Bài giảng quản trị dự án chương 7 kiểm soát dự án

••  Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính: •• 1Mức 1Mức đđộ thực hiện Performanceộ thực hiện Performance •• 2Chi phí Cost •• 3Th

Chương 7

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

1.Khái niệm

•• Kiểm sóat dự án là họat Kiểm sóat dự án là họat đđộng cuối của giai ộng cuối của giai đđọan triển ọan triển khai trong chu kỳ họat

khai trong chu kỳ họat đđộng của dự án.ộng của dự án

••  Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:

•• (1)Mức (1)Mức đđộ thực hiện (Performance)ộ thực hiện (Performance)

•• (2)Chi phí (Cost)

•• (3)Thời gian (Time)

•• Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến đ độ ộ – – C/SCSC C/SCSC

•• (Cost/Schedule Control System Criteria)

•• Kiểm soát bên trong (Internal control)

•• Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit

2.Kiểm soát chi phí dự án

•• Các báo cáo chi phí Các báo cáo chi phí đưđược giám sát một cách riêng lẽ ợc giám sát một cách riêng lẽ cho mỗi nhóm công việc

•• Mỗi báo caó chi phí gồm:

–

– Mô tả công việc Mô tả công việc

–

– Tiến Tiến đ độ thực hiện ộ thực hiện

–

– Ng Ngư ười chịu trách nhiệm ời chịu trách nhiệm

–

– Phân bổ chi phí theo thời gian Phân bổ chi phí theo thời gian

–

– Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bị…) Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bị…)

•• Với mỗi báo cáo chi phí: xem xét sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí

chi phí thực tế và chi phí đđã ã đưđược dự trùợc dự trù

••  phân tích khác biệt về chi phí là chphân tích khác biệt về chi phí là chưưa a đđủ (không ủ (không biết % khối l

biết % khối lưượng công việc ợng công việc đưđược hoàn thành & chi ợc hoàn thành & chi phí trong t

phí trong tươương lai cần ng lai cần đđể hoàn thành dự án) ể hoàn thành dự án)

Kiểm soát

Kiểm soát điều chỉnh chi phí điều chỉnh chi phí

•• Giám sát hoạt độngGiám sát hoạt động chichi phí.phí

•• Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý.Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý

•• Thông báo những thay đổi, biến động đến người có Thông báo những thay đổi, biến động đến người có thẩm quyền

•• Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value):Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value):

•• + EV là một kỹ thuật đo lượng sự thực hiện dự án

thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian

và chi phí

•• + Cho ra một đường chi phí (Cost Base Line)

Các kỷ thuật trong EV

Thuật ngữ Định nghĩa Cách tính

Giá trị trù tính (PV-Planned

Value)

Chi phí dự trù cho công việc sẽ được thực hiện trong một thời gian định trước

Chi phí thực sự (AC-Actual

Cost)

Chi phí thực tế để thực hiện công việc

Giá trị thu được (EV) Giá trị công việc đã được hoàn

thành

PV x X% ngày hoàn thành

Biến động chi phí (CV- Cost

Variance)

- CV<0: phát sinh chi phí

- CV>0: không phát sinh

CV = EV – AC

Biến động lịch biểu

(SV-Schedule Variance)

- SV<0: chậm hơn lịch trình

- SV>0: nhanh hơn

SV = EV – PV

Chỉ số thực hiện chi phí

(CPI-Cost Performance

Index)

- CPI<1: vượt ngân sách

- CPI>1: không vượt

CPI = EV/AC

Chỉ số thực hiện lịch

(SPI-Schedule Performance

Index)

- SPI<1: hoàn thành sau lịch trình

- SPI>1: hoàn thành trước lịch

SPI = EV/PV

Ước tính chi phí tại thời

điểm hoàn tất

EAC = BAC/CPI

Ước tính thời gian hoàn tất Ước tính thời gian ban đầu/SPI

Ví dụ

Công việc Tuần 1 Ý nghĩa

EV 7.500

PV 10.000

AC 15.000

CV CV = EV – AC = -7.500

SV SV = EV – PV = -2.500

CPI CPI = EV/AC = 0.5

SPI SPI = EV/PV = 0.75

3.Rút ngắn thời gian dự án

•• 1 Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án:

•• Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị.

•• Outsourcing (mua từ bên ngoài) Outsourcing (mua từ bên ngoài).

•• Làm thêm giờ Làm thêm giờ

•• Làm việc năng nổ hơn Làm việc năng nổ hơn

•• Làm song song nhiều công việc Làm song song nhiều công việc.

•• 2 Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án:

•• Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường

•• Được động viên bởi các lợi ích Được động viên bởi các lợi ích

•• Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm

kiểm soát của doanh nghiệp

•• Vượt mức tổng chi phí dự kiến Vượt mức tổng chi phí dự kiến

Biểu đồ thời gian

5.Xây dựng biểu đồ thời gian

5.Xây dựng biểu đồ thời gian chi phí chi phí

•• Tìm tổng chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho dự án

•• Các khó khăn gặp phải khi xác định chi phí trực tiếp:

•• + Chọn lựa những công việc/sự kiện có thể

được rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ nhất

•• + Thời gian bình thường: có chi phí tương đối thấp, khả thi

•• + Thời gian ngắn nhất (crash time): thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành công việc

Slope = (crash cost

or (normal time

Cost

Cost

Cost

Chú ý

•• Đối với biểu đồ thời gian chi phí:Đối với biểu đồ thời gian chi phí:

•• + Chỉ nên sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị

dự án

•• + Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu thực hiện công việc

•• Thời gian rút ngắn:Thời gian rút ngắn:

•• + Việc xác định thời gian mang tính quyết định (rút ngắn quá nhiều có thể gây lẵng phí)

•• + Việc rút ngắn thời gian có thể gây ảnh

hưởng đến tinh thần của nhóm dự án

•• + Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian thực hiện dự án