Bài giảng quản lý dự án chương 3 ths trần linh đăng

Quản lý thời gian và tiến độ thực hiện DA Hiểu bản chất và vai trò của QL thời gian và tiến độ  Sử dụng thành thạo các công cụ lập kế hoạch thời gian và tiến độ  Sử dụng thành thạo cá

Quản lý thời gian và tiến độ thực hiện DA

 Hiểu bản chất và vai trò của QL thời gian và tiến độ

 Sử dụng thành thạo các công cụ lập kế hoạch thời gian và tiến độ

 Sử dụng thành thạo các kỹ thuật đảm bảo thời gian và tiến độ thực hiện dự án

 Khái niệm và đặc điểm của quản lý thời gian và tiến độ

 Các công cụ lập kế hoạch thời gian và tiến độ

 Đánh giá khả năng hoàn thành dự án

 Phương pháp rút ngắn thời gian thực hiện dự án

Khái niệm – Đặc điểm

 Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn quy định trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép.

Các công cụ lập kế hoạch tiến độ

 Phương pháp AOA (Activities On Arrow)

 Phương pháp AON (Activities On Node)

Biểu đồ GANTT

 Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày tiến trình và thời hạn các công việc của dự án trên hệ trục tọa độ hai chiều

 Trục tung: biểu diễn trình tự thực hiện các hoạt động

 Trục hoành: biểu diễn thời gian thực hiện các hoạt động

 Xuất hiện năm 1917

 Mang tên Henry GANTT – Nhà hóa học người Mỹ

 Ngày nay đã trở thành một công cụ quản trị tiến độ rất đơn giản và hiệu quả

Trình tự vẽ sơ đồ GANTT

 Bước 1: Phân tích công việc (WBS)

 Bước 2: Sắp xếp trình tự các công việc

 Bước 3: Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc

 Bước 4: Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc các CV

 Bước 5: Xây dựng Bảng phân tích công việc được ký hiệu

 Bước 6: Vẽ sơ đồ GANTT

Ưu điểm – hạn chế của sơ đồ GANTT

 Không cho biết các công việc chủ yếu, quan trọng.

 Không thuận tiện khi phân tích và đánh giá các sơ đồ.

 Không có điều kiện để áp dụng các kỹ thuật tính toán hiện đại do

bỏ qua yếu tố logic.

Sơ đồ mạng công việc

 Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ

đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự công việc trước sau

 Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện

 Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các công việc

 Phản ánh đầy đủ thời gian các công việc, thời gian hoàn thành dự án, thời gian dự trữ của công việc và sự kiện

 Là cơ sở để lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi tiến độ và điều hành dự án; để phân phối điều hòa các nguồn lực của dự án

 …

Phương pháp AOA biểu diễn mạng công việc

 Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trên mũi tên”

 Dùng mũi tên để thể hiện các công việc

3 2

Một số khái niệm và ký hiệu

Là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần

thực hiện của dự án, đòi hỏi cần thời gian, nguồn lực

và chi phí để thực hiện

a t

Chờ đợi là một hoạt động chỉ đòi hỏi chi phí thời

gian, không đòi hỏi chi phí tài nguyên t

 Công việc giả

Là một hoạt động không có thực, không làm hao phí

thời gian, cần dùng để duy trì mối quan hệ giữa các

Một số khái niệm và ký hiệu

i

Là điểm chuyển tiếp đánh dấu một hay một

nhóm công việc đã hòan thành và khởi đầu của

một hay một nhóm công việc kế tiếp.

Đường dài nhất trong sơ đồ

Quy tắc vẽ sơ đồ

 Sơ đồ lập từ trái sang phải, không theo tỷ lệ Nếu muốn

phải quy ước trước.

 Các mũi tên không nên cắt nhau

 Số hiệu các sự kiện và công việc không được trùng nhau

 Không có vòng kín (chu trình)

 Không được có vòng khuyên

Phương pháp AON biểu diễn mạng công việc

 Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trong các nút”

 Dùng các nút để thể hiện các công việc

Các nguyên tắc xây dựng AON

 Các mũi tên chỉ thuần tuý xác định thứ tự trước sau của các công việc.

 Tất các các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau Tất các các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước.

Tên công việc Thứ tự CV TG th cv

TG bắt đầu TG kết thúc

Phương pháp PERT/CPM

 PERT – Program Evalution and Review Technique

Là một mạng công việc theo phương pháp AOA Trong đó thời gian thực hiện CV được xem là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối β.

