Quản trị dự án trên máy tínhvới Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội... Nội dung chính Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găng Đảm bảo và tối ưu
Trang 1Quản trị dự án trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
Trang 2Lộ trình môn học
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
Bài 7: Quản lý chi phí dự án
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
Trang 3BÀI 5
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH
Trang 4Nội dung chính
Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường
găng
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng
Xác định rủi ro trên đường Găng
Quét các nguồn rủi ro
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro
Tính giá trị rủi ro
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro
Xây dựng file quản lý rủi ro
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro
Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro
Đánh dấu rủi ro trọng yếu
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro
Trang 5Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng
Trang 6Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng
Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án
công việc trên đường găng bị ảnh hưởng tổng thời
gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo
Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành
dự án đảm bảo thành công các công việc trên đường
găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất
Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút
ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời
gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực
Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm
đảm bảo các công việc trên đường găng được thành
công
Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu
hóa các công việc trên đường găng
Trang 7Quy trình phòng chống rủi ro
Trang 8Xác định rủi ro trên đường găng
Thiết lập ma trận các công việc
trên đường găng và nguồn rủi ro
Tiến hành xác định rủi ro với
từng nguồn trên mọi công việc
thuộc đường găng
4 Xây nhà làm việc 10 tuần 2
Trang 9Ma trận xác định rủi ro
chính
Phối hợp / Khác
Chuẩn bị mặt bằng Thiếu máy ủi
Xây phân xưởng Tai nạn lao động Thiếu xi măng
Lắp đặt thiết bị Sai quy trình
Lắp đặt hệ thống
điện Thiếu vật tư
Chạy thử Chưa quen hệ
thống Quá tải do sai công suất Thiếu nhiên liệu
Băt đầu sản xuất Mất điện
Trang 10Đánh giá rủi ro
Đánh giá khả năng xảy ra
Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo tình hình dự án và các biện pháp phòng chống đã thực hiện
Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ: Cao, Trung bình, Thấp
Đánh giá mức độ ảnh hưởng
Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí, thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy ra
Thường sử dụng thang mức độ 1-5 hoặc giá trị: Cao, Trung bình, Thấp
Trang 11Tính giá trị rủi ro
Trang 12Chiến lược xử lý rủi ro
năng giảm thiểu
Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn rủi ro.
Trang 13Lập danh sách rủi ro
Phòng chống: Mua dư 20%
Khắc phục: Vay bên cạnh
2 Hỏng máy ủi
Trang 14Tính chi phí phòng chống rủi ro
Khai báo thời gian thực hiện các công việc
phòng chống
Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro
Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí
Sử dụng task usage, resource usage thống kê
chi phí
In báo cáo chi phí
Trang 15Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án
1. Vẽ sơ đồ mạng công việc
2. Liệt kê các chuỗi công
việc từ khi bắt đầu đến
khi kết thúc dự án
3. Tìm đường găng – chuỗi
công việc có số ngày dài
nhất
4. Độ dài đường găng chính
là thời gian làm việc để
hoàn thành dự án
Trang 16Tính ngày kết thúc dự án
MSP tính ngày kết thúc từng
công việc hay dự án dựa vào
ngày bắt đầu, cộng thêm thời
gian làm việc theo từng loại
lịch khác nhau và có tính đến
ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật)
cũng như ngày lễ (giỗ Tổ,
Quốc khánh…)
Trang 17Chức năng đăng ký lịch trong MSP
Trang 18Lịch tuần làm việc thông thường Tạo lịch mới tùy chọn
Trang 19Các loại lịch trong Microsoft Project
Loại lịch Diễn giải
Standard chuẩn truyền thống, bắt đầu
từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều
24 Hours không có thời gian nghỉ.
Trang 20Tạo lịch riêng cho dự án
Trang 21Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ
1 Click
đúp
4 Sửachi tiết định kỳ
3 Đăng kýlịch đặc
biệt
2 Thay đổi lịch
Resource Sheet
5 Đặt giờ làm/nghỉ
6 Đăng ký định
kỳ tuần/tháng/năm
Trang 23Các thiết đặt lịch của MSP
Chọn menu File \ Options \ Schedule
Trang 24Bài tập thiết đặt lịch
xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày
bắt đầu là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014
của câu trên
Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm
nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4
đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc
“Thợ sơn 3”
việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4