Chương 16 hệ thống thông tin tài chính

Các hệ thống thông tin tài chính bao gồm các thông tin tài chính tác nghiệp như: hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu của khách, hệ thống công nợ phải trả người bán, hệ th

Phần IV Phần IV Các hệ thống thông tin phục vụ

Các hệ thống thông tin phục vụ

quản lý quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp doanh nghiệp

Chương XVI

Hệ thống thông tin tài chính

Đ 1 Khái quát về thông tin tài chính

Các hệ thống thông tin tài chính là những hệ thống thông tin cần thiết cho mọi tổ chức doanh nghiệp Cũng như các hệ thống thông tin khác, các hệ thống thông tin tài chính có thể được xếp thành ba mức: tác nghiệp, chiến lược

và sách lược HTTT mỗi mức sử dụng dữ liệu có phần khác nhau về bản chất

Về nguyên tắc các hệ thống thông tin này được các nhân viên ở các mức khác nhau trong một doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết định ở những mức khác nhau Thực chất không có sự tách biệt tuyệt đối giữa ba mức của các hệ thống thông tin tài chính, mà chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp

Có rất nhiều phần mềm hệ thống thông tin tài chính được xây dựng để

hỗ trợ công tác quản trị tài chính doanh nghiệp Trong số đó có những phần mềm được sử dụng cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau như:

định tài chính Đó có thể là các quyết định liên quan đến những vấn đề sau:

- Nên mua một thiết bị mới hay nên thuê thiết bị cho mỗi chu kì ba năm? -Sẽ chi bao nhiêu ngân quỹ cho khoản mục điện thoại thay vì chi phí đi lại?

- Có bao nhiêu tiền nhàn rỗi trong các thời điểm khác nhau trong các năm? Số tiền đó dã đ−ợc dầu t− có hiệu quả ch−a?

- L−ợng tiền có trong mỗi tháng có đủ để trang trải các chi phí bằng tiền

hệ thống thông tin kế toán, trong đó có chứa các hệ thống kế toán tài chính, có thểb trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định tài chính

2 Chức năng quản trị tài chính

2.1 Các chức năng cơ bản quản trị tài chính

Chức năng quản trị tài chính trong một doanh nghiệp bao gồm hàng loạt các nhiệm vụ quan trọng sau:

- Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp

- Quản trị các hệ thống kế toán, chuẩn bị các bản kê và báo cáo tài chính

- Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn

- Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu và các khoản đầu tư khác

- Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy động vốn cho các khoản đầu tư đó

- Quản lý dòng tiền của doanh nghiệp

2.2 Các hệ thống thông tin phục vụ quản trị tài chính Quản lý tài chính đóng vai trò rất quan trọng đói với các doanh nghiệp vì vậy các nhà quản trị tài chính rất cần đến nhwngx hệ thống thông tin có khả năng cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ họ hoàn thành công việc chức năng của mình

Các hệ thống thông tin tài chính bao gồm các thông tin tài chính tác nghiệp như: hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu của khách, hệ thống công nợ phải trả người bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống thanh toán lương Bên cạnh đó là các

hệ thống thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược và chiến lược như: hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu tư và hệ thống dự báo

3 Hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp

Thông thường, các hệ thống được tự động hóa đầu tiên trong một tổ chức doanh nghiệp là hệ thống kế toán mức tác nghiệp Các hệ thôngg thông tin tài chính phục vụ quản lý mức sách lược và chiến lược thường được xây dựng, sau khi các hệ thống thông tin mức tác nghiệp cơ bản được xây dựng và

đi vào hoạt động

Mức quản lý Các hệ thống thông tin tài chính

Kế hoạch chiến lược - Hệ thống thông tin phân tích tình hình tài chính

- Hệ thống phải thu của khách - người mua

- Hệ thống phải trả cho khách - người bán

- Hệ thống xử lý đơn mua hàng

- Hệ thống theo dõi hàng tồn kho

- Hệ thống lương

Ba mức của hệ thống thông tin tài chính

Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thông tin

đầu ra có tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp Thông tin đầu ra có thể là các phiếu trả lương, séc thanh toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng, báo cáo các hàng tồn kho và các mẫu biểu, báo cáo thông thường khác Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần thiết Vậy nên, các hệ thống

thông tin tài chính mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thông tin

đun chương trình hay còn gọi là các phân hệ kế toán, được sử dụng một cách

độc lập hoặc theo kiểu tích hợp Đó là những phân hệ điển hình như:

- Kế toán vốn bằng tiền

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Báo cáo Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán Báo cáo thuế

số liệu chuyển từ các phân

hệ khác sang

Phân hệ

Kế toán tổng hợp

Số liệu chuyển

đến các phân hệ khác

Khi các phân hệ kế toán tự động hoá này đ−ợc tính hợp với nhau thì mỗi phân hệ sẽ nhận dữ liệu đầu vào từ các phân hệ khác, đồng thời mỗi phân hệ cũng thực hiện chức năng cung cấp thông tin đầu ra cho các phân hệ khác (xem hình vẽ trên)

3.1.1 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán

Báo cáo tài chính

Chu trình tài chính

Chu trình

tiêu thụ

Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính

Các sự kiện kinh tế

Các giao dịch

Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về Các nghiệp vụ đ−ợc ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó đ−ợc chuyển vào sổ cái Một chu trình nghiệp vụ đ−ợc hiểu là chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động Mặc dù không bao giờ có hai tổ chức doanh nghiệp giống nhau hoàn toàn, nh−ng đa phần các tổ chức đều có những hoạt động kinh tế cơ bản nh− nhau Các hoạt động này sẽ làm phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể đ−ợc xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của hoạt động sản xuất kinh doanh nh− sau:

- Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá và dịch vụ tới các tổ chức và đối t−ợng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu và những khoản thu

- Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và đối t−ợng khác, những khoản phải trả

- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng

- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng

- Nhận tiền thanh toán

Các chứng từ

- Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập)

- Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập)

- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập)

- Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay)

- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền thanh toán cho khoản nợ nào

- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận lập hoá đơn bán hàng lập)

- Bảng phân tích nợ theo thời gian - phân tích nợ không thu hồi đ−ợc (do

bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập)

- Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các séc nhận đ−ợc trong ngày

- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền

- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng

B - Chu trình cung cấp

Chức năng

Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ

Các sự kiện kinh tế

- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

- Nhận hàng hay dịch vụ

- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp

- Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn

- Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhận hànglập)

- Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các bản sao chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp, làm cơ sở cho bộ phận tài vụ phát hành séc chi trả)

- Séc (do bộ phận tài vụ phát hành)

- Yêu cầu trả lại hàng (do người mua lập và gửi kèm theo hàng trả lại)

Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan

đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ

Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làmviệc theo giờ) hoặc hợp đồng lao

động (đối với nhân viên hưởng lương), thẻ đếm sản phẩm và các bút toán kế toán tính lương, bút toán chi tiền khi tiến hành séc thanh toán

Báo cáo: Ghi chép lương (liệt kê các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng

lương, các khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm tra séc phát hành và báo cáo thu nhập

