Bài giảng quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước chương 7 ths mai hữu bốn

1.Nguyên nhân gây nên sự thay đổiâmôi trường bên ng - Các yếu tố bên ngoài tổ chứcmôi trường bên ngoài: Chủ trương, đường lối, pháp luật, chính sách của NN, cải cách hành chính, sự PTK

1.Sự thay đổi của tổ chức

2.Phát triển tổ chức

3.Phát triển tổ chức hành chính 4.Phân tích tổ chức

5.Phát triển tổ chức hành chính

ở Việt Nam

1.Nguyên nhân gây nên sự thay

đổiâ(môi trường bên ng)

- Các yếu tố bên ngoài tổ chức(môi trường bên

ngoài: Chủ trương, đường lối, pháp luật,

chính sách của NN, cải cách hành chính, sự PTKT-XH,công nghệ…

- Các yếu tố bên trong: Mục tiêu và chiến lược

PTTC; nhiệm vụ và chức năng mới, thay đổi

Vấn đề an ninh

(mức độ an toàn của công việc)

Thói quen

Cá nhân và những thay đổi

Mối đe doạ đối

với các mối quan

hệ quyền lực đã

được thiết lập

Mối đe doạ đối

với các mối quan

hệ quyền lực đã

được thiết lập

Tập trung

có hạn để thay đổi

Tập trung

có hạn để thay đổi

2 Quản lý sự thay đổi:

- Ứng phó với áp lực thay đổi:dự báo trước

xu hướng, cơ hội, nguy cơ của TC; thay đổi dần dần và thay đổi mạnh; thay đổi có

- Thay đổi kế hoạch:là TK và thực hiện có

chủ định thay đổi về chiến lược, cơ cấu,

phong cách LĐ hay cách quy trình

- Phát huy vai trò của người chỉ đạo : bên

ngoài(tư vấn) và bên trong( có thể là NQL cao cấphoặc thành viên TC).

2 Quản lý sự thay đổi:

- Khắc phục trở ngại đối với sự thay đổi:những

trở ngại mang tính CN, TC;

- Thay đổi cơ cấu: phạm vi quản lý,bản mô tả

công việc; phi tập trung hóa; điều chỉnh quy

trình công việc

- Thay đổi công nghệ: nếu thay đổi côngnghệ mà

không có kế hoạch điều chỉnh lại các TP khác thì sao

- Thay đổi về NNL: đào tạo, bồi bưỡng nhân viên,

1 Tổ chức ra đời, lớn lên, PT, suy tàn;

làm thế nào để tổ chức thích nghi

với sự thay đổi và thường xuyên

thay đổi với tần xuất lớncủa môi

trường

2 Phát triển TC là cách tiếp cận mới

để TC thích nghi được với môi

trường luôn thay đổi

1 Các quan điểm tiếp cận PTTC:

- Phát triển TC là cách thức tổ chức thích ứng với

sự thay đổi.

- Phát triển tổ chức là một quá trình hoàn thiện

nhiều quá trình của TC

- Phát triển TC là quá trình làm cho tổ chức đạt

Phát triển tổ chức được hình

thành bởi những thay đổi:

+ Mục đích, mục tiêu của tổ chức

+ Quy mô của TC

+ Cơ cấu của TC

+ Công nghệ, cách thức thực hiện công

việc

CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH

cơ cấu

Mục tiêu Con người Nhiệm vụ

Phát triển tổ chức không chỉ nhằm

nâng cao hiệu lực của tổ chức mà còn quan tâm chăm lo đến từng thành

viên của tổ chức

Phát triển tổ chức can thiệp một cách

có kế hoạch vào yếu tố con người của

tổ chức, cơ cấu tổ chức, sử dụng các kiến thức về khoa học hành vi và một

Phát triển tổ chức là quá trình làm cho tổ chức thích ứng một cách

có hiệu quả nhất đối với sự thay đổi của cả môi trường bên trong

và bên ngoài của tổ chức, nhằm làm cho tổ chức phát triển bền

vững cả trước mắt và lâu dài.

