Hiệu quả tổ chức SD Việc sử dụng văn bản tiềm ẩn những nguy cơ nhất định dangers in the use of documents, đó là quá trình đầy cạm bẫy pitfalls liên quan đến các chứng cứ evidence; tí
Trang 1ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC
SỬ DỤNG VĂN BẢN
Xin kính chào
Anh Chị Em học viên!
TS Lưu Kiếm Thanh
Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính
Học viện Hành chính Quốc gia
77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: (04)8357083;
DĐ: 0913045209
Trang 2Bài VI
một số vấn đề về đánh giá hiệu quả của
tổ chức sử dụng văn bản (5 tiết )
1. Hiệu quả của tổ chức sử dụng văn bản
2. Những PP đánh giá hiệu quả
3. Kỹ thuật đánh giá HQ của TCSD VB
4. Giám sát, kiểm tra và xử lý VB
5. Mở rộng phạm vi sử dụng văn bản
QLNN trong đời sống xã hội
Trang 31 Hiệu quả tổ chức SD
Việc sử dụng văn bản tiềm ẩn những nguy cơ nhất
định (dangers in the use of documents), đó là quá trình
đầy cạm bẫy (pitfalls) liên quan đến các chứng cứ
(evidence); tính chân thực (accuracy) của chúng Có ít nhất hai mối đe doạ tiềm tàng, đó là:
- Tính không đầy đủ của dữ kiện (insufficiency of data);
- Lựa chọn sai dữ liệu (improper selection of data).
Trang 4 Tổ chức sử dụng văn bản là nhằm mục
tiêu tìm kiếm các thông tin và đưa ra các giả thuyết mới, do đó ý nghĩa lớn nhất và kết quả ứng dụng của việc sử dụng văn
bản (tài liệu) là là sự khái quát hoá đưa
ra kết luận tổng hợp đối với những dữ
liệu xuất phát từ các văn bản đó
Trang 5 Hiệu quả của tổ chức sử dụng
văn bản có thể xem như một trong
bộ phận và tiêu chí đánh giá hiệu
quả của hoạt động quản lý.
Trang 6 Trong lý thuyết kinh tế, từ những mục
tiêu đã định, hiệu quả được xác định
như là tương quan của các kết quả đạt
được và những chi phí để đạt tới những kết quả đó Cũng như vậy là đối với các lĩnh vực xã hội khác.
Trang 7 Hiệu quả là một phạm trù đánh giá, nó
luôn luôn gắn liền với tương quan giữa
các giá trị của kết quả với các giá trị của
chi phí (P Hayne, nhà kinh tế người Mỹ).
công thức:
H = L/C
Trong đó: H - hiệu quả kinh tế (phần trăm);
Trang 8 Cần phân biệt hiệu quả với năng suất và tính thành quả
Năng suất - tương quan giữa khối lượng sản phẩm và toàn thể số lượng nhân công
(đồng/người)
Tính thành quả - kết quả cụ thể đạt được
trong một khoảng thời gian nhất định được
xác định bởi các đơn vị tự nhiên: chiếc, cái,
Trang 9 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA TỔ
CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN LÀ
MỘT BỘ PHẬN CỦA HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC.
Trang 10 Hiện nay chưa có quan điểm thống nhất về vấn đề đánh giá hiệu quả công tác của cán
bộ, công chức
Tính phức tạp của vấn đề là ở chỗ: quá trình hoạt động của các gắn liền với hoạt động
sản xuất và kết quả cuối cùng của nó, hoạt động xã hội, sự phát triển của cơ quan, tổ
Trang 112 Phương pháp đỏnh giỏ HQ
Trang 122.1 kết quả/thời gian
Những kết quả cuối cùng của công việc trong một khoảng thời gian nhất định
sẽ là những chỉ tiêu đánh giá tính hiệu quả, đó là:
Trang 132.2 Các chỉ tiêu cần phản ánh tính thành quả, chất lượng và mức
độ phức tạp của lao động sống và hoạt động lao động.
Năng suất lao động (số lượng sản phẩm/người)
Nhịp độ tăng trưởng năng suất lao động và thu nhập;
Phần trăm thu nhập trong giá thành sản phẩm;
Quỹ lương chung;
Phần trăm hoàn thành định mức lao động;
Thời gian lao động lãng phí;
Chất lượng lao động (số lượng phế phẩm);
Mức độ cơ giới hoá lao động;
Tổng quỹ đảm bảo lao động;
Hao phí lao động cho sản phẩm;
Hệ số phức tạp công việc và lao động;
Mức độ an toàn lao động;
Tổng số nhân viên.
