Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại các thư viện việt nam

Luận án Tiến sĩ Khoa học thư viện: Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam Luận án là công trình nghiên cứu một cách hệ thống về chuẩn hóa trong xử lý tài liệu, góp phần hệ thống hóa và làm rõ hơn cơ sở lý luận của chuẩn hóa trong xử lý tài liệu: nguyên tắc, phương pháp luận xử lý thông tin, xây dựng phát triển ngôn ngữ tư liệu và nguyên tắc đặt ra trong tiêu chuẩn hóa. Luận án đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chuẩn hóa trong xử lý tài liệu. Nghiên cứu đã đưa ra tổng quan về việc chuẩn hoá trong công tác xử lý tài liệu tại các thư viện trên thế giới, rút ra một số bài học kinh nghiệm trong việc thực hiện chuẩn hóa trong xử lý tài liệu.

LUẬN ÁN TIẾN Sĩ KHOA HỌC THƯ VIỆN

Ngưỉrí hướng dẫn khoa học:

1 PGS.TS, Trần Thị Minh Nguyệt

2 TS Nguyễn Thu Thảo

HÀ NỘI - 2012

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quản^iên cứu là hoàn toàn trung thực.

Tôi xin cam đoan rằng những tài liệu tham khảo được trích dẫn trong luận

án đều được xác định rõ nguồn gốc

Hà Nội tháng 3 năm 2012

Tác giả luận ớn

Vũ Dương Thúy Ngà

Nhân dịp hoàn thành luận án này, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắctới PGS TS Trần Thị Minh Nguyệt và TS Nguyễn Thu Thảo, những người đã tậntình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài cũng như đánh giá phân tícl, kết quả và hoàn thành luận án.

Tôi cũng xin bày tỏ sự biết cm tới Ban Giám hiệu, Khoa Sau Đại học, Khoa Thi viện - Thông tin trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Vụ Thư viện Bộ Văn hóa, The thao và Du lịch đã giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi về mọi mặt trong quá trình nghên cứu và thực hiện luận án

Tôi cũng xin bày tỏ sự biết ơn tới các thư viện trong cả nước đã cung cấp tài liệuvà thông tin giúp tôi hoàn thành luận án này

Nhân dịp này, tôi cũng xin chân thành cảm OTI sự quan tâm, động viên chân thàih và sự giúp đỡ quý báu bàng nhiều hình thức của gia đình và bạn bè đã dành chotôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận án khoa học này

Hà Nội, tháng 3 năm 20 ỉ 2

Tác giả luận án

Vũ Dương Thúy Ngà

Thư viện Khoa học Tổng họp Thành phố Hồ Chí Minh Thư viện Khoa học và Công nghệ Quốc gia

Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương Thư viện Khoa học Xã hội

// Tiếng nước ngoài

Cataloging in Publication Biên mục trong ấn phẩm

Pédération Internationale de Documentation Liên đoàn Tư liệu Quốc tế

International Pederation of Library Associations and Institutions

Liên đoàn các Hiệp hội và Cơ quan Thư viện Quốc tếInternational Standard Bibliographic DescriptionChuẩn Mô tả Thư mục Quốc tế

International Standard Book Number

Mã số theo Tiêu chuẩn Quốc tế cho SáchInternational Oiganizatioii for Standardization

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế/Tiêu chuẩn Quốc tếInternational Standard Serial Number

Mã số theo Tiêu chuẩn Quốc tế cho Xuất bản phẩm Định kỳ

Library o f Congress Subject HeadingsBảng Tiêu đề Chủ đề của Thư viện Quốc hộiMachine Reađable Cataloging

Khổ mẫu Biên mục Đọc máyMedicaỉ Subject HeadingsBảng Tiêu đề Chủ đề Y họcNational Iníoưnation Standard Organization

Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia Hoa KỳOnline Public Access Catalogue

Mục lục Truy cập Công cộng Trực tuyến Répertoire d ’Autoriié-Matière Encyclopédique et Alphabétique Uniíié

Bảng Phân loại Thập phân Bách khoaUnited Nations Educational Scientific Cultural Organization

Tổ chức Văn hoá, Khoa học và Giáo dục của Liên hợp quốcưniversal Machine Readable Cataloging

Khổ mẫu Biên mục Đọc máy Quốc tếUNESCO Thesaurus

Từ điển Từ chuẩn của UNESCO

TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHUẨN HOÁ TRONG x ử LÝ TÀI LIỆU TẠI 43 CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

2 l 2 Đặc điểm công tác xử lý tài liệu tại các thư viện ở Việt Nam

2.2.1 Các chuẩn nghiệp vụ

2.3 Thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và tiêu chuẩn Việt Nam trong 74

2.3.1 Thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài íiệu 74

2.4 Đánh giá thực trạng chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu tại các thư 103viện Việt Nam

TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM

tài liệu

^'iện Việt Nam

QO

102

Đồ thị

Việt Nam

80

viện Việt Nam

83

tại các thư viện Việt Nam

or

thư viện Việt Nam

ngành/ íhư viện viện nghiên cứu

93

ở Việt Nam

Hình

134

Nội dung

Bảng

Nam

thư viện Việt Nam

tại các thư viện Việt Nam

84

thư viện Việt Nam

ngành/ thư viện viện nghiên cứu

Việt Nam

87

888990

91

92

Chuẩn hoá đã và đang trờ thành một yêu cầu khách quan của bất cứ ngành nghề và hoạt động nào trong xã hội Để có thể phục vụ cho người dùng tin một cách có hiệu quả và chất lượng, các thư viện không thể không tiến hành chuẩn hoá hoạt động thư viện.

Trong quá trình phát triển, các thư viện trên thế giới và Việt Nam đã không ngừng quan tâm đến việc chuẩn hoá Trong các nội dung hoạt động thư viện cần chuẩn hoá, chuẩn hoá công tác xử lý tài liệu là một nội dung quan trọng Công nghệ thông tin đã

có những bước phát triển mạnh mẽ và được áp dụng ngày một rộng rãi trong các thư viện, làm thay đổi tính chất hoạt động của thư viện, làm cho khái niệm thư viện đã được mở rộng, nhiều thư viện điện từ đã được xây dựng, Mặc dù có sự thay đổi, nhưng cho đến nay định nghĩa của Tổ chức Văn hoá, Khoa học và Giáo dục của Liên hợp quổc (UNESCO) vần được đánh giá là định nghĩa nêu được đầy đủ bản chất của

thư viện: “Thư viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, ỉà bất cử bộ smi tập có íồ

chức nào của sách, xuất bản phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác kể cả đỗ hoạ, nghe nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tồ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tín, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giàỉ tri” Để tạo lập

nên bộ sưu tập có tổ chức, công việc bất cứ thư viện nào cũng phải thực hiện là xử lý tài liệu Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu sẽ tạo ra các dữ liệu chuẩn, yếu tố quan trọng

để thiết lập nên bộ máy tra cứu và các sản phẩm thông tin thư mục, giúp cho việc liếp cận, tra cứu và sử dụng tài ỉiệu, thông tin trong thư viện được dễ dàng, thuận lợi

Gần đây, một số tiêu chuẩn Việt Nam về lĩnh vực thư viện đã được ban hành và một sổ chuẩn nghiệp vụ mới đã hình thành Trên phương diện quản lý Nhà nước, ngày

07 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hoá-Thông tin (nay là Bộ VHTTDL) đã có công văn số 1597/ BVHTT về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam khuyến cáo các thư viện Việt Nam triển khai áp dụng AACR 2, DDC, MARC 21 như là các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục và xử !ý tài liệu kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2007 [11] Yêu cầu chuẩn hóa càng trở nên cấp bách hơn sau sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ

tác liên quan đến xử lý tài liệu Mặc dù nhận thức được điều đó, nhưng không phả thư viện nào cũng dành sự quan tâm thoả đáng cho vấn đề này Việc xử lý tài liệi trong các thư viện Việt Nam hiện nay còn mang tính cục bộ và thiếu thống nhất.

Trước thực tế đó, việc nghiên cứu thực trạng, tìm ra được các nguyên nhân đã dẫr đến sự thiếu khoa học và chuẩn xác trong xử lý tài liệu để từ đó đưa ra được giải pháp nhằm chuẩn hoá trong công tác xừ lý tài liệu tại các thư viện là một việc làm cấp bách

và có một ý nghĩa hết sức quan trọng Điều đó không chỉ có ý nghĩa to lớn trong hoại động thực tiền của ngành thư viện, mà còn góp phần định hướng trong việc xây dựng chính sách và chiến lược phát triển nghề thư viện, đồng thời góp phần thúc đẩy sụ nghiệp thư viện Việt Nam có thể phát triển ổn định và bền vững, có khả năng hội nhập với khu vực và quốc tế

II Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Xử lý tài liệu là một khâu xử lý kỹ thuật then chốt trong thư viện Trong một thời gian dài, xử lý tài liệu được coi là một trong những nội dung cốt lõi của thư viện học,

vì thế đã có một số công trình nghiên cứu ỉiên quan đến xử lý tài íiệu trên cả hai phương diện lý luận và thực hành Chuẩn hoá trong xử lý tài liệu là một vấn đề được cộng đồng thư viện trên thế giới quan tâm và đặt trong nội dung chuẩn hoá hoạt động thông tin tư liệu Việc nghiên cứu, xây dựng và triển khai các chuẩn về xử lý tài liệu

đã được tiến hành với việc thiết lập các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ tại các tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế, tổ chức nghề nghiệp quốc tế, và các hội nghề nghiệp các cơ quan tiêu chuẩn hoá của các quốc gia

ở nước ngoài, xử lý tái liệu được đặt trong nội dung công việc tổ chức thông tin,

tổ chức tri thức, trước đây thường được gọi là phân loại biên mục Việc chuẩn hoá trong xử lý tài liệu được tiến hành gắn với các công cụ chuẩn, chẳng hạn như Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ (AACR2), Tiêu chuẩn Mô tả Thư mục Quốc tế (ISBD), Khung Phân loại Thập phân Dewey (DDC), Khung Phân loại cùa Thư viện Quốc hội (LCC), Bảng Tiêu đề Chủ đề của Thư viện Quốc hội (LCSH), Bảng Tiêu đề Chủ đề Sears,

ngliệp đã đặt ra [146], [146], [148].

