Bài giảng quản lý dự án chương 3 GS TS bùi xuân phong

Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí Đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hiệu quả cũng như tiến độ của một dự án:  Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so

QUẢN LÝ CHI PHÍ

1 Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí

 Đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hiệu quả cũng như tiến độ của một dự án:

 Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.

 Ngăn cản những thay đổi không được

phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở.

thay đổi được phép

2 Khái niệm

 Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính

trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ

 Quản lí chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong

sự cho phép của ngân sách

Chi phí đầu tư thực hiện dự án

- Chi phí xây dựng công trình

- Chi phí thiết bị

- Chi phí giải phóng mặt bằng

- Chi phí quản lý dự án trong thời gian thực hiện

- Chi phí tư vấn đầu tư

- Chi phí dự phòng

- Chi phí lãi vốn vay

 Các loại chi phí

Chi phí quản lý dự án trong thời gian khai thác

- Chi phí lương,cơ chế đãi ngộ cán bộ quản lý.

- Chi phí điện, nước,phòng cháy chữa cháy…

- Chi phí thuê đất.

- Chi phí khấu hao.

- Chi phí bảo dưỡng sửa chữa công trình.

- Chi phí quảng cáo tiếp thị.

- Chi phí khác.

Căn cứ vào tình hình hoạt động:

+ Ngân sách dự án

+ Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án

Căn cứ vào thời gian:

+ Ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn

+ Ngân sách ngắn hạn

Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức

 Lập kế hoạch Ngân sách

Tác dụng

 Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức Kế

hoạch ngân sách phản ánh các nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị

 Đánh giá chi phí của dự án trước khi hiệu lực hóa thực hiện

 Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí

dự toán của dự án

 Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc của dự án.

 Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình của dự án (Kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm những nguyên nhân và biện pháp khắc phục… )

 Phương pháp lập kế hoạch Ngân sách

1 Phương ph Phương ph áp lập kế hoạch từ cao xuống thấp:

 Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh

nghiệm và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định sử dụng ngân sách chung cho đơn vị Họ ước tính toàn bộ chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự

án Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho nhà quản lý cấp thấp hơn Các nhà quản lý cấp thấp hơn tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thểlien quan Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến nhà quản lý cấp thấp nhất

Ưu điểm :

- Tổng ngân sách phù hợp với tình hình chung của đơn vị

và với yêu cầu của DA Ngân sách đó đã được xem xét trong các mối quan hệ với các DA khác, giữa chi tiêu cho

DA với khả năng tài chính của đơn vị

- Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như nhũng chỉ tiêu tốn kém cũng được xem xét trong mối quan hệ chung

- Cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản

lý DA với quản lý chức năng trong đơn vị Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí

kế hoạch của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu của DA

2 Phương ph Phương ph áp dự toán ngân sách từ cao

xuống thấp:

 Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ

phận (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và

kế hoạch tiến độ Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ởtừng cấp quản lý, trước tiên tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sửdụng các khoản mục và đơn giá được duyệt Nếu có

sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngân sách chung toàn bộ dự án

 Ưu điểm:

Những người lập ngân sách là người

thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các

công việc nên họ dự tính khá chính xác

về nguồn lực và chi phí cần thiết Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo

các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự

toán ngân sách.

 Nhược điểm:

- Ngân sách phát triển theo từng nhiệm

vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án

- Trong thực tế điều này khó có thể đạt được Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới.

3 Phương ph Phương ph áp kết hợp:

 Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu

tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vịmình Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ, nhóm ) Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn

 Ưu điểm:

Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhêìu cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị

 Nhược điểm:

Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng

dự toán cao hơn

Dự toán ngân sách theo dự án

 Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán

ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án

 Các bước thực hiện:

- Dự tính chi phí cho từng công việc dự án

- Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp

- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án

Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

a Lập ngân sách theo khoản mục: Lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các

bộ phận chức năng vì bộ phận gián tiếp trong

ban quản lý DA Theo PP này, việc d c d ự toán

được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước

và cho t cho t ừng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng

hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.

b Dự toán ngân sách theo công việc: Ngân sách theo công việc có thể xem là loại ngân sách tác nghiệp Việc dự toán chi phí cho các công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian.

Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách công việc và được thực hiện qua các bước sau:

- Bước 1 chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc để lập dự toán chi phí.

- Bước 2 Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc Nếu bị hạn ch n ch ế về nguồn lực thì chuyển

các bước sau:

- Bước 3 Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc.