Sổ sách: Ghi chép lương (ghi những tính toán cho tổng lương, các khoản khấu trừ và tiền lương thực chi)

* Hệ thống hàng tồn kho

Chức năng: Duy trì các ghi chép kế toán về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hoá chi phí đầu tư hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bìnhg thường)

Chứng từ: Các chứng từ trong chu trình mua bán hàng, yêu cầu nguyên vật liệu (xuất cho sản xuất)

Báo cáo: Báo cáo tình trạng hàng tồn kho (liệt kê tất cả các loại hàng theo số lượng và giá trị, có thể in hàng ngày hoặc hàng tuần), báo cáo tham vấn hàng tồn kho (xác định lượng tông kho bất cứ lúc nào), báo cáo hàng cần

bổ sung (liệt kê các mặt hàng tồn kho có mức tồn thấp hơn điểm bổ sung) và báo cáo số lượng hàng tồn kho (liệt kê số lượng từng mặt hàng tồn theo sổ sách và theo thực tế kiểm kê)

Sổ sách: Sổ chi tiết hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên)

* Hệ thống chi phí

Chức năng: Tính toán chi phí tạo thành phẩm hoặc dịch vụ (doanh nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ và ghi những chi phí này trong các ghi chép kế toán)

Ngiệp vụ: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung tạo sản phẩm và chi phí sản xuất thành giá trị sản phẩm (nhập kho thành phẩm)

Chứng từ: Yêu cầu nguyên vật liệu (lập cho mỗi lệnh sản xuất), thẻ thời gian theo công việc (ghi số giờ làm việc của nhân viên theo công việc nhất

định), thẻ thời gian (ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên chỉ làm một công việc hay cho một bộ phận), lệnh sản xuất đã hoàn thành

Báo cáo: Cácloại báo cáo chi phí sản xuất

Sổ sách: Sổ chi tiết chi phí sản phẩm

* Hệ thống tài sản cố định

Chưc năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các tài sản khấu hao, các ghi chép thường kỳ hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này

Các kiểu nghiệp vụ: Tăng, khấu hao và thanh lý

Các chứng từ: Yêu cầu mua tài sản, lệnh sản xuất tài sản với yêu cầu nguyên vật liệu và thẻ công việc làm cơ sở tính giá thành xây dựng, chứng từ ghi sổ ghi bút toán khấu hao, chứng từ thanh lý TSCĐ

Các báo cáo: Báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ

Các sổ sách kế toán: Sổ chi tiết TSCĐ

D- Chu trình tài chính

Chức năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các sự kiện liên quan

đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt

Các sự kiện kinh tế

- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay

- Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà việc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra doanh thu

liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp

vụ khác và sử lý dữ liệu thu đ−ợc thành dạng mà từ đó có thể tạo ra các báo cáo tài chính

Các hệ thống ứng dụng

- Hệ thống sổ cái

- Hệ thống báo cáo tài chính

3.1.2 Xử lý nghiệp vụ kế toán

Công việc đầu tiên của hệ thống thông tin kế toán là xác định các nghiệp vụ cần đ−ợc xử bởi hệ thống Mọi trao đổi tài chính với các đối tác,

đều cần đ−ợc phản ánh trong các báo cáo tàib chính của doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp có nhiệm vụ xử lý những nghiệp vụ tiền tệ kiểu này cũng nh− các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nội bộ trong doanh nghiệp nh− xuất nguyên vật liệu, t− liệu sản xuất từ kho cho sản xuất, tính khấu hao

Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Hình vẽ sau

đây là sơ đồ dòng dữ liệu logic của các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xuất điển hình, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả một kiểu thực thể- có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp hay một nhân viên Mỗi hình tròn mô tả một tiến trình- còn gọi là một hệ thống ứng dụng- bao gồm các hoạt động có quan hệ mật thiết với nhau Nh− vậy, mỗi hệ thống ứng dụng

xử lý các nghiệp vụ có quan hệ logic với nhau Mỗi mũi tên mô tả một dòng dữ liệu nghiệp vụ từ một thực thể/ hay một hệ thống ứng dụng đến một thực thể/ hay một hệ thống ứng dụng khác Các dòng nghiệp vụ này tồn tại trong cả hai hệ thống kế toán thủ công và kế toán tự động hoá

1 Đơn đặt hàng: khách hàng gửi đơn đặt hàng tới bộ phận bán hàng(điền trên giấy hoa hoặc gọi điện thoại) Bộ phận bán hàng phải xử lý đơn

đặt hàng thành những dữ liệu cần thiết để hổ trợ cho các khâu tiếp theo ở nh−ng bộ phận liên quan khác

2 Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu: Bộ phận bán hàng thường sẽ được gửi một liên quan của lệnh bán hàng cho khách hàng, khẳng định đơn đặt hàng đã đựơc tiếp nhận và đang trong quá trình xử lý

3 Lệnh bán hàng chưa xử lý: Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa

xử lý tới bộ phận nhận hóa đơn Trên cơ sơ lệnh bán hàng và phiếu gửi hàng do

bộ phận gửi hàng gửi tới, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng, giá bán bao gồm cả phí vận chuyển, bảo hiểm và các thông tin liên quan

4 Hóa đơn bán hàng: hệ thống lập hóa đơn bán hàng gửi một liên hóa

đơn bán hàng cho khách hàng đẻ xác định ssó tiền và thời hạn thanh toán Thường thì hoấ đơn bán hàng chỉ đựoc lập, khi bộ phận hóa đơn nhận đã nhận

đựoc 1 liên phiếu gửi hàng của bộ phận gửi hàng

5 Hóa đơn bán hàng: bộ phận lập hóa đơn bán hàng gửi 1 liên hóa đơn bán hàng đến bộ phận kế toán phải thu của khách Bộ phận này có nhiệm vụ duy trì cơ sở dũ liệu về khách hàng và cập nhật các hóa đơn bán hàng nhằm phản ánh các nghiệp vụ liên quan

6 Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách: định kỳ, hệ thống kế toán phải thu phải gửi các giấy báo về tình hình công nợ còn phải trả cho tổ chức doanh nghiệp cua mổi khách hàng

7 Lệnh bán hàng: Bộ phận bán hàng cũng gửi cho kho 1 liên lệnh bán hàng làm căn cứ xuất hàng, trong đó mô tả rõ khách hàng đặt mặt hàng gì, bao giờ giao hàng và giao ở đâu

8 Đơn đặt hấngnr xuất: từ đơn đặt hàng của khách có thể nảy sinh nhu cầu gửi cho bộ phận sản xuất một đơn đặt hàng sản xuất, nếu mặt hàng khách

đặt không còn trong kho hoặc đã hết

9 Đơn đặt hang sản xuất: tùy tình hình tổ chức của bộ phận sản xuất

đơn đặt hàng sản xuất do bộ phận bán hàng lập có thể gửi cho bộ phận kế hoạc sản xuất

10 Phiếu gửi hàng: sau khi hàng được đóng gửi đi cho khách hàng, bộ phận vận chuyển sẽ gửi 1 liên phiếu gửi hàng cho bộ phận lập hóa đơn, trong

