Các giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin

• Cũng từ giai đoạn này, ta phải bắt đầu ngay các hoạt động về quản lý dự án, xem xét, báo cáo và tư liệu hoá; và tiếp tục tiến hành các hoạt động đó cho đến khi kết thúc dự án... Các tà

• Nếu dự án có thể thực hiện được, cần phân tích

đánh giá các rủi ro có thể xảy ra và chi tiết hoá tất

cả các kết quả cần đạt được, khi nào và với giáthành bao nhiêu

• Cũng từ giai đoạn này, ta phải bắt đầu ngay các

hoạt động về quản lý dự án, xem xét, báo cáo và tư

liệu hoá; và tiếp tục tiến hành các hoạt động đó cho

đến khi kết thúc dự án

3 Các tài li ệ u c ầ n ph ả i vi ế t

• Đề cương dự án: khởi đầu của một dự án, để đề

đạt lên cấp trên xem xét và ủng hộ cho thực hiện;

• Nghiên cứu khả thi: để chứng minh rằng dự án có

thể thực hiện được về mặt kỹ thuật với chi phí có

thể chấp nhận được so với lợi ích kinh tế mà nó sẽ

đem lại; tài liệu phải được nhà đầu tư thông qua;

• Tài liệu yêu cầu: giúp cho nhóm dự án hiểu rõ về

những yêu cầu của người dùng và trên cơ sở đó

mới có thể đề ra giải pháp cụ thể thích hợp và ướctính giá thành của nó; (trong trường hợp cụ thể, đây

• Danh sách rủi ro: dự đoán trước những trở ngại để

dịch vụ mà ngươì dùng yêu cầu (tài liệu dự thầu)

Điểm mốc cần thiết là tài liệu này được chủ dự án

4 K ế t lu ậ n

Các mốc chính của giai đoạn xác định là:

- Quyết định đầu tư hay không đầu tư cho dự án

- Hoàn thành tài liệu yêu cầu được người dùngthông qua

- Lên kế hoạch ban đầu với sự nhất trí của cácthành viên trong nhóm dự án

- Tài liệu đề xuất giải pháp được chủ dự án thôngqua để thực hiện

II GIAI Đ O Ạ N PHÂN TÍCH

1 Mục tiêu

– Nh ằ m xác đị nh chính xác h ệ th ố ng thông tin d ự

đị nh xây d ự ng s ẽ “làm gì" cho ng ườ i s ử d ụ ng, và

nó s ẽ hoà nh ậ p vào môi tr ườ ng c ủ a ng ườ i s ử d ụ ng

nh ư th ế nào, nói cách khác, trong giai đ o ạ n này

cần xem xét lại kế hoạch dự án ban đầu Trên cơ sở

xem lại viết Kế hoạch dự án cuối cùng (Final Project

2.3 Trong trường hợp dự án được thực hiện theo

phương pháp hai bước thì kết thúc giai đoạn phântích chính là kết thúc bước 1, ta cần đề xuất và

đánh giá thực hiện bước hai Đề xuất này được thể

hiện qua việc viết Tài liệu đề xuất phát triển(Development Proposal - DP)

2.4 Trong giai đoạn phân tích, ta cũng thực hiện

một phần công việc của giai đoạn thiết kế Đó làThiết kế tổng thể (thiết kế mức tổng quát - Top leveldesign - TLD) Như vậy ở giai đoạn này chúng ta có

thể hình dung hệ thống sẽ thực hiện các chức năng

ư ế

3 Viết tài liệu "đặc tả chức năng”

• Đặc tả chức năng là tài liệu mô tả toàn bộ hoạt động

của hệ thống, các giao diện người sử dụng Trongtài liệu này cần:

– Mô tả chi tiết nhất có thể các thông tin vào,thông tin ra, các yêu cầu về thực hiện, các thủ

Đặ c t ả ch ứ c n ă ng chính là tài li ệ u nói rõ "cái gì" h ệ th ố ng s ẽ

làm cho ng ườ i s ử d ụ ng Tài li ệ u này n ế u làm nghiêm túc, c ẩ n

th ậ n s ẽ giúp cho chúng ta:

- H ệ th ố ng hoá và ghi nh ớ đượ c đầ y đủ các v ấ n đề , các yêu

c ầ u, đặ t ra đố i v ớ i h ệ th ố ng, làm c ơ s ở pháp lý để gi ả i quy ế t

và tri ể n khai các giai đ o ạ n sau.

