Bài giảng quản trị dự án chương 1 ths phan thị thu hương

ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ DỰ ÁN° Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nổ lực và những nguồn lực để đạt được những mục tiêu dự án trong sự ràng buộc về thời gian, chi phí, s

QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Project Management)

Th.s Phan Thị Thu Hương

ĐỊNH HƯỚNG CỦA MÔN HỌC : MỘT VÀI CÂU HỎI LIÊN QUAN

 Thế nào là dự án ? Và thế nào thì không phải

là dự án?

 Tại sao biết quản trị dự án lại quan trọng?

 Bạn có thể kỳ vọng học được gì trong suốt

khoá học?

 Bạn kỳ vọng học như thế nào?

 Liên hệ những khuôn khổ phân tích đã học với những

vấn đề và những tình huống được cung cấp trong các bài tập

 Đánh giá những ứng dụng tiềm tàng các khái niệm và các

kỹ thuật QTDA trong các dự án thực tế gắn liền với công việc của bạn

 Các chức năng và các giai đoạn QTDA

 Những yếu tố thành công chủ yếu của dự án

 Thất bại và các vấn đề của dự án

 Nhà quản lý dự án

CÂU HỎI THẢO LUẬN :

 Thế nào là dự án ?

 Điều gì tạo ra sự khác biệt giữa công việc dự

án và công việc thường ngày của tổ chức?

THẾ NÀO LÀ DỰ ÁN ?

Dự án là “một nổ lực tạm thời đã cam kết để hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất” (PMBOK, 2000)

 Có một mục tiêu được thiết lập (duy nhất)

 Có một thời điểm bắt đầu và kết thúc được xác định

 Các nguồn lực yêu cầu thường từ các lĩnh vực khác nhau, bị hạn chế

 Nên có một khách hàng/nhà bảo trợ chính

 Bao hàm sự không chắc chắn

CÁC LOẠI DỰ ÁN

1 Dự án hợp đồng (Contractual project)

2 Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D project)

3 Dự án hệ thống thông tin (Information System project)

4 Dự án xây dựng (Construction Project)

5 Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning

Project)

6 Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)

7 Dự án viện trợ phát triển/Phúc lợi công cộng

(Public/Welfare/Development Project)

CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN

1.Huấn luyện khách hàng 2.Chuyển giao tài liệu 3.Giải phóng nguồn lực 4.Đánh giá lại nhân sự 5.Các bài học

1.Báo cáo thực trạng 2.Các thay đổi

3.Chất lượng 4.Dự báo

1.Hoạt động 2.Nhiệm vụ 3.Nguồn lực 4.Thời gian 5.Trách nhiệm

Hoạch định Định nghiã

What How Doing it Transferring & completing

"Ra'' quyết định

Kết thúc Thực hiện

Hoạch định

ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ DỰ ÁN

° Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nổ lực và những nguồn lực để đạt được những mục tiêu dự án trong sự ràng buộc

về thời gian, chi phí, sự hạn chế về đội ngũ và sự thoả mãn của các thành viên có liên quan

° “Quản trị dự án là việc ứng dụng kiến thức, các

kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật quản trị để các hoạt động dự án đáp ứng những yêu cầu cuả dự án”.

(PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000)

*The Project Management Institute (PMI) is an international professional society Their web site is www.pmi.org.

Bộ ba ràng buộc

 Mỗi dự án được ràng buộc theo nhiều cách khác nhau bởi chính nó:

 Phạm vi : Cái gì mà dự án cố gắng hoàn thành

 Thời gian: Bao lâu thì dự án sẽ thực hiện xong

 Chi phí : Chi phí là bao nhiêu

 Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là cân đối ba mục tiêu thường hay cạnh tranh nhau này

PMI PMBOK

Project management Body of Knowledge

THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN

Những người hoặc những nhóm người mà

- Có những mối quan tâm (trực tiếp hoặc gián tiếp) đến sự thành công hay thất bại của dự án

- Có thể có ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại đối với việc thực hiện dự án

- Các nhà thầu/Nhà thầu phụ/Nhà cung cấp

- Chính phủ và những người có quyền lực ở địa phương,…

 4 lĩnh vực kiến thức tạo sự thuận lợi là những phương tiện

mà thông qua đó các mục tiêu dự án có thể đạt được (quản lý nguồn nhân lực, quản lý truyền thông, quản lý rủi ro và quản

lý mua sắm)

 1 lĩnh vực kiến thức (quản lý hợp nhất dự án) tác động và bị tác động bởi tất cả các lĩnh vực kiến thức khác

CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Các công cụ và kỹ thuật quản trị dự án trợ giúp nhà quản lý dự án và đội của họ trong những khía cạnh khác nhau của quản trị dự án

