XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ÁP DỤNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VẦ CHẾ BIẾN THỨC ĂN CHĂN NUÔI WELLHOPE

Công ty cổ phần Wellhope là một doanh nghiệp sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi. Để phục vụ cho quá trình sản xuất công ty mua nhiều hàng hoá (ngô, khoai, sắn…).

BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP TP.HCM – CƠ SỞ PHÍA BẮC

KHOA KINH TẾ -oOo -

Tiểu luận môn

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHẦN 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2 Nguyễn Thị Vân Anh

Thái Bình, ngày 16 tháng 11 năm 2009

NHẬN XÉT CỦA THẦY GIÁO

Mục lục

Lời mở đầuPhần 1: Cơ sở lý luận

1.1 Phần mềm kế toán

1.1.1 Phần mềm kế toán là gì?

1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán

1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán

1.1.4 Hoạt động của phần mềm kế toán

1.1.5 Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán

1.2 Tổng quan về cơ sở dữ liệu

1.2.1 Hệ cơ sở dữ liệu

1.2.2 Mô hình dữ liệu

1.3 Giới thiệu về Công ty Cổ phần thức ăn chăn

nuôi Wellhope Việt Nam

PHẦN 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ÁP DỤNG

CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

SẢN XUẤT VÀ CHẾ BIẾN THỨC ĂN CHĂN NUÔI

2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

2.4 Quy trình quản lý nguồn nhân lực

2.4.1 Dữ liệu yêu cầu

2.4.2 Mô hình quan hệ

2.4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

2.5 Quy trình quản lý TSCĐ

2.5.1 Giai đoạn phân tích

2.5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Lời kết

4555567788910

12

121223303434495963637278818190969999116120

Lời mở đầu

Trong quá trình phát triển kinh tế ở bất kỳ quốc gia nào, doanh nghiệp là mộtnhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy nền kinh tế, giải quyết việc làm và tạophúc lợi xã hội

Nhưng trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay, một doanhnghiệp muốn tồn tại, phát triển và đạt được lợi nhuận là điều không dễ dàng Vìvậy, việc đổi mới cách thức quản lý, điều hành, tổ chức sản xuất và ứng dụngcác thành tựu của công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp

là vấn đề được đặt lên hàng đầu Tuy nhiên đó cũng là thách thức lớn đối với cácdoanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam Do phần lớn cácdoanh nghiệp nước ta có qui mô vừa và nhỏ, trình độ của các nhân viên còn hạnchế nên chưa phát huy được lợi thế của công nghệ thông tin Một trong nhữngthành tựu của lĩnh vực công nghệ thông tin đó là các phần mềm kế toán

Để có được một phần mềm kế toán tốt thì một trong những nhân tố quan trọnghàng đầu đó là xây dựng cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một tập hợp gồm nhiềubảng dữ liệu Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp tập tin trong hệđiều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Xây dựng cơ sở

dữ liệu sẽ giúp giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, do đó đảm bảothông tin có ính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu Dữ liệu có thể được truy suấttheo nhiều cách khác nhau Nhiều người có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu

Từ thực tiễn trên cùng với sự hướng dẫn của thầy Trần Phước, nhóm tiểu luận

chúng em đã tìm hiểu và hoàn thành bài tiểu luận về đề tài: “Xây dựng cơ sở dữ liệu áp dụng cho phần mềm kế toán tại doanh nghiệp sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi Wellhope” Bài tiểu luận gồm 2 phần.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

NHÓM TIỂU LUẬN

là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hoá nhiều nhất.

Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán (còn được gọi là phần mềm hệ thống kế toán, phần mềmgiải pháp về kinh doanh, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP)) làmôt trong những phần mềm của máy tính thực hiện việc ghi nhận thông tin và

xử lý thông tin của kế toán thông qua các phân hệ của kế toán như kế toán cáckhoản phải thu, phải trả, tiền lương, hàng tồn kho, chi phí, tính giá thành sảnphẩm, Từ đó, tổng hợp và cung cấp các báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhàquản lý

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kếtoán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử

lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra

sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

Hai khái niệm đều cho rằng, phần mềm kế toán là bộ chương trình, là phầnmềm ứng dụng trên máy tính của kế toán theo một quá trình nhất định và cungcấp thông tin đầu ra là các báo cáo kế toán theo yêu cầu của ngưòi sử dụngthông tin

1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán

Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa

là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vaitrò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Tuynhiên do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kếtoán do đó vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khíacạnh sau:

- Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công:Việc cơ giới hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế toàn bộhay một phần công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người làm

kế toán Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huyđộng vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn.Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra cácquyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyế định kinh doanh nhanh hơn

bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả khácnhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.

- Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấpthông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử,thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễdàng số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ haytrên internet Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanhnghiệp thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web củacông ty chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết) Như vậy thay vìđọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sửdụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông quacông cụ trao tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác Đây cũng

là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụngtrao đổi với nhau trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu traođổi bằng giấy tờ

1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán có thể xử lý tất cả các loại nghiệp vụ của kế toán Cơ chếvận hành chung của phần mềm kế toán thông thường được thiết kế theo sự vậnhành của các quy trinh kế toán như quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quytrình sản xuất, quy trình tài chính, quy trình quản lý nguồn nhân lực… Căn cứvao từng quy trình và căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh của từng doanhnghiệp, nhà sản xuất phần mềm sẽ thiết kế theo từng phân hệ (mô đun) phù hợpvới hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp

Sau đây là sự tóm tắt những phân hệ của phần mềm kế toán gắn kết với hệthống thông tin kề toán qua các quy trình kế toán cơ bản trong doanh nghiệp:

* Quy trình bán hàng: Là quy trình liên quan đến những công việc bán hànghoá, dịch cụ và theo dõi công nợ phai thu đồng thời thu tiền của khách hàng.Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô đun bánhàng, mô đun hàng tồn kho (ở Việt Nam thường gọi là mô đun vật tư hàng hoá),

mô đun quản lý tiền, mô đun công nợ phải thu…

* Quy trình mua hàng: Là những công trình liên quan đến những công việcđặt hàng, mua hàng, nhập kho và theo dõi công nợ phải trả đồng thời thanh toáncho nhà cung cấp Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trìnhnày như mô đun đơn đặt hàng, mô đun mua hàng, mô đun hàng tồn kho (mô đunnày là sự kết hợp giữa hai mô đun mua hàng và mô đun bán hàng), mô đun quản

lý tiền, mô đun quản lý công nợ phải trả…

* Quy trình sản xuất: Là quy trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên(nguyên vật liệu, lao vụ dịch vụ… ) thành phẩm, hàng hoá và dịch vụ Cho nên

quy trình này có các mô đun tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm, mô đun hoạch định tài nguyên vật liệu…

