Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng. Thực trạng và giải pháp

Trong tình hình nền kinh tế hiện nay, đất nước ta đang trong quá trình hội nhập và từng bước đi lên, việc quản lý các hoạt động đầu tư là một điều đáng quan tâm nhất là đối với các cơ quan nhà nước.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tình hình nền kinh tế hiện nay, đất nước ta đang trong quá trình hộinhập và từng bước đi lên, việc quản lý các hoạt động đầu tư là một điều đángquan tâm nhất là đối với các cơ quan nhà nước Đặc biệt khi nước ta đã gia nhậpWTO thì việc quản lý tốt các hoạt động đầu tư lại càng có vai trò quan trọng, nóđảm bảo cho các dự án được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng tốt và điều quantrọng là tiết kiệm được ngân sách của Nhà nước

Hải An là quận mới thành lập của thành phố Hải Phòng có tiềm năng

về đất đai để phát triển kinh tế xã hội, xây dựng các cơ sở hạ tầng, có nguồnnhân lực dồi dào, vị trí địa lý thuận lợi Trong bối cảnh hiện tại, việc pháttriển kinh tế quận sẽ có vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế của Thànhphố Hải Phòng trong tương lai UBND quận Hải An hàng năm cũng đầu tưmột khoản tiền ngân sách tương đối lớn cho hoạt động đầu tư Hoạt động đấuthầu tuy mới chỉ xuất hiện ở nước ta nhưng UBND quận Hải An đã luôn ýthức được đấu thầu có một vai trò quan trọng trong giai đoạn thực hiện đầu

tư, quyết định đến sự thành công của công cuộc đầu tư Vì vậy trong nhữngnăm qua, UBND quận đã tổ chức rất nhiều cuộc đấu thầu, chọn được nhà thầuphù hợp và tiết kiệm được nguồn ngân sách đang còn hạn chế của quận

Chính vì vai trò quan trọng và sự cần thiết của công tác đấu thầu tronghoạt động đầu tư và trong quá trình thực tập tại phòng Kế hoạch – tài chínhUBND quận Hải An em đã chọn tên chuyên đề thực tập của mình là:

“Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng Thực

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN HẢI AN –

Về hành chính, quận gồm 6 phường khi thành lập, chỉ có phường Cát

Bi (thuộc quận Ngô Quyền), vốn là phường yếu nhất của thành phố trước đây,còn 5 phường mới thực chất là 5 xã thuộc huyện An Hải (cũ) nay đượcchuyển thành phường thuộc quận Hải An

UBND quận Hải An cũng ra đời cùng khi thành lập quận với chứcnăng, nhiệm vụ là cơ quan quản lý nhà nước của quận

Hải An là quận nằm ở phía Đông Nam thành phố Hải Phòng, là đầu mối giaothông rất quan trọng của thành phố Phía bắc giáp huyện Thủy Nguyên, phíađông giáp huyện Cát Hải, phía nam giáp huyện Kiến Thụy, phía tây giáp quậnNgô Quyền Diện tích của quận 10.040,87 ha, dân số của quận gần 7 vạnngười trong đó 95% làm nông nghiệp Hải An phần nhiều nằm trong vành đai

đô thị được cấu trúc khu dân cư theo kiểu nông thôn Đặc điểm xã hội là vùngđang được đô thị hóa nên mật độ dân cư nhiều nơi rất cao, hoạt động kinh tế

đa dạng với nhiều ngành nghề như: sản xuất nông nghiệp, tiểu thủ côngnghiệp, buôn bán nhỏ và các hoạt động dịch vụ khác Nhìn chung thu nhậpbình quân đầu người còn thấp do tính chất lao động chủ yếu là lao động giảnđơn, người lao động thiếu việc làm hoặc việc làm không ổn định Cơ sở hạtầng phục vụ dân sinh còn nhiều bất cập so với nhu cầu sử dụng Nhất là các

công trình giao thông cấp nước, vệ sinh môi trường, chiếu sáng công cộng Ngay từ khi ra đời UBND quận Hải An đã ý thức được vai trò và tráchnhiệm nặng nề của mình nên đã có một cơ chế quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt,từng bước xây dựng một quận Hải An mới phát triển về kinh tế cũng như xãhội Hiện nay giá trị sản xuất trên địa bàn quận Hải An tăng với tốc độ rất cao19,35%/năm Ngành xây dựng tăng nhanh nhất (30,09%), tiếp đến là côngnghiệp (24,95%) rồi đến dịch vụ (14,16%) Tốc độ tăng GDP trên địa bànquận cũng cao 13,44%/năm Đó là những thành tích chung của cả một tập thểnhân dân quận dưới sự lãnh đạo hiệu quả của UBND quận UBND quận Hải

An đang từng bước hoàn thiện, xây dựng một bộ máy ngày càng vững mạnh,thực hiện đúng chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước đã đề ra

2 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hải An – Hải Phòng.

2.1 Sơ đồ tổ chức UBND quận Hải An – Hải Phòng.

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức UBND quận

Chủ tịch UBND

quận Hải An

Phó chủ tịch phụ trách nội chính

Phòng Tư pháp

Phòng TC-KH Phòng TN-MT

Thanh tra

Phó chủ tịch phụ trách kinh tế

Phó chủ tịch phụ trách văn xã

UBND quận Hải An làm việc theo chế độ thủ trưởng Chủ tịch UBNDquận là người đứng đầu UBND quận, chịu trách nhiệm trước UBND quận vàtrước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBNDquận Chủ tịch UBND quận căn cứ các quy định của pháp luật và phân côngcủa UBND quận xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơquan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó Chủ tịch UBND quận cótrách nhiệm báo cáo với UBND quận về tổ chức, hoạt động của cơ quanmình.

Phó chủ tịch UBND quận là người giúp chủ tịch UBND quận chỉ đạo một

số công tác và chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND quận về nhiệm vụ đượcphân công Khi chủ tịch UBND quận đi vắng, một phó chủ tịch được ủynhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan

Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm cho từchức, thực hiện chế độ chính sách đối với thủ trưởng và phó thủ trưởng cơquan chuyên môn do chủ tịch UBND quận quyết định theo quy định của phápluật

Nguyên tắc tổ chức năng này đảm bảo:

- Tính gọn, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nướctrên địa bàn cấp quận (huyện) và đảm bảo tính thống nhất quản lý ngành, lĩnhvực từ tỉnh đến cơ sở

- Tổ chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực công tác trên địa bàn cấp quận

- Phù hợp với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế - xã hộicủa quận và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước

- Thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thành lập cơ quan chuyên mônđược quy định tại các quy định của pháp luật

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy tổ chức của UBND quận Hải An – Hải Phòng.

