Bài giảng đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản bài 5 TS lưu kiếm thanh

1.Các hình thức TCSD VBTổ chức sử dụng văn bản là một bộ phận hoạt động nghiên cứu của người quản lý nhằm:  Tìm kiếm thông tin fact-finding;  Thông hiểu thông tin critical interpreta

ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC

SỬ DỤNG VĂN BẢN

Xin kính chào

Anh Chị Em học viên!

TS Lưu Kiếm Thanh

Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính

Học viện Hành chính Quốc gia

77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐTCQ: (04)8357083;

DĐ: 0913045209

1.Các hình thức TCSD VB

Tổ chức sử dụng văn bản là một bộ phận hoạt động nghiên cứu của người quản lý nhằm:

 Tìm kiếm thông tin (fact-finding);

 Thông hiểu thông tin (critical interpretation);

 Tổng hợp thông tin (complete research).

 Trực tiếp

1.1 Tính chất SD

1.2 Những phương diện

nghiên cứu văn bản

 Tiểu sử, lý lịch tác giả (biography);

 Lịch sử hình thành cơ quan, tổ chức (histories

of institutions and organizations);

 Các nguồn (sources) và các ảnh hưởng

(influences);

 Biên tập, xuất bản, bản dịch (editing);

 Lịch sử các tư tưởng (the history of ideas);

 Thư mục (bibliography)

1.3 Giới thiệu văn bản

+ Giơí thiệu tên loại

+ Giới thiệu tên loại kết hợp với

tóm tắt nội dung

+ Giới thiệu theo chủ đề

1.4 Công bố văn bản

+ Công bố trên phương tiện

thông tin đại chúng

+ Công bố thành các

xuất bản phẩm

1.5 Một số hình thức SD

tài liệu lưu trữ

+ Cung cấp tài liệu để đọc và nghiên

cứu tại bộ phận lưu trữ

+ Cho mượn

+ Cung cấp các chứng thực lưu trữ

+ Triển lãm, làm phim tài liệu

1.6 Xây dựng các hệ thống tra tìm VB

+ Bước 1: Phân loại thông tin văn bản theo

những đặc trưng thích hợp:

* Theo vấn đề

* Theo tên loại văn bản

* Theo tác giả văn bản

* Theo phạm vi quản lý

+ Bước 2: Lập hệ thống ký hiệu tra tìm

theo các nhóm TT đã phân loại:

+ Bước 3: Hệ thống hoá và thống kê các

nhóm TT đã được phân loại:

* Trên các tấm thẻ

* Trên máy tính với một phần mềm thích dụng

1.6 Xây dựng các hệ thống tra tìm VB

+ Bước 4: Sắp xếp văn bản theo

hệ thống phân loại thông tin

1.6 Xây dựng các hệ thống tra tìm VB

1.7 Những nguyên tắc áp dụng

Điều 80 Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96)

1- VBQPPL được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực

VBQPPL được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại

thời điểm mà VB đó đang có hiệu lực.

Trong trường hợp VB có quy định hiệu lực trở về

trước, thì áp dụng theo quy định đó.

1.7 Những nguyên tắc áp dụng

Điều 80 Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96)

3- Trong trường hợp các VB QPPL về cùng

một vấn đề do cùng một cơ quan ban hành

mà có quy định khác nhau, thì áp dụng quy định của VB được ban hành sau.

1.7 Những nguyên tắc áp dụng

Điều 80 Áp dụng VBQPPL (LBHVBQPPL 96)

4- Trong trường hợp VB QPPL mới

không quy định trách nhiệm pháp lý

hoặc quy định trách nhiệm pháp lý

nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày VB có hiệu lực, thì áp dụng văn bản mới.

Đối với VBQPPL HĐND, UBND

chủ nghĩa Việt Nam số 31/2004/QH11

ngày 03 tháng 12 năm 2004 về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của

Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân

 Chương V Hiệu lực và nguyên tắc áp

dụng văn bản quy phạm pháp luật của

Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân

Đ 49-54

2 Các phương pháp TCSD VB

 2.1 Phương pháp logic và bản chất logic của tổ chức sử dụng văn bản

Logic

?

2.1 Phương pháp logic và bản

chất logic của TCSDVB

 Khái niệm là một phạm trù của logic học và được định

nghĩa là một hình thức tư duy nhằm chỉ rõ thuộc tính

bản chất vốn có của sự vật.

