THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG

Việt Nam đang trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp không chỉ phải chịu sức ép của cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những doanh nghiệp hùng mạnh về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý.

MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệpkhông chỉ phải chịu sức ép của cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước màgay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những doanh nghiệp hùngmạnh về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý Do đó, để cạnh tranh được cácdoanh nghiệp cần phải có hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển Một trong cácgiải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực quản lý và chútrọng vào công tác quản trị doanh nghiệp mà thông tin làm cơ sở không thểkhác ngoài thông tin kế toán

Trong quá trình thực tập ở công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệTrung Dũng tôi nhận thấy đây là công ty có khả năng ưu việt trong việc thi côngcác công trình cung cấp lắp đặt điều hoà không khí, chủ động trong công tác lắpđặt, bảo dưỡng và bảo hành sản phẩm Dưới cái nhìn của một sinh viên khoa Kếtoán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, được trang bị kiến thức trong 4 năm, tôithấy công ty Trung Dũng đã có nhiều nỗ lực trong đổi mới phương hướng hoạtđộng sản xuất kinh doanh và có một bộ phận cung cấp thông tin hoạt động kháhiệu quả Tuy nhiên công tác kế toán không tránh khỏi những yếu điểm đó cũng

là tồn tại chung ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong quá trình hoàn thành báo cáo này tôi đã sử dụng phương pháp phântích kinh tế, phương pháp tiếp cận thống kê

Bài báo cáo gồm có: 3 phần

Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần đầu tư Phát triển công nghệ TrungDũng

Phần II: Thực trạng về tổ chức hệ thống kế toán của Công ty cổ phần đầu

tư Phát triển công nghệ Trung Dũng

Phần III: Đánh giá về thực trạng tổ chức kế toán của Công ty cổ phần đầu

tư Phát triển công nghệ Trung Dũng

Do đây chỉ là thời gian đầu của quá trình thực tập vì vậy bài báo cáo nàychỉ mới phản ánh được một số vấn đề chung về công tác kế toán tại Công ty Tôimong được sự đóng góp từ phía thầy cô

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến PGS.TS Nguyễn Minh Phương và cácanh chị ở công ty đã tận tình hướng dẫn tôi trong việc hoàn thành bài báo cáonày

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN

Đến năm 2006, chuyển đổi thành công ty cổ phần đầu tư phát triển côngnghệ Trung Dũng theo giấy chứng nhận ĐKKD số 010300913 do sở kế hoạch

và Đầu Tư Hà Nội

Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư phất triển công nghệ Trung Dũng

Tên giao dịch: Trung Dung technology development investment joint stock

Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (5 tỷ đồng)

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng là nhà thầuchuyên nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, tư vấn, cung cấp thi công lắp đặt các hệthống điều hoà không khí dân dụng và công nghiệp

Là doanh nghiệp có: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có chức năngxuất nhập khẩu mã số:0101245246 do Tổng cục hải quan- Cục hải quan thànhphố Hà Nội cấp ngày 31/5/2002

- Kinh doanh trang thiết bị y tế

- Buôn bán và chế biến các sản phẩm tiêu dùng, nông, lâm, thuỷ sản, thủcông mỹ nghệ, dệt may

- Cung cấp và lắp đặt thiết bị và hệ thống xử lý chất thải lỏng, chất thảirắn, khí trong lĩnh vực y tế, dân dụng, công nghiệp

- Mua bán, lắp đặt trạm điện, đường dây đến 35KV

- Mua bán, lắp đặt máy phát điện dùng trong lĩnh vực công nghiệp và dândụng

- In, chế bản điện tử và các dịch vụ có liên quan đến in (trừ loại nhà nướccấm)

- Mua bán, lắp đặt hệ thống thang máy dân dụng, công nghiệp

- Sản xuất và buôn bán thiết bị giáo dục, giảng dạy

- Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật)

+ Các thiết bị do công ty cung cấp:

1 Hệ thống điều hoà không khí và xử lý môi trường không khí:

Đại lý uỷ quyền cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hoà cục bộ và trungtâm của hãng Mitsubishi (Nhật Bản), Fujiaire (Nhật bản), Trane(Mỹ),York( Mỹ), LG-MECA (Việt Nam)

- Máy treo tường

- Máy treo trần/Đặt sàn

- Máy cassette treo trần

- Máy tủ đứng

- Điều hoà công nghiệp giải nhiệt gió 2 làn

- Điều hoà trung tâm - giải nhiệt nước

- Điều hoà hệ thống loại máy nén xoắn ốc

- Điều hòa hệ thống loại máy nén ly tâm

- Điều hoà hệ thống loại hấp thụ

- Tủ điều không

- Giàn phân phôi gió

2 Cung cấp và lắp đặt thang máy:

Cung cấp và lắp đặt thang máy của các hãng nổi tiếng:

- Thang máy HITACHI, NIPPON của Nhật

- Thang máy ELEX của Italy

3 Cung cấp thiết bị y tế, nghiên cứu khoa học của một số hãng nổi tiếngtrên thế giới:

- Hãng Varian(Mỹ) cung cấp thiết bị phân tích

- Hãng Eviro Technology(Anh) cung cấp các thiết bị phân tích môi trườngkhí, khí tượng thuỷ văn kèm phần mềm xử lý số lượng như:

- Hệ thống trích béo tự động của hãng Buchi (Thuỵ sỹ)

- Máy tạo khí Hydro Ulta High Purily- Hydrigen Generator của hãngDominick Hunter(Anh)

- Hãng Wagtech(Anh) cung cấp các thiết bị phân tích, kiểm tra chất lượngnước trong phòng thí nghiệm hoặc ngoài hiện trường như:

- Cung cấp các sản phẩm về hình ảnh dùng trong y tế của hãng Sony(Nhậtbản) như: Màn hình độ phân giải cao, máy in mầu, camera, thiết bị giám sátphòng mổ, giám sát bệnh nhân

- Cung cấp các thiết bị vô trùng không khí của hãng Honeywell(Nhật),Abatement(Mỹ), Aironic(Úc), và các thiết bị xử lý môi trường không khí củatrung tâm Nhiệt Đới Việt Nga

- Đại lý cung cấp và lắp đặt các loại máy giặt, máy sấy, máy công nghiệpcủa hãng Primus (Bỉ)

4 Cung cấp và lắp đặt thiết bị: chống trộm, báo cháy, báo nổ… của cáchãng nổi tiếng trên thế giới

* Kinh nghiệm của Công ty trong việc triển khai dự án:

Công ty Trung Dũng đã và đang triển khai các dự án đầu tư chiều sâu, nângcấp và cải tạo tại các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu, các trường đạihọc, các bệnh viện, các cơ quan quốc phòng và các xí nghiệp trên khắp cả nướcnhư: Hệ thống ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam, Hệ thốngngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Hệ thống các bệnh viện trung tâmthuộc Bộ Y Tế, Hệ thống các trường Đại Học và Trung Học, Trung tâm nhiệtđới Việt Nga, Cục quan y-Tổng cục Hậu cần- Bộ quốc phòng, Viện dược liệu,Viện dinh dưỡng, Trung tâm Công nghệ sinh học, Trường Đại Học Dược HàNội, các công ty xây dựng thuộc Tổng công ty VINACONEX Công ty đầu tư

phát triển công nghệ Trung Dũng đã xây dựng được quan hệ thương mại vữngchắc với các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới và uy tín với khách hàng.

