Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương III ths phan anh hồng

Quan niệm chung về phân tích yếu tố cả bên trong và bên ngoài ảnh hưởng tích cực hay cản trở sự phát triển của tổ chức và ñạt ñược mục tiêu của tổ chức... Phân tích SWOT trong phân tích

Ch ươ ng III

Các mô hình phân tích

Ch ươ ng III

1 Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT

2 Phân tích tổ chức theo mô hình 7S

3 Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước

4 Phân tích tổ chức theo mô hình 5P

Phân tích t ổ ch ứ c theo mô hình SWOT

• Quan niệm chung về phân tích SWOT

• Mô hình phân tích SWOT

• Quy trình phân tích SWOT

• Các lĩnh vực áp dụng mô hình phân tích SWOT

Quan niệm chung về phân tích

yếu tố cả bên trong và bên ngoài ảnh

hưởng tích cực hay cản trở sự phát triển

của tổ chức và ñạt ñược mục tiêu của tổ

chức

• Phân tích swot tạo ra thông tin hữu ích

phù hợp cho tổ chức

Phân tích (SWOT) trong phân tích tổ chức

Strenghts: Điểm mạnh của vấn đề

Opportunities: Thời cơ, cơ hội để giải quyết

Weaknesses: Những yếu kém liên quan đến vấn đề

Threats: Những khó khăn cản trở từ bên ngoài

Phân tích t ổ ch ứ c

Phân tích bên trong Phân tích bên ngoài

Đ i ể m m ạ nh Đ i ể m y ế u C ơ h ộ i Các nguy c ơ

H ồ s ơ SWOT

C ¶n trë

Th êi c¬

§iÓm yÕu cña tæ chøc

§iÓm m¹nh cña tæ chøc

Bªn ngoµi

Bªn trong

Các bước để xây dựng ma trận SWOT

1 Xác định tất cả những thời cơ, cơ hội có thể liên

quan đến tổ chức.

2 Lập danh mục các cản trở đến sự vận động, tồn

tại, phát triển của tổ chức

3 Lập danh mục tất cả những điểm mạnh liên quan

đến tổ chức.

4 Lập danh mục tất cả những yếu kém liên quan

đến tổ chức (yếu kém của chính quyền cơ sở).

5 So s¸nh søc m¹nh vµ c¬ héi

6 So s¸nh ®iÓm yÕu vµ c¬ héi

7 So s¸nh søc m¹nh vµ c¶n trë bªn ngoµi.

8 So s¸nh yÕu kÐm vµ c¶n trë bªn ngoµi.

Ưu ñiểm và hạn chế của phân tích

swot

• Ư u ñ i ể m:

– Thu ậ n l ợ i trong xác ñị nh các ñ i ể m m ạ nh và nh ữ ng

ñ i ể m y ế u c ủ a t ổ ch ứ c

– Khuy ế n khích phát tri ể n suy ngh ĩ chi ế n l ượ c;

– Cho phép ban lãnh ñạ o t ậ p trung vào nh ữ ng ñ i ể m

– Linh ho ạ t

• R ủ i ro trong vi ệ c n ắ m b ắ t quá nhi ề u d ữ li ệ u t ạ o ra s ự

khó khăn trong việ c xác ñị nh b ả n ch ấ t c ủ a t ổ ch ứ c và

d ẫ n t ớ i khó ki ể m soát vi ệ c phân tích.

• Thi ế u c ấ u trúc chi ti ế t, d ẫ n t ớ i m ấ t các y ế u t ố then ch ố t.

• T ố c ñộ thay ñổ i làm cho nó tăng thêm kh ó khăn trong

vi ệ c d ự báo s ự phát tri ể n Điề u này có th ể làm ả nh

h ưở ng cho t ổ ch ứ c trong t ươ ng lai

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân

– B ạ n t ự hào nh ấ t v ề thành công nào c ủ a mình?

– Giá tr ị nào không ai có ngoài b ạ n ra?

– B ạ n có nh ữ ng m ố i quan h ệ cá nhân khi ế n ng ườ i khác

ph ả i thèm mu ố n? N ế u có, m ứ c ñộ thân thi ế t t ớ i ñ âu?

Chú ý

• Cân nh ắ c t ừ ng câu tr ả l ờ i trên quan ñ i ể m c ủ a

b ạ n và c ủ a m ọ i ng ườ i xung quanh

• Nh ớ ñừ ng quá khi ế m t ố n hay r ụ t rè mà ph ả i th ậ t

G ợ i ý

• Hãy thử phân tích những ñiểm mạnh của mình trong mối liên hệ với mọi người xung quanh

• Ví dụ, nếu bạn là một nhà toán học giỏi

nhưng những người xung quanh cũng giỏi

ko kém, thì ñó không ñược xem là thế

mạnh mà chỉ là một trong những ñiều ñầu tiên ñể gia nhập nhóm

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân

• Đ i ể m y ế u

– Đ âu là công vi ệ c b ạ n hay tr ố n tránh vì không t ự tin

mình có th ể làm t ố t?

