Bài trình bày làm thế nào để xây dựng hệ thống giám sát theo kết quả

Định nghĩa về Giám sát + Đánh giá Đo lường tiến độ đang diễn ra so với kế hoạch Đo lường kết quả cuối cùng so với kế hoạch Nơi chúng ta bắt đầu Kết quả cuối cùng Tiến độ Giám sát Đánh

Làm thế nào để xây dựng hệ

thống giám sát theo kết quả

1 Khái niệm và thuật ngữ

2 Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

3 Làm thế nào để xây dựng hệ thống

giám sát theo kết quả cho CCHC

Bài trình bày cho các cán bộ chuyên trách về CCHC,

Việt Nam tháng 7 năm 2006

NG ười trình bày Klaus Kirchmann, VIE/01/024

Khái niêm cơ bản về:

Lập kế hoạch, giám sát và đánh giá

Chúng ta muốn đi tới đâu

Làm thế nào

để đến được đóGiám sát Đánh giá

1 Khái niệm và thuật ngữ

Phân tích tình huống Lập KH chiến lược Tầm nhìn

Định nghĩa về Giám sát + Đánh giá

Đo lường tiến độ đang

diễn ra so với kế hoạch

Đo lường kết quả cuối cùng so với kế hoạch

Nơi chúng ta

bắt đầu

Kết quả cuối cùng Tiến độ

Giám sát Đánh giá

1 Khái niệm và thuật ngữ

Mục đích của việc Giám sát + đánh giá

• Giúp lãnh đạo đưa ra

những quyết định về quản lý dựa trên những

số liệu và thực tế khoa học

• Trách nhiệm giải trình

• Giúp cơ quan tài trợ và những người phải nộp thuế biết chi tiêu công

đã mang lại kết quả gì

• Trách nhiệm giải trình

1 Khái niệm và thuật ngữ

Dữ liệu giám sát chỉ có ích khi nó được sử dụng cho các quyết định quản lý và thiết lập trách

nhiệm giải trình

“Dựa theo kết quả”có nghĩa là gì?

• Có 1 hiểu biết chung về kết quả

• Vậy, nó quan trọng như thế nào?

• Dường như từ trước đến nay chúng ta chưa giám sát theo kết quả?

• Lưu ý phân biệt giữa các cấp độ và loại kết quả khác nhau:

Kết quả đầu ra – kết quả cuối cùng – tác động

Hiệu lực - hiệu quả - Giá trị tương xứng với đồng tiền

1 Khái niệm và thuật ngữ

Các cấp độ của mục tiêu (lập kế hoạch) và kết quả (giám sát)

Thuật ngữ về

lập kế hoạch về giám sát Thuật ngữ

Mục tiêu Là khái niêm chung bao gồm các cấp độ sau Kết quả

1 Khái niệm và thuật ngữ

Đích(Tầm nhìn)

Mục tiêu lớn hơn mà chương

trình giúp đạt được Tác độngMục đích lợi ích có được từ chương trìnhTác động trực tiếp và những Kết quả cuối cùng

Kết quả cuối

cùng

Những sản phẩm do chương trình tạo ra với những phương

tiện sẵn có

Kết quả đầu

ra

K ết quả đầu ra

Định nghĩa Những gì bạn có thể sản xuất ra / đạt được với những phương

tiện sẵn có

Ví dụ Số lượng thẻ y tế phân phối đến những hộ nghèo

Trách nhiệm Cơ quan được giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn

đối với việc phân phối thẻ

Tính phù hợp đối

với hệ thống giám sát

Phù hợp và rất dễ đo lường; tuy nhiên cần tập trung nhiều hơn vào kết quả cuối cùng

