Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương II ths phan anh hồng

chức để xác định những loại dịch vụ gì mà tổ chức cung -Vai trò, trách nhiệm của từng vị trí/ phân tích công việc - Năng lực của từng con người đủ để thực thi công việc; - Hài lòng khác

Ch ươ ng II

Quan ni
m v  phân tích và phân tích t  ch  c

Phân tích ?

Phân tích tổ chức ?

Khái ni ệ m v ề phân tích

M ộ t ph ươ ng pháp khám phá, trong ñ ó m ộ t

tr ạ ng thái ñượ c chia thành nhi ề u ph ầ n nh ỏ , và

các ph ầ n này s ẽ ñượ c nghiên c ứ u k ỹ ñể hi ể u

cách chúng tác ñộ ng l ẫ n nhau nh ư th ế nào.

Phân tích là quá trình phân chia m ộ t ch ủ ñề

ph ứ c t ạ p ho ặ c m ộ t s ự v ậ t thành nhi ề u ph ầ n

nh ỏ d ễ hi ể u h ơ n

Phân tích t ổ ch ứ c là m ộ t ho ạ t ñộ ng mang

tính th ườ ng xuyên c ủ a m ọ i t ổ ch ứ c

Phân tích t ổ ch ứ c là m ộ t ho ạ t ñộ ng c ầ n

thi ế t nh ằ m làm cho t ổ ch ứ c luôn thích ứ ng

v ớ i ñ òi h ỏ i c ủ a phát tri ể n t ổ ch ứ c trong môi

là m ộ t t ậ p các ho ạ t ñộ ng.

Ti ế p c ậ n theo quan ñ i ể m h ệ th ố ng, phân tích t ổ

ch ứ c là:

- Phân tích các cá nhân riêng l ẻ t ạ o nên t ổ ch ứ c;

- Phân tích t ổ ch ứ c nh ư là m ộ t h ệ th ố ng phan tich

chức để xác định những loại dịch vụ gì mà tổ chức cung

-Vai trò, trách nhiệm của từng vị trí/ phân tích công việc

- Năng lực của từng con người đủ để thực thi công việc;

- Hài lòng khách hàng, bạn hàng, những người có liên

quan (cổ đông,v.v).

• Tính hợp lý trong việc lựa chọn loại hình tổ chức;

• Mức độ áp dụng các trường phái khoa học tổ chức;

•Trình độ thiết kế tổ chức và thiết kế công việc

•Mức độ thực hiện nguyên tắc vận hành tổ chức;

•Hài hoà mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân.

• Mức độ đáp ứng yêu cầu của cấp trên;

• Đáp ứng đòi hỏi của cấp dưới;

• Mức độ đáp ứng yêu cầu của các cơ quan hữu

quan;

• Mức độ thoả mãn đòi hỏi của công dân và tổ chức.

Phân tích công việc/ mô tả công việc phan tich vi tri - cong viec.ppt

M ụ c ñ ích, ý ngh ĩ a, t ầ m quan tr ọ ng c ủ a phân tích t ổ ch ứ c

• Xác định đ−ợc những biến số quan trọng của tổ chức

• Dự báo đ−ợc hậu quả kèm theo sự thay

đổi của các biến số

• Lựa chọn những biện pháp tác động

thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả TC

Giúp:

Xác định đòi hỏi của tổ chức đối với công

việc/ thực thi sứ mệnh của tổ chức

1 Nhu cầu của từng cá nhân

2 Nhu cầu của nhóm

3 Nhu cầu của tổ chức

Phân tích t ổ ch ứ c nh ằ m m ụ c ñ ích:

-Ch ỉ ra s ự không ch ắ c ch ắ n c ủ a môi tr ườ ng mà t ổ

ch ứ c ñ ang t ồ n t ạ i d ự a trên;

- Độ ph ứ c t ạ p ho ặ c ổ n ñị nh c ủ a môi tr ườ ng;

- Nh ậ n bi ế t ñượ c môi tr ườ ng;

- Thích ứ ng v ớ i môi tr ườ ng bên ngoài;

- Ki ể m soát môi tr ườ ng bên ngoài;

- Thi ế t k ế và thi ế t k ế l ạ i t ổ ch ứ c phù h ợ p v ớ i môi

tr ườ ng;

- Ch ỉ ra nh ữ ng liên k ế t ho ặ c t ư v ấ n bên ngoài.

