Kỹ năng soạn thảo văn bản lê ngọc quang

VIAMI Software Kỹ năng soạn thảo văn bản... Nội Dung➔ Phân loại văn bản ➔ Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản ➔ Qui ước soạn thảo văn bản ➔ Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt” ➔ Mẹo

VIAMI Software

Kỹ năng soạn thảo văn bản

Nội Dung

➔ Phân loại văn bản

➔ Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản

➔ Qui ước soạn thảo văn bản

➔ Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt”

➔ Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản

➔ Phương pháp sử dụng Style

➔ Phương thức gửi văn bản qua e-mail

Tiếp nhận và xử lý thông tin

Phản xạ

Xử lý và cân bằng thông tin

Logic Tiếng nói Phân tích Ngữ pháp Tâm điểm Liên tiếp Chi tiết Chữ/Số Giải mã Ngắn hạn

Nghe Suy nghĩ

Sáng tạo Hình ảnh Gợi cảm Ngữ điệu Minh họa Đồng thời Hình ảnh lớn Hình tượng/Khoảng cách

Mã hóa Dài hạn Nhìn Cảm nhận

Vì sao phải có kỹ năng soạn thảo

→ Đẳng cấp người trình bày

→ Nâng cao (hoặc che dấu) mình bằng kỹ năng

→ Nghệ thuật trình bày

Các công cụ soạn thảo chính

 2 dòng Office chính: Microsoft (MS) là độc quyền

và OpenOffice, LibreOffice (OO) là mã nguồn mở, miễn phí, dễ sử dụng và có phiên bản tiếng Việt

 Các công cụ online khác: Google docs, webmail

Phân loại các văn bản

 Thư từ (thư, fax, e-mail )

 tầm thường, cấp trên, cấp dưới

 Công văn, văn bản chính thống

 Báo cáo

 Giới thiệu, trình chiếu



Thành phần của văn bản

 Tiêu đề: ngắn gọn mang ý chính nhất

 Mở đầu: dẫn chuyện, gợi sự tò mò, mong muốn

 Nội dung: các ý chính, bố cục rõ ràng, toát ra ý tưởng, tránh lan man lạc đề

 Minh họa: gợi ý, gợi cảm

 Đoạn kết: chốt hạ, kết luận

Nguyên tắc soạn thảo

 Ý tưởng và thông điệp chuyển tải

 Chính tả, ngữ pháp chuẩn tiếng Việt

 Soạn thảo khác với gõ chữ

 Trình bày

 Văn bản: bắt mắt, gọn gàng, qui củ

 Trình chiếu: rõ ràng, ý chính, minh họa

 Vẽ hình: bố trí chữ và hình cân xứng, gọn trong trang

Vòng đời của soạn thảo

Suy nghĩ

Nháp, tốc ký

Kế hoạch, dàn bài Viết

Chỉnh sửa, sắp xếp

Duyệt đọc

VIẾT ĐỌC

Qui tắc chung cho văn bản

 Các dấu chấm, phảy, chấm phảy, ngoặc

Qui ước về soạn thảo

 Qui ước = Qui tắc mềm với người đọc

 Quy ước về style

 Bố trí hình ảnh, tỷ lệ hình ảnh, nền hình ảnh, đồ thị minh họa

Cách sắp xếp bằng bảng

 Mục đích dùng bảng:

Dùng Section/page breake

 Mục đích: không bị ảnh hưởng khi soạn

thảo nội dung của các phần khác

 Chia vùng (phần)

 Mỗi phần có thể có style riêng

 Chia trang

Kỹ năng soạn thư/e-mail

 Biết rõ đối tượng

Kỹ năng soạn báo cáo

 Mô hình trực tiếp  Mô hình gián tiếp

Người đọc đã

được biết trước Báo cáo

Ý chính

-Người đọc chịu đọc Người đọc quan tâm đến kết quả trước Người đọc cần được dẫn dắt Báo cáo

-Ý chính Người đọc cần được thuyết phục Người đọc có hiềm khích thất vọng

Kỹ năng soạn bảng tính

 Bảng tính có kèm văn viết → chú ý xếp/căn lề, gộp

xẻ ô

 Đóng khung theo cấp độ

 Canh lề trong ô, xoay chữ

 Kết quả (Tổng và tiểu tổng) theo hàng ngang/dọc

 Khung đồ thị

 Sắp xếp bảng tính để in

 Chèn Bảng tính trong Trình soạn văn bản

Kỹ năng soạn thảo trình chiếu

 Slide: ý chính, thoát ý, dòng chảy, dễ cảm nhận

 Mẫu nền slide gợi ý và ấn tượng

 Câu ngắn chọn, từ như chọn tiêu đề, đề mục (ghi chú

để diễn giải khi trình bày)

 Nguyên tắc xanh: hình, đồ thị, minh họa > 20%

 Hình ảnh: nơi đặt, nền, giữ tỷ lệ

 Hiệu ứng: phông chữ, hoạt hình, slide

Chuyển chương nên có hình ảnh toàn slide

Soạn thảo ↔ rà soát

Rà soát Soạn thảo

Hoàn thiện văn bản

 Xây + Hoàn thiện = Thương hiệu + Đẳng cấp

 Rà soát

 đọc lại 2 lần

 nhờ người khác đọc ít nhất 1 lần

 Sẵn sàng in/gửi/trình bày

Chúc bạn thành công