Trang 142.3 Hiệu quả được xác định bởi tính tổ chức công việc, động cơ lao động, bầu không khí tâm lý-xã hội của tập thể lao động (tức là liên quan đến hình thức và phương pháp tổ chức lao động nhân sự)
Mức độ thay đổi nhân sự;
Trình độ chuyên môn nhân sự;
Mức độ tính kỷ luật lao động;
Cơ cấu chuyên môn-nghề nghiệp;
Tương quan cán bộ và nhân viên;
Sử dụng quỹ thời gian lao động;
Cấu trúc xã hội nhân sự;
Mức độ vi phạm kỷ luật;
Mức độ thất thoát công quỹ;
Chất lượng phân công lao động;
độ tin cậy lao động nhân sự;
Chi phí cho một nhân sự;
Chi phí cho quản lý (quản lý phí);
Chi phí gián tiếp;
Trang 153 Kỹ thuật đánh giá hi u qu ệ ả
tổ chức sử dụng VB
3.1 Những luận điểm cơ bản
Văn bản là bộ phận khụng thể tỏch rời trong hoạt động quản lý, là thành phần quan trọng nhất trong hệ thống giao tiếp quản lý.
Văn bản ghi lại cỏc thụng tin quản lý.
Là phương tiện xỏc định những nội dung quản lý; cơ
sở để phỏt triển quản lý.
Số lượng và chất lượng của chỳng là chỉ tiờu tổng hợp
Trang 16Các quy luật phát triển của văn bản
+ Quy luật về sự gia tăng.
+Quy luật về sự tập trung và tản mạn
thông tin.
+ Quy luật về thời gian hữu ích và tính
lỗi thời của văn bản (cần phân biệt tần số
sử dụng và giá trị sử dụng) Tính hiệu
lực pháp lý càng cao thì hiệu suất sử
Trang 17 Hiệu quả của việc tìm kiếm thông tin
phụ thuộc vào chất lượng của bộ máy
tra cứu tin (kho tra cứu tin) Đó là tập
hợp các thông tin cấp hai, được tổ chức thành mảng để thuận lợi cho tìm kiếm.
Đánh giá hiệu quả tìm kiếm thông tin VB
Trang 19C¨n cø ph©n tÝch
quan hÖ sö dông VB
+ Những nhiệm vụ cơ quan phải thực hiện
và quan hệ giữa các nhiệm vụ đó;
+ Các văn bản cần cho quá trình thực hiện một nhiệm vụ nhất định;
+ Mối quan hệ giữa những người cùng sử
Trang 20Phân tích các mối liên hệ
trong sử dụng VB
+ Liên hệ theo nội dung công việc.
+ Liên hệ theo chức năng của các văn
bản.
+ Liên hệ theo phương thức (thủ tục)
Trang 21Các căn cứ để đánh giá
khả năng sử dụng một HTVB
+ Tính chặt chẽ và hợp lý của các mối liên
hệ giữa các văn bản trong hệ thống.
+ Tính thiết thực giá trị thông tin tổng quát.
+ Khả năng tra tìm nhanh chóng các văn bản riêng lẻ và các nhóm văn bản.
Trang 22Mở rộng việc sử dụng
VB theo hệ thống
+ Khả năng gia nhập của VB vào một hệ thống và ý nghiã mới của nó.
+ Khả năng loại bỏ một VB ra khỏi hệ
thống và việc đánh giá lại ý nghĩa của hệ thống VB được sử dụng.