đó mô tả chi tiết hàng được đóng đi, cho phép hoàn thiện chính xác quá trình lập hóa đơn bán hàng

11 Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho: hàng cần đóng cho khachsex được gửi từ kho tới bộ phận giao hàng

12 Phiếu giao nộp thành phẩm: thành phẩm được chuyển từ bọ phận sản xuất tới kho

13 Đơn đặt hàng sản xuất: tùy cách thức tổ chức của các hệ thống ứng dụng, có thể chỉnh bộ phận kho theo dõi tình hình dự trữ hàng trong kho và trong trưòng hợp đó, một đơn đặt hàng sản xuất sẽ được gửi tới bộ phận sản xuất hay bộ phận lập kế hoạch sản xuất đẻ bổ sung thàng phẩm vào kho

14 Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa gửi cho người mua: Bộ phận giao hàng lập phiếu gửi hàng đẻ ghi nhận các thông tin liên quan đến việc gửi hàng cho người mua như chủng loại hàng hóa, số lượng thực xuất và các thông tin khác và 1 liên cho khác hàng, làm cơ sơ nhận hàng

hàng

Gửi hàng

Bán hàng 2

Kế toán phải thu

Xuất/Nhập kho

Sản xuất

Lập lịch sản xuất

Ghi sổ

kế toán

Kế toán lương

Mua hàng

Nhận hàng

Kế toán phải trả

Nhà cung cấp

29

30

8 7

11

17 31

22

23 25

26

Lập hóa đơn

Hình 1.4 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm

15 Kế hoạch sản xuất: bộ phận lập kế hoạch sản xuất gửi kế hoạc sản xuất tới bộ phận sản xuất Kế hoạch này được dùng để ủy quyền và làm cơ sở kiểm soát của bộ phân sản xuất

16 Báo cáo về tình hình sản xuất: được gửi từ bộ phạn sản xuất tới bộ phận

kế hoạch, trên cơ sở đó bộ phận sản xuất có thể được xem xét và sửa đổi lại

17 Yêu càu mua hàng hóa hoặc dịch vụ: bộ phận sane xuất gửi yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ tới bộ phận mua hàng Bộ phận này chịu trách nhiệm xem xét và lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp

18 Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm: bộ phận sản xuất gửi bảng chấm công, phaiêú giao nộp sản phẩm cho bộ phận kế toán lương, phụ

vụ việc tính lương cho công nhân viên và lũy kế chi phí sản xuất

19 Đơn đặt hàng của tổ chức: bộ phận mua hàng giử một bản sao đơn

đặt hàng cho bộ phận nhận hàng Tài kliệu này ủy quyền nhậ hàng cho bộ phận nhận hàng

20 Đơn đặt hang của tổ chứ: bộ phận mua hang gửi đơn đặt mua hàng tới nhà cung cấp, gồm các thông tin liên quan tới hàng hóa co nhu cầu đặt mua như tên, loại hàng,số lượn,giá cả mong muốn, ngày nhậ hàng, điều kiện giao hàng

21 Đơn đặt mua hàng: bọ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua hàngtới bộ phận kế toán phải trả lam cơ sở thanh toán với nhà cung cấp

22 Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa do nhà cung cấp gửi tới: bộ phận nhận hàng tiếp nhậ hàng hóa cùng phiếu gửi hang do nhà cung cấp gửi đến và tiến hành so sánh số lượng, chất lượng hàng hóa nhậ được với số lượng trên

đơn đặt mua hàng và sau đó lập báo cáo nhận hàng

23 Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng cho đơn vị để lam cơ sở thanh toán với nhà cung cấp Các hóa đơn này cần kiểm tra lại ở bộ phận kế toán phải trả người bán

24 Báo cáo nhận hàng : bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng cho

kế toán phải trả, xác nhận đã nhận đủ hàng như đã đặt trong đơn đặt hàng

25 Thanh toán với nhà cung cấp:kế toán phải trả thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp

26 Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp:được gửi cho

bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán

27 xét thanh toán lương cho nhân viên:bộ phận kế toán lương gửi sec thanh toán lương và các kết quả liên quan cho công nhân viên

28 Bảng thanh toán lương :bộ phận kế toán lương gửi bảng thanh toán lương tới bộ phận kế toán, làm cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lương cho công nhân viên

29 séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền của người mua: thường kèm với séc thanh toán của người mua là giấy báo trả tiền, xác định số tiền liên quan thanh toán cho khoản nợ gì, tạo thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của kế toán tổ chức

30 báo cáo nhận tiền kèm theo giấy báo trả tiền của người mua: được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán

31 báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua: bộ phận nhận hàng gửi 2 liên báo cáo nhận hàng cùng hàng nhập mua tới kho sau khi nhập kho hàng hóa kho

kí nhận và báo cáo nhận hàng và gửi 1 liên cho bộ phận theo dõi thanh toán 3.2 Hệ thống thông tin kế toán tự động hóa

3.2.1 Giới thiệu chung

tin học hóa hệ thống kế toán trong các tổ chức lớn thực sự bắt đầu từ những năm 50 và 60, nhằm sử lí 1 lượng khổng lồ các nghiệp vụ tài chính và

đến những năm 80 thì phổ biến cả trong các tổ chức nhỏ Công nghệ thông tin

được ứng dụng trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liêu kế toán thành ngững thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết

định quản trị

Là 1 hệ thống phụ thuộc hệ thống thông tin quản lí của doanh nghiệp,

hệ thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một

hệ thống thông tin hiện đại:phần cứng(MTĐTvà các thiết bị mạng), phần mềm (hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán ), các thủ tục (tổ chức và quản trị các hoạt động xử lí thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm và quản lí chức năng các nhiệm vụ),các tệp dữ liêu nghiệp vụ kế toán và con người Tất cả các yếu tố này được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, để

đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tinvề các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

3.2.2 Phần mềm kế toán

Với phần mềm kế toán, 1 hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách

kế toán trên máy vi tính, người ta có thể ghi chép các nhiệm vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị ra báo cáo và thông báo về tài chính Có nhiều phần mềm kế toán khác nhau được ứng dụng trong công tác kế toán ở các tổ chức kinh tế với những hình thái sở hữu, hình thức hoạt động sản xuất kinh doanhvà các hình thức kế toán khác nhau Việc lựa chọn 1 phần mềm kế toán thích hợp cần dựa theo nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của tổ chức doanh nghiệp Mỗi phần mềm kế toán chủ yếu phù hợp với một loại hình tổ chức doanh nghiệp nhất định, chúng hầu hết được viết bằng 1 ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lí cơ bản nhất của công tác kế toán.với 1 giao diện hỏi đáp đơn giản và thân thiện, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình 1 cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như 1 thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi 1 kĩ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả

Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng"vận dụng" một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán với đặc thù riêng của mỗi tổ chức doanh

nghiệp nói cách khác, các phần mềm chương trình kế toán hiện nay đủ mềm dẻo để có thể " may đo" lại cho phù hợp với từng tổ chức với quy mô và phạm

Microsoft Money, QuickBook

Microsoft Money, QuickBook

Là những phần mềm dành cho kế toán một người, giá khoảng $100 Solomon IV, Sirius, MAS90

Solomon IV, Sirius, MAS90

Là các phần mềm dành cho kế toán doanh nghiệp với quy mô nhỏ đến vừa Sun Account

Sun Account

Là phần mềm kế toán dùng trong ngành công nghiệp chế tạo

Acc

AccPac.Pac.Pac

Là phần mềm kế toán của dành cho kế toán doanh nghiệp lớn, giá khoảng $20000 - $30000

Bên cạnh những phần mềm này là vô số các phần mềm tài chính kế toán của những công ty khác nhau trên thế giới, trong đó có những phần mềm khá chuyên biệt:

- Phần mềm kế toán quản trị và tài chính của Argos phục vụ các yêu cầu của những ngành công nghiệp đặc thù

Nhập số liệu In báo cáo kế toán quản trị

Nhập số liệu Thực hiện thao tác cuối kỳ

In báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế toán tài chính

- Phần mềm tự động hóa quá trình thu quỹ của ARPC

- Phần mềm kế toán tích hợp của AZTECH

- Phần mềm kế toán và thương mại điện tử của DataPro

- Phần mềm kế toán và bán hàng tự động của DDynacomynacom dành cho kinh doanh nhỏ và bán lẻ

- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh của Emril

- Giải pháp phần mềm kế toán của eeeepeachtreepeachtree, thiết kế để hoạt động qua mạng

- Các hệ thống kế toán của eTEK, thích hợp cho hình thức kinh doanh

- Phần mềm kế toán của JDH Businesss System dành cho các nhà sản xuất và phân phối cỡ nhỏ đến vừa

Phần mềm kế toán Việt Nam

Fast Accounting

Fast Accounting

Là sản phẩm của công ty phần mềm tài chính kế toán Fast, được nghiên cứu và đưa vào sử dụng từ năm 1991 và hàng loạt các phiên bản sau đó của phần mềm Fast AFast Accountingccounting đã ra đời, nhằm đáp ứng tốt sự thay đổi về chuẩn mực trong công tác kết toán Phần mềm Fast Accounting có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về qui mô, loại hình kinh doanh và

hình thức sở hữu Với 3 dòng sản phẩm chính: Fast Start (dành cho các doanh

nghiệp nhỏ), Fast Ađvanced (dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa) và

Fast Enterprise (dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn), các tổ chức doanh nghiệp được quyền lựa chọn sản phẩm phần mềm kết toán sao cho phù hợp nhất với khả năng tài chính và quy mô họat hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Effect

Effect

Là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của trung tâm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, sản phẩm được đưa vào sử dụng chính thức từ 1997 Effect mang tính động, đáp ứng yêu cầu biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong quản lý của nhà nước

Nó bao gồm tất cả các phần hành kế toán và nghiệp vụ kế toán cần thiết,

có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu tài chính cơ bản

KTS

KTSYSYSYS

Là phần mềm kế toán của Infobus, sử dụng các công cụ bảng quản trị dữ liệu để quản lý nhu cầu kế toán KTSYS được sử dụng nhiều nơi trong nước Exact Enterprise SQL

Exact Enterprise SQL

Là phần mềm kế toán và quản trị của công ty Exact Software Việt Nam với các chức năng về kế toán, tài chính, mua bán hàng, hóa đơn, quản lý kho, quản lý sản xuất, kế toán dự án, quản lý dịch vụ và quản lý thông tin khách hàng AccNet

AccNet

Là tên phầm mềm kế toán mới của Lạc Việt - một công ty tích hợp giải pháp (mạng, phần mềm hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam AccNet là một phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản như quản lý vốn bằng tiền, mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản phải thu, kho và kế toán tổng hợp Bên cạnh đó, Lạc Việt còn thiết kế các phần mục thực hành bổ sung như tài sản cố định, giá thành, lương theo nhu cầu riêng của từng đơn vị

Nói chung với các phiên bản mới nhất của mình, các phần mềm kế toán Việt Nam nói trên đều đã bổ sung những nghiệp vụ về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các tổ chức doanh nghiệp trong việc áp dụng loại thuế này vào đầu năm 1999

3.2.4 Quy trình kế toán máy

Trong hệ thống kế toán tự động, bằng việc sử dụng máy tính trong việc xử lý các nghiệp vụ kế toán, các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu - thường là bàn phím và được tổ chứclưu giữ trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng các tệp tin dữ liệu nghiệp vụ

được "chuyển sổ" vào các tệp sổ cái bởi chính chương trình máy tính Định

kỳ, các sổ cái sẽ được xử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính Đối với những tổ chức doanh nghiệp không lớn lắm, sổ cái và các báo cáo tài chính

được lên thẳng từ tệp dữ liệu nghiệp vụ mà không cần đến tệp sổ cái Về cơ bản có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ: Chế độ theo lô và chế dộ trực tiếp Trong chế độ xử lý theo lô, các nghiệp vụ tương tự nhau được "bó" vào một tệp dữ liệu nghiệp vụ - tương đương một sổ nhật ký trong kế toán thủ công Trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ này, chương trình máy tính sẽ thực hiện việc lên sổ cái, phục vụ cho việc lên báo cáo tài chính Ngược lại, trong chế độ xử lý trực tiếp, tất các dữ liệu nghiệp vụ được lưu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này, chương trình máy tính cho phép lên sổ cái và các báo cáo tài chính, in các bảng biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của người dùng, vì về bản chất thì tất cả các sổ sách kế toán đều cùng dựa trên các chứng từ gốc ban đầu

Ví dụ, nếu chọn hình thức nhật ký chung thì chương trình máy tính sẽ cho phép in ra sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản; hoặc nếu chọn hình thức chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản Như vậy, khác với chế

độ xử lý theo lô, chế độ xử lý trực tiếp không cần đến các sổ nhật ký, trước khi thực hiện quá trình chuyển sổ

Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động

3.2.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán

Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu được lưu giữ trong các tệp tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định

Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 phạm trù sau:

- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như danh mục tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hóa hay danh mục các chi phí, danh mục các vụ việc

- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/xuất kho

- Tệp báo cáo/ thông tin khái quát: Đó là những thông tin đã qua xử

lý, tồn tại ở dạng các báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch

kế hoạch và kiểm soát

Các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

Các chứng từ kế toán

Tệp số liệu chi tiết

Tệp số liệu tổng hợp tháng

Báo cáo tài chính

sổ sách kế toán

Liên báo cáo Tổng hợp số liệu cuối tháng Cập nhật chứng từ vào máy Lập chứng từ

Nh− vậy, trong khi các tệp danh mục từ điển đ−ợc thiết kế để quản lý các đối t−ợng nh− các tài khoản, khách hàng, vật t− hàng hóa, thì các tệp nghiệp vụ đ−ợc thiết kế để quản lý tất cả các nghiệp vụ giao dịch Giữa các tệp danh mục từ điển và cá tệp nghiệp vụ tồn tại những quan hệ chuẩn 1 - nhiều

