Bài giảng quản lý dự án chương 3 TS phùng tấn việt

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁNKhái niệm Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và

• Yêu cầu:

Xây dựng kế hoạch tối ưu cho 1 Dự án

Ie: Tập trung vào các bước XDKH

Đặt vấn đề?

1 Điều tuyệt diệu của đêm nhạc Rock là màn trình diễn đậm đà sắc thái và phong cách của các diễn viên múa Và để có được điều đó họ đã tập 1 thời gian nhất định để đạt đến trình độ hoàn thiện như thế!

2 Một dự án là nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo ra 1 sản phẩm độc nhất !

Nhóm dự án họ hiếm khi có cơ hội để thực tập và họ chỉ có 1 màn trình diễn

và điều đó tốt hơn nếu như họ đạt mục đích từ lần đầu!

 Đêm nhạc Rock có 1 biên đạo múa đã thực hiện việc biên đạo và luyện tập cho vũ công!

 Nhà quản lý dự án phải dựa vào các kế hoạch hành động cụ thể để biên đạo cho cả nhóm!

Các kế hoạch đó hình thành 1 nền tảng cho sự dự đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý các phạm vi và rất nhiều chức năng quản lý dự án khá c!

Xây dựng 1 kế hoạch chi tiết, cần giải quyết 1 số câu hỏi?

1 Chính xác công việc nào sẽ hoàn thành dự án?

2 Các kỹ năng cần thiết cho công việc?

3 Ai sẽ được phân công cụ thể cho mỗi công việc?

4 Mỗi dự án cần bao nhiêu ngày và cần những nổ lực

cũng như chi phí bao nhiêu?

5 Tác nghiệp cần theo 1 trình tự nhất định hay không?

6 Quy mô nhóm dự án?

đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, các bảng tính toán nguồn lực, và cấu trúc phân tích công việc.

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Khái niệm

Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc

của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn

thành các mục tiêu đã xác định của dự án.

Vị trí

1 Lập kế hoạch là tiến hành chi tiết hóa các mục tiêu của dự

án thành những công việc cụ thể và hoạch định 1 chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó.

2 Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.

3 Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự

án thành hiện thực.

QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT

MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT

Bước 1:

Phát triển 1 cấu trúc công việc (WBS) Các quy tắc dự án Hoạch định Phạm vi và kết quả

Bước 2:

Tập hợp các tác vụ

Bước 3:

Dự đoán, thẩm định các gói công việc

Bước 4:

Tính toán kế hoạch ban đầu

Chi phí nguyên vật liệu

Các yêu cầu về trang tiết bị và ước lượng kỹ năng và phân công

BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)

(WBS: Work Breakdown Structure)

Định nghĩa WBS: WBS xác định tất cả các tác vụ trong 1 dự án Sử dụng WBS

để đơn giản hóa danh sách các tác vụ

Ie: Nó chuyển một 1 công việc lớn, độc nhất, có thể mang tính chất bí mật, hay 1 khối công việc - dự án thành nhiều tác vụ nhỏ có thể quản lý được.

WBS: Có thể thiết lập bằng dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu mẫu đơn giản (H2).

Xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta:

- Cung cấp minh họa chi tiết về phạm vi của dự án.

- Giám sát quy trình: vì mỗi tác vụ là 1 loại hình công việc có thể đo lường được.

- Cho phép dự báo chính xác về chi phí và thời gian.

- Xây dựng nhóm dự án.

H1 WBS dạng đồ họa

Tường và Trần tầng 2

Sân thượng

Dự án Biệt thự

Thiết kế, Chuẩn

bị mặt bằng Xây dựng

Trang trí nội thất Hoàn thiện

Hoạt động 1

Hoạt động 2

Hoạt động 3

Hoạt động 4

Các gói công việc

Tìm hiểu về cấu trúc phân tách công việc

(WBS)

1 WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án thành các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ

2 Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H2):

- Các gói công việc.

- Các tác vụ tóm lược (một số công việc phụ).

Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ biến nhất

hiện nay mà các dự án thường vượt quá kế hoạch chính là, các gói công việc quá lớn dẫn đến không kiểm soát được.