* Quy trình tài chính: Là quy trình liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,kinh doanh tiền tệ, hoạt động đi vay, đi thuê hay cho thuê… của doanh nghiệp.Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô đunquản lý tiền, mô đun báo cáo tài chính…

* Quy trình quản lý nguồn lực: Là quy trình quản lý cac nguồn lực chínhtrong đơn vị như nguồn lực nhân sự và nguồn lực về tài sản cố định Các mô đunphần mêm kế toán thường thiết kế như mô đun quản lý nhân sự - tiền lương, môđun tài sản cố định

1.1.4 Hoạt động của phần mềm kế toán

Các chứng từ gốc được nhân viên kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán,các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này đựoc lưu trữ dưới các dạng mẫu tin trongcác tập tin hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu Từ các mẫu tin trên hê thống cơ sở dữliệu này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó chuyển dữ liệu vào các sổchi tiết hay sổ cái Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting)thì dữ liệu được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu Còn nếu phầnmềm xử lý kết chuyển theo lô (bacth posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xácnhận của người sử dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu

Để kết xuất những thông tin đầu ra như sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổnghợp, báo cáo kế toán, phần mềm kế toán phối hợp với các thông tin khác nhwdanh mục vật tư, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên,… tạo lập các bảngcân đối kế toán (cân đối tài khoản, cân đối hàng tồn kho,… ); ghi nhận các điềuchỉnh, lập lại các bảng cân đối đã điều chỉnh Cuối cùng là khoá sổ và in ấn cácbáo cáo tài chính hay báo cáo quản trị theo yêu cầu của Nhà Nước hay nhà quảnlý

1.1.5 Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán

- Tính năng kỹ thuật, phản ánh công dụng, chức năng, yếu tố thẩm mỹ… củasản phẩm

-Tính kinh tế, phản ánh chi phí dã đầu tư và hiệu quả mang lại từ việc đầutư

- Tính an toàn trong việc sử dụng nhưng không ảnh hưởng đến sức khoẻ,môi trường, không bị sai lệch kế quả, công dụng khi sử dụng sản phẩm

- Thời điểm và thời gian giao nhận sản phẩm, giao hàng đúng lúc đúng thờihạn là một yếu tố vô cùng quan trọng trong “thoả mãn nhu cầu hiện nay”

- Các dịch vụ liên quan như thái độ người lám cácdịch vụ tiếp xúc kháchhàng, cảnh quan, môi trường làm việc, dich jvụ bảo hành sau khi bán,… là cácyếu tố được quan tâm

1.2 Tổng quan về cơ sở dữ liệu

1.2.1.2 Hệ quản trị CSDL (DBMS: database management system)

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là:

Một tập các phần mềm quản lý CSDL và cung cấp các dịch vụ xử lý CSDLcho các những người phát triển ứng dụng và người dùng cuối

- HQTCSDL cung cấp một giao diện giữa người sử dụng và dữ liệu

- HQTCSDL biến đổi CSDL vật lý thành CSDL logic

chöông trình 1

Chöông trình 2

Chöông trình 3 NSD

1.2.1.3 Các loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Các HQTCSDL có thể được phân lớp theo một số cách Một phương phápphổ biến trong việc phân lớp là dựa vào cấu trúc bên trong của HQTCSDL Hiện

có năm loại hệ QTCSDL đang dùng:

- Hệ QTCSDL phân cấp như hệ IMS của IBM

- Hệ QTCSDL mạng IDMS của Cullinet Software

- Hệ QTCSDL dạng tập tin đảo như ADABAS của Software AG

- Hệ QTCSDL quan hệ (RDBMS) như ORACLE của Oracle, DB2 của IBM,ACCESS của Microsoft Access, SQL của Microsoft

Hệ QTCSDL hướng đối tượng, loại này là một tiếp cận khá mới trong thiết

kế HQTCSDL và việc sử dụng hệ loại này sớm trở nên phổ biến

Hiện tại, loại HQTCSDL chính được sử dụng trong công nghệ là loạiHQTCSDL quan hệ (RDBMS) Loại này đã chiếm lĩnh trong công nghệ trên10-15 năm cuối cùng khi đánh bật loại HQTCSDL phân cấp và gần đây làHQTCSDL mạng

1.2.1.4 Cơ sở dữ liệu, Hệ QTCSDL và người dùng (User)

Người dùng khai thác CSDL (thông qua HQTCSDL) có thể phân lớp thành

ba loại: Người quản trị CSDL (administrator); Người phát triển ứng dụng và lậptrình (programer); Người dùng cuối (end user)

+ Người quản trị CSDL: Hàng ngày, người QTCSDL chịu trách nhiệm quản

Hoạt động trôi chảy và hiệu quả của CSDL và HQTCSDL

+ Người phát triển và lập trình ứng dụng là những người chuyên nghiệp vềmáy tính có trách nhiệm thiết kế, tạo ra và bảo trì hệ thông tin cho người dùngcuối

+ Người dùng cuối không phải là những người chuyên nghiệp về máy tínhnhưng họ là các chuyên gia trong các lãnh vực khác có trách nhiệm cụ thể trong

tổ chức Họ khai thác CSDL quan hệ thông qua hệ được phát triển bởi ngườiphát triển ứng dụng hay các công cụ truy vấn, báo cáo để rút trích thông tin cầnthiết Nhớ rằng chỉ CSDL quan hệ cung cấp khả năng thực cho người dùng cuốikhai thác trực tiếp CSDL Hệ QTCSDL dựa trên loại phân cấp và mạng thôngthường đòi hỏi khai thác dữ liệu bởi các ứng dụng đặc biệt, được phát triển bởinhững chuyên gia máy tính chuyên nghiệp, còn đa phần chỉ tạo được những xử

lý dữ liệu đơn giản

1.2.2 Mô hình dữ liệu

1.2.2.1 Tại sao cần mô hình dữ liệu

* Phân tích dữ liệu và phân tích hệ thống thông tin

- Phân tích dữ liệu là xem xét yêu cầu dữ liệu của một vấn đề đơn lẻ, và:

- Phân tích hệ thống thông tin là xem xét toàn bộ dữ liệu của một tổ chức

* Vấn đề tồn kho và nhà cung cấp

CSDL quan hệ không tự động loại bỏ sự dư thừa dữ liệu Đây là trách nhiệmcủa người thiết kế CSDL

* Việc sử dụng và vai trò của mô hình dữ liệu

Khi giải quyết vấn đề rõ ràng cần thiết phải tiếp cận có phương pháp để:

- Nhận diện phần tử dữ liệu (sự vật, sự việc) của vấn đề

- Thiết lập mối kết hợp giữa các phần tử dữ liệu

Việc phân tích và cấu trúc hóa dữ liệu này được xem như mô hình hóa dữliệu

Trước đây, một ứng dụng máy tính được thiết kế và cài đặt sau khi nghiêncứu kỹ các xử lý và yêu cầu chức năng của hệ thống Nhưng kinh nghiệm cho

Tiểu luận mơn HTTTKT3 GVHD: TS Trần Phướcthấy các xử lý và chức năng của một tổ chức thường cĩ khuynh hướng hay thayđổi cịn cấu trúc dữ liệu lại ít thay đổi Vì lý do này mà nhiều hệ thống thơng tinhiện nay cơ bản dựa trên dữ liệu hơn là dựa vào xử lý.