Điều đó phản ánh quy tắc mỗi một bản ghi trong tệp danh mục từ điển

có thể liên quan đến một hoặc nhiều bản ghi trong tệp nghiệp vụ Ví dụ, tài

khoản "Tiền mặt VND" trong danh mục tài khoản đ−ợc nhận diện duy nhất

thông qua mã hiệu 1111, có thể xuất hiện trong rất nhiều các dòng chứng từ nh− phiếu thu, phiếu chi tiền, hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng thanh toán bằng tiền mặt Chính các quan hệ này đảm bảo một thiết kế chuẩn cho cơ sở dữ liệu kế toán

Thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin kế toán

Dan mục tài

Dan mục loại

Dan mục khoản

Tệp số liệu Tệp số liệu nghiệp vụ nghiệp vụ

Hệ thống danh mục từ điển kế toán

Hệ thống danh mục từ điển kế toán

Một công việc hết sức quan trọng và cần được tiến hành một cách thận trọng khi bắt đầu đưa chương trình kế toán vào sử dụng là xây dựng bộ các danh mục từ điển phù hợp, nhằm quản lý toàn diện các hoạt động của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên, các danh mục từ điển sẽ thường xuyên được mở rộng trong quá trình họat động nghiệp vụ

Một danh mục từ điển là một tệp dữ liệu dùng để quản lý một cách có

tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng

đó Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý như một khách hàng, một tài khoản kế toán hay một vụ việc

và được xác định duy nhất thông tqua mã của nó Trong một danh mục từ

điển, không có hai danh điểm nào có cùng mã Việc kiểm tra tránh mã trùng

được thực hiện bởi chính chương trình kế toán Các mã đăng ký trong các danh mục từ điển được sử dụng thường xuyên khi cập nhật và xử lý số liệu, nên việc xây dựng các bộ mãy tiện lợi cho việc cập nhật và khai thác số liệu là rất cần thiết Ngoài mã, các đối tượng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính liên quan khác Nhờ có mối quan hệ giữa các tệp danh mục từ điển với các tệp dữ liệu nghiệp vụ mà mỗi khi nhập mã của một đối tượng có trong danh mục từ điển thì một phần hay toàn bộ dữ liệu liên quan đến đối tượng đó

có thể được chương trình kế toán tự động hiển thị

Ví dụ:

Nếu điền 632 vào mục "Số hiệu tài khoản" thì ngay lập tức chương trình

sẽ tự động hiển thị thông tin "Giá vốn" ngay bên cạnh

Để đảm bảo nguyên tắc toàn vẹn tham chiếu, các đối tượng cần được cập nhật vào danh mục từ điển liên quan, trước khi được sử dụng trong các tệp nghiệp vụ

Ví dụ:

Khi nhập một hóa đơn bán hàng với mục "Mã khách hàng", nếu điền

vào một mã khách hàng không có trong danh mục khách hàng thì máy sẽ

khước từ và tự động hiện ra danh mục khách hàng hiện có, theo đó người dùng chỉ được phép chọn một trong số những mã khách hàng đã có hoặc phải bổ sung thêm mã khách vào danh mục khách hàng

Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục từ điển khác nhau Sau đây là các danh mục từ điển cơ bản, thường được sử dụng trong hệ thống kế toán của các tổ chức kinh tế

a Danh mục tài khoản

Danh mục tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán Hầu hết mọi thông tin kế toán đều

được phản ánh trên tài khoản Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần tuân theo hệ thống tài khoản chuẩn do bộ tài chính quy định, tuy nhiên để phản ánh

được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tổ chức, cần phải mở thêm các tiểu khoản, trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn Mỗi tài khoản được xác định duy nhất thông qua mã của nó và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau:

- Tên tài khoản: nội dung kinh tế tài khoản thể hiện

- Mã ngoại tệ: loại tiền tệ mà tài khoản theo dõi thêm ngoài loại tiền sử

dụng để hạch toán

- Loại tài khoản: tài khoản được phân làm hai loại- tổng hợp và chi tiết

(Chỉ cập nhật số dư và phát sinh cho các tài khoản chi tiết)

- Tài khoản mẹ: số hiệu tài khoản, mà tài khoản liên quan là tiểu khoản

trực tiếp của nó

- Bậc của tài khoản: là một số tự nhiên phản ánh bậc của tài khoản Tài

khoản càng chi tiết bậc càng cao Bậc của tài khoản hiện thời bằng bậc của tài khoản mẹ cộng 1, nếu bậc của tài khoản mẹ là trống thì bậc của tài khoản bằng 1

- Tài khoản theo dõi công nợ: một tài khoản có thể là công nợ hoặc

không phải là công nợ Nếu là tài khoản công nợ, trương trình kế toán cho phép theo dõi chi tiết đến từng công nợ (131, 331, 141, 1388, 3388)

- Tài khoản sổ cái: một tài khoản có thể là tài khoản sổ cái hoặc không

phải là tài khoản sổ cái Tài khoản sổ cái là tài khoản được sử dụngkhi lên báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh Tính chất nàycủa tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in

ấn một số bảng tổng hợp, chương trình kế toán sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái

- Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán

- Không sử dụng một mã cho hai khách hàng khác nhau

- Không được đưa một mã là thành phần của một mã khác vào sử dụng

- Nên mã hóa sao cho tất cả các mã khách hàng đều có độ dài giống nhau Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như tên khách hàng, loại khách, địa chỉ, tài khoản(ngầm định) hay hạn thanh toán (số ngày tín dụng ngầm định khi mua/ bán với khách hàng)

c Danh mục sự việc

Danh mục sự việc được sử dụng để theo dõi các chi tiết và tổng hợp phát sinh liên quan đến các vụ việc Danh mục này chứa các hợp đồng mua bán, các công trình, các khế ước vay, các LC, các sản phẩm không thường xuyên hay các vụ việc như hội nghị, tiếp khách Thông qua mã các vụ việc, phần

mềm kế toán cho phép lập các bảng biểu, sổ sách về doanh số, chi phí, lãi lỗ, công nợ theo từng vụ việc, hợp đồng

Bên cạnh mã vụ việc, mỗi vụ việc được mô tả chi tiếit thêm bởi những thuộc tính khác như: tên vụ việc, tài khoản của vụ việc (trong trường hợp cần theo dõi số dư của vụ việc)

d Danh mục khoản mục

Danh mục khoản mục dùng để theo dõi các khoản mục trên các tài khoản chi phí và một số tài khoản khác: lý do tăng giảm nguồn vốn Mỗi khoản mục được nhận diện bằng một mã khoản mục và có một tên gọi là tên khoản mục

Ví dụ:

