Bài giảng quản lý dự án chương 2 ths trần linh đăng

Ưu điểm – hạn chế của tổ chức DA theo cấu trúc chức năngNăng lực k ỹ thuật  Phát triển và duy trì năng lực trong lĩnh vực chuyên môn..  Nhận thức chọn lọc, thiếu cái nhìn tổng thể  Kh

MÔ HÌNH TỔ CHỨC

QUẢN LÝ DỰ ÁN

MỤC ĐÍCH

 Mô hình

 Đặc điểm

 Điều kiện ứng dụng

 Ưu nhược điểm của mỗi loại

 Trách nhiệm

 Các phẩm chất cần có

 Tuyển dụng

MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỰ ÁN

THEO CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

GIÁM ĐỐC

P.Giám đốc

tài chính

P.Giám đốc Sản xuất

P.Giám đốc Marketing

PM DỰ ÁN A

- Sản xuất

- Tài chính

- Nhân sự…

PM DỰ ÁN B

-Sản xuất -Tài chính -Nhân sự …

PM DỰ ÁN C

-Sản xuất -Tài chính -Nhân sự …

P.Giám đốc Nhân sự

PM DỰ ÁN D

-Sản xuất -Tài chính

- Nhân sự…

Ưu điểm – hạn chế của tổ chức DA theo cấu trúc chức năng

Năng lực k ỹ thuật

 Phát triển và duy trì năng lực trong lĩnh vực chuyên

môn.

 Tác động tương hỗ giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh

vực.

 Nhận thức chọn lọc, thiếu cái nhìn tổng thể

 Khó khăn trong việc tích hợp nhiều lĩnh vực chuyên

môn khác nhau: có thể gây mâu thuẫn

Mục tiêu

 Tập trung vào mục tiêu của chức năng

 Theo đuổi mục tiêu dài hạn

 Dễ dàng đi đến thống nhất giữa các mục tiêu nội bộ

 Mâu thuẫn về mức độ ưu tiên với các hoạt động chức

năng khác

 Khó cân nhắc giữa các ràng buộc chất lượng - thời gian

– chi phí

 Không có người chịu trách nhiệm toàn bộ về mục tiêu

của dự án

 Quản lý đóng vai trò phụ so với kỹ thuật

Tính ổn định

 Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng

 Xác định rõ các vai trò và trách nhiệm

 Các mối quan hệ giữa các cá nhân ổn định

 Con đường nghề nghiệp được lập rõ

 Khuyến khích tinh thần học tập của tổ chức

 Khó khăn trong thích ứng với các thay đổi

 Luân chuyển thông tin nội bộ gặp nhiều khó khăn

 Ra quyết định chậm chạp

Kiểm soát

 Kiểm soát chất lượng và hiệu quả dễ dàng

 Linh hoạt và tận dụng lợi thế quy mô trong sử dụng lao

động

 Khó kiểm soát biến số thời gian

 Giới hạn trong mối liên hệ với bên ngoài

 Thiếu sự quan tâm đến khách hàng

 Năng lực quản lý của nhân viên bị hạn chế

MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO DỰ ÁN THUẦN TÚY

(Tổ chức chuyên trách QLDA)

GIÁM ĐỐC

Giám đốc

Dự án A

P.Giám đốc Nhân sự

P.Giám đốc Tài chính

P.Giám đốc Sản xuất

PMU

DỰ ÁN A

…

- Sản xuất

- Tài chính

- Nhân sự …

Ưu điểm – hạn chế của tổ chức theo cấu trúc

Dự án thuần túy

• Xác định rõ ràng trách nhiệm của toàn bộ

dự án

• Ra quyết định nhanh chóng

• Các cấp truyền thông giảm bớt, truyền

thông nhanh và chính xác hơn

• Hệ thống tích hợp tốt

• Mối liên hệ trực tiếp giữa các chuyên môn

khác nhau

• Ưu tiên rõ ràng

• Cân nhắc hiệu quả giữa chất lượng, thời

gian và chi phí

• Định hướng khách hàng

• Định hướng kết quả

• Trùng lắp các nỗ lực và nguồn lực.

