Bài giảng quản lý dự án chương 1 TS phùng tấn việt

Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định nghĩa: " Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay một kết quả nhất định nào đó"  Điều

MBA QUẢN LÝ DỰ ÁN

TS PHÙNG TẤN VIẾT

Mail: phungtanviet@dng.vnn.vn

Tel: 091 3 406 999

Tài liệu tham khảo

 The Portable MBA in project management

Eric Verzuh, NXB HCM, Ng dịch: Trần Huỳnh Minh Triết

Chương một.

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT SỨC MẠNH

CHIẾN LƯỢC

Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định

nghĩa: " Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định

để đưa ra một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay một kết quả nhất định nào đó"

 Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó không phải là dự án nữa

Ex: Golf? Xdựng 1 nhà máy; thiết kế 1 xe hơi mới; Xd mới 1 con đường

SỰ CẦN THIẾT CÓ 1 NGUYÊN TẮC SỰ KHÁC BIỆT

- Đánh giá, ước lượng, kiểm soát (khối lượng, vốn?)

- Giao tiếp/ Truyền đạt

2 Chúng ta sẽ đối mặt với những thách thức và khó khăn

khi 1 đơn vị có hàng chục, hàng trăm dự án

 Và mỗi dự án có những rủi ro riêng, có nhiều bên

tham gia, kênh thông tin và các yêu cầu về nguồn lực

PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ

Chương trình (Program) (chuổi CV được lập sẳn)

2 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nguyên lý quản lý dự án là 1 phạm trù rộng lớn với các khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo ra hiệu quả trong lựa chọn và thực thi DA

Chọn lựa

DA

Định nghĩa DA

Lập kế hoạch

DA

Kiểm soát DA

Kết thúc DA

Quản lý rủi ro Quản lý thời gian, chất lượng

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh, sửa sai

1. Lựa chọn:

 Thiết lập cơ sở cho 1 DA, Hoặc tạo ra 1 tình huống doanh

nghiệp cho DA: các mục tiêu: Tỷ suất lợi nhuận, NPV, nguồn nhân lực Và những hạn chế Tại sao? ý nghĩa?

 Điều chỉnh các mục tiêu của DA: theo chiến lược

 Thứ tự ưu tiên

2 Định nghĩa (phạm vi):

 Xác định các bên tham gia: khách hàng, đối tác

 Xây dựng các mối quan hệ với nhà tài trợ: tài chính, thị trường, vật chất

 Ghi nhận các mục tiêu và ràng buộc: Ngân sách, điểm mốc chính, tiến độ hoàn thành

3 Hoạch định:

Xây dựng 1 bản chi tiết các công việc

Phân tích thứ tự công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc

Dự đoán các công việc: thiết bị, vật liệu, xây lắp

Xử lí thông tin, tài liệu, nhân sự

4 Kiểm soát:

Giám sát DA theo kế hoạch

Thành lập nhóm công tác, chi phí, kế hoạch, chất lượngThực hiện các hành động kịp thời để DA đúng tiến độ

3.THÀNH CÔNG CỦA DA: BỘ 3 RÀNG BUỘC

Kết quả

Thời gian

Chi phí

Chi phí (ngân sách)

Thời gian cho phép

Kết quả Mong muốn

Mục tiêu Tổng hợp

Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, song đều có

sự thống nhất về các ràng buộc cơ bản và Dự án sẽ được xem

là thành công, yêu cầu thực hiện đạt được 3 tiêu chí:

 Đúng Thời gian (tiến độ)

 Đảm bảo ngân sách (Chi phí)

 Chất lượng cao (Kết quả)

Những nhân tố ràng buộc sự thành công

4 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?

 Quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị nói chung!

Câu trả lời là: đúng và không đúng?

Sự khác nhau giữa QLDA và QL là tính trình tự, chứ không theo các hoạt động thông thường như trong quản lý nói chung

Ie: Những thành viên nhóm dự án thường không báo

cáo trực tiếp cho một giám đốc dự án, thay vào đó họ sẽ báo cáo cùng lúc đến nhiều nhà quản lý các bộ phận

 Ex: (2007) DA EC của SKĐT Và Mr Ecark…

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?

1 Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra (Project

Management Body of Knowledge – PMBOK):

2 Quy trình quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp:

 Lập kế hoạch dự án

 Thực hiện dự án

 Điều hành và kiểm soát dự án

 Kết thúc dự án

5 Vấn đề thường mắc phải của QLDA là gì?

 Một người, kể cả lãnh đạo không thể nào

suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng (quyết định) sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt đầu Do đó:

1 Quy tắc đầu tiên của Quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải cùng nhau

lên kế hoạch

2 Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một người vận hành, nhạc trưởng, CEO

 Quản lý dự án: Thực hiện các mục tiêu dự án

bằng các nhà thầu và các đối tác khác có liên quan.