 Một vài công cụ và kỹ thuật cụ thể:

 Định nghĩa dự án và cấu trúc phân việc-WBS (phạm vi)

 Sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng, phân tích lộ trình tới hạn (Thời gian)

 Ước lượng chi phí và quản lý giá trị kiếm được (chi phí)

QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÓ MỐI LIÊN

HỆ NHƯ THẾ NÀO VỚI NHỮNG

CÁC CHỨC NĂNG QTDA

ĐỊNH NGHĨA (Define)

- Phạm vi, các mục tiêu, các ràng buộc, các rủi ro

- Các điểm mốc, các chi tiết kỹ thuật và hợp đồng

HOẠCH ĐỊNH (plan)

- Các hoạt động : kết quả, lịch trình, nguồn lực, thành quả kỳ vọng

- Nhân sự : Ai, tổ chức, sự phân công trách nhiệm và quyền lực

- Kế hoạch quản trị rủi ro và cơ chế kiểm soát

KIỂM SOÁT (Control)

- Đo lường sự tiến bộ

- Truyền thông (communication)

KHỞI SỰ DỰ ÁN

Phần lớn các dự án được phát triển qua các giai đoạn tương tự sau :

° Nhận dạng và đánh giá nhu cầu (hoặc cơ hội) đối với dự án

° Hình thành và thoả thuận các mục đích, mục tiêu, các cam kết

và các chiến lược của dự án

° Xác định phạm vi dự án và chuẩn bị kế hoạch quản lý mục tiêu

° Tìm kiếm sự chấp nhận và sự ủng hộ của các thành viên có liên quan

° Ban hành các giới hạn, các giả định và tiêu chuẩn hoàn thành

dự án

° Chuẩn bị thiết kế dự án (tài liệu dự án) và phê chuẩn

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

° Mô tả phạm vi và các hoạt động, kết quả và các đặc điểm

° Ước lượng thời gian, chi phí và những nguồn lực khác

° Lập tiến độ các hoạt động dự án

° Nhận dạng các hoạt động tới hạn

° Xác định nhu cầu nhân sự và tuyển dụng nhân viên cho dự án

° Tổ chức đội dự án và phân công công việc/trách nhiệm/quyền hạn

° Hoạch định việc kiểm soát và giám sát dự án

° Viết văn kiện dự án (và đạt được sự chấp thuận)

° Đàm phán và ký kết hợp đồng

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

° Thiết lập các công cụ kiểm soát và giám sát

° Đo lường tiến trình và kết quả thực hiện

° Thông tin cho các thành viên có liên quan

° Hiệu chỉnh các vấn đề và giải quyết các mâu thuẩn

KẾT THÚC DỰ ÁN

° Đạt được sự chấp nhận của khách hàng và các thành viên có liên quan

° Cung cấp tài liệu về kết quả thực hiện dự án, các chi tiêu và các kết quả

° Sắp xếp nguyên vật liệu và thiết bị còn lại, và giải tán đội dự án

° Đánh giá sự ủng hộ cần thiết tiếp theo

° Chuẩn bị báo cáo cuối cùng

CÁC LỢI THẾ CỦA VIỆC SỬ DỤNG QTDA CHÍNH THỨC

 Kiểm soát tài chính, vật lực và nguồn nhân lực tốt hơn

 Các mối quan hệ với khách hàng được cải thiện

 Thời gian phát triển ngắn hơn

 Các chi phí thấp hơn

 Chất lượng cao hơn và độ tin cậy được gia tăng

 Lợi nhuận biên tế cao hơn

 Năng suất được cải thiện

 Điều phối nội bộ tốt hơn

 Tinh thần làm việc của nhân lực cao hơn

Câu hỏi thảo luận

Điều gì (hoặc điều kiện gì) là quan trọng nhất mà bạn cần để dự án của bạn thành công?

Thuộc cá nhân:Kiến

thức, các kỹ năng, kinh nghiệm,…

Thuộc tổ chức: Quản lý,

tổ chức, công nghệ, truyền thông

-Sự ủng hộ của quản lý cấp cao

- Sự ủng hộ của các thành viên quan trọng -Điều kiện bên ngoài tổng quát,

- Hiểu biết, thoả thuận và cam kết

đối với các mục đích

-Lợi ích tương xứng

- Thái độ,

° Kế hoạch dự án thiếu cấu trúc và chi tiết

° Nguồn lực được phân bổ không thích hợp

° Kiểm soát và Giám sát không hiệu quả và không đầy đủ

° Truyền thông không hiệu quả và không đầy đủ

° Những sai lầm của dự án bắt nguồn từ mục đích ban đầu của nó

NHỮNG QUY LUẬT CỦA QTDA(1)

1 Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng thời

gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó, Dự án của bạn cũng không phải là cái đầu tiên

2 Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi

3 Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng

4 Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai Khi mọi thứ

không thể nào xấu, thì nó sẽ Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có cường điệu vài điều

NHỮNG QUY LUẬT CỦA QTDA(2)

5 Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ của dự án

6 Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không có lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy

7 Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ vọng; Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần

8 Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm trễ tiến trình của họ

 Các kỹ năng quản trị dự án có thểgiúp ích trong cuộc sống hàng ngày

TẠI SAO HỌC QUẢN TRỊ DỰ ÁN ?