Thành viên của TC phải vẽ được cho

mình bức tranh chung về tương lai của

Được lãnh đạo và ủng hộ bởi chính các

nhà quản lý cao cấp của tổ chức

Các nhà quản lý cao cấp phải chỉ đạo,

khuyến khích những nỗ lực PTTC Thay đổi tổ chức là vấn đề khó khăn, phức tạp

và đòi hỏi nhiều nỗ lực Các nhà QL cao cấp phải khuyến khích và cam kết ủng

hộ

Phát triển TC là quá trình của sự công

tác giữa các nhà tư vấn, cố vấn,bạn hàng của tổ chức một cách bình đẳng nhằm

XĐ vđề và tiến hành giải quyết vấn đề.

Tư vấn về QL chuyên sâu lĩnh vực cụ thể

Họ có cái nhìn khác với người trong

cuộc và có thể tạo nên sự khởi điểm cho

sự thay đổi Nhưng lại ít khi hiểu rõ về

hệ thống tổ chức cũng như không có

Tạo ra môi trường làm việc mà trong đó

quyền lực chính thức đựơc bổ sung bằng quyền lực dựa trên cơ sơ kiến thức và kỹ năng

Tăng cường sự thỏa mãn công việc và

lòng nhiệt tình của các thành viên và

khuyến khích sự trao đổi thông tin một cách cởi mở.

Tăng cường trách nhiệm của các cá nhân

và các nhóm trong việc hoạch định và

thực hiện các hoạt động

Khuyến khích việc đối đầu vớivấn đề của

tổ chức hơn là cứ che dấu chúng

Phát triển TC trước hết đòi hỏi tổ chức

phải thay đổi để thích ứng với môi

Văn hóa tổ chức(giá trị, niềm tin):mang

lại cho TC bản sắc riêng, ngày càng

phong phú và có khả năngquy định

hành vi của thành viên trong TC Giá trị của TC:

+ Năng lực của từng cá nhân;Sự thay đổi

giá trị do yếu tố N.văn;Sự hiểu biết giữa các thành viên của nhóm và giữa các

nhóm;Giải quyết mâu thuẫn;Cạnh

Chuẩn đoán : xem xét, đáng giá thực

trạng để phát hiện trục trặc:

Mục tiêu; nhiệm vụ; mội trường trong và

ngoài; cơ cấu; phân tích SWOT(điểm

mạnh,yếu, cơ hội, nguy cơ)

Hành động: là giải quyết các vấn đề trục

trặc

Duy trì kết quả thay đổi

Chẩn đóan

bệnh

Xác định nguyên nhân

Chuẩn hóa và

Xuất hiện bất ổn Phát tiển

Tổ chức

Lập và thực hiện Duy trì hệ thống

Xác định Vấn đề

Mục tiêu và phương án thực hiện

Được tiếp cập theo quá trình; là quá trình

hoàn thiện nhiều quá trình

Là những nỗ lực lâu dài

Những nỗ lực dài hạn, liên tục cũng đồng

nghĩa với sự thừa nhận quá trình phát

triển tổ chức không mang tính tình

huống, có thể mất nhiều thời gian, là

hành trình không kết thúc nhanh

Áp dụng lý thuyết về khoa học hành

vi

Phát triển tổ chức không nhấn mạnh

khía cạnh công nghệ, kỹ thuật, có

chăng chỉ đề cập đến khả năng của con người sử dụng và khai thác các loại công cụ đó như thế nào để thay đổi những giá trị của tổ chức

.NHỮNG TIỀN ĐỀ CHUNG:

-Môi trường trong nước và quốc tế

- Vai trò của nhà nước

- Những đòi hỏi mới từ phía công dân,

cộng đồng, nhà đầu tư NN…

- Hiệu lực và hiệu quả của QLHCNN

- Sự thay đổi từ mô hình thư lại- hành

.MỘT SỐ XU HƯỚNG CHỦ YẾU:

- Tập quyền và phân quyền

- Hiệu lực và hiệu quả

- Tính chuyên nghiệp hóa và quản lý phổ

rộng

- Kiểm soát và cam kết

- Chính phủ nhỏ, nhưng hiệu quả

- Sự tham gia của người dân

- Tập quyền và phân quyền đều không phải

là xấu và không phải là sự đối lập nhau

- Đó là cách thức cần thiết để tạo ra được tổ

chức có cơ cấu hợp lý nhất trong điều kiện

cụ thể

- Ngay trong các tổ chức lớn khác, vấn đề

tập trung hay PQ chỉ mang ý nghĩa tương đối

- Sự phối hợp rất dễ tiến hành khi biết chắc

chắn một QĐ được đưa ra từ vị trí tập

trung nhất định của TC

- Các nhà QL cao cấp có thể nhìn nhận rộng

các khía cạnh PTTC và cũng có thể bị thái quá

- Tập trung sự kiểm soát và các thủ tục

đựơc cung cấp thống nhất sẽ duy trì một

sự cân bằng chung các yếu tố của tổ

- Hợp lý hóa phân bổ chi phí quản lý cũng

như tránh được sự trùng lắp chi tiêu và hoạt động

- Các nhà QL cao cấp tập trung nghiên

cứu những vị trí cao cấp trong tổ chức

- Trong trường hợp khủng hoảng, khó

khăn, tập trung kiểm soát nguồn lực để điều hành

- Có thể hạn chế căng thẳng đối với nhà

QLCC Trong những t63 chức lớn, tập

trung quá có thể làm cho các nhà QLCC đưa ra các QĐ không hợp lý và phân

quyền cho các cấp làm cho họ dễ chịu

- Người lao động cảm thấy họ hơn khi các

QĐ của họ có thể ảnh hưởng trực tiếp dến công việc của họ Nhiều cơ hội để tham

giavà dính líu vào các QĐ có thể gia tăng

- Trong các tổ chức lớn, luôn có nhiều điều

không chắc chắn có thể xảy ra, và nếu chỉ

để 1 người hoặc 1 nhóm người sẽ khó thích úng với sự thay đổi

- Tạo sự linh hoạt ở cấp tác nghiệp

- Hoàn thiện việc kiểm soát hoạt động và

trách nhiệm báo cáo có thể được XĐ cụ thể hơn

- Chuyển từ một mô hình thứ bậc cứng nhắc

- Các nhà QL tập trung nhiều hơn vào vấn

đề hiệu lực, thực thi quyết định QLHCNN hơn là hiệu quả.Điều này thể hiện ở nhiều vấn đề

- Khi tập trung vào tính thực thi hơn tính

hiệu quả thì lực chọn những những người biết thừa hành hơn là sáng tạo.

- Khi tập trung nhiều hơn về hiệu quả, th2

phài thiết kế, xây dựng tổ chức thích ứng nhanh hơn với môi trường bên ngoài đang

- Thông thường phải kết hợp cả 2 ytố

- Tính chuyên nghiệp trong tổ chức

HCNN luông phải đạt trong sự cân

bằng đối với quản lý phổ rộng

- Những nhà hành chính chuyên nghiệp

và những nhà hành chính bổ nhiệm

phải kết hợp với nhau trong tổ chức

hành chính hiệu quả

- Một tổ chức càng chịu sự kiểm soát

của nhiều cấp càng khó có thể hoạt

động một cách linh hoạt trong môi

trường thay đổi

- Thay thế kiểm soát bằng sự cam kết

cũng là mô hình phát triểnTC

- Không chỉ cam kết trong nội bộ

TCHCNN mà còn cam kết cả với công dân, khách hàng, bạn hàng của các

1.Mục đích

2.Nội dung cơ bản

3.Các bước tiến hành

- Là hoạt động cần thiết nhằm xác định

những trục trặc làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của TC

- Là khâu quan trọng trong quá trình

PTTC, trách nhiệm và sự cam kết của tất cả các thành viên

- Cần sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, các

chuyên gia tư vấn và các nguồn lực

khác

2 Nội dung cơ bản

Sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ

Cơ cấu Công

nghệ

1 Cơ quan/tổ chức của bạn đã có bản tuyên bố về

6 Có nhiệm vụ nào được thực hiện ở 2

hay nhiều bộ phận?

7 Có nhiệm vụ nào cần để thực hiện sứ

mệnh nhưng chưa được đề cập

8 Có nhiệm vụ nào đươc đề cập nhưng

khôngcần thực hiện trong thực tế bởi

nó đương nhiên từ việc thực hiệncác nhiệm vụ khác

9 Các mục tiêu hiện nay của tổ chức có

phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

không?

10 Các mục tiêu hiện nay có giúp đánh

giá được thực thi không?

