Xây dựng phần mềm quản lý phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ Hải phòng

Xây dựng chương trình quản lý hỗ trợ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” giúp cho hiệu quả công việc đạt tốc độ cao và quản lý hồ sơ một cách tiện lợi Đơn giản hoá và giảm thời gian công sức trong quá trình quản lý Nâng cao trình độ ứng dụng khoa học và công nghệ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Đề tài:

Xây dựng phần mềm quản lý phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại

Sở Khoa học và Công nghệ Hải phòng

Giáo viên hướng dẫn: TS Bùi Thanh Tùng

I Mục đích của đề tài

 Xây dựng chương trình quản lý hỗ trợ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết

quả theo cơ chế “một cửa” giúp cho hiệu quả công việc đạt tốc độ cao

và quản lý hồ sơ một cách tiện lợi

 Đơn giản hoá và giảm thời gian công sức trong quá trình quản lý

 Nâng cao trình độ ứng dụng khoa học và công nghệ

1 Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa”

1.1 Hỗ trợ gián tiếp:bao gồm

- Cấp phép sử dụng thiết bị X-Quang Y tế

- Đăng ký xác nhận hợp đồng chuyển giao công nghệ

- Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ

1.2 Hỗ trợ trực tiếp: bao gồm

- Hỗ trợ doanh nghiệp xác lập và bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp

- Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia chương trình sản xuất sạch hơn và tiết kiệm năng lượng

- Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến(ISO 9000-14000, HACCP, TQM, )

II Mô tả bài toán

Hợp lệ

Gửi lại kết quả

Kiểm tra

Chuyển hồ sơ cho các phòng, đơn vị liên quan

Không hợp lệ Hợp lệ

III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

Chọn lĩnh vực công việc

Nộp biểu mẫu, giấy tờ liên quan

Nộp đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ

Kiểm tra hồ sơ

Lưu vào sổ theo dõi

Chuyển tới phòng chức năng

Lập phiếu hẹn với các phòng chức năng

Tổ chức, công dân

Hồ sơ DL(tác nhân)

Giấy biên nhận Hồ sơ DLPhiếu hẹn ngày trả kết quả Hồ sơ DL

Tờ trình đề nghị hỗ trợ Hồ sơ DLQuyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ Hồ sơ DLHợp đồng hỗ trợ Hồ sơ DLLãnh đạo

hợp đồng

(tác nhân)

Hồ sơ DLPhòng chức năng (tác nhân)Phiếu hẹn với phòng chức năng Hồ sơ DLGiấy phép, quyết định Hồ sơ DL

giấy phép, hợp đồng, quyết định Hồ sơ DL

2 Biểu đồ ngữ cảnh

PHÒNG CHỨC NĂNG

yêu cầu thụ lý hồ sơ

Hồ sơ đã thụ lý

TỔ CHỨC,

CÔNG DÂN

O

HỆ THỒNG QUẢN LÝ

“MỘT CỬA”

Các biểu mẫu

Hồ sơ

3 Sơ đồ phân rã chức năng

Hệ thống quản lý một cửa

1.1.Cập nhật hồ sơ

1.2.Kiểm tra hồ sơ

1.3.Vào sổ theo dõi

4.1.Thống kê tình hình cấp phép,hỗ trợ

2.1.3.Tạo hợp đồng hỗ trợ

2.1.4.Trình lãnh đạo duyệt, ký2.2.Thụ lý gián tiếp2.2.1.Lập phiếu hẹn với các phòng ban2.2.2.Nhận kết quả

