Bài giảng đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản bài 2 TS lưu kiếm thanh

 Để xem xét khả năng sử dụng văn bản Để tổ chức bảo quản văn bản hợp lý  Để phát hiện các bất hợp lý trong các hệ thống văn bản  Góp phần xác định kết quả và hiệu quả hoạt động của

ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC

SỬ DỤNG VĂN BẢN

Xin kính chào

Anh Chị Em học viên!

TS Lưu Kiếm Thanh

Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính

Học viện Hành chính Quốc gia

77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: (04)8357083; (04)8359290

NR: (04)8636227; DĐ: 0913045209

E-mail: luukiemthanh@yahoo.com

Bài II

 Các nguyên tắc, phương pháp và

tiêu chuẩn cơ bản của việc xác định giá trị văn bản

(10 tiết)

 1.Những mục tiêu cơ bản của đánh giá văn bản

 2.Các nguyên tắc chung của việc nghiên cứu giá trị

1 Những mục tiêu cơ bản

của đánh giá văn bản

 1.1 Những luận điểm cơ bản

 1.2 Những mục tiêu chung

 1.3 Những mục tiêu theo

giai đoạn

 Giá trị của văn bản hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan có xuất xứ khác nhau do đó cũng khác nhau

 Mọi văn bản đều phải được đánh giá

 Việc đánh giá diễn ra ở mọi giai đoạn tạo

lập và sử dụng văn bản

1.1.Những luận điểm cơ bản

a) Đánh giá các hệ thống văn bản hiện hành

cơ qua tạo thành các hệ thống văn bản

+ Các hệ thống văn bản luôn luôn được bổ sung ( hệ thống mở)

+ Dựa vào đặc điểm và chức năng

nhiệm vụ của cơ quan.

+ Tính thời sự (cập nhật) trong sử

dụng và tính cụ thể của từng hệ

thống văn bản.

Yêu cầu

b) Đánh giá các hệ thống văn bản lưu trữ

 Để xem xét khả năng sử dụng văn bản

 Để tổ chức bảo quản văn bản hợp lý

 Để phát hiện các bất hợp lý trong các hệ thống văn

bản

 Góp phần xác định kết quả và hiệu quả hoạt động

của bộ máy nhà nước

1.2 Những mục tiêu chung

a) Biên tập

 Tìm tòi, thu thập tài liệu và viết thành sách

(TĐVT)

 Tiến hành công việc phân tích, xem xét,

đánh giá và sửa chữa văn bản một cách

khoa học, lôgic nhằm nâng cao văn bản, làm

cho bản thảo văn bản được tốt hơn (NTBáu

Biên tập ngôn ngữ sách và báo chí)

 Nhà phê bình là người

biết đường đi song

không biết lái xe.

Kenneth Tynan

a) Biên tập

Nội dung

Ngụn ngữ

Thể thức

b) Thẩm định

 Là hoạt động nghiên cứu, xem xét, đánh giá về hình thức và nội dung của dự án, dự thảo nhằm đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính

thống nhất, đồng bộ của dự án, dự thảo trong hệ thống pháp luật

hiện hành, đồng thời có ý kiến về tính khả thi của dự án, dự thảo

Nội dung thẩm định

 1 Sự cần thiết ban hành văn bản

 2 Đối tượng, phạm vi điều chỉnh

 3 Sự phù hợp đường lối, chính

sách của Đảng

 4 Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng bộ của dự án,

dự thảo trong hệ thống pháp

luật hiện hành và tính khả thi

c) Góp ý kiến

góp ý kiến ?

c) Góp ý kiến

Thẩm định Góp ý kiến

Chủ thế Tổ chức pháp chế Cơ quan, cá nhân

hữu quan Hoạt động Nghiên cứu đánh giá văn bản

Nội dung Phương diện nhất

định Tuỳ xétTrách nhiệm

pháp lý Chịu TNPL Không chịu TNPL

Hình thức Văn bản Văn bản; miệng

d) Kiểm tra

 Việc kiểm tra văn bản được tiến hành nhằm

phát hiện những nội dung trái pháp luật của văn bản để kịp thời đình chỉ việc thi hành,

sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, bảo

đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống

nhất của hệ thống pháp luật, đồng thời kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm

quyền đã ban hành văn bản trái pháp luật

(Đ2 Nghị định 135/2003/NĐ-CP, 14-11-2003)

