Tạo trang bìa và mục lục ấn tượng với Microsoft Word 2010 Bài viết sau đây xin giới thiệu đến các bạn một vài thủ thuật sử dụng công cụ soạn thảo Microsoft Word 2010 MSW để tạo ra một t
Trang 1Tạo trang bìa và mục lục ấn tượng với
Microsoft Word 2010
Bài viết sau đây xin giới thiệu đến các bạn một vài thủ thuật sử dụng công cụ soạn thảo Microsoft Word 2010 (MSW) để tạo ra một trang bìa cũng như một trang mục lục đầy ấn tượng mà không cần phải mất nhiều thời gian
Trang bìa và trang mục lục là hai trang dùng để giới thiệu các nội dung chính sẽ được trình bày trong một quyển sách hay một tài liệu bất kỳ nào đó, thông qua nó người đọc có thể dễ dàng nắm bẳt được sơ bộ các thông tin sắp được trình bày, riêng trang bìa có thêm chức năng trang trí cho các quyển tài liệu đẹp hơn nhằm thu hút sự chú ý của người đọc
Chắc hẳn, bạn đã từng thấy qua một vài trang bìa và trang mục lục được trình bày rất đẹp
và rất khoa học trong các tài liệu học tập hay sách báo giải trí Vậy làm thế nào để tạo ra một tài liệu như thế? Bài viết sau đây xin giới thiệu đến các bạn một vài thủ thuật sử dụng công cụ soạn thảo Microsoft Word 2010 (MSW) để tạo ra một trang bìa cũng như một trang mục lục đầy ấn tượng mà không cần phải mất nhiều thời gian
I Tạo trang bìa trong MSW:
1 Tạo mới một trang bìa
Trang 2MSW cung cấp cho bạn một công cụ tạo lập một trang bìa đầy mạnh mẽ mà chỉ trong và cái nhấp chuột là bạn đã có một trang bìa tài liệu rất chuyên nghiệp Để thực hiện, trước hết bạn khởi động MSW và chọn tab Insert tiếp đến trong nhóm Pages bạn chọn mục Cover Page, ngay tức thì MSW sẽ liệt kê ra một loạt các mẫu trang bìa đã được tạo sẵn bạn chỉ việc nhấp chọn vào một mẫu bạn yêu thích và thay đổi lại nội dung cho phù hợp Lưu ý, cho dù bạn đặt con trỏ chuột ở đâu trong trang tài liệu thì mặc định MSW cũng chèn trang bìa vào đầu văn bản
2 Xóa bỏ một trang bìa đã tạo
Nếu đã lỡ sơ ý chèn nhiều trang bìa vào tài liệu hay bạn không hài lòng với trang bìa vừa
Trang 3tạo thì thay vì bạn đi xóa thủ công bạn hãy sử dụng chức năng xóa trang bìa của MSW
Để thực hiện, bạn cũng làm tương tự như khi chèn mới một trang bìa nhưng lúc này bạn không chọn các mẫu trang bìa nữa mà hãy tìm đến dòng Remove Current Cover Page
Lưu ý, nút này chỉ có tác dụng khi bạn tạo một tài liệu mới hoàn toàn với MSW (tức văn bản được lưu với đuôi docx), nó không có tác dụng khi bạn chạy ở chế độ tương thích với các định dạng văn bản cũ Khi đó, khi rê chuột vào dòng Remove Current Cover Page bạn sẽ nhận được thông báo như hình H
Thông báo này cho bạn biết rằng bạn đang mở một tài liệu của các phiên bản cũ của Microsoft Word như Word 2003 chẳng hạn Để khắc phục bạn hãy đóng tài liệu đang mở
và thực hiện khởi tạo một tài liệu mới với MSW
II Tạo mục lục tự động trong MSW
1 Nguyên lý làm việc
MSW sẽ dựa trên các Heading Styles như Heading 1, Heading 2, Heading 3… để phân biệt đâu là tiêu đề chính, đâu là tiêu đề phụ và đâu là nội dung trong các trang văn bản
Trang 4Sau đó dựa trên sự phân biệt này để tạo ra một trường liên kết với các tiêu đề đã được phân biệt đó, trường này có tên là TOC (Table Of Contents – Mục lục) Khi phần thân văn bản bị thay đổi bạn chỉ việc cập nhật lại trường này là các thay đổi mới sẽ được áp dụng cho trang mục lục
2 Các bước tạo mục lục tự động
Bạn thực hiện ba bước sau để tạo một trang mục lục mới
Bước 1: Tạo dàn bài cho tài liệu:
Để có thể có được một tài liệu lô gíc và đầy đủ thì trước khi làm bạn nên lập nên một dàn bài chi tiết vì như thế sẽ giúp bạn đỡ tốn thời gian và dễ dàng kiểm soát tài liệu Chẳng hạn một mục lục như hình H1
Đây là một dàn ý thuần văn bản nghĩa là bạn phải nhập hoàn toàn bằng tay mà không