• Hạn chế trong phát triển và tích lũy các

kiến thức và kinh nghiệm.

• Không ổn định về công việc.

• Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật

cho những biến số hiện hữu hơn như tiến

độ và chi phí.

• Dễ phát sinh không nhất quán với hệ thống

quản lý, các chính sách và thủ tục với tổ chức mẹ.

TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO HÌNH THỨC MA TRẬN

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc

chương trình

Phó Giám đốc Sản xuất

Phó Giám đốc Tài chính

Phó Giám đốc Nhân sự

PM 1

PM 2

PM 3

Ưu điểm – hạn chế của tổ chức theo

cấu trúc ma trận

Ưu điể m Nhược điểm

 Dự án sẽ trở thành tâm điểm của cả doanh

nghiệp

 DA có thể tiếp cận với nguồn lực về

chuyên môn trong tất cả các bộ phận chức

năng

 Các nhân viên sẽ ít lo lắng hơn khi dự án

hoàn tất Họ sẽ quay trở về các bộ phận

chức năng

 Linh hoạt đáp ứng nhanh chóng nhu cầu

khách hàng và các bên trong của tổ chức

mẹ.

 Dễ cân đối nguồn lực khi có nhiều dự án

cùng được thực hiện.

 Dễ xảy ra mâu thuẫn tranh chấp quyền lực

giữa các bộ phận chức năng và PM.

 Nguồn lực được chia sẻ giữa nhiều đơn vị

khác nhau nên kiểm soát một nhóm dự án

là rất khó khăn

 Dễ xảy ra tình trạng chỉ quan tâm đến mục

tiêu chức năng, ít quan tâm đến mục tiêu tổng thể của dự án.

 Hình thức ma trận vi phạm nguyên tắc

quản trị một thủ trưởng vì nhân viên dự án

có đồng thời hai cấp trên, FM của họ và PM.

MÔ HÌNH CHỦ NHIỆM ĐIỀU HÀNH DA

Chủ đầu tư - chủ dự án

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

Lập dự toán

Chủ nhiệm điều hành dự án

MÔ HÌNH CHÌA KHÓA TRAO TAY

Chủ đầu tư - chủ dự án

Tổ chức thực hiện dự án

I

Tổ chức thực hiện dự án

II

Thuê tư vấn hoặc

tự lập dự án

Khảo sát Thiết kế Xây lắp .

Chọn tổng thầu (Chủ nhiệm điều hành dự án)

ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời.

 Được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn.

 Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng ban chức năng

 Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.

 Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng

trong tổ chức.

 Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng.

 Người đứng đầu dự án và nhóm tham gia quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp các nguồn lực, các chức năng nhằm thực hiện mục tiêu của

dự án

 Thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật.

LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC CHO DỰ ÁN

 Các căn cứ cần phải cân nhắc

 Các căn cứ thuộc về tổ chức

 Mức sẵn sàng của các nguồn lực

 Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ

 Văn hóa tổ chức

 …

 Các yếu tố thuộc về dự án

 Tầm quan trọng chiến lược của dự án

 Quy mô dự án

 Tính mới mẻ của dự án và nhu cầu đổi mới

 Nhu cầu tích hợp

 Mức độ phức tạp của môi trường

 Mức độ khắt khe về ngân sách và thời gian

 Ổn định trong sử dụng các nguồn lực …

NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Chức năng, nhiệm vụ

 Trách nhiệm

 Các phẩm chất, kỹ năng cần có

SỰ KHÁC NHAU GIỮA NHÀ QUẢN LÝ CHỨC NĂNG

VÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nhà quản lý chức năng Nhà quản lý dự án

 Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh

vực chuyên môn họ quản lý

 Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu

biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh nghiệm phong phú

 Thạo kỹ năng phân tách (cách tiếp

cận phân tách)

 Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng

cách tiếp cận hệ thống)

 Như một đốc công, một người giám

sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu.

 Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi

người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự án.

 Chịu trách nhiệm lựa chọn công

nghệ

 Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ

chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý dự án.