Bàn về chế độ hạch toán phương thức tiêu thụ qua cửa hàng đại lý

Tiêu thụ là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, phản ánh tổng hợp hiệu quả của quá trình kinh doanh.

Trong các phương thức tiêu thụ, bán hàng qua đại lý là phương thức tiêu thụgián tiếp Theo đó, sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp sẽ được chuyển giao cho mộtbên thứ ba làm đại lý của doanh nghiệp để bán hộ Khi hàng hoá này được tiêu thụ,doanh nghiệp phải trả cho bên đại lý một khoản hoa hồng cho dịch vụ được cung cấp.Bên nhận đại lý là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tiêu thụ sẽ giúp sản phẩm củadoanh nghiệp được tiêu thụ nhanh chóng với kết quả cao Vì thế, bán hàng qua đại lýđược sử dụng phổ biến.

Tuy nhiên, việc sản phẩm, hàng hoá khi được tiêu thụ sẽ được ghi nhận ở haiđơn vị là bên nhận đại lý và bên giao đại lý dẫn đến khó khăn trong việc ghi nhậnnghiệp vụ bán hàng giữa các bên Về vấn đề này, chế độ kế toán đã có những hướngdẫn cụ thể Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn nhiều bất cập nảy sinh, trong

đó có việc mâu thuẫn với các quy định về thuế giá trị gia tăng

Với mong muốn đóng góp ý kiến để việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng qua đại

lý phù hợp hơn với thực tế và tránh mâu thuẫn với các quy định pháp luật khác, em

chọn đề tài “Bàn về chế độ hạch toán phương thức tiêu thụ qua cửa hàng đại lý” để

làm đề án môn học

Phạm vi nghiên cứu là các doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ Đề tài bao gồm 2 phần chính:

Phần 1:Cơ sở lý luận về chế độ hạch toán phương thức tiêu thụ sản phẩm quacửa hàng đại lý

Phần 2: Thực trạng và kiến nghị về chế độ hạch toán tiêu thụ sản phẩm tiêu thụsản phẩm qua các cửa hàng đại lý

Tuy đã rất cố gắng nhưng đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mongnhận được sự đóng góp quý báu của các thầy cô giáo, cũng như của các bạn sinh viên

để hoàn thiện hơn bài nghiên cứu của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẾ ĐỘ HẠCH TOÁN PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG QUA ĐẠI LÝ

1.1 Một số khái niệm chung

1.1.1 Tiêu thụ

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của một chu trình sản xuất kinh doanh thôngthường, trong đó người bán chuyển giao sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp lao vụ,dịch vụ cho khách hàng, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán

Kết quả tiêu thụ phản ánh kết quả tổng hộp quá trình hoạt động của doanhnghiệp Công tác bán hàng được tổ chức tốt tạo điều kiện sản phẩm, hàng hoá đượctiêu thụ nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ thu hồi được vốn đầu tư của mình, đồng thờikinh doanh có lãi

Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá được tiến hành theo nhiều phương thức khácnhau:

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàngcho người mua trực tiếp tại kho, tại phân xưởng sản xuất (không qua kho) của doanhnghiệp Sản phẩm, hàng hoá khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêuthụ và đơn vị bán mất quyền sỡ hữu số hàng này

- Phương thứ chuyển hàng theo hợp đồng: Theo phương thức này, bên bánchuyển hàng cho bên mua theo thời điểm ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi nàyvẫn thuộc sỡ hữu của bên doanh nghiệp Khi được người mua thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán về số hàng được chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng nàymới được coi là tiêu thụ

- Phương thức bán hàng qua đại lý:

Là phương thức tiêu thụ gián tiếp thông qua một cơ sở nhận làm trung gianbán hàng Theo phương thức này, bên bán chuyển giao hàng cho cơ sở đại lý, số hàng

chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi được người mua thanhtoán hoặc chấp nhận thanh toán vể số hàng được chuyển giao thì số hàng chấp nhậnnày mới được coi là tiêu thụ Bên bán phải trả cho bên nhận đại lý khoản hoa hồng vềdịch vụ đại lý.