2.2.1 Phòng tổ chức - Lao động thương binh và xã hội: tham mưu,

giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, lao độngthương binh và xã hội

2.2.2 Phòng Kế hoạch - tài chính: tham mưu giúp UBND quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt tài chính, kế hoạch, đầu tư và đăng

ký kinh doanh

2.2.3 Phòng giáo dục: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổthông dân tộc bán trú, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm kỹ thuậttổng hợp – hướng nghiệp cấp quận

2.2.4 Phòng Y tế: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y tế dựphòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phòngchữa bệnh cho con người, thẩm mỹ ảnh hưởng đến sức khỏe cho con người,

an toàn vệ sinh thực phẩm và trang thiết bị y tế

2.2.5 Phòng văn hóa thông tin thể thao: tham mưu giúp UBND quận

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hoa, thông tin, thể dục, thể thao,phát thanh, truyền hình

2.2.6 Phòng tài nguyên và môi trường: tham mưu, giúp UBND quận

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tàinguyên khoáng sản, môi trường

2.2.7 Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật,kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật thi hành

án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và các côngtác tư pháp khác.

2.2.8 Phòng quản lý đô thị: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng nhà ở và công sở,vật liệu xây dựng, giao thông, bưu chính, viễn thông

2.2.9 Phòng thanh tra: có trách nhiệm giúp UBND cùng cấp thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra hành chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBNDquận

2.2.10 Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận là cơ quan tham

mưu, tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân và UBND quận như sau:

- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trựcHội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồngnhân dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân quậngiao

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉđạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước, giúpChủ tịch UBND quận tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơquan chuyên môn cùng cấp, Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã để thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện, bảođảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân vàUBND cấp huyện, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác ngoại vụ, thiđua khen thưởng

- Ngoài ra, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận còn đảmnhiệm chức năng tham mưu, giúp UBND, Chủ tịch UBND quận về lĩnh vựctôn giáo, dân tộc

3 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Tài chính UBND quận Hải An – Hải Phòng.

3.1 Khái quát về phòng Kế hoạch - tài chính.

Phòng Kế hoạch - tài chính là cơ quan thuộc UBND quận Hải An, chịu

sự quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND quận và chịu sự chỉ đạo về chuyênmôn nghiệp vụ của Sở Tài chính – vật giá, Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phốHải Phòng

Phòng Kế hoạch - tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước quận ủy, HĐND, UBND quận về toàn

bộ công việc của phòng

- Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc đượcphân cồng phụ trách; được ủy quyền thay mặt trưởng phòng duy trì, điều hànhhoạt động của phòng khi trưởng phòng đi công tác vắng

- Cán bộ, viên chức của phòng Kế hoạch - tài chính chịu trách nhiệm trước cánhân trước trưởng phòng về thực hiện nhiệm vụ được phân công Trường hợpnghỉ làm việc trong ngày, nghỉ đột xuất phải liên lạc báo cáo lãnh đạo kịpthời

- Cán bộ, viên chức phòng Kế hoạch - tài chính luôn đoàn kết thống nhất,giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhau, cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ

- Phòng Kế hoạch - tài chính mỗi tháng họp một lần để đánh giá kết quả hoạtđộng trong tháng và giao ban công tác tháng sau Các bộ phận chủ động họpkhi thấy cần thiết để triển khai công việc

3.2 Chức năng của phòng Kế hoạch - tài chính.

Phòng Kế hoạch - tài chính là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND quận và sự chỉ đạo vềchuyên môn nghiệp vụ của Sở tài chính – vật giá và sở Kế hoạch đầu tư HảiPhòng Tham mưu cho UBND quận quản lý nhà nước về các lĩnh vực: quy

hoạch, kế hoạch – đầu tư, đăng ký kinh doanh, quản lý tài chính– vật giá, xổ

số kiến thiết trên địa bàn quận

3.3 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - tài chính.

a Công tác quy hoạch.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng quy hoạch pháttriển kinh tế - xã hội toàn quận, báo cáo UBND quận trước khi trình UBNDthành phố phê duyệt

- Phối hợp với các ngành chức năng trong việc xây dựng quy hoạch phát triểnngành trên địa bàn quận

- Tổ chức thực hiện quy hoạch sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

b Công tác quản lý đầu tư và xây dựng.

- Tổng hợp nhu cầu xây dựng cơ bản trên địa bàn quận, đề xuất bố trí vốn chocác dự án đầu tư, trình HĐND quận thông qua, báo cáo UBND thành phố vàcác Sở chuyên ngành phê duyệt

- Đối với các dự án do UBND thành phố giao cho UBND quận làm chủ đầutư: phòng Kế hoạch - tài chính thực hiện chức năng đầu mối trong việc thẩmđịnh dự án đầu tư, công tác xét thầu, hồ sơ quyết toán, báo cáo UBND quậntrước khi trình UBND thành phố phê duyệt

- Đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của UBND quận:+ Phòng chủ trì thẩm định các dự án đầu tư (hoặc báo cáo đầu tư) trìnhUBND quận quyết định

+ Tham mưu cho UBND quận trong việc xét thầu, hướng dẫn các chủ đầu tưtrong việc tổ chức đấu thầu (hoặc chỉ định thầu), thẩm định hồ sơ mời thầu, kếhoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, trình UBND quận quyết định

+ Chủ trì thẩm định quyết toán các công trình báo cáo UBND quận quyếtđịnh

+ Triển khai các văn bản quy định của Nhà nước, của địa phương về công tác

quản lý đầu tư và xây dựng trên địa bàn quận.

c Công tác tài chính, vật giá, đăng ký kinh doanh, xổ số kiến thiết.

- Tổ chức thực hiện kế hoạch thu, dự toán chi ngân sách theo Luật ngân sáchnhà nước

- Lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách báo cáo UBND quận, trìnhUBND thành phố và sở tài chính – vật giá

- Triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật ngân sách trênđịa bàn quận

* Công tác vật giá.

Thẩm định giá các loại hàng hoá theo phân cấp (với cấp quận đượcthẩm định những lô hàng hoặc hàng hóa đơn chiếc có giá trị dưới 50 triệuđồng) Thực hiện chức năng đầu mối thẩm định giá các loại hàng hóa có giátrị trên 50 triệu đồng, báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố,

sở tài chính – vật giá phê duyệt

* Công tác đăng ký kinh doanh.

Tham mưu cho UBND quận quản lý, tổ chức thực hiện việc cấp giấychứng nhận đăng ký kinh doanh đối với đơn vị kinh tế tập thể và hộ kinhdoanh cá thể trên địa bàn quận

* Công tác hoạt động xổ số kiến thiết.

Tham mưu cho UBND quận chỉ đạo phòng đại diện xổ số kiến thiết vềchủ trương, biện pháp thực hiện phát hành xổ số kiến thiết trên địa bàn, nhằmkhông ngừng tăng nguồn thu cho ngân sách, xây dựng các công trình phúc lợicông cộng trên địa bàn quận Phối hợp cùng các ngành chức năng tham giathực hiện các biện pháp chống tệ nạn số đề trên địa bàn quận.