Nội dung kiểm tra

(Đ3)

Xem xét, đánh giá và

pháp

 Phù hợp nội dung, mục đích pháp luật

 Phù hợp nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của nhà nước

và nguyên tắc pháp luật

 Phù hợp các điều ước quốc tế

(khoản 3, Điều 3 NĐ 135/2003/NĐ-CP)

 Tiêu đề (tiêu ngữ, quốc hiệu)

 Tên cơ quan ban hành

 Số và ký hiệu (ghi năm ban hành)

 Địa danh, ngày, tháng, năm

 Tên loại, trích yếu

 Cơ quan, người có thẩm quyền

ban hành văn bản phải tuân thủ

đầy đủ các thủ tục xây dựng , ban hành

và đăng Công báo , đưa tin hoặc

công bố văn bản theo quy định của

pháp luật về ban hành văn bản

quy phạm pháp luật

công bố

(khoản 5, Điều 3 NĐ 135/2003/NĐ-CP)

Lần đầu tiên Ủy ban Thường vụ Quốc hội ra nghị quyết giải thích luật

 Ủy ban TVQH đã dành phiên họp chiều 26/1/2005 thảo

luận, thông qua nghị quyết giải thích điểm c, khoản 2, điều

241 của Luật Thương mại (năm 1997), một nội dung có

“nhiều cách hiểu khác nhau” Theo đó, điểm này qui định thời hạn khiếu nại là “ba tháng kể từ khi bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng đối với khiếu nại về các hành vi thương mại khác ” Với qui định trên, Trung tâm trọng tài quốc tế VN đã bị “vướng” vấn đề thời hạn khiếu nại khi giải quyết một vụ việc cụ thể: vụ tranh chấp giữa

Công ty TNHH Sản xuất cơ khí và cần trục (trụ sở tại Đồng Nai) với một doanh nghiệp Nhật Bản Với 100% tán thành,

Ủy ban TVQH đã thông qua nghị quyết trên (có hiệu lực

ngay)

g) Để lưu giữ

 Xác định mức độ bảo quản

 Bổ sung các thông tin ngoại vi

 Tổ chức sử dụng

Nguyên tắc vàng

 Thông tin được coi là đảm

bảo tính lưu giữ khi được

bảo quản tối thiểu trên hơn một đơn vị tài liệu và tại hơn một địa điểm.

h) Để hủy bỏ

 Xác định danh mục tài liệu huỷ

 Thành lập hội đồng huỷ tài

liệu

 Loại bỏ tài liệu hết giá trị

h) Để hủy bỏ

 Giữ thừa

 Loại bỏ sai ?

2 Các nguyên tắc chung của việc

nghiên cứu giá trị văn bản

3 Các tiêu chuẩn cơ bản của việc

 Tiêu chuẩn là thước đo giá trị được

công nhận chung để so sánh một đối

tượng này với một đối tượng khác.

 Tiêu chuẩn đánh giá văn bản là thước

đo chung để xem xét ý nghĩa của các

văn bản trong quá trình bảo quản và

sử dụng chúng.

a) Định nghĩa về tiêu chuẩn đánh giá

 VAI TRÒ CỦA CƠ QUAN TẠO LẬP VĂN BẢN

TRONG HỆ THỐNG BỘ MÁY QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

 GIÁ TRỊ NGÔN NGỮ VÀ CÁC GIÁ TRỊ VỀ ĐẶC

ĐIỂM BỀ NGOÀI KHÁC

b) Các tiêu chuẩn đánh giá văn bản

Các tiêu chuẩn về tác giả

 Cơ quan (vai trò, chức năng)

 Tác giả.

b) Các tiêu chuẩn đánh giá văn bản

Cỏc tiờu chuẩn về nội

dung

 Nội dung (vấn đề điều chỉnh, thể loại, độ

bao quát vấn đề, mối liên hệ với cấp d ới,

tính mới, tớnh lụgic)