Phân tích tổ chức nhằm chỉ ra những

cách thức thay đổi tổ chức

Mở rộng tổ chức Tách tổ chức

Nhập tổ chức Thu hẹp tổ chức Duy trì tổ chức theo hướng ổn

định.

• Giải thích được quá khứ của tổ chức

• Hiểu được thực trạng của tổ chức

• Dự báo được tương lai phát triển tổ

chức

• Chủ động gây ảnh hưởng nhằm

giảm bớt những rủi ro trong tương

lai giúp tổ chức thích nghi tốt hơn

trong môi trường thay đổi

• Mô tả các tiến trình diễn ra trong tổ

chức và phân tích mối liên quan đến

Phân tích các y ế u t ố bên trong t ổ

1 Mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức M ụ c tiêu c ủ a t ổ ch ứ c.ppt

Sứ mệnh của tổ chức su menh.ppt

Các ñặ c ñ i ể m c ủ a m ộ t t ầ m nhìn

thi ế t th ự c

• Dễ hình dung – mô tả triển vọng tương lai;

• Đáng mong muốn – thôi thúc sự quan tâm lâu dài của nhân viên, khách hàng, cổ

ñông, và những người có liên quan;

• Khả thi – thực tế, có thể ñạt ñược;

Hệ thống các mục tiêu của tổ chức

T ổ ng quát Giai ñ o ạ n

Ch ươ ng trình hành ñộ ng

Ng ắ n h ạ n

Ch ứ c n ă ng Tác nghi ệ p

Phân tích công vi ệ c

Ti ế p

• Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành

những công việc nào? Các công việc ñó

có quan hệ với nhau như thế nào?

• Mỗi công việc ñược tiến hành ở ñâu?

• Thời gian tiến hành mỗi công việc trong

một chu kỳ hoạt ñộng ?

• Những phẩm chất và năng lực cần thiết ñể

tiến hành công việc?

-Xây d ự ng c ơ s ở h ạ t ầ ng -Qu ả n tr ị ngu ồ n nhân l ự c -Phát tri ể n công ngh ệ

-D ị ch v ụ pháp lý -D ị ch v ụ ñố i ngo ạ i -Nghiên c ứ u môi tr ườ ng Thi ế t

k ế

Cung

ứ ng ñầ u vào

-Nghiên c ứ u c ơ b ả n -Hoàn thi ệ n, c ả i ti ế n, ñổ i m ớ i -Nghiên c ứ u các ñố i th ủ c ạ nh tranh -Sáng ki ế n c ủ a ng ườ i tiêu dùng -Mua phát minh, sáng ch ế

Các công vi ệ c

- Phải làm việc gì, công vụ gì?

- Ai là người lãnh đạo, điều hành, chỉ huy quản lý mình?

- Cần phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp khi người lãnh đạo, quản lý trực tiếp vắng mặt?

- Phải báo cáo, xin ý kiến, chỉ thị của ai?

- Mức độ tập quyền

- Sự chính thức hóa

- Tính phức tạp

Những nhân tố cụ thể chi phối cơ cấu tổ chức

M ứ c ñộ chuyên môn hóa công vi ệ c

Chia các nhi ệ m v ụ thành các

ñầ u vi ệ c riêng r ẽ

Nhóm các công vi ệ c g ầ n nhau, có quan h ệ v ớ i nhau

Ai ph ả i báo cáo cho ai

S ố ngườ i, b ộ ph ậ n mà nhà

qu ả n lý ki ể m soát có hi ệ u qu ả

M ứ c ñộ phân b ổ quy ề n l ự c trong t ổ ch ứ c

Đ i ề u l ệ , quy t ắ c, quy ch ế ,

Quy ề n h ạ n ?