ZM01 - thuế sử dụng vốn ngân sách, ZM09 - văn phòng phẩm

e Danh mục ngoại tệ

Danh mục ngoại tệ được dùng để theo dõi các loại ngoại tệ và tỷ giá quy

đổi (trong ngày, tháng, quý hoặc năm) của các loại ngoại tệ ra đồng tiêng hạch toán Đó là những loại ngoại tệ mà tổ chức có sử dụng trong giao dịch để tính công nợ ngoại tệ với các đơn vị Mỗi ngoại tệ có một mã riêng và tỷ giá của chúng được theo dõi chi tiết đén từng ngày (tháng, quý hoặc năm)

f Danh mục kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm

Danh mục kho để theo dõi các kho vật tư hầng hóa và thành phẩm Mỗi kho có một mã riêng Tên kho và loại kho cũng được lưu giữ trong danh mục này Trong một kho có thể có cả vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, công cụ, dụng cụ

g Danh mục nhóm vật tư hàng hóa

Danh mục nhóm vật tư hàng hóa được dùng để theo dõi vật tư hàng hóa theo nhóm Việc quản lý vật tư hàng hóa theo nhóm cung cấp khả năng tổng hợp thông tin rất lớn (tổng hợp số lượng, doanh số, phát sinh tài khoản, lãi gộp theo nhóm)

Ví dụ:

Khi biết mã một nhóm hàng, có thể tiên hành lập báo cáo tổng hợp hàng nhập mua liên quan đến các mặt hàng của nhóm hàng đó Có thể áp dụng phương pháp phân nhóm kiểu mẹ - con cho danh mục này vì tính mềm dẻo của nó trong sử dụng

h Danh mục vật tư hàng hóa

Danh mục vật tư hàng hóa là một trong những danh mục hết sức quan trọng Nó được sử dụng khi nhập, xuất hàng hóa, nhập kho thành phẩm, xuaats bán thành phẩn, xuất vật tư cho sản xuất Mỗi vật tư, hàng hóa, thành phẩm sẽ mang một mã hiệu riêng Bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên vật tư hàng hóa, nhóm mà vật tư hàng hóa đó thuộc về, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, tài khoản hàng bán bị trả lại, đơn giá hạch toán của vật tư hàng hóa trong tháng, tháng của giá hạch toán, số lượng tồn kho tối thiểu, số lượng tồn kho tối đa, thuế suất GTGT và cách tính giá tồn kho

i Danh mục tài sản cố định

Dùng để quản lý các tìa sản cố định mà doanh nghiệp quản lý Mỗi tài sản cố định được mô tả thông qua số liệu tài sản, tên, ngày đưa vào sử dụng và các thông tin liên quan khác

j Danh mục các bộ phận

Danh mục các bộ phận dùng để quản lý các bộ phận của tổ chức doanh nghiệp, nhằm cung cấp khả năng in các bảng biểu, sổ sách cho riêng từng bộ phận Mỗi khi nhập chứng từ có liên quan đến một bộ phận, thì cần định danh

rõ bộ phận đó thông qua mã của nó, như đã khai báo trong danh mục bộ phận

k Danh mục tập hợp đối tượng chi phí

Danh mục này chỉ cần cho doanh nghiệp sản xuất để quản lý các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm Các đối tượng chi phí sản xuất là tên các sản phẩm của tổ chức doanh nghiệp Mỗi đối tượng chi phí cũng được đặc tả thông qua mã chi phí, loại chi phí, tên chi phí, đơn vị tính

như các loại vật liệu, sản phẩm, hàng hóa

l Danh mục các chứng từ

Danh mục các chứng từ dùng để quản lý các chứng từ gốc Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc và in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng

từ Một danh mục chứng từ được xây dựng hợp lý sẽ tối ưu hóa quá trình nhập liệu Nếu các chứng từ được phân loại đủ chi tiết thì có thể đạt rất nhiều tham biến ngầm định cho mỗi loại chứng từ đó nhằm giảm nhẹ công việc nhập liệu cho người tiêu dùng Ví dụ như khả năng bán định khoản của chương trình kế toán: Đối với phiếu thu tiền mặt VND, luôn ghi Nợ tài khoản 1111 Tuy nhiên các định khoản đặt sẵn ở các chứng từ chỉ là ngầm định, người tiêu dùng có thể đặt lại giá trị khác với ngầm định khi nhập liệu

Mỗi chứng từ có một mã hiệu riêng, có tên, tiêu đề, số liên in ra, tài khoản Nợ/tài khoản Có ngầm định khi vào một chứng từ mới, số ngày chứng

từ ghi sổ (số ngày dự định gộp các chứng từ phát sinh liên quan đến một loại chứng từ để lên một chứng từ ghi sổ)

3.2.6 Các báo cáo chính của hệ thống thông tin kế toán tự động hóa

toán tự động hóa

- Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt

động SXKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính

- Các báo cáo về thuế: Bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra, tờ khai thuế GTGT

- Sổ cái, sổ chi tiết , sổ tổng hợp chữ T của các tài khoản

- Các sổ sách theo hình thức kế toán (tùy theo sự lựa chọn của người

dùng): nhật ký chung, nhật ký chứng từ và chứng từ ghi sổ

- Các báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình bán hàng: lỗ lãi theo

từng mặt hàng, nhóm hàng, hình thức bán hàng, hợp đòng bán, bộ phận/ nhân viên bán hàng

- Các báo cáo tổng hợp, chi tiết về công nợ phải thu của từng khách

hàng, theo từng hóa đơn và thời hạn khách hàng phải thanh toán Phân tích doanh thu theo từng khách hàng hoặc cho các nhóm khách

- Các báo cáo tổng hợp và chi tiết về công nợ phải trả cho từng ngừi

bán, theo từng hóa đơn của người bán và thời hạn phải trảcho người bán Phân tích lượng hàng nhập mua, giá mua của từng nhà cung cấp hoặc nhóm các nhà cung cấp

- Các báo cáo về xuất nhập tồn theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng, ở

từng kho và tất cả các kho Phân tích hàng tồn kho cho những nhóm hàng khác nhau, phân tích hàng chậm luân chuyển, hàng tồn trên/ dưới mức quy định

- Báo cáo về tiêu hao nguyên vật liệu của từng loại vật tư, nhóm vật tư,

cho từng phân xưởng, công đoạn sản xuất, sản phẩm, công trình

- Các báo cáo về chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản

lý theo khoản mục, theo bộ phận

- Các báo cáo về giá thành sản phẩm, công trình: Các bảng phân bổ tập

hợp chi phí và tính giá thành

- Các báo cáo về TSCĐ: Bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tổng hợp về

TSCĐ theo nguyên giá, nguồn vốn, bộ phận sử dụng

4 Hệ thống thông tin tài chính sách lược

Tin học hóa hệ thống kế toán đã thay đổi cách nhìn của các nhà quản lý

đối với thông tin kế toán Một cơ sở dữ liệu lớn được thiết lập và lưu trữ trong máy tính, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phục vụ nhu cầu khi xuất thông tin của nhiều người dùng trong nhiều ứng dụng khác nhau Vì vậy nên các nhà quản lý có thể sử dụng các thông tin kế toán hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch mức sách lược Hẹ thống kế toán tự

động hóa cung cấp cho các nhà quản lý, các báo cáo tóm tắt quan trọng và khả năng so sánh dữ liệu kế toán một cách dễn dàng và nhanh chóng Đối với các nhà quản lý, hệ thống kế toán chỉ đơn thuần là hệ thống thông tin xử lý giao dịch, mà còn là một nguồn dữ liệu quan trọng, có khả năng hỗ trợ các nhà

quản lý trong quá trình ra các quyết định mức sách lược và lập kế hoạch chiến lược lâu dài

Các hệ thống thông tin tài chính sách lược hỗ trợ quá trình ra quyết định mức sách lược bằng cách cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo tổng hợp

định kỳ, các báo cáo đột xuất, các báo cáo đặc biệt và các thông tin khác nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm soát các lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm của họ và trong việc điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Như vậy, trong khi trọng tâm các hệ thống thông tin mức tác nghiệp là xử lý giao dịch thì các hệ thống thông tin mức sách lược lại tập trung vào vấn đề phân chia các nguồn lực

Có thể thiết kế rất nhiều hệ thống thông tin sách lược dựa trên máy tính

để hỗ trợ quá trình ra các quyết định tài chính, điển hình là các hệ thống thông

tin ngân sách, hệ thống quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản lý vốn đầu tư.