3.4 Phân công nhiệm vụ của các cán bộ viên chức trong phòng.

a Trưởng phòng.

Phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành giải quyết toàn bộ các công việccủa phòng Chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kếtquả công tác trước HĐND, UBND và các cơ quan chuyên môn cấp trên vềtoàn bộ hoạt động của phòng

Trực tiếp phụ trách công tác quy hoạch, kế hoạch, đầu tư xây dựng cácchính sách và cơ chế quản lý tài chính, công tác tổ chức cán bộ của phòng

Ký toàn bộ các văn bản đề xuất với UBND quận về lĩnh vực chuyênmôn của phòng và các khoản chi ngân sách

b Phó trưởng phòng.

- Tham mưu giúp trưởng phòng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh

tế - xã hội của quận

- Phụ trách ngân sách UBND phường

- Phụ trách công tác đăng ký kinh doanh, được uỷ quyền ký đề xuất vớiUBND quận cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch hoạt động xổ số kiến thiết

- Phụ trách công tác xây dựng dự toán ngân sách chung của quận

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

c Kế toán chi 1.

- Thực hiện công tác giao dịch với kho bạc nhà nước quận, theo dõi các quỹtại kho bạc

- Trực tiếp quản lý và cấp hỗ trợ ngân sách cho các phường và các đơn vịngành dọc không hưởng lương tại quận.

- Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thu chi ngân sách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

d Kế toán chi 2.

- Có trách nhiệm tham mưu cho phòng xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế

xã hội của quận

- Quản lý và cấp phát ngân sách cho các đơn vị hưởng lương tại ngân sáchquận

- Tham gia hội động nghiệm thu, kiểm tra hồ sơ, theo dõi cấp phát vốn đầu tưxây dựng cơ bản các công trình do UBND quận quản lý

- Thẩm định giá các loại hàng hóa theo phân cấp (với cấp quận được thẩmđịnh các lô hàng hoặc hàng hóa đơn chiếc có giá trị dưới 50 triệu đồng)

- Tham mưu cho phòng thực hiện chức năng đầu mối thẩm định giá các loạihàng hóa có giá trị trên 50 triệu đồng, báo cáo UBND quận trước khi trìnhUBND thành phố, sở Tài chính – vật giá phê duyệt

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

e Kế toán thu.

- Viết giấy nộp tiền vào kho bạc nhà nước quận cho các đơn vị

- Giao dịch với kho bạc về các nguồn thu ngân sách

- Tổng hợp báo cáo nguồn thu ngân sách theo định kỳ và đột xuất

- Làm công tác quản lý quỹ tiền mặt của phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

f Theo dõi, quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản.

- Đối với các dự án do UBND thành phố giao UBND quận làm chủ đầu tư.Tham mưu cho phòng thực hiện chức năng đầu mối thẩm định dự án đầu tư,công tác xét duyệt thầu, hồ sơ quyết toán báo cáo UBND quận trước khi trình

UBND thành phố phê duyệt.

- Đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của UBDN quận:+ Tham mưu cho phòng trong việc thẩm định dự án đầu tư, báo cáo UBNDquận phê duyệt

+ Tham mưu cho phòng trong việc xét thầu, hướng dẫn các chủ đầu tư tổchức đấu thầu (hoặc chỉ định thầu đối với các gói thầu được chỉ định thầu),thẩm định hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, trình UBNDquận quyết định

+ Thẩm định giá trị quyết toán các công trình, báo cáo lãnh đạo phòng trìnhUBND quận phê duyệt

+ Làm nhiệm vụ kế toán phòng Kế hoạch - tài chính

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

g Quản lý ngân sách phường.

- Hướng dẫn, quản lý thu, chi ngân sách phường

- Kiểm tra trình tự thủ tục xây dựng cơ bản, tham gia nghiệm thu các côngtrình đầu tư tại phường được phân công phụ trách

- Lập tờ trình chi trợ cấp ngân sách, chi đầu tư phát triển báo cáo lãnh đạophòng

- Kiểm tra, đôn đốc tiến độ thu xổ số và các nguồn thu khác tại các nguồn thukhác tại các phường được phân công phụ trách

- Tham gia hội đồng kiểm kê, đền bù thuộc địa bàn phường được phân côngphụ trách

- Tham gia hội đồng kiểm kê, đền bù thuộc địa bàn phường được phâncông phụ trách

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI UBND QUẬN HẢI AN – HẢI PHÒNG

1 Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng.

Trong phạm vi một nền kinh tế, để thực hiện hoạt động mua sắm (hànghoá, dịch vụ hay công trình) thì người mua có thể tiến hành theo hai cáchkhác nhau đó là người mua tự do trao đổi với người bán về nhu cầu mua sắm

và cách thứ hai là người mua tiến hành lựa chọn người bán theo một trình tựnhất định Cách mua sắm thứ hai này người ta gọi là đấu thầu Khoản tiềndùng cho các hoạt động mua sắm (hay nói chung là đầu tư) được huy động từhai nguồn, đó là nguồn tiền của tư nhân và nguồn tiền do nhà nước quản lý.Việc sử dụng khoản tiền từ nguồn thứ hai bắt buộc phải tuân thủ theo nhữngquy định về mua sắm do Nhà nước đề ra nhằm đảm bảo mang lại hiệu quảcao

Như vậy đấu thầu có thể được hiểu là một cách thức mua sắm (hànghóa, công trình hoặc dịch vụ) mà trong đó người mua và người bán phải tuânthủ theo các quy định do người quản lý nguồn vốn sử dụng cho việc mua sắmnày đề ra Đấu thầu là bắt buộc đối với hoạt động mua sắm sử dụng vốn doNhà nước quản lý

UBND quận Hải An – Hải Phòng là một cơ quan nhà nước, nguồn vốnchủ yếu là vốn ngân sách Nhà nước chính vì thế mà các dự án của UBNDquận đều thực hiện đấu thầu đảm bảo tính công bằng và hiệu quả

1.1 Các quy định về hoạt động đấu thầu của UBND quận.

UBND quận Hải An khi tham gia công tác đấu thầu chỉ làm bên A tức làbên tổ chức đấu thầu các dự án của quận chứ không làm bên B (tham gia đấuthầu) Theo như cách hiểu trên thì hoạt động đấu thầu là một cách thức muasắm hàng hóa trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy

định do người quản lý nguồn vốn sử dụng cho việc mua sắm này đề ra Khitham gia công tác đấu thầu UBND quận Hải An cũng thực hiện đầy đủ cácquy định của cơ quan quản lý Nhà nước về đấu thầu:

- Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 của Quốc hội khóa 11, kỳ họp thứ 8 cóhiệu lực từ ngày 01/04/2006 và Nghị định số 111/2006/NĐ-CP ngày29/9/2006 của Chính Phủ về hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọnnhà thầu xây dựng

- Ngoài ra còn các Nghị định và văn bản hướng dẫn thực hiện quy chế đấuthầu và đầu tư xây dựng:

+ Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/09/1999

+ Văn bản số 2364/BKH/TĐ&GSĐT ngày 12/4/2005

+ Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/06/2003 của Chính Phủ

Ngay sau khi Luật đấu thầu và Nghị định 111 có hiệu lực, UBND quận Hải

An đã cử các cán bộ, chuyên viên chuyên làm công tác đầu tư và quản lý đấuthầu tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ đấu thầu đồng thời hướng dẫn,phổ biến đến các đơn vị chủ đầu tư để triển khai các dự án trên cơ sở hướngdẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.2 Đặc điểm của các dự án, các gói thầu mà UBND quận Hải An đã

và đang tham gia tổ chức đấu thầu.

