Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương VI ths phan anh hồng

M ộ t s ố d ấ u hi ệ u c ầ n chú ý• Năng suất và kết quả có dấu hiệu suy giảm; • Dòng công việc không hiệu quả, có nhiều công ñoạn không làm gia tăng giá trị; • Nhiều nỗ lực tiêu phí sức

THI Ế T K Ế HOÀN THI Ệ N

T Ổ CH Ứ C

Ch ươ ng VI

1 Quan ni ệ m v ề thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

2 Quy trình thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

c ơ c ấ u m ớ i thích ứ ng h ơ n; thay ñổ i cách

b ố trí nhân s ự ; các m ố i quan h ệ

Quan ni ệ m v ề thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

• T ấ t c ả các ho ạ t ñộ ng “l ạ i” ñ ó ñề u nh ằ m

làm cho t ổ ch ứ c ho ạ t ñộ ng t ố t h ơ n; thích

ứ ng h ơ n v ớ i s ự thay ñổ i c ả môi trườ ng

bên trong và bên ngoài c ủ a t ổ ch ứ c và

quan tr ọ ng h ơ n là ñ áp ứ ng ñ òi h ỏ i c ủ a

khách hàng và ñạ t m ụ c tiêu t ổ ch ứ c.

Đ òi h ỏ i thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c ñượ c

xem xét t ừ 3 nhóm y ế u t ố

• Khía cạnh về tài chính

– S ự ñòi hỏ i k ế t qu ả cao hơn ;

– Đ òi h ỏ i ph ả i c ắ t gi ả m chi phí nhưng không ñượ c c ắ t

gi ả m viên ch ứ c;

• Khía cạnh chiến lược phát triển tổ chức

– S ự tăng trưở ng nh ư mong mu ố n;

– S ự ñổ i m ớ i các y ế u t ố ;

– D ị ch v ụ khách hàng thay ñổ i;

– Các ho ạ t ñộ ng s ả n xu ấ t kinh doanh m ớ i ra ñờ i;

– Nh ữ ng lo ạ i công ngh ệ m ớ i ñượ c áp d ụ ng;

– Đ òi h ỏ i nhanh h ơ n, nhi ề u h ơ n, r ẻ hơn

=> Đòi hỏ i ph ả i thay ñổ i mô hình t ổ ch ứ c

• Khía c ạ nh v ề chính tr ị : Đ ó là s ự phân b ổ

l ạ i quy ề n l ự c trong t ổ ch ứ c c ũ ng nh ư

quy ề n l ự c c ủ a t ổ ch ứ c trong môi tr ườ ng

m ớ i (chi ế n l ượ c phát tri ể n t ổ ch ứ c)

Thi ế t k ế

l ạ i t ổ

ch ứ c

Nh ữ ng h ạ n ch ế c ủ a mô hình hi ệ n t ạ i

Đ òi h ỏ i n ă ng l ự c m ớ i

Các y ế u t ố tác ñộ ng ñế n thay ñổ i t ổ ch ứ c và

ñ òi h ỏ i thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

• Chu k ỳ s ố ng c ủ a t ổ ch ứ c;

• Toàn c ầ u hóa;

• Thay ñổ i công ngh ệ x ử lý thông tin ;

• Đ òi h ỏ i do thay ñổ i quy trình t ổ ch ứ c;

M ộ t s ố d ấ u hi ệ u c ầ n chú ý

• Năng suất và kết quả có dấu hiệu suy giảm;

• Dòng công việc không hiệu quả, có nhiều công

ñoạn không làm gia tăng giá trị;

• Nhiều nỗ lực tiêu phí sức lực, thời gian trong khi không có thời gian, nguồn nhân lực cho các hoạt

ñộng khác;

• Chia việc thành các nhóm nhưng lại thiếu một sự

liên kết, hướng ñến mục tiêu chung (các tổ chức

thường không mang tính hệ thống, mạnh ai nấy

chạy)

• Thiếu tập trung vào khách hàng Triết lý “khách hàng là số 1; khách hàng là thượng ñế” ít ñược chú ý

• Nhiều khả năng mâu thuẫn xảy ra;

• Thiếu quyền hạn và thông tin ñể giải quyết vấn

• Không k ế t qu ả ;.

L ợ i ích c ủ a vi ệ c thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

• Nhân viên, cấp dưới và các nhà lãnh ñạo - quản

lý sẽ hài lòng hơn với mô hình tổ chức mới sau khi thiết kế lại;

• Khách hàng, bạn hàng, ñối tác sẽ hài lòng hơn khi hoạt ñộng cung cấp dịch vụ tốt hơn;

• Sử dụng tài chính, ngân sách sẽ hiệu quả hơn

do hạn chế nhiều “lãng phí”;

• Lợi thế cạnh tranh của tô chức với hoạt ñộng

cung cấp dịch vụ, hàng hóa hay quản lý tốt hơn;

• khác

M ộ t s ố mô hình thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

• Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo mô hình thay ñổ i 8

b ướ c c ủ a John P.Kotter

• Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quy trình 10 bướ c

c ủ a “The Center for Organizational Design”

• Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quy trình

“leadership – and – motivation.com”

• Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quan ñ i ể m c ủ a

Kellysears Consulting Group

• v.v

Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo mô hình thay ñổ i 8

b ướ c c ủ a John P.Kotter

• Bước 1: tạo nên một sự cấp thiết, mong muốn

• Bước 2: Hình thành một liên minh mạnh (nhóm

Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quy trình 10 bướ c

c ủ a “The Center for Organizational Design”

• Bước 1: bước khởi ñầu Phải nhận ñược sự

cam kết của lãnh ñạo các cấp, bao gồm cả lãnh

ñạo cao nhất trong tổ chức cho việc thiết kế lại;

• Bước 2: xây dựng một nguyên tắc chung (ñịnh

hướng) cho quá trình thiết kế lại;

• Bước 3: thành lập ban chỉ ñạo hay nhóm thiết kế

Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quy trình 10 bướ c

c ủ a “The Center for Organizational Design”

• Bước 6: Xây dựng những nội dung của thiết kế

Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quy trình

“leadership – and – motivation.com”

Môi tr ườ ng bên

L ự a ch ọ n nhân s ự

Thi ế t k ế h ệ th ố ng công vi ệ c

K ế t qu ả th ự c thi

ho ạ t ñộ ng

Thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c theo quan ñ i ể m c ủ a

Kellysears Consulting Group

• B ướ c 1: Xác ñị nh tiêu chí cho thi ế t k ế t ổ ch ứ c

• B ướ c 2: Xác ñị nh mô hình ho ạ t ñộ ng cung

qu ả n lý con ng ườ i c ủ a t ổ ch ứ c

3 Xác ñị nh trình ñộ , k ỹ năng củ a ng ườ i

làm vi ệ c trong t ổ ch ứ c so v ớ i yêu c ầ u

công vi ệ c

II Quy trình thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c

4 Xác ñịnh lại sự phân chia quyền hạn và trách

nhiệm, phân loại mức ñộ thực hiện quyền hạn

và trách nhiệm và nguyên nhân

23