THIẾT KẾ MƠ HÌNH DỮ LIỆU VÀ CSDL

Mô hình dữ liệu Cấu trúc hóa dữ liệu để tạo mô hình dữ liệu.Hình ảnh hóa việc trình bày bằng mô hình thực

thể kết hợp có bổ sung bảng từ điển dữ liệu.

Quan hệ tuyển chọn Tuyển chọn các quan hệ dự tuyển.Biến đổi mô hình thực thể kết hợp

thành mô hình quan hệ Quan hệ chuẩn Chuẩn hóa quan hệ tuyển chọn đạttối thiểu dạng chuẩn 3

Bảng trong csdl quan hệ

Quyết định cấu trúc thực của bảng để lưu trữ trong csdl quan hệ

Bảng có cài đặt các hỗ trợ của QTCSDL

Thực hiện cài đặt đầy đủ csdl vật lý, Sử dụng các tiến bộ của các đặc tính của HQTCSDL và tinh chỉnh csdl về thi hành

Phân

tích-Độc lập với HQTCSDL

Thiết kế csdl logic Độc lập với HQTCSDL

Thiết kế csdl vật lý trong một HQTCSDL cụ thể

Thiết kế

-CSDL quan hệ

Hình 1.4 - Các bước trong thiết kế mô hình dữ liệu và csdl quan hệ

*Các bước phân tích thiết kế CSDL

- Các bước được làm đi làm lại nhiều lần

- Những điều thiếu sĩt ở bước trước sẽ trở thành các tổ hợp thiếu sĩt ở bướcsau

- Thời gian ở các bước khơng cĩ tính cố định: cĩ các vấn đề rất khĩ ở bướcphân tích, nhưng lại dễ ở bước thực hiện Cĩ những vấn đề lại ngược lại

1 Các giai đoạn xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu bao gồm:

- Giai đoạn phân tích (analysis phase, requirements phase)

- Hồn thành mơ hình dữ liệu

- Hồn thành chi tiết sưu liệu trong tự điển dữ liệu

2 Giai đoạn thiết kế CSDL logic (logical design phase)

- Biến đổi mơ hình thực thể (ER) thành mơ hình quan hệ

- Kiểm tra yêu cầu chức năng

- Chuẩn hĩa các quan hệ

3.Giai đoạn thiết kế CSDL vật lý (physical design phase)

- Trong HQTCSDL được chọn, xây dựng các bảng (Table) và các chi tiết càiđặt

* Tĩm tắt các giai đoạn khác nhau trong PTTK CSDL

1 Phân tích yêu cầu dữ liệu: giai đoạn này được tiến hành đồng thời với giaiđoạn mơ hình hĩa dữ liệu Trong giai đoạn này người phân tích phải cĩ hiểu biết

về doanh nghiệp và các qui tắc quản lý của họ

2 Mơ hình hĩa dữ liệu là xây dựng các cấu trúc dữ liệu và mối liên quangiữa chúng

3 Tuyển chọn các quan hệ Các quan hệ được tuyển chọn từ mơ hình thựcthể

4 Chuẩn hĩa các quan hệ là một xử lý tạo ra các cấu trúc dữ liệu cơ bản, cĩ

sự dư thừa dữ liệu tối thiểu và liên quan với nhau

5 Thiết kế CSDL vật lý là giai đoạn thực hiện hệ thống trong mộtHQTCSDL cụ thể

1.3 Giới thiệu về Cơng ty Cổ phần thức ăn chăn nuơi Wellhope Việt Nam

Ra đời vào quí II năm 2007 với dây chuyền sản xuất hiện đại của Châu âu vàcác chuyên gia dinh dưỡng hàng đầu của Trung quốc, thương hiệu

toàn miền Bắc.Khi đưa ra thương hiệu thức ăn chăn nuôi WELLHOPE VIETNAM, ban lãnhđạo công ty đã kết hợp với công ty WELLHOPE của Trung Quốc để chia sẻkinh nghiệm đồng thời mời các chuyên gia hàng đầu của Trung Quốc về lĩnhvực dinh dưỡng thức ăn chăn nuôi để kết hợp cùng các kỹ sư giỏi của Việt Namnhằm tạo ra những sản phẩm thức ăn chăn nuôi vượt trội về chất lượng Với sự

đa dạng về chủng loại hàng hoá vì vậy khi khách hàng đến với WELLHOPEVIETNAM sẽ có được sự lựa chọn tốt nhất cho giải pháp kinh doanh cũng như

sử dụng cho vật nuôi của mình

Với yêu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm cũng như nhu cầu tiêuthụ của trhị trường, WELLHOPE VIETNAM đang lắp đặt thêm dây chuyềnhiện đại Sau khi hoàn thành sẽ cung cấp sản phẩm tới các tỉnh miền Trung vàNam Trung bộ

Doanh nghiệp Wellhope là doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng côngnhân là 43 người

Địa chỉ công ty: Đường Nguyễn Mậu Kiện – KCN Phúc Khánh – TP TháiBình

Hình ảnh Công ty WELLHOPE Việt Nam

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, hạch toán thuế GTGT theophương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên

PHẦN 2:

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ÁP DỤNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ CHẾ BIẾN THỨC ĂN CHĂN NUÔI WELLHOPE

- Doanh nghiệp mua hàng của nhiều nhà cung cấp Thông tin về mỗi nhà cungcấp gồm có: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, người liên hệ, mã sốthuế, điện thoại, số fax, dư Nợ đầu kỳ, dư Có đầu kỳ Mỗi nhà cung cấp bánnhiều hàng hoá Mỗi hàng hoá chỉ mua được từ một nhà cung cấp

- Hàng hoá mua về được nhập vào kho Thông tin về kho gồm có: mã kho, tênkho, địa chỉ, loại kho Một kho chứa nhiều hàng hoá, mỗi hàng hoá chứa trongmột kho

- Hàng hoá mua về nhập kho sẽ được viết phiếu nhập Thông tin về phiếu nhậpgồm có: số phiếu nhập, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ…) Mỗiphiếu nhập của một nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu nhập Mỗiphiếu nhập lập bởi một kho hàng Một kho hàng có nhiều phiếu nhập

