Bài giảng đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản bài 4 TS lưu kiếm thanh

 Bài IVTổng quan về tổ chức sử dụng văn bản trong hoạt động của các cơ quan... Tổ chức sử dụng văn bản là “Giải mã” là một giai đoạn quan trọng trong hoạt động giao tiếp thông tin...

ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC

SỬ DỤNG VĂN BẢN

Xin kính chào

Anh Chị Em học viên!

TS Lưu Kiếm Thanh

Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính

Học viện Hành chính Quốc gia

77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: (04)8357083; (04)8359290

NR: (04)8636227; DĐ: 0913045209

 Bài IV

Tổng quan về tổ chức sử dụng văn bản trong

hoạt động của các cơ quan

1 Khái niệm về TCSDVB

1.1 Sử dụng và tổ chức SD là gì?

 Sö dông lµ “ dïng trong mét c«ng viÖc”

 Tæ chøc sö dông lµ ® a vµo nÒn nÕp viÖc “

dïng trong mét c«ng viÖc”

(Tõ ®iÓn V¨n T©n, 1977)

1 Khái niệm về TCSDVB

Sử dụng cần phân biệt với:

 áp dụng (“đem dùng vào việc thích hợp” – VT-77)

 vận dụng (“dùng vào việc gì” – VT-77)

 ứng dụng (“đem dùng vào việc thực tế” – VT-77)

 sung dụng , bổ dụng

1 Khái niệm về TCSDVB

“ áp dụng (application) – thực hiện một

nhiệm vụ, một nghị quyết, một văn bản

do cấp trên quyết định Những biện pháp

áp dụng bao gồm: giải thích, bổ sung,

chính xác hoá một văn bản hành chính

mang tính cách chung về một lĩnh vực

hành chính nào đó” – TđGTTNHC-2002;

TđPVPLHC-1992.

1 Khái niệm về TCSDVB

 Tổ chức “được xem như là một chức

năng quản lý”, “thể hiện ở việc thực hiện

các chức năng nhất định, chủ yếu là kế

hoạch hoá, tổ chức, lãnh đạo và kiểm

tra” – TđGTTNHC-2002.

+ Theo nghĩa rộng là sử dụng văn bản như

một phương tiện quản lý.

+ Theo nghĩa hẹp là sử dụng văn bản như

một sản phẩm.

1 Khái niệm về TCSDVB

1.2 Bản chất của TCSDVB

 1.2.1 Tổ chức sử dụng văn bản là

“Giải mã” là một giai đoạn quan trọng trong hoạt động giao tiếp thông tin.

1 Khái niệm về TCSDVB

dữ kiện, ý tưởng, ý kiến hoặc tình cảm giữa hai hoặc nhiều người Sự trao đổi đó chỉ có kết quả khi các bên tham gia giao tiếp hiểu được lẫn

nhau Có thể ai đó không chấp thuận ý kiến

người khác, song một trong các bên đối giao

hiểu được bên kia muốn truyền đạt gì thì quá

trình giao tiếp đã hoàn thành.

Giao tiếp là một hoạt động đa mục tiêu:

 Thiết lập quan hệ (to establish rapprochement);

 Thoả mãn bản tính hướng tập thể (to indulge the gregarious instinct);

 Học tập (to learn);

 Phản xạ và phản hồi (to elicit reaction an feedback);

 Giảng giải và giáo dục (to explain and educate);

 Quy định và /hoặc thay đổi chính kiến (to condition and/or convert);

 Ra lệnh (to order); định hướng (to give directions);

 Thuyết phục phục tùng (to win compliance);

 Ngăn ngừa, bác bỏ hay (nói cách khác) phủ nhận sự phê phán bất lợi (to prevent, refute

or otherwise negate adverse criticism):

 Phản công sự đối lập (to attack opposition);

 Gây chú ý đối với vấn đề mới (to turn attention onto new subject);

 Gây bối rối (to confuse);

1 Khái niệm về TCSDVB

 1.2.2 Giao tiếp văn bản là một

bộ phận của quá trình tư duy

1 Khái niệm về TCSDVB

 1.2.3 Tổ chức sử dụng văn bản là

một trong những phương pháp (method) hay kỹ

thuật (technique) cơ bản, quan trọng nghiên cứu

vấn đề và đưa ra quyết định quản lý Có những

phương pháp (= kỹ thuật) khác nhau như thử

nghiệm (experiment), nghiên cứu thực tế (survey), thống kê (statistic), tình huống (case study), v.v

1 Khái niệm về TCSDVB

Các phương pháp nghiên cứu đều có ba giai đoạn:

vấn đề.

liệu thông tin.

tiến tới kiểm tra và khẳng định nó.

