Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Đầu tư và phát triển phần mềm mạng Việt Nam

Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn biến đổi mạnh mẽ cả về quy mô lẫn cơ cấu, mở ra nhiều cơ hội cho các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài.

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn biến đổi mạnh mẽ cả về quy

mô lẫn cơ cấu, mở ra nhiều cơ hội cho các nhà đầu tư trong nước và nướcngoài Công ty TNHH Đầu Tư và Phát Triển Phần mềm Mạng Việt Nam đãtạo dựng được uy tín trong lĩnh vực Công Nghệ thông tin

Trước những cơ hội và thách thức mới, để có thể tồn tại và phát triển thìCông ty cần phải có những giải pháp thiết thực mang lại hiệu quả cao mà mộtphần quan trọng là hoàn thiện công tác kế toán nói chung và các phần hành kếtoán nói riêng trên nhiều phương diện từ hệ thống chứng từ, tài khoản đến sổsách kế toán và các báo cáo tài chính

Trong 5 tuần đầu thực tập tại Công ty Đầu Tư và phát triển phần mềmmạng Việt Nam, được sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn th.s Lê Kim Ngọc vàcác anh chị phòng Kế toán- tài chính đã cho em những hiểu biết khái quát vềCông ty để em hoàn thành bài báo cáo tổng hợp này

Bài báo cáo gồm có 3 phần :

Phần 1: Tổng quan Công ty Đầu Tư và Phát Triển Phần mềm mạng ViệtNam

Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Đầu tư và phát triển phầnmềm mạng Việt Nam

Phần 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty Đầu Tư và PhátTriển Phần Mềm Mạng Việt Nam

Em rất mong nhận được sự góp ý của cô giáo và các anh chị trong Công ty

để bài viết được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT

TRIỂN PHẦN MỀM MẠNG VIỆT NAM

1.1) Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Đầu tư và Phát Triển Phần mềm mạng Việt Nam.

Công ty đầu tư và phát triển phần mềm mạng Việt Nam được thành lậptheo quyết định số 0103009322 do Sở kế hoạch đầu tư cấp ngày 20 tháng 4năm 2005 với chức năng dịch vụ lắp ráp, cung cấp phần mềm máy tính vàthiết bị văn phòng, dựa trên sự hợp tác của những kỹ sư làm việc trong cácngành khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng như: Công nghệ thông tin, thiết

kế công nghiệp, … Công ty có một quá trình hình thành và phát triển vớinhiều thay đổi do sự biến động của tình hình kinh doanh cũng như xu thế củathị trường

Công ty Đầu tư và phát triển phần mềm mạng Việt Nam được thành lậpvới các thông tin chính sau:

Tên công ty: Công ty Đầu Tư Và phát triển phần mềm mạng Việt Nam.

Trụ sở : Số 51 Phương Mai- Đống Đa - Hà Nội

Tài khoản :102.010.000.1854587 tại Ngân hàng Công thương HoànKiếm

Trong những ngày đầu mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn

cơ sở vật chất khiêm tốn, vốn kinh doanh ít lại bị chiếm dụng, đội ngũ cán bộnghiệp vụ non trẻ, ít kinh nghiệm, thiếu về số lượng Công ty lúc này chủ yếucung cấp các thiết bị máy tính theo đơn đặt hàng của các khách hàng quen,cung cấp phần mềm máy tính và máy tính Là một doanh nghiệp nhỏ tự bươntrải trong cơ chế thị trường mạnh mẽ cùng những biến động khách quan vềgiá cả trong nước và quốc tế, tỉ giá ngoại tệ thay đổi, chính sách chế độ nhànước không ngừng tác động lớn đến quá trình kinh doanh của công ty, nhưngdưới sự chỉ đạo sát sao của Ban giám đốc công ty, sự phấn đấu nỗ lực không

ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên, công ty đã tồn tại và không ngừnglớn mạnh.