 Tính pháp lý

 Sự lặp lại thông tin

 Thời gian, địa điểm

b) Cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ văn bản

Các tiêu chuẩn bên ngoài

Những tiêu chuẩn về ngôn

3.2 Các tiêu chuẩn đánh giá

hệ thống văn bản

 Tính chất các mối liên hệ giữa các văn bản trong hệ thống

 Khả năng phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

phạm vi quản lý của cơ quan

 ý nghĩa trong hoạt động quản lý và đời sống xã hội

 Cấu trúc của hệ thống và quan hệ giữa các nhóm trong hệ thống

 Khả năng hỗ trợ thông tin giữa các văn bản cùng hệ thống

và giữa các hệ thống

 Khả năng mở rộng của hệ thống.

4.1 Khái niệm về phương pháp

4.2 Những phương diện đánh giá 4.3 Một số phương pháp.

4 Phương pháp đánh giá văn bản

 Phương pháp là cách tiếp cận đối tượng

nghiên cứu để phát hiện bản chất của

chúng theo mục tiêu đặt ra.

 Phương pháp đánh giá đối với văn bản

là cách thức tiếp cận với văn bản, là kỹ

thuật để xác định giá trị của chúng theo

các định hướng cụ thể.

 Bên ngoài ( external examination): đánh giá tính

a) Phương pháp trực tiếp

b) Phương pháp hệ thống

c) Phương pháp phân tích chức năng

d) Phương pháp thông tin

e) Phương pháp sử liệu học

g) Phương pháp quy chuẩn

h) Phương pháp phân tích xã hội và môi trường

Nghiên cứu, đánh giá văn bản

đơn lẻ, tách rời theo những

tiêu chí nhất định nhằm

những mục tiêu nhất định.

a) Phương pháp trực tiếp

H ạn chế: khó và không xác định

được mọi giá trị của văn bản

a) Phương pháp trực tiếp

 Khái niệm: Cách tiếp cận với

văn bản thông qua hệ thống mà

b) Phương pháp hệ thống

 Xác lập kiểu mẫu và thành phần HT

 Xlập quan hệ và giới hạn HT

 Xlập các hoạt động sử dụng

 Xlập môi trường của HTVB được ĐG

 Xlập đầu vào của HT

 Xlập mục tiêu hướng tới khi SDVB

 Điều chỉnh hệ thống.

b) Phương pháp hệ thống

 Xác lập kiểu mẫu và thành phần HT

 Xlập quan hệ và giới hạn HT

 Xlập các hoạt động sử dụng

 Xlập môi trường của HTVB được ĐG

 Xlập đầu vào của HT

 Xlập mục tiêu hướng tới khi SDVB

•NGUYÊN TẮC

•TIÊU CHÍ CHUNG

b) Phương pháp hệ thống

 Xác lập kiểu mẫu và thành phần HT

 Xlập quan hệ và giới hạn HT

 Xlập các hoạt động sử dụng

 Xlập môi trường của HTVB được ĐG

 Xlập đầu vào của HT

 Xlập mục tiêu hướng tới khi SDVB

 Điều chỉnh hệ thống

• Quan hệ chủ đạo (pháp lý,

nhiệm vụ )

• Quan hệ phụ

b) Phương pháp hệ thống

 Xác lập kiểu mẫu và thành phần HT

 Xlập quan hệ và giới hạn HT

 Xlập các hoạt động sử dụng

 Xlập môi trường của HTVB được ĐG

 Xlập đầu vào của HT

 Xlập mục tiêu hướng tới khi SDVB

b) Phương pháp hệ thống

 Xác lập kiểu mẫu và thành phần HT

 Xlập quan hệ và giới hạn HT

 Xlập các hoạt động sử dụng

 Xlập môi trường của HTVB được ĐG

 Xlập đầu vào của HT

 Xlập mục tiêu hướng tới khi SDVB

 Điều chỉnh hệ thống

Xác định mục tiêu đánh giá cụ thể

+ Để đánh giá tổng thể đối tượng được nghiên cứu

+ Để xác định các hồ sơ, văn bản có khả năng đáp ứng

yêu cầu của hệ thống

+ Các mục tiêu khác

Thảo luận:

 Những nguyên nhân nào làm cho các tập hợp

văn bản bị hỗn loạn và hậu quả của hiện tượng

đó là gì?Làm thế nào để có thể khắc phục được

tình trạng hỗn loạn của các hệ thống văn bản?