Để có sự tin tưởng tuyệt đối của các hãng trên thế giới và đặc biệt của cáckhách hàng Công ty Trung Dũng luôn luôn cố gắng xây dựng và phát huytruyền thống phục khách hàng tận tuỵ, nhiệt tình

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cổ phần đầu tư phát triển côngnghệ Trung Dũng:

Cũng như hầu hết các công ty khác, công ty cp đầu tư phát triển công nghệ

TD tổ chức văn phòng và các xưởng sản xuất gia công lắp đặt tại Hà Nội vàTP.HCM Tại trụ sở, mỗi phòng nghiệp vụ có chức năng riêng của mình nhưngđều chịu sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc sau đóbáo cáo lên HĐQT

*Chủ tịch HĐQT: là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có nhiệm

vụ lập chương trình hoạt động, nội dung các tài liệu phục vụ các cuộc họp, triệutập và chủ tọa các cuộc họp HĐQT

* Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có chức năng

nhiệm vụ điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD của công tytrước HĐQT

* Phòng tổ chức hành chính: Gồm 3 người có nhiệm vụ điều hành các

hoạt động của công ty đồng thời giúp ban giám đốc của công ty quản lý cán bộnhân viên, tổ chức tuyển dụng, đào tạo, nâng bậc cho người lao động, sắp xếp bốtrí cán bộ công nhân lao động Giải quyết chế độ chính sách đối với người laođộng theo quy định

* Phòng kinh doanh: gồm 5 người có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc

trong việc ký kết hợp đồng thầu Phòng có nhiệm vụ khai thác thị trường, tìm

kiếm các đối tác để bán các sản phẩm của công ty, đồng thời phải thường xuyêntheo dõi và giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch của công ty.

* Phòng tài chính kế toán: là phòng phụ trách về tình hình tài chính và kế

toán của công ty như quản lý về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công nợ,làm hợp đồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với khách hàng , ngoài ra cóchức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công ty và cơ quan cóthẩm quyền về công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán, thiết lập

hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước

* Phòng kỹ thuật và triển khai dự án: gồm 27 người chịu trách nhiệm về

mọi mặt kỹ thuật sản xuất và triển khai các dự án của công ty Đây là phòngđóng vai trò hết sức quan trọng của công ty TD, gồm nhiều bộ phận như giámsát kỹ thuật và thi công, thiết kế, quản lý kỹ thuật

1.3 Tình hình nhân sự của Công ty:

Nhìn chung đại đa số cán bộ trong ban lãnh đạo và các phòng ban củacông ty có trình độ đại học và cao đẳng Đặc biệt tất cả các cán bộ kỹ thuật thựchiện dự án và các cán bộ trong phòng kế toán đều có trình độ Đại Học Nhưngvẫn còn có một tỷ lệ nhỏ các cán bộ chỉ có trình độ trung cấp ở phòng lắp đặt.Điều này hoàn toàn không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty màcòn thể hiện được một chế độ sử dụng nhân lực khá hợp lý, tiết kiệm cho công

ty một khoản chí phí lương

Độ tuổi của các nhân viên và các cán bộ trong công ty tập trung ở độ tuổi22-40 tuổi Đây là độ tuổi mà lao động còn trẻ, năng động và giàu tinh thần họchỏi Bên cạnh đó là lớp nhân viên lâu năm với độ tuổi trên 40, dày dặn kinhnghiệm

Cơ cấu nhân viên theo trình độ chuyên môn:

2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Về sản xuất: Công ty sản xuất mặt hàng chủ yếu là ống gió phục vụ cho hệthống điều hòa Nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu được nhập khẩu Tuymới đi vào sản xuất chưa lâu nhung các sản phẩm của công ty đã rất được thịtrường ưa chuộng, nó thay thế dần các sản phẩm này trước đây công ty phảinhập khẩu và đây được coi là bước tiến lớn của công ty trong việc cải tiến côngnghệ điều hòa không khí tại Việt Nam

Về thương mại: Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng từ các nước Anh, Mỹ,Nhật, Úc…… Hàng hóa công ty nhập khẩu chủ yếu là điều hòa không khí,thiết bị y tế và nghiên cứu khoa học, máy phát điện, dây điện… Hàng năm công

ty có các hợp đồng mua bán và lắp đặt hệ thống ĐHKK, hệ thống điện, hệ thốngthang máy, thiết bị y tế cho các khu nhà chung cư, khu công nghiệp, trường đạihọc…

* Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức một đội sảnxuất gia công Đội sản xuất này có quy mô nhỏ và đứng đầu là đội trưởng độisản xuất và tiếp đến là các công nhân của đội Đội có chức năng chính là sản

xuất và gia công ống gió để phục vụ cho hệ thống điều hòa Lĩnh vực hoạt độngchính của công ty vẫn là cung cấp và lắp đặt các hệ thống vì vậy khi thực hiệnmột công trình nào đấy công ty sẽ tổ chức thành các bộ phận như bộ phận cungứng vật tư, bộ phận giám sát kỹ thuật , bộ phận quản lý kỹ thuật, và dưới các bộphận là các tổ đội thi công như đội thi công ống gió, đội thi công ống gas, đội thicông lắp đặt Tất cảc các bộ phận này đều chịu sự quản lý của chỉ huy côngtrình

Dựa vào sơ đồ tổ chức cung cấp và lắp đặt tại hiện trường quy mô tínhchất và yêu cầu kỹ thuật của công trình Giám đốc công ty sẽ trực tiếp chỉ địnhchỉ huy công trình

Chỉ huy công trình là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành toàn bộcông việc có liên quan tại hiện trường:

- Thay mặt công ty giao dịch với chủ đầu tư

- Chịu trách nhiệm về chất lượng công trình

- Chịu trách nhiệm về tiến đôi thi công

- Điều động và phân công nhân lực tùy theo tính chất tại thời điểm thicông

- Tham gia giám sát kỹ thuật

- Vấn đề an toàn trong lao động, biện pháp và trang bị an toàn laođộng……

Chỉ huy công trình là người đại diện trực tiếp của công ty, tham gua giảiquyết các vấn đề tại hiện trường là đầu mối liên lạc với bên A, các đơn vị thamgia các hạng mục khác như: Hạng mục xây dựng, hạng mục báo cháy, hạng mụcthông tin tín hiệu để cùng đơn vị này phối hợp giải quyết các công việc phátsinh trong thi công, tạo điều kiện cho nhau bảo đảm tiến độ cũng như chất lượngcông trình

Chỉ huy công trình thực hiện quản lý điều hành công việc cùng với sực hỗtrợ của các bộ phận cụ thể như sau:

- Bộ phận cung ứng vật tư: Hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng xe tải từkho của nhà thầu phân phối đến kho của chủ đầu tư 4 ngày kể từ khi hợp đồngkinh tế có hiệu lực

- Bộ phận giám sát kỹ thuật và thi công: Gồm 4 kỹ sư giám sát kỹ thuật vacác công nhân kỹ thuật được chia làm 4 đội điều động đến công trình Các kỹ sưchịu trách nhiệm giám sát điều hành nhân lực, máy móc thiết bị thi công chotừng khu vực mình quản lý Đảm bảo tiến độ thi công, hiệu quả khoa học trongphân công công việc, bám sát thiết kế và chất lượng trong thi công Đưa ra cácbiện pháp thi công cụ thể đảm bảo an toàn trong lao động và báo cáo hàng ngàycho chỉ huy công trình

- Bộ phận quản lý kỹ thuật: Các kỹ sư đồng thời giám sát kỹ thuật,vừa quản

lý kỹ thuật Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận thi công về kỹ thuật ,chất lượng thi công Đảm bảo việc thi công đúng thiết kế, theo các tiêu chuẩn đã

đề ra trong hồ sơ thầu Đản bảo về kỹ mỹ thuật Trong quá trình tiến hành thicông công trình , néu xẩy ra các vướng mắc như: khó khăn về vị trí thi công, vịtrí lắp đặt không phù hợp với nội thất, các thiết bị và bộ phận trong hệ thốngbuộc phải đi qua tường hoặc phải phá bỏ kết cấu xây dựng …mà trên bản vẽthiết kế chưa đề cập hết Bộ phận quản lý kỹ thuật sẽ thông qua chỉ huy côngtrình hoặc trực tiếp cùng với bên A bàn bạc và thống nhất, đảm bảo kỹ thuật, tiếtkiệm nhân lực và vật tư

Sau đây là sơ đồ tổ chức thi công:

2.2.Tình hình kinh doanh chung của công ty

Để đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của công ty cp đầu tư phát triểncông nghệ Trung Dũng trong những năm gần đây, chúng ta xem xét một số chỉtiêu thông qua bảng số liệu sau:

Đơn vị tính:VNĐ

Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007

Vốn kinh doanh 5000.000.000 5000.000.000 5000.000.000 Tổng doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ 9.234.074.649 8.614.194.092 15.056.784.774Tổng quỹ lương 432.569.161 591.576.922 865.800.000 Lợi nhuận chưa phân phối 95.385.193 109.278.310 214.489.092

Nợ phải trả 2.425.356.456 3.436.049.746 6.905.352.024 Nguồn vốn chủ sở hữu 5.575.372.487 5.875.394.913 6.088.784.006 Phải thu khách hang 1.020.504.967 1.779.072.416 5.516.340.331 Vay ngắn hạn 2.269.756.456 3.092.447.162 6.743.749.440 Chi phí quản lý 367.530.539 844.950.134 1021.325.600

Tổng số lao động năm 2006 tăng gấp đôi so với năm 2005, điều này chứng tỏquy mô của công ty đã được mở rộng, tuy nhiên thu nhập bình quân của ngườilao động lại giảm xuống đáng kể là 345 nghìn đồng/người Nợ phải trả năm

2006 gấp đôi năm 2005 Năm 2007 tăng gấp 3 lần 2005 Đây là tình trạng đángbáo động vì tỷ lệ Nợ phải trả/ tổng nguồn vốn năm 2004 là 49,67%, năm 2005

là 30,30%, năm 2006 là 36.9%, năm 2007 là 53,34% Tỷ lệ này ngày càng tăng

và năm 2007 lớn hơn 50% chứng tỏ tỷ lệ nợ của công ty quá lớn, công ty lâmvào tình trạng không tự chủ về mặt tài chính Chiếm dụng vốn là tốt vì nó giúpcông ty có thể phát triển với nguồn vốn ít ỏi của chủ sở hữu nhưng nếu vượt quámột mức độ cho phép, một khi khả năng thanh toán của công ty gặp vấn đề thìcông ty rất dễ bị phá sản Đứng trước tình hình này đòi hỏi công ty cp đầu tưphát triển công nghệ Trung Dũng cần có những giải pháp đúng đắn, kịp thời đểtháo gỡ những khó khăn đang tồn tại trước mắt nhằm mục đích tăng doanh thu,giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận của công ty

PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG

NGHỆ TRUNG DŨNG.

2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 người:

+ Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của công

ty như quản lý chung về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công nợ, làm hợpđồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với khác hàng….Có chức năng thammưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công ty và cơ quan có thẩm quyền về côngtác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán, thống kê tại công ty Kế toántrưởng là người tổ chức kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước; phâncông công việc, hướng dẫn tổ chức, kiểm tra kiểm soát công tác kế toán củatừng kế toán chi tiết

+ 1 kế toán tổng hợp: Do công ty có quy mô nhỏ do đó chỉ có một kế toánkiêm nhiệm các việc là kế toán công nợ vừa là kế toán thanh toán vừa là kế toánvật tư hàng hóa Có nhiệm vụ theo dõi vấn đề công nợ của công ty; ghi chép,phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, rõ ràng tình hình thanh toán các khoản nợphải thu và các khoản nợ phải trả, Hàng tháng, hàng ngày, phải đối chiếu công

nợ với khách hàng, lên kế hoạch phải thu khách hàng đến hạn trả, ngăn ngừa cáckhoản chiếm dụng vốn Hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục thu chi thanhtoán, Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ vào sổ quỹ, viết hóa đơn tàichính, các lệnh sản xuất và kiểm tra thanh toán quyết toán.Theo dõi, giám sát vàtoàn bộ vật tư, hàng hóa luân chuyển qua công ty Hàng ngày nhận, tập hợp, cậpnhật và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ nhập xuất vật tư, hànghóa cùng các hồ sơ, chứng từ đi kèm…

+ Thủ quỹ: Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt tại công

ty Có nhiệm vụ chi tiền sau kho đã được giám đốc phê duyệt, thanh toán đồng