4.1 Các hệ thống thông tin ngân sách

Hệ thống thông tin ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thu/chi thực hiện và so sánh chúng với số thu/chi kế hoạch Nó cũng cho phép các nhà quản lý so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với ngân sách của các kỳ tài chính trước đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban với nhau Trên cơ sở so sánh dữ liệu tài chính, các nhà quản trị tài chính có thể xác định

được cách thức sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được các mục tiêu của họ

Hệ thống sổ cái chung trong các hệ thống kế toán tự động hóa thường cho phép cập nhật các số thu/chi vào các tài khoản liên quan Định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm) số thu/chi kế hoạch sẽ được so sánh với số thu/chi thực hiện trên từng tài khoản, làm cơ sở xây dựng các báo cáo như:

- Phân bổ ngân sách hiện tại theo khoản mục

- Biến động của ngân sách (chênh lệch giữa số thực hiện và số kế hoạch)

theo khoản mục

- Phân bổ ngân sách năm nay so với phân bổ năm trước

- Số thu/chi thực hiện năm nay so với số thu/chi thực hiện năm trước

- Số thu/chi hiện tại so với số thu/chi trung bình của các đơn vị hay bộ phận khác trong doanh nghiệp

Các báo cáo loại này có thể được lập cho một phòng ban, một bộ phận hay cho toàn doanh nghiệp Với báo cáo về biến động ngân sách do hệ thống

kế toán tài chính tự động hoa cung cấp, người ta có thể dùng một phần mềm

để vẽ biểu đồ mô tả một cách trực quan báo cáo đó

Những báo cáo ở mức sách lược như trên thường đưa đến những vấn đề liên quan đến quản trị Để giải quyết những vấn đề đó, các nhà quản trị thường tạo các truy vấn tin đối với cơ sở dữ liệu kế toán để tìm câu trả lời

Nhiều nhà quản lý cũng thấy ích lợi của người sử dụng các bảng tính

điện tử để phân tích ngân sách của một phòng ban Phần mềm bảng tính trợ giúp cho các nhà quản lý trong những câu hỏi dạng "what - if" về ngân sách, trên cơ sở đó có thể tạo ra nhiều tình huống phân bổ ngân sách khác nhau Mỗi khi sử dụng chương trình bảng tính điện tử, nhà quản lý có thể nhận

được các bảng in dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu hợp nhất và nhập lại các thông tin này vào bảng tính điện tử của mình Với những thiết bị phần cứng và phần mềm phù hợp, họ có thể thực hiện việc nhập hay gọi dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của máytính lớn trực tiếp vào chương trình bảng tính điện tử của máy vi tính 4.2 Các hệ thống quản lý vốn bằng tiền

Các chức năng quan trọng của quản lý tài chính bao gồm việc đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ vốn bằng tiền để trang trải các khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư hoặc vay vốn để thỏa mãn nhu cầu tiền vốn trong những kỳ không đủ dòng tiền

Các doanh nghiệp cần tiền vốn cho hay mục đích:

1) Vốn lưu động (cần cho các hoạt động hàng ngày)

2) Vốn để mua sắm tài sản cố định

Để có thể xác định xem lượng tiền vốn có đủ cho nhu cầu vốn lưu động

và nhu cầu mua sắm tài sản cố định hay không, cần lập dự báo nhu cầu về vốn cho kỳ liên quan

Dự báo về dòng tiền sẽ cho biết dự trù về các dòng tiền vào/ra trong mỗi tháng (thu: Thu tiền mặt, thu khác; chi: Chi tiền lương, thuế, quảng cáo, mua sắm TSCĐ ) Trên cơ sở đó sẽ xác định được tháng nào có tiền vốn nhàn rỗi có thể

đem đi đầu tư hoặc tháng nào khôngđủ tiền vốn để doanh nghiệp còn có kế hoạch đi vay để thỏa mãn nhu cầu về vốn lưu động và nhu cầu mua sắm TSCĐ Thông tin cung cấp bởi dự báo về dòng tiền vào/ra sẽ trợ giúp các nhà quản lỷ trong quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm và vay tiền

Nếu thông tin được lưu giữ trên bảng tính điện tử, các nhà quản lý có thể mô phỏng hàng loạt các tình huống kinh doanh có thể xảy ra, nhờ đó có thể ra các quyết định mang tính thông tin nhiều hơn về việc sử dụng vốn hay nhu cầu vốn cho các hạng mục ngắn hạn Nói tóm lại, các nhà quản lý có thể cân nhắc giữa nhiều phương án phân chia các nguồn lực khác nhau của một phòng ban, một bộ phận hay một đơn vị

4.3 Hệ thống dự toán vốn

Dự toán vốn bao gồm thông tin về dự toán mua sắm hay bán chuyển nhượng tài sản cố định trong năm tài chính Về cơ bản quá trình dự toán vốn gồm các bước sau:

• Đánh giá những cơ hội đầu tư tiềm năng

• Ước lượng những luồng tiền tương lai cho mỗi dự án

• Tính giá trị hiện tại của mỗi dự án

• Trên cơ sở so sánh mỗi giá trị hiện tại và chi phí đầu tư cho mỗi dự án

mà quyết định chấp nhận hay không chấp nhận dự án

Các dự án đầu tư được phân thành hai loại: Dự án độc lập (được lập ra

để thực hiện một loạt công việc khác nhau) và dự án loại trừ nhau (được lập ra

để thực hiện một công việc cụ thể) Giám đốc tài chính có thể thực hiện việc phân tích và so sánh, xếp hạng các dự án đầu tư nhằm đưa ra quyết định chấp nhận hay không chấp nhận bằng các công cụ đánh giá chủ yếu sau:

1) Thời gian thu hồi vốn - PP (Payback Period)

2) Giá trị hiện tại ròng - NPV (Net Present Value)

3) Tỷ suất hoàn vốn nội bộ - IRR (Internal Rate of Return)

4) Tỷ suất hoàn vốn nội bộ điều chỉnh - MIRR (Modified Internal Rate

of Return)