Hải An là một quận mới thành lập nên nguồn vốn chủ yếu là nguồn Ngânsách Nhà nước và nguồn do dân đóng góp, các dự án của quận chủ yếu dànhcho đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng trợ giúp các chương trình chuyển dịch cơcấu sản xuất và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất Các dự

án mà UBND quận tổ chức đấu thầu mang những đặc điểm sau:

- Quy mô của các dự án, các gói thầu: Như đã phân tích ở trên các dự

án của UBND quận có tổng mức đầu tư tương đối lớn chủ yếu là các dự ánxây dựng đường, các trường học, các dự án Chương trình nuôi trồng thủy

sản…Các dự án được chia thành nhiều gói thầu nhỏ (tư vấn, xây lắp) theo tínhchất kỹ thuật hoặc theo trình tự thực hiện dự án, có quy mô hợp lý và bảo đảmtính đồng bộ của dự án Theo thống kê tình hình xây dựng cơ bản của UBNDquận từ năm 2003 đến nay, gói thầu có quy mô lớn nhất là gói thầu xây lắptên G3 thuộc dự án xây dựng tuyến đường liên phường Đông Hải – Đằng Hải– Nam Hải – Tràng Cát, giá gói thầu được duyệt là 31,814 tỷ đồng, gói thầu

có quy mô nhỏ nhất là công trình nhà lớp học – Tiểu học Tràng Cát với tổngmức đầu tư là 0,999 tỷ đồng

- Yêu cầu về thời gian và chất lượng các gói thầu: Do quy mô của cácgói thầu lớn, thành quả của các gói thầu có giá trị sử dụng lâu dài nhất là các

dự án xây dựng cơ sở hạ tầng nên yêu cầu về thời gian và chất lượng thựchiện các gói thầu càng cao và chặt chẽ Chính vì thế các nhà thầu tham giaphải đưa ra các biện pháp kỹ thuật, chất lượng tốt nhất và thời gian hoànthành dự án nhanh nhất để đáp ứng được yêu cầu của UBND quận

- Các dự án mà quận tổ chức đấu thầu mang ý nghĩa xã hội cao: UBNDquận Hải An là cơ quan nhà nước dưới sự chỉ đạo của UBND thành phố và sựgiúp đỡ của các ngành UBND quận đã tích cực triển khai các dự án đầu tư.Các dự án mà quận đầu tư chủ yếu là các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng phục

vụ cho các hoạt động xã hội của quận như dự án xây dựng trường học, xâydựng đường, dự án xây dựng khu trung tâm hành chính quận…Chính vì vậy

mà thành quả của các dự án này có giá trị sử dụng lâu dài, đem lại lợi ích lớncho người dân nhưng không có thể thu hồi vốn như các dự án kinh tế Để các

dự án được thực hiện tốt và mang lại hiệu quả cao, đóng góp cho sự phát triểncủa quận cũng như của Thành phố và của đất nước thì cần chuẩn bị về mọimặt, dự đoán trước tất cả các tình huống có thể xảy ra

1.3 Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng.

1.3.1 Quy trình tổ chức đấu thầu.

Sơ đồ 1.3: Quy trình tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An

UBND quận Hải An là một cơ quan nhà nước nên mọi hoạt động củaUBND quận đều được sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chức năng nhằmđảm bảo cho UBND quận hoạt động đúng pháp luật và nguồn vốn của Nhànước được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả cao Việc xây dựng một

Chuẩn bị đấu thầu

Tổ chức đấu thầu

Đánh giá xếp hạng nhà thầu

Thẩm định & phê duyệt KQĐT

Thương thảo và kýkết hợp đồngCông bố KQĐT

quy trình thực hiện đấu thầu theo đúng pháp luật và phù hợp với tình hìnhquận không chỉ đảm bảo cho nguồn vốn của Nhà nước được giám sát chặtchẽ mà còn giảm thiểu khả năng thất thoát, lãng phí Các bước trong quátrình tổ chức đấu thầu được quy định cụ thể trong Luật đấu thầu tuy nhiênmỗi cơ quan, tổ chức sẽ có những quy trình khác nhau Quy trình tổ chức đấuthầu ở UBND quận Hải An, được thực hiện đúng quy định của luật đấu thầuViệt Nam 2005 (có hiệu lực từ ngày 1/4/2006) Chúng ta có thể hình dungquy trình tổ chức đấu thầu của UBND quận như sau:

- Kế hoạch đấu thầu sẽ do phòng Kế hoạch – tài chính đảm nhiệm,sau đó chuyển lên UBND quận phê duyệt để cấp vốn thực hiện Phòng Kếhoạch- tài chính sẽ lập kế hoạch thực hiện gói thầu, danh sách nhà thầu thamgia chào thầu giá cạnh tranh hoặc đấu thầu hạn chế Kế hoạch đấu thầu củaUBND quận được lập ra nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đầu tư đúngtiến độ kế hoạch và đảm bảo hiệu quả việc sử dụng vốn Kế hoạch đấu thầucác dự án của UBND quận được lập theo Điều 6 Luật đấu thầu Việt Nam

2005 Thông thường để đáp ứng yêu cầu về chất lượng và thời gian, cũng như

sự đồng bộ của các hạng mục công trình, các dự án lớn thường được chiathành nhiều gói thầu nhỏ Kế hoạch đấu thầu của một dự án được lập ngay khitiến hành lập dự án đầu tư vì thế mà khi dự án đầu tư được phê duyệt thì kêhoạc đấu thầu cũng được phê duyệt Quy trình lập kế hoạch đấu thầu và nộidung kế hoạch đấu thầu bao gồm:

1- Tên gói thầu

2- Xác định giá gói thầu

3- Hình thức lựa chọn nhà thầu; phương thức đấu thầu

4- Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu

5- Hình thức hợp đồng cho từng gói thầu

6- Thời gian thực hiện hợp đồng

- Kế hoạch tổ chức đấu thầu gói thầu sau khi được lập lại đượcchuyển lên UBND quận phê duyệt lần nữa trước khi bắt tay vào thực hiện.