4 Các hồ sơ tài liệu sử dụng

 D8: Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ

 D9: Phiếu hẹn giữa bộ phận nhận kết quả,trả hồ sơ và các phòng ban liên quan

 D10: Giấy cấp phép,quyết định hay hợp đồng hỗ trợ

5 Ma trận thực thể chức năng

6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức O

Phiếu hẹn ngày trả kết quả D6

3.0

Trả kết quả

4.0 Thống kê, báo cáo

lý

hồ sơ

Lấy kết quả

Xin duyệt

Ký

Yêu cầu báo cáoCác báo cáoD15 Khách hàng

7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Tiếp nhận hồ sơ

TỔ CHỨC, CÔNG DÂN

1.4

Lập phiếu biên nhận

1.5

Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả

D1 Danh sách các lĩnh vực

D2 Danh sách các biểu mẫuD3 Đơn đề nghị cấp phép, hỗ trợ

D4 Sổ theo dõiD5 Phiếu biên nhận

D6 Phiếu hẹn ngày trả kết quả

D15 Khách hàngYêu cầu cấp phép, hỗ trợ

Phiếu biên nhận

Thụ lý hồ sơ

PHÒNG CHỨC NĂNG

BAN LÃNH ĐẠO

2.1

Thụ lý trực tiếp

2.2

Thụ lý gián tiếp

lý hồ sơ

Kết quả

D9 Phiếu hẹn với các phòng ban

Trả kết quả

TỔ CHỨC, CÔNG DÂN

3.1 Vào sổ theo dõi

3.2 Thu lệ phí

3.3 trả kết quả cho khách hàng

D4 Sổ theo dõi

D12 Hồ sơ

D10 Giấy phép, hợp đồngD13 Bảng lệ phí

Cấp giấy phép,hợp đồng

Thống kê báo cáo

Báo cáo

BAN LÃNH ĐẠO

4.1

Thống kê tình hình cấp giấy phép, hỗ trợ D4 Sổ theo dõi

D12 Hồ sơ

D14 Báo cáoyêu cầu báo cáo

8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2

2.1.2

Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ

2.1.3

Tạo hợp đồng hỗ trợ

Nhận kết quả

9 Xây dựng mô hình ER

Các kiểu thực thể

 LĨNH VỰC: Bao gồm các thuộc tính sau: mã lĩnh vực, tên lĩnh vực, chức

năng.Trong đó mã lĩnh vực là khoá chính.

 BIỂU MẪU- VĂN BẢN: Bao gồm các thuộc tính: mã biểu mẫu- văn bản,tên biểu

mẫu-văn bản, nội dung, ghi chú.Trong đó mã biểu mẫu-văn bản là khóa chính.

 LOẠI: Bao gồm các thuộc tính: mã loại, tên loại Trong đó mã loại là khoá chính

 KHÁCH HÀNG: Bao gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa

chỉ, điện thoại, tài khoản, email, fax Trong đó mã khách hàng là khoá chính.

 NHÂN VIÊN: Bao gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh,

giới tính,chức vụ, địa chỉ nhân viên Trong đó mã nhân viên là khoá chính.

 ĐƠN VỊ: Bao gồm các thuộc tính: mã đơn vị, tên đơn vị, chức năng,điện thoại

phòng Trong đó mã đơn vị là khoá chính.

 HỒ SƠ: Bao gồm các thuộc tính: mã hồ sơ, nội dung, ghi chú Trong đó mã hồ sơ

là khoá chính

Mô hình ER

n

Email

đại diện

tên lĩnh vực

Chức

năng

mã VB

tên

BM-VB

nội dung

nội dung HS

KHÁCH HÀNG

NHÂN VIÊN

ĐƠN VỊ

kiểm tra

n ộ

tài khoản

mã nhân viên

tên nhân viên ngày

sinh

giới tính

chức vụ

ngày hẹn trả ngày trả

mã đơn vị

tên đơn vị

chức năng

ngày nộp

C

ó

Có

Có

n

n

11

ngaynha n

kết quả

IV THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC

1 Xác định các mối quan hệ

LINHVUC ( maLV, tenLV, chucnang)

BIEUMAU(maVB, tenVB, noidungBM, ghichu,maLV, maloai, )

LOAI (maloai, tenloai)

HS_BM (maHS, maVB)

KHACH_HANG(maKH, tenKH, dcKH, dienthoaiKH, taikhoan, emailKH, Fax) HOSO (maHS, noidungHS, maNV, maKH, maLV, maloai, ngaynop, ngayhen,

ngaytra, ngaygiao, ngaynhan, ketqua, maDV)

NHANVIEN (maNV, tenNV, ngaysinh, gioi, chucvu, maDV)

DONVI (maDV, tenDV, chucnangDV)

QUANTRI(name, pass, quyen, ngaysinh, email, diachi, dienthoai)

HOSO_KH(maHS, maKH, ngaytra)

KIEMTRA(maHS, maNV, ngayhen)

HOSO_DV(maHS, maDV, ngaygiao, ngaynhan, ketqua)

2 Mô hình quan hệ

TRAKQ

maHSmaKHngaytra

LINHVUC

maLV

tenLVchucnang

KHACH_HANG

maKH

tenKHdiachiKHdienthoaitaikhoan

NHANVIEN

maNV

tenNVngaysinhgioitinhchucvụmaDV

DONVI

maDV

tenDVchucnangDV

HS_BM

maHSmaBM_VB

KIEMTRA

maHSmaNVngayhen

HOSO_DV

maHSmaDVngaygiaongaynhanketqua

NHANHS

maKHmaHSngaynop

3 Xây dựng chương trình

Lựa chọn lĩnh vực

Tiến hành cập nhật thông tin hồ sơ

In phiếu biên nhận

Xử lý hồ sơ: Hỗ trợ trực tiếp

Hỗ trợ gián tiếp

In phiếu hẹn với phòng chức năng

Tiến hành trả kết quả

Thống kê

Kết quả thống kê Thống kê theo

lĩnh vực

Tìm kiếm hồ sơ

Kết quả

Kết luận

Qua quá trình thực hiện đề tài, em đã phân tích hệ thống và đưa ra các quy trình cũng như cách thức làm việc và tổ chức dữ liệu Trong thời gian thực hiện đồ án em đã được trang

bị thêm nhiều kiến thức thực tế phong phú và bổ ích giúp cho kiến thức tiếp thu được trong nhà trường được gần gũi với thực

tế hơn

Em xin chân thành cảm ơn