Trang 243.2 Hình mẫu đề xuất phương pháp đánh giá HQ tổ chức sử dụng văn bản
Kỹ thuật đánh giá hiệu quả
tổ chức sử dụng văn bản theo tần
suất và giá trị sử dụng thông tin
trong khoảng thời gian xác định
(hình mẫu đề xuất)
Trang 251. Số lượng VB xuất hiện (đầu vào);
2. Số lượng VB được chuyển giao xử lý;
3. Số lượng thực tế VB đã được xử lý;
4. Số lượng thực tế VB đã được áp dụng;
5. Hệ số sử dụng tài liệu lưu trữ;
6. Tính chất chặt chẽ và hợp lý của các mối liên hệ
giữa các VB trong hệ thống;
Trang 267. Tính thiết thực của giá trị thông tin tổng quát và của
từng VB trong hệ thống đối với hoạt động cơ quan;
8. Khả năng tìm kiếm nhanh chóng các VB riêng lẻ và
các nhóm VB có liên quan đến một vấn đề cụ thể;
9. Hệ số chính xác của việc tra tìm tài liệu;
10. Tốc độ đọc;
11. Hệ số đọc hiểu nội dung VB;
12. Số lượng VB đã được ban hành trên cơ sở áp dụng
VB (đầu ra);
13. Số lượng các quyết định quản lý không thành văn dựa
trên cơ sở áp dụng VB (đầu ra);
Trang 2714. Số lượng các quyết định quản lý không thành văn
dựa trên cơ sở áp dụng VB (đầu ra);
15. Các loại những VB đã xuất hiện;
16. Các loại VB đã được xử lý;
17. Các loại VB đã được sử dụng;
18. Phần trăm nhân sự tiếp cận VB;
19. Thực trạng nhân sự áp dụng VB trong giải quyết
công việc;
20. Trình độ hiểu biết của nhân sự trong đánh giá và tổ
chức sử dụng VB;
Trang 2821. Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ ;
22. Thực trạng cơ sở vật chất phục vụ cho TCSD VB;
23. Mức độ áp dụng công nghệ hiện đại trong TCSDVB;
24. Chi phí lao động và vật chất cho TCSDVB;
25. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong quá trình
TCSDVB;
26. Lượng thời gian tiêu hao cho TCSDVB trong tương
quan với tổng thời gian lao động.
27. Kết quả hoạt động của cơ quan so với cùng kỳ đánh
giá trước đó.
Trang 29 Kỹ thuật đánh giá hiệu quả tổ
chức sử dụng văn bản lưu trữ
Trang 30H: lµ hÖ sè sö dông tµi liÖu
S: lµ tæng sè c¸c tµi liÖu ® îc sö dông trong mét thêi gian (1 n¨m)
Q
100
x Q
S
Công thức để tính toán hiệu quả từng mặt
của việc sử dụng tài liệu ở một Phông lưu trữ
Trang 31Công thức hệ số tra tìm văn bản nói chung
x100 K
C
T: là hệ số chính xác của việc tra tìm tài liệu
để sử dụng
K: là tổng số các tài liệu tìm được theo yêu
cầu của người sử dụng
Trang 324 Giám sát, kiểm tra,
xử lý VB
Trang 334.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Chương IX
GIÁM SÁT, KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ
VĂN BẢN TRÁI PHÁP LUẬT
(Điều 81-85 LBHVBQPPL 1996;
khoản 23-27 Điều 1; Điều 2 LSĐ 2002)
Trang 344.1 Giỏm sỏt, kiểm tra văn bản
Nghị định của CP số
135/2003/NĐ-CP ngày 14-11-2003 về kiểm tra và
xử lý văn bản quy phạm phỏp luật
v/v h ớng dẫn thi hành một số điều của Nghị định
số 135/2003/NĐ-CP ngày 14-11-2003 của Chính
Trang 36Thuật ngữ
Bãi bỏ:
- Quyết định đình chỉ … hiệu lực của
một văn bản xét thấy không còn tác
dụng hay không có hiệu lực thi hành vì trái với các văn bản cấp trên (TĐHC
Trang 37Thuật ngữ
Hủy bỏ:
- Làm cho một hợp đồng, một hiệp ước đã ký kết
không còn hiệu lực thực tế do một bên không thi hành nghĩa vụ của mình, hoặc do hai bên cùng thỏa thuận chấm dứt hiệu lực hợp đồng (TĐHC MHK, 2001; TĐ
ĐTT, 1992)
- Ra quyết định làm mất hiệu lực cả về trước của một văn bản pháp lý kể từ khi văn bản đó được ban hành
Trang 38 Toà án ra quyết định huỷ bỏ quyết định tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự.
Trong trường hợp phát hiện hợp đồng lao động có nội dung nói tại khoản 2 Điều này, thì Thanh tra lao động hướng dẫn cho các bên sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Nếu các bên không sửa đổi, bổ sung thì Thanh tra lao động có quyền buộc huỷ bỏ các nội dung đó.