 CPM – Critical Path Method

Phương pháp Đường găng: Là kỹ thuật sử dụng các phương pháp thống kê để xác định đường găng và tính toán các bài toán tối ưu trên mạng công việc

 Phương pháp PERT/ CPM

Thời gian thực hiện công việc tij trong sơ đồ PERT

 Định nghĩa

 Thời gian thực hiện một CV trong sơ đồ Pert là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo quy luật phân phối β và phụ thuộc vào ba giá trị thời gian lạc quan, bi quan và thời gian thường gặp

 Thời gian lạc quan - a

Thời gian ngắn nhất của một CV Chỉ xảy ra trong điều kiện đặc biệt thuận lợi với xác suất 1% Xác đinh theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ

 Thời gian bi quan - b

Thời gian dài nhất của một CV Chỉ xảy ra trong điều kiện đặc biệt không thuận lợi với xác suất 1% Xác đinh theo kinh nghiệm hoặc theo số liệu thống kê quá khứ

 Thời gian thường gặp - m

Giá trị và phương sai của tij

Trình tự lập sơ đồ PERT/CPM

1. Xác định tất cả các CV của dự án (WBS)

2. Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các CV

3. Xác định thời gian thực hiện từng công việc

1. Tính toán thời gian dự trữ của các CV và sự kiện

2. Xác định đường găng (Đường đi qua các công việc găng và sự kiện găng)

A5 6

A6 3

A7 4 A4 2

Đường Găng và ý nghĩa của nó

- Nếu một công việc găng bị chậm trễ thì dẫn đến tòan bộ công trình bị chậm trễ

- Các công việc găng chiếm tỷ lệ nhỏ và nó là trọng tâm của quản lý tiến độ

- Các công việc không găng có thể co giãn được trong phạm vị dự trữ của chúng.

- Muốn rút ngắn thời gian thực hiện dự án phải rút ngắn đường găng

Xác định đường găng

 Xác định trực tiếp trên sơ đồ

 Cần sử dụng thuật toán và xác định đường găng dựa trên nguyên tắc: Đường găng là đường đi qua các công việc găng và các sự kiện găng.

Quy ước tính toán thời gian trong PERT/CPM

j – Thời điểm xuất hiện muộn của các sự kiện i, j

• Di, Dj - Thời gian dự trữ của các sự kiện i, j

• tij – Thời gian thực hiện công việc ij

• Dij – Thời gian dự trữ của công việc ij

Tổng hợp các thông số thời gian trên sơ đồ

Thời điểm xuất hiện sớm nhất của sự kiện - Ti s

 Sự kiện j đi sau sự kiện i sẽ xuất hiện sớm nhất khi sự kiện i đi trước

sự kiện j xuất hiện sớm nhất và công việc i – j đã hoàn thành xong.

i ij

ax T

s j

• Quy ước tính toán

Ô trái sau = (ô trái trước + t ij ) theo đường max

• Cách tính: tính từ trái sang phải và cho T o s = 0

Thời điểm xuất hiện muộn nhất của sự kiện - Ti m

 Cách tính

 Sự kiện i đi trước sự kiện j chỉ

có thể xuất hiện muộn nhất sao cho không ảnh hưởng đến thời điểm xuất muộn của j

 Nếu j = n thì sẽ không ảnh hưởng đến chiều dài của dường găng.

• Quy ước tính toán

Ô phải trước = (ô phải sau - t ) theo đường min

Các yếu tố thời gian của công việc

 tij ktm – Thời điểm kết thúc muộn nhất của công việc i- j

Các yếu tố thời gian của công việc

 tij bdm – Thời điểm bắt đầu muộn nhất của công việc i- j

Ví dụ 2 - Sơ đồ PERT/CPM

Công ty luyện và cán thép “Thành Công” được Ủy ban bảo vệ môi trường thông báo trong vòng 16 tuần lễ công ty phải lắp đặt xong hệ thống khói thải chống ô nhiễm môi trường, nếu không sẽ buộc phải ngưng hoạt động Công ty đã lập dự án và phân tích công việc, thể hiện theo bản dưới Hãy lập sơ đồ PERT và xác định đường găng của dự án này

Sơ đồ PERT của dự án

A8

15 6

0 15 0

0

0

0

2 1

0 2

3 2

1 4

13 5

0 13

8 4

0 8

4 3

0 4

A1

2

A3 2

4

4

5 3

2

Phương sai, độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án

 Thời gian hoàn thành dự án

 Thời gian hoàn thành dự án bằng chiều dài của đường Găng – Te, do vậy nó là một đại lượng ngẫu nhiên tuân theo qui luật phân phối chuẩn

 Phương sai và độ lệch chuẩn của Te

• Phương sai của TE -  2E   2ij

• Độ lệch chuẩn của TE - E   2ij

• Phương sai của công việc găng ij:

2 2

ij

b-a

=6

 

  

 

Te = 15 ± 1,76

Đồ thị phân phối chuẩn của Te

Đánh giá khả năng hoàn thành dự án

với thời hạn cho trước

 Các khả năng có thể xảy ra đối với thời gian hoàn thành dự án

 Gọi T N là thời gian phải hoàn thành dự án theo quy định của nhà quản lý

 Các khả năng có thể xảy ra đối với T N

 Yêu cầu đối với công tác QLDA

 Nhà QLDA phải tính được xác suất xảy ra của các sự kiện dự án hoàn thành trước và sau thời hạn T E để có biện pháp huy động và điều hòa nguồn lực nhằm hoàn thành dự án một cách hợp lý

Phương pháp tính xác suất thời gian hoàn thành dự án

so với thời hạn TN

 Bước 1 - Vẽ sơ đồ PERT của dự án

 Bước 2 - Xác định đường Găng và chiều dài đường găng T E

 Bước 3 - Xác định phương sai, độ lệch chuẩn của T E

• Phương sai của TE -  2E   2ij

• Độ lệch chuẩn của TE - E   2ij

• Phương sai của công việc ij:

2 2

ij

b-a

=6

 

  

 

Phương pháp tính xác suất rủi ro thời gian hoàn thành dự án

 Bước 4 - Gọi TN là thời gian hoàn thành dự án thực tế có thể xảy ra

 TN < T E : Dự án hoàn thành trước thời hạn dự tính

 TN > T E : Dự án hoàn thành sau thời hạn dự tính

50%

T

Phương pháp tính xác suất rủi ro thời gian hoàn thành dự án

 Bước 5 - Tính hệ số phân bố xác suất GAUSS

 Z < 0  TN < T E : DA hoàn thành trước thời hạn dự tính

 Z > 0  TN > T E: Dự án hoàn thành sau thời hạn dự tính

Phương pháp tính xác suất rủi ro thời gian hoàn thành dự án

 Bước 6 – Xác định giá trị xác suất phân bố GAUSS theo giá trị của Z (Tra

Phương pháp tính xác suất rủi ro thời gian hoàn thành dự án

 Trường hợp 2: TE < TN

 P(T E <X<T N ) = Giá trị tra bảng

 P(X<T N ) = 0,5000 + Giá trị tra bảng P(T ≤ X) = 0,5000 – Giá trị tra bảng

Tính XS hoàn thành DA ví dụ 2 với T N = 16

Công ty luyện và cán thép “Thành Công” được Ủy ban bảo vệ môi trường thông báo trong vòng 16 tuần lễ công ty phải lắp đặt xong hệ thống khói thải chống ô nhiễm môi trường, nếu không sẽ buộc phải ngưng hoạt động Công ty đã lập dự án

và phân tích công việc, thể hiện theo bản dưới Hãy lập sơ đồ PERT/CPM cho dự

án này và tính xác suất hoàn thành dự án theo đúng quy định

Ví dụ - Tính XS hoàn thành DA

A8

15 6

0 15 0

0

0

0

2 1

0 2

3 2

1 4

13 5

0 13

8 4

0 8

4 3

0 4

A1

2

A3 2

4

4

5 3

2

Ví dụ - Tính XS hoàn thành DA

 Phương sai và độ lệch chuẩn của TE

2 E

Rút ngắn thời gian thực hiện dự án

 Rút dần các công việc Găng

 Dùng bài toán quy hoạch tuyến tính

Phương pháp rút dần các CV Găng

1. Vẽ sơ đồ PERT

2. Thống kê các CV găng

3. Tính chi phí tăng thêm nếu rút CV găng xuống 1 đơn vị - α

4. Chọn CV găng có min α rút trước, nên rút từng đơn vị và kiểm tra xem có xuất

hiện đường găng mới hay không

5. Nếu không xuất hiện đường găng mới thì rút tiếp các công việc găng có α nhỏ

thứ hai, thứ ba … cho đến khi T N = T E

6. Nếu trong quá trình rút xuất hiện đường găng mới thì cần phải rút cùng lúc

trên tất cả các đường găng cho đến khi tất cả các đường găng đều có T N = T E

Khả năng rút được

Bình thường

Phương pháp sử dụng bài toán quy hoạch TT

Phương pháp sử dụng bài toán quy hoạch TT

Mô hình bài toán quy hoạch tuyến tính

Một dự án có sơ đồ Pert như dưới đây Hãy tính xác suất hoàn thành dự án trước 22 ngày.

1

6

42

A 8

B 5

C 0

D 3

F 2

E 4

G 10

H 12

 Biết P(-0,5) = 19,15