Trên thực tế, đã có một số tài liệu viết về chuẩn hóa, tiêu chuẩn hoạt động thư viện nói chung và trong từng khâu xử lý cụ thể với các công cụ, các tiêu chuẩn tương ứng.Karen Coyle (2005) đã giới thiệu khái quát về các tiêu chuẩn thư viện và các tiêu chiẩn phi thư viện được xây dựng và áp đụng trong thư viện ở Hoa Kỳ trong bài “Thư

việi và Tiêu chuẩn” {Lỉbrarỉes and Standards) Bài viết đã phân tích vai trò của Hội

Thr viện Hoa Kỳ (ALA) và Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia (NISO) Hoa Kỳ troig việc tạo ra và phát triển các tiêu chuẩn thư viện ở Hoa Kỳ và những vấn đề đặt

ra à: có những tiêu chuẩn trưởng thành trong môi trường thư viện mà không nằm

luôi chậm chạp và không bát kịp với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ thôig tin hiện nay [84]

Với bài “Chuẩn hóa ỉà một thành tố frong chuyển giao thông tin” {Standardisation

as i /actor in ỉnformation transfer), E.J Prench (1981) đẫ cung cấp các chỉ dẫn tóm

lượ: tới các nguồn thông tin về các tiêu chuẩn các quy định kỳ thuật và các vẩn đề liêr quan cũng như chỉ ra vai trò quan trọng của các tiêu chuẩn trong việc hỗ trợ các cán bộ thông tin trong việc cung cấp các dịch vụ tốt nhất có thể tới người sử dụng Trơig bài có đề cập một chút đến chuẩn hóa trong xử lý thông tin, một yếu tố giúp chcviệc chuyển giao thông tin đến người sử dụng có hiệu quà [86] Otto Lohmann troig bài “Những nỗ lực chuẩn hóa trên quy mô quốc tế trong lĩnh vực thu viện”

{Efprts fo r ỉnternationaỉ Standardizatỉon in Lỉbraries) đã phản ánh sự hợp tác mật

thiá của Liên đoàn các Hiệp hội Thư viện Quốc tế (1FLA) với Tổ chức tiêu chuẩn hóa

q u ấ tế (ISO) và Liên đoàn Tư liệu Quốc tế (FID) trong việc đẩy mạnh hoạt động chiần hóa trong lĩnh vực thư viện trên quy mô quốc tế tính đến năm 1971 [140], D Johi và JR Byrum đã góp phần khái quát về sự ra đời và phát triển của các ISBD qua bài viết “Sự ra đời và tái sinh của ISBD: Quy trình và thủ tục Tạo và Sửa đổi Tiêu

Descrỉptions) Tác giả cho rảng sự hoàn thiện của ISBD là thể hiện sự nỗ lực thành

công nhất của IFLA trong việc thúc đẩy chuẩn hóa trong công tác biên mục [137] Jurgen Krause (2003) trong bài tham luận “Chuẩn hoá, sự không đồng nhất và chất lượng của việc phân tích nội đung: Mâu thuẫn chính yếu của các thư viện sổ và giải

pháp” {Standardization, heterogeneity and the qualỉty o f content analysis: a key

conỷlỉct o f digitaỉ ỉibm rỉes and its solution) trình bày tại Đại hội Thông tin và Thư

viện thế giới IFLA 69 ở Berlin (Đức), đã phân tích ảnh hưởng của sự phát triển về mặt công nghệ, những nhu cẩu mới mẻ của người dùng tin đối với những thay đổi mang tính hệ quả trong việc định hình việc xử lý thông tin Tham luận đã khẳng định vai trò cúa chuẩn hóa trong việc xử lý nội dung tài liệu đảm bảo cho thư viện giữ vai trò một cơ quan cung cấp thông tin đa tiêu điểm trong môi trường web [138]

Trong bài “Bắt đầu và tiến bộ của biên mục trong xuất bản ở Trung Q uốc” {The

Commencemení and Advancement o f Chỉna's Cataỉoging in Pubỉỉcaiỉon), Hao

Zhiping (1996) giới thiệu về lịch sử Biên mục trong xuất bản phẩm ở Trung Quốc với

ba giai đoạn; ý tưởng, chuẩn bị với việc xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc gia

và áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia này trong công tác Biên mục trong xuất bản phẩm [90]

Các nghiên cửu trên giúp cho người nghiên cứu nắm bát được các thông tin về tình hình và các biện pháp chuẩn hóa trong xử lý tài liệu được thực hiện tại nước ngoài Tuy nhiên, những nghiên cứu này mới chỉ dừng lại ờ việc nêu vấn đề hoặc phản ánh thực trạng hoặc hướng dẫn việc áp dụng một chuẩn nghiệp vụ cụ thể mà chưa nghiên cứu tổng hợp về vấn đề, các phương diện liên quan đến chuẩn hoá trong xử lý tài liệu

ờ Việt Nam, một số cuộc hội thảo về chuẩn hóa hoạt động thư viện đã được tổ

chức Năm 2001, với sự tài trợ của Tổ chức Từ thiện Đại Tây Dương {Atlantic

Phỉlanthropies F om dơíìon), Viện Đại học Công nghệ Hoàng gia Melbourne (RMỈĨ)

đã tổ chức cuộc hội thảo “Hệ thống và tiêu chuẩn cho Việt N am ” Tại cuộc hội thảo

vụ cùa nước ngoài như: AACR2, MARC21, DDC để thực hiện việc chuẩn hoá.[22] Sau đó, năm 2003, TTTTKHCNQG đã tổ chức cuộc hội thảo ‘T ăn g cường công tác tiêu chuẩn hoá trong hoạt động thông tin-tư liệu”, tại đó, nhiều tham luận đã đề cập đến những vấn đề chung và thực tiễn công tác tiêu chuẩn hoá tại một $ố thư viện vả

cơ quan thông tin cụ thể [34] Tuy nhiên, vấn đề chuẩn hoá xử lý tài liệu chưa được nêu ra và thảo luận thoả đáng Năm 2009, tại cuộc Hội thảo “Công tác xây dựng và áp dụng chuẩn nghiệp vụ và tiêu chuẩn tại các thư viện ở Việt Nam” trong khuôn khổ Đề tài nghiên cửu khoa học ‘"Tăng cường việc chuẩn hóa trong hoạt động thư viện ờ Việt Nam”, chuẩn hóa đã được nhìn nhận trên nhiều góc độ: xây dựng, ban hành và thực thi các văn bản pháp quy, các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thu viện Trong hội thảo có một số tham luận đề cập đến chuẩn hóa trong xử lý tài liệu trong môi trường thư viện truyền thống và hiện đại [16]

Tiếp đó, có một số hội thảo được tổ chức gắn liền với các việc áp dụng và triển khai các chuẩn nghiệp vụ trong xử !ý tài iiệu, cụ thể như: Hội thảo “ MARC 21 ” tổ chức tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2000 Năm 2007, Liên hiệp Thư viện Khu vực miền Đông và cực Nam Trung bộ đã tổ chức hội thảo "ứ n g đụng chuẩn nghiệp vụ thư viện ” tại Thư viện Tỉnh Bình Dương với sự tham gia của 8 thư viện tỉnh trong khu vực Thư viện các tình đã cùng nhau trao đổi kinh nghiệm khi áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện như: khung phần loại DDC; biên mục theo khổ mẫu MARC21, AACR2; sự chuyển đổi Khung Phân loại Thập phân Dewey [72] Năm 2001, Trung tâm TTTLKHCNQG đã tổ chức Hội thảo “Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam” Tại hội thảo này các thư viện Việt Nam đã đi đến thống nhất áp dụng khổ mẫu MARC21

để xây dựng MARC Việt Nam Năm 2008, Liên Chi hội Thư viện Đại học Phía Nam

tổ chức Hội thảo “Thống nhất công việc Định chủ đề & Biên soạn Khung Tiêu đề đề mục” do tại Trung tâm Thông tin-Học liệu Đại học Đà Nang Năm 2009, TVQGVN

tổ chức Hội thảo “ Sơ kết 3 năm áp dụng khung phân loại DDC trong ngành thư viện

cập tài nguyên (RDA) và khà năng áp dụng tại Việt Nam”

v ề đề tài nghiên cứu, có hai đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ nghiên cứu về chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin-thư viện Phan Huy Quế (2003) cùng cộng sự đã thực hiện đề tài ‘*Nghiên cứu áp dụng các chuẩn lưu trữ và trao đổi thông tin trong hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia” Đề tài này đâ tập trung vào việc nghiên cứu hiện trạng hoạt động tiêu chuẩn hoá trong hệ thống thồng tin Khoa học Công nghệ Quốc gia nhàm đưa ra một số kiến nghị đối với việc xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam, áp dụng tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn của nước ngoài về xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin [40] Tiếp đó, Vũ Dưong Thúy Ngà (tác giả luận án) cùng cộng

sự đã thực hiện đề tài ‘T ăn g cường việc chuẩn hóa trong hoạt động thư viện ở Việt

N am ” Đề tài này đã tập trung vào việc nghiên cứu và đánh giá ihực trạng chuẩn hóa với việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và hoạt động tiêu chuẩn hoá trong các thư viện Việt Nam hiện nay, đề xuất các giải pháp cụ thể để có thể đảm bảo và tăng cưòng sự chuẩn hoá trong hoạt động thư viện Việt Nam nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này Trong các nội dung liên quan đến chuẩn hóa hoạt động thư viện

có đề cập một phần đến chuẩn hóa trong xử lý tài liệu,

Bên cạnh đó, vấn đề chuẩn hoá trong hoạt động thư viện nói chung và chuẩn hóa

động thư viện nói chung đã có một số bài nghiên cứu Có thể kể đến các bài viết của tác giả Phan Huy Quế, như: “Hoạt động Tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu”, “Chiến lược nào cho công tác chuẩn hoá trong hoạt động thông từi tư liệu”, “Hoạt động Tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tín tư liệu”, “Bộ Tiêu chuẩn ISO và vấn đề

áp dụng trong các tổ chức thông tin tư liệu”, “Tiếp cận hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực tíiông tin và tư liệu theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ ửiuật” Những bài viết này đã phân tích, nêu lên thực trạng và đưa ra các giải pháp đẩy mạnh chuẩn hóa trong hoạt động ữiông tin-tư liệu trong đó có thư viện [35], [38], [39], [41 ]

viìn Việí Nam, Thông tin và Tư ỉiệu, và Nghiên cứu văn hóa Bài "Xử lý tài liệu trong

cổc ihư viện: một số vấn đề dặl ra" đã nêu lên một số đặc điểm trons thực trạng cône tá: xử Iv lài liệu ở Việt Nam hiộii nay: lính cục bộ, đơn lẻ về phương íhức xử lý sự thiểu chuẩn hoá do các cóng cụ xử lý còn thiếu và chưa hoàn thiện, biên mục tập trung của Thư viện Quốc eia Việt Nam còn chưa phát huy tác dụng Bài “Quan niệm chuẩn hóa trona xử lý tài liệu và những biện pháp đảm bảí) chuấn hóa trong xử lý tài liệu ở v.ệl Nam hiện nay” đã đưa ra quan niệm về chuẩn hóa trong xử lý lài liệu, nêu những bất cập và đề xuất các giăi pháp cần thực hiện để đẩy mạnh chuẩn hóa trons xử iý tài liệu tại các ứiư viện Việt Nam Bài ''Đế hướng tới sự chuẩn hoá trong công tác xử lý tài liệu và biên mục trong các thư viện ở Việt Nam” đã phân tích và nêu ra một sổ vấn đề cần quan tâm Irong việc triẻn khai các chuấn nghiệp vụ trong biên mục và xử lý tài liệu ớ Việi Nam Bài “Chuẩn nghiệp vụ trona xử iý lài liệu ở Việt Nam; Thực trạng và giải pháp” đã phản ánh thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như quy tắc bièn mục, khung phân loại, bộ tiêu đề chủ đề, bộ từ khóa trong xử lý tài liệu tại Việt Nam thu(c các loại hình thư viện khác nhau và đưa ra một số giải pháp tăng cường chuẩn hóa trong xử lý tài liệu đối với các thư viện lại Việt Nam Bài 'T iê u chuẩn Việt Nam

về xử lý tài liệu” đã đề cập (ới các tiêu chuẩn Việt Nam về xử lý tài liệu và nêu ra một

số giải pháp đẩy mạnh công tác liêu chuẩn hoá trong công tác xử lý lài liệu Bài

“Tlực trạng việc áp dụng các Tiêu chuẩn Việt Nam về biên mục và xử lý tài liộu trorg các thư viện Việt Nam“ dã nêu thực trạng việc áp dụng các Tiêu chuẩn Viộl Nan tại các loại hình thư viện và đưa ra các kiến na,hỊ để tăng cường công tác tiêu chuìn hóa Irorm xử lý lài liệu ỡ Việt Nam

Dể hướng tới chuẩn hóa trong biên mục và xử lý tài liệu điện tử, Vũ Dương Thúy Ngí đã giới thiệu một số chuẩn nghiệp vụ cần áp dụníỉ như Chuẩn mô tả và truy cập tài Iguyẽn (RDA), chuẩn áp dụng phươna diện kết hợp thuật ngừ (FAST), Dublin Con và các tiêu chuẩn kèm theo (Chuẩn từ vựng mô là tài liệu, ISO 8601-2004 cho

Bên cạnh đó, đã có một số nghiên cứu liên quan đến việc áp đụng các chuẩn nghiệp vụ cụ thể trong xử lý tài liệu trong các thư viện và những vấn đề đặt ra, bao gồm những quy định trong biên mục mô tả, biên mục theo MARC 2 1, phân ỉoại theo DDC, định chủ đề

Bài “Qui tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2 và thực tiễn biên mục Việt Nam” của Vũ Văn Sơn đã nêu rõ những đặc điểm chủ yếu và tình hình sử dụng AACR2 tại Hoa Kỳ

và một số nước khác So sánh một số qui định chủ yếu trong AACR2 với thực tiễn biên mục ở Việt Nam, tác giả đề xuất một số ý kiến nghiên cửu sử dụng AACR2 trong cơ quan thư viện và thông tin Việt Nam [45]

Nguyễn Văn Hành trong bài “Vấn đề chuẩn hóa cách trình bày tiêu đề mô tả/điểm truy nhập tên người Việt Nam trong cơ sở dữ ỉiệu” đã nêu lên sự cần thiết và một số

đề xuất về việc mô tả tên người Việt Nam với tư cách ỉà tiêu đề mô tả trong biên mục đọc máy để xây dựng các CSDL [2!]

v ề việc áp đụng M A RC 2 Ỉ, Nguyễn Thị Xuân Bình có bài “Áp dụng M ARC 2 ì ở

một số cơ quan thông tin, thư viện tại Hà Nội” đã phân tích bối cảnh tin học hoá tại các cơ quan thông tin và thư viện lóna ở Hà Nội trước khi áp dụng MARC21 Tác giả

triển khai áp dụng biên mục MARC21 [4]

Nguyễn Thị Thanh Vân đã có bài “Thực trạng ứng đụng MARC 21 tại TVQGVN”

đã phản ánh những khó Idiăn và thuận lợi trong việc biên mục theo MARC 21 với phần mềm ILIB tại TVQGVN kể từ năm 2003 [73] Trong đó, những khó khăn đã được tác giả phân tích bao gồm: v ấn đề tiêu đề mô tả hình thức, sự phân biệt chưa rõ ràng trong mô tả giữ hai trường: 260 và 502, mã tên nước và mã ngôn ngữ trong phục lục MARC 21 rút gọn và chuẩn của MARC 21 không giống nhau

Bên cạnh các nghiên cửu về thực trạng áp dụng MARC 21, Nguyễn Đức Bình có nghiên cứu đã tìm hiểu sâu về khổ mẫu vốn tài liệu lưu giữ trong quản lý báo tạp chí

và những điểm lưu ý khi sử dụng khổ mẫu này nhằm chuẩn hóa dữ liệu khi triển khai

v ề việc áp dụng DDC, Nguyễn Thị Thanh Vân có hai bài viết Bài “Phân loại tài

liệu theo DDC tại TVQGVN” đã phản ánh quá trình triển khai áp dụng DDC rút gọn tại TVQGVN Tác giả đã nêu lên mộí số quy định cụ thể của TVQGVN trong phân loại theo DDC và những khó khăn khi phân loại theo khung phân loại này [73] Tiếp

đó bài “Một số quy định cụ thể của TVQGVN trong việc áp dụng khung phân loại DDC” cũng đã giới thiệu 18 quy định của TVQGVN nhàm góp phần tạo nên sự thống nhất trong các thư viện khi phân loại theo DDC [73]

v ề công tác định chủ đề, định từ khóa và việc chuẩn hóa cũng đã có một số bài

[23], Lê Ngọc Oánh “ Đào tạo cán bộ thư viện phụ trách công tác thiết lập tiêu đề chủ

đề trong các thư viện” [35], Vũ Dương Thúy Ngà “Để hướng tới sự chuẩn hoá trong công tác định từ khóa và định chù đề tài liệu ờ Việt Nam” Nhữiig bài viết này đã phân tích vai trò của công tác định chủ đề và những vấn đề đặt ra trong chuẩn hóa biên mục chủ đề ở Việt Nam rtr quy trình, phưong pháp xử lý, đến việc hình thành các công cụ kiểm soát rtr vựng và đào tạo những ngưcri làm công tác định chủ đề tài liệu trong các thư viện

v ề chuẩn hóa và đảm bảo tính thống nhất trong xử lý tài liệu đẫ được Hoàng Thị Hoà đề cập trong “Một vài ý kiến về vấn đề kiểm soát tính thống nhất trong biên mục” Bài viết đã phân tích thực trạng về việc kiểm soát tính thống nhất trong mô tả, phán loại, định chủ đề tài liệu trong các thư viện ở Việt Nam, những vấn đề đặt ra và một sổ kiến nghị với Tm ng tâm Thông tỉn-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội về việc thiét lập được hồ sơ KSTTN chuẩn [24]

Những nghiên cứu trên đã góp phần phản ánh thực trạng, một số vấn đề đặt ra và các biện pháp tăng cường chuẩn hoá trong xử lý tài liệu tại các thư viện ở Việt Nam Tuv nhiên, để hoàn thiện chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam cần

có sự nghiên cứu sầu sắc và toàn diện hơn

III Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

1 Mục đích nghiên cứu

Thông qua nghiên cứu dánh giá thực trạne, việc chuẩn hoá trona xử Iv tài liệu, ỉuận án đề xuất các giái pháp dảm bảo chuẩn hoá irong xử lý tài liệu góp phần nâng cao chất lượng cùa hoạt độne thư viện Việt Nam nhằm phục vụ cho nguời dùng tin một cách tốt nhất

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa và làm rõ hơn cơ sở lý iuận của chuẩn hóa trong xử lý tài liệu

- Nghiên cứu tổng quan về việc chuẩn hoá trong công tác xử lý tài liệu tại các thư viện trên thế giới

- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng việc chuẩn hoá trong công tác xử lý tài liệu, tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự thicu khoa học và chuấn xác Irona xử lý tài liệu

tại các thư viện ớ Việl Nam.

- Đề xuất các íỉiài pháp cụ ihc để có thể thực hiện việc chuẩn hoá trong công lác

xử lý tài liệu lại các thư viện ứ Việt Nam

IV Đối tưọng và phạm vi nghiên cứu

+ Đối tu’Ọ'ng nghicn cửu; sự chuẩn hoá trong xử lý tài liệu tại các Ihư viện Việt Nam với việc áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam, các công cụ, chuẩn nghiệp vụ trong

xử lý tài liệu và kết quả xử lý tài liệu lại các thư viện Việt Nam

+ Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu sự chuẩn hoá trong xử lý tài liệu tại

- Các thư viện công cộng (chỉ đừng đến thư viện cấp tỉnh, thành phố);

- Các thư viện da ngành, chuyên ngành lớn, thư viện các Irưừne đại học, cao đẳng, thư viện trường phổ thông, thư viện viện nghiên cứu

Các thư viện quận huyện, thư viện tủ sách xã, phường, thư viện nhà máy, xí nghiệp không nàin trong phạm vi nghiên cứu của đè lài

Do thò'i gian nshiên cứu có hạn, trong luận án công tác xử íý tài iiệu dược giới hạn với các khâu cơ bản như; mô lả ihư mục tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ dề tài liệu, làin lóm tắl và chú giải tài liệu

V Phưong pháp luận và phưong pháp nghiên cứu

Phương pháp luận được sử dụng trong đề tài là phương pháp duy vậi biện chứng

và duy vật lịch sử: nghiên cứu chuẩn hóa irong công tác xử lý tài liệu gẩn với tiến trình phát triển trong diều kiện, hoàn cảnh thực tiền cụ thể của Việt Nam theo nauyên tẳc đảm bảo tính khách quan, phát triển, toàn diện, lịch sử, cụ thể

I Phương pháp tiếp cận bệ thống: đề tài sử dụng phương pháp này nhằm có một

cái nhin hệ thống về nhữna vấn đồ liên quan đến việc chuẩn hoá công tác xứ íý lài liệu tại các thir viện ở Việl Nam

+ Phương pháp tiếp cận lịch sử/logic học: Nhăm tìm hiểu việc chuẩn hoá công tác

xử lý tài íiệu tại các thư viện Việl Nam trong mối liên hệ với các hoạt động khác trong thư viện đặt trong hoàn cảnh xã hội-lỊch sử của Việt Nam trước xu thế toàn cầu hoá và đẩy mạnh hội nhập quốc le

I Phương pháp nỉỊhién cú v cụ thê được sử ílỊing trong dề tài, bao gồm;

• Tổng họp, phân tích tư liệu, thư từ trao đối liên quan đến đề tài nghiên cứu Với phương pháp này đề tài đã kế Ihừa kết quả của các nghiên cứu trưức đó

• Q uan sát việc xử lý tài liệu tại thư viện, cơ quan thông tin; quy trinh, phưong thức xử lý tài liệu và các công cụ được sử dụng trong xử lý tài liệu nhu: Các quy tấc biên mục, khung phân loại, từ điền từ khoá và bộ khoá quy ước, bộ tiêu đề chủ đề, tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuấn quốc té về xử Iv tài liệu

• Phương pháp điều tra xã hội học: Bao gồm việc sử dụng phương pháp điều

tra bàng phiếu hỏi và phòns vấn Irực liếp Phươna pháp này ciủp cho tác gỉS luận án thu được các thône tin khách quan Irune Ihực đổ có thể đánh eiá dược thực trạns và gợi ý về các biện pháp tăng cường chuẩn hỏa (.rong xứ lý tài liệu tài các thư viện Việl Nam Những kết quả thu được qua xứ lý hệ thống phiếu điều tra và phỏng vấn là cư

sở đê đưa ra các giải pháp thực hiện chuẩn hóa trong xử lý tài liệu khá thi và phù hợp với ihực tế của Việt Nam.

Tác giả luận án tiến hành phóng vấn các chuyên gia và cán bộ thuộc các loại hình thư viện khác nhau trong phạm vi toàn quốc

Chọn mau kháo sát: Do thời gian có hạn, đối với loại hình ihư viện cônR cộng, đề

tài chỉ dừng íại nghiên cứu, khảo sát đến thư viện cấp tỉnh Đối với loại hình thư viện

đa nsành, chuyên ngành, dề tài chỉ dừng lại ở các thư viện da ngành lớn, thư viện trườne đại học, cao dana, thư viện Irườníỉ học thư viện viện nehiên cứu

Các thư viện huyện, thư viện xã, phườnR, Ihư viện nhà máy, xí nghiệp không nàin trong phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối với lừng loại hình thư viện, đề tài chọn điểm khảo sát theo vùng miền, với đại diện của ba miền tại các địa bàn khác nhau: thành phố lớn, các tỉnh miền núi, đồng bằng Trong đó, Miền Bắc gồm 12 tỉnh/ thành phố; Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương, Thái Bình, Nam Định, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai, Yên Bái, Thái Nguyên, Lạng Sơn Điộn Bièn; Miền 'ÍVung gồm Ỉ2 tỉnh/ thảnh phổ; Đà Nang, Thừa rhiên-Huế, Quảng Bình, Quàng Trị, Hà 'ITnh, Nghệ An, Thanh Hóa, Bình Định, Dắc l,ác, Đắc Nông, Gia Lai, Phú Ycn; Miền Nam gồm 9 tỉnh/ thành phố: Tp, Hồ Chí Minh, Tiền Giang, Kiên Giang, Sóc 1'răng, Bình Phước, Tây Ninh, Đồng 'í’háp, Vĩnh Long, c ần Thơ

Việc điều Ira, phỏng vấn được tiến hành theo phương pháp chọn mẫu Mầu khảo sát được chọn theo nguyên tắc phân tầng bởi đổi lượng khảo sál không dồng nhất

tài liệu và các cán bộ lãnh đạo các chuyên gia trong ngành

Cụ thể, tác giả luận án đã khảo sát tại 101 thư viện với các loại hình khác nhau tại

33 tỉnh, thành phố Việc diều ira phỏng vấn được tiến hành theo phương pháp chọn mẫu đại diện cho 4 nhóm thư viện: thư viện công 00112, Ihư viện dại học, thư viện trường học, thư viện đa ngành và thư viện viện nghiên cứu ‘l ong số phiếu điều tra

phát ra: 700 phiếu Tổng số phiéu Ihu lại dược: 600 phiếu (dạt tv lệ 85.7%), trong đó

có 45 phiếu của thư viện côníi cộng, 120 phicu của thư viện đại học, 400 phiếu cùa thư viện trường học, 35 phiếu của thư viện đa ngành và ihư viện viện nghiên cứu (trong phần xử lý số liệu nhóm này dược gộp thành; các thư viện chuyên ngành khác) Các phiếu được gửi đến đối tượng điều tra theo ba phương thức: phát trực tiếp, gửi qua đường bưu điện và gửi qua thư điện tử

Ngoài các cán bộ lãnh dạo và nhân viên tại 4 nhóm thư viện kể trên, việc phỏng vấn được mở rộng thêm với một số chuyên gia, cán bộ giảng dạy tại các cơ sở đào tạo Tổng số cán bộ dược phòng vấn là 95 người, gồm: 3 chuyên eia, 3 cán bộ giảng dạy, 15 cán bộ thư viện cônt> cộng 20 cán bộ thư viện đại học, 40 cán bộ thư viện trường phồ thône 14 cán bộ thư viện chuyên naành

Việc khảo sát kết quả xử lý tài liệu dược íhực hiện bàng hai phương thúc; khảo sál trực liếp lại mục lục, CSDÍ và khảo bál qua OPAC của 17 thư viện; '1'VQGVN, TVKHCNQG, Thư viện Hà Nội, Thư viện tp Hồ Chí Minh, Thư viện Tỉnh Phú Thọ, Bình Định, Đồng Nai, Phú Yên, Trung tâm Học liệu Đại học Huế, Trung tâm Học liệu

Đà Nằng, Trung tâm Thôna tin-'i'hư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin*Thư viện Đại học Quốc gia Tp ỉ lồ Chí Minh, 1 rung tâm 'ĩhông tin-'rhư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tp Hồ Chí Minh, Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên tp Hồ Chí Minh, Thư viện Viện Triếl học, Thư viện Viện KHCN Việt Nam, Thư viện Trường Phổ thông Trung học Chu Văn An (Hà Nội) ỉ'hư viẹn Trường Phổ thông Trung học Đào Duy 'ỉ ừ (Quàng Bình)

Việt Nam và nước ngoài để ùm ra những nét tương đồng và khác biệt So sánh công tác xử lý tài liệu, việc tổ chức xử lý tài liộu và kết quá của chúníi giừa các thư viện ở trong nước để đánh giá được thực trạng chuẩn hóa trong xử lý tài liệu ở Việt Nam

• Thống kê phân lích, tỗns hợp các kết quả điều tra dược, lính tỷ lệ % để dễ so

sánh Các sổ liệu liên quan đến thực trạng áp dụng các TCVN và chuẩn nghiệp vụ

trong các thư viện được tổng hợp theo nhóm: thư viện công cộng, thư viện đại học, thư viện trường học, thư viện chuyên ngành khác và số liệu chung của cả nước.

VI Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận án

- Đây là một công trình chuyên khảo đầu tiên tiến hành nghiên cứu một cách tổng thể và có hệ thống về vấn đề chuẩn hoá trong công tác xử lý tài liệu ở Việt Nam Luận

án góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về chuẩn hoá trong xử lý tài liệu và đưa ra một hệ thống các giải pháp cụ thể đàm bảo việc thực hiện chuẩn hoá trong xử

lý tài liệu ở Việt Nam

- Các kết quả nghiên cứu của luận án sẽ giúp cho cơ quan quản lý nhà nước, các nhà hoạch định chính sách, các cán bộ lãnh đạo quản lý trong ngành thư viện và trong các thư viện có được những cơ sở và cứ liệu để từng bước thực thi việc chuẩn hoá trong các hoạt động thư viện nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng

người làm công tác nghiên cứu, các cán bộ giảng viên trong các cơ sở đào tạo ngành thư viện ở Việt Nam, góp phẩn đào tạo nên nguồn nhân lực thực thi việc chuẩn hoá trong công tác xử lý tài liệu

VII Bố cục của luận án

Ngoài phần Mở đầu (14 trang), Kết luận (2 trang), Phụ íục (35 trang) và Tài liệu tham khảo (13 trang), luận án gồm có 4 chương;

Chương 1 Những vấn đề chung về chuẩn hoá trong xử lý tài liệu

Chương 2 Thực trạng chuẩn hoá trong xử lý tài ỉiệu tại các thư viện Việt Nam

Chương 3 Các giải pháp đảm bảo chuẩn hoá công tác xử lý tài liệu tại thư viện Việt Nam

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẦN ĐÈ CHƯNG VÈ CHUẨN HOÁ

TRONG CÔNG TÁC x ử LÝ TÀI LIỆU

1.1 Cơ sở lý luận của chuẩn hoá trong xử lý tài liệu

1.1.1 Khải niệm chuẩn hóa trong xử lý íài ỉiệu

Trong xã hội loài người, để hướng tới và duy trì sự ổn định, trật tự, con người đã đặt ra và tuân thủ các chuẩn mực nhất định Trong “Từ điển Tiếng Việt” (Hoàng Phê chủ biên) đã xác định: Chuẩn ỉà cái được chọn ỉàm căn cứ để đối chiếu, để hướng theo

đó làm cho đúng [35] Chuẩn hóa là yêu cẩu đặt ra đổi với mọi lĩnh vực hoạt động và

ở mọi quốc gia

• Chuẩn hóa

Theo quan niệm thông thường, chuẩn hóa là việc định ra các chuẩn để các thành viên/một nhóm thành viên hướng tới thực hiện, “Đại từ điển Tiếng Việt” đã giải thích:

Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực, trong đó, chuẩn được hiểu ỉà cải được chọn làm căn

cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc Tiêu chuẩn được định rơ: chuẩn quốc gia, chuẩn

quốc tế [80] Cách định nghĩa này chưa phản ánh đầy đủ bản chất của khái niệm chuẩn hóa Chuẩn hóa không chỉ đơn thuần là việc xác lập chuẩn mực mà còn bao gồm cả việc thực thi, áp dụng các chuẩn mực đó vào trong thực tiễn

Trên thực tế cũng có quan niệm cho rằng: chuẩn hóa là tiêu chuẩn hóa mà bản chất

là quá trình xây dựng, ban hành, áp dụng các tiêu chuẩn, bao gồm tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành Quan niệm này cũng chưa thật đầy đủ, tiêu chuẩn hóa chỉ là một nội dung của chuẩn hóa

Trong các yếu tố đảm bảo cho việc chuẩn hoá thành công, tiêu chuẩn hoá là một

nội dung quan trọng Theo TCVN 6450:2007, Tiêu chuẩn hoá ỉà một hoạt động thiết

lập các điểu khoản đế sử dụng chung và lặp đi lặp lại những vẩn đề thực tể hoặc tiềm

ần nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định Lợi ích quan trọng của tiêu chuẩn hoả là nâng cao mức độ thích ứng của sản phẩm, quy trĩnh và

dịch vụ với những mục đích đã định, ngăn ngừa rào càn trong thương mại và tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học và công nghệ [55] Một trong những sản phẩm

của tiêu chuẩn hóa là thiết lập các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, những yếu tổ quan trọng góp phần thực hiện chuẩn hóa trong các lĩnh vực hoạt động của con người

Chuẩn hóa, theo nghĩa rộng ỉà quá trình xây dựng, tiếp nhận và đưa chuẩn vào đời sống Trong một lĩnh vực cụ thể, chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật, chuẩn nghiệp vụ và văn bản pháp quy quy định nhằm đảm bảo chất lượng và tạo ra sự thống nhất trong lĩnh vực hoạt động đó Trong lĩnh vực thư viện, quy phạm kỹ thuật được gọi chung là chuẩn nghiệp vụ

• Tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là bất kỳ tiêu chí nào được thiết lập bởi các luật, thỏa thuận, thông lệ, qua đó các giá trị, số lượng, trình tự, hoạt động được đo lường hoặc đánh giá và dựa vào tiêu chuẩn, các nhà sản xuất, người thực hành, nhà nghiên cứu chiếu theo để đảm bào chất lượng, và/hoặc sự thống nhất về kết quà [141],

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ỈSO) đưa ra định nghĩa tiêu chuẩn như sau:

Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tỉnh cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mírc độ trật tự toi iru trong một khung cảnh nhất định [l 57].

Theo Khoản 1 và 3 Điều 3 cùa Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, khái niệm

“tiêu chuẩn” được định nghĩa như sau: Tiêu chuần là quy định về đặc tính kỹ thuật và

yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giả sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, qtả trĩnh, môi trường vò các đổi tượng khác trong hoạt động kinh tế-xã hội nhằm nàng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này Tiêu chuẩn do một to chức cóng bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng [32].

Căn cứ vào cơ quan xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, Tiêu chuẩn được chia thành các cấp như: Tiêu chuẩn quốc tế, Tiêu chuẩn khu vực và Tiêu chuẩn quốc gia.

Tiêu chuẩn thường có một số đặc điểm như: Tiêu chuẩn là loại tài liệu trong đó đề

ra các quy tắc, hướng dẫn cho các hoạt động hoặc kết quả cùa nó; Tiêu chuẩn được xây dựng trên nguyên tắc thỏa thuận, tiêu chuẩn phải được một tổ chức tiêu chuẩn hóa thừa nhận, phê duyệt và ban hành được sử dụng chưng và lặp lại [66]

Quy chuẩn kỹ ữiuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng Quy chuẩn kỹ thuật bao gồm 5 loại: quy chuẩn kỹ thuật chung; quy chuẩn kỳ thuật an toàn; quy chuẩn kỹ thuật môi trường, quy chuẩn kỹ thuật quá trình; quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật và ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật của bao gồm: Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và Quy chuẩn kỹ thuật địa phucmg

Hiện nay ở Việt Nam, trong lĩnh vực thư viện nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng mới chỉ xây dựng được một số TCVN mà chưa xây dựng các quy chuấn kỹ thuật

Trong lĩnh vực thư viện, tiêu chuẩn được quan niệm là "các tiêu chỉ do các hội

nghề nghiệp, các cơ quan cỏ thầm quyền về đảnh giả, kỉểm định, hoặc các cơ quan chỉnh phủ xây dựng nhằm đo lường và đảnh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài ỉiệu, và các chương trình hoạt động" [141] Với quan niệm này, tiêu chuẩn thư viện không

chỉ đơn thuần là các văn bản đo Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế /khu vực/quốc gia ban hành mà còn bao gồm các chuẩn nghề nghiệp được áp dụng trong các thư viện Các chuẩn nghề nghiệp trong lĩnh vực thư viện được gọi chung là chuẩn nghiệp vụ

• Chuẩn nghiệp vụ

Chuẩn nghiệp vụ là những tiêu chuẩn, quy định về chuyên môn của một ngành nghề/lĩnh vực hoạt động Trong công tác thư viện, chuẩn nghiệp vụ còn bao gồm các công cụ được nghiên cứu, xây dựng mà các thư viện phải áp dụng khi tiến hành các hoạt động chuyên môn nhằm tạo ra được các sản phẩm và dịch vụ có thể đáp ứng tổt

nhất yêu cầu của người dùng tin Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ bao gồm các công cụ xử lý tài liệu Sự phân định giữa tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ chì mang tính ước lệ Trên thế giới cũng như ờ Việt Nam đã có sự chuyển hóa các chuẩn nghiệp

vụ thành tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế Chuẩn Biên mục Đọc máy MARC 21 của Hoa Kỳ đã được chấp nhận thành TCVN, Chuẩn Dublin Core trở thành tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nuớc trên thế giới, ở Việt Nam, MARC 21 vừa là tiêu chuẩn Việt Nam vừa íà chuẩn nghiệp vụ Tuy nhiên, không phải chuẩn nghiệp vụ nào cũng trở thành tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế

• Xử lý tài liệu

Trong thư viện, xử lý tài liệu là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tư liệu, công đoạn xử lý thông tin Xử lý tài liệu là tạo ra những mô tà về tài liệu, được thực hiện bàng việc lựa chọn các dữ liệu đặc trưng và thể hiện theo các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ được thư viện chấp nhận nhằm cung cấp các điểm truy cập theo tác giả, nhan đề, chủ đề tài liệu X ử lý tài liệu là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, liên quan đến việc tổ chức các công cụ thư mục và bộ máy tra cứu Xử lý tài ỉiệu được thực hiện với nhiều khâu khác nhau như: biên mục mô tả, phân loại, định chủ

tích, rút ra từ tài liệu những dữ liệu đặc trưng về hình thức và nội dung nhằm tạo ra những điểm truy cập giúp cho người sử đụng có thể tìm được tài liệu trong mục lục,hoặc CSDL Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ chiếm nhiều thời gian, công sức nhất trong thư viện Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ hàng năm đã chi một khoản ngân sách 44 triệu USD cho biên mục và xử lý tài liệu [141]

Trước khi triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện một cách rộng rãi, khái niệm tài liệu trong thư viện được hiểu là các vật mang tin thuộc sở hữu của thư viện dưới dạng bản thào, bản in, hoặc tài liệu thu nhỏ (vi phim, vi phiếu) Với sự đẩy mạnh ứng dụng CNTT, khái niệm tài liệu đã được mở rộng, bao gồm các tài liệu có trong thư viện và tài liệu có thể truy cập từ xa Nhưng dù có tồn tại ở dạng thức nào

thì tà liệu có hai thuộc lính cơ bản là: nội dung và hình thức, do đó xét về tính chất,

xử lý tài liệu được chia thành hai dạng; Xử lý hinh thức và xử lý nội dung tài liệu

>ử lý hình thức tài liệu trong thư viện được thực hiện với việc mô tả tài liệu (hay

còn g)i là tnô tả thư mục, biên mục mô tả) Mô tả tài liệu là quá trình lựa chọn, rút ra

nhữn> dữ liệu đặc trưng cho hình thức của tài liệu như; Tác giả, nhan đề (tên) tài liệu, nơi xjất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, sổ trang, khổ, minh họa, phụ lục, trình bày diúng theo một quy tắc chặt chẽ, giúp người dùng tin có thể nhận dạng được tài

mô u và sử dụng một quy tắc mô tả Với sự gia tăng của các loại hình tài liệu, đặc biệt li các tài [iệu điện tử, tải liệu trên web, khái niệm mô tả tài liệu đã được mở rộng thành mô tả tài nguyên Để mô tả tài nguyên, người xử !ý cũng phải sử dụng quy tắc

mô u và truy cập tài nguyên

Xử lý nội dung tài liệu trong thư viện được thực hiện với các ỉchâu khác nhau như: phân loại tài liệu, định chủ đề tài liệu, định từ khóa tài Ịiệu, làm tóm tắt tài liệu, tổng luận ài liệu Xử iý nội dung tài liệu ỉà quá trình phân tích và phản ánh những thông tín đic trưng về nội dung tài liệu bằng các ngôn ngữ tư liệu như: ký hiệu phân loại, từ khóa tiêu đề chủ đề, hoặc bằng ngôn ngữ tự nhiên như: bài tóm tắt, bài tổng luận

Đê tỉực hiện việc xử lý nội dung tài liệu, đòi hỏi người xử lý phải có kiến thức, kỹ năngphân tích nội đung, sử dụng các công cụ gẳn với từng khâu xử lý

P o n g điều kiện áp dụng CNTT vào công tác thư viện, máy tính điện tử đâ trở

mục ĩọc máy là quả trình xử lý tài liệu tổng hợp, bao gồm cả íĩiô tả và xử lý nội dung

ửieo quy định của từng thư viện Để thống nhất trong cấu trúc và trình các dữ liệu thư mục, tạo nên sự tương hợp giữa các yếu tố thư mục của các biểu ghi, các khổ mẫu biên mục đã được hình thành và trở thành công cụ thực hiện biên mục đọc máy Để thực hiện công tác biên mục đọc máy đòi hỏi người xử ỉý phải có kiến thức và hiểu biểt ỹhương pháp xử lý tài liệu và hiểu biết về khổ mẫu biên mục mà thư viện đâ lựa chọn

Như vậy, để đảm bảo sự chuẩn xác trong xử lý tài liệu, công cụ và phưomg pháp là hai yếu tố quan trọng giúp cho người xử lý thực thi được công việc của mình Cũng chính vì ỉý do đó, các công cụ xử lý tài ỉiệu không ngừng được hoàn thiện, các tài liệu hưóng dẫn phương pháp cho từng khâu xử lý, gắn với từng công cụ xử lý được biên soạn Một số tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn quốc gia đã hình thành để chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu trong phạm vi quốc gia, khu vực và quốc tế.

• Chuẩn hoá trong xử lý tài !iệu

Chuẩn hoá trong xử lý tài liệu !à việc xây dựng, xác lập và áp dụng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ giúp cho công tác xử lý tài liệu có thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả Trong xử lý tài liệu, bên cạnh các tiêu chuẩn, các chuẩn nghiệp vụ cũng là những công cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hoá Các quy định cụ thể được thể hiện qua các quy tắc biên mục, các khung phân loại, các bảng tiêu đề chủ đề, bộ từ khóa, các quy định về ừình tự và thủ tục, khổ mẫu biên mục đọc máy (M ARC), chính là những công cụ cụ thể giúp cho công tác xử lý tài liệu đảm bảo ứieo các chuẩn nghiệp vụ Phổ biến, triển khai áp dụng và có kiểm tra, đánh giá là những biện pháp bảo đảm chuẩn hoá Nhờ đó, việc chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện, tạo sự thân thiện với người dùng tin có thể được thực hiện Việc sử dụng thống nhất một công cụ, một tiêu chuẩn trong một nhóm, một hệ thống hoặc trong phạm vi toàn ngành trong xử lý tài liệu sẽ giúp cho các thư viện dễ dàng trong việc hợp tác và sử dụng chung vốn tài liệu và nguồn lực thông tin Tuy nhiên, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu không có nghĩa là tất cả các thư viện chỉ áp dụng một chuẩn duy nhất mà không căn cứ vào những đặc thù riêng của thư viện/một nhóm thư viện Mức độ áp dụng các chuẩn nghiệp vụ hay tiêu chuẩn phụ thuộc vào loại hình, tính chất, quy mô và và đổi tượng phục vụ cùa thư viện

Cơ sở lý luận để xây đựng lý thuyết cho chuẩn hóa trong xử lý tài liệu là các nguyên tắc, phương pháp luận xử lý thông tin (bao gồm: mô tả, phân loại, định chủ

đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải tài liệu) và xây dựng phát triển ngôn ngữ tư liệu

ưong Thư viện học (đối với các nước phương Tây và nhiều nước trong khu vực là Thư viện-Thông tin học) và các nguyên tắc đặt ra trong tiêu chuẩn hóa.

Trong một thời gian đài, từ thời cổ đại đến giữa thế kỷ XX, biên mục và xử lý tài liệu được hoạt động cơ bản, quan trọng của nghề thư viện Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu là thực hiện xử lý tài liệu đúng phương pháp, tuân thủ các nguyên tắc, quy định 4ặt ra trong từng khâu xử lý với các công cụ chuẩn Để tạo ra các công cụ chuẩn đòi hỏi phải tuân thù những nguyên lý và phương pháp trong xây dựng và phát triển ngôn ngừ tư liệu Đây là những nội dung cụ thể của thư viện học Bên cạnh đó, cũng như mọi hoạt động khác, để hướng tới sự chuẩn hóa trong phạm vi quốc gia, khu vực và quốc tế công tác xử lý tài liệu cần tuân thủ, áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tể, để đảm bảo tính tương thích, tính an toàn và có khả năng họfp tác giữa các thư viện nhàm tạo ra các dữ liệu chuẩn phục vụ cho việc xây dựng các phương tiện tra cứu giúp cho người dùng tin có thể tiếp cận và sử dụng một cách thuận lợi nhất Gần đây, tiêu chuẩn hóa hoạt động thư viện đã được xây dựng thành một môn học trong các chương trình đào tạo thư viện học Tiêu chuẩn hóa trong xử lý tài liệu là một nội dung của tiêu chuẩn hóa hoạt động thư viện

1.1.2 Các yếu tố ảnh hirởng đến chuẩn hoả trong x ử ỉỷ tài liệu

Có nhiều yếu tố tác động đến sự chuẩn hóa trong xử lý tài liệu, trong số đó, có năm yếu tố quan trọng ảnh hưởng và quyết định việc chuẩn hóa trong hoạt động thư viện nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng: Tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp

vụ, tài liệu hướng dẫn, văn bản pháp quy, phương thức xử lý tài liệu và người làm công tác xử lý tài liệu

Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuậí

Trong các yếu tố đảm bảo thực hiện chuẩn hoá thì tiêu chuẩn là một yếu tố quan trọng Trong công tác xử lý tài liệu, việc xây dựng, thông qua và thực thi một hệ thống các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sẽ góp phần đẩy nhanh tiến trình chuẩn hóa Tuy nhiên, tiêu chuẩn cùng không phải là khuôn mầu để mọi người áp dụng máy móc

mà không cần suy xét Tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn quốc gia thường không mang tính bắt buộc mà chi khuyến cáo áp dụng Vì thể, tiêu chuẩn chỉ là điều kiện cần

để :hực hiện chuẩn hóa Để các tiêu chuần được áp dụng vào thực tiễn một cách đồng

bộ, cần có những quy định về mặt pháp lý

Chuẩn nghiệp vụ

Chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu là những íiêu chuẩn, quy định hoặc công cụ được sử dụng trong quá trình xử lý tài liệu Các quy định trong xử lý tài liệu bao gồm

xử lý tài liệu cụ íhể Công cụ được sử dụng trong xử lý tài liệu bao gồm: các quy tắc biên mục, các khung phân loại, các bảng tiêu đề chú đề, các Thesaurus, Từ điển từ kiióa Bộ từ khóa, công cụ kiểm soát từ vựng trong định chỉ mục, các khổ mẫu biên mục

Không thể thực hiện được chuẩn hóa trong xử lý tài liệu nếu thiếu những quy định, công cụ chuẩn Các chuẩn nghiệp vụ này phải thường xuyên được hiệu chỉnh, cập nhật cho phù hợp với yêu câu của thực tiễn công tác xử lý tài liệu Việc sử dụng chuẩn nghiệp vụ nào vào công tác xử lý tài liệu phụ thuộc vào sự lựa chọn của thư viện/hệ thống thư viện hoặc theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước thông qua các văn bản pháp quy

Văn bản pháp quy

Văn bản pháp quy (hay còn gọi là các văn bản quy phạm pháp luật) là văn bản do Nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phổi hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định theo Luật Ban hành vãn bản quy phạni pháp luật Văn bản pháp quy giữ một vai trò quan trọng trong việc thực hiện chuẩi hoá Các văn bản này bao gồm: luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư của các cơ quan quản lý Nhà nước, các văn bản hướng dẫn của hội nghề nghiệp có một ảnh hưởrg không nhỏ đến việc định hướng, quy mô thực thi và triển khai các tiêu chuẩn

và ciuẩn nghiệp vụ trong các thư viện và cơ quan thông tin Cả tiêu chuẩn và các chuẩi nghiệp vụ đều là những công cụ không thể thiếu trong xử lý tài liệu nhưng việc lựa íhọn tiêu chuẩn/chuẩn nghiệp vụ nào phụ thuộc vào quy định của các cơ quan có trácl- nhiệm Vì thế, những quy định trong văn bản pháp quy quy định về việc áp dụng tiêu ;huẩn/chuẩn nghiệp vụ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, nó có thể thúc đẩy

hoặc cản trở việc chuẩn hoá hoạt động thư viện nói chung và công tác xử lý tài liệu nói riêng.

Phương thức x ử iý tài liệu

Phương thức xử lý tài liệu là cách thức các thư viện tổ chức công tác xử lý tài liệu Hiện nay, trên thế giới tiến hành một sổ phương thức: xử lý tập trung, thực hiện sao chép kết quả xử lý cùa các trung tâm biên mục tập trung hoặc Biên mục trong xuất bản phẩm và tự xử lý

Phương thức xử lý tập trung là phương thức xử lý do một trung tâm biên mục, hoặc do một thư viện đứng đầu một hệ thống thực hiện Các thư viện khác sử dụng

được xử lý một cách chuyên nghiệp, chuẩn xác và các thư viện sẽ tiết kiệm thời gian, công sức trong việc xử lý Nhờ xử lý tập trung, các thư viện có dữ liệu thống nhất, thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin, chia sẻ nguồn lực trong các thư viện

Phương thức sao chép là phương thức xử lý do các thư viện thực hiện dựa trên việc sử dụng các kết quả biên mục cùa một trung tâm/nhà cung cấp hoặc kết quả biên mục trong xuất bản phẩm Phương thức này được áp đụng ở nhiều nước trên thế giới

và có ưu điểm các thư viện sẽ tiết kiệm thời gian, công sức trong việc xử lý Nhở việc sao chép các kết quả xử lý của các trung tâm biên mục có uy tín nên chất lượng và tính thống nhất của kết quả xử lý trong các được đảm bảo

Phương thức tự xử lý !à phương thức xử ỉý tài liệu được thực hiện trong một thư viện Phương thức này mang tính cục bộ và nhược điểm lớn nhất là thiếu thống nhất, chuẩn xác và mất nhiều thời gian công sức

Trong các yếu tố ảnh hưởng đến chuẩn hóa trong xử lý tài liệu, phương thức xử lý giữ vai trò quan trọng và quyết định Chì với việc thực hiện biên mục tập trung và đẩy mạnh sao chép trong xử lý tài liệu thì sự chuẩn hỏa mới có thể được kiểm soát và tiết kiệm nhân lực, vật lực

ỉ^girờì làm công tác x ử ỉỷ tài iiệu

Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con người cũng giữ một vai trò quan trọng

có tính quyết định Có hai yếu tổ quan trọng tác động đến quá trình xử lý tài liệu là

cÔKg cụ và phương pháp Phương pháp xử lý có thể được phổ biến qua các lớp tập huấn, các chương trình đào tạo hoặc qua các vãn bản hướng dẫn gắn với từng công

cụ Nhưng gắn với một quá trình xử lý tài liệu cụ thể thỉ phương pháp xử lý được thể hiệi thông qua việc thực hành, thực hiện của người làm công tác xử lý Để đảm bảo

sự :huẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu, người làm công tác xử lý phải được trang

bị (ác kiến thức và kỹ năng thực hiện các khâu xử lý, am hiểu các nguyên tẳc và công

cụ <ử lý cụ thể Mức độ chuẩn hóa của kết quả xử lý tài liệu phụ thuộc vào trình độ CỦ£ người làm công tác xử lý Trình độ của người làm công tác xử lý tài liệu được xen xét trên ba tiêu chí: hiểu biết chung, chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức ngoại ngũ Đối với các thư viện chuyên ngành, để làm tốt công tác xử lý tài liệu, người làm côrg tác xử lý còn phải có kiến thức liên quan đến chuyên ngành thư viện phục vụ

Ỉ.2 Vai trò cùa chuẩn hoá trong xử lý tài liệu đối vói hoạt động thư viện

1.2.1 Vai trò của x ử lý tài iiệu trong hoạt động thư viện

Đối với thư viện thuộc loại hình nào, xử lý tài liệu cũng có vai trò quan trọng Xử

lý iài liệu là công đoạn trung gian được thực hiện sau khi bổ sung tài liệu và là tiền đề

để tạo ra các công cụ tra cứu thư mục và các xuất bản phẩm thông tin trong thư viện,

XO lý tài liệu không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động nghiệp vụ của công tác thông tin thư viện mà nó còn có ý nghĩa quan trọng đối với người dùng tin Các thu viện không thể triển khai các khâu công việc nếu không tiến hành việc xử lý tài liệu Vai trò của xử lý tài liệu được thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau

Thứ nhất, xử lý tài liệu giúp cho người cán bộ thư viện có thể kiểm soát và quàn lý cáí tài liệu có trong thư viện Thông qua xử lý tài liệu, người cán bộ thư viện có thể nắn bắt được nội dung của vốn tài liệu, qua đó có thể triển khai các hoạt động phục

vụ cho người dùng tin

Thứ hai, xử lý tài liệu giúp cho việc xây dựng bộ máy tra cứu, với các mục lục, CSDL, biên soạn các bản thư mục và lổ chức kho sách Với ý nghĩa là nơi quản trị và cung cấp thông tin và tri thức, thư viện chi có thể phục vụ tốt khi có được một bộ sưu tập phong phú cùng với các công cụ giúp cho người sử dụng có thể tra cứu, truy cập thiận lợi, dễ dàng

Thứ ba, xử lý tài liệu tạo ra các điểm truy cập về hình thức và nội dung của tài liệu Nhờ đó, người dùng tín có thể tra cứu và tìm được các tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng Trong một số trường hợp xử lý tài liệu còn giúp cho người dùng tin có thể rút ngắn thời gian tìm kiếm và chọn lọc thông tin Thông qua các bài tóm tắt, người dùng tin còn có thể vượt qua rào cản ngôn ngữ để nắm bắt nội dung tài liệu, nhờ đó việc nghiên cứu và học tập đạt hiệu quả cao hơn.

Thứ tư, xử lý tài liệu tạo ra các yếu tố giúp các thư viện có thể hợp tác, chia sẻ nguồn lực với nhau trong phạm vi hệ thống, quốc gia, khu vực và quốc tế

Chính vì thế, cùng với việc xây đựng và phát triển vốn tài liệu, nguồn lực thông tin các thư viện đã quan tâm và triển khai công tác xử lý tài liệu để có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả các nguồn lực của thư viện

1.2.2 Vai trò của chuẩn hoả trong x ử lý íàì liệu

Chuẩn hoá trong xử lý tài liệu là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các thư viện Các thư viện trên thế giới đã không ngừng nồ lực để thực hiện điều đó Chuẩn hóa trong

xử lý tài liệu không chỉ được thực hiện trong phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi quốc tế Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động thư viện

Thứ nhất, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu đảm bảo cho việc kiểm soát, quản lý các tài liệu trong thư viện trong phạm vi quốc gia và quốc tể một cách đầy đù và chính xác Để thực hiện được Chưoíng trình Kiểm soát Thư mục toàn cầu, chuẩn hóa là một yêu cầu đặt ra hàng đầu Chính vì thế, các quy tắc biên mục, khung phân loại, công cụ kiểm soát từ vựng trong định chỉ mục, khổ mẫu biên mục đã không ngừng được hoàn thiện và triển khai rộng ỉdiắp ở các quốc gia

Thứ hai, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu ỉà một yếu tố quan trọng góp phần thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động thư viện Chỉ có xử lý chuẩn mới có thể tạo ra các sản phẩm chuẩn Chất lượng của xử lý tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy tra cứu và việc biên soạn các bản thư mục, các xuất bản phẩm thông tin

Thứ ba, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tạo ra sự tương thích về các dữ liệu, giúp cho các thư viện có thể hợp tác với nhau trong việc chia sẻ nguồn lực Đối với các thư

viện cùng một hệ thống, chuẩn hóa sẽ tạo điều kiện cho tất cả các thư viện có thể sử dụng chung kết quả xử lý, có thể trao đổi đữ liệu tiết kiệm công lao động biên mục,

xử lý tài liệu

Thứ tư, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tạo điều kiện nâng cao hiệu quả việc phục

vụ thông tin cho người sử dụng Với tư cách ỉà nơi cung cấp các truy cập và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho người sử dụng, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu giúp cho việc tìm kiếm thông tin được đầy đủ và chính xác Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu sẽ góp phần tạo nên các sản phẩm thống nhất, và điều này có ý nghĩa quan trọng với người dùng tin Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu không chỉ có ý nghĩa trong việc trao đổi dữ liệu giữa các thư viện mà còn quan trọng đối với khách hàng, những người dùng tin cùa thư viện, bởi vì khi chuyển từ thư viện này sang thư viện khác, họ không phải học các

kỹ năng tra cứu thông tin mới

1.3 Khái quát về việc thực hiện chuẩn hoá trong xử lý tài liệu trên thế giói

Cùng với sự xuất hiện của thư viện, việc xử lý tài liệu đã được thực hiện ngay từ thời cổ đại, vào thế kỷ XVII trước Công nguyên, khi tài liệu tồn tại dưới dạng tấm đất sét nung Trong một thời kỳ dài các thư viện đã không ngừng nỗ lực để tạo ra các tiện ích cho người dùng tin có thể tim kiếm được các tài liệu một cách dễ dàng Thoạt đầu chỉ là những mô tả theo tên tác giả, những từ quan trọng trong tài liệu và phân chia theo các chủ đề lớn, tiếp đó là sự hình thành những quy định về biên mục, phân loại Đến thế kỷ XIX, lý luận về mô tả và xử lý tài liệu đã có những bước tiến đáng kể và một số chuẩn đã ra đời Trong xử lý hình thức, một số quy tắc biên mục đã được soạn thảo [34] Trong xử lý nội dung, “Quy tắc biên soạn mục lục kiểu từ điển” cũng đã được Cutter công bố, trong đó có đưa ra phương pháp định chủ đề tài iiệu Một sổ khung phân loại cũng đã hình thành Vào thế kỷ XIX, khi thư viện học được công nhận là một khoa học, phân loại và biên mục đã được xác định là một nội dung cốt lõi Cùng với sự hình thành và phát triển của thư viện học, các công cụ và lý luận xử

lý tài liệu được hình thành và không ngừng hoàn thiện Trong một thời gian dài, hoạt động chuẩn hóa trong thư viện chủ yếu gắn liền với việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu Các hội nghề nghiệp, các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc gia và quốc tế đã có những

đóng g)p đáng kể trong việc xây dựng các công cụ, chuẩn nghiệp vụ và các tiêu chuẩn \ề/liên quan đến xử lý tài liệu.

1.3.' Sự hình thành các chuẩn nghiệp vụ írong x ử lý tài liệu

Kiển soát thư mục là một khâu then chốt trong nghiệp vụ thư viện Trong bất cứ điều kiín hoàn cảnh nào, để công tác xử lý tài liệu đảm bảo tính thống nhất, chính xác, hiậi quả, các cán bộ thư viện cần đến sự trợ giúp cùa các quy tắc biên mục và các

giới, cá: quy tắc biên mục và công cụ xử iý tài liệu đã ra đời

Trong mô tả tài liệu, các quy tắc biên mục đã được hình thành tại một số quốc gia d!r thế kỷ XIX Tại Anh, “Quy tắc Biên soạn Mục lục” đã được ban hành năm 1841 ở

Đức “Quy tắc Biên mục theo vần chữ cái RAK” {Regeỉn fũ r die aỉphabetische

Kaíalogisierung) đã được soạn thảo năm 1899 và xuất bản năm 1909 Quy tấc này

được áp dụng ở nhiều nước, chù yếu là Bắc Âu, như Áo, Đan Mạch, Ba Lan, Na Uy, Thụy Điển, Thụy Sĩ Q uy tắc này đã đặt ra các quy định đối với việc mô tà các loại xuất bảa phẩm khác nhau và quy định về lập tiêu đề tác giả cá nhân Quy tắc biên mục cùa Đức một thời đã được xếp thành một “trưÒTìg phái” biên mục với ưu điểm nổi bật

là tính mẻm dẻo và đặt ra các quy định trong việc lập ra tiêu đề tác giả cá nhân Quy tắc này chưa công nhận khái niệm tác giả tập thể

Tại Hoa Kỳ, ALA đã biên soạn và xuất bản “Quy tắc Biên mục của ALA” {ALẢ

Catalogir.g Ruỉes) lần đầu vào năm 1908 và tái bản vào các năm 1941, 1947, 1949 ở

Pháp, “Qjy tắc và thực hành tổ chức mục lục cho các xuất bản phẩm có tác giả và khuyết danh” do Hội Thư viện Pháp biên soạn và xuất bàn năm 1913, ở Ý năm 1922,

ở Nga “Quy tắc thống nhất mô tả xuất bản phẩm cho mục lục thư viện” cũng đã được xây dựng vào năm 1949 và hoàn thiện vào năm 1974 cho mọi ioại hình xuẩt bản phẩm [34|, [34]

Sau kìi ra đời các quy tắc này đã liên tục được cập nhật Sự không ngừng hoàn

thiện Quf tắc Biên mục Anh Mỹ (AACR) là một ví dụ điển hình thể hiện sự nỗ lực không ngừng nhằm chuẩn hóa công tác biên mục của Hoa Kỳ, Anh và các nước nói Tiếng Arh “Quy tắc Biên mục của ALA” được sửa đổi vào năm 1949 với tên gọi

"Quy tăc Biên mục Mô tả" AACR đã được xuất bản vào năm 1967 Quy tắc này đã

có một bước tiến mới đưa ra khái niệm tác giả tập thể để chi các cơ quan, tổ chức tham gia biên soạn tác phẩm

Ý tưởng về sự thống nhất các quy tắc biên mục trên pham vi toàn thế giới đã được đura ra vào những năm 1950 IFLA và UNESCO đă có những nỗ lực trong việc chuẩn bị cho sự ra đời một tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục Để hướng tới chuẩn hóa trong mô tả tài liệu trên phạm vi quốc tế, Hội nghị Quốc tế về Nguyên tắc Biên mục đã được tổ chức tại Pari vào năm 1961, thông qua các nguyên tắc để xây dựng và phát triển các quy tắc biên mục Đầu những năm 1960 đến những năm 1970, IFLA đã

có những nỗ lực trong việc xây dựng chuẩn biên mục thống nhất trên toàn thế giới IFLA bắt đầu soạn thào ISBD tù năm 1969, ban hành vào năm ỉ 974 và được ISO chính thức thông qua thành ISO 690 vào năm 1976

Sau khi ISBD(M) dành cho sách chuyên khảo được xuất bản, AACR đã được sửa đổi theo ISBD(M) Các ISBD tiếp tục được phát triển dẫn tới việc ALA đã tiếp tục chỉnh sửa AACR AACR2 là Ẩn bàn thứ hai cùa Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ do Hội Thư viện Anh, Hội Thư viện Hoa Kỳ và Hội Thư viện Canađa biên soạn và xuất bản lần đầu tiên năm 1978 và tiếp tục được chỉnh lý vào các năm 1988, 1998, 2002, 2003,

2004, 2005 Phiên bản AACR2 đã dung hòa được sự khác nhau giữa Tiếng Anh-Anh

và Anh-Mỹ, đồng thời bổ sung, cải tiến nhiều chi tiết bất hợp ỉý của trong phiên bản AACRl 'íuất bản năm 1967 Việc cải biên AACR2 do Ban Chỉ đạo Biên soạn Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ, viết tắt ià iSCAACR hay JSC thực hiện AACR2 được chia thành hai nội dung chính: Phần 1- Quy tắc mô tả và Phần 2- Lựa chọn và thiết lập đề mục, Nhan đề và nội dung tham khảo Việc mô tả theo AACR 2 tại Hoa Kỳ được thực hiện theo 3 cấp độ: (mô tả rút gọn, trung bình và đầy đủ) [89]

Mặc dù đã không ngừng được hiệu chỉnh và hoàn thiện nhưng do AACR2 đã được biên soạn vào thời điểm trước khi công nghệ thông tin có những bước phát triển đột phá kéo theo sự sử dụng ngày một phổ biến máy tính và các mạng điện tử nên vẫn chưa bac quát hết các dạng tài liệu Sự phát triển của khoa học công nghệ đã làm gia tăng các bản sao của tài nguyên trong các định dạng khác nhau, các tài liệu in truyền