- Khi thanh toán tiền cho người bán, doanh nghiệp sẽ lập phiếu chi Mỗi nhàcung cấp có nhiều phiếu chi Mỗi phiếu chi lập cho một người cung cấp Thôngtin trên phiếu chi gồm có: số phiếu chi, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng

từ, nội dung

- Nếu hàng hoá mua về không đủ tiêu chuẩn, công ty sẽ trả lại hàng cho ngườibán Khi trả hàng công ty sẽ lập phiếu xuất Thông tin trên phiếu xuất: Số phiếuxuất, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung Khi thu tiền trả lạicủa người bán sẽ lập phiếu thu với nội dung: số phiếu thu, ngày lập phiếu, sốchứng từ, ngày chứng từ, nội dung

- Doanh nghiệp có nhiều nhân viên Mỗi nhân viên thuộc một bộ phận Mỗi bộphận có nhiều nhân viên Thông tin của nhân viên gồm có: mã nhân viên, họ vàtên, chức vụ, hệ số, bằng cấp, ngày sinh, địa chỉ

- Thông tin trên phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chi sẽ được tổng hợpvào tài khoản trên sổ nhật ký chung Mỗi loại phiếu được ghi vào nhiều tàikhoản Mỗi tài khoản có nhiều loại phiếu.

2.1.1.2 Nhận diện thực thể chính

Doanh nghiệp mua nhiều hàng hoá, có các thông tin cần lưu trữ gồm: mãhàng, tên hàng, loại hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, thành tiền tồn Do đó ta cầnxác định một tập thực thể để lưu trữ các thông tin này gọi là tập thực thể: hànghoá

Khi hàng hóa mua về nhập kho, thông tin về kho cần được lưu trữ do đó ta cótập thực thể kho

Hàng hoá mua về sẽ được viết phiếu nhập có các thông tin: số phiếu nhập,ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, hạn thanh toán, tổng số tiền, số đãtrả, phân loại nợ… nên ta có tập thực thể phiếu nhập

Khi trả tiền cho nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lập phiếu chi Trên phiếu chi

có nhiều thông tin cần lưu trữ Do đó ta cần xác định tập thực thể phiếu chi Nếu hàng hoá mua về không đáp ứng được yêu cầu, doanh nghiệp trả lại hàng

và lập phiếu xuất Thông tin trong phiếu xuất gồm có: số phiếu xuất trả hàng,ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung nên tồn tại tập thực thể sốphiếu xuất trả hàng

Doanh nghiệp sử dụng nhiều nhân viên, với các thông tin về nhân viên cầnđược lưu trữ nên ta có tập thực thể nhân viên

Để thuận tiện cho công tác quản lý, các thông tin về nhà cung cấp và các bộphận sẽ được tập hợp trên tập thực thể đối tác Thông tin của tập thực thể đối tácgồm có: mã đối tác, tên đối tác, địa chỉ, người liên hệ, mã số thuế, điện thoại, sốfax, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ Một đối tác thuộc một nhóm đối tác, một nhómđối tác có nhiều đối tác Do đó ta có tập thực thể nhóm đối tác với các thông tincần lưu trữ là: mã nhóm, tên nhóm

Sau khi trả lại hàng hoá, nhận được tiền trả lại của đối tác, sẽ có phiếu thucung với những thông tin cần lưu trữ nên ta có tập thực thể phiếu thu

Số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất trả hàng được tổnghợp vào tài khoản trên nhật ký chung Ta có thêm tập thực thể: tài khoản, nhật

2.1.1.3 Nhận diện mối quan hệ giữa các tập thực thể

- Hàng được mua từ nhiều đối tác

- Kho chứa nhiều hàng hoá

- Đối tác thuộc nhiều nhân viên

- Đối tác có nhiều phiếu nhập

- Nhóm đối tác có nhiều đối tác

- Kho có nhiều phiếu nhập

- Tài khoản có nhiều phiếu nhập

- Đối tác có nhiều phiếu chi

- Tài khoản có nhiều phiếu chi

- Đối tác có nhiều phiếu xuất trả hàng

- Tài khoản có nhiều phiếu xuất

- Đối tác có nhiều phiếu thu

- Tài khoản có nhiều phiếu thu

* Bản số của thực thể

- Một đối tác bán một hoặc nhiều hàng hoá

- Mỗi hàng hoá được mua từ một đối tác

- Một kho chứa một hoặc nhiều hàng hoá

- Mỗi hàng hoá được chứa trong một kho

PHIẾU XUẤT TRẢ HÀNG Số phiếu xuất trả hàng

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Số dòngPHIẾU THU Số phiếu thuPHIẾU CHI Số phiếu chi

TÀI KHOẢN TK chi tiết

được mua

chứ được chứa

của

lập được lập

thuộc

có

- Một đối tác có một hoặc nhiều phiếu nhập Mỗi phiếu nhập của một đối tác

- Một kho hàng lập một hay nhiều phiếu nhập Một phiếu nhập được lập bởi mộtkho hàng

- Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu chi Mỗi phiếu chi của một đối tác

- Mỗi phiếu chi ghi vào một hay nhiều tài khoản Mỗi tài khoản có một haynhiều phiếu chi

- Một đối tác thuộc một hoặc nhiều nhân viên Một nhân viên quan hệ với mộtđối tác

- Một đối tác thuộc một nhóm đối tác Một nhóm đối tác có nhiều đối tác

- Một phiếu nhập ghi vào một hay nhiều tài khoản Mỗi tài khoản có mộthay nhiều phiếu nhập

Tài khoản chi tiết

ĐỐI TÁC

Mã đối tác

có lập bởi

có

ghi vào

- Một đối tác có một hay nhiều phiếu xuât trả hàng

- Một phiếu xuất trả hàng của một đối tác

- Một kho hàng có một hay nhiều phiếu xuất

- Mỗi phiếu xuất được lập bởi một kho hàng

- Một phiếu xuất ghi vào một hay nhiều tài khoản

- Một tài khoản có một hay nhiều phiếu xuất

- Một đối tác có một hay nhiều phiếu thu Một phiếu thu của một đối tác

- Một phiếu thu ghi vào một hay nhiều tài khoản Một tài khoản có một hay nhiều phiếu thu

2.1.1.4 Gắn thuộc tính mô tả vào tập thực thể

- HÀNG HÓA + Mã hàng + Tên hàng + Loại hàng + Đơn vị tính

PHIẾU XUẤT

Tài khoản chi tiết

ĐỐI TÁC

Mã đối tác

được mua

chứ được chứa

của

lập được lập

+ Số chứng từ + Ngày chứng từ + Hạn thanh toán + Tổng số tiền + Số đã trả + Phân loại nợ + Theo dõi nợ quá hạn + Nội dung