 Đánh giá văn bản theo hệ thống có những đặc

điểm gì?

 Phương pháp hệ thống có thể ứng dụng như

thế nào cho nhiệm vụ đánh giá văn bản?

c) PP phân tích chức năng

 Theo chức năng văn bản

 Theo chức năng cơ quan

 Ý NGHĨA

- CHO PHÉP ĐÁNH GIÁ VĂN BẢN GẮN

LIỀN VỚI THỰC TẾ SỬ DỤNG VĂN BẢN

- CHO PHÉP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VĂN BẢN TRONG QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI MỤC

TIÊU VÀ PHẠM VI SỬ DỤNG CHÚNG

- HỖ TRỢ CHO PHƯƠNG PHÁP HỆ THỐNG

c) PP phân tích chức năng

Căn cứ:

 Các văn bản luôn có chức năng khác nhau

 Các đơn vị, cơ quan trong bộ máy nhà nước luôn có chức năng cụ thể của mình

 Giá trị của các văn bản lệ thuộc vào việc nó được sử dụng theo chức năng nào và gắn với chức năng nào của đơn vị sử dụng

c) PP phân tích chức năng

 Các bước đi cần thiết:

- Phân tích chức năng của đơn vị sử dụng VB

- Phân tích chức năng của các loại VB trong

mối quan hệ với chức năng cơ quan hay đơn

vị sử dụng VB

- Xác định ý nghĩa cụ thể của các VB và nhóm văn bản trong quá trình giải quyết các công

việc theo chức năng xác định.

c) PP phân tích chức năng

d) Phương pháp thông tin

 Có những thông tin truyền đi không

được tiếp nhận

 Quá trình thông tin bị nhiễu; không

tương thích giữa đầu phát và đầu nhận

thông tin

 Độ chính xác: pháp lý và thực tế

 Sự trùng lặp thông tin; tớnh viện dẫn

 Tính chi tiết, mới mẻ.

 Các bước đi cần thiết:

- Phân tích ý nghĩa TT của VB đối với hoạt động của cơ quan tạo thành hệ thống VB

- Xem xét khả năng lặp lại của các TT trong HT và giữa các

 Ý NGHĨA:

- CHO PHÉP ĐÁNH GIÁ ĐÚNG ĐẮN GIÁ TRỊ THỰC

TẾ CỦA VB LÀ MỘT CÔNG CỤ TT TRONG QUẢN LÝ

- TRÁNH ĐƯỢC HIỆN TƯỢNG BẢO QUẢN VÀ SỬ

DỤNG CÁC VB VỚI TT KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ HOẶC LẶP LẠI KHÔNG CẦN THIẾT

 Kinh nghiệm Hoa Kỳ

 Ý NGHĨA:

- CHO PHÉP ĐÁNH GIÁ ĐÚNG ĐẮN GIÁ TRỊ THỰC

TẾ CỦA VB LÀ MỘT CÔNG CỤ TT TRONG QUẢN LÝ

- TRÁNH ĐƯỢC HIỆN TƯỢNG BẢO QUẢN VÀ SỬ

DỤNG CÁC VB VỚI TT KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ HOẶC LẶP LẠI KHÔNG CẦN THIẾT

- PHÁT HIỆN NHỮNG VB BỊ SAI LỆCH TT

- ĐỊNH HƯỚNG CHO VIỆC XÂY DỰNG VB VỚI

NHỮNG TT CÓ GIÁ TRỊ SỬ DỤNG TRONG THỰC TẾ.

e) Phương pháp sử liệu học

g) Phương pháp ‘’quy chuẩn’’

 Phương pháp ‘’quy chuẩn’’ (méthode

normative) được dùng để phân tích các quy phạm (normes) pháp lý chứa đựng trong

pháp luật nói chung.

 Là phương pháp đưa ra một loạt các tiêu chí, xem như tiêu chuẩn cần có cho mọi văn bản cùng loại, từ đó người đánh giá phán đoán

mức độ đạt được của từng văn bản

h) Phương pháp phân tích xã hội và môi trường (SIA và EIA)

 Đánh giá nội dung văn bản nhằm đánh giá tác động: như có cần thiết ban hành văn bản này không, thực thi văn bản

này tốn kém gì, ai lợi ai thiệt, có tư lợi

gì không, ảnh hưởng đến môi trường

kinh tế, xã hội, văn hoá, an ninh, trật

tự, đối ngoại, như thế nào.

i) Phương pháp dự báo tác động

điều chỉnh của QPPL (RIA )

 RIA ( Regulatory Impact Assessment ) là một phương

pháp dự báo tác động điều chỉnh của qppl Nó được thực hiện trong qua trình làm luật, sửa đổi bổ sung các quy

định pháp luật hoặc ban hành chính sách mới RIA là một công cụ không thể thiếu đối với quy trình làm luật của hầu hết các quốc gia trên thế giới Ở Anh và một số nước Châu

Âu, đánh giá tác động điều chỉnh ( RIA ) là một yêu cầu

bắt buộc khi đem dự thảo luật ra xem xét thông qua hoặc không thông qua Các vị bộ trưởng hoặc thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm chính đối với dự luật phải ký vào

 RIA là một bộ khung ( Framework ) để đánh giá những tác động có thể xảy ra (likely impacts) của một sự thay đổi chính sách và xắp xếp các lựa chọn thực hiện nó RIA là một công

cụ chất lượng pháp lý linh hoạt và toàn diện để xem xét các vấn đề sau:

- Xác định hình thức của quy định ban hành Chúng ta xác

định xem quy định được ban hành ở dạng luật, đ ạo luật hay các văn bản dưới luật – VB chính thức hoặc có thể chỉ là một chiến dịch thông tin thậm chí là không ban hành;

- Liệt kê đầy đủ các tác động tiềm năng – thuộc về kinh tế, xã hội và môi trường;

- Đối tượng tác động có thể chịu ảnh hưởng – Khu vực nhà nước như các cán bộ, công chức, các cơ quan nhà nước, các

cơ quan của đảng,…các doanh nghiệp, các tổ chức hiệp hội tự nguyện ….

- Vấn đề ban hành, tuyên truyền, tổ chức thi hành và bảo

 RIA là một công cụ chủ chốt để đưa ra các quy định pháp lý tốt hơn Công cụ

này hỗ trợ rất tốt cho các mục đích điều chỉnh một vấn đề nào đó của cơ quan

chính quyền khi cần thiết và nó chính là công cụ giúp lựa chọn cân nhắc trước

các rủi ro đã được nêu ra, giúp cho việc bãi bỏ các quy định hoặc đơn giản hoá các quy định ở bất cứ đâu có thể

 Tất cả các đề xuất chính sách quản lý khi quy đinh

thành luật phải tuân theo 5 nguyên tắc cơ bản sau:

1) Tính tương xứng – xem xét và cân nhắc rủi ro có thể; 2) Tính chịu trách nhiệm ( phải có trách nhiệm ) - thủ tướng, các bộ trưởng, Quốc hội phải chịu trách nhiệm với người áp dụng và công chúng;

3) Tính nhất quán – tức là có thể dự báo được, do đó

mọi người có thể biết mình thuộc đối tượng nào, có

thuộc đối tượng bị áp dụng không …;

4) Rõ ràng ( dễ hiểu ) – Công khai rõ ràng ( open), đơn giản và gần gũi với người sử dụng;

5) Có mục tiêu - tập trung vào vấn đề cần điều chỉnh với một sự ảnh hưởng bên ngoài ở mức tối thiểu.

CHÚ Ý

các phương pháp

5 Quy trình đánh giá

 5.1 Xác định văn bản, mục đích, phạm

vi, phương pháp, kỹ thuật … đánh giá

 5.2 Lập kế hoạch

 5.3 Thu thập thông tin và minh chứng

 5.4 Xử lý, phân tích thông tin

 5.5 Viết báo cáo đánh giá

 5.6 Các hoạt động sau đánh giá

XIN TRÂN TRỌNG

CẢM ƠN

TS Lưu Kiếm Thanh

Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính

Học viện Hành chính Quốc gia

77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: (04)8357083

DĐ: 0913045209