- Phương thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này, khi hàng được giaocho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ Việc thanh toán tiềnhàng được thực hiện theo cách thức trả góp, tức là một phần tiền hàng sẽ được ngườimua thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng, số tiền còn lại sẽ được người mua trả dần

và phải chịu một tỷ lệ lãi suất theo thoả thuận Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằngnhau, bao gồm một phần doanh thu gốc và lãi trả chậm

Trong các phương thức trên, bán hàng qua đại lý là một phương thức đượccác doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến Sau đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu chi tiết vềphương thức này

1.1.2 Phương thức bán hàng qua đại lý

Bên đại lý: Là cơ sở cung cấp dịch vụ đại lý, hưởng thù lao đại lý theo hìnhthức hoa hồng hoặc chênh lệch giá

Quan hệ giữa hai bên được quy định chi tiết trong hợp đồng đại lý Hợpđồng đại lý là hợp đồng mà các bên có sự thoả thuận trong đó bên nhận đại lý được sự

uỷ quyền của bên giao đại lý cam kết nhân danh bên giao đại lý thực hiện một hay

nhiều giao dịch vì lợi ích của bên giao đại lý để được nhận một khoản tiền thù lao nhấtđịnh do bên đại lý trả.

Để đảm bảo lợi ích của mình, bên giao đại lý có quyền yêu cầu bên đại lýthực hiện tốt các giao dịch đã tham gia với người thứ ba là khách hàng, có quyền yêucầu bên đại lý phải giao cho mình toàn bộ kết quả công việc mà bên đại lý đã hoànthành Bên giao đại lý có nghĩa vụ phải trả tiền thù lao cho bên đại lý và phải thanhtoán cho bên đại lý những chi phí cần thiết mà bên đại lý đã chi tiêu khi thực hiện giaodịch với ngưòi thứ 3 và phải chịu những thiệt hại do trở lực khách quan gây ra cho tàisản của mình đã giao cho bên đại lý thực hiện giao dịch với bên thứ 3

Bên đại lý có thể là công dân hoặc pháp nhân, có nghĩa vụ thực hiện mộthoặc nhiều giao dịch một cách có lợi cho bên giao đại lý Một cơ sở có thể đồng thờibán nhiều loại sản phẩm, hàng hoá của nhiều doanh nghiệp hoặc chỉ làm đại lý cho mộtdoanh nghiệp Trong trường hợp đó, bên đại lý không được phép tiến hành tiêu thụ cácsản phẩm khác Một số đại lý có thể là đầu mối tiêu thụ và kiêm nhiệm vụ bảo hành.Đại lý được hưởng thù lao theo các cách khác nhau tuỳ vào hợp đồng đại lý

Căn cứ vào loại sản phẩm, hàng hoá nhận đại lý, ký gửi, người ta phân đại lýhưởng hoa hồng làm 2 loại:

*) Đại lý bán đúng giá quy định hưởng hoa hồng là dịch vụ bán vé xổ số,máy bay, bảo hiểm, bưu điện, hàng hoá, dịch vụ… không chịu thuế GTGT

Đây là các mặt hàng có tính chất đặc biệt và không chịu thuế GTGT như: vé

xổ số, thẻ nạp điện thoại… Trong một số trường hợp, đại lý có thể bán với giá thấp hơngiá thoả thuận để gia tăng doanh số bán từ đó đạt được mức lợi nhuận cao hơn Kết quảtiêu thụ được tập trung tại bên giao đại lý là số hàng bán ra và giá thoả thuận trong hợpđồng Thù lao được hưởng là hoa hồng tính trên phần doanh số bán được

*) Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là sản phẩm, hàng hoá chịu thuếGTGT