Thời gian thu h ồi vốn là độ dài thời gian dự tính (mấy tháng hay mấy năm) cần thiết để các luồng tiền ròng của dự án bù đắp được chi phí của nó, hay nói cách khác vốn của doanh nghiệp bị trói buộc vào mỗi dự án là bao nhiêu thời gian Thời gian thu hồi vốn càng ngắn thì mức độ rủi ro của dự án càng thấp và tính thanh khoản càng cao Trên cơ sở so sánh thời gian thu hồi vốn tính được và yêu cầu thời gian thu hồi vốn của doanh nghiệp mà quyết

định chấp nhận hay không chấp nhận dự án Trong trường hợp các dự án loại trừ nhau thì dự án nào có thời gian thu hồi vốn nhanh hơn sẽ được lựa chọn Giá trị hiện tại ròng của một dự án đầu tư là giá trị hiện tại của những dòng tiền ròng trong lai, được chiết khấu tại chi phí cận biên của vốn (bao gồm cả dòng tiền vào và dòng tiền ra)

Ví dụ: Hãy xét một dự án đầu tư với chi phí đầu tư ban đầu là 10.000.000

đồng Cho biết chi phí vốn là 10% và luồng tiền của dự án như sau:

Như vậy câu trả lời là chấp nhận dự án đó, vì giá trị hiện tại ròng của dự

án này > 0 Trong trường hợp các dự án loại trừ nhau thì dự án nào có giá trị hiện tại ròng cao hơn sẽ được lựa chọn

Tỷ suất hoàn vốn nội bộ của một dự án là tỷ lệ chiết khấu mà tại đó giá trị hiện tại của những luồng tiền tương lai cân bằng với chi phí đầu tư hay giá trị hiện tại ròng = 0

chi phí vốn của dự án thì có nghĩa là các khoản thu nhập từ dự án chỉ đủ để hoàn trả phần vốn gốc và lãi đầu tư vào dự án, trường hợp này cũng không chấp nhận dự án (xem đường thời gian cho phương pháp IRR ở hình vẽ trên)

Để tỷ suất hoàn vốn nội bộ của một dự án đầu tư sau 3 năm, người ta có thể sử dụng phần mềm bảng tính Excel thông qua việc sử dụng hàm tài chính IRR như sau:

IRR (-10.000.000, 3.000.000, 4.200.000, 6.800.000) = 16,34%

Tỷ suất hoàn vốn nội bộ biến đổi là tỷ lệ chiết khấu mà tại đó giá trị hiện tại của chi phí dự án tương đương với giá trị hiện tại của giá trị cuối cùng của nó, trong đó giá trị cuối cùng của dự án là tổng giá trị tương lai của những luồng tiền vào tại chi phí của vốn

- 10000000 3000000 4200000 6800000 Luồng tiền

IR=16,34

4620000 15050000 3630000 NPV = 0

về khả năng lợi nhuận của dự án

Với ví dụ đầu tư đã nêu, có thể sử dụng hàm MIRR của Excel để tính

được tỷ suất hoàn vốn nội bộ biến đổi của dự án như sau:

MIRR (- 10.000.000, 3.000.000, 4.200.000, 6.800.000, 10%, 10%) = 14,60%

Sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá trên giám đốc tài chính có thể ra các

quyết định mang tính thông tin trong việc sử dụng các tài sản mua sắm được cũng như trong việc xác định cách thức đầu tư tốt nhất cho việc mua sắm tài sản Các công cụ phần mềm như bảng tính điện tử và phần mềm phân tích tài chính hỗ trợ các nhà quản trị tài chính hoàn thiện các chức năng này một cách

nhanh chóng hoặc có thể tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi dạng "What - If"

bằng cách sử dụng phần mềm máy tính

4.4

4.4 Các hệ thống quản trị đầu tư Các hệ thống quản trị đầu tư Các hệ thống quản trị đầu tư

Theo dõi các khoản đầu tư của doanh nghiệp cho cổ phiếu, trái phếiu và các chứng khoán khác là một phần quan trọng của quản lý tiền vốn Quản lý tốt các khoản đầu tư là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình

Các hệ thống thông tin máy tính cung cấp các cách thức thống nhất để quản lý cổ phiếu và trái phiếu Chúng bao gồm việc sử dụng các cơ sở dữ liệu trực tuyến, cập nhật tức thời giá cổ phiếu và trái phiếu, thông tin về lịch sử của mỗi khoản đầu tư; sử dụng các công cụ phân tích đầu tư khác nhau, nhằm trợ giúp cho các nhà quản lý đầu tư trong quá trình ra quyết định

Nói tóm lại, các hệ thống thông tin mức sách lược đặt trọng tâm vào vấn

đề phân phối các nguồn lực của các quản trị viên tài chính Với các hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn, các hệ thống quản trị đầu tư và các hệ thống thông tin tài chính sách lược khác, khả năng kiểm soát của các nhà quản trị tài chính đối với các nguồn tài chính của một

bộ phận hay toàn tổ chức doanh nghiệp được tăng cường rất nhiều Chúng hỗ trợ đắc lực trong việc phân chia các nguồn lực tài chính nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề ra

5 Hệ thống thông tin tài chính chiến lược

Ngược lại với các thông tin tài chính tác nghiệp và sách lược, các hệ thống thông tin chiến lược lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm Các

hệ thống này liên quan đến việc đặt ramục tiêu và phưng hướng hoạt động cho doanh nghiệp

Các hệ thống thông tin tài chính chiến lược thường gồm nhiều loại dòng thông tin khác nhau:

- Thông tin nội bộ, phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp

- Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài, mô tả môi trường, hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

- Những dự báo về tương lai của doanh nghiệp trong môi trường đó Kết quả chủ yếu của lập kế hoạch tài chính chiến lược là các mục tiêu

và phương hướng tài chính của doanh nghiệp Kết quả thứ nhất bao gồm việc xác định các mục tiêu đầu tư và thu hồi đầu tư, kết quả thứ hai bao gồm việc quyết định tận dụng các cơ hội đầu tư mới hoặc kết hợp các nguồn vốn để đầu tư cho doanh nghiệp

Nguồn tin tự động hóa chủ yếu, phản ánh tình trạng hiện tại và tương lai của doanh nghiệp chính là cơ sở dữ liệu kế toán tài chính của doanh nghiệp

đó Một nguồn thông tin tự động hóa khác, phản ánh môi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp mà trong đó doạnh nghiệp tồn tại và hoạt động chính là các cơ sở dữ liệu trực tuyến với các thông tin kinh tế, xã hội, công nghệ và chính trị Nghệ thuật dự báo chính là việc vạch ra tương lai của doanh nghiệp bằng cách sử dụng hai phạm trù thông tin nêu trên

Mục đích chính yếu của việc ra quyết định chiến lược là sử dụng các dự báo dài hạn nhằm giảm rủi ro trong các quyết định chủ yếu của doanh nghiệp 5.1 Các hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Thực chất của phân tích tài chính doanh nghiệp là phân tích các báo cáo tài chính doanh nghiệp Những báo cáo như vậy có thể được cung cấp bởi HTTT kế toán dựa trên máy tính

Cùng với dữ liệu và các báo cáo, các công cụ và tỷ lệ này tạo nên hệ thống phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường khác nhau sự đúng đắn của