 Khái niệm là “một trong những hình thức phản ánh thế giới vào tư duy, nhờ nó mà người ta nhận thức được

bản chất của các hiện tượng, các quá trình, mà người

ta khái quát được những mặt và những dấu hiệu cơ

bản của chúng” (TđTH, 1977)

 Một khái niệm được biểu đạt bởi định nghĩa định

nghĩa một khái niệm là tách ngoại diên của nó và chỉ rõ

thức tư duy nhằm nối liền các khái niệm lại với

nhau để khẳng định rằng khái niệm này là hoặc không là khái niệm kia (S là P)

nhận định về bản chất một sự vật, trình bày giả thuyết khoa học, v.v

PHÂN LOẠI CÁC PHÁN ĐOÁN

Phán đoán

theo chất

Phán đoán khẳng định Phán đoán phủ định Phán đoán xác xuất Phán đoán hiện thực Phán đoán tất nhiên

Mọi S là P Một số S là P Duy có S là P

Phán đoán

phức hợp

Phán đoán liên kết Phán đoán lựa chọn Phán đoán có điều kiện Phán đoán t ơng đ ơng

S vừa là P1 vừa là P2

S hoặc là P1 hoặc là P2 Nếu S thì P

S khi và chỉ khi P

2.1 Phương pháp logic và bản

chất logic của TCSDVB

 c) Suy luận

 Suy luận là một hình thức tư duy, từ một

hay một số phán đoán đã biết (tiền đề)

đưa ra một phán đoán mới (kết đề)

SUY LUẬN

Quy nạp Diễn dịch Loại suy

Suy luận diễn dịch: từ chung đến riêng.

Suy luận quy nạp: từ riêng đến chung.

Loại suy: từ riêng đến riêng.

2.1 Phương pháp logic và bản

chất logic của TCSDVB

 d) Cấu trúc logic của một văn bản

 Về cơ bản một văn bản có cấu trúc logic:

luận đề, luận cứ, luận chứng

CẤU TRÚC LOGIC VĂN BẢN

2.2 Phương pháp ĐKHPL

 "Điều khiển học pháp lý có trách nhiệm nghiên

cứu sự vận động, thu thập, bảo quản, xử lý và sử

dụng thông tin trong các hệ thống pháp luật quản lý" "Đú là khoa học pháp lý về quản lý tối ưu và

có định hướng đối với các hệ thống pháp luật"

(UIP, 52)

lý các hệ thống pháp luật.

2.2 Phương pháp ĐKHPL

 Tối ưu hoá có thể bao gồm: tính hiệu quả của các quy phạm pháp luật; tính ứng dụng của chúng; khối lượng chi phí vật chất để thực hiện pháp

luật, vv

 Phương pháp này dựa trên lý thuyết hệ thống và

lý thuyết thông tin Đặc biệt đối tượng nghiên cứu được xem như một sự vận động không ngừng của quá trình thông tin và quản lý.

ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU (HTVBQLNN)

CÁC CHỦ THỂ NHẬN THỨC

HỆ THỐNG CÁC TIỀN ĐỀ TRIẾT HỌC, PHÁP LÝ

CÁC MÔ HÌNH XÃ HỘI, LOGIC, THÔNG TIN

CỦA ĐỐI TƯỢNG; CÁC

DỮ KIỆN, HIỆN TƯỢNG, QUÁ TRÌNH

SỰ NGHIÊN CỨU CÁC MÔ HÌNH CỦA CÁC

HỆ THỐNG, QUÁ TRÌNH, HIỆN TƯỢNG

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

2.3 Phương pháp phân tích

thông tin

Hiệu suất sử dụng văn bản trong một

cơ quan lệ thuộc vào yếu tố:

- Khả năng cung cấp các thông tin văn bản.

- Hướng vào việc sử dụng các thông tin văn

bản khi giải quyết nhiệm vụ.

Sơ đồ mụ tả cỏc quan hệ

Lónh đạo đơn vị

Lónh đạo toàn cơ quan

Kế hoạch của đơn vị trực thuộc

Cỏn bộ trong đơn vị Quan hệ chỉ đạo và theo dõi trực tiếp Quan hệ phối hợp.

Luồng thông tin

PHÂN LOẠI

Nội dung

Đối tượng

Quy trình

Tính chất

BAN LÃNH ĐẠO

Luồng thông tin

VĂN PHÒNG

TỔNG

CÔNG TY

VĂN PHÒNG CÔNG TY

BAN LÃNH ĐẠO

Nguồn thông tin

CẤP TRÊN CẤP DƯỚI

CẤP ỦY ĐẢNG

ĐOÀN THỂ

NGANG CẤP NHÂN DÂN CÁN BỘ

VĂN PHÒNG

Nguồn thông tin theo hình thức

VĂN PHÒNG VĂN BẢN

TỔNG HỢP

HỘI HỌP

DƯ LUẬN

THÔNG TIN KINH TẾ

NHƯ GHI SỔ KÉP, VÀO TÀI KHOẢN

GHI CHÉP HIỆN TƯỢNG, SỰ VIỆC: TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT (LAO ĐỘNG, VẬT TƯ, PHƯƠNG TIỆN), CÁC SỰ CỐ VÀ DIỄN BIẾN KHÁC CỦA QUÁ TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT

X ử lý thông tin

Quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên

tập thông tin theo mục đích,

yêu cầu đã xác định.

Công việc bắt buộc nhằm nâng cao

chất lượng nghiên cứu của lãnh đạo,

tránh sự quá tải, nhiễu thông tin

Các công đoạn xử lý

KIỂM TRA

ĐỘ TIN CẬY THÔNG TIN

PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP THÔNG TIN

KIẾN NGHỊ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

việc.