 Quản lý dự án: Quản lý các nhà thầu và các mối quan hệ.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành

đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách, nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về

kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

• Giải quyết sau DA

BÁO CÁO

Giai đoạn 1

KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA LÀM CÁI GÌ?Xác định DỰ ÁN

6 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

Các giai đoạn của chu kỳ dự án

CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

Khởi sự DA Hoạch định

• Điều phối thực hiện

• Kiểm soát

Kết thúc Điều chỉnh

Điều chỉnh cho DA hiện tại cho DA tương lai Học hỏi

Quy trình quản lý dự án

7 QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG

(theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế)

1 Lập KH DA

8 QL Rủi ro

7 QL Thông tin

6 QL nhân lực

5 QL Chất lượng

4 QL chi phí

3 QL Thời gian

2 QL Phạm vi

9 QL Cung ứng

QLDA

8 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối dự án.

1 Quản lý vĩ mô:

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án là tổng thể các biện pháp tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án

Công cụ: Cơ chế, chính sách, kế hoạch, quy hoạch,

ngân sách, thuế, hệ thống pháp luật, tiền lương

2 Quản lý vi mô:

Là quản lý các hoạt động cụ thể Như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, chi phí, nguồn vốn, rủi ro Đối với các hoạt động của dự án

Quá trình quản lý từ khâu chẩn bị đầu tư cho đến vận

hành dự án Ie gắn 3 mục tiêu: Thời gian, chi phí, kết quả

9 Tác dụng của quản lý dự án

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.

 Giải quyết mối quan hệ giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà thầu, nhà cung cấp.

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.

 Phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh.

 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

 Những mâu thuẫn, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện đầy đủ.

 Vấn đề hậu dự án.

Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có

tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với

việc ra quyết định Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua

thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

C

10 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT ĐIỂM MẠNH

CHIẾN LƯỢC

 Đó chính là tốc độ thay đổi không ngừng và mạnh mẽ đang hiện hữu trong thế giới của chúng ta ngày nay!

 Số lượng và hình thái của sự thay đổi xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, và mỗi sự thay đổi này lại sản sinh sự thay đổi khác tạo nên 1 sự phát triển chưa từng có của chuỗi những thay đổi!

 Xu thế của sự thay đổi chưa từng có đã tạo nên những thách thức và cơ hội mới

 Kết quả nhiều công ty từ số 0 đã trở thành tỷ phú USD

Mark Zuckerberg

Doanh nghiệp: Facebook

Tuổi: 26

Tổng tài sản: 6,9 tỉ USD

Mark Zuckerberg chính là người đã khai sinh ra Dự

án mạng xã hội số 1 hiện nay Facebook khi còn học ở đại học Harvard năm 2004

 Tính tới nay, số lượng sử dụng thường xuyên dịch vụ web trên đã đạt hơn 500 triệu người

 Con gà đẻ trứng vàng Facebook chính là nguồn thu đem lại địa vị, công danh và tiếng tăm vô cùng lớn

cho con người này

 Theo ước tính, Facebook đã đem lại cho Zuckerberg

30 tỉ USD trong năm 2010 vừa qua và biến anh trở

thành một trong những tỉ phú (USD) trẻ nhất trên

 Tạp chí Time Magazine uy tín đã bầu chọn

Zuckerberg là “Nhân vật của năm 2010” Hiện

Facebook vẫn đang phát triển ngày càng lớn mạnh.

QUẢN LÝ DỰ ÁN MANG TÍNH CHIẾN LƯỢC

HAY CHIẾN THUẬT ?

 Quản lý dự án không phải là thế mạnh chiến lược đối với tất

cả các công ty, vì không phải công ty nào cũng đều dựa trên nền tảng làm việc theo dự án Ex Quản lý 1 cửa hàng bán lẻ.

1 Quản lý dự án là một kỹ năng chiến thuật quan trọng: Giúp

bạn thực hiện các công việc hiện tại tốt hơn.

2 Tổ chức hoặc công ty sẽ phân bổ 1 tỷ lệ tương đối lớn về ngân

sách hoặc lợi nhuận vào dự án: có điều kiện tạo giá trị gia tăng mới.

3 Các dự án dẫn đường cho công việc: tạo điều kiện phát huy trí

trí tuệ cá nhân và nhóm.

4 Kiểm soát dự án:

5 Những mục tiêu nghề nghiệp nhằm nâng cao trách nhiệm cá

nhân: Tạo ra giá trị sản phẩm mới.

NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẢI LÀ

NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Những nhà quản lý dự án hiệu quả là người có khả năng:

1 Truyền đạt 1 tầm nhìn

2 Động viên và truyền cảm hứng cho nhóm

3 Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau

4 Tạo ảnh hưởng đến các bên tham gia bên ngoài nhóm DA

5 Cụ thể hóa những điều trừu tượng

6 Thể hiện sự kiên trì bền bỉ và lòng quyết tâm

7 Quản lý và giải quyết xung đột

8 Biết khi nào thực hiện quyết định

9 Duy trì cái nhìn tổng thể khi tổ chức các vấn đề chi tiết

Albert Enstein

 Từ mớ hổn độn, Hảy tìm ra cái đơn giản.

 Từ những bất đồng, Hảy tìm ra cái hòa hợp.

 Trong khó khăn có cơ hội.

Yêu cầu:

1 Phân tích Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA?

2 Phân tích mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản

lý dự án: Chi phí, thời gian, và mức độ hoàn thiện (Những nhân tố ràng buộc sự thành công) của dự án?

The end