Ex: Một tác vụ được dự đoán là kéo dài 8 tháng, số giờ lao động

là 3.800 giờ thì xem là 1 dự án con , không phải là 1 tác vụ

Nguyên tắc gói công việc

Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, gói công việc tuân theo các nguyên tắc phổ

biến sau:

1 Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ nào ít hơn 8 hay lớn hơn 80 giờ công lao động Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm trong khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn).

2 Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không 1 tác vụ nào dài hơn khoảng cách giữa 2 điểm

trạng thái Ex: Nếu bạn duy trì các cuộc họp giao ban tuần, thì không tác vụ nào dài hơn 1 tuần Ưu điểm là sát việc, không có hiện tượng hoàn thành tỷ lệ %??

3 Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”:

Tác vụ có thể dự đoán được

Tác vụ dễ chỉ định hơn

Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn

Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng

ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO WBS

Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu

trúc phân tách công việc Và xem là “ Việc quản lý

dự án”

Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án

Dự án

Phát triển sản

phẩm A

Quản lý dự án Chọn nhà thầu

BƯỚC 2 ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC

• Có 2 quy luật thực hiện đồ thị hóa mối quan

hệ giữa tác vụ với sơ đồ mạng lưới:

1 Định nghĩa các mối quan hệ giữa các tác vụ chỉ có giữa các gói công việc; (Cho dù 1 dự án có thể có hàng trăm gói công việc…)

2 Các mối liên hệ giữa các tác vụ chỉ nên phản ánh các ràng buộc về trình tự giữa các gói công việc, không phải về các ràng buộc về nguồn lực

Ex: Dự án làm đẹp phong cảnh

Các tác vụ bao gồm các dự án con sau:

1 Thu thập vật liệu cho bãi cỏ.

Minh họa: Bảng công việc thực hiện theo trình tự

Dự án làm đẹp phong cảnh

Tác vụ Việc thực hiện

trước Tài nguyên

1 Thu thập vật liệu cho

Chủ nhà

Nhóm thanh thiếu niên Các thiếu niên

Các thiếu niên Các thiếu niên

Minh họa trên sơ đồ mạng

3 2

1

Bắt

đầu

Kết thúc

H2 Đúng

H1 Không đúng (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực)

CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC

A B

Kết thúc – Kết thúc (FF)

BƯỚC 3 DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC

Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và thời gian cho mỗi gói công việc

BƯỚC 4 TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

Tính toán kế hoạch ban đầu là sử dụng sơ đồ mạng lưới

án.

1 Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES).

2 Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF).

3 Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS).

4 Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF).

trên là quy trình gồm 3 bước:

TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

1 Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác vụ).

- Thời điểm bắt đầu sớm nhất

- Thời điểm hoàn tất sớm nhất

2 Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất và thời

gian hoàn thành trể nhất.

3 Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có ngày hoàn

thành được áp đặt từ bên ngoài và cho phép có nhiều thời gian để hoàn tất thì tất cả các tác vụ đều linh động

Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh Ngày 25.12 là ngày áp đặt

từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến ngay Noel, không bị áp lực vì còn nhiều thời gian linh động để thực hiện)

BƯỚC 5 PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC

phân phối cho dự án.

thuật ngữ “nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu

Cân bằng tuân theo 4 bước:

- Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án.

- Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực.

- Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Song không thay đổi chất lượng và tiến độ.

- Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc Ex: Thay vì 2, 3 người thì chỉ cần 1 người

Vấn đề: Chúng ta sẽ làm gì nếu KH Cân bằng NL không thực tiễn?

BƯỚC 6 XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH

1 Chi phí lao động nội bộ

2 Chi phí thiết bị nội bộ

3 Chi phí bên ngoài và thiết bị

4 Chi phí nguyên vật liệu

5 Tạo ra hoạch định về lưu chuyển tiền mặt

NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH

Các yếu tố sau đây có thể tạo những cạm bẩy trong việc lập kế hoạch:

1 Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển.

2 Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo.

3 Lập kế hoạch về thời gian và chi phí quá lạc quan: Ex: Cắt

giảm tùy tiện % , Kinh nghiệm không đầy đủ?.

4 Đánh giá nguồn nhân lực quá cao về năng lực và khả năng

của họ.

5 Bỏ sót các hoạt động!

The End