 Dự án ở mọi nơi, vì vậy bạn sẽ có một cơ hội tốt tham gia các

dự án với vai trò thiết kế, thẩm định, thực hiện, quản lý và giám sát dự án một ngày nào đó

 Dự án càng ngày càng được xem như một khối làm sẵn trong việc thiết kế và thực hiện các chiến lược cuả tổ chức, tạo ra

những sản phẩm mới, những dịch vụ và các thay đổi tổ chức

 Sự thách thức của QTDA là tạo ra một trường học lý tưởng cho việc huấn luyện và đào tạo những nhà lãnh đạo tương lai

 QTDA cung cấp cầu nối tốt cho những kỹ sư, những nhà

chuyên môn mà họ” tốt nghiệp” để làm nhà quản lý trong các

tổ chức

NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Cá nhân chung cuộc chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của dự án

 Nhà quản lý dự án đặc cách Một cá nhân được giao đảm nhận vai trò của nhà quản trị

dự án theo cơ hội và nhu cầu của tổ chức,

thay vì theo thiết kế hoặc qua sự lựa chọn

theo con đường nghề nghiệp

VÍ TRÍ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN TRONG

BỐI CẢNH CHUNG CỦA DỰ ÁN

-Các cố vấn, tư vấn -phương tiện truyền thông

CÁC TRÁCH NHIỆM VỚI TƯ CÁCH LÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Dự án

 Tổ chức mẹ

 Đội dự án

 Chính họ

 Liên hệ trực tiếp với khách hàng và phải quản lý

cân đối giữa kỳ vọng của khách hàng và khả năng

thực hiện

 Cung cấp sự hướng dẫn, sự phối hợp và sự hợp

nhất đối với đội dự án

 Bảo đảm sự đánh đổi thích hợp giữa thời gian, chi

phí và các yêu cầu về thành quả của dự án

CÁC VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

• Đạo diễn

• Nhà đàm phán

• Huấn luyện viên

• Điều phối viên,…

CÁC THÁCH THỨC MÀ NHÀ QUẢN LÝ

DỰ ÁN CĨ THỂ SẼ ĐỐI MẶT

 Bẫy trách nhiệm đối với quyền hạn

 Aùp đặt các đích khơng hiện thực

 Nhấn mạnh thường xuyên vào chức năng

 Bẫy trách nhiệm kép

CÁC KỸ NĂNG ĐỀ NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Nhà quản lý dự án cần có các kỹ năng khác nhau

 Họ nên thích nghi với sự thay đổi

 Hiểu biết các tổ chức và những người trong tổ chức mà họ làm việc, và

 Có thể lãnh đạo đội hoàn thành các mục tiêu dự án

 Nhà quản lý dự án cần cả các kỹ năng “cứng ” và “ mềm ”:

 Kỹ năng cứng bao gồm kiến thức về sản phẩm và và biết làm thế nào để sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản trị dự án khác nhau

 Kỹ năng mềm bao gồm khả năng làm việc với những loại người

khác nhau (Các kỹ năng con người)

CÁC KỸ NĂNG ĐỀ NGHỊ ĐỐI

VỚI NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Kỹ năng giao tiếp: Lắng nghe, thuyết phục

 Các kỹ năng tổ chức: Hoạch định, đặt mục tiêu, phân tích

 Các kỹ năng xây dựng đội: Sự thấu cảm, động viên, tinh thần đồng đội

 Các kỹ năng lãnh đạo: đưa ra các ví dụ, mạnh mẽ, có tầm

nhìn (bức tranh tổng thể), biết uỷ quyền, quả quyết

 Các kỹ năng đối phó: linh hoạt, sáng tạo, nhẫn nại, kiên trì

 Các kỹ năng kỹ thuật: kinh nghiệm, kiến thức về dự án

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CÁ NHÂN MONG

MUỐN CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

 Suy nghĩ như một chuyên viên bách khoa

 Chịu đựng cao đối với sự mơ hồ và tính không chắc chắn