- Việc lập hồ sơ mời thầu (HSMT) được trưởng phòng Kế hoạch –tàichính quận xem xét và chuyển lên UBND quận phê duyệt

Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu Chính phủ quy định theo Khoản 2điều 32 Luật Đấu thầu, dựa vào nhu cầu của từng gói thầu HSMT baogồm các nội dung sau:

1- Thư mời thầu;

2- Mẫu đơn dự thầu;

3- Mẫu bảng danh mục số lượng và giá;

4- Các hướng dẫn cho nhà thầu;

5- Tiêu chuẩn kỹ thuật của gói thầu;

6- Tiêu chuẩn đánh giá HSDT;

7- Các điều kiện của hợp đồng;

8- Mẫu hợp đồng;

9- Mẫu bảo đảm dự thầu;

10- Mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng;

11- Mẫu bảo đảm bảo hành (nếu cần);

12- Các phụ lục

- Sau khi được UBND quận phê duyệt Hồ sơ mời thầu, phòng Kếhoạch – tài chính thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúngtheo đúng Khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu và phát hành hồ sơ mời thầu.Phòng Kế hoạch- tài chính tiếp nhận hồ sơ mời thầu, và quản lý theo chế độ

“mật”, các HSDT nộp sau thời điểm đóng thầu sẽ bị loại Phòng Kế hoạch –tài chính là nơi lưu trữ quản lý các HSDT của các nhà thầu, đảm bảo thông tinđựoc giữ bí mật cho đến thời điểm mở thầu Phòng phối hợp với tổ chuyêngia tiến hành mở thầu Tại UBND quận việc mở thầu phải được tiến hành

công khai, nghiêm túc theo quy định ngay sau thời điểm đóng thầu đối vớicác hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của HSMT Thông tin chính nêutrong HSDT của từng nhà thầu được công bố trong buổi mở thầu, được ghi lạitrong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đạidiện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự Mỗi nhà thầu được nhậnmột biên bản mở thầu (gồm: giá dự thầu, các giấy tờ và các thông tin khác) Công việc xét thầu là khâu quan trọng nhất của một gói thầu, tại UBNDquận công việc này do các chuyên gia đảm nhiệm Trình tự đánh giá HSMTgồm các bước sau:

B1: Đánh giá sơ bộ HSDT để loại bỏ các HSDT không hợp lệ, không

đảm bảo yêu cầu quan trọng của HSMT

B2: Đánh giá chi tiết về phương diện năng lực, kinh nghiệm Ở đây tiêu

chí đánh giá đối với nội dung này là: “Đạt/Không đạt”

B3: Đánh giá về mặt kỹ thuật để xác định xem HSDT có đáp ứng cơ bản

yêu cầu của HSMT hay không? Tiêu chí để đánh giá về phương diện kỹ thuậtcủa UBND quận là phương pháp tính điểm, thông thường số điểm tối thiểuđạt yêu cầu là 70 điểm; chỉ các HSDT đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật mớiđược xét tiếp về phương diện tài chính

B4: Đánh giá về phương diện tài chính.

Mục đích của bước này là tìm xem nhà thầu nào có giá đánh giá thấpnhất và có giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt sẽđược xếp thứ nhất

Nhà thầu được đề nghị trúng thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:+ Có HSDT hợp lệ

+ Đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm

+ Có đề xuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu theo tiêu chí

“Đạt”

+ Có giá đánh giá thấp nhất.

+ Có giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt

- Công tác trình duyệt kết quả đấu thầu tại UBND quận Hải An đượctiến hành theo đúng các trình tự và nội dung quy định tại các điều 39 và 40của Luật đấu thầu

- Kết quả đấu thầu được chuyển lên UBND quận phê duyệt, sau đóphòng Kế hoạch – tài chính sẽ thông báo cho nhà thầu trúng thầu được biết đểtiến hành thương thảo kí hợp đồng (Thông báo được gửi tới tất cả các nhàthầu, trong đó nêu rõ tên nhà thầu trúng thầu và tên các nhà thầu không trúngthầu, các nhà thầu không trúng thầu nhận lại bão lãnh dự thầu, đối với các nhàthầu trúng thầu thì kèm theo đề nghị thương thảo và ký kết hợp đồng.) Nếuthương thảo không đạt thì phòng sẽ báo cáo lại với chủ tịch UBND quận cóbiện pháp giải quyết hoặc tổ chức thương thảo lại Kết quả thương thảo là cơ

sở để 2 bên ký kết hợp đồng Công tác này được quy định rõ tại điều 42 LuậtĐấu thầu

1.3.2 Các hình thức đấu thầu.

1.3.2.1.Các hình thức đấu thầu hiện nay.

Hiện nay có 6 hình thức lựa chọn nhà thầu chủ yếu, việc các bên mờithầu áp dụng hình thức lựa chọn nào tùy thuộc vào đặc điểm của dự án đó Sốlượng các nhà thầu tham gia đấu thầu một gói thầu có thể rất nhiều hay chỉ làmột số lượng hạn chế trước hoặtc thậm chí chỉ có một nhà thầu Phụ thuộcvào số lượng nhà thầu tham gia trong điều kiện cụ thể của gói thầu mà bênmời thầu lựa chọn một trong 6 hình thức sau đây:

- Cạnh tranh rộng rãi (competitive bidding) – khi áp dụng hình thứcnày bên mời thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia Đây là hình tứclựa chọn nhà thầu có tính cạnh tranh cao nhất Hình thức này được lựa chọnđối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật không phức tạp, giá trị không lớn

và điều kiện thực hiện không có gì đặc biệt, nhiều nhà thầu có khả năng đápứng yêu cầu của gói thầu.

- Chào hành cạnh tranh (shopping) – đây là một dạng của hình thứccạnh tranh rộng rãi Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu cótính chất kỹ thuật đơn giản với giá trị nhỏ Bên mời thầu có thể tổ chức đấuthầu rất đơn giản để tiết kiệm thời gian và chi phí

- Cạnh tranh hạn chế (limited competitive bidding) – bên mời thầu chỉlựa chọn một số nhà thầu nhất định để tham gia dự thầu, những nhà thầu nàyđáp ứng một số yêu cầu của gói thầu như tính chất kỹ thuật, quy mô và điệnkiện thực hiện

- Chỉ định thầu (single bidder) – bên mời thầu lựa chọn một nhà thầu

để thực hiện gói thầu có những đặc điểm sau:

+ Phải đảm bảo tính bí mật của công việc (an ninh quốc gia)

+ Phải thực hiện công việc ngay (khắc phục sự cố)

+ Giá trị công việc nhỏ, yêu cầu kỹ thuật rất đơn giản

+ Công việc có tính thử nghiệm nên rủi ro cao

+ Quy định của nguồn vốn

- Mua sắm trực tiếp (direct contrating) – khi bên mời thầu muốn thựchiện một công việc có nội dung giống gói thầu đã được tiến hành đấu thầu vàhợp đồng thực hiện gói thầu này được ký vào thời điểm trước đó không quálâu (thường là 6 tháng)

- Tự thực hiện (force account) – áp dụng cho các loại hình đấu thầu,bên mời thầu có khả năng sử dụng nhân công và phương tiện làm việc củamình để thực hiện công việc khi:

+ Khối lượng công việc không xác định trước được

+ Công việc có giá trị nhỏ và có tính đặc thù nên không có nhà thầu quantâm

+ Công việc có tính gián đoạn.