- KHO HÀNG + Mã kho + Tên kho + Địa chỉ kho hàng + Loại kho

Mã hàng Tên hàng Loại hàng Đơn vị tính

Số lượng tồn Thành tiền tồn

Số chứng từ Ngày chứng từ Hạn thanh toán Tổng số tiền

Số đã trả Phân loại nợ Theo dõi nợ quá hạn Nội dung

Mã kho Tên kho Địa chỉ kho hàng Loại kho

- CHI TIẾT PHIẾU CHI + Số phát sinh nợ + Số phát sinh có + Diễn giải

Tài khoản chi tiết Tài khoản cấp 1 Tên tài khoản ĐỐI TÁC

Số phiếu nhập Tài khoản đối ứng

Số phát sinh nợ

Số phát sinh có Diễn giải

Tài khoản chi tiết Tài khoản câp 1 Tên tài khoản ĐỐI TÁC

- NHÓM ĐỐI TÁC

+ Mã nhóm

+ Tên nhóm

- ĐỐI TÁC + Mã đối tác + Tên đối tác + Địa chỉ + Người liên hệ + Mã số thuế + Điện thoại + Số fax + Dư nợ đầu kỳ + Dư có đầu kỳ

ĐỐI TÁC thuộc NHÂN VIÊN Mã nhân viênHọ và tên

Chức vụ

Hệ số Bằng cấp Ngày sinh Địa chỉ

Mã nhóm Tên nhóm

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ Người liên hệ

Mã số thuế Điện thoại

Số fax

Dư nợ đầu kỳ

Dư có đầu kỳ

ghi vào

lập từ

có dùn g

Số phiếu nhập Tài khoản đối ứng

Số lượng Đơn giá

Số phát sinh nợ

Số phát sinh có Thuế suất Diễn giải

- CHI TIẾT PHIẾU NHẬP + Số lượng

+ Đơn giá + Số phát sinh nợ + Số phát sinh có + Thuế suất + Diễn giải

+ Số phiếu xuất trả hàng + Ngày lập phiếu

- KHO HÀNG + Mã kho + Tên kho + Địa chỉ kho hàng

PHIẾU NHẬP có PHIẾU NHẬPCHI TIẾT TÀI KHOẢN

lập được lập

Số lượng Đơn giá

Số phát sinh nợ

Số phát sinh có Diễn giải

- CHI TIẾT PHIẾU XUÂT + Số lượng

+ Đơn giá + Số phát sinh nợ + Số phát sinh có + Diễn giải

Số phiếu xuất trả hàng

Ngày lập phiếu

Số chứng từ Ngày chứng từ Nội dung

PHIẾU XUẤT TRẢ HÀNG

Tài khoản chi tiết Tài khoản chi tiết Tài khoản cấp 1 Tên tài khoản

PHIẾU XUẤT

CHI TIẾT

Tài khoản chi tiết Tài khoản chi tiết Tài khoản cấp 1 Tên tài khoản

- TÀI KHOẢN + Tài khoản chi tiết + Tài khoản cấp 1 + Tên tài khoản

- TÀI KHOẢN + Tài khoản chi tiết + Tài khoản cấp 1 + Tên tài khoản

Tài khoản chi tiết Tài khoản cấp 1 Tên tài khoản ĐỐI TÁC

2.1.2 Mô hình quan hệ

2.1.2.1 Biến đổi mô hình ER thành mô hình quan hệ

* Mô hình ER

* Mô hình quan hệ

DOITAC (MaDoiTac, TenDoiTac, DiaChi, NguoiLienHe, MaSoThue,

DienThoai, SoFax, DuNoDauKy, DuCoDauKy)

KHOHANG (MaKho, TenKho, DiaChiKhoHang, LoaiKho)

Có mã đối tác là khóa chính của bảng đối tác, một đối tác cung cấp một haynhiều hàng hóa nên mã đối tác của bảng đối tác được chuyển thành khóa phụtrong bảng hàng hóa

Mã kho là khóa chính của bảng kho hàng, một kho hàng có thể chứa một haynhiều hàng hóa nên mã kho của bảng kho hàng được chuyển thành khóa phụ củabảng hàng hóa

HANGHOA (MaHang, TenHang, LoaiHang, DVT, SoLuongTon, MaDoiTac, MaKho)

Số phiếu thu Tài khoản đối ứng

Số phát sinh nợ

Số phát sinh có Diễn giải

Tài khoản chi tiết Tài khoản cấp 1 Tên tài khoản ĐỐI TÁC

MAHANG

TENHANG LOAIHANG DVT

NGAYLAPPHIEU SOCT

M ASO THUE DIENTHOAI SOFAX DUNODAUKY DUCODAUKY

* Mô hình quan hệ

DOITAC (MaDoiTac, TenDoiTac, DiaChi, NguoiLienHe, MaSoThue,

DienThoai, SoFax, DuNoDauKy, DuCoDauKy)

KHOHANG (MaKho, TenKho, DiaChiKhoHang, LoaiKho)

Có mã đối tác là khóa chính của bảng đối tác, một đối tác có một hay nhiềuphiếu nhập nên mã đối tác của bảng đối tác được chuyển thành khóa phụ trongbảng phiếu nhập

Mã kho là khóa chính của bảng kho hàng, một kho hàng có thể lập nhiều phiếunhập nên mã kho của bảng kho hàng được chuyển thành khóa phụ của bảngphiếu nhập

PHIEUNHAP (SoPhieuNhap, NgayLapPhieu, SoCT, NgayCT, HanThanhToan,

TongSoTien, SoDaTra, PhanLoaiNo, TheoDoiNoQH, NoiDung, Makho,

PHIẾU CHI PHIẾU CHICHI TIẾT TÀI KHOẢN

SOPHIEUCHI TKDOIUNG

SOPSNO SOPSCO DIENGIAI

TKCHITIET

TKCAP1 TENTAIKHOAN ĐỐI TÁC

DOITAC (MaDoiTac, TenDoiTac, DiaChi, NguoiLienHe, MaSoThue,

DienThoai, SoFax, DuNoDauKy, DuCoDauKy)

Có mã đối tác là khóa chính của bảng đối tác Mỗi đối tác có một hay nhiềuphiếu chi nên mã đối tác của bảng đối tác được chuyển thành khóa phụ của bảngphiếu chi

PHIEUCHI (SoPhieuChi, NgayLapPhieu, SoCT, NgayCT, NoiDung, MaDoiTac)

TAIKHOAN (TKChiTiet, TKCap1, TenTaiKhoan)

CHITIETPHIEUCHI (SoPhieuChi, TKDoiUng, SoPSNo, SoPSCo, DienGiai) Trong quan hệ chi tiết phiếu chi có các khoá chính ngoại như sau:

- Số phiếu chi là khoá ngoại

- Tài khoản đối ứng là khoá ngoại

- Số phiếu chi và tài khoản đối ứng là khoá chính

* Mô hình ER

* Mô hình quan hệ

DOITAC (MaDoiTac, TenDoiTac, DiaChi, NguoiLienHe, MaSoThue,

DienThoai, SoFax, DuNoDauKy, DuCoDauKy)

Mã đối tác là khóa chính của bảng đối tác Mỗi đối tác có một hay nhiều nhânviên nên mã đối tác của bảng đối tác được chuyển thành khóa phụ của bảngnhân viên

NHANVIEN (MaNhanVien, HoVaTen, ChucVu, HeSo, BangCap, NgaySinh,

M ASO THUE DIENTHOAI SOFAX DUNODAUKY DUCODAUKY

MANV

HOVATEN CHUCVU HESO BANGCAP NGAYSINH DIACHI

M ASO THUE DIENTHOAI SOFAX DUNODAUKY DUCODAUKY

SOPHIEUNHAP TKDOIUNG YEUTODOIUNG

SOLUONG DONGIA SOPSNO SOPSCO THUESUAT DIENGIAI

NHOMDOITAC (MaNhom, TenNhom)

Mã nhóm là khóa chính của bảng nhóm đối tác Một nhóm đối tác có nhiều đốitác nên ta chuyển mã nhóm của bảng nhóm đối tác sang làm khóa phụ cho bảngđối tác

DOITAC (MaDoiTac, TenDoiTac, DiaChi, NguoiLienHe, MaSoThue,

DienThoai, SoFax, DuNoDauKy, DuCoDauKy, MaNhom)

* Mô hình ER

* Mô hình quan hệ

PHIEUNHAP (SoPhieuNhap, NgayLapPhieu, SoCT, NgayCT, HanThanhToan, TongSoTien, SoDaTra, PhanLoaiNo, TheoDoiNoQH, NoiDung)

TAIKHOAN (TKChiTiet, TKCap1, TenTaiKhoan)

CHITIETPHIEUNHAP (SoPhieuNhap, TKDoiUng, YeuToDoiUng, SoLuong, DonGia, SoPSNo,SoPSCo, ThueSuat, DienGiai)

Trong quan hệ chi tiết phiếu nhập có các khoá chính ngoại như sau:

- Số phiếu nhập là khoá ngoại

- Tài khoản đối ứng là khoá ngoại

- Yếu tố đối ứng là khoá ngoại

- Số phiếu nhập, tài khoản đối ứng và yếu tố đối ứng là khoá chính

SOPHIEUTHU TKDOIUNG

SOPSNO SOPSCO DIENGIAI

TKCHITIET

TKCAP1 TENTAIKHOAN

NGAYLAPPHIEU SOCT

NGAYCT NOI DUNG

SOPHIEUXUATTRAHANG TKDOIUNG

YEUTODOIUNG

SOLUONG DONGIA SOPSNO SOPSCO

* Mô hình quan hệ

PHIEUTHU (SoPhieuThu, NgayLapPhieu, SoCT, NgayCT, NoiDung)

TAIKHOAN (TKChiTiet, TKCap1, TenTaiKhoan)

CHITIETPHIEUTHU (SoPhieuThu, TKDoiUng, SoPSNo, SoPSCo, DienGiai) Trong quan hệ chi tiết phiếu thu có các khoá chính ngoại như sau:

- Số phiếu thu là khoá ngoại

- Tài khoản đối ứng là khoá ngoại

- Số phiếu thu và tài khoản đối ứng là khoá chính

* Mô hình ER

* Mô hình quan hệ

DOITAC (MaDoiTac, TenDoiTac, DiaChi, NguoiLienHe, MaSoThue,

DienThoai, SoFax, DuNoDauKy, DuCoDauKy,MaNhom)

KHOHANG (MaKho, TenKho, DiaChiKhoHang, LoaiKho)

Mã đối tác là khóa chính của bảng đối tác Một đối tác có một hay nhiều phiếuxuất trả hàng nên mã đối tác của bảng đối tác được chuyển thành khóa phụ củabảng phiếu xuất trả hàng

Mã kho là khóa chính của bảng kho hàng Một kho hàng có một hay nhiềuphiếu xuất trả hàng nên mã kho của bảng kho hàng được chuyển thành khóa phụcủa bảng phiếu xuất trả hàng

PHIEUXUATTRAHANG (SoPhieuXuatTraHang, NgayLapPhieu, SoCT,

NgayCT, NoiDung, MaDoiTac, MaKho)

* Mô hình quan hệ

PHIEUXUATTRAHANG (SoPhieuXuat, NgayLapPhieu, SoCT, NgayCT, NoiDung)

TAIKHOAN (TKChiTiet, TKCap1, TenTaiKhoan)

CHITIETPHIEUXUATTRAHANG (SoPhieuXuatTraHang, TKDoiUng,

YeuToDoiUng, SoLuong, DonGia, SoPSNo, SoPSCo, DienGiai)

Trong quan hệ chi tiết phiếu xuất trả hàng có các khoá chính ngoại như sau:

- Số phiếu xuất trả hàng là khoá ngoại

- Tài khoản đối ứng là khoá ngoại

- Yếu tố đối ứng là khoá ngoại

- Số phiếu xuất trả hàng, tài khoản đối ứng và yếu tố đối ứng là khoá chính

Từ những phân tích trên ta có sơ đồ ER

BIẾN ĐỔI MÔ HÌNH ER THÀNH SƠ ĐỒ QUAN HỆ

 DMTAIKHOAN(TKCHITIET, TKCAP1, TENTAIKHOAN)

 DMNHOMDOITAC (MANHOM, TENNHOM)

 DMDOITAC (MADOITAC, MANHOM, TENDOITAC, DIACHI,

NGUOILIENHE, MASOTHUE, DIENTHOAI, SOFAX, DUNODAUKY, DUCODAUKY)

 DMKHOHANG(MAKHO, TENKHO, DIACHIKHOHANG, LOAIKHO)

 DMHANGHOA(MAHANG, TENHANG, LOAIHANG(NVL, SANPHAM, PHELIEU), DVT, SOLUONGTON, THANHTIENTON, MADOITAC( NCC ), MAKHO, DGLUONG(NEU LA PHE LIEU THI TRU TIEN AM), )

 HOSONHANVIEN(MANV, MADOITAC(MABP), HOVATEN,

CHUCVU, HESO, BANGCAP, NGAYSINH, DIACHI)

 PHIEUNHAPHANGMUA(SOPHIEUNHAPHANGMUA,

NGAYLAPPHIEU, SOCT, NGAYCT, MAKHO, MADOITAC( NCC ),

HANTHANHTOAN, TONGSOTIEN, SODATRA, PHANLOAINO, THEODOINOQH, NOIDUNG)