1 Khái niệm và thuật ngữ

Kết quả cuối cùng

Khái niệm Tính hữu dụng và/ hoặc giá trị của những kết quả đầu ra cho nhóm đối

tượng mục tiêu

Ví dụ Tỷ lệ những hộ nghèo sử dụng thẻ y tế

Trách nhiệm Lãnh đạo phụ trách chỉ phải gián tiếp chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng;

nhưng vẫn phải giải trình về kết quả đó

Tính phù hợp đối

với hệ thống

giám sát

Hầu hết phù hợpKhông phải luôn luôn dễ đo lườngKhó cân bằng trách nhiệm giải trình

1 Khái niệm và thuật ngữ

Tác động

Định nghĩa Tác động của kết quả đầu ra và kết quả cuối cùng đối với mục tiêu

chung

Ví dụ Tình tạng sức khỏe của những người nghèo

Trách nhiệm Lãnh đạo chỉ phải gián tiếp chịu trách nhiệm về những tác động,

khó có thể giải trình về tác động

Tính phù hợp của hệ thống giám sát

Đánh giá tổ chức

1 Khái niệm và thuật ngữ

KQ đầu ra – KQ cuối cùng – Tác động

Các chỉ số sau thuộc cấp độ nào?

1 Số Cơ quan một cửa trong tỉnh

2 Tăng GDP

3 Thời gian cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất đai

4 Mức độ hài lòng của người dân với các dịch vụ

5 Tỉ lệ bệnh nhân phải trả các chi phí không chính thức

6 Số hộ nghèo

1 Khái niệm và thuật ngữ

Những bài học từ kinh nghiệm quốc tế 1

Tập trung vào giám sát kết quả cuối cùng Kinh nghiệm quốc tế cho thấy cấp quan trọng

phải tập trung là kết quả cuối cùng

• Là thông tin có ích nhất cho quản lý

• Có ích cho việc xây dựng trách nhiệm giải

trình

1 Khái niệm và thuật ngữ

mức độ đóng góp của kết quả đầu ra cho việc hoàn

thành các kết quả cuối cùng dự kiến

• Giá trị tương xứng với đồng tiền:

giá trị của các kêt qủa (kết quả cuối cùng và tác động) trong mối tương quan với chi tiêu công

1 Khái niệm và thuật ngữ

Đầu vào hoạt động KQ

Hiệu quả Hiệu lực

Giá trị tương xứng với đồng tiền

Khuôn khổ giám sát

theo kết quả

1 Khái niệm và thuật ngữ

CCHC

Bài học từ kinh nghiệm quốc tế 2

Tập trung vào hiệu quả và giá trị tương

xứng với đồng tiền

• Hầu hết các thực tiễn quốc tế tập trung vào hiệu quả cung cấp dịch vụ (chi phí đơn vị), ví

dụ Chi phí thu rác thải tính theo đơn vị tấn

• Và ngày càng tập trung vào giá trị tương xứng với đồng tiền: chi tiêu công như vậy đã mang lại gì

1 Khái niệm và thuật ngữ

Chỉ số đánh giá kết quả so sánh

• Quản lý theo kết quả và giám sát theo kết quả ngày càng chiếm phần quan trọng trong CCHC

• Dự án VIE/01/024 đang đề xuất thử nghiệm một

sáng kiến mới „Chỉ số đánh giá kết quả so sánh“

– Đo lường kết quả hoạt động của chính quyền địa phương và các nhà cung cấp dịch vụ

– So sánh kết quả hoạt động của các tỉnh với nhau theo thời gian

• Mục tiêu

– Liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ – Minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý công

2 Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

• Canada: „Đo lường kết qủa cấp thành phố“

– Chỉ số về dịch vụ công (tập trung vào hiệu quả) – So sánh kết quả của tỉnh này so với tỉnh khác theo thời gian

2 Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

– Nhân lực – Tài chính – Kiểm soát nội bộ

• Đánh giá tổ chức

– Quản lý theo kết qủa – Thành tựu (tác động)