1 Khái niệm về TCSDVB

“khẩu lệnh”.

1 Khái niệm về TCSDVB

 1.2.5 Tổ chức sử dụng văn bản là một nét

đặc trưng của văn hoá quản lý,

mà việc hoàn thiện văn hoá quản lý

sẽ dẫn tới nâng cao hiệu quả quản lý.

Quy trỡnh ISO, tối ưu hoỏ tổ chức sử dụng văn bản

Tối ưu hoá cơ cấu tổ chức

tra;

hoạt.

Tối ưu hoá

 TƯH thành phần hệ thống văn bản bằng các quy chế;

 Phân loại văn bản theo chức năng và nhiệm vụ quản

lý (hoặc theo cơ cấu tổ chức);

Nhiệm vụ văn thư

1 Khái niệm về TCSDVB

 1.2.7 Việc nghiên cứu hoạt động tổ chức sử dụng

văn bản thuộc nhiều ngành khoa học khác nhau:

2 Các mục tiêu TCSDVB

1.1 Sử dụng và tổ chức SD là gì?

 Sö dông lµ “ dïng trong mét c«ng viÖc”

 Tæ chøc sö dông lµ ® a vµo nÒn nÕp viÖc “

dïng trong mét c«ng viÖc”

(Tõ ®iÓn V¨n T©n, 1977)

2 Các mục tiêu TCSDVB

 Hai người mù dẫn

nhau đi thì thế nào

cả hai cũng sa xuống rãnh

(Kinh Thánh)

 “ Mục đích – việc cảm thấy trước trong ý thức

cái kết quả mà các hành động hướng vào để đạt đến”; mục đích có thể là xa, gần và trực tiếp;

chung và cục bộ; trung gian và cuối cùng –

2 Các mục tiêu TCSDVB

2.1 Môc tiªu lµ g×?

Các loại mục tiêu của tổ chức:

 Mục tiêu ban đầu (primary) và mục tiêu

phái sinh (secondary) ;

 Chính (major) và phụ (minor) ;

 Lâu dài (long-run) và trước mắt

(short-run) ;

phương tiện để đạt tới, thời hạn thực hiện những mục tiêu

nhất định, những chi phí, cá nhân có trách nhiệm và nhiều vấn

đề khác Từ đó cho thấy, tác động pháp lý đến các mối quan

hệ xã hội là hình thức đặc thù của tác động quản lý, có bản

chất pháp lý, song cũng chịu sự chi phối của những yêu cầu và quy luật quản lý xã hội nói chung" (UIP, 11)

2 Các mục tiêu TCSDVB

2.2 Môc tiªu t ch c ổ ứ

 Không thể xem xét pháp luật

như một hệ thống biệt lập, mà phải

như một tiểu hệ thống của hệ thống

quản lý xã hội rộng lớn.

2 Các mục tiêu TCSDVB

2.3 Môc tiªu TCSDVB

2.2.1 Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶n

 a) Thông tin

 Quản lý nhà nước là một trong những

ngành sản xuất ra thông tin , một khu

vực trọng yếu trong nền kinh tế, mang

tính điều phối đối với thị trường thông

tin.

2 Cỏc mục tiờu TCSDVB

2.3 Mục tiêu TCSDVB

2.2.1 Thực hiện chức năng của văn bản

Vai trũ của thụng tin

đó là nguồn tài nguyên có những thuộc

tính:

+ Lan truyền tự nhiên;

+ Không cạn đi khi sử dụng, mà đ ợc tái

tạo, trở nên phong phú hơn;

+ Có thể đ ợc chia sẻ mà không mất đi

2 Cỏc mục tiờu TCSDVB

2.3 Mục tiêu TCSDVB

2.2.1 Thực hiện chức năng của văn bản

 Vai trũ của thụng tin

trình “Khoa học-Kỹ thuật-Sản xuất”

sự phát triển (Đầu t vật chất + Thông tin

khoa học  Hoạt động nghiên cứu khoa

học  Sản phẩm khoa học (thông tin khoa học mới)

 Thông tin là cơ sở của l nh đạo và quản lý.ãnh đạo và quản lý

2 Cỏc mục tiờu TCSDVB

2.3 Mục tiêu TCSDVB

2.2.1 Thực hiện chức năng của văn bản

 Vai trũ của thụng tin

+ Về pháp luật và hành chính đem lại trật

tự, an ninh x hội, giúp ng ời dân thực hiện ãnh đạo và quản lý

quyền hạn và trách nhiệm của mình;

+ Thông tin kinh tế làm ổn định thị tr ờng.