 CHITIETPHIEUNHAPHANGMUA(SOPHIEUNHAPHANGMUA , TKDOIUNG, YEUTODOIUNG( MAHANG/NCC ) , SOLUONG, DONGIA,

SOPSNO, SOPSCO, THUESUAT, DIENGIAI)

 PHIEUXUATTRAHANG(SOPHIEUXUATTRAHANG,

NGAYLAPPHIEU, SOCT, NGAYCT, MAKHO, MADOITAC( NCC ),

NOIDUNG)

 CHITIETPHIEUXUATTRAHANG(SOPHIEUXUATTRAHANG ,

TKDOIUNG, YEUTODOIUNG( NCC/MAHANG ) , SOLUONG, DONGIA,

SOPSNO, SOPSCO, DIENGIAI)

 PHIEUCHI(SOPHIEUCHI, NGAYLAPPHIEU, SOCT, NGAYCT,

 SONHATKYCHUNG(SODONG, TKDOIUNG, SOPSNO, SOPSCO,

NGAYGHISO, SOCT, NGAYCT, DIENGIAI)

2.1.2.2 Kiểm tra yêu cầu chức năng

a Thêm phiếu nhập hàng mới: Khi hàng hoá về nhập kho doanh nghiệp lập phiếu nhập hàng mới

- Thêm Số phiếu nhập, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ ở trong bảng phiếu nhập hàng mua

- Ở mỗi dòng trên phiếu nhập hàng ta lân lượt thực hiện:

+ Thêm thông tin vao bảng hàng hoá nếu là hàng hoá mới

+ Thêm thông tin Số phiếu nhập, Tài khoản đối ứng,… vào bảng CHITIEETS PHIẾU NHẬP HÀNG MUA

b Liệt kê các phiếu chi đã được lập cho một đối tác bất kỳ nằm trong bảng ĐỐI TÁC

Để khai thác các phiếu chi được lập cho đối tác ta làm các bước sau:

- Trong các giá trị thuộc vùng Mã đối tác của bảng ĐỐI TÁC ta chọn một giá trị

Mã đối tác bất kỳ mà ta cần tìm các phiếu chi

- Khai thác từng mẫu tin trong bảng PHIẾU CHI

- Liệt kê các giá trị của các vùng PHIẾU CHI

- Ứng với mỗi mẫu tin của PHIẾU CHI ta sử dụng giá trị trên thuộc tính Mã đối tác để kiểm tra xem có trùng với Mã đối tác mà ta đã chọn trước không nếu trùng thì ta láy các giá trị trên các thuộc tính của PHIẾU CHI

c Sửa Số phiếu chi trong bảng PHIẾU THU tìm mẫu tin của Số phiếu chi và sửa

Số phiếu chi

d Sao lưu rồi xóa bỏ các phiếu nhập hàng mua được lập trong ngày bất kỳ.Để xóa bỏ các phiếu nhập hàng mua được lập trong một ngày trước hết ta lần lượt khai thác các mẫu tin trong bảng PHIẾU NHẬP HÀNG MUA, chọn mẫu tin có Ngày lập phiếu trùng với ngày lập phiếu cần xóa rồi chép sao lưu và xóa

2.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.

Dựa trên mô hình cơ sở dữ liệu đã xây dựng ở trên ta có cơ sở dữ liệu vật lý ápdụng vào phần mềm Microsoft Office Access như sau:

* Bảng danh mục tài khoản

* Bảng nhóm đối tác

Bảng danh mục đối tác

* Bảng danh mục kho hàng

 Chi tiết phiếu thu

 Sổ nhật ký chung

2.2 Quy trình bán hàng

2.2.1 Dữ liệu yêu cầu

2.2.1.1 Giai đoạn phân tích

a Phân tích dữ liệu

- Sản phẩm chính của công ty Wellhope là thức ăn chăn nuôi Doanh nghiệp

có nhiều sản phẩm (hàng hóa) khác nhau Thông tin của sản phẩm hàng hóagồm: mã hàng, tên hàng, loại hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, thành tiền tồn…

- Doanh nghiệp bán hàng cho nhiều khách hàng Mỗi khách hàng mua nhiềuloại hàng hóa Mỗi hàng hóa được mua bởi một khách hàng Thông tin củakhách hàng gồm có: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, người liên hệ, mã

số thuế, điện thoại, số fax, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ

- Hàng hóa được chứa trong kho hàng Thông tin của kho hàng là: mã kho, tênkho, địa chỉ kho hàng, loại kho Mỗi kho hàng chứa nhiều hàng hóa Mỗi hànghóa được chứa trong một kho

- Hàng hóa khi được xuất khỏi kho sẽ được lập phiếu xuất Thông tin trênphiếu xuất có: số phiếu xuất, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, Nộidung mỗi kho hàng có nhiều phiếu xuất Mỗi phiếu xuất là của một kho hàng.Mỗi phiếu xuất lập cho một đối tác Mỗi đối tác có nhiều phiếu xuất

- Khi diễn ra giao dịch mua bán, phiếu bán hàng được lập Mỗi đối tác cónhiều phiếu bán hàng Mỗi phiếu bán hàng lập cho một đối tác Mỗi kho hàng cónhiều phiếu bán hàng Mỗi phiếu bán hàng của một kho hàng… Mỗi phiếu bánhàng của nhiều nhân viên Mỗi nhân viên lập nhiều phiếu bán hàng Thông tin

trên phiếu bán hàng gồm có: số phiếu bán hàng, ngày lập phiếu, số chứng từ,ngày chứng từ, khu vực, hạn thanh toán, tổng số tiền, số đã trả,…

- Doanh nghiệp có nhiều nhân viên bán hàng Mỗi nhân viên thuộc một bộphận, mỗi bộ phận có nhiều nhân viên Thông tin của nhân viên gồm có: mãnhân viên, họ và tên, chức vụ, hệ số, bằng cấp, ngày sinh, địa chỉ

- Khi khách hàng trả tiền, doanh nghiệp sẽ lập phiếu thu Thông tin trên phiếuthu gồm có: số phiếu thu, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung.Mỗi phiếu thu của một đối tác, mỗi đối tác có nhiều phiếu thu

- Nếu hàng hóa bị đối tác trả lại do không đủ tiêu chuẩn, doanh nghiệp tiếnhàng nhập kho và lập phiếu nhập Mỗi phiếu nhập của một đối tác, mỗi đối tác

có nhiều phiếu xuất, phiếu bán hàng, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu chi Mỗiphiếu được ghi vào nhiều tài khoản

b Nhận diện thực thể chính

- Doanh nghiệp sản xuất nhiều loại hàng hóa với các thông tin cần lưu trữ là:

mã hàng, tên hàng, loại hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, thành tiền tồn nên ta cótập thực thể hàng hóa

- Có nhiều nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp Thông tin cần lưu trữ củanhân viên gồm: mã nhân viên, họ và tên, chức vụ, hệ số, bằng cấp, ngày sinh,điạ chỉ Ta có tập thực thể nhân viên

- Kho dùng để chứa hàng hóa với những thông tin liên quan nên ta có tập thựcthể kho hàng

- Hàng hóa sẽ được lập phiếu xuất khi xuất ra khỏi kho Do đó ta có tập thựcthể phiếu xuất

- Khi bán hàng cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ lập phiếu bán hàng Phiếubán hàng có những thông tin sau: số phiếu bán hàng, ngày lập phiếu, số chứng

từ, ngày chứng từ, khu vực, hạn thanh toán, tổng số tiền, số đã trả, phân loạinợ… Từ đây có thêm tập thực thể phiếu bán hàng

- Hàng hóa không đủ tiêu chuẩn bị khách hàng trả lại, sẽ phát sinh phiếu nhậpkho hàng hóa bị trả lại, nên ta có thêm tập thực thể phiếu nhập hàng trả lại

- Số tiền trả lại khách hàng do hàng bị trả lại được phản ánh trên phiếu chi Do

đó ta có tập thực thể phiếu chi

Để thuận tiện cho công tác quản lý, các thông tin về khách hàng và các bộphận sẽ được tập hợp trên tập thực thể đối tác Thông tin của tập thực thể đối tác

gồm có: mã đối tác, tên đối tác, địa chỉ, người liên hệ, mã số thuế, điện thoại, sốfax, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ Một đối tác thuộc một nhóm đối tác, một nhómđối tác có nhiều đối tác Do đó ta có tập thực thể nhóm đối tác với các thông tincần lưu trữ là: mã nhóm, tên nhóm.

- Số liệu trên tài khoản của sổ nhật ký chung được tổng hợp từ phiếu nhập,phiếu chi, phiếu xuất, phiếu bán hàng, phiếu thu vì vậy ta có tập thực thể tàikhoản và tập thực thể nhật ký chung

Vậy quy trình bán hàng gồm các tập thực thể chính sau:

c Nhận diện mối quan hệ giữa các tập thực thể

- Đối tác mua nhiều hàng hóa

- Kho chứa nhiều hàng

- Nhân viên bán cho nhiều đối tác

- Đối tác có nhiều phiếu xuất

- Kho có nhiều phiếu xuất

PHIẾU XUẤT Số phiếu xuất

PHIẾU BÁN HÀNG Số phiếu bán hàngPHIẾU THU Số phiếu thu

PHIẾU CHI Số phiếu chi

TÀI KHOẢN TK chi tiết

được bán

chứ a được chứa

lập bởi

có được lập

lập bởi

có lập cho

- Đối tác có nhiều phiếu bán hàng

- Kho có nhiều phiếu bán hàng

- Tài khoản có nhiều phiếu bán hàng

- Đối tác có nhiều phiếu thu

- Tài khoản có nhiều phiếu thu

- Đối tác có nhiều phiếu nhập hàng trả lại

- Kho hàng có nhiều phiếu nhập

- Phiếu bán hàng có nhiều nhân viên

- Nhóm đối tác có nhiều đối tác

- Tài khoản có nhiều phiếu nhập

- Đối tác có nhiều phiếu chi

- Tài khoản có nhiều phiếu chi

* Bản số của thực thể

- Mỗi đối tác mua một hay nhiều hàng hóa

- Mỗi hàng hóa được bán cho một đối tác

- Mỗi kho hàng chứa một hay nhiều hàng hóa

- Mỗi hàng hóa được chứa trong một kho hàng

- Mỗi kho hàng có một hay nhiều phiếu xuất

- Mỗi phiếu xuất được lập bởi một kho hàng

- Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu xuất

- Mỗi phiếu xuất được lập cho một đối tác

- Mỗi kho có một hay nhiều phiếu bán hàng

- Mỗi phiếu bán hàng lập bởi một kho hàng

- Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu bán hàng

- Mỗi phiếu bán hàng được lập cho một đối tác

mua hàng bán

- Mỗi nhân viên bán hàng cho một đối tác

- Mỗi đối tác mua hàng của một hay nhiều nhân viên

- Một đối tác thuộc một nhóm đối tác Một nhóm đối tác có nhiều đối tác

- Mỗi nhân viên lập một hay nhiều phiếu bán hàng

- Mỗi phiếu bán hàng của một hay nhiều nhân viên

- Một đối tác có một hay nhiều phiếu xuất

- Một phiếu xuất được lập cho một đối tác

- Một phiếu xuất có một hay nhiều tài khoản

- Một tài khoản có một hay nhiều phiếu xuất

- Một đối tác có một hay nhiều phiếu nhập

- Một phiếu nhập được lập cho một đối tác

- Một phiếu nhập có một hay nhiều tài khoản

- Một tài khoản có một hay nhiều phiếu nhập

Mã đối tác (mã BP)

Mã nhân viên

Số phiếu xuất

Số phiếu nhập

lập cho

có được lập

- Một tài khoản có một hay nhiều phiếu bán hàng

- Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu thu

- Mỗi phiếu thu lập cho một đối tác

- Mỗi phiếu thu ghi vào một hay nhiều tài khoản

- Mỗi tài khoản có một hay nhiều phiếu thu

- Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu nhập

- Mỗi phiếu lập cho một đối tác

- Mỗi kho hàng có một hay nhiều phiếu nhập

- Mỗi phiếu nhập được lập bởi một kho hàng

- Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu chi

- Một phiếu chi lập cho một đối tác

- Mỗi phiếu chi được ghi vào một hay nhiều tài khoản

- Một tài khoản có một hay nhiều phiếu chi

d Gắn thuộc tính mô tả vào tập thực thể

- HÀNG HÓA + Mã hàng + Tên hàng + Loại hàng + Đơn vị tính + Số lượng tồn + Thành tiền tồn

Số phiếu thu

Số phiếu chi

ĐỐI TÁC

có

Số phiếu bán hàng

Tài khoản chi tiết

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ Người liên hệ

Mã số thuế Điện thoại

- PHIẾU XUẤT + Số phiếu xuất hàng bán + Ngày lập phiếu

+ Số chứng từ + Ngày chứng từ + Nội dung

- ĐỐI TÁC

+ Mã đối tác

+ Tên đối tác

- KHO HÀNG + Mã kho + Tên kho

- PHIẾU BÁN HÀNG + Số phiếu bán hàng + Ngày lập phiếu

Mã hàng Tên hàng Loại hàng Đơn vị tính

Số lượng tồn Thành tiền tồn

Số phiếu xuất Tên đối tác Địa chỉ Người liên hệ

Mã số thuế Điện thoại + Số fax

Mã kho

Tên kho

Địa chỉ kho hàng

Loại kho