- Bước 4 Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.

- Bước 5 Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian.

- Bước 6 Tính toán chi phí thực hiện công việc đó Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:

- Bước 3 Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc.

- Bước 4 Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức

nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp

ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc

- Bước 5 Tính toán chi phí thực hiện công việc

Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau:

- Bước 3 Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc

- Bước 4 Tính toán chi phí thực hiện công việc

c Xác định tổng dự toán:

Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc và sơ đồ

mạng, tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau:

- Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng

mục công việc

- Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp Phân bổ

các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháp hợp lý

- Tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án

3.2 Ước lượng chi phí

Khái niệm: Phát triển một xấp xỉ hay ước tính chi phí của các nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án

• Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí.

• Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với

kỹ thuật giúp tạo ra chúng.

• Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý

trong dự án ra sao.

Các loại Ước tính chi phí

ƯỚC TÍNH XÁC ĐỊNH

ƯỚC TÍNH

THEO ĐỘ

LỚN THÔ

ƯỚC TÍNH NGÂN SÁCH

Loại ước

tính

Khi nào thực hiện?

Tại sao th i sao th ực

5% -> 10%

Các phương pháp Ước tính chi phí :

án với các nhà quản lí

ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (Ước tính Trên-xuống)

Ưu điểm:

tính phù hợp với tình

hình chung của đơn vị

và với yêu cầu của dự

án

Nhược điểm:

các công việc của dự án,nhưng điều này rất khó.

• Nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội để kiểm soát quá trình ước tính chi phí của cấp dưới.

ƯỚC TÍNH DƯỚI LÊN

Ưu điểm:

chính xác

Phương pháp dùng

các thông số để ước

tính chi phí

MÔ HÌNH HOÁ THÔNG SỐ

Mô hình thông dụng nhất là mô hình

COCOMO

(Constructive Cost

Model)

 Căn cứ lập dự toán

 Các quy định về định mức trích chi phí quản lý dự

án, chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng hiện hành của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước;

 Các quy định về quản lý tài chính hiện hành đối với

cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập;

 Quyết định đầu tư; quyết định thành lập Ban Quản

lý dự án; quy ết định giao kế hoạch vốn đầu tư;

 Bảng tính lương năm của cán bộ quản lý dự án.

 Các căn cứ cần thiết khác của dự án.

3.3 Dự toán Ngân sách

 Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT.QLDA

 Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA.

 Chi tiền lương

 Chi tiền công trả cho lao động theo hợp đồng

 Chi thanh toán dịch vụ công cộng

 Chi mua vật tư văn phòng

 Chi thanh toán thông tin, tuyên truyền, liên lạc

 Chi phí hội nghị theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập

 Chi thanh toán công tác phí theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị

sự nghiệp công lập.

 Chi phí thuê mướn

 Chi đoàn ra (vào)

 Chi sửa chữa tài sản theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và

đơn vị sự nghiệp công lập.

 Chi phí mua sắm tài sản dùng cho quản lý

 Chi phí khác

3.4 Kiểm soát – Điều chỉnh Chi phí

Giám sát hoạt động chi phí

Thông báo những thay đổi đến những người có

thẩm quyền

 Công cụ kiểm soát chi phí

EVM

Cần phải có thông tin định

kỳ để sử dụng

EVM.

EMV (Earned value management): là một công

cụ quan trọng hỗ trợ kiểm tra chi phí.

EVM

 Thuật ngữ trong EMV

2

Chi phí thực sự

ACWP (Actual Cost of Work

Giá trị thu được

BCWP (Budgeted Cost of Work )

là dự trù giá trị của CV thật sự

 Các công thức tính trong EMV

sai biệt giữa chi

phí thật sự và giá

trị thu được

biệt giữa hoàn thành theo lịch và giá trị thu được

 Các công thức tính trong EMV

CPI

Chỉ số thực hiện chi phí (CPI=Cost Performance Index)

CPI = EV/AC

SPI

Chỉ số thực hiện lịch (SPI=Schedele performance index)

Ước tính thời gian ban đầu/SPI

chi phí thật sự.

lịch

CPI = EV/AC *100%= 50%Chỉ số thực hiện chi phí CPI

SV = EV – PV = - 2 500Biến động Lịch (SV)

SPI = EV/PV*100% = 75%Chỉ số thực hiện lịch SPI

10 000Giá trị trù tính (PV)

7 500Giá trị thu được (EV)