+ Công việc có tính rủi ro cao

+ Phải khắc phục ngay sự cố

1.3.2.2 Các hình thức đấu thầu mà UBND quận sử dụng hiện nay.

Các hình thức đấu thầu mà UBND quận sử dụng hiện nay tùy thuộc vàogiá trị các gói thầu

- Đối với các gói thầu có giá trị < 1 tỷ đồng: theo điều 20 Luật đấuthầu thì hình thức đấu thầu là chỉ định thầu

- Đối với các gói thầu có giá trị lớn hơn thì hình thức đấu thầu làcạnh tranh hạn chế hoặc đấu thầu rộng rãi trong nước

Hình thức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi đảm bảo tính cạnh tranh và côngbằng trong việc lựa chọn nhà thầu, thực tế cũng cho thấy tỷ lệ tiết kiệm chiphí qua hình thức này là khá cao

1.3.3 Phương thức đấu thầu và hợp đồng sử dụng.

- Có 4 phương thức thực hiện đấu thầu nhưng ở Việt Nam cũng như UBNDquận Hải An sử dụng 3 phương thức sau:

+ Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thứcđấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xâylắp, gói thầu EPC Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và đềxuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu Việc mở thầu được tiếnhành một lần

+ Phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với đấu thầurộng rãi và đấu thầu hạn chế trong đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn Nhà thầunộp đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơmời thầu Việc mở thầu được tiến hành hai lần; trong đó đề xuất kỹ thuật sẽđược mở trước để đánh giá, đề xuất tài chính của tất cả các nhà thầu có đềxuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu được mở sau để đánh giá tổng

hợp Trường hợp gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao thì đề xuất về tài chính củanhà thầu đạt số điểm kỹ thuật cao nhất sẽ được mở để xem xét, thương thảo.

+ Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thứcđấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp,gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng và được thựchiện theo trình tự sau:

Trong giai đoạn một, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn một, các nhà thầunộp đề xuất kỹ thuật, phương án tài chính nhưng chưa có giá dự thầu, trên cơ

sở trao đổi với từng nhà thầu tham gia giai đoạn này sẽ xác định hồ sơ mờithầu giai đoạn hai;

Trong giai đoạn hai, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn hai, các nhà thầu đãtham gia giai đoạn một được mời nộp hồ sơ dự thầu giai đoạn hai bao gồm: đềxuất kỹ thuật và đề xuất tài chính trong đó có giá dự thầu, biện pháp bảo đảm

dự thầu

Tại UBND quận Hải An các dự án mà quận tổ chức đấu thầu đều là các

dự án có mức đầu tư vừa, nhỏ, chủ yếu là các dự án đầu tư xây dựng cơ bản

có kỹ thuật không quá phức tạp Theo điều 26 Luật đấu thầu đối với phươngthức đấu thầu thứ hai áp dụng cho đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, và vớiphương thức đấu thầu thứ ba thường áp dụng cho các gói thầu có giá trị lớn

và tính chất kỹ thuật phức tạp, chính vì lẽ đó mà UBND quận Hải An thường

áp dụng phương thức một túi hồ sơ là phù hợp nhất

- Đối với hợp đồng sử dụng thì UBND quận Hải An sử dụng tronghoạt động đấu thầu là loại hợp đồng trọn gói Hình thức trọn gói được ápdụng cho những phần công việc được xác định rõ ràng về số lượng, khốilượng Giá hợp đồng không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng(thường là thời gian thực hiện dưới 12 tháng) Các gói thầu mà UBND quận

tổ chức chủ yếu đều có kỹ thuật không quá phức tạp, thời gian thực hiệnnhanh, không chịu sự biến động về giá trong quá trình thực hiện hợp đồng,chính vì lý do đó mà loại hợp đồng trọn gói được UBND quận sử dụng chủyếu.

1.4 Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An.

Công tác tổ chức đấu thầu được tiến hành theo 3 bước: chuẩn bị đấuthầu, thực hiện đấu thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng Trong từng bước,đối với những trường hợp cụ thể của gói thầu lại có thể bao gồm nhiều côngviệc Cụ thể từng bước:

1.4.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị đấu thầu.

Chuẩn bị đấu thầu bao gồm các công việc mà bên mời thầu cần thiết phảithực hiện trước khi tổ chức đấu thầu chính thức Gồm: chuẩn bị nhân sự chođấu thầu, sơ tuyển nhà thầu đối với những gói thầu bắt buộc phải sơ tuyển,chuẩn bị danh sách ngắn đối với các gói thầu cạnh tranh hạn chế, chuẩn bịHSMT và tiêu chí đánh giá HSDT

+ Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu:

Nhân sự của bên mời thầu rất quan trọng, họ phải là những người rất

am hiểu về các quy định đấu thầu đồng thời phải có kiến thức chuyên môntrong lĩnh vực của gói thầu

Công tác đấu thầu của UBND quận do phòng Kế hoạch – tài chính thựchiện Sau khi Chủ tịch UBND quận ra quyết định phê duyệt dự án đầu tư và

kế hoạch đấu thầu của dự án, phòng Kế hoạch – tài chính sẽ lập danh sách cácchuyên gia xét thầu cho mỗi gói thầu hoặc cho cả dự án Các chuyên gia xétthầu bao giờ cũng là các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực đấuthầu và các cán bộ có liên quan thuộc Ban quản lý dự án Các chuyên gia cótrách nhiệm: chuẩn bị các tài liệu pháp lý và soạn thảo hồ sơ mời thầu; tiếpnhận và quản lý hồ sơ dự thầu; phân tích, đánh giá, so sánh và xếp hạng các

hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã nêu trong HSMT, có trách nhiệm bảo mậtcác thông tin, không được cộng tác với bất cứ nhà thầu dưới bất cứ hình thứcnào