2 Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

Hướng dẫn từng bước xây dựng một

hệ thống giám sát theo kết quả

1 Xây dựng khái niệm

2 Xây dựng chỉ số cho các câu hỏi then chốt

3 Phân công nhiệm vụ

4 Phân bổ ngân sách giám sát và đánh giá

5 Xác định các thủ tục và tiêu chuẩn báo cáo

3 Hướng dẫn từng bước

1) Xây dựng đề cương Giám sát và

đánh giá trong CCHC

• Tài liệu đề cương làm rõ:

– Mục tiêu và chiến lược

Giám sát chính sách và kế hoạch nào? Tăng cường chất lượng thực hiện CCHC của cấp địa phương? Dịch vụ công hiệu quả, hiệu lực hơn?

– Cơ cấu của hệ thống giám sát và đánh giá

Giám sát lĩnh vực và cấu phần nào? So sánh các địa phương theo thời gian? Bao gồm đánh giá tổ chức? Liên hệ với các khía cạnh quản lý khác: xác định tầm nhìn, lập kế hoạch chiến lược, lập dự toán ngân sách, cơ chế phản hồi của người

– Trách nhiệm

chỉ đạo quá trình tư vấn xác định chỉ số; xác định và xử lý

dữ liệu; sử dụng thông tin giám sát

3 Hướng dẫn từng bước

2a) Xác định các câu hỏi then chốt

• Đầu tiên, xác định các câu hỏi then chốt cho

mỗi lĩnh vực cần giám sát Hầu hết mỗi lĩnh vực đều có năm câu hỏi:

• Cơ hội và tiếp cận công bằng cho tất cả?

• Tìm kiếm bộ chỉ số nhỏ nhất có thể phản ánh bản chất của các chủ đề chính

• Nên tập trung vào kết quả cuối cùng,

hiệu quả và giá trị tương xứng với đồng tiền

2b) Xây dựng các chỉ số

3 Hướng dẫn từng bước

• Số giáo viên trên 1000 sinh viên

• Điểm trung bình các bài kiểm tra cuối kỳMức độ hài lòng

của người dân

• Mức độ hài lòng của người dân với chất lượng, sự công bằng, và kết qủa cuối cùng (điều tra)

Chi phí đơn vị • Chi tiêu công trên 1000 sinh viên

2c) Kiểm tra chất lượng chỉ số

3 tiêu chí chất lượng quan trọng nhất:

• Tính thích hợp (ứng dụng cụ thể?!)

– Thông tin có thực sự thích hợp cho việc đưa ra các quyết định quản lý quan trọng và cụ thể không? (tập trung vào kết quả cuối cùng, hiệu quả và giá trị tương xứng với đồng

3) Phân công trách nhiệm

• Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho

• Nhóm công tác quản lý quá trình theo phương pháp tiếp cận tham khảo ý kiến

• Chuyên gia thu thập dữ liệu

• Cơ quan nghiên cứu tổ chức điều tra (nếu cần)

• Chuyên gia xử lý và phân tích dữ liệu

• Báo cáo

• Sử dụng báo cáo và thông tin giám sát

3 Hướng dẫn từng bước

4) Phân bổ ngân sách cho Hệ thống

giám sát và đánh giá

• Giám sát và đánh giá là tốn kém!

• Nhiều lúc, các hoạt động giám sát, đánh giá không được tính đến trong lúc dự toán ngân sách

• Chất lượng giám sát, đánh giá yếu vì không

đủ nguồn lực

• Đối với nhiều chỉ số, thông tin cơ sở là cần

thiết Điều này cần được cân nhắc trong dự tóan ngân sách

3 Hướng dẫn từng bước

5) Xác định các thủ tục và tiêu chuẩn

báo cáo

• Chính vì vậy, trình bày kết quả giám sát và

dữ liệu cần được chỉnh sửa cho các đối tượng

sử dụng khác nhau

– Nhà quản lý cao cấp– Công chúng

Một vài công cụ, lập KH, giám