• Quy ề n h ạ n c ủ a m ộ t cá nhân, m ộ t t ổ ch ứ c luôn

g ắ n li ề n v ớ i quy ề n l ự c.

• Quy ề n h ạ n ñượ c hi ể u là khi ñã c ó quy ề n thì

ng ườ i ñượ c trao quy ề n có th ể :

C¸ch thøc sö dông quyÒn lùc trong tæ chøc

• Tập trung ?

• Phân quyền, phân công, phân cấp ?

• Mức ñộ ủy quyền ?

• Mức ñộ phi tập trung hóa ?

• Sự tham gia của công dân/khách hàng

trong hoạt ñộng quản lý ?

Phân quyền trong hoạt động quản lý nhà

nước tại địa phương

Sự tham gia của công dân trong hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương

• Đặ c thù chuyên bi ệ t c ủ a t ổ ch ứ c

Ph ạ m vi ki ể m soát

• Phong cách cạn kiệt (A1)

• Phong cách quản lý theo bổn phận (A4)

• Phong cách quản lý câu lạc bộ (A2)

• Phong cách quản lý quan tâm ñến nhiệm

vụ, công việc (A3)

• Phong cach quản lý ñồng ñội (A5)

- Thuyết phục người khác ñể luôn hướng

vào những kết quả tuyệt hảo trong việc

thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Văn hóa tổ chức

• Văn hóa tổ chức có thể coi như là tập hợp các giá trị được chia sẻ, những quy tắc bất thành văn được công nhận và hướng dẫn các thành viên của tổ chức hướng đến những hành vi

được chấp nhận và tán thưởng

– và ngườ i lao ñộ ng ñư a ra nh ữ ng c ử ch ỉ ñượ c hay

không ñượ c ch ấ p thu ậ n.

Các dạng văn hóa tổ chức của Harrison/Handy

- Văn hóa quyền lực

- Văn hóa vai trò

- Văn hóa nhiệm vụ

- Văn hóa cá nhân

Các d ạ ng v ă n hóa t ổ ch ứ c c ủ a

Quinn và McGrath

• Văn hóa kinh tế hay văn hóa thị trường

• Văn hóa triết lý hay văn hóa ñặc thù

• Văn hóa ñồng thuận hay văn hóa phường

hội

• Văn hóa thứ bậc

Văn hóa tổ chức mô tả những đặc tính chung

và ổn định nhất cho phép phân biệt được tổchức này với tổ chức khác Sự khác nhau về văn hóa tổ chức dẫn đến sự khác nhau trong việc lựa chọn những biện pháp quản lý thích hợp => ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả tổchức và phương thức tồn tại của nó

Môi trường của tổ chức là tất cả các yếu

tố nằm bên ngoài ranh giới của tổ chức

nhưng có ảnh hưởng ñến hoạt ñộng mục tiêu, mục ñích của tổ chức theo nhiều

cách thức khác nhau

khác

Toàn c ầ u

Khách hàng

Nhân

kh ẩ u h ọ c

Ng ườ i lao ñộ ng

Nguyên

V ậ t li ệ u

Tài chính Công ngh ệ

Lu ậ t quy t ắ c

Quan h ệ

s ả n xu ấ t

T ổ ch ứ c

Nh ữ ng y ế u t ố môi trườ ng t ổ ch ứ c

Đầ u vào T ổ ch ứ c Đầ u ra

Môi tr ườ ng Kinh t ế

Th ị trườ ng

• Tinh th ầ n t ự kinh doanh

• Thái i ñ ñộ (sức khoẻ, môi trôi tr ưường tinh thần)

• Thay Thay ñ ñ ổ i m ứ c s ố ng chung

• Thay Thay ñ ñổi vi văăn hn hóa xã hội

• Quy mô dân s ố

• Đ ô th ị hóa

• V ấ n ñề dân t ộ c

Phân tích môi trường tác ñộng từ bên ngoài

• Liên kết, tư vấn bên ngoài

• Thích ứng với môi trường bên ngoài

• Dự báo về môi trường

• Kiểm soát môi trường bên ngoài

72