Khi đã có vị trí trên thị trường và có những bạn hàng kinh doanh quenthuộc, công ty đã chính thức nhận cung cấp máy tính ,phần mềm mày tính,thiết bị văn phòng theo các đơn đặt hàng của các dự án lớn Công ty dã có khảnăng cung cấp đủ nhu cầu của khách hàng lớn và cả những khách hàng nhỏ lẻ.Với sự đổi mới trong các hình thức kinh doanh của công ty như viêc giao dịchvới các khách hàng quen thuộc hoặc tìm kiếm các khách hàng mới đượcphòng kinh doanh thực hiện trên điện thoại và qua mạng lưới Internet rất cóhiệu quả Sự khai thác hiệu quả này đã tạo điều kiện cho sản phẩm của công

ty có thị trường tiêu thụ rộng lớn hơn không chỉ ở miền Bắc mà còn ở miềnNam, miền Trung và trên khắp cả nước, với các hợp đồng kinh tế bán buôn,đấu thầu các dự án của bạn hàng Vì thế đội ngũ nhân viên, phòng ban củacông ty cũng tăng thêm, hoạt động kinh doanh được mở rộng và doanh số củacông ty cũng nhờ thế mà tăng lên

1.2) Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

•Loại hình doanh nghiệp

Công ty đầu tư và phát triển phần mềm mạng Việt nam hoạt động theo

mô hình công ty TNHH có tư cách pháp nhân theo quy định pháp luật ViệtNam, hoạt động theo chế độ hạch toán kế toán độc lập, có tài khoản riêng tạingân hàng, có con dấu riêng để giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt độngcủa công ty, tự chủ về tình hình tài chính của mình Giám đốc là người đưa rachiến lược phát triển của công ty và điều hành chung mọi hoạt động bởi bộmáy quản lý phân cấp chức năng từ trên xuống Công ty hoạt động theonguyên tắc dân chủ công khai, thống nhất, tôn trọng pháp luật nhằm mục đíchphát triển kinh doanh, bảo toàn và tăng trưởng vốn góp của các thành viên,giải quyết việc làm và đời sống cho người lao động trong công ty, thực hiệnđầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định của pháp luật

•Nhiệm vụ kinh doanh

Là một công ty thương mại thuần tuý, chuyên cung cấp các loại máy vitính, linh kiện máy vi tính, thiết bị văn phòng, thiết bị kỹ thuật số, thiết kế,triển khai lắp đặt hệ thống mang và công nghệ thông tin Mặt hàng kinhdoanh của công ty chủ yếu bao gồm:

Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông như: Máy chủ, máy tính cá nhân,các linh kiện máy tính như loa, chíp, ram, USB, HDD, FDD, Mouse,keyboard, Mainboard, các thiết bị mạng Lan, Wan, giải pháp mạng khôngdây, màn hình,…

Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin họcvăn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, máy tínhvăn phòng, trong nhiều năm qua công ty là đại lý của các hãng máy tính nổitiếng trên thế giới như: IBM, HP, COMPAQ, TOSHIBA, SONY, ACER … làđại lý tiêu thụ các sản phẩm, thiết bị mạng của các nhà sản xuất thiết bị mạnglớn như: 3COM, HP, AMP, CISCO,… Ngoài ra công ty còn là bạn hàng củacác hãng máy tính nổi tiếng như: INTEL, SAMSUNG, LG, KINGTON…

•Hàng hoá của công ty chủ yếu là mua về nhập kho trước khi tham giavào quá trình lưu chuyển hàng hoá tiếp theo Vì vậy công tác bảo quản, lưutrữ hàng hoá tại kho cũng được công ty hết sức quan tâm Hiện nay hàng hoácủa công ty được lưu trữ ở nhiều kho khác nhau, mỗi kho đều có đủ sản phẩmkinh doanh để thuận lợi cho việc bốc dỡ, vận chuyển, tiêu thụ Việc quản lýhàng hoá tại các kho của công ty được thực hiện trên máy vi tính thông quaphần mềm kế toán ASIA Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá chotừng danh mục hàng hoá Việc mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho người

sử dụng có thể thuận tiện nhận diện, tìm kiếm, không gây nhầm lẫn giữa cácloại hàng hoá với nhau Hàng hoá tại công ty rất phong phú và đa dạng vì vậyviệc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hoá gợi nhớ.Qua nhiều thay đổi và thích ứng với tình hình của công ty và thị trường ,hiện nay nghành nghề kinh doanh chính của công ty là:

- Đăng kí tên miền

- Cho thuê máy chủ

- Thiết kế WEB kỹ thuật

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Hiện nay, Công ty đấu tư và phát triển phần mềm mạng Việt Nam cómột đội ngũ nhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được mọithách thức của thời đại công nghệ thông tin và yêu cầu của khách hàng ngàycàng nhiệt tình, chu đáo với cách phục vụ rất chuyên nghiệp Trong nhữngnăm xây dựng và phát triển vừa qua, nhiều bài học đã được đúc kết trongcông tác quản lý, điều hành, cũng như trong các hoạt động kinh doanh Đây làmột nỗ lực lớn của Ban giám đốc, cũng như của toàn thể đội ngũ chuyên gia

kỹ sư, cán bộ, nhân viên trong công ty

Để hoàn thiện tốt nhiệm vụ kinh doanh, công ty không ngừng hoàn thiện

và nâng cao bộ máy tổ chức quản lý của mình Để phù hợp với mô hình hoạtđộng, công ty đã lựa chọn mô hình quản lý tập trung theo cơ cấu trực tuyến -chức năng, cơ cấu gọn nhẹ đem lại hiệu qủa công việc cao nhất

-Mô Hình tổ chức quản lí của công ty

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Giám đốc: Là đại diện pháp nhân cho công ty trong các giao dịch với cácđối tác của công ty, giám đốc đứng đầu công ty có trách nhiệm quản lí, điềuhành tất cả các hoạt động thông qua trưỏng phòng các bộ phận

Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc trong công việc, thay thế giám đốc khigiám đốc đi vắng trong việc điều hành công ty

Phòng tổ chức: Chịu trách nhiệm về chuyên môn văn phòng, tổ chức cáccuộc giao dịch, đối nội, đối ngoại

Phòng kinh doanh: có trách nhiệm tiếp thị sản phẩm của công ty tới tayngười tiêu dùng

Phòng kế toán: Là cơ quan tham mưu cho giám đốc về tài chính, kế toán,đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúpgiám đốc nắm bắt tình hình tài chính cụ thể của công ty để đưa ra quyết địnhđúng đắn

Ban giám đốc

P Kinh doanh P Kỹ thuật P Kế toán

P Tổ chức

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN

PHẦN MỀM MẠNG VIỆT NAM.

2.1) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý, công tác kếtoán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Theo mô hình này,công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất

cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Toàn bộ công việc kế toánđược tập trung tại phòng kế toán của công ty Phòng kế toán phải thực hiệntoàn bộ công tác kế toán từ thu thập thông tin, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán vàlên báo cáo tài chính Tổ chức bộ máy kế toán

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Đầu Tư và Phát triển

phần mềm mạng Việt nam

Trưởng phòng kế toán: là người phụ trách chung các công việc kế toán, giúp

giám đốc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán và công tác tài

chớnh của cụng ty theo định kỡ đồng thời kế toỏn trưởng là người chịu trỏchnhiệm với nhà nước về cỏc quy định kế toỏn hiện hành.

Kế toỏn hàng tồn kho, TSCĐ: chịu trách nhiệm theo dõi biến động của hàng tồn

kho, TSCĐ Kế toán theo dõi hàng tồn kho về mặt giá trị và số lợng theo phơngpháp kê khai thờng xuyên Đối với TSCĐ theo dõi chi tiết các chỉ tiêu nguyêngiá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại cho từng TSCĐ

Kế toán lơng, BHXH: Có trách nhiệm tính lơng chính xác và phân bổ lơng,

BHXH cho nhân viên công ty

Kế toán thanh toán và thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ phải thu, phải

trả phát sinh chi tiết đến từng khách hàng và nhà cung cấp, giao dịch với ngânhàng về các khoản tiền vay, lãi tiền vay đồng thời kê khai thuế thu nhập doanhnghiệp, thuế thu nhập cá nhân… để quyết toán với cơ quan thuế

Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu chi tiền mặt theo phiéu thu, phiếu chi, giấy tạm

ứng, bảo quản quỹ tiền mặt của công ty, đối chiếu sổ quỹ với các sổ liên quan

nh sổ cái tiền mặt, nhật kí thu tiền, nhật kí chi tiền

2.2 Tỡnh hỡnh vận dụng chế độ kế toỏn của Cụng ty.

2.2.1: Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty

Chế độ kế toỏn hiờn nay cụng ty đang ỏp dụng là chế độ kế toỏn banhành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 Của Bộtrưởng Bộ Tài Chớnh đó được cập nhật, bổ sung theo những thay đổi của chế

độ và thiết kế cho phự hợp với đặc thự hoạt động của cụng ty

•Niờn độ kế toỏn của cụng ty trựng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm

•Cụng ty thực hiện tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ

•Phương phỏp kế toỏn tổng hợp hàng tồn kho là phương phỏp kờ khaithường xuyờn

•Phương phỏp kế toỏn chi tiết hàng tồn kho là phương phỏp thẻ songsong

•Phương phỏp xỏc định giỏ trị hàng hoỏ nhập, xuất kho: Giỏ nhập là giỏ

thực tế mua hàng và cỏc chi phớ trực tiếp đến việc mua hàng, giỏ xuất kho làgiỏ bỡnh quõn gia quyền.

•Phương phỏp tớnh khấu hao TSCĐ là phương phỏp khấu hao nhanh

•Sổ kế toỏn ỏp dụng theo hỡnh thức Nhật ký chung

2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toỏn

Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh bao gồm 5nhúm chỉ tiờu:

- Chỉ tiêu lao động tiền lơng

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toỏn tại cụng ty

Nhằm quản lý và thực hiện đỳng chế độ kế toỏn, căn cứ theo tỡnh hỡnhthực tế kinh doanh của cụng ty Cụng ty đó sử dụng hệ thống tài khoản theođỳng quyết định 15/2006/ QĐ- BTC ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của

Bộ Tài Chớnh với hệ thống tài khoản liờn quan đến lĩnh vực hoạt động kinhdoanh hàng hoỏ và dịch vụ của cụng ty

2.2.4 hệ thống sổ sách kế toán tại công ty

Công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung

để quản lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổ chức ghi sổ theo quy trình xử

lý của phần mềm kế toán ASIA

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

Quy trình xử lý sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung theo phần mềm kế toán Asia

Hiện tại sổ sách của công ty được lưu trữ ở hai dạng:

 Lưu trữ trên phần mềm máy tính

Chứng từ kế toán

Nhật ký chung

Máy tính( phần mềm Aisa)

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chínhBáo cáo quản trịBảng cân đối số phát

sinh

 In và đúng thành cỏc tập sổ kế toỏn

Trình tự ghi sổ Nhật Kí Chung:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã đợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ,

tr-ớc hết ghi nghiệp vụ vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên

sổ nhật kí chung để vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp Đơn vị có mở sổ, thẻhạch toán chi tiết thì đồng thời với chi nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh đ-

ợc ghi vào sổ, thẻ chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã đối chiếu đúng số liệu trên sổ cái, sổ chi tiết đợc dùng đểlập các báo cáo tài chính

2.2.5 Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn tại cụng ty

Cụng ty sử dụng hệ thống bỏo cỏo tài chớnh theo quyết định15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chớnh, bao gồm 4bỏo cỏo cơ bản là: Bảng cõn đối kế toỏn, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh, Bỏo cỏolưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh

- Bờn cạnh cỏc bỏo cỏo tài chớnh bắt buộc phải lập, cụng ty cũn xõy dựng

hệ thống bỏo cỏo quản trị để phục vụ cụng tỏc quản lý chung của cụng ty:Bỏo cỏo doanh thu, tổng hợp vật tư, bảng kờ bỏn hàng và cụng nợ, bảng kờmua hàng và cụng nợ, biờn bản đối chiếu cụng nợ,…

2.3 Đặc điểm một số phần hành chủ yếu của cụng ty

2.3.1 Cỏc phần hành chủ yếu của cụng ty

Phòng kế toán tài chính của công ty thực hiện công tác kế toán tơng ứngvới các phần hành kế toán và mỗi nhân viên của phòng sẽ đảm nhận một phầnhành cụ thể Các phần hành chủ yếu của công ty :

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Kế toán hàng vật t

- Kế toán TSCĐ

- Kế toán Chi phí, Giá thành

- Kế toán tiên lơng, BHXH

- Kế toán thanh toán và thuế

- Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả

Cuối mỗi kì kế toán dựa vào việc tổng hợp số liệu, chứng từ và sổ chi tiếtcủa các phần hành kế toán, kế toán tiến hành khoá sổ kế toán, tính ra các chỉtiêu trên các báo cáo tài chính cần lập

2.3.2 Đặc điểm một số phần hành kế toỏn chủ yếu

Tài khoản sử dụng: TK 111

Cỏc chứng từ và sổ sỏch sử dụng:

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Giấy đề nghị tạm ứng và cỏc chứng từ về chi phớ tạm ưng

- Giấy thanh toỏn tạm ứng

- Sổ nhật ký đặc biệt: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ Cỏi TK 111

Quy trình hạch toán tiền mặt:

Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tiền mặt

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hằng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, kế toán ghi vào Nhật kýchung và các Nhật ký thu tiền, chi tiền

Sổ quỹ tiền mặt được thủ quỹ lập, hàng ngày có sự đối chiếu giữa kế toán

Chứng từ kế toán ( Phiếu thu, chi TM)

Sổ chi tiêt

( sổ quỹ TM)

Nhật ký thu, chi TM

Nhật ký chung