Phương pháp tìm hiểu và trả lời về bản chất, nguyên nhân của tình hình

mà thông tin phản ánh, cũng có thể để đánh giá một chủ trương, biện pháp, kinh nghiệm, kiến nghị…

Các công đoạn xử lý

KIẾN NGHỊ

GIẢI QUYẾT

Phản ảnh trung thực thông tin nhận được

và nêu ra những đánh giá và kiến nghị

về việc xử lý thông tin đó.

Ngắn, gọn, dồn, nén

KỸ THUẬT MIỆNG TRỰC TIẾP/

GIAO BAN

 Bảo mật thông tin

PHẠM VI BÍ MẬT MỨC ĐỘ MẬT PHƯƠNG THỨC BẢO MẬT

CHỦ ĐỀ NỘI DUNG KẾT LUẬN

Quan điểm bản thân

Trí nhớ

Lôgic

ĐỌC HIỂU

Tư liệu Thực tiễn

4 Giải thích, hướng dẫn SD

 Vấn đề nghĩa (meaning) hoặc sự hiểu (interpretation) văn bản luôn

luôn được đặt lên hàng đầu trong sử dụng văn bản Nghĩa của văn

bản liên quan trước hết đến từ ngữ (words) và các ký hiệu (symbols) cần xác định (ascertained) Việc hiểu văn bản có thể là giản đơn (a

very simple thing), nhưng cũng có thể hết sức phức hợp, đòi hỏi phải

có những kiến thức từ nhiều khoa học khác nhau như lịch sử, ngôn ngữ học, chính trị học, kinh tế học, xã hội học, tâm lý học v.v Nếu muốn dựa vào những dữ kiện đưa ra trong văn bản để giải quyết

vấn đề nào đó người sử dụng phải hiểu rõ, ý nghĩa đích thực (true

meaning) của nội dung văn bản Sau đó, cần xác định tính đúng đắn,

chính xác (accuracy), tính chất đáng tin cậy chung (general

trustworthiness) của nội dung văn bản

Cần đặt ra một loạt các câu hỏi như:

 Về thẩm năng của tác giả: trình độ chuyên môn; có nhiều

điều kiện để quan sát, nghiên cứu vấn đề đặt ra không; uy tín khoa học thế nào; những kết luận đưa ra là nguyên khai hay lấy từ những nguồn nào khác?

 Về tính toàn vẹn của nội dung văn bản Tính toàn vẹn nội

dung có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp Nếu được thể hiện gián tiếp thì phải rõ ràng, có thể tra cứu, xác định dễ dàng được Tính toàn vẹn không nhất thiết là phải nêu toàn bộ, hết thảy những gì liên quan đễn vấn đề, mà phản ánh được trọn vẹn

chủ đề, mục tiêu giải quyết vấn đề (significant information).

 Trên thực tế không thể có văn bản nào được hiểu bởi tất cả mọi người như nhau, có độ chính xác như nhau.

4 Giải thích, hướng dẫn SD

 Việc hiểu văn bản phụ thuộc rất nhiều

các yếu tố, trong đó đặc biệt là phụ

thuộc vào mức độ tư duy khoa học và tư

duy đời thường (và mối quan hệ giữa

chúng) của mỗi cá nhân.

4 Giải thích, hướng dẫn SD

 Việc hiểu văn bản còn phụ thuộc vào tính

chất của kiểu giao tiếp (types of

communications):

+ Trên xuống (downward);

+ Dưới lên (upward); và

+ Chiều ngang (lateral)

Văn bản cần giải thích, do:

 Quy phạm pháp luật được diễn tả bằng ngôn ngữ, do đó nó là quá trình tư duy;

 Văn bản được kiến tạo theo kỹ thuật đặc biệt, với những thuật ngữ chuyên ngành;

 Có nội dung trừu tượng

 Tính không hoàn thiện hệ thống biểu đạt;

 Tính liên hoàn trong hệ thống.

4 Giải thích, hướng dẫn SD

 Văn bản có những hạn chế so với

“khẩu lệnh” Văn bản không có tính

biểu cảm, không thể phản hồi trực tiếp

do đó cần phải có giải thích, hướng

dẫn.

4 Giải thích, hướng dẫn SD

 Việc giải thích bao gồm:

sau đó tiến hành giải thích.

PHƯƠNG PHÁP GIẢI THÍCH

VĂN BẢN

NGỮ NGHĨA LOGIC

HỆ THỐNG LỊCH SỬ-CHÍNH TRỊ PHÁP LÝ CHUYÊN BIỆT

GIẢI THÍCH VĂN BẢN THEO QUY MÔ

TRÙNG KHỚP

MỞ RỘNG

HẠN CHẾ

5 ứng dụng công nghệ hiện đại

vào tổ chức sử dụng văn bản

Xin trân trọng cảm ơn!

TS Lưu Kiếm Thanh

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: 04.8357083;

DĐ: 0913045209

E-mail: luukiemthanh@yahoo.com