+ Sơ tuyển nhà thầu

Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc có yêu cầu tính chất kỹthuật phức tạp, bên mời thầu tiến hành sơ tuyển nhà thầu để lựa chọn nhữngnhà thầu có năng lực phù hợp để tham gia đấu thầu chính thức Trình tự thựchiện sơ tuyển bao gồm lập hồ sơ mời sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự

sơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển;thông báo kết quả sơ tuyển Hồ sơ mời sơ tuyển nội dung thống nhất do ChínhPhủ quy định bao gồm tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính vàkinh nghiệm Thực tế tại UBND quận Hải An có rất ít các gói thầu tiến hành

sơ tuyển nhà thầu

+ Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tiêu chí đánh giá hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu của Chính Phủ bao gồm các nội dung nhưđiều 32 của Luật đấu thầu

Yêu cầu về mặt kỹ thuật: Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, bao

gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đối với chuyên gia(điều khoản tham chiếu) Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, bao gồm yêucầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hóa được xác định thôngqua đặc tính, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn công nghệ, tiêu chuẩn sản xuất,thời gian bảo hành, yêu cầu về môi trường và các yêu cầu cần thiết khác Đốivới gói thầu xây lắp, bao gồm yêu cầu theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theobảng tiên lượng chỉ dẫn kỹ thuật và các yêu cầu cần thiết khác

Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại: bao gồm các chi phí để thực hiện

gói thầu, giá chào thầu và biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, phương thức

và điều kiện thanh toán, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điều khoảnnêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.

Hồ sơ mời thầu là một tài liệu rất quan trọng, nó có vai trò quyết địnhđến kết quả của quá trình đấu thầu Hồ sơ mời thầu có thể do Phòng Kế hoạch– tài chính phối hợp với các chuyên gia lập cũng có thể do UBND quận thuêcác tổ chức, cá nhân có đủ năng lực, trình độ chuyên môn về gói thầu, amhiểu về đấu thầu Các dự án và các gói thầu UBND quận tổ chức đấu thầu đều

là trong nước nên HSMT được lập bằng tiếng Việt theo mẫu quy định chungcủa Nhà nước

Trong hồ sơ mời thầu có phần tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu Đây làcăn cứ để bên mời thầu so sánh, đánh giá các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu.Tiêu chuẩn này gồm: kỹ thuật chất lượng, kinh nghiệm và năng lực của nhàthầu, tài chính và giá cả, tiến độ thi công Các tiêu chuẩn này đưa ra càng phùhợp với đặc điểm của từng gói thầu thì việc lựa chọn nhà thầu thích hợp sẽ dễdàng hơn

1.4.2 đoạn 2: Thực hiện đấu thầu.

Giai đoạn này được tính từ thời điểm thông báo mời thầu chính thức đếnkhi thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu Gồm những công việc: thông báomời thầu, nhận HSDT, mở thầu, đánh giá HSDT và thông báo kết quả lựachọn nhà thầu

Thông báo mời thầu: là việc bên mời thầu đăng tải các thông tin liên

quan đến vấn đề tổ chức đấu thầu cho một gói thầu cũng như nội dung kháiquát của gói thầu này trên các phương tiện thông tin phù hợp với hình thứclựa chọn nhà thầu được áp dụng Dựa trên thông báo mời thầu mà các nhàthầu sẽ đăng ký dự thầu và mua hồ sơ mời thầu

Trên cơ sở HSMT đã được thông qua, phòng Kế hoạch tài chính tiếnhành tổ chức phát hành HSMT Phòng sẽ đăng báo và gửi thông tin lên mạng,

hoặc gửi thư mời thầu trước khi bán hồ sơ mời thầu theo đúng Luật đấu thầu.HSMT được bán cho các nhà thầu trong thời gian quy định trong thông báomời thầu

Nhận HSDT: Đấu thầu giống như một cuộc thi nhằm tìm ra một nhà

thầu tốt nhất đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu, thì HSDT giống như bàithi của các nhà thầu đó sau khi đã tìm hiểu HSMT do bên mời thầu đưa ra vàchuẩn bị theo các yêu cầu đó HSDT bao gồm đề xuất kỹ thuật và đề xuất tàichính của nhà thầu Cách thức nộp hồ sơ dự thầu của gói thầu phụ thuộc vàophương thức đấu thầu mà gói thầu áp dụng Việc nhận và bảo quản HSDTphải được bên mời thầu thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo tính chính xác

về số lượng tài liệu và bí mật về thông tin dự thầu trước khi mở thầu

Tại UBND quận Hải An mọi trường hợp liên quan đến việc kiểm tra,thuyết minh, đánh giá và so sánh các HSDT và các đề nghị giao hợp đồngkhông được tiết lộ cho các nhà thầu hay bất cứ người nào khác không liênquan chính thức đến quá trình này cho tới khi công bố kết quả đấu thầu Mọi

nỗ lực nào của nhà thầu nhằm gây ảnh hưởng tới việc xét thầu của bên mờithầu có thể dẫn tới việc loại bỏ HSDT của nhà thầu đó HSDT sau khi nộpcho bên mời thầu, bên mời thầu sẽ chịu trách nhiệm bảo mật theo quy định vềbảo mật hồ sơ Tất cả các hồ sơ dự thầu sẽ được niêm phong cùng một chỗ

Mở thầu: Mở thầu là việc bên mời thầu thông báo công khai các điều

kiện dự thầu của từng nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giácác hồ sơ dự thầu Bên mời thầu sẽ mở các hồ sơ dự thầu, kể cả các bổ sung

hồ sơ dự thầu với sự có mặt của các cơ quan liên quan, các thành viên trong tổchuyên gia xét thầu và của đại diện các nhà thầu Đại diện của nhà thầu cómặt ký tên vào biên bản mở thầu chứng minh sự tham gia của mình Theođiều 33 Luật đấu thầu thì việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sauthời điểm đóng thầu Bên mời thầu sẽ lập biên bản mở thầu bao gồm các

thông tin: tên gói thầu; ngày, giờ địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ các nhà thầutham dự mở thâu; giá dự thầu, bảo lãnh dự thầu và tiến độ thực hiện; cáckhoản giảm giá, các nội dung liên quan khác; đại diện các nhà thầu, bên mờithầu cùng ký vào biên bản mở thầu Sau lễ mở thầu các HSDT sẽ được niêmphong lại theo chế độ bảo mật và chuyển tới tổ chuyên gia xét thầu.

Đánh giá HSDT: là việc bên mời thầu xem xét các hồ sơ dự thầu trên

cơ sở các yêu cầu được đặt ra trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu Mụcđích của công việc này là nhằm đánh giá, xem xét, so sánh giữa các nhà thầuvới nhau để chọn lựa nhà thầu tốt nhất Phương thức đánh giá HSDT phụthuộc vào đặc điểm của từng gói thầu Đánh giá hồ sơ dự thầu gồm: đánh giá

sơ bộ và đánh giá chi tiết HSDT

Đánh giá sơ bộ để tìm ra các hồ sơ dự thầu hợp lệ và không hợp lệ Đây là

bảng đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu của UBND quận

Bảng 1.4: Bảng tổng hợp đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu.

