Thủ thuật excel hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1)

Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao Khi làm việc với Excel, bạn sẽ gặp phải ba tình huống mà trong đó bạn sẽ chọn một dãy ô:  Khi một trường field nào đó trong một hộp thoại yêu cầu nhập

Học Excel - Thủ Thuật Excel

Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1)

Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1):

Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làm việc với các dãy ô theo một cách nào đó Dù bạn sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt động hằng ngày của Excel Và tại sao không ? Sau hết, làm việc với một dãy ô dễ dàng hơn nhiều so với làm việc với từng ô riêng biệt

Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình của một cột số từ B1 đến B30 Bạn có thể nhập hết 30 ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ = AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn (và có lẽ chính xác hơn)

Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm thời gian làm việc Nhưng còn nhiều điều khác về các các dãy ô hơn là chỉ có vậy Các dãy ô là những công cụ mạnh mẽ thể hiện sức mạnh tiềm của Excel Do đó, nếu bạn càng biết nhiều

về các dãy ô, thì bạn càng tận dụng được tối đa (thời gian) đầu tư vào Excel của bạn Phần này giúp bạn vượt ra khỏi những chuyện bình thường của dãy

ô và trình bày một số cách để bạn tận dụng được tối đa những tính năng của Excel

Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao

Khi làm việc với Excel, bạn sẽ gặp phải ba tình huống mà trong đó bạn sẽ chọn một dãy ô:

 Khi một trường (field) nào đó trong một hộp thoại yêu cầu nhập dữ liệu vào dưới dạng một dãy ô

 Khi nhập một đối số của hàm

 Trước khi chọn một lệnh sử dụng dữ liệu ở dạng là một dãy ô

Với trường hợp là trường dữ liệu của một hộp thoại hoặc đối số của một hàm, cách đơn giản nhất để chọn một dãy ô là nhập tọa độ cho dãy ô bằng tay (nhập thủ công) Bạn chỉ việc nhập địa chỉ của ô trên cùng bên trái (thường gọi là ô neo, ô gốc), theo sau là một dấu hai chấm (:), rồi địa chỉ của ô dưới cùng bên phải Để sử dụng phương pháp này, bạn phải thấy được dãy ô mà bạn muốn chọn, hoặc bạn phải biết trước tọa độ của nó

Bởi vì điều này thường là không dễ dàng như thế, nên hầu hết người ta không

nhập trực tiếp các tọa độ dãy, mà thay vào đó, họ chọn các dãy ô bằng cách

sử dụng chuột hoặc bàn phím Tôi sẽ giả định rằng bạn đã biết những kỹ

thuật đơn giản để chọn một dãy ô Các mục sau đây sẽ trình bày cho bạn một vài kỹ thuật nâng cao nhằm giúp bạn chọn một dãy ô nhanh hơn và dễ dàng hơn

Thủ thuật chọn dãy bằng chuột

Bạn nên ghi nhớ những kỹ thuật tiện lợi sau đây khi dùng chuột để chọn một dãy ô:

 Khi chọn một dãy ô liên tiếp theo hình chữ nhật (bằng cách nhấp giữ phím trái và kéo chuột), có thể bạn sẽ nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới cùng, và kết quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé Để sửa nó, bạn hãy nhấn giữ phím Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng bên phải (mà bạn muốn) Dãy ô sẽ

tự động điều chỉnh

 Sau khi chọn một dãy ô lớn, bạn sẽ thường không còn thấy được ô trên cùng bên trái (ô hiện hành) nữa, vì bạn đã cuộn nó ra khỏi màn hình Nếu bạn cần phải thấy được ô hiện hành trước khi tiếp tục, bạn có thể sử dụng các thanh cuộn (scrollbars) để đưa nó vào khung xem được, hoặc nhấn Ctrl-Backspace

 Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách thông thường khi dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ nhật: Bạn nhấp chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn, nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy chữ Extend Selection hiện lên ở dưới thanh Status bar), và sau

đó nhấp tiếp ô dưới cùng bên phải của dãy ô Excel chọn toàn bộ dãy ô đó Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend

 Nếu các ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác trong Sheet, bạn phải kết hợp chúng thành một dãy không liên tiếp Bí quyết để xác định một dãy ô không liên tiếp là nhấn phím Ctrl trong khi chọn các ô Nghĩa là, đầu tiên bạn nhấp chọn ô hoặc dãy ô mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên tiếp nhau, rồi nhấn và giữ phím Ctrl, nhấp chọn tiếp các ô hoặc các dãy ô hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy ô không liên tiếp đó

 Nếu bạn chọn một dãy ô lớn, không nằm vừa trong một màn hình, bạn có thể cuộn các ô được chọn bằng cách kích hoạt phím Scroll Lock Khi Scroll Lock

đã được bật, vùng được chọn sẽ giữ nguyên vẹn khi bạn nhấn các phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down) để cuộn qua cuộn lại các ô

Làm việc với các dãy 3D

Dãy 3D là một dãy được chọn trên nhiều worksheet Đây là một khái niệm mạnh mẽ bởi vì nó có nghĩa rằng bạn có thể chọn một dãy trên hai hoặc nhiều sheet và sau đó nhập dữ liệu, áp dụng định dạng, hoặc thực thi một lệnh, và những hoạt động đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả (các ô trong) dãy cùng một lúc Điều này hữu dụng khi bạn làm việc với một mô hình nhiều sheet, mà một số

hoặc tất cả các tiêu đề đều giống nhau (trong mỗi sheet) Ví dụ, trong một workbook tính toán chi phí, mỗi sheet trình bày các chi tiết của mỗi bộ phận hoặc ban ngành, bạn có thể muốn rằng tất cả các ô A1 trong các sheet đều mang tên là “Expenses”

Để tạo một dãy 3D, trước tiên bạn phải kết nhóm (group) các sheet mà bạn muốn làm việc với chúng Để chọn nhiều sheet, (bạn có thể) dùng bất kỳ kỹ thuật nào sau đây:

 Để chọn các sheet nằm kề nhau, nhấp tab của sheet đầu tiên, nhấn giữ phím Shift, và nhấn tab của sheet sau cùng

 Để chọn các sheet không nằm kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn vào mỗi tab của mỗi sheet mà bạn muốn đưa vào nhóm

 Để chọn tất cả các sheet trong một workbook, bạn nhấn phím phải chuột (right-click) vào bất cứ tab của sheet nào đó và chọn lệnh Select All Sheets Khi bạn đã chọn xong các sheet, tab của các sheet này sẽ sáng lên và có chữ [Group] xuất hiện trên thanh tiêu đề của workbook Để rã nhóm (ungroup), bạn chỉ cần nhấp vào tab của một sheet nào đó nằm ngoài nhóm này Hoặc là bạn nhấn chuột phải vào bất kỳ tab nào của một sheet trong nhóm, rồi chọn lệnh Ungroup Sheets

Với nhóm các sheet đã chọn này, bạn tạo một dãy 3D bằng cách kích hoạt bất

kỳ sheet nào trong nhóm và rồi chọn một một dãy ô Excel sẽ chọn dãy ô tương tự trong tất cả các sheet trong nhóm

Bạn cũng có thể tự nhập (tọa độ của) một dãy 3D, chẳng hạn như khi nhập trong công thức Đây là mẫu định dạng chung cho một tham chiếu 3D:

FirstSheet:LastSheet!ULCorner:LRCorner

Ở đây, FirstSheet là tên của sheet đầu tiên trong dãy 3D, LastSheet là tên của sheet cuối cùng, ULCorner và LRCorner xác định dãy ô mà bạn muốn làm việc trong mỗi sheet Ví dụ, để xác định dãy A1:E10 trong các sheet Sheet1, Sheet2 và Sheet3, dùng tham chiếu sau đây:

Sheet1:Sheet3!A1:E10

CHÚ Ý: Nếu tên của một hay tất cả các sheet dùng trong tham chiếu 3D có chứa khoảng trắng, bạn phải chắc chắn rằng tên của chúng phải đặt trong một cặp dấu nháy đơn (‘), ví dụ như:

‘First Quarter:Fourth Quarter’!A1:F16

Tham chiếu 3D thường được dùng trong các hàm worksheet chấp nhận

chúng Những hàm này là:

AVERAGE(), COUNT(), COUNTA(), MAX(), MIN(), PRODUCT(),

STDEV(), STDEVP(), SUM(), VAR(), VARP()

Chọn một dãy bằng cách sử dụng GoTo

Đối với các dãy ô rất lớn, lệnh GoTo của Excel trở nên rất tiện lợi Bình thường bạn hay dùng GoTo để nhảy nhanh đến một địa chỉ ô hoặc tên của một dãy ô cụ thể Các bước sau đây hướng dẫn cách tận dụng tính năng này

để chọn một dãy ô (liên tục):

1 Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô

2 Chọn Home, Find & Select, Go To, hoặc là nhấn Ctrl+G Hộp thoại GoTo

sẽ xuất hiện, như hình 1.1

(Hình 1.1)

3 Sử dụng hộp Reference để nhập địa chỉ ô dưới cùng bên phải của dãy ô

Mẹo nhỏ: Bạn cũng có thể chọn một dãy ô bằng GoTo, bằng cách nhập tọa

độ của dãy ô vào trong hộp Reference

4 Nhấn giữ phím Shift và nhấp nút OK Excel (đã) chọn dãy ô đó

Sử dụng hộp thoại GoTo Special

Bạn thường chọn các ô theo vị trí của chúng trong một worksheet, nhưng Excel có một tính năng mạnh mẽ, cho phép chọn các ô theo nội dung của chúng, hoặc theo những thuộc tính đặc biệt khác Nếu bạn chọn Home, Find

& Select, GoTo Special (hoặc nhấp chọn nút Special trong hộp thoại GoTo), hộp thoại GoTo Special sẽ xuất hiện, như hình 1.2

(Hình 1.2)

Chọn các ô theo loại

Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, nhưng chỉ bốn trong số đó cho phép chọn các ô theo loại nội dung chứa trong chúng Bảng 1.1 tóm tắt bốn tùy chọn này

Bảng 1.1 Các tùy chọn để chọn một ô theo loại

 Chọn tất cả các ô có chứa một chú thích (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Comments)

 Chọn tất cả các ô có chứa một hằng số thuộc các loại được xác định trong một hoặc nhiều hộp kiểm (check box) được liệt kê dưới tùy chọn Formulas (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Constants)

 Chọn tất cả các ô có chứa công thức, mà kết quả của nó thuộc các loại được xác định trong một hoặc nhiều hộp kiểm (check box) trong số bốn hộp kiểm sau đây (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Formulas)- Numbers: Selects all cells that contain numbers (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị số)

- Text: Selects all cells that contain text (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị văn bản hoặc chuỗi)

- Logicals: Selects all cells that contain logicals values (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị logic)

- Errors: Selects all cells that contain errors (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị lỗi)

 Chọn tất cả các ô rỗng

Chọn các ô kề nhau

Nếu bạn cần chọn các ô gần kề với ô hiện hành, hộp thoại GoTo Special cho bạn hai lựa chọn Chọn Current Region để chọn một dãy ô hình chữ nhật bao gồm các ô không rỗng liền kề với ô hiện hành Nếu ô hiện hành là một phần

tử trong một mảng (array), chọn Current Array để chọn tất cả các ô trong mảng đó

Chọn các ô theo các điểm khác biệt

Excel cũng cho phép bạn chọn các ô bằng cách so sánh các hàng hoặc các cột

dữ liệu và chỉ chọn các ô có sự khác nhau Các bước sau đây hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này:

1 Chọn những hàng hoặc những cột mà bạn muốn so sánh (Phải chắc chắn

rằng ô hiện hành đang nằm trong hàng hoặc cột có chứa những giá trị so sánh

mà bạn muốn sử dụng

2 Mở hộp thoại GoTo Special và chọn một trong các tùy chọn sau đây:

làm các giá trị so sánh Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương ứng (mà) có giá trị khác với giá trị so sánh

hành làm các giá trị so sánh Excel sẽ chọn các ô trong các cột tương ứng (mà) có giá trị khác với giá trị so sánh

3 Nhấn nút OK

Ví dụ, hình 1.3 cho thấy một dãy ô số đang được chọn Giá trị trong cột B là

số (tiền) ngân sách phân bổ cho tất cả các bộ phận trong công ty; giá trị ở cột

C và D là số (tiền) thực tế đang có của bộ phận East và bộ phận West

(Hình 1.4)

Chọn các ô theo tham chiếu

Nếu một ô chứa một công thức, Excel định nghĩa các precedent của ô đó là

những ô mà công thức (trong ô) tham chiếu đến Ví dụ, nếu ô A4 chứa công

thức = SUM(A1:A3), thì các ô A1, A2 và A3 là các precedent của ô A4 Một precedent trực tiếp là một ô được tham chiếu một cách rõ ràng trong công thức Một precedent gián tiếp là một ô được tham chiếu bởi

một precedent Ví dụ, nếu ô A1 chứa công thức = B3*2, thì B2 là

một precedent gián tiếp của A4

Excel cũng định nghĩa các dependent của một ô là những ô có công thức tham chiếu đến nó Trong ví dụ trên, ô A4 là một dependent của ô A1

(Chữ dependent có thể hiểu là phụ thuộc Hãy nghĩ theo cách sau đây: Giá trị

xuất hiện trong ô A4 phụ thuộc vào giá trị được nhập trong ô A1) Như

các precedent, các dependent cũng có thể là trực tiếp hay gián tiếp

Hộp thoại GoTo Special cho phép bạn chọn các precedent và dependent theo

các bước được mô tả sau đây:

1 Chọn dãy ô mà bạn muốn làm việc

2 Display the GoTo Special dialog box.Mở hộp thoại GoTo Special

3 Nhấp (một trong hai) tùy chọn Precedents hoặc Dependents

4 Chọn Direct Only để chỉ chọn các precedent hoặc dependent trực tiếp Nếu

bạn cần chọn cả các precedent hoặc dependent trực tiếp và gián tiếp, nhấp tùy

chọn All Levels

5 Nhấn nút OK

Các tùy chọn khác trong hộp thoại GoTo Special

Hộp thoại GoTo Special còn có thêm một vài tùy chọn giúp bạn trong việc chọn dãy ô:

phải) có chứa dữ liệu hoặc đã được định dạng

(bạn có thể chọn Home, Find & Select, Conditional Formatting)

 Data Validation : Chọn những ô có chứa quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu (bạn

có thể chọn Home, Find & Select, Data Validation) Nếu bạn nhấp chọn All, Excel sẽ chọn tất cả các ô có chứa quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu; nếu bạn nhấp chọn Same, Excel chỉ chọn những ô có chứa cùng quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu với ô hiện hành

Các phím tắt để chọn bằng lệnh GoTo

Bảng 1.2 liệt kê các phím tắt mà bạn có thể sử dụng để thực hiện (thay cho) các thao tác trong hộp thoại GoTo Special

Bảng 1.2 Các phím tắt để chọn các Precedent và Dependent

Nhập dữ liệu vào một dãy

Nếu bạn đã biết trước dãy mà bạn sẽ sử dụng để nhập dữ liệu, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian và thao tác gõ phím bằng cách chọn dãy

trước khi bắt đầu (nhập dữ liệu) Khi bạn nhập dữ liệu vào từng ô, dùng các phím được liệt kê trong bảng 1.3 để định hướng cho dãy

Bảng 1.3 Các phím định hướng cho một dãy đã chọn trước

gồm các dãy không liên tiếp

gồm các dãy không liên tiếp

Điền đầy một dãy

Nếu bạn cần điền đầy vào một dãy một giá trị hoặc một công thức cụ thể, Excel cho bạn hai phương pháp:

 Chọn dãy mà bạn muốn điền đầy, nhập giá trị hoặc công thức, và nhấn

Ctrl+Enter Excel sẽ điền vào toàn bộ dãy những gì mà bạn đã nhập trong thanh công thức

 Nhập giá trị hoặc công thức ban đầu, chọn dãy mà bạn muốn điền đầy (bao gồm cả ô ban đầu), rồi chọn Home, Fill Sau đó chọn lệnh thích hợp từ menu con vừa xuất hiện Ví dụ, nếu bạn muốn điền đầy một dãy dọc xuống từ ô ban

đầu, chọn lệnh Down Nếu bạn chọn nhiều sheet, thì bạn chọn Home, Fill, Across Worlsheet để điền đầy các dãy trong mỗi sheet

Mẹo nhỏ: Nhấn Ctrl+D để chọn Home, Fill, Down; nhấn Ctrl+R đển chọn Home, Fill, Right

Sử dụng công cụ Fill Handle

Fill handle là một ô vuông nhỏ màu đen nằm ở góc phải phía dưới của ô hoặc

dãy hiện hành Công cụ nhỏ (nhưng rất) linh hoạt này có thể làm được nhiều điều hữu dụng, bao gồm tạo ra một chuỗi giá trị text hoặc giá trị số và điền đầy (vào dãy); làm sạch nội dung, chèn và xóa các dãy Các mục sau đây

hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ fill handle để thực hiện những thao tác

này

Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số

Các worksheet thường sử dụng chuỗi text liên tục (chẳng hạn như January, February, March; hoặc Sunday, Monday, Tuesday) và chuỗi số liên tục

(chẳng hạn như 1, 3, 5; hoặc 2003, 2004, 2005) Thay vì nhập các chuỗi này

bằng tay, bạn có thể sử dụng fill handle để tạo chúng một cách tự động Tính

năng tiện lợi này được gọi là AutoFill (tự động điền) Các bước sau đây

hướng dẫn bạn các thực hiện điều này:

1 Đối với chuỗi text liên tục, bạn chọn ô đầu tiên trong dãy bạn muốn sử

dụng, và nhập cho nó một giá trị ban đầu Đối với chuỗi số, bạn cần nhập hai giá trị đầu tiên và rồi chọn cả hai ô

2 Đặt con trỏ chuột vào cái fill handle Con trỏ chuột sẽ biến thành một dấu

cộng (+)

3 Nhấp vào kéo con trỏ chuột cho đến khi có một đường viền màu xám bao

quanh dãy mà bạn muốn điền đầy Nếu bạn không chắc chắn nơi dừng lại, bạn hãy chú ý đến giá trị hiện lên ngay phía dưới con trỏ chuột, nó cho bạn biết giá trị của ô mà bạn vừa kéo con trỏ chuột đi ngang qua

4 Nhả nút chuột ra Excel sẽ điền đầy chuỗi liên tục vào trong dãy

Khi bạn nhả nút chuột ra sau khi sử dụng AutoFill, Excel không chỉ điền đầy

vào dãy mà còn hiển thị thêm một cái smart tag gồm những tùy chọn cho AutoFill Để thấy những tùy chọn này, bạn rê con trỏ chuột lên smart tag và

nhấp cái mũi tên hướng xuống để mở ra một danh sách (các tùy chọn)

Những tùy chọn mà bạn thấy phụ thuộc vào loại chuỗi mà bạn đã tạo Tuy nhiên, thường thì bạn sẽ thấy ít nhất có bốn tùy chọn sau đây:

Copy Cells — Điền đầy dãy bằng cách sao chép ô (hoặc các ô) gốc

Fill Series — Áp dụng một chuỗi liên tục mặc định

Fill Formatting Only — Chỉ áp dụng định dạng của ô gốc vào dãy được

chọn

Fill Without Formatting — Điền đầy vào dãy một chuỗi liên tục, nhưng

không áp dụng định dạng của ô gốc vào dãy

Hình 1.5 minh họa một số chuỗi được tạo bằng công cụ fill handle (các ô

được tô đậm là những giá trị ban đầu) Chú ý rằng Excel sẽ tự động gia tăng