Quyết định của Toà án Việt Nam về việc huỷ bỏ thế
chấp
Trang 39 Các Bộ và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh rà soát, sửa đổi hoặc huỷ bỏ các quy định đã ban hành trái với Nghị
Trang 40 Chỉ thị này có hiệu lực từ ngày ban hành Những quy định trước đây trái với Chỉ thị này đều huỷ bỏ
Những quy định trước đây về hoạt động hàng hải trái với Bộ luật này đều bãi bỏ
Trừ một số ít mặt hàng cần duy trì sự kiểm soát của Nhà nước, đối với hầu hết các mặt hàng còn lại đều
bãi bỏ giấy phép xuất khẩu.
Bãi bỏ chế độ 3 năm chuyển vùng đối với giáo viên
miền xuôi lên miền núi như trước đây.
2.895/592/12.909
Trang 414.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Bổ sung Điều 12a sau Điều 12:
Điều 12a Giám sát, kiểm tra VBQPPL
quyền giám sát, kiểm tra.
quan có thẩm quyền ban hành VB QPPL và cơ quan giám sát, kiểm tra VB QPPL có trách nhiệm kịp thời phát hiện và xử lý VBQPPL sai trái.
Trang 424.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Bổ sung Điều 12a sau Điều 12:
Điều 12a Giám sát, kiểm tra VBQPPL
3. Mặt trận TQVN và các tổ chức thành viên, cơ
quan, tổ chức khác và công dân có thẩm
quyền giám sát VBQPPL và kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý VBQPPL
Trang 434.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Bổ sung Điều 80a trước Điều 81:
“Điều 80a Mục đích giám sát, kiểm tra
Việc giám sát, kiểm tra VBQPPL được tiến hành nhằm phát hiện những nội dung sai trái của văn bản để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi
bỏ văn bản nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp
và tính thống nhất của hệ thống pháp luật, đồng thời kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xác định trách
nhiệm của cơ quan, cá nhân đã ban hành văn bản sai trái.”
Trang 444.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Bổ sung Điều 80b sau Điều 80a:
“Điều 80b Nội dung giám sát, kiểm tra
Nội dung giám sát, kiểm tra bao gồm:
1 Sự phù hợp văn bản với Hiến pháp, luật,
nghị quyết của QH và văn bản của cơ quan
Trang 454.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Điều 81 QH giám sát, xử lý VB trái pháp luật
1- QH thực hiện quyền giám sát tối cao đối với VBQPPL của các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền quy định tại
Chương II của Luật này.
Trang 464.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Điều 82 được sửa đổi, bổ sung:
“Điều 82 UBTVQH giám sát, xử lý VB trái pháp
luật
1 UBTVQH thực hiện quyền giám sát
đối với VBQPPL của các cơ quan nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình.”
Trang 474.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Điều 91 (Hiến pháp 1992)
UBTVQH có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
5- Giám sát việc thi hành HP, luật, NQ của QH; pháp lệnh, NQ của UBTVQH; giám sát hoạt
động của CP, TANDTC, VKSNDTC; (…)
6 – Giám sát và hướng dẫn hoạt động của
HĐND; (…)
Trang 484.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Bổ sung Điều 82a sau Điều 82:
“Điều 82a HĐDT và các UB của QH giám sát VBQPPL
1 HĐDT, các UB của QH giám sát VBQPPL
của CP, TTCP, BT, TTCQNB, VBQPPL liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở trung ương hoặc giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với cơ quan trung ương của tổ
chức chính trị-xã hội thuộc lĩnh vực HĐDT,
UB phụ trách.
UB pháp luật của QH còn giám sát VBQPPL
Trang 494.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Bổ sung Điều 82a sau Điều 82:
“Điều 82a HĐDT và các UB của QH giám sát VBQPPL
2 Chậm nhất là ba ngày, kể từ ngày ban hành VBQPPL, cơ quan ban hành văn bản thuộc
thẩm quyền giám sát của HĐDT, các UB của
QH có trách nhiệm gửi văn bản đến HĐDT,
các UB của QH.”
Trang 50Hoạt động giám sát văn bản
BỘ TRƯỞNG CHÍNH PHỦ
Trang 514.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Điều 83 được sửa đổi, bổ sung:
“Điều 83 Chính phủ kiểm tra, xử lý VB trái pháp luật
1.Chính phủ kiểm tra VBQPPL của các bộ, CQNB,
HĐND, UBND cấp tỉnh.