Giá bán của các mặt hàng cố định được ghi rõ trong hợp đồng Do đây là mặthàng chịu thuế GTGT nên bên đại lý ngoài việc tiêu thụ hộ sản phẩm,hàng hoá đồngthời phải kê khai nộp thuế GTGT của hàng bán ra Thù lao cho bên đại lý là hoa hồngtính trên phần hàng tiêu thụ được và hoa hồng này chịu thuế GTGT

2 Đại lý bao tiêu sản phẩm, dịch vụ: là hình thức đại lý phổ biến mà bên đại

lý thực hiện việc mua, bán trọn vẹn một khối lượng hàng theo giá do bên giao đại lý ấnđịnh để được hưởng thù lao theo quy định của công ty mở đại lý Mức thù lao mà đại lýđược hưởng là mức chênh lệch giữa giá mua, giá bán thực tế so với giá do bên giaohàng cho đại lý ấn định hoặc thỏa thuận Đại lý phải chịu phần chênh lệch giá

Ngoài các hình thức đại lý trên, còn có một hình thức đại lý khác:

- Đại lý độc quyền: là hình thức đại lý mà tại một khu vực nhất định, có thể

là trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực (thí dụ khu vực 3 nước Đông Dương),bên giao đại lý chỉ giao cho một đại lý độc quyền việc mua, bán một hoặc một số mặthàng

- Tổng đại lý mua bán hàng hóa: là hình thức đại lý mà bên đại lý tổ chứcmột hệ thống đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hóa cho bên giao đại lý.Tổng đại lý đại diện cho hệ thống đại lý trực thuộc Các đại lý trực thuộc hoạt độngdưới sự quản lý của tổng đại lý và với danh nghĩa của tổng đại lý.

Trong phạm vi bài viết này chỉ xét đến 3 hình thức đầu

1.2 Chế độ hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý

1.2.1 Quy định kế toán hiện hành về hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý

Việc hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán hàng quađại lý tuân theo các quy định trong chế độ kế toán ban hành, trước hết là các Chuẩnmực kế toán Trong đó có các chuẩn mực kế toán liên quan trực tiếp là Chuẩn mực kếtoán số 14 về Doanh thu và thu nhập khác được quy định trong Quyết định số 149/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc công bố và ban hành bốn (04) Chuẩn mực kế toán ViệtNam (đợt 1); Chuẩn mực kế toán số O1 về Chuẩn mực chung được quy định trongQuyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 về việc công bố và ban hành bốn(04) Chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 2) Hai quyết định này được hướng dẫn cụ thểtại Thông tư số 161/2208/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chínhhướng dẫn thực hiện 16 chuẩn mực kế toán đã ban hành theo các quyết định trên

Việc hạch toán cũng tuân theo các quy định trong Chế độ kế toán doanhnghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộtruởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán Việt Nam

1.2.2 Chứng từ sử dụng

Phương thức bán hàng qua đại lý sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

1.2.2.1 Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi ( mẫu số 01-BH)

Mẫu bảng này được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Bảng này được dùng để phản ánh tình hình thanh toàn hàng đại lý ký gửigiữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng, là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vịnhận bán hàng đại lý thanh toán tiền và ghi sổ kế toán

Bảng này do bên đại lý lập thành 3 bản:

Bản 1 và 2 : Lưu tại bên đại lý, do bộ phận bán hàng hoặc cung tiêu giữ 1bản, 1 bản giao cho bộ phận kế toán làm chứng từ thanh toán và ghi sổ kế toán

Bản 2: Giao cho bên giao đại lý

Bảng thanh toán hàng bán đại lý liệt kê các loại hàng đại lý, ký gửi đã tiêuthụ được chi tiết về tên, quy cách, phẩm chất sản phẩm hàng hoá và đơn giá của từngloại Đơn giá thanh toán là đơn giá ghi trong hợp đồng bán hàng đại lý, ký gửi giữa bên

có hàng và bên nhận hàng

1.2.2.2 Hoá đơn giá trị gia tăng ( mẫu số 01 GTKT-3LL)

Mẫu hoá đơn được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Hoá đơn này được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phươngpháp khấu trừ Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán hàng và được lập làm 3 liên