- Gi ả i quy ế t nhi ề u v ấ n đề ph ứ c t ạ p c ủ a h ệ th ố ng tr ướ c khi

th ự c hi ệ n thi ế t k ế k ỹ thu ậ t và l ậ p trình, làm cho vi ệ c nghiên

c ứ u các d ữ li ệ u, các ch ứ c n ă ng x ử lý và m ố i quan h ệ gi ữ a chúng đượ c rõ ràng m ạ ch l ạ c.

- T ạ o đ i ề u ki ệ n thu ậ n l ợ i để các nhóm chuyên gia khác nhau

có th ể k ế th ừ a th ự c hi ệ n ho ặ c hoàn thi ệ n h ệ th ố ng trong

nh ữ ng giai đ o ạ n ti ế p theo.

• Tài liệu đặc tả chức năng chỉ có thể hoàn thành sau

thức của các nhà phân tích hệ thống về mọi khía

cạnh của các vấn đề đặt ra qua các mức độ kháiquát hoá khác nhau

4 Xem xét lại kế hoạch

• Làm kế hoạch là quá trình lặp Do đó ngay sau khi

tiến hành phân tích xong, cần xem xét lại kế hoạch

dự án ban đầu Cần nhớ rằng đã nhiều thời gian trôiqua kể từ khi chúng ta viết kế hoạch dự án ban đầu

và rất nhiều hiểu biết đã được bổ sung trong thờigian đó Do đó có điều kiện để đánh giá lại cơ cầuphân việc, các nhiệm vụ, bổ nhiệm người thực hiện,lên lịch và thực hiện

• Chú ý vấn đề nhân sự, các rủi ro

5 Kế hoạch dự án cuối cùng

• Sau khi xem xét lại dự án ban đầu cần viết kế hoạch

dự án cuối cùng Về bố cục, kế hoạch dự án cuốicùng giống như kế hoạch dự án ban đầu, song từngkhoản mục cần được xem xét, điều chỉnh, chi tiếthoá, chính xác hoá Mức đánh giá tại thời điểm này

là mức B (+/- 25%) Đồng thời trong báo cáo dự án

cuối cùng cần bổ sung thêm các phần:

– Quản lý sự thay đổi

– Đào tạo, huấn luyện đội dự án

Thi ế t k ế t ổ ng th ể c ầ n chú ý các y ế u t ố sau:

• Chi phí hệ thống

• Thời gian cần thiết để xây dựng hệ thống

• Tính thân thiện đối với người sử dụng

• Thực hiện

• Kích thước hệ thống

• Độ tin cậy

• Khả năng thay đổi

7 K ế t lu ậ n

Các mốc chính của giai đoạn phân tích là:

• Đặc tả chức năng được hoàn thành, thông qua và

ký nhận

• Nếu dự án được thực hiện theo phương án hai

bước, thì cần viết tài liệu đề xuất phát triển

• Kế hoạch dự án ban đầu được xem xét lại và từ đóhoàn thành kế hoạch dự án cuối cùng

• Hoàn thành thiết kế mức tổng thể

III GIAI Đ O Ạ N THI Ế T K Ế

1 Mục tiêu

Giai đoạn thiết kế nhằm xác định mục tiêu chính xác

hệ thống sẽ làm việc "như thế nào" Nói một cáchkhác nó phải xác định các bộ phận, các chức năng

và các mối liên kết giữa chúng của hệ thống

2 Các công việc

Viết thiết kế hệ thống thông tin được tiến hành lần

lượt theo 3 mức:

• Mức tổng thể: thiết kế mức tổng thể thường được

thực hiện ở cuối giai đoạn phân tích Nó cho thấy

kiến trúc chung của hệ thống về cả phần cứng và

• Mức giữa: Thiết kế ở mức giữa đơn giản là tiếp tục việc

chia nh ỏ bản thiết kế ở mức tổng thể thành các thành phần

nh ỏ hơn Các thành phần của phần cứng được chi tiết đến

m ức các khối Các thành phần phần mềm được chi tiết đến

m ức các chương trình trong mỗi môđun hoặc mỗi ứng

d ụng Sử dụng đến các mô hình logic để minh hoạ.

• Thiết kế Môđun: (được tiến hành trong giai đoạn thực

hi ện): đây là mức (thấp nhất) chi tiết nhất, nhằm thiết kế ra

• V ớ i quy trình thi ế t k ế mô t ả nh ư trên, các công vi ệ c c ủ a giai

c ủ a h ệ th ố ng cho ng ườ i dùng th ấ y trong giai đ o ạ n ch ấ p nh ậ n.

• M ố c chính c ủ a giai đ o ạ n này là tài li ệ u Đặc tả thiết kế đượ c xem xét thông qua và đượ c ch ứ ng t ỏ là không sai sót C ũ ng

có th ể trong giai đ o ạ n này ng ườ i s ử d ụ ng ki ể m duy ệ t "K ế

3. Đặ c t ả thi ế t k ế

Tài liệu đặc tả thiết kế là tài liệu mang tính chất kỹ

thuật Nó được viết để cho các lập trình viên đọc và

hiểu để thực hiện Những người sử dụng cũng có

thể đọc song không nhất thiết phải hiểu tất cả Khi

viết tài liệu này cần chú ý đến các điều sau đây:

• Phải sử dụng ngôn ngữ chặt chẽ, chính xác.Nguyên nhân lớn thứ hai gây ra sai sót trong hệ

thống phần mềm là do lập trình viên hiểu sai thiết kế

(Nguyên nhân lớn gây ra sai sót là do nhà phân tích

hiểu sai nhu cầu của người dùng)

• Sử dụng các sơ đồ, các hình vẽ, các mô hình thiết

• Hãy cố gắng làm cho các ý đồ thiết kế được thể

hiện ngay trong những trang đầu tiên, sau đó sẽ giảithích chi tiết

• Bảo đảm tính nhất quán về ngôn ngữ trình bày, cả

4 M ộ t s ố v ấ n đề trong quá trình thi ế t k ế

a. Đội thiết kế

• Nhà qu ả n lý d ự án ph ả i ch ọ n nh ữ ng ng ườ i t ố t nh ấ t vào độ i thi ế t k ế : h ọ ph ả i là nh ững người có đầu óc tổng hợp, có thể

hình dung t ổ ng th ể s ự vi ệ c C ầ n tránh quan đ i ể m c ầ u toàn, hoàn thi ệ n trong độ i thi ế t k ế Chúng ta luôn luôn có th ể tìm ra cách t ố t h ơ n để th ự c hi ệ n d ự án n ế u có đủ th ờ i gian và ngu ồ n

nhận, song giai đoạn thiết kế là thời điểm tốt nhất

để bắt đầu lập kế hoạch cho giai đoạn này

• Chính tại giai đoạn chấp nhận, lần đầu tiên ngườidùng thực sự mới được trông thấy và sử dụng sản

phẩm Họ cần kiểm tra để xem có chấp nhận được

sản phẩm đó hay không

6 Xem xét l ạ i các ướ c l ượ ng

3 Các tài li ệ u c ầ n hoàn thành

• Tài li ệ u thi ế t k ế chi ti ế t các thành ph ầ n trong h ệ th ố ng (Thông qua v ề chuyên môn k ỹ thu ậ t)