Trang 5dùng đến các công cụ đánh số tự động (Numbering) của MSW Kinh nghiệm cho thấy các chỉ số tự động thường gây rối cho bạn trong quá trình làm việc
Bước 2: Tạo mục lục tự động
Để tạo một trang mục lục thuận lợi bạn nên chuyển chế độ xem sang dạng Outline Thực hiện như sau: bạn chuyển đến tab View trong nhóm Document Views bạn chọn mục Outline Sau khi đã chuyển sang chế độ Outline bạn hãy để ý phía trên góc phải của cửa
sổ soạn thảo sẽ xuất hiện các nút hình mũi tên màu xanh lá cây, các nút này dùng để tăng/giảm các mức Level cho từng tiêu đề, mỗi Level sẽ tương ứng với một Heading Bây giờ bạn giữ phím Ctrl đồng thời chọn các tiêu đề có cùng cấp sau đó nhấn vào các nút mũi tên để chuyển về mức Level 1 (hình H2)
Trang 6Trong ví dụ trên tôi chọn các mục Lời Nói Đầu, I -> IV là Level 1, các mục 1.1 -> 1.3, 2.1 -> 2.3 và 3.1 -> 3.2 là Level 2 còn lại là Level 3 Bạn tiếp tục giữ phím Ctrl và thực hiện tương tự cho các tiêu đề có mức Level nhỏ hơn Cuối cùng bạn sẽ có một dàn ý tương tự như hình H3
Bây giờ bạn chuyển sang chế độ Print Layout (vào tab View và Print Layout ở nhóm Document Views) để tiến hành nhập liệu cho văn bản Bạn có thể chèn trang mục lục trước khi nhập liệu hay sau khi nhập liệu đều được Để chèn trang mục lục thì đầu tiên bạn hãy đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn, tiếp đến bạn di chuyển qua tab References chọn Table of Contents trong nhóm Table of Contents một menu hiện ra bạn ở đây bạn sẽ có hai lựa chọn Một là, bạn chọn các mẫu có sẵn mà MSW cung cấp Hai là, bạn di chuyển chuột tới gần cuối trang menu và chọn Insert Tables of Contents Trong bài viết này tôi chọn cách hai vì với cách này chúng ta có thể tùy chỉnh được một vài thông số cho trang mục lục như gạch đứt quãng giữa các đề mục và số trang (hay còn gọi là Tab Leader) hoặc thay đổi cách canh dòng (Align) của số trang…
Trang 7Ngay sau đó một cửa sổ tùy chỉnh xuất hiện, bạn hiệu chỉnh như sau: để thay đổi các Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem kiểu gạch đứt quãng hay gạch liền dòng Nếu bạn
bỏ chọn mục Right align page numbers, thì số thứ tự trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục lục và Tab leader sẽ không còn nữa Nếu bạn không muốn hiển thị số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở mục Show page numbers Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn các phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục MSW cung cấp đến chín cấp độ khác nhau để bạn lựa chọn Bạn bấm các phím mũi tên lên/xuống để tăng/giảm cấp độ cho mục lục Bạn có thể xem trước hình dáng của mục lục trong hai ô Print Preview hoặc Web Preview Cuối cùng nhấn Ok bạn sẽ được một trang mục lục như hình H4
Bây giờ bạn có thể nhấn Ctrl cộng nhấn chuột trái vào tiêu đề trên trang mục lục để chuyển nhanh đến trang nội dung Mỗi khi bạn thực hiện các thay đổi trong nội dung bạn chỉ việc chuyển qua tab References và chọn mục Update Table trong nhóm Table of Contents sau đó trong cửa sổ Update Table of Contents bạn chọn Update page number only nếu chỉ muốn cập nhật số trang hoặc Update entire table nếu muốn cập nhật toàn bộ các tiêu đề và cả số trang mới
Trang 83 Xóa mục lục tự động
Để xóa bỏ trang mục lục bạn cũng thực hiện tương tự như khi chèn vào Tuy nhiên, thay
vì chọn Insert Table of Contents như lúc nảy thì bây giờ bạn hãy chọn mục Remove Table of Contents
Xin lưu ý là bạn phải tạo một tài liệu với MSW hoàn toàn mới trước khi thực hiện chèn trang mục lục thì chức năng xóa trang mục lục mới có hiệu lực Lỗi này tương tự như khi
ta thực xóa các trang bìa khi rê chuột vào dòng Remove Table of Contents bạn cũng thấy thông báo tương tự hình H