Liên 1: màu đỏ, lưu tại bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ

Liên 2: màu tím, giao cho khách hàng

Liên 3 : màu xanh, lưu nội bộ

Trên Hoá đơn giá trị gia tăng ghi rõ thông tin ct của đơn vị bán hàng vàngười mua hàng,về hàng tiêu thụ (số lượng, đơn giá bán và thuế suất thuế GTGT…)

Ngoài ra, trong quá trình bán hàng mỗi bên còn sử dụng các chứng từ sau:Bên giao đại lý: Phiếu xuất kho hàng đại lý ký gửi

Bên đại lý: Thẻ quầy hàng (mẫu số 02-BH)

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (mẫu số 02-GTGT, kèmtheo tờ khai thuế GTGT)….

1.2.3 Tài khoản sử dụng:

Hạch toán bán hàng qua đại lý ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên sử dụng các tài khoản chính sau:

1.2.3.1 Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệpnhờ bán đại lý, ký gửi

Bên Nợ: - Giá trị sản phẩm, hàng hoá đem gửi bán

Bên Có :

- Giá trị sản phẩm, hàng hoá đem gửi bán đã được chấp nhận thanh toán

- Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại

Số dư Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận

Tài khoản 157 có thể mở chi tiết cho từng loại hàng gửi bán

1.2.3.2 Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tếcủa doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu Từ đó tính ra doanh thu thuần

về tiêu thụ trong kỳ

Bên Nợ:

- Số thuế phải nộp (Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theophương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ

- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bị trả lại

- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Bên Có:

Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanhnghiệp thực hiện trong kỳ kế toán

Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và được ct thành 5 tài khoản cấp 2: +) Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu và doanhthu thuần của khối lượng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ Tài khoản 5111 được sửdụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh vật tư hàng hóa

+) Tài khoản 5112: Doanh thu bán các thành phẩm: Phản ánh doanh thu vàdoanh thu thuần của khối lượng thành phẩm và bán thành phẩm đã được xác định làtiêu thụ Tài khoản này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp,nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp

+) Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu vàdoanh thu thuần của khối lượng dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho kháchhàng và được xác định là tiêu thụ Tài khoản 5113 chủ yếu dùng cho các ngành, cácdoanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, thương mại, bưu điện, dịch

vụ công cộng, du lịch

+) Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

+) Tài khoản 5115: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

1.2.3.3 Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

Tài khoản này dùng để theo dõi giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ, lao

vụ xuất bán trong kỳ Giá vốn của hàng bán có thể là giá hoàn thành công xưởng thực

tế của sản phẩm xuất bán hay gía thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc giámua thực tế của hàng hoá mua vào Tài khoản 632 được dùng cho các doanh nghiệp sửdụng phương pháp kê khai thường xuyên và các doanh nghiệp sử dụng phương phápkiểm kê định kỳ để xác định giá vốn của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ

Bên Nợ: - Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấptheo hoá đơn

Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ vào Tài khoản xác định kết quả

Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư

1.2.3.4 Tài khoản 003 “Hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”

Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hàng hoá nhận đại lý, ký gửi

Tài khoản 003 là loại tài sản ngoại bảng, ghi đơn

Ghi Nợ 003: giá trị hàng hoá nhận đại lý, ký gửi

Ghi Có 003: phản ánh giá trị hàng nhận đại lý, ký gửi đã tiêu thụ hoặc xuất trả lại bên giao đại lý

Cùng với các tài khoản nêu trên trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như Tài khoản 155, 154; Tài khoản 512, 521, 531; Tài khoản 635, 641, 642,…

1.2.4 Phương pháp hạch toán

1.2.4.1 Tại bên giao đại lý:

*) Xuất hàng cho bên đại lý:

Kế toán lập Phiếu Xuất kho hàng đại lý ký gửi kèm theo Lệnh điều động nội

bộ Căn cứ trên chứng từ đã lập về hàng gửi bán đại lý, kế toán phản ánh giá vốn của hàng đã xuất:

Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán

Có TK 155: Thành phẩm

Có TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

*) Khi bên đại lý gửi bảng thanh quyết toán cho doanh nghiệp về số hàng đại

lý đã tiêu thụ được, kế toán lập Hoá đơn GTGT cho số hàng đã tiêu thụ Đồng thời tiến hành ghi sổ:

Phản ánh giá vốn của hàng đại lý đã tiêu thụ:

Nợ TK 632:

Có TK 157:

Phản ánh doanh thu của hàng đại lý đã tiêu thụ:

Nợ TK 131(ct đại lý): Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331: Só thuế GTGT phải nộp

*) Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên đại lý và Hoá đơn GTGT về hoa hồng cho cơ sở làm đại lý, kế toán ghi:

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131: Hoa hồng phải trả cho bên đại lý

*) Khi nhận tiền do đại lý thanh toán :

Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán – Hoa hồng

Nợ TK 111,112,131(khách hàng)… Toàn bộ số tiền bán hàng ký gửi

Có TK 331(ct bên giao đại lý) : Số tiền phải trả cho bên giao đạilý.Đồng thời ghi đơn

Có TK 003: Giá trị hàng đại lý đã tiêu thụ.

*) Tính số hoa hồng được hưởng:

Nợ TK 331(ct bên giao đại lý):

Có TK 511: Hoa hồng bán hàng được hưởng

*) Khi thanh toán tiền hàng cho bên chủ hàng:

Nợ TK 331( bên giao đại lý): Tổng giá thanh toán - hoa hồng

Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng

TK 003

Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý, ký gửi(Không phải nộp thuế GTGT của hàng bán đại lý và hoa hồng được

hưởng)

*) Khi nhận hàng do bên giao đại lý giao, căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng,ghi:

Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi

*) Khi bán hàng cho khách hàng: kế toán lập Hoá đơn GTGT, và ghi:

Nợ TK 111,112,131(khách hàng)… Giá bán ghi theo hợp đồng đại lý

Có TK 331( ct bên giao đại lý) : Giá bán chưa có thuế

Có TK 3331: thuế GTGT của hàng bán đại lýĐồng thòi ghi đơn:

Có TK 003: Giá trị hàng đại lý đã tiêu thụ

*) Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán lập Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

và gửi về cho bên giao đại lý để các cơ sở này lập hoá đơn cho hàng hóa bán ra

*) Khi nhận được Hoá đơn GTGT của hàng đã tiêu thụ của bên giao đại lý:

Nợ Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có Tài khoản 331(bên giao đại lý) : Phải trả cho người bán

*) Phản ánh số hoa hồng được hưởng:

Nợ Tài khoản 131:

Có Tài khoản 511: Hoa hồng chưa có thuế GTGT

Có Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng

*) Khi thanh toán cho bên chủ hàng:

Nợ Tài khoản 331( bên giao đại lý): Tổng giá thanh toán-hoa hồng

Có Tài khoản 111,112

*) Ngoài ra các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả hoạtđộng kinh doanh tương tự như các đơn vị khác.

Khi bán hàng đại lý, ký gửi, nếu có phát sinh chi phí bán hàng mà bên đại lý phải chịu thì được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng:

Thu tiền bán hàng đại lý Thuế GTGT hàng đại lý

Hoa hồngchưa thuế GTGT

Thanh toán tiền cho bên giao đại lý

Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý, ký gửi(Phải nộp thuế GTGT của hàng bán đại lý và hoa hồng được

hưởng)