1

HSDT2

HSDT3

HSDTn

I các điều kiện tiên quyết để loại bỏ HSDT

1 Nhà thầu có trong DS đăng ký

tham dự và mua HSDT

2 Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ

theo điều 7 Luật đấu thầu

3 Nhà thầu có bảo đảm dự

thầu(hợp lệ)

4 Nhà thầu có bản gốc HSDT

5 Đơn dự thầu

6 Hiệu lực của HSDT bảo đảm yêu

cầu theo quy định trong HSMT

7 HSDT có giá dự thầu ổn định,

chào thầu theo nhiều giá hoặc có

giá kèm điều kiện

8 Nhà thầu có tên trong 2 hoặc

nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là

nhà thầu

9 Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về

năng lực và kinh nghiệm

10 Hồ sơ dự thầu nộp đúng địa điểm

và thời hạn quy định trong HSDT

II Kiểm tra tính hợp lệ của HSDT và xem xét đáp ứng cơ bản của HSDT

1 Giấy đký kinh doanh

2 Số lượng bản chính, bản chụp của

HSDT

3 Đơn dự thầu được điền đầy đủ

chữ ký hợp lệ của nhà thầu

4 Sự hợp lệ của bảo đảm dự thầu

5 Biểu giá chào, biểu phân tích một

(Nguồn: Phòng Kế hoạch – tài chính)

Sau bước kiểm tra sơ bộ này bên mời thầu sẽ xác định được nhà thầunào được đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật và tài chính, thương mại

Đánh giá chi tiết: Các nhà thầu được chọn sau bước đánh giá sơ bộ, ở bước

này bên mời thầu sẽ đánh giá chi tiết về các phương diện kỹ thuật, tài chính

và thương mại để xác định giá đánh giá của các nhà thầu

Đề xuất kỹ thuật là bản mô tả năng lực kỹ thuật của nhà thầu và biệnpháp kỹ thuật cụ thể để thực hiện gói thầu Đối với nhà thầu xây lắp, ngoàikinh nghiệm chuyên môn của đội ngũ nhân sự thì năng lực kỹ thuật còn được

thể hiện thông qua số lượng và chất lượng các loại máy móc, thiết bị thi côngxây dựng Để đánh giá biện pháp kỹ thuật thực hiện gói thầu của các nhà thầuUBND quận Hải An trong thực tế đã sử dụng các tiêu chí đánh giá được nêutrong HSMT bằng cách cho điểm hoặc dùng cách trả lời đạt/không đạt Cácgói thầu xây lắp khác nhau về quy mô và về yêu cầu kỹ thuật được đánh giátheo những tiêu chí khác nhau như: tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹthuật, biện pháp tổ chức thi công và biện pháp đảm bảo kỹ thuật; mức độ đápứng về các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng vật tư; mức độ đáp ứng về thiết bị thicông; các biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữacháy… Sau khi đánh giá đề xuất kỹ thuật bên mời thầu bỏ những đề xuất kỹthuật không đáp ứng yêu cầu và tiến hành xem xét đề xuất tài chính củanhững HSDT còn lại Điểm đánh giá là điểm trung bình cộng các điểm củacác chuyên gia trong tổ chuyên gia xét thầu đánh giá Mỗi chuyên gia có mộtnhận xét, đánh giá riêng đối với từng nhà thầu với từng tiêu chí xếp loại trướckhi cho điểm Thường thì nhà thầu có điểm kỹ thuật từ 70 điểm trở lên sẽđược chọn vào danh sách đánh giá tài chính thương mại

Đánh giá về mặt tài chính – thương mại Trong đấu thầu thì giá chào

thầu của các nhà thầu không phải là cơ sở duy nhất để lựa chọn nhà thầu vìgiá chào thầu có thể được các nhà thầu xây dựng theo những điều kiện thựchiện khác nhau Vì vậy để đánh giá được chính xác đề xuất về giá của các nhàthầu, bên mời thầu cần xây dựng lại giá chào thầu trên cơ sở các điều kiệnthực hiện gói thầu như nhau hay còn gọi là mặt bằng so sánh chung Giá chàothầu được bên mời thầu xác định lại trên cơ sở mặt bằng đánh giá chung gọi

là giá đánh giá (evaluated price) Giá đánh giá dùng để so sánh các HSDT vàlựa chọn nhà thầu

Giá đánh giá được xác định theo trình tự sau:

- Sửa lỗi số học: đây là việc sửa chữa những sai sót gồm cả lỗi số học,lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị Nhà thầu nào không chấp nhận sửa lỗi thìHSDT sẽ bị loại bỏ Nếu tổng giá trị tuyệt đối của các lỗi số học vượt quá10% giá dự thầu thì HSDT sẽ bị loại bỏ.

- Hiệu chỉnh các sai lệch: các chuyên gia sẽ xem xét và điều chỉnh cácnội dung thừa hoặc thiếu so với yêu cầu của HSMT Phần chào thầu thừa sẽđược trừ đi và phần chào thiếu sẽ được cộng thêm vào Nếu là sai lệch giữaviết bằng số và viết bằng chữ thì phần viết bằng chữ sẽ được công nhận Hiệuchỉnh các sai giữa HST và HSMT, HSDT có sự sai lệch vượt quá 10% so vớigiá chào thầu sẽ bị loại

- Đưa về cùng một mặt bằng so sánh: mặt bằng so sánh chung bao gồmcác yếu tố như đồng tiền chung, tiến độ, kỹ thuật nhằm đảm bảo tính côngbằng giữa các nhà thầu

- Xác định giá đánh giá của các nhà thầu: giá đánh giá là giá chào thầucủa các nhà thầu được bên mời thầu xác định lại trên cơ sở mặt bằng đánh giáchung Nhà thầu có HSDT với giá đánh giá thấp nhất sẽ được đánh giá tốtnhất và được lựa chọn để hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Sau khi đánh giá các HSDT tổ chuyên gia sẽ thống nhất nhà thầu nàotrúng thầu Phòng Kế hoạch – tài chính sẽ lập tờ trình gửi chủ tịch UBNDquận phê duyệt kết quả đấu thầu Sau khi được phê duyệt kết quả đấu thầu sẽđược thông báo đến các nhà thầu và các bên liên quan

1.4.3 Giai đoạn 3: Ký kết và thực hiện hợp đồng.

Phòng Kế hoạch – tài chính sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng với nhàthầu Mẫu hợp đồng được điền đầy đủ các thông tin cụ thể của gói thầu

2.Ví dụ về hoạt động đấu thầu của UBND quận Hải An

Hoạt động đấu thầu trong dự án: “San lấp mặt bằng giao đất cho dân làm nhà ở khu 1A Phường Đằng Lâm, quận Hải An – Hải Phòng.”