+ Thông tin về chính trị và thời sự tạo định

h ớng và gây dựng thái độ x hội đúng đắn; ãnh đạo và quản lý

2 Cỏc mục tiờu TCSDVB

2.3 Mục tiêu TCSDVB

2.2.1 Thực hiện chức năng của văn bản

 Vai trũ của thụng tin

 Là nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia; đó là nguồn tài nguyên có những thuộc tính:

+ Lan truyền tự nhiên;

+ Không cạn đi khi sử dụng, mà đ ợc tái tạo, trở nên phong phú hơn;

+ Có thể đ ợc chia sẻ mà không mất đi trong giao dịch.

 Trong kinh tế là bộ phận cấu thành chu trình “Khoa học-Kỹ thuật-Sản xuất”

 Trong khoa học giữ vai trò hàng đầu cho sự phát triển (Đầu t vật chất +

Thông tin khoa học  Hoạt động nghiên cứu khoa học  Sản phẩm khoa

học (thông tin khoa học mới)

 Thông tin là cơ sở của l nh đạo và quản lý.ãnh đạo và quản lý.

 Trong giáo dục và đời sống:

+ Về pháp luật và hành chính đem lại trật tự, an ninh x hội, giúp ng ời dân ãnh đạo và quản lý.

thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của mình;

+ Thông tin kinh tế làm ổn định thị tr ờng.

+ Thông tin về chính trị và thời sự tạo định h ớng và gây dựng thái độ x hội ãnh đạo và quản lý.

TĂNG LÊN

TRI THỨC QUẢN LÝ

TĂNG LÊN

VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN

NGUỒN LỰC PHÁT TRIỂN

KINH TẾ & SẢN XUẤT

PHÁT TRIỂN KHOA HỌC

LÃNH ĐẠO & QUẢN LÝ

GIÁO DỤC & ĐỜI SỐNG

01%

CÁC THUỘC TÍNH

CỦA THÔNG TIN

CHẤT LƯỢNG

KHỐI LƯỢNG

2 Các mục tiêu TCSDVB

2.3 Môc tiªu TCSDVB

2.2.1 Thùc hiÖn chøc n¨ng cña v¨n b¶n

 Văn bản dùng để ghi chép thông tin, đặc

biệt là thông tin quản lý

 Văn bản là một trong những vật mang tin,

là một dạng tư liệu (document) cơ bản

dùng ngôn ngữ tự nhiên.

 Văn bản khác với tài liệu không văn bản.

MỨC ĐỘ CHẤT LƯỢNG

CỦA THÔNG TIN

THÔNG TIN NGUYÊN LIỆU

DỮ LIỆU (DATA)

THÔNG TIN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

TRI THỨC KẾT QUẢ QUẢN LÝ, KHOA HỌC,

Đặc điểm của thông tin trong quản lý

Lượng thông tin

Độ tin cậy Tính thời sự

Nguồn gốc thông tin

Nguồn gốc thông tin

Tính khách quan

Tính khách quan

Tính chủ quan

Vai trò của thông tin trong quản lý

Cung cấp dữ liệu

để ban hành và

kiểm tra thực hiện

quyết định

Góp phần gợi mỏ đối với

tư duy lãnh đạo thông qua dự báo vấn đề nhằm đạt hiệu quả tối ưu

Góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả

quản lý:

CLTT = CLQL

Phân loại thông tin

GIÁ TRỊ &

QUY MÔ

SỬ DỤNG

CHIẾN LƯỢC TÁC NGHIỆP THƯỜNG THỨC

VĂN HÓA - XH

NỘI DUNG

THÔNG TIN

KHOA HỌC-KT KINH TẾ PHÁP LUẬT

ĐỐI TƯỢNG

SỬ DỤNG

ĐẠI CHÚNG KHOA HỌC

MỨC ĐỘ

XỬ LÝ

CẤP I CẤP 2

MULTIMEDIA

HÌNH THỨC THỂ HIỆN THÔNG TIN

NÓI VIẾT HÌNH ẢNH

TIẾNG NÓI

HỘI THẢO GIẢNG BÀI GẶP GỠ

CHỮ VIẾT HÌNH ẢNH

SÁCH TẠP CHÍ LUẬN ÁN

ẢNH BẢN VẼ

SƠ ĐỒ THƯ MỤC

CHỈ DẪN TÓM TẮT TỔNG KẾT





vào hành vi các thành viên của xã hội; tạo

lập ý thức xã hội.

2 Các mục tiêu TCSDVB

2.3 Môc tiªu TCSDVB

2.2.2 Nghiªn cøu, t×m hiÓu

 Các VBQLNN là tài liệu chính thức (official records)

cùng với báo chí, sách vở, sự kiện chứng kiến trực tiếp

(eye-witness acounts of events) , v.v là các đối tượng

của hoạt động nghiên cứu

 Các tài liệu (documents) được nghiên cứu để:

+ Hiểu chúng;

+ Khám phá những dữ kiện;

+ Tìm hiểu về các chủ thể tạo lập ra chúng.

Tóm lại

Sử dụng trong:

 Quản lý (bên trong)

 Giao tiếp (bên ngoài)

 Tìm hiểu (công cộng)

3 Các nguyên tắc TCSDVB

 3.2 Trung thực, chính xác

 3.3 Hệ thống, nhất quán, đồng bộ

 3.4 Khách quan, thực tiễn, sáng tạo

 3.5 Kịp thời; nhanh chúng; thuận lợi

 3.6 Đỳng mục tiờu; cú hiệu quả

4 Các chủ thể TCSDVB

phận tạo nên người dùng tin.

vụ thông tin, đồng thời là người sản sinh ra

của nó

Các kênh thông tin trực tiếp và gián tiếp (công chức; phương tiệnthông tin đại chúng;

bưu chính viễn thông

TTtdòng thông Tính chất

tin Cấu trúc quan hệ các chủ thể tổ

5 Các giai đoạn TCSDVB

 Tổ chức sử dụng văn bản là một

quá trình.

 Quá trình đó bao gồm những giai

đoạn khác nhau Trong mỗi giai

đoạn lại có những bước tương ứng.

5 Các giai đoạn TCSDVB

5.1 Các bước của quá trình quản lý:

 Xác định mục tiêu (tác động của quản lý đến các mối quan hệ

xã hội thực tiễn);

 Lập chương trình (kế hoạch) hoạt động của chủ thể điều

chỉnh;

 Xác định những nhu cầu phát triển xã hội-pháp lý;

 Thu thập, xử lý và đánh giá thông tin;

 Xác định mối quan hệ tương tác của tác động pháp lý;

 Vận hành hệ thống trên cơ sở thông tin đã có;

 Chuẩn bị dự thảo và ban hành quyết định quản lý;

5 Các giai đoạn TCSDVB

5.2 Các giai đoạn tổ chức sử dụng văn bản:

 Xác định mục tiêu (văn bản liên quan đến vấn đề nào? Dùng

để giải quyết việc gì? Cần cho lâu dài hay trước mắt?v.v );

 Lập chương trình (kế hoạch) nghiên cứu;

 Xác định những nội dung chính của văn bản;

 Thu thập, xử lý và đánh giá thông tin có liên quan;

 Đánh giá tính hiệu quả của văn bản;

 áp dụng văn bản vào thực tiễn quản lý hoặc đưa vào lưu trữ.

Luồng thông tin

VĂN PHÒNG

TỔNG

CÔNG TY

VĂN PHÒNG CÔNG TY

BAN LÃNH ĐẠO

Quy trình thông tin tư liệu

CHỌN LỌC

&

MÔ TẢ THƯ MỤC

TÌM, PHỔ BIẾN

LƯU TRỮ

MÔ TẢ NỘI DUNG

HỒI CỐ (HIỆN CÓ)

5 Các giai đoạn TCSDVB

Mỗi giai đoạn kế tiếp nhau, giai

đoạn trước là tiền đề cho giai

đoạn sau.

Xin trân trọng cảm

ơn!

TS Lưu Kiếm Thanh

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: 04.8357083;

NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209