(…)
3 Bộ Tư pháp giúp CP thống nhất quản lý nhà nước
về công tác kiểm tra VBQPPL, giúp TTCP kiểm tra, xử
lý văn bản trái pháp luật của các bộ, CQNB, HĐND và UBND cấp tỉnh.”
Trang 524.1 Giám sát, kiểm tra văn bản
Điều 84 BT, TTCQNB kiểm tra, xử lý VB trái pháp luật
1- BT, TTCQNB kiểm tra VBQPPL của
các bộ, CQNB, CQTCP, HĐND, UBND
cấp tỉnh về những nội dung có liên quan đến ngành, lĩnh vực do mình phụ trách.
Trang 53Hoạt động kiểm tra văn bản
CHÍNH PHỦ
TTCP
KIỂM TRA
BỘ TƯ PHÁP CỤC KTVB
Trang 54Hoạt động kiểm tra văn bản
thẩm quyền CT UBND tỉnh, huyện
Trang 55Hoạt động tự kiểm tra văn bản
TỰ KIỂM TRA
PHÁP CHẾ BỘ, HĐND,UBND GIÚP KTRA
BỘ, CQNB
HĐND CÁC CẤP
UBND CÁC CẤP
CQ BỘ TRONG LIÊN TỊCH
BỘ TƯ PHÁP
PHÁP CHẾ CQTCP PHỐI HỢP PCB
VĂN BẢN CỦA MÌNH
VÀ LIÊN TỊCH
Trang 56Phương thức tự kiểm tra VB
P 1. Thường xuyên tổ chức kiểm tra các VB do mình BH;
2 Kịp thời tổ chức rà soát, kiểm tra văn bản do mình
ban hành khi:
a) Tình hình kinh tế-xã hội đã thay đổi hoặc khi cơ quan nhà nước cấp trên ban hành văn bản mới làm cho nội dung văn bản do mình ban hành không còn phù hợp;
b) Nhận được yêu cầu, kiến nghị, thông báo của cơ quan, người có thẩm quyền kiểm tra văn bản hoặc của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các phương tiện
Trang 57Nghị định 135/2003/NĐ-CP
Điều 2 Mục đích kiểm tra văn bản
Việc kiểm tra văn bản được tiến hành nhằm
phát hiện những nội dung trái pháp luật của văn bản để kịp thời đình chỉ việc thi hành,
sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất
của hệ thống pháp luật, đồng thời kiến nghị
cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã
Trang 58Nội dung kiểm tra văn bản (tóm tắt Điều 3)
1 Đúng căn cứ pháp lý
a) Có căn cứ pháp lý
b) Căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật
c) Cơ quan có thẩm quyền trình
d) Đề nghị ban hành hợp pháp
2 Được ban hành đúng thẩm quyền
a) Về hình thức (tên loại văn bản)
b) Về nội dung (vấn đề điều chỉnh)
3 Nội dung phù hợp pháp luật
a) Nội dung, mục đích của pháp luật
b) Nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của CHXHCNVN và những nguyên tắc cơ bản của pháp luật
c) Điều ước quốc tế
Trang 59Điều 7 Cơ sở pháp lý để xác định nội
dung trái pháp luật của văn bản được
kiểm tra (tóm lược)
Văn bản có hiệu lực pháp lý
cao hơn đang có hiệu lực tại thời điểm kiểm tra văn bản.
Trang 60Điều 4 Nguyên tắc kiểm tra văn bản
1 Công tác kiểm tra văn bản phải do các cán bộ, công chức của
cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành thường xuyên, kịp
thời, theo đúng quy định của pháp luật, bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có liên quan trong việc kiểm tra.
2 Cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản phải tổ chức kiểm tra văn bản do mình ban hành trước khi cơ quan chức năng kiểm tra
3 Cơ quan, tổ chức và cá nhân khi phát hiện văn bản có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện,
có quyền phản ánh với các cơ quan thông tin đại chúng và đề
nghị cơ quan, người có thẩm quyền kiểm tra văn bản đó.
4 Nghiêm cấm lợi dụng việc kiểm tra vì mục đích vụ lợi cá nhân,