• Tài li ệ u d ự toán/ k ế ho ạ ch mua trang thi ế t b ị ph ầ n c ứ ng/

ph ầ n m ề m (Thông qua v ề chuyên môn k ỹ thu ậ t)

• K ế ho ạ ch ki ể m th ử h ệ th ố ng (Thông qua v ề chuyên môn k ỹ

V GIAI Đ O Ạ N KI Ể M TH Ử H Ệ TH Ố NG

1 Mục đích

• Tích h ợp tất cả các phần cùng hoạt động và kiểm tra cặn

k ẽ t ấ t c ả các ph ầ n, các mo đ un theo các ch ứ c n ă ng đ ã ghi trong b ả n thi ế t k ế bao g ồ m: ph ầ n c ứ ng và ph ầ n m ề m.

2 Các công việc chính

• Tích h ợ p và ki ể m th ử t ừ ng phân h ệ ứ ng v ớ i các d ự án con

• Trong giai đoạn này, quản lý dự án thuần tuý từ

khía cạnh kỹ thuật Các nhà quản lý cần phải đôn

đốc sao cho mỗi phân hệ được cài đặt đúng tiến độ

và phối hợp nhịp nhàng

- Đả m b ả o các ph ầ n trong h ệ th ố ng hoàn toàn không có l ỗ i

và làm vi ệ c ă n kh ớ p v ớ i nhau Ng ườ i qu ả n lý d ự án ký duy ệ t

và kh ẳ ng đị nh r ằ ng m ọ i chuy ệ n đ ã ổ n tho ả và có th ể công b ố

h ệ th ố ng.

- K ế ho ạ ch ki ể m th ử h ệ th ố ng ph ả i đượ c c ậ p nh ậ t cùng v ớ i các k ế t qu ả ki ể m th ử So ạ n nh ữ ng ki ể m th ử đ ã ti ế n hành, lý

do l ỗ i và chi phí hi ệ u ch ỉ nh chúng Các thông tin này đượ c

đư a ra không ph ả i để “d ọ a” ng ườ i s ử d ụ ng, mà dùng để đư a

ra các th ố ng kê ph ụ c v ụ cho vi ệ c ướ c l ượ ng m ộ t cách chính

VI GIAI Đ O Ạ N KI Ể M TH Ử CH Ấ P NH Ậ N

1 Mục đích

Các công việc trong giai đoạn này chỉ để nhằm có

được một xác nhận bằng văn bản từ phía người sử

M ộ t s ố chú ý:

• Người đánh giá và chấp nhận sản phẩm đóng vaitrò quan trọng và then chốt, vì đây là lần trình diễn

sản phẩm với người sử dụng để họ đánh giá xem

đã đạt yêu cầu chưa Do vậy, một trong những tiêuchuẩn để mời tìm người tham gia đánh giá chấp

nhận sản phẩm là có đủ kinh nghiệm để thấy được

hệ thống có làm việc tốt hay không

• Ngoài ra, đó là người có đủ thẩm quyền để ký nhậnkhi hệ thống đã được những kết quả mong muốn

như ghi trong hợp đồng

• Vai trò quản lý dự án trong giai đoạn kiểm thử

– Các chuẩn bị (thời gian, địa điểm, thiết bị, phần

mềm, người tham gia) đã chu đáo

VII GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG

Danh sách các công việc trong giai đoạn vận hành:

Toàn b ộ d ự án đượ c coi là k ế t thúc khi:

• H ệ th ố ng đượ c xây d ự ng hoàn ch ỉ nh và v ậ n hành trôi

• Có b ả o cáo t ổ ng k ế t d ự án trong đ ó nêu rõ nh ữ ng m ụ c

và kinh nghi ệ m có th ể có ích cho các d ự án sau.

• Trách nhi ệ m và ph ươ ng pháp b ả o trì