11 Các mục tiêu đã thể hiện sự cam kết

của toàn bộ tổ chức đối với kết quả

cuối cùng chưa?

1 Cơ cấu TC hiện nay có được thể hiện nay

có được thể hiện rõ ràng trên sơ đồ

4 Cơ cấu hiện nay có bảo đảm tính hệ thống

chưa? Có khó khăn gì khi phối hợp giữa các bộ phận không?

5 Cơ cấu tổ chức có được hình thành từ

quá trình chuyên môn hóa và quy nhóm nhiệm vụ hợp lý chưa? Có gì trục trặc?

6 Cơ cấu hiện nay có cho phép thực hiện

phân quyền quản lý không?

7 Mức độ kiểm soát được thực hiện theo cơ

chế nào? Số lượng quy chế, nghị quyết, cam kết … điều chỉnh hành vi hoạt động của cá nhân, các bộ phận ?

8 Có sự nhất quán trong việc tiếp cận đến các

mục tiêu chung giữa các bộ phận trong tổ

chức không?

9 Liệu có tồn tại cơ cấu tổ chức không chính

thức trong TC không? Lý do hình thành các quan hệ khg chính thức là gì?

10 Mối tương quan giữa cơ cấu chính thức và

không chính thức trong tổ chức hiện nay

như thế nào? Có kiểm soát được các nhóm không chính thức không?

1 Định biên của tổ chức hiện nay có

giúp đảm bảo nguồn nhân lực cần

thiết để thực hiện nhiệm vụ hiện nay không?

2 Tổ chức đã có bảng mô tả công việc

cho các vị trí công tác chưa? Bảng

công việc hiện nay có giúp cho việc

3 Các nguồn lực cần cho việc thực hiện có

hiệu quả các nhiệm vụ A, B, C là gì? Số

lượng? Chất lượng? Thời gian? Cơ cấu

Cách thức thực hiện nhiệm vụ của các

bộ phận trong quá trình thực hiện

chức năng, nhiệm vụ

Quá trình vận hành của hệ thống là

toàn bộ các hoạt động được thực hiện

để chuyển giao các yếu tố đầu vào

thành sả phẩm đầu ra Quá trình của

Quá trình vận hành của hệ thống

SỰ BIẾN ĐỔI ĐẦU RA

PHẢN HỒI ĐẦU VÀO

- Chuyên môn hóa

- Sự cân bằng giữa trách nhiệm vàT.quyền

- Khả năng uy quyền và tham gia cao

1.Sản phẩm đầu ra của công nghệ là gì?

2 Yêu cầu hiện nay đối với TC có gì thay đổi?VS?

3 Các ytố đầu vào có đáp ứng được ycầu của đầu ra

không? Thách thức hiện nay là gì?

4 Hoạt động của TC có đáp ứng được nguyên tắc vận

hành hệ thống không?có gì trục trặc? Ơû khâu nào?

5 Môi trường chính sách có ảnh hưởng gì đến yếu tố

đầu ra?

6 Môi trường bên trong của tổ chức: văn hóa, phong

cách lãnh đạo, không khí tâm lý… có thuận lợi

7 Cơ quan đã thiết lập được hệ thống phản hồi từ

phía đối tác, khách hàng, các nhân viên về hoạt động thực hiện chức năng, hiêm vụ của mình

chưa?

8 Cơ quan đã áp dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ chưa? nếu rồi, điểm mạnh của việc áp dụng CNTT là gì? Nếu chưa, vì sao? Có khả năng áp dụng

trong thực tế không

Từng bước điều chỉnh Những công việc mà Chính Phủ, các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và chính quyền địa Phương đảm nhận để khắc Phục chồng chéo về chức Năng, nhiệm vụ, chuyển Giao dịch vụ cho các TC khác

Đến năm 2005, về cơ bản ban hành xong và áp Dụng các quy định mới

Về phân cấp Trung ương Địa phương, các cấp chính quyền ĐF Gắn phâncấp Tài chính, tổ chức ô5

Bố trí lại cơ cấu

Hành chính Phân biệt chức năng, nhiệm vụ chính quyền

Ơû đô thị và nông thôn.

Tổ chức hợp lý HĐND

CẢI CÁCH TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH

Điều chínhCCTC bộ máy

Bên trong của các Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan