Nguyên tắc cơ bản quản lý dự án

Nguyên tắc cơ bản Quản lý theo mục tiêu  Quản lý theo các yếu tố “quyết định”  Nhu cầu phải được xác định rõ ràng  Phối hợp sử dụng các nguồn lực nhân lực, vật lực các phương pháp...

9 Quản lý dự án

9.1 Nguyên tắc cơ bản

Nguyên tắc cơ bản

 Quản lý theo mục tiêu

 Quản lý theo các yếu tố “quyết định”

 Nhu cầu phải được xác định rõ ràng

 Phối hợp sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực các phương pháp)

Nguyên tắc cơ bản

 Cá nhân chịu trách nhiệm

 Phân cấp phân quyền (trao quyền và tin tưởng)

 “Giao lưu” giữa chức năng và các cấp

độ Thông tin qua lại

 Rõ ràng hơn hoàn hảo

 Có thể có sai lầm

Cơ cấu quản lý

dự án

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

1 Làm chủ các yếu tố (kỹ thuật, chi phí, thời

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

phát triển

3 Quản lý tốt yếu tố kỹ thuật :

 Tham gia từ ý tưởng ban đầu

 Chuyên môn hoá theo các tiểu bộ phận, nhà

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

phát triển

5 Đảm bảo chất lượng

 Nhân viên có động cơ làm việc

 Phương pháp làm việc khoa học chặt chẽ

V ấn đề : Đảm bảo động cơ làm

việc

Cần đảm bảo một động cơ làm việc

Một cơ cấu phù hợp kích thích động cơ

Một giám đốc quan tâm đến các yếu tố tâm lýảnh hưởng đến động cơ làm việc của cả đội vàtừng thành viên

Tất cả mọi thành viên (từ lãnh đạo đến nhân viênđều hứng thú với công việc được giao)

C ơ cấu quản lý dự án

 Phối hợp bên trong : Người chịu tráchnhiệm về dự án trực tiếp là thành viên của mộttrong những bộ phận, thường là bộ phần chủchốt nhất, ông ta phối hợp với các bộ phậnkhác thông qua các nhân viên trực thuộc ông

ta xem MP 6 trang 6 

C ơ cấu quản lý dự án

 Phối hợp chức năng: được tổng giám đốc

giao cho quyền điều phối cao hơn điều phối bên trong Thực hành điều phối qua các nhân viên

trực thuộc ông ta xem MP 6 trang 7 

C ơ cấu quản lý dự án

Cơ cấu ma trận: Một số chuyên viên được

điều đến các bộ phận chuyên trách để thực

hiện dự án Về mặt tổ chức các chuyên viên

này vẫn thuộc quản lý của bộ phận ban đầu

của mình nhưng trong thời gian thực hiện dự

án anh ta chịu sự điều tiết của giám đốc dự

án xem MP 6 trang 8 

C ơ cấu quản lý dự án

 Cơ cấu “ekip độc lập”: trong thời gian thực hiện dự án, các chuyên gia rời khỏi bộ phận của mình và gia nhập bộ phận chuyên trách của dự

án, chỉ chịu sự điều tiết của giám đốc dự án mà anh ta trực thuộc xem MP 6 trang 9 

C ơ cấu quản lý dự án

Cơ cấu ưu Nhược Kết luận

Phối hợp bên trong Không thay đổi tổ

Phối hợp bên ngoài ít thay đổi tổ chức,

chỉ giám đốc dự án rời khỏi phòng

Quyền hạn như quyền hạn của trưởng bộ phận

Áp dụng cho dự án trung bình, với các bộ phận có thể liên kết

Ma trận Phù hợp với những

dự án đa năng

Nhân viên phải chịu hai sự chỉ huy, nguy cơ mâu thuẫn

Mô hình thoả hiệp Đôi khi khó thích nghi với mọi loại hình dự án Đội độc lập Mô hình rõ ràng,

có động lực, hiệu quả cao

Dễ bị tách rời.Kho thích nghi với những thay đổi Khó sắp xếp lại sau khi hoàn thành

dự án

Những dự án lớn, đòi hòi chi phí cao, thời hạn kéo dài, nhiều nhà thầu phụ, vấn đề kỹ thuật phức tạp

Ma trận

Theo

dự án Bất định yếu yếu Cao Cao Phức tạp kỹ thuật Chuẩn Chuẩn Cao Mới Quy mô Nhỏ Nhỏ Vừa Lớn Quan trọng tương

quan hệ

rất ít ít Vừa Lớn

Số dự án Nhỏ Nhỏ Lớn Vừa Ràng buộc thời

hạn

Yếu Yếu Vừa Lớn

Sự khác biệt với các dự án khác

Ít Ít Lớn Vừa

Quản lý dự án

9.3 Chủ nhiệm dự án

7 Phân tích

Quản lý dự án

Tiêu chí chất lượng của chủ nhiệm dự án

Chất lượng của nhà quản lý :

Biết khuấy động phong trào

Quản lý dự án

Tiêu chí chất lượng của chủ nhiệm dự án

Năng lực giao tiếp :

Biết đối thoại, lắng nghe

Biết diễn đạt một cách rõ ràng

Năng lực thương thuyết

Quản lý dự án

9.4 Đội ngũ dự án

Quản lý dự án

Chủ nhiệm dự án dù tài giỏi không đủ năng lực

để quản lý dự án Sự kết hợp các phẩm chấtcủa chủ nhiệm và các thành viên tạo cho ekip

dự án năng lực cần thiết để thực hiện

Bổ sung các chuyên môn :

Kỹ thuật viên

Nhà quản lý

Quản lý chất lượng

Chính động lực đẩy dự án tiến lên

Quản lý dự án

Ekip

Bổ sung Cùng tham gia

Đoàn kết

Quản lý dự án

Ekip quản lý một dự án lớn xem trang 24MP6 

Quản lý chế tạo

Quản lý dự án

Điều kiện để thực hiện dự án:

Chủ nhiệm đồng ý với việc lựa chọn nhân

sự cho dự án

Cả đội quan tâm đến dự án

Không có bất đồng cơ bản giữa các thànhviên

Thời gian ít nhất dành cho dự án của mỗithành viên là 30%

Có địa điểm để các thành viên gặp gỡ traođổi thông tin, hiểu biết nhau

Quản lý dự án

Chủ nhiệm dự án tập trung vào phương

pháp làm việc:

Trách nhiệm của từng thành viên

Các nguyên tắc giao tiếp bên trong và bênngoài

Phương pháp xây dựng các quyết định

Quản lý dự án

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Cần phân biệt rõ nhiệm vụ của người quán

lý và người thưc hiện dự án dù những nhiệm

vụ đó do cùng tác nhân thực hiện

Cần xác định rõ thời hạn và chi phí thựchiện nhiệm vụ đặt ra

các nhà thầu bên ngoài.

Các hợp đồng nội tuy không có giá trị pháp

lý như hợp động ngoại nhưng đó là điềukiện ràng buộc về thời hạn và chi phí đối vớinhững người thực hiện

Quản lý dự án

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Mối quan hệ hợp đồng nội ngoại xem chi tiết

ở trang 12 MP6 

Quản lý dự án

9.5 Phương pháp điều phối của dự án

Quản lý dự án

5 Phương pháp điều phối

Điều chỉnh tương tác MP 6 trang 29 

Kiểm soát trực tiếp 

Điều tiết theo các quy định 

Điều tiết theo kết quả 

Điều tiết theo chất lượng 

Quản lý dự án

Điều phối

Nhiệm vụ Tác nhân

N2 N1

B A

Điều chỉnh tương tác

Quản lý dự án

Điều phối

Nhiệm vụ Tác nhân

N2 N1

B A

Mô hình trực tuyến

Chủ nhiệm

Quản lý dự án

N2 N1

B A

Chủ nhiệm

Điều tiết theo

các quy định

B A

Chủ nhiệm hay chuyên gia

Quản lý dự án

Điều tiết theo

N2 N1

B A

Chủ nhiệm

Quản lý dự án

Nhằm mục đích cuối cùng

Thích nghi với những thay đổi thường xuyên

Thoả mãn điều kiện ràng buộc về chi phí,thời hạn và các nguồn lực

Quản lý dự án đòi hỏi đội ngũ đa ngànhthực hiện

Quản lý dự án

Quản lý dự án:

Xác định mục tiêu: đích cuối cùng cầnđạt được, thời hạn, các kết quả kinh tế kỹthuật tài chính…

Các phương tiện cần huy động

Động viên những người tham gia Phốikết hợp hoạt động của họ

Đánh giá các rủi ro Chủ động đối phó

Theo dõi đánh giá dự án (thời hạn, chiphí, kết quả

Nội dung (các hoạt động )

Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực)

Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thông tin)

Cơ sở để kiểm tra điều chỉnh

Quản lý dự án

Lập kế hoạch : Xây dựng một kịch bảnbao gồm

Mục tiêu

Nội dung (các hoạt động )

Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực)

Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thôngtin)

 Cơ sở để kiểm tra điều chỉnh

Quản lý dự án

Kiểm tra :

Xây dựng một hệ thống thông tin

Định dạng đo lường được hiện trạng

So sánh với tham chiếu – kế hoạch

Dự kiến được các hậu quả đối với (chi phí,thời hạn, chất lượng )

Đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cầnthiết

Tiên lượng, phát hiện và giải quyết

Quản lý dự án

Xung đột 