty đối với kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty qua việc ban hành các quy trình, quy chế; phỏng vấn sâu bộ phận giám sát để hiểu rõ công tác này đang được quan tâm ở mức nào Đồng thời kết hợp với phương pháp điều tra chọn mẫu để đánh giá mức độ tuân thủ các quy trình, quy chế của bộ phận ghi chữ điện và thu ngân viên lưu động Kết quả thu được từ nghiên cứu sẽ là cơ sở để luận văn đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng

5 Kết cấu Luận văn

Ngoài Phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 4 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tính hữu hiệu của Kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thiết kế nghiên cứu

Chương 3: Đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà

Nẵng

Chương 4: Một số kiến nghị nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng từ trước đến nay có hai tác

giả đã nghiên cứu nhưng việc đánh giá tính hữu hiệu của công tác

tham khảo hai tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu đó là:

+ Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Điện lực Đà Nẵng” - Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Đà Nẵng (Tác giả Thái Như Quỳnh – năm 2008)

+ Đề tài “Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và nợ phải thu tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng - Điện lực Liên Chiểu” - Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng (Tác giả Đỗ Thị Ngọc Diệp – năm 2013)

Cả hai đề tài đều sử dụng phương pháp chuyên gia, trên cơ sở tổng hợp các tài liệu, văn bản về kiểm soát nội bộ của đơn vị để đánh giá Trong khi đó, phương pháp điều tra đối với những cá nhân tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chưa được quan tâm Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội

bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực

Đà Nẵng”

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

1.1.1 Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ

Tuy có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống Kiểm soát nội

bộ trong một doanh nghiệp, nhưng tựu trung đây là một quá trình, liên quan đến nhiều đối tượng trong một tổ chức, được thiết lập để đảm bảo hoạt động của tổ chức có hiệu quả, tuân thủ các qui định pháp luật và đảm bảo thông tin tài chính công bố có tính tin cậy

1.1.2 Chức năng của hệ thống Kiểm soát nội bộ

Hệ thống Kiểm soát nội bộ có các chức năng chủ yếu sau đây: Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình xử lý nghiệp vụ; phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghịêp vụ giúp cho

doanh nghiệp tránh khỏi thất thoát tài sản; giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường lối kinh doanh; đảm bảo an toàn tài sản; đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức tuân thủ nội quy, quy định, quy chế của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp đồng thời giám sát mức độ hiệu quả của việc thực hiện các nội quy, quy định, quy chế đó; đảm bảo

sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống Kiểm soát nội bộ

Trong báo cáo COSO (2013), hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ phận có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

1.1.4 Vai trò của hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với công tác Quản lý doanh nghiệp

Hệ thống Kiểm soát nội bộ đề ra được những biện pháp để bảo

vệ tài sản hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp, phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin không đáng tin cậy, giúp cho nhà quản lý xem xét được hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp

1.1.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống Kiểm soát nội bộ

Một hệ thống Kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế sau (Theo Chuẩn

mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và Kiểm soát nội

nội bộ được thiết lập cho những nghiệp vụ thường xuyên xảy ra, sai sót thuộc về con người do bản thân ít chú ý khi thực hiện nhiệm vụ hoặc

không hiểu rõ yêu cầu công việc, khả năng hệ thống Kiểm soát nội

bộ không phát hiện được sự thông đồng trong thành viên của Ban quản lý hoặc giữa nhân viên với những người khác trong và ngoài đơn vị, khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện công tác Kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình, do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

1.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền có những đặc điểm sau đây: Là chu trình có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu; trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên thường các đối tượng này dễ bị tham ô và chiếm dụng; nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, làm gia tăng mức độ cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trên thị trường

1.2.2 Các rủi ro và sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Các rủi ro và sai phạm có thể xảy ra như: đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được duyệt, đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng, ghi sai thông tin trên hợp đồng; bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn; giao hàng khi chưa được xét duyệt, giao hàng không đúng chủng loại, số lượng, địa điểm hoặc không

đúng khách hàng, hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm; bán hàng nhưng không lập hóa đơn, lập hóa đơn sai về giá trị, viết hóa đơn theo yêu cầu người mua, không bán hàng những vẫn lập hóa đơn; ghi nhận sai tên khách hàng và thời hạn thanh toán, ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng, ghi sai số tiền , ghi trùng hay ghi sót hóa đơn, quản lý nợ phải thu kém, thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ, khoản tiền thanh toán cúa khách hàng bị chiếm đoạt, xoá số nợ phải thu nhưng không được xét duyệt…

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

- Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ pháp luật và các quy định

1.3.2 Thủ tục Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Thủ tục kiểm soát chung

- Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

- Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hoá đơn

- Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài

- Kiểm soát dữ liệu và quá trình nhập liệu

- Kiểm soát chứng từ sổ sách

c Giám sát việc thực hiện

Đặc điểm của công tác này là người kiểm tra, giám sát phải độc lập với người bị kiểm tra Công tác này giúp nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp

1.4 ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.4.1 Tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Tính hữu hiệu của công tác Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp theo Báo cáo COSO (2013) có thể được xem xét theo một trong ba nhóm mục tiêu khác nhau nếu như Ban Giám đốc và nhà quản trị đảm bảo hợp lý rằng: Mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào, báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy, các luật lệ và quy định đang được tuân thủ

1.4.2 Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp:

+ Môi trường kiểm soát: Doanh nghiệp đã ban hành các quy tắc, chuẩn mực và các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm; doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên; tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng để nhân viên noi theo; doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý; doanh nghiệp có bộ

phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của Kiểm toán Nhà nước và Kiểm toán quốc tế; doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể; doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp; doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các vị trí nhạy cảm

+ Đánh giá rủi ro: Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn; doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã

có biên pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được; doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

+ Hoạt động kiểm soát: Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời; doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra; doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và

bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích

+ Thông tin và truyền thông: Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu

và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định; doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền + Giám sát: Việc Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi người

có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho Ban lãnh đạo

1.4.3 Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong Doanh nghiệp:

+ Môi trường kiểm soát: Doanh nghiệp đã ban hành những tiêu chuẩn về đạo đức và năng lực cho nhân viên bán hàng – thu tiền; doanh nghiệp đã ban hành chính sách bán hàng – thu tiền và những biện pháp khen thưởng, kỷ luật liên quan đến chu trình này đồng thời phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên và định kỳ có tập huấn cho nhân viên; doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý; doanh nghiệp có phân định quyền hạn và trách nhiệm cho các cá nhân liên quan đến chu trình; Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia xây dựng các chính sách cũng như các quy định liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền; doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các vị trí nhạy cảm (nhân viên bán hàng thì không được kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ thu tiền)

+ Đánh giá rủi ro: Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm đến phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

+ Hoạt động kiểm soát: Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất định kỳ và đối chiếu các kết quả đó với các định mức đã đăng ký kế hoạch để bổ sung và hoàn thiện; doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và nghĩa vụ trong công việc hay một vấn đề nào đó liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền; doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản nhằm phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại thời điềm nào đó để xác định đúng trách nhiệm của cá nhân trong chu trình nếu có sai phạm xảy ra; doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị liên quan đến công tác bán hàng và thu tiền khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích

+ Thông tin và truyền thông: Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm

rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, các quy định liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền; doanh nghiệp có lắp đặt hệ thống bảo

vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không

có thẩm quyền trong chu trình bán hàng và thu tiền

+ Giám sát: Những khiếm khuyết, sai sót trong chu trình bán hàng và thu tiền khi được phát hiện thì được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả Ban Giám đốc để điều chỉnh kịp thời