– M ọ i ng ườ i nh ậ n xét ñ âu là ñiể m y ế u c ủ a b ạ n?

– B ạ n có hoàn toàn t ự tin v ề trình ñộ và k ỹ năng l àm

vi ệ c c ủ a b ạ n không? N ế u không, ñâu l à ñiể m y ế u

nh ấ t c ủ a b ạ n?

– Đ âu là thói quen x ấ u c ủ a b ạ n trong công vi ệ c? (ví d ụ ,

b ạ n th ườ ng hay tr ễ gi ờ , làm vi ệ c không có k ế ho ạ ch, nóng tính, thi ế u kh ả năng kiể m soát c ă ng th ẳ ng)

– Tính cách nào khi ế n b ạ n ñ i lùi trong công vi ệ c? Ví d ụ ,

s ợ nói tr ướ c ñ ám ñố ng s ẽ là c ả n l ự c l ớ n n ế u b ạ n ph ả i

t ổ ch ứ c các cu ộ c h ọ p ñị nh kì

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân

• Chú ý:

– Nh ớ nh ậ n xét nh ữ ng y ế u ñ i ể m ñ ó t ừ góc nhìn

c ủ a b ả n thân và c ủ a ng ườ i ngoài cu ộ c

– Đ i ể m y ế u nào b ị m ọ i ng ườ i nhìn ra mà b ạ n l ạ i không th ấ y?

– Đồ ng nghi ệ p có liên t ụ c qua m ặ t b ạ n trong

nh ữ ng l ĩ nh v ự c quan tr ọ ng không?

– T ố t nh ấ t là hãy ch ấ p nh ậ n th ự c t ế và ñố i m ặ t

s ự th ậ t càng s ớ m càng t ố t

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân

• C ơ h ộ i

– K ỷ nguyên công ngh ệ m ớ i giúp gì ñượ c cho b ạ n? B ạ n có

nh ậ n ñượ c s ự giúp ñỡ t ừ ngườ i khác qua Internet không? – Ngành c ủ a b ạ n có ñang tăng trưở ng không? N ế u có, b ạ n

– Đố i th ủ c ủ a b ạ n có th ấ t b ạ i khi gi ả i quy ế t m ộ t v ấ n ñề quan

tr ọ ng nào không? N ế u có, li ệ u b ạ n có th ể t ậ n d ụ ng sai l ầ m

ñ ó ñể làm t ố t h ơ n không?

– T ổ ch ứ c ho ặ c th ị trườ ng ñ ang c ầ n gì mà chưa ai ñ áp ứ ng

ñượ c?

– Khách hàng và ñố i tác có phàn nàn gì v ề t ổ ch ứ c không?

Hãy thử tìm kiếm cơ hội bằng một trong

những cách sau:

• Tham gia các bu ổ i g ặ p g ỡ xã giao, l ớ p h ọ c, h ộ i th ả o

• Đả m nhi ệ m m ộ t vài d ự án khi ñồ ng nghi ệ p ñ i ngh ỉ phép dài h ạ n.

• C ố g ắ ng h ọ c thêm m ộ t vài k ỹ năng mớ i nh ư nói

chuy ệ n tr ướ c công chúng ho ặ c quan h ệ qu ố c t ế khi ñượ c giao m ộ t d ự án m ớ i ho ặ c m ộ t vai trò m ớ i

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân

Điểm cốt lõi:

Tóm lại, ma trận SWOT là một lược ñồ

hiệu quả ñể phân tích ñiểm mạnh và ñiểm

yếu của bản thân cũng như chỉ ra cơ hội

và nguy cơ mà bạn ñang ñối mặt Từ ñó

giúp bạn tập trung phát huy ñiểm mạnh và

hạn chế ñiểm yếu ñể tận dụng cơ hội một cách tốt nhất

• Bằng công cụ phân tích swot bạn hãy

phân tích ñiểm mạnh, ñiểm yếu, cơ hội,

thách thức của chính bản thân bạn ?

vi du tham khao.ppt

Đánh giá toàn diện các ñiểm mạnh và ñiểm yếu

(bao gồm nguồn thông tin)

Hiệu quả hoạt ñộng

• S ự thi ế u kinh nghi ệ m

•N ă ng l ự c ho ạ t ñộ ng

• Nh ậ n th ứ c v ề ch ươ ng trình

• Th ị ph ầ n

• Các ngu ồ n tài chính

• Các ñồ ng minh

• M ạ ng l ướ i

Những thay ñổi từ môi trường bên ngoài sẽ mang

M ộ t cơ h ộ i là d ị p cho m ộ t t ổ ch ứ c tăng trư ở ng do xu ấ t

vi du minh hoa 1.ppt

Hãy sử dụng mô hình phân tích SWOT ñể phân tích

tổ chức cơ quan nơi anh chị công tác (lớp học KS9 – TCNS2)?

Yêu cầu làm bài tập:

– Phân tích tất cả các yếu tố cấu thành lên lớp học (phân tích bên trong) Tức là bao gồm các phân tích về mục

tiêu, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, các yếu tố quyền, nghĩa vụ; quy mô, văn hóa của lớp) Phân tích các nhóm (tổ), các cá nhân Xác ñịnh các tương quan giữa 3 nhóm yếu tố

cá nhân – nhóm (tổ) – tổ chức (lớp).

– Phân tích yếu tố bên ngoài tác ñộng ñến tổ chức (lớp

học) Tức là phân tích các tương quan của lớp KS9 –

TCNS2 với các lớp học khác trong trường; tương quan

của lớp với các yếu tố môi trường (cả môi trường tự

nhiên và môi trường xã hội)

– Làm việc nhóm (nhóm 10 sinh viên) – ghi tên danh sách

Phân tích tổ chức theo mô hình 7S

• Phân tích tổ chức theo mô hình 7S là cách phân tích các yếu tố tạo nên tổ chức và

các yếu tố ñược bắt ñầu bằng chữ S

(trong tiếng Anh)

Systems

Style

Staff Skills

Strategy

Shared Values

• Shared Values: tổ ch ứ c ñạ i di ệ n và tin tưở ng vào ñ i ề u gì.

• Strategy: Các kế ho ạ ch (thành chi ế n l ượ c) mà t ổ ch ứ c

th ự c hi ệ n ñể ñạ t ñượ c m ụ c tiêu ñề ra, k ể c ả liên quan ñế n nhân s ự , môi tr ườ ng, ñố i th ủ , khách hàng.

• Structure: Cách các bộ ph ậ n trong t ổ ch ứ c liên h ệ v ớ i

nhau: t ậ p trung, theo ch ứ c n ă ng, phân tán, ma tr ậ n, c ổ

ph ầ n

• Systems: Các thủ t ụ c, quy trình mà công vi ệ c ñượ c th ự c

hi ệ n: h ệ th ố ng tài chính k ế toán, thuê m ướ n nhân s ự ,

th ă ng ch ứ c, ñ ánh giá nhân viên

• Staff: Số lượ ng nhân s ự và lo ạ i nhân s ự trong t ổ ch ứ c.

• Style: Vă n hóa t ổ ch ứ c

• Skills: Nă ng l ự c ñặ c khác bi ệ t c ủ a t ừ ng cá nhân trong t ổ

• Các yếu tố cơ bản của mô hình 7S trong phân tích tổ chức

Mô hình/Style

• Đó chính là những gì (văn hóa) mà người khác có thể cảm nhận ñược về tổ chức:

Họ nói về tổ chức như thế nào? Họ sẽ mô

Giá trị ñược chia sẻ/Shared Value

• Tất cả yếu tố này gắn liền với nhận thức

ñúng: ñiều gì là giá trị của tổ chức và dựa vào ñó ñể khen thưởng;

• Làm thế nào ñể gắn kết với các giá trị của các bên có liên quan?

Chi ế n l ượ c/Strategy

• K ế ho ạ ch t ươ ng lai là gì?

• L ầ n cu ố i t ổ ch ứ c xem xét k ế ho ạ ch c ủ a mình là khi nào?

• T ổ ch ứ c ñ ã làm gì sau th ờ i ñ i ể m ñ ó?

• L ầ n cu ố i cùng k ế ho ạ ch công tác c ủ a t ổ ch ứ c ñ ã ñượ c b ổ sung là khi nào?

• K ế ho ạ ch công tác cung c ấ p m ộ t ñị nh h ướ ng

ñ ánh giá?

• K ế ho ạ ch ti ế p th ị ?

• Nh ữ ng gì s ẽ làm trong 3 năm tớ i?

Đ ây là cách ti ế p c ậ n phân tích d ự a trên các

y ế u t ố t ạ o nên hi ệ u qu ả t ổ ch ứ c:

1 Phân tích các cá nhân c ụ th ể trong t ổ ch ứ c

2 Phân tích t ổ ch ứ c mang tính toàn b ộ

Phân tích các cá nhân cụ thể trong tổ chức (lãnh ñạo, quản lý các cấp, tác nghiệp,

Phân tích t ổ ch ứ c mang tính toàn b ộ

Phân tích tổ chức theo mô hình 5P

• Những ñe dọa, cản trở của những nhà

cạnh tranh mới

• Mức ñộ khao khát của sự sống còn mang tính cạnh tranh

• Sự thách thức của các sản phẩm hàng

hóa và dịch vụ thay thế

• Sức mạnh mặc cả của khách hàng

• Sức mạnh mặc cả của các nhà cung cấp